پاورپوینت اصول گزارش و گزارش نویسی


اصول گزارش و گزارش نویسی
موضوع :
گردآورنده :
زیر نظر استـاد :
جناب آقای استوار
مجید خوبان

گزارش و گزارش نویسی
معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن
و از مصدر گزاردن ساخته شده است. « گزار » بن مضارع « ش » پسوند اسم مصدر ساز می باشد

معنی اصطلاحی واژه گزارش
به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.
تعریف گزارش نویسی
از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها

و بر دو اصل « سالم نویسی » و « ساده نویسی » استوار باشد.

هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد

خواننده گزارش کیست
قبل از این که تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش
را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود
الف- از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید.
ب- خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید.

فصل دوم
مراحل گزارش نویسی
مراحل چهارگانه گزارش نویسی عبارتند از
مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات

٢. مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب )

٣. مرحله نگارش

٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

مراحل روش علمی تحقیق
١. تعریف مساله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف

٢. طرح مقدماتی تحقیق

٣. انتخاب روشی مناسب برای تحقیق

٤. جمع آوری اطلاعات و داده ها

٥. تحلیل و تفسیر

٦. نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها

١- تعریف مساله
صورت مساله را می توان به سه وجه بیان کرد:
الف- عبارت مصدری: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید

ب- عبارت سوالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟

ج- عبارت اخباری: می خواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی ببریم.
تعریف مساله باید در عبارتی روشن، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود

٢- طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش )
طرح مقدماتی تحقیق
شامل چهار موضوع است
تعیین هدف تحقیق- حدود تحقیق

معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق

طرح سوالات، مشکلات و تنگناها

گزارشخواه کیست و دانستن نظر او نسبت به مساله مورد بحث
موضوع) تعیین هدف تحقیق ( گزارش )
الف- اطلاع: صرف بیان حقایق و یا توصیف رویدادها

ب- اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل

ج- اطلاع همراه با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل

٣- انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش )
٤- جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است
٥- تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها ( استنتاج )
٦- نتیجه گیری
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی

ساختار گزارش
نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است.
ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار دارد:
الف- هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان باشد.
ب- هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است
نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.
ج- نکات و نظریات عمده باید مورد تاکید قرار گیرد.

مقدمه گزارش
مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد،
یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست
به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند
الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد
که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد.
ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند.
ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.

متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها
و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارایه پیشنهادات و راه حل است
که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد.

اصل تاکید در گزارش
چگونه نکات عمده را مورد تاکید قرار دهیم؟
الف – جای نکته در گزارش
ب – اندازه و تناسب
ج – زبان تاکید
د- کاربرد علائم
١- الگوی قیاسی
الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است
شکل زیر نمودار الگوی قیاسی است:

نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ***** اثبات اثبات اثبات ******* حقایق حقایق

٢- الگوی استقرایی
ترتیب الگوی استقرایی عکس ترتیب قیاسی است
شکل زیر نمودار الگوی استقرایی است:

حقایق حقایق حقایق ******** اثبات اثبات ******** نتیجه گیری کلی- پیشنهاد راه حل
٣- الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت
وقتی که گزارش را بر حسب درجه اهمیت مطالب تنظیم می کنیم،
می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود
مثلاً
در مورد مشکلات متعدد می توان از مشکلات جزئی شروع و به مشکلات عمده ختم کنیم، یا برعکس

٣- الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت
وقتی که گزارش را بر حسب درجه اهمیت مطالب تنظیم می کنیم، می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود. مثلاً در مورد مشکلات متعدد می توان از مشکلات جزئی شروع و به مشکلات عمده ختم کنیم، یا برعکس. در مورد مساله ای که مورد منازعه و اختلاف است ترتیب ذکر مسائل از کم اهمیت تر به مهمترین مناسب است، زیرا خواننده را قدم به قدم آماده پذیرش نقطه نظرها و حقایق می کند تا آن که به نکته اساسی و اوج مطلب برسد.
در گزارشات شفاهی، باید از کم اهمیت ترین شروع و به مهم ترین نکته ختم کرد زیرا مهم ترین نکته که در آخر کار ارایه می شود مورد توجه شنونده قرار گرفته و آن را به خاطر خواهد سپرد

٤- الگوی تقدم زمانی
این الگو برای گزارش حوادث و وقایعی که طبق تقدم و تاخر زمانی صورت می گیرد به کار می رود، مانند گزارشات پلیس، آتش سوزی، حوادث و گزارش مسافرت های اداری برای بازدید و برنامه انجام کار
٥- الگوی قدم به قدم
این الگو که شکل ویژه ای از الگوی تقدم زمانی است برای توضیح و توصیف طرز کار یک دستگاه یا یک ماشین به کار می رود.
٦- الگوی مساله- راه حل
این الگو در واقع نوعی الگوی استقرایی است و در موردی به کار می رود که شرایط نامناسبی در امری وجود داشته باشد و گزارش شامل پیشنهاد برای رفع آن مشکل باشد. نویسنده گزارش از توصیف و تشریح مشکل شروع می کند و سپس راه حل مناسب را انتخاب و پیشنهاد خود را ارایه می دهد. ضمناً مزایا و محدودیتهای پیشنهاد را نیز ذکر می کند.

٧- الگوی معیار- اقدام
هرگاه لازم شود که متغیرهای چندی را با معیار واحدی بسنجیم و مزایا و معایب هر یک را تعیین و سپس یک متغیر را از بین متغیرها انتخاب کنیم از الگوی معیار- اقدام، استفاده می کنیم. مثلاً در مورد خرید یک دستگاه بر اساس معیار مورد نظر می سنجیم، مثلاً با معیار هزینه، عمر مفید، قابلیت انعطاف، سرویس پس از فروش و غیره، آنگاه یکی از آن ساخت ها را که با معیارهای ما توافق و تجانس بهتری دارد، انتخاب و پیشنهاد می کنیم
٨- الگوی علت- معلول
استفاده از این الگو از هنگامی مفید است که بخواهیم عواقب احتمالی یک اقدام بخصوص را تجزیه و تحلیل کنیم. تلفیق زمانی و علت و معلولی نیز امکان پذیر است،البته یک معلول ممکن است چند علت و یا یک علت چند معلول داشته باشد.
در این الگو از عوامل شناخته شده بسوی عوامل ناشناخته حرکت می کنیم. این ترتیب در مورد سوالاتی که جنبه پیش بینی دارد مفید است، مثلاً: اگر به قیمت اجناس دو درصد اضافه کنیم، با توجه به کشش عرضه این کالا در سود چه تاثیری خواهد داشت؟

خلاصه ی مرحله دوم گزارش نویسی
در مرحله دوم گزارش نویسی سروکار ما با طرح ریزی است یعنی با طرح ربط منطقی مطالب، و منظور از ربط منطقی مطالب آن است که بین کل و جزء و بین اجزاء از حیث درجه اهمیت تقدم و تاخر، علت و معلول و دیگر معیارها نظم و ترتیب معقول و روشن وجود داشته باشد، به صورتی که خواننده گزارش هم از کل موضوع تصویری روشن در ذهن پیدا کند و هم ترتیب و اهمیت نسبی اجزاء را با یکدیگر و با کل موضوع تشخیص و تمیز دهد
یکی دیگر از وسایلی که در این رابطه می توان از آن استفاده کرد، برگه و یا فیش است
از مسائل دیگری که در طرح ریزی مطرح است مساله تقسیم یا ماده بندی مطالب است. به منظور این که نوشته ما صورت پیدا کند و درک آن برای خواننده راحت ترباشد، مطلب بایستی تقسیم یا اصطلاحاً ماده بندی گردد. این ماده بندی به شکل های مختلفی صورت می گیرد:

روش رسمی روش عددی
روش رسمی روش عددی روش اعشاری
١ ١ ١
٢ ٢ ٢
٢/١ ٢- الف ١
٢/٢ ٢- ب ٢
٢/٣ ٢-٣ ٣
٣ ٢-٤
٤ ٢-٤- الف ١
٤/١ ٢-٤- ب ٢
٤/٢ ٢- ج ٥
٤/٣ ٣ ١

به طور کلی و مختصر مرحله دوم گزارش نویسی مرحله شکل و صورت گزارش است که در آن مطالب باید به صورت توالی منطقی درآید.
از این لحاظ مراتب زیرباید رعایت شود:
١. مشخص نمودن عناوین اصلی و فرعی و خطوط مهم گزارش.
٢. طبقه بندی عناوین اصلی و فرعی و مرتب کردن آنها بر حسب درجه اولویت و اهمیت.
٣. بررسی نهایی طرح برای تهیه پیش نویس گزارش که خود مقدمه
مرحله سوم گزارش یعنی نگارش آن است
چند قاعده در تهیه رئوس مطالب ( کد بندی )
اختصاص یک بخش فرعی جداگانه بدون آنکه به بخش بزرگتر تعلق داشته باشد، مقدور نیست.
١- کل باید با اجزاء برابر باشد.
٢- قسمت ها از لحاظ اندازه باید متعادل باشند

فصل چهارم
نگـارش
پس از آن که کار در مرحله اول و دوم گزارش نویسی پایان گرفت، آنگاه نوبت مرحله ی سوم که نگارش گزارش باشد فرا می رسد. در مرحله اول کوشش ما این بود که مواد و مصالح گزارش را فراهم کنیم، که بیندیشیم که چه می خواهیم، چرا می خواهیم و برای که می خواهیم. در مرحله دوم در این کار بودیم که ساختار گزارش باید دارای چه صورت و قالبی باشد. در مرحله سوم می خواهیم آن مواد و مصالح را که به درستی و با دقت و به اندازه کافی فراهم کرده ایم بر اساس ساختاری که از پیش طرح آن را ریخته ایم به کار بریم و عملاً ساختمان گزارش را بنا نهیم. این مرحله از مهمترین مراحل گزارش نویسی است زیرا به منزله سند محسوب می شود و بنابراین باید بکوشیم که این سند حدالامکان بی عیب و نقص از کار درآید و نقش خود را در پیشبرد هدفی که به خاطر آن گزارش تهیه شده ایفا نماید.

