مقدمه
روبه روشدن ﮐﺴﺐ و کارها با چالش تغییرات سریع محیطی موجب شده است که فرآیندها به دلیل ارتباطات متقابل مولفه های داخلی شان و تاثیرات متقابل خود با محیط پیچیدگی بسیاری را نشان دهند.بنابراین سازمان ها برای وفق با محیطهای پیچیده امروزی به قابلیتهای فرآیند کسب و کار توجه بیشتری نشان می دهند.
سیستم های اطلاعاتی
ﺳﯿﺴﺘﻢ اﻃﻼﻋﺎت ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﮐﺎﻣﻞ ﻃﺮاﺣﯽ ﺷﺪه برای تولید، جمع آوری ،سازماندهی ،ذخیره ، بازیابی و اشاعه اطلاعات دریک موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه
ﺑﺎﯾﺪ ﺗﻮﺟـﻪ داﺷـﺖ ﮐـﻪ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻫـﺎی اﻃﻼﻋـﺎﺗﯽ ﺑﺎﻣـﺪﯾﺮﯾﺖ اﻃﻼﻋـﺎت ﺗﻔـﺎوت دارﻧـﺪ ﺑﻄﻮرﯾﮑـﻪ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻫـﺎی اﻃﻼﻋـﺎﺗﯽدرﺧــﺪﻣﺖ ﻣــﺪﯾﺮﯾﺖ اﻃﻼﻋــﺎت ﺗﺤــﺖ ﻋﻨــﻮان ﺳﯿﺴــﺘﻢ ﻫــﺎی اﻃﻼﻋــﺎتﻣــﺪﯾﺮﯾﺖ ﻗﺮارﮔﺮﻓﺘــﻪ وازآن اﺳــﺘﻔﺎده ﻣــﯽ ﮐﻨــﺪ
ﺳﯿﺴﺘﻢ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ
سیستم های اطلاعات مدیریت ، گونه ایی از سیستم های اطلاعاتی رایانه ایی است که میتواند اطلاعات را از منابع مختلفی در سازمان برای تصمیم گیری در رده مدیریتی جمع آوری و پردازش کند و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیارآنان قرار دهد تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ نمایند.
نسلهای مختلف سیستم های اطلاعاتی مدیریت
نسل اول:استاندارد پکیج ها
نسل دوم : سیستمهای مبتنی بر ERP
نسل سوم: سیستمهای مبتنی بر گردش کار(WFM)
نسل چهارم: سیستم مدیریت فرآیندهای کاری(BPMS) هدف اصلی این نسل، یکپارچه سازی اطلاعات و هماهنگ کردن فرآیندها با یکدیگر می باشد.
انواع ﺳﯿﺴﺘﻢ اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ
ﻫــﺪف ﭼﻨــﯿﻦ ﺳﯿﺴــﺘﻢ ﻫــﺎﯾﯽ ﮐﻤــﮏ ﺑــﻪ ﮐﻨﺘــﺮل ﺳﯿﺴــﺘﻢ اﺳــﺖ. در ﻫــﺮ ﺳــﺎزﻣﺎن دو ﻧــﻮع ﮐﻨﺘــﺮل وﺟــﻮد دارد؛ ﮐﻨﺘــﺮل ﻋﻤﻠﯿــﺎﺗﯽ و ﮐﻨﺘﺮل ﻣﺪﯾﺮﯾﺘﯽ. ﻋﻤﻠﯿـﺎت ﻣﺨﺘﻠـﻒ ﺳـﺎزﻣﺎن در ﻗﺎﻟـﺐ ﻓﺮاﯾﻨـﺪﻫﺎ و زﯾﺮﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻫـﺎی ﺻـﻒ و ﺳـﺘﺎد اﻧﺠـﺎم ﻣـﯽ شـﻮﻧﺪ . ﻫـﺮ ﯾــﮏ از اﯾــﻦ ﻋﻤﻠﯿــﺎت ﻧﯿﺎزﻣﻨــﺪ ﮐﻨﺘــﺮل ﻫــﺎی ﺧــﺎص ﺧــﻮد ﻫﺴــﺘﻨﺪ و ﺳﯿﺴــﺘﻢﻫــﺎی اﻃﻼﻋــﺎﺗﯽ ﺧــﺎص ﺧــﻮد را ﻃﻠــﺐﻣﯽکنند.
