باز کردن پایگاه داده
باز کردن برنامه Access
منوی File
New
انتخاب Blank Database از قاب سمت راست
تایپ نام در کادر File name
Create
ایجاد جدول
انتخاب Table از قاب Object
دابل کلیک روی Create table in Design view
تایپ نام فیلد و مشخص کردن نوع فیلد در Data type
انتخاب فیلد کلیدی و کلیک روی گزینه Primary Key از نوار ابزار استاندارد
بستن نمای طراحی جدول
Yes
تایپ نام جدول
Ok
دابل کلیک روی نام جدول در پایگاه داده
وارد کردن اطلاعات در نمای ورود داده
(Data typeانواع داده (
Text: متن 255 – 1 بایت
Memo: متن 65535 – 1 بایت
Number: عددی
Data , time: تاریخ و ساعت
Currency: واحد پول
Auto number: اعدادی که به صورت اتوماتیک زیاد شوند
Yes / No: داده هایی که فقط دو حالت دارند
Look up wizard: انتخاب از بین اقلام متغییر متفاوت انتخاب گزینه دوم Next تایپ گزینه های مورد نظر Next Finish
دکمه های نوار ابزار در پایگاه داده
Open : باز کردن در نمای ورود داده
Design : باز کردن نمای طراحی برای ساختار جدول
تغییر جهت جدول در نمای طراحی
باز کردن جدول در نمای طراحی منوی View
Properties
Right to left : راست به چپ
Orientation
Left to right : چپ به راست
اضافه و حذف و توضیحات فیلدها
اضافه کردن فیلد : نمای طراحی راست کلیک روی سطر Insert Rows تایپ نام فیلد و تعیین نوع آن
حذف فیلد : نمای طراحی راست کلیک روی فیلد Data Rows
توضیحات راجع به فیلدها : نمای طراحی نوشتن توضیحات در کادر Description مربوط به فیلد
مخفی کردن فیلد واضافه کردن فیلدهای مخفی
مخفی کردن فیلد : نمای ورود داده منوی Format
columns Hide
فیلدهای مخفی : نمای ورود داده منوی Format Unhide columns انتخاب فیلدهای حذف شده Close
خصوصیات فیلد
Field size : اندازه فیلد
Caption : عنوان فیلد ( مثل: نام فیلد : ردیف ، عنوان فیلد : کد پرسنلی)
Input mask : پوشش ورودی ( مثل: پلاک # # # L# # ] که # عدد و L حرف است [)
Validation Rule : قانون صحت ( مثل:2000> برای فیلد حقوق )
Validation text: متن قانون صحت ( مثل : لطفا اعداد کمتر از 2000 را وارد کنید )
Index : برای سرعت دادن به عمل Save
No : خاصیت Index را نداشته باشد.
Yes ( No duplicate ): خاصیت Index را داشته باشد اما رکورد تکراری قبول نکند.
Yes ( duplicate No ) : خاصیت Index را داشته باشد اما رکورد تکراری قبول کند.
کپی کردن جدول
راست کلیک روی جدول در پایگاه داده Copy راست کلیک در محل خالی Paste
تایپ نام جدول دایره اول : کپی ساختار جدول
دایره دوم : کپی ساختار جدول و رکورد
دایره سوم : باز ماندن جدول برای اضافه
کردن رکوردها
حذف جدول : راست کلیک روی جدول Delete
)Query( ایجاد پرس و جو
انتخاب شیء Query از قاب Objects
دابل کلیک روی گزینه Create Query in Design View
انتخاب جدول
Add
بستن پنجره Show table
Field : انتخاب فیلدهایی که می خواهیم در پرس و جو باشد .
Table : نام جدولی که فیلد در آن انتخاب شده است .
Sort : مرتب کردن Ascending : صعودی
Descending : نزولی
Not sorted : مرتب نشود
Criteria : شرط ( اگرچند شرط در یک خط نوشته شوند باید هر دو شرط را داشته باشند تا در پرس و جو دیده شود )
Or : یا ( شرط در دو ردیف نوشته شود کافیست یکی از شرط ها را داشته باشد تا پرس و جو دیده شود . )
کلیک روی گزینه Run از نوار ابزار استاندارد برای مشاهده نتیجه پرس و جو
بستن پرس و جو و ذخیره کردن آن
ایجاد فرم
انتخاب شیء فرم از قاب Object
دابل کلیک روی Create form by using wizard
انتخاب جدول یا پرس و جو از قاب Table Query و منتقل کردن فیلدهای دلخواه در قالب سمت راست
Next
انتخاب طرح پس زمینه
Next
تایپ نام فرم
Finish
ایجاد گزارش
انتخاب شِئ Report از فیلد Object
کلیک روی New از نوار ابزار قالب بندی پایگاه داده
انتخاب یکی از گزینه های: Auto Report :Columnar
Auto Report : Tabular
انتخاب جدول یا پرس و جو دلخواه از کادر پایین
Ok
پایان