در مرحله نگارش ما با چهار مساله روبرو هستیم
١. تهیه پیش نویس
٢. مساله سبک نگارش
گزارش نویس باید بکوشد که از نکات ضعف پرهیز کند:
الف- به کار بردن کلمات و جملات اغراق آمیز مانند: هرگز، بی نهایت، یک دنیا
ب- به کاربردن کلمات و جملاتی که حس اطمینان دور از عقل و منطق در خواننده ایجاد می کند مانند:” بدون ذره ای شبهه باید گفت ”
ج- برانگیختن احساسات خواننده مانند: ” کوته فکران این طور فکر می کنند ” یا ” خود را به جای من بگذارید”
د- جنبه تبلیغاتی دادن به گزارش: ” هر شخص عاقلی می پذیرد که … ”
ه- قضاوت بیجا
و- اعمال احساسات شخصی در گزارش و در نتیجه دادن جهت خاصی به گزارش
ز- سعی در قبولاندن مسایل بدون ارایه دلایل منطقی با ادای جملاتی مانند:” بدیهی است که” یا ” لازم به گفتن نیست ” و ” همه کس می داند که … ” و از این قبیل
ح- استدلال غلط
ط- نارسایی و بی دقتی
در مقابل پرهیز از نکات فوق، نویسنده بایداین نکات را رعایت کند:
الف- کامل بودن در عین اختصار
ب- واضح و روشن بودن جملات
ج- سادگی و رسایی

٣. مساله کلمات و جملات
جمله مجموعه ای از کلمات است که بر روی هم پیامی را می رساند.
هر جا جمله تمام شود، نقطه می گذاریم.
از لحاظ معنی و مفهوم، جمله پنج گونه است: اخباری- پرسشی- امری- تعجبی یا عاطفی.
از لحاظ فعل، جمله یا ساده است یا مرکب.
از لحاظ کمال در معنی، جمله یا ناقص است یا کامل.
از لحاظ ارتباط با جملات دیگر، جمله یا مستقل است و یا پیرو.
اصولی که در جمله باید رعایت شود:
یک جمله باید فقط شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد. این اصل در عین سادگی دارای اهمیت بسیار است. حتی اگر مسایل مربوط به ایده و مضمون اصلی درجملات پیرو ذکر گردد وحدت جمله و اصلیت مضمون واحد آن نباید از بین برود

الف- اصل وحدت
یک جمله باید فقط شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد. این اصل در عین سادگی دارای اهمیت بسیار است. حتی اگر مسایل مربوط به ایده و مضمون اصلی درجملات پیرو ذکر گردد وحدت جمله و اصلیت مضمون واحد آن نباید از بین برود.
به منظور حفظ وحدت جمله نکات زیر باید مورد توجه قرار بگیرد:
اول- هیچ یک از نکات لازم برای قابل درک نمودن مفهوم و فکر اصلی نباید از جمله حذف شود.
دوم- هیچ نکته اضافی و غیر لازم در جمله گنجانیده نشود.
سوم- قواعد صحیح دستور زبان از نظر فاعل و فعل، مفعول و غیره به دقت مورد توجه قرار گیرد.
چهارم- روابط بین مضمون و ایده های اصلی و فرعی با به کار بردن حروف ربط صحیح و به جا نشان داده شود.
در این مورد نکته ضروری آنست که حروف ربط تنها به منظور ارتباط دو عبارت به کار نمی رود بلکه وظیفه اساسی و مهم آن ها در عین ایجاد ارتباط بین عبارات، نشان دادن نحوه ی ارتباط آن ها است مثلاً دیده می شود که از حروف ربط ”و” و ” از” بیجا و به صورت غلط استفاده می شود به طوری که ارتباط عبارات را آن گونه که مورد نظر است نمی رساند.
مانند جمله مقابل: ” او کوشش خواهد کرد و از هر موقعیت برای تحصیل استفاده خواهد نمود.”
پنجم- چون جمله باید نماینده فکر و مضمونی باشد که در بر دارد لذا باید افکار مستقل را در ترکیب جملات مستقل و افکار فرعی را در جملات فرعی و تبعی قرار داد.
ششم- نباید در میان جمله، جهت فکر را بیش از یک بار تغییر داد. در غیر این صورت رشته افکار اصلی و فرعی از دست می رود و در ذهن خواننده اغتشاش به وجود می آورد و سر رشته مطلب را از دست او می گیرد.
هفتم- باید از به کار بردن کلمات ” که ”، ” کسیکه ”، ” …. یکه ”، ” آنکه ” و امثال آن ها در یک جمله پشت سر هم اجتناب کرد تا جمله گنگ، نارسا و پیچ در پیچ نشود و مانند جمله زیر از آب در نیاید:
” آن مرد، چنان که دیروز دیدید، همان جایی که دو اتومبیل تصادف کردند، که الحمدالله بخیر گذشت، بالای خیابانی که منزل پدر شما در آن جا است، آن کسی که چند بار درباره او با هم صحبت کرده ایم، جان سالم به در برده است. ”
هشتم- از نوشتن جملات دراز که حفظ معانی و درک ارتباط بین فاعل و مفعول و مراجع ضمیر را مشکل می سازد باید پرهیز کرد.
نهم- باید از علائم نقطه گذاری به نحو دقیق و صحیح استفاده کرد تا معانی جملات تغییر نکند ( به ضمیمه مربوط به نقطه گذاری مراجعه شود )

ب- اصل ربط
کلمات و قسمت های جمله باید چنان به هم متصل و مرتبط باشند و با یکدیگر ترکیب شوند که معنی اصلی و مورد نظر خود را از دست ندهند. رعایت اصل ربط درجمله سبب می شود که جمله دو پهلو، مبهم و بی معنی نگردد.
برای حفظ اصل ربط نکات زیر باید مورد نظر قرار گیرد:
اول- کلمات را به ترتیب صحیح در جمله قرار داد و به خصوص در به کار گرفتن قیود و وجوه وصفی باید دقت خاصی نمود. قیود و کلمات وصفی را باید نزدیک کلمه ای که آن را وصف می کند، قرار داد. مثلاً با به کار گیری کلمه قیدی ” فقط ” در جاهای مختلف جمله زیر معانی کاملاً متفاوتی بدست آورد.
” او می تواند از رئیس بانک برای مصاحبه وقت بگیرد.”
دو پهلویی و دو معنایی جملات که گاهی به خاطر ایجاد ظرافت های ادبی مورد استفاده است در گزارش نویسی می تواند موجب سوء تفاهم و اشتباه گردد و ناگزیر باید از آن پرهیز کرد.
جملات زیر هر کدام دارای دو معنای مختلف هستند:
” من تو را از پدرت بیشتر دوست دارم.”
” منتقد پنج غلط از مقاله او گرفت که اتفاقاً همه درست بود.”
دوم- باید همیشه هر فعل و عمل را به فاعل آن ربط و نسبت داد نه مانند جمله زیر:
” شما می توانید پس از بسته بندی کالای خود را تحویل بگیرید.”
سوم- اگر چند مطلب از نظر خصوصیات دستوری در یک ردیف و هم وزن باشند باید برای ارائه آنها در جمله از حروف ربط وجه فعل طوری استفاده کرد که ارتباط و هم وزنی آن ها حفظ شود. جملات زیر نشان دهنده از بین رفتن هم وزنی است:
” آغاز سال مالی، هنگام مناسبی برای سرمایه گذاری مجدد این که موجودی کاملاً گرفته شود می باشد.” ” خرید، فروش و وصول کردن مطالبات هر سه دارای اهمیت فراوان است.”
چهارم- اگر در جمله مقایسه ای صورت گرفته باید از تکمیل آن مطمئن شد، نباید مقایسه را به صورت ناقص تمام کرد.
جمله غلط: ” منزل شما در تهران زیباتر از کاشان است.”
پنجم- به کار بردن ضمایر دارای اهمیت بسیار است. جملات را باید به گونه ای نوشت که یک ضمیر به دو اسم راجع نشود و اسم مربوط به ضمیر مشخص باشد.
جمله مبهم: وقتی معلم با شاگرد صحبت کرد او اطمینان یافت فردا مدرسه تعطیل است.

ج- اصل تاکید
تاکید، جمله را محکم و اطمینان خواننده را نسبت به آن بیشتر می کند. تاکید یعنی قرار دادن مطالب و افکار مهم جمله در محل مناسب به طوری که به گیرایی جمله کمک کند. آن چه که درباره جا و نحوه تاکید در ساختار گزارش ( مرحله دوم ) گفته شد در مورد جملات نیز صادق است.
به طور خلاصه تا آنجا که به نگارش کلمات و جملات مربوط است نکات زیر باید رعایت گردد:
١- صریح نویسی
یعنی خودداری از بکار بردن لغات و اصطلاحات مبهم و کلماتی که دارای معانی قطعی نیستند. مثلاً
ننویسیم بنویسیم
خیلی زود فردا ساعت ٣ بعد از ظهر
خیلی ٩٠ %- ده کیلو- یکصد نفر
اکثریت ٥١ %- یا ٨٧
در جملات و عبارات نیز باید صریح نوشت. مثلاً به جای استفاده از وجه مجهول مانند: ” گفته شده است ” یا ” تصمیم گرفته شده است ” باید نوشت مثلاً ” رئیس اداره حسابداری گفته است ” یا ” مدیر کل تصمیم گرفته است ”.
مورد استثناء، وقتی است که واقعاً فاعل مشخص نباشد و یا نتیجه عمل مورد نظر باشد و نه کننده آن. صراحت در بیان، موجب رفع سوء تفاهم و تفسیر مختلف از جملات خواهد شد.

٢- ساده نویسی
یعنی :
ننویسیم
بنویسیم
ذی قیمت
گران بها
بالمره
به کلی، به یکباره
ذی روح
جاندار
٣- کوتاه نویسی ( ایجاز )
– حذف کلمات و اصطلاحات تکراری
– احتراز از همانگویی و تکیه کلام
– حذف مطالب زاید که کمکی به درک بهتر گزارش نمی کند.
در مورد جملات و عبارات نیز باید صراحت، ساده نویسی
و کوتاه نویسی رعایت شود

٤- فصاحت و بلاغت
کلام فصیح کلامی است که زیبا و دلپسند باشد و کلام بلیغ یا رسا کلامی است که جامع و مانع، روشن و خالی از ابهام باشد. هر کلمه بلیغی فصیح هست. ولی هر کلمه فصیح لزوماً بلیغ نیست.
بهترین تعریف در مورد فصاحت و بلاغت منقول از حضرت علی (ع) است که فرموده اند:
” خیر الکلام ما قلّ و دلّ ولم یمل ”
” یعنی بهترین سخن آن است که در عین کوتاهی بر تمام مقصود گوینده دلالت کند و هرگز ملال نیاورد.”
٥- روش های کوتاه کردن جمله
الف- به کار بردن ویرگول، نقطه ویرگول به جای حروف ربط
ب- حذف کلمات مترادف
ج- حذف صفات و قیود غیر لازم ( به نمونه هایی که در صفحه بعد داده شده مراجعه نمایید).