ویژگیهای سیستم های اطلاعاتی مدیریت MIS
مدیریت گرا
مدیریت محور
حفظ یکپارچگی
جریان های کاری رایج
برنامه ریزی دراز مدت
مبتنی بر مفهوم زیرسیستم
انعطاف پذیری و سهولت استفاده
مبتنی بر نیاز
اهداف بنیادی سیستم های اطلاعاتی مدیریتی MIS
کمک به ایجاد ارزش در فرآیند کسب و کار
به کارگیری تکنولوژی اطلاعات جهت تحقق اهداف عالی
بهبود توانمندی از جنبه های تکنولوژی ، سازمانی و منابع انسانی
قابل دسترس نمودن اطلاعات لازم مرتبط
ﺗﻌﺮﯾﻒ ﮐﺴﺐ و ﮐﺎر
ﺑـﻪ زﺑـﺎن ﺳـﺎده ، ﮐﺴـﺐ و ﮐـﺎر ﻋﺒـﺎرت اﺳـﺖ از ﺣـﺎﻟﺘﯽ از ﻣﺸـﻐﻮﻟﯿﺖ و ﺑـﻪ ﻃـﻮر ﻋـﺎم ، ﺷـﺎﻣﻞ ﻓﻌﺎﻟﯿـﺖ ﻫـﺎﯾﯽ اﺳـﺖﮐـﻪ ﺗﻮﻟﯿـد و ﺧﺮﯾـﺪ ﮐﺎﻻها و ﺧـﺪﻣﺎت با ﻫـﺪف ﻓـﺮوش آنها را ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر ﮐﺴـﺐ ﺳـﻮد ، در ﺑـﺮ ﻣـﯽ گیرد. ﺗﻨﻬﺎ ﻫـﺪف ﮐﺴـﺐ و ﮐـﺎر ، ﮐﺴـﺐ ﺳـﻮد نیست. ﺑﻨﺎﺑﺮاﯾﻦ، ﮐﺴﺐ و ﮐﺎرﻫـﺎ، ﻫـﻢ دارای اﻫـﺪاف اﻗﺘﺼـﺎدی اﻧـﺪ و ﻫـﻢ اﻫـﺪاف اﺟﺘﻤـﺎعی اند. ﻣــﺪل ﮐﺴــﺐ وﮐــﺎر ﺑﯿــﺎن ﻣــﯽﮐﻨــﺪ ﮐــﻪ ﭼﮕﻮﻧــﻪ ﺳــﺎزﻣﺎن ﺑــﺮای ﺗﻮﻟﯿــﺪ ﻣﺤﺼــﻮل ﯾــﺎ اراﺋــﻪ ﺧــﺪﻣﺖ اﯾﺠــﺎد ارزش اﻓــﺰوده ﻣﯿﮑﻨــﺪ .
ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﮐﺴﺐ و ﮐﺎر
فرآیند کسب و کار مجموعه فرآیندهایی است که به سازمانها کمک می کند تا کارایی کسب و کارشان را بهبود بخشند.درواقع این مجموعه فرآیندها ، کارآیی و اثربخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن کسب و کار آن بیشتر می سازند.
ویژگیهای کسب و کار
فروش یا انتقال کالاها و خدمات برای کسب ارزش
معامله ی کالاها و خدمات
تکرار معاملات
انگیزه ی سود
فعالیت توام با ریسک
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار سیستم های الکترونیکی بوده که برای پشتیبانی، نظارت و مدیریت فرآیندهای کسب و کار و فعالیتهای مختلف سازمان اعم از لجستیک ، اداری و … استفاده می شوند.در این سیستم های نرم افزاری از یک نمایش گرافیکی برای گردش کار در یک فرآیند یا زیرفرآیند معین استفاده شده که فعالیتهای ویژه ، وابستگی های اطلاعاتی ، ترتیب و توالی تصمیم گیریها و فعالیتهای مختلف را معرفی و تشریح می نماید.این قسمت از سیستم توسط مسئولین فنی طراحی، تحلیل و مورد بازبینی قرار می گیرد.