٦- درست نویسی
شامل
الف- رعایت دستور زبان فارسی و موارد مهم آن مانند مطابقت فعل با فاعل، روشن بودن ضمیر مرجع، حذف فعل با قرینه و استفاده درست از زمان فعل و مواردی
دیگر که در بخش مربوط به اصول جمله ذکر گردید.
ب- استفاده از علامت گذاری
رعایت شیوه املاء فارسی
ج- لحن محاوره ای- نیمه رسمی
مقصود از به کار بردن لحن محاوره ای این نیست که کلمات را به طور شکسته بنویسیم مثلاً به جای ” نان” ” نون ” یا استفاده از کلمات عامیانه در گزارش نویسی قابل قبول نیست، بلکه منظور، صفا، سادگی، بی تکلفی، صراحت و کوتاهی مورد استفاده در محاوره است، که همین ویژگی نیز باید در گزارش به کار رود. در گزارش نویسی محلی برای اظهار فضل، قلمبه گویی، اغراق های بیهوده و قلم فرسایی نیست.
یک نسخه مهم برای تنظیم یک گزارش خوب
د: دقت
و: وضوح دوا
ا: اختصار

نمونه کلماتی که حذف آنها از معنا چیزی نمی کاهد و از درازای کلام جلوگیری می کند
صدها عبارات دیگر از این قبیل یافت می شود که می توان به این فهرست اضافه کرد

ضمن بحث درباره ساختار گزارش گفته شده هر گزارش باید دارای سه جزء باشد :
مقدمه متن نتیجه
پاراگراف بندی در گزارش وسیله و تکنیکی است که به خواننده گزارش یاری می دهد تا مقدمه، متن و نتیجه را از لحاظ ساختاری از یکدیگر تمیز دهد، علاوه بر این پاراگراف بندی دارای وظایف و قواعد مهم دیگری نیز هست که بعداً ذکر خواهد شد. پاراگراف واپسین پاره ساختمانی هر مقاله و گفتاری است که موضوعی و مطلبی در آن درج و پرورده می شود. درباره کلمه و جمله قبلاً سخن گفتیم، اکنون به شرح و توصیف پاراگراف و بیان ویژگی های آن می پردازیم.

تعریف بند یا پاراگراف و نحوه استفاده از آن
بند یا پاراگراف عبارت است از جمله یا مجموعه جمله هایی که فکر واحدی را بیان کند. هر نوشته به بند یا بندهایی (بخش هایی) تقسیم می شود. هر یک از این بندها ( بخش ها ) جمله یا مجموعه هایی است که بین آن ها ارتباط و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری وجود دارد و روی هم مطلب یا مفهوم کامل و مستقلی را می سازد. به هر یک از آن بخش ها در یک گفتار، بند یا پاراگراف گویند.
در هر بند تنها می توان یک.« ایده » را گنجانید تمام بندهای یک نوشته کامل زیر عنوان اصلی آن که در وسط صفحه و معمولاً در بالای آن با خطی درشت تر از متن نوشته شده است، قرار می گیرد. گاهی نوشته، عنوان های فرعی نیز دارد که در کنار یا وسط صفحه می آید

اهمیت پاراگراف
گاهی پاراگرافی در بیست سطر یا بیشتر نوشته می شود و ناگزیریم همه را به ذهن بسپاریم در این صورت غالباً برخی از اجزای مهم را فراموش می کنیم و نتیجه آن که در فهم مقصود دچار اشتباه می شویم. از این رو لازم است هر یک از اجزای مهم پاراگراف را در سطرهای زیر هم آورده، با شماره یا خط تیره (- ) مشخص سازیم.
بدیهی است همانطور که افکار یا محتوای بندهای هر نوشته- ضمن تمایز از یکدیگر- باید با هم پیوند نزدیک داشته باشند، اجزای اصلی هر پاراگراف نیز چنین است.
هر چه بندهای یک نوشته زیادتر باشند، تنوع بیشتر؛ خستگی کمتر؛ و بهره گیری زیادتر می شود. اگر اجزای فرعی هر پاراگراف زیر هم قرار گیرد خواننده، بهتر می تواند مسیر فکر نویسنده را دنبال کند و پیام او را، روشن تر و سریعتر دریافت کند.
بند، بهترین و طبیعی ترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فکرهای زاید و اضافی گزارش دهنده، در نظام پاراگراف ها انعکاس می یابد. آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها باید یک سانت تو رفتگی داشته باشد و این خود موجب برجسته شدن هر بند و پیدا کردن شروع نوشته هر پاراگراف می شود.
ارزش هر نوشته در این است که با یک نگاه بتوان عنوان های اصلی و فرعی آن را بازشناخت و فکر نویسنده را بدون هیچ ابهامی تا پایان دنبال کرد. تاثیر این تقسیم بندی از نظر کمک به خواننده، به مراتب بیش از تاثیر ظاهری آن است، برای مثال به متون کتاب های قدیمی نگاه کنید که در آن ها مطالب اصلی و فرعی یا مباحث مهم علمی- که هر یک شاخه های زیادی نیز دارد- پشت سر هم، تو در تو و بدون هیچ نشانه ای آمده و غالباً دارای حاشیه نویسی های مزاحم نیز هست. چقدر باید فکر نویسنده و خواننده خسته شود تا پیامی را درست دریابد.
همانطور که یک سخنران ورزیده می تواند توجه شنوندگان را در تمام مدت سخنرانی جلب نماید، و با تصرفی که در روح آن ها می نماید، نگذارد لحظه ای به جای دیگر فکر کنند؛ یک نویسنده گزارش هم نباید بگذارد، توجه خواننده به جایی غیر از پیام و محتوای گزارش منحرف شود، و این امر امکان پذیر نیست، مگر آن که ازطرح تقسیم بندی موضوع و مطلب و سایر راهنماهای نگارش استفاده کند.
طول بندهای پر بار که هر کدام، در یک یا دو صفحه می گنجد و کمترین تنوعی نیز در آن دیده نمی شود- هر چند روان و پخته هم نوشته شده باشد- چندان کمکی به خواننده نمی کند.
هر خواننده تا حدود معینی می تواند فکر خود را روی یک مطلب یا موضوع تمرکز دهد و وقتی خسته شد حداقل آن است که نوشته را کنار می گذارد. بند به نوشته تنوع می بخشد و نمی گذارد در رشته افکار نویسنده، گسستگی به وجود آید، از این رو آن را بدین مفهوم نیز تعریف کرده اند:
.« پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است که با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد »
یکی از مطمئن ترین وسایلی که افکار نویسنده را به صورت روشن و متمایز به خواننده منتقل می سازد، پاراگراف است. بنابراین بهتر است هر گونه تردیدی که در مورد چگونگی استفاده از پاراگراف، ویژگی ها، فواید و ارتباط آن با طرح کلی گزارش داریم، قبل از آغاز نگارش از میان برداریم. و اگر مطلب گزارش خود را به پاراگراف های کوتاه و بلند تقسیم می کنیم، باید بدانیم که این کار ضرورت دارد، نه صرفاً تنوع یا تظاهر به رعایت قواعد نگارش باشد. باید به خاطر داشت که خواننده
می تواند داوری کند و دریابد که آوردن پاراگراف های مختلف در یک نوشته و توجه به ارتباط منطقی آن ها، تا چه اندازه فهم را آسان می کند.
اساساً شروع هر پاراگراف، خود فرصتی برای خواننده است تا تجدید قوا کرده، فکر تازه ای را در مغز خودش بپذیرد و دفع نکند. در مورد میزان کوتاهی و بلندی پاراگراف ها معیار مشخصی وجود ندارد، ولی نویسنده مجرب هنگام ارائه مطالب- خود آگاه یا ناخود آگاه- تشخیص خواهد داد که بر حسب سنگینی یا سادگی و اهمیت مطالب برای خواننده، چقدر زمان لازم است تا او مطالب را خوب دریابد، پس از این تشخیص است که نوشته را به اجزایی مناسب تقسیم می کند.

هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد
الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته.
ب- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقه او.
ج- اعلام نتیجه.
اجزای فرعی آن عبارت است از
– مقدمه
– انرژی هسته ای
– انرژی آبی ( انرژی آبشارها- انرژی جذر و مد و انرژی امواج )
– انرژی باد
– انرژی بیوگاز ( تهیه گاز از فضولات حیوانات و تهیه الکل از گیاهان )
– انرژی ژئوترمال ( نیروی حرارتی تحت الارضی )
– سوخت های فسیلی مانند نفت، گاز، ذغال سنگ و غیره …
– نتیجه

پاراگرافها از نظر نوع ارتباط دارای حالات زیر هستند
الف) ممکن است پاراگراف ها از نظر نوع پیوندی که با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند و به عبارت دیگر رابطه علت و معلولی با هم داشته باشند، به این معنی که پاراگراف اول، موضوع یا علت پاراگراف دوم، و پاراگراف دوم؛ موضوع یا علت پاراگراف سوم، و همین روش تا پایان گزارش ادامه یافته باشد.
چنین نوشته یا گزارشی که بر اساس روابط علت و معلولی ( ربط منطقی ) تنظیم شده باشد، فکر خواننده را بدون هیچ زحمتی از مقدمه به نتیجه هدایت می کند و هیچ درنگی صورت نمی گیرد، درست چون مسافری که ناگزیر است راه تهران، سمنان، دامغان، شاهرود، سبزوار و نیشابور را پشت سر بگذارد و به مقصد مشهد برسد.حال اگر این مسافر مسیرهای دیگری را برگزیند- در صورتی که می داند راه میان بری هم وجود ندارد- بدیهی است به درد سر خواهد افتاد.
ب( ممکن است پاراگراف ها به صورت افکاری که با یکدیگر مغایرت دارند ارائه شوند و طبیعت گزارش چنین مغایرتی را ایجاب کند.
مثال:
به کارمندی دستور می دهندکه پس از عزیمت به اهواز و انجام موفقیت آمیز مصاحبه، از داوطلبان « اهواز استخدام آزمون کتبی نیز به عمل آورد اعلام دستور اخیر، سر و صدا ایجاد می کند و کارمند ناگزیر می شود، گزارشی از ماموریت خویش تهیه کند و برای سرپرست خود بفرستد.
در این گزارش معمولاً نظام پاراگراف ها بدین ترتیب است:
– یک پاراگراف به مقدمه و شرح آغاز ماموریت اختصاص می یابد.
– در پاراگراف دوم، جریان مصاحبه نوشته می شود.
– در پاراگراف سوم، از حساسیت داوطلبان استخدام در برابر اعلام آزمایش کتبی بحث می شود.
– در پاراگراف چهارم، جمع بندی مطالب، اظهار نظر، پیشنهاد و یا توصیه کارمند مطرح می گردد.
– در پاراگراف آخر، با توجه به همه جهات، از سرپرست تقاضا می شود نظر نهایی خود را اعلام نماید.
پ) ممکن است پاراگراف ها مقایسه میان دو راه حل مساله یا دو معیار را بر عهده داشته باشند.
ت) ممکن است پاراگراف ها به وسیله عبارات یا جمله های ربطی به یکدیگر بپیوندند.

فواید استفاده از بند یا پاراگراف
شکستن یکنواختی.

٢. کمک به درک تقسیم بندی موضوع.

٣. مشخص ساختن جزئی از کل موضوع.

٤. گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن.

٥. جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی.

٦. آسانی مراجعه به هر مطلب.

فصـل پنجم
تجـدید نظر
مدت زمانی که صرف بررسی، انتقاد و تجدید نظر می شود، مرحله چهارم گزارش نویسی را شامل می گردد.
بعد از آنکه کار نگارش به پایان رسید و تمامی جریانات فکری مربوطه، بر اساس اطلاعات جمع آوری شده و ( طرح از پیش تنظیم شده بر روی کاغذ آمد نوبت به این می رسد که مروری دوباره بر آن داشته باشیم و ببینیم که:
آیا مطالب به دنبال هم و مرتبط با هم نوشته شده اند؟)
آیا احتیاج هست که جای بندها را عوض کنیم؟
آیا اصول نگارش تماماً رعایت شده اند؟
آیا از علامت گذاری به درستی و به جا استفاده شده است؟
آیا مطالب نوشته شده، صریح، ساده، کوتاه و درست می باشند؟
آیا به املاء صحیح کلمات توجه شده است؟

و بالاخره آنچه که در مورد گزارش نویسی مطرح است، در گزارش ما رعایت گردیده است یا خیر؟
و چنانچه نقصی یا نقائصی در کار بود، به اصلاح آن ها می پردازیم تا گزارش ما خالی از اشکال بوده و مشکلی را ایجاد ننماید.
در حقیقت بدون ارزیابی و تجدید نظر آن چه به نگارش در آمده، ممکن است زحمات نویسنده گزارش به هدر رود و نتیجه مطلوب عاید نگردد.
پیروی از چهار مرحله مذکور، اجتناب ناپذیر است. اگر شخص به درستی از آن ها پیروی نماید و مرحله ای را با مرحله دیگر مخلوط نکند، متوجه خواهد شد که گزارشش از طرح و شکل هوشمندانه ای برخوردار است و می تواند هدفی را که بدان منظور نوشته شده است تحقق بخشد.
توجه دقیق به هنگام بررسی و انتقاد و تجدید نظر در آنچه شخص می نویسد موجب پیشرفت او می گردد.
پرسشنامه برای مرور و تجدید نظر در نوشته

تجدید نظر اول:
گزارش را از نظر مطالب و مواد مندرجه بررسی کنید:
– آیا حاوی اطلاعات کافی می باشد؟
– آیا مثالهای بیشتر لازم است؟
– آیا حقایق، نیاز به شرح بیشتری دارد؟
– آیا منابع اطلاعاتی، بهترین منابع قابل دسترس است؟
– آیا بیشتر از اندازه مطلب گنجانیده شده است؟
– آیا نوشته منطقی می باشد؟
تجدید نظر دوم
گزارش را از نظر موثر بودن و ترتیب کلی آن بررسی کنید:
– آیا موضوع به طور واضح بیان شده است؟
– آیا موضوع به مراحل و روشن تقسیم شده است؟
– آیا ربط بین مراحل واضح است

تجدید نظر سوم
نوشته را از نظر جمله بندی، انتخاب لغت، طرز تحریر،
نشانه گذاری و شیوه خط فارسی بررسی کنید:
آیا جمله ها صحیح و موثر می باشند؟

آیا با ایجاد تنوع در طول جمله، از یکنواختی احتراز شده است؟

آیا کلمات به جای اینکه مفاهیم کشدار و مهم داشته باشند، دارای معانی قطعی و روشن هستند؟

آیا اسلوب تحریر، مناسب است؟

آیا با حذف زائد و تعویض افعالی که در وجه مفعولی به کار رفته اند به افعال در وجه فاعلی، می توان جمله ها را بهتر و روشن تر نمود؟

– آیا اصول و قواعد نشانه گذاری و شیوه خط فارسی در گزارش به صورتی رعایت شده است؟

ضعف نکات یک گزارش
ضعف انشاء و جمله بندی و سبک که موجب نارسایی گزارش می شود.

٢. ترکیب غلط از نظر فصل بندی و پاراگراف بندی موضوعات که گزارش را مغشوش و گمراه کننده می سازد.

٣. روش تحقیق نادرست و غیر اصولی که نتیجه اش ارایه گزارش اشتباه آمیز یا مشکوک و غیر کافی است
عدم دقت در ارایه مطالب که به گزارش خلل وارد می سازد و ای بسا که حقیقتی را وارونه جلوه دهد و سرنوشت فرد یا افرادی را دگرگون سازد.

فصل ششم
آراستن یک گزارش
آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می آید:
– استفاده از دایره ها یا مربع های توپر کوچک
– خط کشیدن زیر نوشته ها
– استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
– عنوان بندی
– امکانات بصری موثر
– تاکید بر بعضی نتیجه گیری ها از مطالب
– نمایش و سازماندهی پایه های پیچیده

ابزار نگارش مثل دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر نوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان بندی می تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند
زیــرا
نکات اصلی را تقویت می کنند.
بر شکل گیری منطقی بحث تاکید می نماید.
بخش های طولانی را تفکیک می کنند و نمایش یک صفحه را بهبود می بخشند.
تقویت نکات اصلی
در هر یادداشت کوتاه و در هر بخش از یک گزارش بلند، اکثر متن، عبارات پشتیبانی کننده بوده، تنها یک یا دو نکته اصلی است که نویسنده می خواهد خواننده آن را به خاطر داشته باشد. این ها نکاتی هستند که به موضوع شکل و ساختار می دهند، توسعه و تداوم بحث را نشان می دهند، یا بحث قبلی را خلاصه می کنند. رها کردن این نکات به صورت معمولی در بدنه متن، اهمیت آن ها را کم رنگ تر می کند.
دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر جملات، حروف بزرگ و پر رنگ، خواننده را به سمت نکات اصلی گزارش می کشاند. ابزاری که انتخاب می کنید به نکته ای که می خواهید بیان سازید بستگی دارد.

همچنین این علایم ممکن است در یک عبارت آغاز کننده برای مشخص کردن عناوین به کار رفته در گزارش مورد استفاده قرار گیرند.
به این مقدمه- که در یک گزارش آمده- توجه کنید:
اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمایه گذاری در استفاده از تکنولوژی جدید و بهبود کارآیی، گام های بزرگی برداشته ایم، ولی برای رسیدن به صرفه جویی کامل » باید:

این عبارت های مقدمه، بطور واضح و روشن به خواننده می گوید که دو اصل مهم در صرفه جویی چیست و گزارش چگونه تنظیم خواهد شد و نیز بحث مکانیزه کردن بر سازماندهی دوباره پیشی می گیرد.
خط کشیدن زیر عبارتها راه دیگری برای توجه خواننده است. این روش به خصوص وقتی مناسب است که« عبارت » طولانی باشد و این امکان وجود داشته باشد که نکته برجسته مورد نظر نویسنده در میان عبارت ها و جملات پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند.
ورود، ذخیره و خروج داده ها را مکانیزه کنیم.
«. فعالیتهای خود را بر اساس خطوط تولید از نو سازمان دهیم

کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث:
عنوان بندی مثل استفاده از دایره ها و یا مربع های توپر و حروف بزرگ و پر رنگ توجه خواننده را جلب کرده، متن را تقسیم می کند. علاوه بر این که عنوان بندی به عنوان علایم راهنما، این هوشیاری را به خواننده می دهد که یک موضوع جدید در حال آغاز است و به آن ها می گوید که چگونه موضوع، به بخش های دیگر گزارش مربوط می گردد.
عنوان بندی معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می دهد. چون اغلب مدیران فقط عناوین را می خوانند، یک نویسنده خردمند از آن ها برای ساخت نکات اصلی گزارش خود استفاده می کند
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان بندی مشخص نمی کند، می توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:
هر عنوان یا زیر عنوان باید به طور معنی دار مطالبی را که دنبال م یکند، توضیح دهد.
• هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک باشد.
• در داخل هر بخش، عناوینی که دارای یک سطح از کلیت است،
باید ساختار همسنگ داشته باشد.
• عناوین باید قالب سازگار را دنبال کنند

عناوین ایجاد توقع می کند؛ عناوین با مشخص کردن ایده هایی خاص، خواننده را در انتظار می گذارد.اگر چه متن را تقسیم می کنند،ولی به خواننده، هیچ چیز در مورد بحث نمی گویند.
به طور مثال در گزارشی که درباره مواد سمی در کودهای شیمیایی تهیه شده است. عناوینی مثل « ملاحظات بلند مدت » و « ملاحظات کوتاه مدت » نسبت به عناوینی نظیر « ملاحظات » و « خلاصه » ، « تاریخچه » کم ارزشترند. « برنامه های بلند مدت، مسمومیت را حذف خواهد کرد » و « اقدامات اولیه می تواند مسمومیت را کاهش دهد »
عناوین باید به تنهایی معنی دار باشند. هر عنوانی باید بدون مراجعه به متن قابل درک باشد، تا خواننده ای که از گزارش سطحی می گذرد، بتواند از طریق عناوین، مطلب را دریابد. بنابراین هر عنوان باید شامل فعلی باشد که به وسیله بحث قابل استنتاج باشد. علاوه بر این، عناوین، نباید دارای واژه های تعریف شده در متنی که بعد از عنوان می آید باشد.
عناوین باید همسنگ باشند، به عبارت دیگر عناوین و زیر عنوان ها در هر عنوان، باید قالب و فرم همسنگی داشته باشند، به بیان ساده عناوین در بخش های نزدیک و وابسته، باید از لحاظ ساختاری مشابه باشند تا نشان دهند که آن بخش ها به یکدیگر مرتبط هستند.