MIS و فرآیند کسب و کار
ثبت و ذخیره داده های فروش، داده های خرید،داده های سرمایه گذاری،داده های حقوق و دستمزد و سایر داده های حسابداری
پردازش داده ایی حسابداری در بیانیه های درآمد ، موجودی ، گزارشات مدیریتی و سایر اشکال اطلاعات مالی
MIS و فرآیند کسب و کار
ثبت و ذخیره سازی داده های موجودی،داده های تعمیر و نگهداری تجهیزات،داده های زنجیره تامین وسایر سوابق عملیات/تولید.
پردازش داده های عملیاتی به برنامه های زمان بندی تولید ، کنترل گره های تولید، سیسم های موجودی و سیستم های ناظر بر تولید
تکامل MIS)) با نرم افزار BPMS
امروزه در بسیاری از سازمانها و شرکتها سیستمهای مدیریت اطلاعات متنوعی وجود دارد. وظیفه این سیستمها ارائه بستری جهت وجود داده و تولید قالب و تبدیل داده به اطلاعات در شکل گزارشهای آماری میباشد.
در سالهای اخیر نگرش شرکتهای خریدار تغییر کرده و با توجه به توسعه سریع کسب کار نیاز به قابلیتهای جدید از جمله سازگاری بیشتر (More Customize ability) بیشتر احساس می شود. مشکل آنجا پررنگ تر می شود که امکان مهاجرت به سیستمهای مدیریت اطلاعاتی جدید سخت و هزینه بر است.
تکامل MIS)) با نرم افزار BPMS
سیستمهایی نظیر مدیریت گردش کار و یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار با توجه به اینکه نسلهای نرم افزاری پس از MIS هستند این نیازهای جدید را برطرف می کند و با توجه به ارتباط و خواندن اطلاعات از سوی سیستمهای دیگر یکپارچگی اطلاعات مورد نیاز مشتری را تامین خواهد کرد.
مزایای استفاده از BPMS
ارتباط سیستم گردش کار با سایر سیستم های موجود در سازمان و اجتناب از تولید سیستم های جزیره ای.
امکان انجام بهتر و سریع تر کارهای محول شده.
ارائه آمار واقعی سیستم و در صورت نیاز مهندسی مجدد.
سمت محوری در سازمان در مقابل با شخص محوری تقویت می شود.
مزایای استفاده از BPMS
تزریق قواعد کاری موجود در سازمان به عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی.
شناسایی گلوگاه ها و ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی.
کاهش هزینه خرید و توسعه نرم افزار کاربردی
مدیریت یادآوری و پیغام
جهش و تعالی سازمانی از یک سازمان مبتنی به اطلاعات به یک سازمان مبتنی بر دانش و خرد
ریسکهای استفاده از BPMS
عدم اعتقاد مدیریت اصلی شرکت به استفاده از سیستم ها در حوزه فن آوری اطلاعات
عدم وجود زیرساختهای فناوری اطلاعات همانند فضای سخت افزاری و شبکه
درگیر نکردن مالکان اصلی فرایندها در توسعه سیستم
خود نرم افزار دارای ضعف باشد
ریسکهای استفاده از BPMS
زیر ساخت اطلاعاتی وجود نداشته باشد. متاسفانه برخی از مدیران فکر میکنند با BPMS می توانند فرایندها را از صفر با این سیستم تولید کنند. در صورتیکه بایستی فرایندها موجود بوده و با BPMS اجرا کنند.
انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در نرم افزار BPMS بسیار مهم است فرایندی که به عنوان نامزد برای اجرا انتخاب می باشد در حین سادگی و وضوح، نفوذ خوبی در سازمان داشته و میزان مشارکت مالکین آن در حد مناسب باشد.
نتیجه گیری
اطلاعات منبعی ضروری برای انجام عملیات و مدیریت سازمانهاست که برای انجام عملیات خود و مدیریت به آنها نیاز دارند.
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری میباشد و لازمه تصمیم گیری است.وجود سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم اطلاعات جهت استفاده کاوشگران اطلاعات میباشد.
مدیران در سطوح مختلف سازمانی با ایفای نقشهای متفاوت اطلاعاتی و بهره گیری صحیح اطلاعات از فرآیند کسب و کار پشتیبانی می کنند.
22
23
24
25
26
27
28
29
30
… و در پایان
تا بدانجا رسید دانشِ من که بدانم هَمی که نادانم!