عناوین بحث در مورد یک فرآیند باید شبیه عناوین ذیل باشند:
– عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.
– سیستم گردش کار در خط مونتاژ را باز نگری کنید.
– فعالیت های تبلیغاتی را از نو بسنجید.
همه عناوین بالا دارای فعل معلوم هستند
گروه عناوین ذیل ناموزون اند:
– ارزیابی عملیات جاری کارخانه
– بازنگری سیستم گردش کار در خط مونتاژ
– سنجش مجدد فعالیتهای تبلیغاتی
علاوه بر این، استفاده از اسم در عنوان آخر به جای یک جمله، نشان دهنده ارتباط نداشتن بخش سوم با دو بخش قبلی است، خوانندگان غالباً به ساختارهای همسنگ به عنوان یکی از نشانه ها و کلیدهای ارتباط و همبستگی نگاه می کنند

عناوین باید یک قالب سازگار را دنبال نمایند. محل قرارگیری روی صفحه و اندازه ماشین شده عناوین، اهمیت موضوع را برای خواننده مشخص می کند. عنوانی که جای مناسب خود را از دست داده، پیامی اشتباه برای خواننده در برخواهد داشت. ناسازگاری مشخص می نماید که نویسنده توجه کافی به جزئیات نمی کند.
برای اجتناب از هر سر در گمی، می توانید ورقه ای تهیه کرده، در آن شکل کلی و دلخواه تنظیم عناوین را، مشخص کنید. سپس ماشین نویس شما یک مرجع خواهد داشت و شما از پرداختن به توضیحات در نیمه راه گزارش اجتناب می کنید.
برای یک گزارش خیلی طولانی ممکن است اندازه عناوین را با یک دایره که در آن الف، ب، ج آمده است. مشخص کنید که نشان دهنده ارزش و اهمیت آن ها است. در آن صورت ماشین نویس به کلیدراهنما بر روی ورقه نگارش رجوع می کند.
جذاب کردن موضوع
صفحه های یک متن پیوسته، کسل کننده است. این متن ها افکار خواننده را سرگردان می کند. می توانید اگر ممکن باشد صفحه را با قرار دادن عناوین و یا با گذاشتن بعضی از اطلاعات به صورت جدول ها یا نمودارها، شکسته و آن ها را از پیوستگی خسته کننده برهانید. البته نباید اجازه دهید که زیبا کردن بی جهت، نحوه آرایش مطالب شما را به سمت تاکید بر نکات فرعی یا انحراف بحث سوق دهد.

از آنجا که ابزار و تکنیک های نگارش نقش مهمی در تمرکز داشتن خواننده و رساندن بهتر پیام شما دارد، مهم است که در استفاده از آن ها کمال دقت را داشته باشید. می توانید توفیق خود را در این زمینه، با سرعت و با ناقدانه نگاه کردن به گزارش یا مرور عناوین و نکات برجسته، ارزیابی کنید.
– آیا صفحه ها جذاب است؟
– آیا عناوین، موضوع را مطرح می کند؟
– آیا نکات اصلی که خواننده باید به خاطر بیاورد در بدنه متن برجسته شده اند؟
بعضی از گزارش ها یا یادداشت های خود را بازنگری کنید، و ببیند:
– آیا می توانید از دایره ها و یا مربع های توپر سیاه، خط کشی زیر بعضی عبارت ها یا حروف بزرگ و پر رنگ برای تاکید بهتر استفاده کنید؟
– آیا نحوه نمایش سازگار است؟
– آیا لازم است هیچ یک از عنوان ها تغییر کند؟
– چیزی را که هم اکنون در حال نوشتن هستید بخوانید، آیا می توانید آنرا با تاکید بر نکات اصلی بهبود ببخشید؟
– با افزودن چطور؟

ساختن نکات بصری- جدول ها و نمودارها
نکات بصری که در گزارش های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می شود بخشی ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش های کوتاه است. طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارش نویس است.
خیلی از نویسندگان در زمینه مسائل مدیریت، جدول ها یا نمودارها را که شامل دیاگرامها است به عنوان بخشی از فرآیند حل مساله مطرح می سازند. نویسندگان دریافته اند که این جدول ها و نمودارها در کشف روابط مهم و یا معنی دار بودن روندهایی که در غیر این صورت نادیده گرفته می شدند، به آن ها کمک زیادی می کند.
گزارش نویسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اولیه، نمودارهایی پیش نویس می کنند، حتی اگر از آن ها به عنوان ابزار حل مساله استفاده نکنند.
ساختن نمودارها و جدول ها در این مرحله به شما اجازه می دهد که نتیجه گیری را کنترل کنید. وقتی که با نمودار کار می کنید ممکن است ارتباطی که قسمتی از بحث خود را روی آن بنا کرده اید، کم رنگ شده، یا حتی غیر معقول به نظر آید.

جدول ها و نمودارها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید:
نویسندگان گزارش های مدیریتی ممکن است با استفاده بیش از حد از نمودارها ارزش آن ها را از بین ببرند. این کار ممکن است به دو دلیل صورت گیرد:
اولاً آن ها امیدوارند که متصل کردن و ضمیمه کردن اوراق متعدد از نمودارها و گراف ها جایگزین یک بحث تنظیم شده و متقاعد کننده گردد.
ثانیاً آن ها سرمایه گذاری سنگینی از زمان و انرژی برای ساختن نکات بصری به عنوان بخشی از فرآیند حل مساله انجام داده اند و نسبت به دور انداختن هر یک از آن ها بی میل هستند.
اگر می بینید که تمایلات فوق در شما وجود دارد خود را تحت فشار قرار دهید تا جلوی زیان های بعدی را بگیرید.
نمودارها و جداول نمایشی، مانند ابزار نگارش که قبلاً بحث شده مهیج هستند، چون که به چشم می آیند. اضافه کردن نمودارهای غیر ضروری سبب بی ارزش شدن نمودارهایی می شوند که بر مهمترین نکات تاکید کرده اند.

یک بار دیگر به خواننده فکر کنید و تنها آن ابزار گرافیکی را استفاده کنید که:
١. اطلاعات پیچیده را به سادگی و روشنی نمایش می دهند.
٢. بر نکات مهم در بحث تاکید می کنند.
همیشه مطالب قابل ارایه را- اگر در وقت خواننده صرفه جویی کرده و نکات شما را موثرتر می کند- به صورت جدول یا گرافیک در نظر بگیرید. استفاده از نمودار نه تنها اطلاعات پیچیده را مختصر و مفید می کند، بلکه بر روابط و نسبت های مهم تاکید می نماید.
مجبور کردن خواننده برای مشخص کردن و معنی دار بودن جریانی از اطلاعات پر حجم ( و غیر قابل هضم ) وی را وادار می کند که کار شما را برای شما باقی بگذارد و ممکن نیست آن ها به نتیجه ای که شما انتظار دارید برسند.

« به این جملات از گزارش یک نویسنده توجه نمایید »
در آمدها طی ٥ سال گذشته ا ز ٥٠ میلیون تومان در سال ١٣٧٠ به ٦٠ میلیون تومان، در سال ١٣٧١ و به ٧٢ میلیون تومان، در سال ١٣٧٢ و به ٨١ میلیون تومان، در سال «. ١٣٧٣ و به ١٠٠ میلیون تومان، در سال ١٣٧٤ رشد کرده است .
نویسنده می توانست نکته را بدین ترتیب بیان نماید تا موثرتر باشد: در آمدها که طی ٥ سال گذشته دو برابر شده اند، سال ١٣٧٣ از رشد قابل توجه ای برخوردار بوده است. نمودار زیر را که نشان دهنده نحوه رشد ٥ سال گذشته است » ببینید:
درآمدها در طی ٥ سال دو برابر شده است.
با توجه به نمودار، خواننده حالا هیچ شکی درباره نکته اصلی مورد نظر نویسنده ندارد. ( ٥٠ میلیون تومان در ٥ سال گذشته رشد داشته و اوج آن در سال ٧٤ بوده است.) از آنجا که خوانندگان، تصاویر را بهتر از لغات به خاطر می آورند، ترسیم و نمایش ارتباطات به صورت گرافیکی به آن ها کمک می کند تا اطلاعات را مدت بیشتری در ذهن داشته باشند
خواننده صعود و شیب منفی یک خط منحنی را که نشانگر افزایش و کاهش سودآوری محصول است بهتر از این که منحنی به چه اعداد و ارقامی استوار شده است، به یاد می آورد. بنابراین نمودارها وقتی به دقت بکار برده شوند، به خواننده کمک می کنند که بحث را به خاطر بیاورد.

نکته مهم :
تصمیم در مورد این که از یک جدول و یا نمودار مشخص استفاده کنید، بستگی به مطالبی دارد که می خواهید نمایش دهید.

جدول ها مقدار زیادی از داده های کمی را در یک فضای کوچک یکپارچه می کنند، بدون اینکه هیچ عددی را از دست بدهند.

اگر چه یک جدول دلالت ضمنی بر روابط و نسبت ها، مخصوصاً در زمینه رشد یا کاهش دارد، ولی آن ها را به وضوح نشان نمی دهد و بنابراین جدول ها ساده تر از نمودارها اشتباه تفسیر می شوند. توصیه می شود اگر گزارش شما در باره مسائل تحلیلی و آموزشی است از جدول و اگر گزارش در زمینه اطلاع رسانی و تصمیم گیری مدیریتی است ازنمودار استفاده نمایید.

نمودار باید گویا و کامل تهیه شود
خواننده باید قادر باشد که با یک نگاه به نمودار ، محتوا و معنی آن را بدون خواندن متن درک کند . خیلی از مسوولان، گزارش را با نگاه کردن به عکس های آن ورق می زنند، یک نمودار خوب باید توجه خواننده را جلب کرده، پیام را انتقال دهد. اگر عنوان آن معنی آن را مشخص نماید، و اگر اجزای آن بطور روشن عنوان گذاری شوند، نمودار خود توضیح دهنده خود است.
وقتی که می توانید جدول ها یا نمودارها را در متن یک گزارش بلند ادغام کنید، آن ها را تا حد ممکن نزدیک به محلی که به آن ها اشاره شده است قرار دهید. نمودارهای موجود در بخش ضمیمه ممکن است هیچ وقت دیده نشوند. هر چند، مستقل از این که نمودارها را کجا قرار می دهید، باید در خود گزارش با یادداشت، آدرس هر نمودار یا جدول را بیان کنید، به ترتیبی که خواننده را منحرف نکرده، نکته خود را بیان دارد.
خواننده را مجبور نسازید که خواندن را متوقف کرده و به نمودار نگاه کند. مثلاً خیلی بهتر است گفته شود«. نمودار شماره ٢ را برای ارقام بودجه ببینید» تا ا ین که بگوییم«. همان طور که در نمودار شماره ٢ مشخص شده، بالغ بر ٤٥ درصد بودجه ما برای سال مالی ١٣٧٥ صرف حقوق و مزایا شده است »

اگر نیاز به نمودار برای بسط کردن نکته در متن ندارید، باید نمودار را حذف کنید.
نمودارها و جداول خود را ارزیابی کنید:

هنگامی که حداقل یک روز از تهیه نمودارهای شما گذشته است، به آن ها بدون تعصب و پیش داوری نگاه کنید، اولین چیزی که باید ارزیابی نمایید، این است که در نشان دادن حقایق افراط کرده اید یا خیر؟
یک تصویر ممکن است کار هزار کلمه را انجام دهد، ولی هزار تصویر می تواند یک مته خرد کننده باشد.
اگر بیننده نمودار، معنای آن را درک نمی کند، لازم است کمی نگران شوید. برای بازنگری نمودارها استفاده از این فهرست کنترل کمک خواهد کرد.
١. آیا نمودار، بحث شما را برای خواننده روشن بیان می سازد؟
٢. آیا نمودار یک نکته و فقط یک نکته را بیان می کند؟
٣. آیا عنوان نمودار معنی دار بودن آن را برای خواننده مشخص می سازد؟
٤. آیا نمودار با دقت روابط را نشان می دهد؟

روش دیگری که امروز معمول و مراجعه به قسمت های مختلف گزارش را برای خواننده بسیار آسان ساخته است، استفاده از عناوینی است که بخش های مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می سازد. این عناوین برای خواننده در حکم نقشه راه محسوب می شود و طبعاً زمانی می تواند سودمند باشد که نویسنده همه راهنمایی های مربوط به گزارش را رعایت کرده باشد. در آن صورت است که استفاده از عناوین، راهگشای خواننده برای دریافت سریعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پیغام خواهد بود.
هنوز بهترین راه برای استفاده از عناوین، معرفی نشده، و هر نویسنده ای بر اساس تجربه و نوع نوشته خویش و شناختی که از خواننده دارد، از عنوان خاصی استفاده می کند و گاهی در یک نوشته ممکن است از چند نوع عنوان استفاده کرد.
انعطاف پذیری و تصرف در نحوه انتخاب عنوان، بستگی به مهارت نویسنده و ذوق او در نوشتن مقالات یا تنظیم گزارش ها دارد.معمولاً مطالب اصلی هر نوشته، زیر یک عنوان اصلی قرار می گیرد و سایر مطالب را بر حسب اهمیت و ربط منطقی می توان در زیر عنوان های فرعی آورد.

ترجیح داشتن ساده نویسی بر پیچیده نویسی
با سوادترین خواننده نیز در برابر یک رشته کلمات طولانی و پیچیده در می ماند و یا در فهم مطلب دچار تردید می شود. هر عقل سلیمی ساده نویسی را می پسندد و پیچیده نویسی را ناپسند می داند.
گاهی مناسب ترین کلمه یا عبارات، مشکل ترین و پیچیده ترین کلمه یا عبارت است، در آن صورت ناگزیر باید آن را به کار برد، ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید. چنانچه گفتیم گاهی در نوشتن، ثانیه ها اهمیت پیدا می کند، در این صورت نوشته هر چه کوتاهتر باشد- چنانچه رسا باشد- بهتر است.
می دانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم باید طوری بنویسد که « وقار و متانت » و پیچیده نویسی را « سبکی » روزگاری نه چندان دور، ساده نویسی را نشانه همه کسی نفهمد و بکوشد الفاظ غیر مصطلح و دور از فهم عمومی بکار برد، وگرنه از عوام شناخته نمی شود.

دکتر خانلری استاد مسلم زبان و ادبیات فارسی معتقد است:
زادن کلمه هنگامی است که ذهن افراد یک جامعه لفظی را برای بیان مفهومی می پذیرد. نحو آن عبارت است از این که معانی وسیع و متعددی به لفظ، » ارتباط داده شود، ناتوانی و بیماری کلمه آن است که دیگر آن کلمه بر آن معنایی که مقصود نویسنده است دلالت نکند و از آن تردید زاید. مرگ کلمه نیز زمانی فرا می رسد که اهل زبان دریابند دیگر نمی توانند مقصود خود را با آن بیان و به این ترتیب آن واژه ارزش واقعی خود را از دست می دهد.
به همان اندازه که واژه مشکل و پیچیده فهم مطلب را دشوار می کند، عبارات و جمله های طولانی و پیچیده نیز چنین است. اگر ناگزیریم چنین عبارات و جمله هایی را به کار ببریم، لازم است با استفاده از نشانه ها، فهم مطالب را برای خواننده آسان سازیم. هر جمله کوتاهی الزاماً زیبا نیست و هر جمله بلندی طبعاً زشت نیست، آنچه زشت است پیچیدگی و ابهام در کلام است. هنر نویسنده تنها در انتخاب لغات نیست، بلکه هنر بزرگتر او نحوه بکار گرفتن لغات و ترکیب آن است. ترکیبی که خوشایند باشد و پیام را بهتر و سریعتر برساند.

به این سه جمله توجه کنید :
1- پرونده محکومین را منحصراً جهت ملحوظ افتادن آن جناب ارسال و اعاده آن ملحوظ این اداره است.
2- از استقصاء موارد مطروحه تحاشی نکنید
3- او از راه تهکم بر توصیف من پرداخت.
چه لزومی دارد که انسان، خود و خواننده را به سنگلاخ انداخته، جمله های پیچیده و نارسا ردیف کند.حال آن که خیلی راحت به جای آن سه جمله می توانیم بگوییم :
– پرونده محکومین مسلماً ( قطعاً ) برای ملاحظه جنابعالی ارسال می شود، خواهشمند است بعد از مطالعه آن را برگشت دهند.
– از پژوهش درباره موارد مطرح شده سرباز نزنید.
– او از راه ریشخند مرا ستود.

خلاصه این که ساده نویسی بیشتر متوجه معنی است تا لفظ، عبارت پیچیده و کلمات نامانوس، نوشته را از سادگی و روشنی منحرف و فهم معنی را برای خواننده، دشوار می سازد.
پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن و نامانوس
اگر خواننده، معنای واژه هایی را که به کار رفته، نفهمد، مقصود شما را نیز درک نخواهد کرد.
« بند ما قبل آخر مندرج در ظهر ورقه » یا « ملائت شخص مورد نظر مسلم نیست »
چرا نگوییم :
« یک بند مانده به آخر، پشت صفحه » یا « دارایی (ثروت) آن شخص مسلم نیست »
با آوردن چنین عبارات یا جمله هایی، نه تنها شان انسان بالا نمی رود، بلکه از مرتبه او کاسته می شود.

حال بعضی از لغاتی را که در نوشته و محاوره به کار گرفته می شود و برای خوانندگان و شنوندگان نامانوس و ناآشنا است، به همراه معادل مانوس و آشنای آن،یادآوری می شود.

بعضی از لغات نامانوس و معادل شناخته شده آنها

آوردن حقایق، بی آنکه مبالغه شود
منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم، خواننده را از هدف نویسنده دور می کند و پایه های اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست می سازد.
اگر در طبیعت یک گزارش، مطالبی است که خود این مطالب برانگیزاننده احساسات خواننده است و مبالغه ای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینان بخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزاننده احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تاثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساساً گزارش نیست، چه در گزارش سخن از مسوولیت است.
گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملاً بهترین تاثیر را در خواننده می گذارد. بدیهی است تلاش نویسنده گزارش در نحوه ترکیب کلمات، انتخاب واژه ها، رعایت تقدم و تاخر مطالب، توجه به امر نشانه گذاری وسایر راهنماهای نگارش، وظیفه ای اجتناب ناپذیر است، ولی برانگیختن احساساتاگر مغایر با واقعیت باشدتمام تلاش نویسنده را خنثی و اجرش را ضایع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را که در نتیجه گذشت زمان حاصل آمده است ازمیان خواهد برد.

نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
در نگارش باید کوشید همان گونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می گوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی ( بدون تکلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پیچیده و عبارات چند پهلو ) بنگاریم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.
در بعضی از زبان ها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقی ندارد. مردم همان گونه می نویسند که سخن می گویند. اما در برخی از زبان ها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق می کند. هرچه زبان ادبیات ملتی پر بارتر و قدیم تر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بیشتر است. زبان فارسی از جمله زبان هایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاریش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق می کند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه می شود. مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است. بدیهی است می نویسیم" نظرم این است » : هرگز در نوشته خود نمی آوریم « نظرم اینه » :

در زیر نمونه هایی از جملات خیلی رسمی به نیمه رسمی تبدیل شده، به طوری که به شیوایی زبان هم لطمه ای وارد نشده است، ذکر می کنیم.

نشانه گذاری و اهمیت آن در نگارش
انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده می کند، و زبان، ابزار اداری آن مقصود می باشد. ما به وسیله زبان و نوشتن، هدف ها و مفهوم های ذهنی خود را به دیگران می فهمانیم و پیغام های خود را با کلماتی که در گنجینه زبان ملی خود داریم، به آن ها منتقل می سازیم، ولی این الفاظ و کلمات، با همه وسعت ترکیبی خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، برای بعضی از حالات درونی و مفاهیم ذهنی، ناتوان و نارسا هستند
و برای جبران این نارسایی و ناتوانی ناگزیریم در مرحله تلفظ از کشش آهنگ، لحن گفتار، طنین صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پیشانی خود استفاده کنیم. و در مرحله نگارش نشانه ها و اشارات قرار دادی جهانی و بین المللی را جایگزین نارسایی و ناتوانی الفاظ و کلمات سازیم و به کمک آن ها حالت درونی و مفاهیم ذهنی و نکاتی را به صورت نوشته و کلمات نمی توان ادا کرد، به خواننده برسانیم.
بنابراین نوشتن که عبارتست از« نمایش دادن کلام بوسیله حروف و ترکیبات گوناگون آن » با استفاده از نشانه های نگارش، روح و روانی خاص پیدا می کند

بعضی از نشانه ها که کاربرد بیشتری در گزارش نویسی دارد به شرح زیر است:
نقطه (.)
نقطه .« استاد روز گذشته به دانشگاه آمد » ، نقطه، نشان هی قطع رشته صوت و ختم کلام است، و توقف کامل را می رساند و پایان یک جمله را اعلام می دارد؛ مثل بعد از حروفی که نشانه اختصاری نامهاست نیز بکار می رود، مثل آی.بی.ام.
نشانه فاصله یا ویرگول (،) یا سرکج
در طول رشته کلام هر جا که معنی مطالب، مکث و درنگ کوتاهی را اقتضاء کند ویرگول می گذاریم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زیاد، برای این مورد انتخاب می شد.
نقطه با ویرگول یا سرکج با نقطه (؛)
عبید زاکانی »: این علامت، نشانه درنگی بلندتر از ویرگول و کوتاه تر از نقطه است و معمولاً در موقعی که جمله تمام شده ولی مطلب ادامه دارد استفاده می شود. مثال «. دانشمند وارسته ای بود؛ ولی حاکم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخی و مزاح می گفت

دونقطه بیانی (:)
دو نقطه نشانه شرح است ،و هنگام توضیح بیشتر مطالب بکار می رود. دو نقطه نشانه مکثی بلند تر از نقطه می باشد. مثال: ساعات حرکت هواپیمای جمهوری اسلامی از تهران به مشهد: تمام ایام هفته؛ ساعت ١٨:٣٠
سه نقطه یا نشانه تعلیق (…)
سه نقطه به هنگام حذف یک کلمه استفاده می شود. مثال: فقر فرهنگی در اجتماع موجب بروز فساد و … می شود.
چند نقطه (……..)
چند نقطه نشانه حذف یک یا چند جمله می باشد.
مثال:
ای خواجه اگر همی بهشتت هوس است
خیرات بکن اگر ترا دسترس است
خیرات چو کرده ای برو ایمن باش
در خانه …………………… بس است

تیره بلند ( )
تیره بلند نشانه تفکیک است برای قطع مطلب و قید جمله معترضه. مانند: کوهستان و مناظر زیبای آن که با شکوه و دل انگیز است مرا از درد اعصاب آسوده کرد.
خط کشیده ( )
خط کشیده برای برجسته نمودن یا مشخص کردن قسمتی از نوشته اعم از دست نوشته یا ماشینی بکار برده می شود، و برای اهمیت بخشیدن به آن مقدار از نوشته استفاده می گردد.
دو کمان یا گریزنما ( )
این علامت برای توضیح اضافی یا ذکر جمله ای که از بحث خارج است و نیز برای جداکردن بعضی از کلمات یا جملات بکار می رود. مانند: علم منطق انسان را به درست فکر کردن وا می دارد. اغلب دانشمندان منطقی صحبت م یکنند ( متاسفانه همکار من به هیچ وجه از منطق اطلاعی ندارد ) که این خود نشانه شخصیت و کمال آنها است.

قلاب، دو نبش، افزوده نما [ ]
این علامت نشانه الحاق است. گاهی در نوشته ها به جملاتی برخورد م ینماییم که یک یا دو واژه کم داشته و یا از قلم افتاده است، این کمبود باعث نارسایی در جمله می شود، رفع این نارسای یها ایجاب م یکند، آن جمله با افزودن واژه مورد نظر تکمیل گردد. واژه افزوده شده را با نوشتن در داخل قلاب مشخص می کنیم؛ مانند، .« این خود نباید به نبشتن که به هیچ [حال ]ناگفته به »
را مصحح به متن اصلی افزوده است. « حال » که در آن کلمه
« » گیومه/ نشانه نقل قول
همانطور که از اسمش پیداست نشانه نقل قول است و در آغاز و پایان سخنی که مستقیماً از شخص یا منبعی نقل می شود، قرار می گیرد مانند: حضرت امام جواد (ع ) «. بهترین مردم کسی است که از وجودش نفعی به بندگان خدا برسد » : می فرمایند

یک ستاره (* )
یک ستاره برای جلب توجه و نظر مطالعه کننده به ذیل صفحه است، نشان هی توجه به پاورقی هنگامی به کار برده می شود که بیان مطالبی از سیاق و روال نوشته خارج است، و یا نویسنده نمی تواند آن را در داخل نوشته بگنجاند، از طرفی موضوع مورد نظر را نمی تواند رها کند یا ناگفته بگذارد. در این گونه موارد با درج یک ستاره در پهلوی جمله یا کلمه توجه خواننده را به حاشیه ی ذیل صفحه جلب می کند. به این ترتیب که در ذیل صفحه، بعد از علامت ستاره توضیح لازم ارایه می شود.
دو ستاره ( ** )
به منظور احتراز از تکرار مطلبی که قبلاً در کتاب یا نوشته درج گردیده است، نویسنده از نشانه دو ستاره که موازی هم قرار داده استفاده می کند. بدین ترتیب که با قید این نشانه، به خواننده توجه می دهد که مطلب مورد نظر قبلاً در صفحات پیشین درج شده که به آن مراجعه کند.
سه ستاره ( *** )
از این علامت به منظور نشان دادن تغییر روال نوشته و یا تغییر کلی سیاق سخن استفاده می شود. نحوه عمل بدین ترتیب است که جمله را پایان داده و با ٣ سطر فاصله ،نوشته بعدی را آغاز می کند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ایجاد شده قرار می دهد.

فصل نهم
اقسام گزارش
به طور کلی گزارش ها از نظر ارایه به دو نوع متفاوت تقسیم می شود:
الف- گزارش کتبی
چنانچه ارایه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می نامند.
ب- گزارش شفاهی
هرگاه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت سخنرانی و مشاوره ( بحث و گفتگو ) ارایه شود، آن گزارش را شفاهی گویند. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعه های بعدی، ایجاب می کند که گزارش ها به صورت شفاهی عنوان شود.

مزایا و مشکلات گزارش های کتبی و شفاهی
هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرید و یکی از دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند. در سازمان های اداری غالباً که کارکنان، گزارش های خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارایه می دهند و حتی در مواردی که گزارش های کتبی نیز به وسیله آن ها تهیه و ارایه گردیده است، در عین حال همان گزارش ها را از نوبه صورت شفاهی بیان می کنند.
بدیهی است هرگاه فاصله میان کارکنان و روسای آن ها زیاد نباشد و گزارش ها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، می توان در مواردی آن هارا شفاهاً ارایه کرد، ولی غالباً گزارش های اداری به صورت کتبی تنظیم و ارسال می گردد.

یادآوری:
در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد و به همین دلیل معمولاً دریافت کننده هر گزارش، روسای مستقیم هستند. گاهی گزارش هایی که از طریق سلسله مراتب اداری ارسال می داریم، به منظور ایجاد هماهنگی بیشتر برای مقامات هم سطح و نیز برای ابلاغ، جهت مقامات پایین تر نیز می فرستیم. گاهی هم بعضی از گزارش ها ایجاب می کند که برای آگاهی عموم خلاصه و به صورت بخشنامه صادر گردد.
مزایای گزارش های شفاهی
– کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب برحسب شرایط زمانی و مکانی و نوع شنوندگان.
– امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفه جویی در وقت.
– امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود.
– استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل ( تابلو با چهار پایه به نحوی که متحرک باشد)، اورهد یا اوپک و غیره.
– آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.
– مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات.
– تاثیری که م یتواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیت های گوناگون و استفاده از تعابیر، اصطلاحات، لطیفه ها و غیره بر شنوندگان بگذارد.
– امکان حذف بخشی از گزارش ها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت.

مشکلات گزارش های شفاهی
– نامناسب بودن محل گزارش نداشتن نور و شرایط لازم و کافی.
– نبودن وسایل مورد نیاز.
– نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط.
– استنباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
– فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پاره ای از موارد.
– محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.
– محدود بودن امکانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.
– ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و هم چنین عدم توجه به وضع ظاهر که خود از تاثیر کلام خواهد کاست.
– عدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ یا مراجع و هم چنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.
– قابل استناد نبودن ( مگر اینکه ضبط شده باشد).
مزایای گزارش های کتبی :
– امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.
– امکان استفاده عمومی از گزارش ها از طریق تکثیر و انتشار آن ها.
– امکان ضبط و بایگانی برای سال ها و بلکه قرن ها.
– مستند ساختن آن با اسناد، مدارک، آمار، تابلو رنگی، تصاویر و سایر امکانات.
– گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازک، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.
– امکان فصل بندی و طبقه بندی ( می توان تهیه و تنظیم بخش ها یا فصولی از گزارش را بر عهده افراد کاردان گذاشت.)
– فراهم آمدن اعتماد و اطمینان بیشتر.
– استفاده از آن برای تبلیغ در موارد لازم.

مشکلا ت گزار ش ها ی کتبی:
احتیاج به صرف وقت زیاد در بسیاری از موارد

صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت ماشین نویس و تامین نیروی انسانی متخصص برای انجام این کار.( به همین دلیل بعضی از موسسات بزرگ کار تهیه و تنظیم گزارش ها را بر عهده موسسات دیگر می گذارند، که آن هم معمولاً بدون اشکال نخواهد بود).

دشواری استفاده از تمام اصول گزارش نویسی و مبادله اطلاعات.

عدم استقبال عمومی افراد از تهیه گزارش به دلیل سختی کار و ترس از توانایی های خود.

– عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارش های کتبی در بیشتر موارد.

فصل دهم
طبقه بندی گزارش ها
گزارش ها برحسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می شوند:
دسته دوم گزارش های رسمی بلند
دسته اول گزارش های رسمی کوتاه

الف) گزارش های رسمی کوتاه
گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته می شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمره است.

گزارش رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روشی یکنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمان های اداری، برخی از این گزارش های توضیحی به ویژه گزارش های یک و دو صفحه ای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همه گزارش های این دسته را از این نوع دانست.
در گزارش های یکنواخت و استاندارد شده، پرتویی از فکر و ابتکار نویسنده دیده نمی شود، بنابراین اگر در این جا از گزارش سخن می گوییم، مقصود گزارشی است که برخاسته از فکر و ابتکار نویسنده آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی به سزا داشته باشد. نیک می دانیم که گزارش های دسته اول؛ یعنی گزارش های روزمره در شرایط مشکلی نوشته می شود و غالباً، فرصت فکر کردن کم است و بیشتر به دست کسانی تنظیم می شود که در این زمینه خوب کار نکرده اند و تجربه کافی ندارند. بنابراین لازم است در این موارد به کسانی که مسوولیت تنظیم گزارش ها را بر عهده می گیرند، آموزش لازم داده شود و دوره کوتاه گزارش نویسی برایشان اجرا گردد.

در مورد این نوع گزارش ها توجه به نکات زیر ضروری است:
١- انتخاب عنوان ( موضوع ) به نحوی که گویای محتوای متن باشد.
٢- آوردن مقدمه ای متناسب با متن (حداقل دو سطر ) برای بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.
٣- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقه بندی گزارش
٤- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان.
٥- ارایه یک درخواست و راه حل

نمونه ای که در زیر می آید یکی از گزارش های رسمی کوتاه است که به منظور آگاهی از کم و کیف آن انتخاب شده است ( گزارش توضیحی )
( نمونه گزارش رسمی کوتاه )
تاریخ : 11/02/1386
شماره : 180/م/24689
پیوست: ندارند
به : معاونت محترم وزارت نفت
از : رئیس امورمالی
موضوع: پراخت وام به شرکت های وابسته
بسمه تعالی
احتراما، در مورد پرداخت مبلغ سیصد میلیون ریال به شرکت های مذکور، مذاکراتی، به عمل آمده است که نتیجه آن را به شرح زیر به آگاهی می رساند:
١- شرکتهای وابسته تاکنون قادر به پرداخت وامهای دریافتی از این شرکت نبوده اند این وام ها عبارتند از:
الف: پرداخت مبلغ یکصد میلیون ریال جهت تجهیز نیروی انسانی، که سررسید آن دو سال قبل بوده است.
ب- پرداخت مبلغ پنجاه میلیون ریال وام بدون بهره، که یک سال تمام از آن می گذرد.
ج- مقدار بدهی در حساب جاری فی مابین، مبلغ هفتاد میلیون ریال.

٢- با توجه به وضع مالی شرکتهای وابسته، پرادخت مبلغ سیصد میلیون ریال نیز مشکلات موجود آنها را حل نخواهد کرد و در آینده نزدیک نیاز به وجوه بیشتریخواهند داشت

٣- اگر هرگونه وامی بابت تامین هزینه دریافت دارند، در کوتاه مدت قادر به پرداخت آن نخواهند بود.
نام نام خانوادگی
امضاء

٤- هزینه های جاری شرکتهای مذکور که شامل حقوق و دستمزد عقب افتاده کارکنان است، باید تامین گردد.
نظر به این که پرداخت وام طبق اساسنامه شرکت محدود گریده است و نیز اعتباری به این منظور در بودجه سال جاری پیش بینی نشده است، از این رو چنان چه تامین گردد، اتخاذ یکی از راه حل های زیر تا زمان تعیین تکلیف قطعی پیشنهاد می گردد:
١. به جای هیات سرپرستان، مبلغ وام را هیات دولت تصویب نماید.
٢. هیات سرپرستان اجازه وام را صادر کند و ضمن توافق با دولت، مقرر شود که اعتبار آن در بودجه سال آتی منظور گردد.
٣. وام مورد نظر از محل موجودی صندق بازنشستگی و پس انداز پرداخت شود.
٤. برای رفع فوری مشکل، پرداخت وام از طریق دولت صورت گیرد.

ب) گزارش های رسمی بلند
گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته می شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا ده ها صفحه ادامه می یابد. این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیه کنندگان آن بیش از یک نفر و گاهی یک گروه می باشند.
تهیه گزارش های رسمی بلند نبوده، اکثراً ماموریتی دقیق و پر زحمت و محتاج صرف وقت و تحمل مشکلات فراوان است.

( نمونه گزارش رسمی بلند )
تاریخ : 02/10/1377
شماره : م . د . ر. ص /57/121
پیوست : ندارد
بسمه تعالی
به : مقام محترم مدیریت عامل سازمان آب منطق های
از : مدیر دفتر تشکیلات و بودجه
موضوع: بررسی نحوه انجام برنامه کشیک واحدها و لزوماً ایجاد تغییراتی در آیین نامه کشیک و نوبت کاری سازمان
در خصوص نحوه انجام برنامه کشیک واحدها و لزوم ایجاد تغییراتی در آیین نامه کشیک نوبت » بررسی های لازم از سوی این دفتر انجام شده است که نتایج آن به شرح زیر جهت بررسی و صدور دستور لازم تقدیم می گردد. ،«
در حال حاضر سه نوع کشیک به منظور انجام کارهای مختلف وجود دارد که عبارتند از:
١) کشیک هر روزه بعضی از واحدها:
این نوع کشیک در امور آب رسانی امور تصفیه خانه ها و آزمایشگاهها امور بهره برداری شبکه و انشعاب امور بهره برداری و نگهداری تاسیسات فاضلاب تهران و قسمت انبار مرکزی وجود دارد.

١- امور آبرسانی
روزانه ٥ نفر کارگر و یک راننده به منظور جلوگیری از خرابی های ناشی از شکستگی های احتمالی خطوط آب رسانی و تاسیساتی موجود در نقاط مختلف شهر، در مخزن شماره ٨ واقع در گیشا به صورت کشیک باقی می مانند.
وظیفه این افراد، جلوگیری از هرز رفتن آب و ایجاد خرابی در منازل و مستحدثات اطراف محل حوادث است، تا در روز بعد واحدهای تعمیراتی بتوانند کار تعمیر را انجام دهند.
در بعضی از مواقع که کار تعمیرات، نیمه تمام مانده است، افراد تعمیر کار با انجام کار اضافی تا تعمیر کامل لوله ها و تاسیسات- که گاهی به شب هم می انجامد در محل می مانند و حق کشیک دریافت می دارند.
١- امور تصفیه خان هها و آزمایشگاه ها:
برای انجام تعمیرات ضروری در ساعات غیر اداری تصفیه خان هها، از افراد کشیک استفاده می شود. علاوه بر این در روزهای تعطیل، به منظور کنترل کیفیت آب تصفیه شده افرادی از پرسنل آزمایشگاه ها نیز به صورت کشیک انجام وظیفه می نمایند.
١- امور بهره برداری و شبکه انشعاب:
جهت انجام کارهای ناتمام تعمیراتی که تا ساعات بعد از وقت اداری به طول می انجامد یا برای انجام پاره ای از کارها که در ساعات روز اجازه از سوی مراجع ذیصلاح مثل اداره راهنمایی و رانندگی ( به دلیل ترافیک سنگین روز ) صادر نمی شود و باید حتماً در ساعات خلوت شب انجام شود، افرادی به صورت کشیک باقی می مانند، مانند مواقعی که در اثر تغییر سطح آسفالت خیابانها، دریچه های شیرهای شبکه و فشار شکن بالا آمده و یا پایین می افتد، که در هر دو صورت بایستی در ساعتهای خلوت این کارها را انجام داد.
١- امور بهره برداری و نگهداری تاسیسات فاضلاب تهران:
به منظور رفع گرفتگی ها یا حوادث احتمالی در تاسیسات فاضلاب شهرک شوش یا شهر آرا، افرادی به صورت کشیک در این امور انجام وظیفه می نمایند. این امور در شبکه و تصفیه خانه شوش مشکلات بیشتری را همراه دارد که با توجه به وسعت منطقه و جمعیت زیاد آن، باید در صورت بروز هر حادثه ای، هر چه سریعتر رفع گردد. در منطقه شهر آرا نیز برای رفع گرفتگی ها و تخلیه های اضطراری مخزن فاضلاب، گاهی احتیاج به افرادی است که غالباً از کارگران کشیک فاضلاب شوش استفاده می کنند.
١- قسمت انبار مرکزی
در این واحد روزانه چند نفر کارگر و کارمند کشیک به منظور تحویل قطعات مصالح و ابزار مورد نیاز واحد، انجام وظیفه می نمایند.
٢) کشیک مهندسین و مدیران:
٢- کشیک مهندسین:
این برنامه توسط عده معدودی که تقریباً ثابت هستند و در واحدهای مختلف سازمان انجام وظیفه می کنند، اجرا می شود.
١٤ تا ٧ صبح م یباشد. / ساعات کار مهندسین کشیک از ٣٠ مهندسین کشیک در مدت کشیک به عنوان قائم مقام مدیر عامل عمل می کند، و در صورت لزوم می تواند ضمن تماس با مدیر کشیک در باره موقعیت و مشکل پیش آمده تصمیم گیری نماید.

از دیگر وظایف مهندس کشیک می توان موارد زیر را نام برد:
– تایید صورت درخواست اجناس، قطعات، ابزار و مصالح مورد نیاز واحدها در ساعات کشیک، که انبار مرکزی باید نسبت به تحویل آنها اقدام کند.
– ارسال تانکرهای آب آشامیدنی به مناطقی از شهر که بنا به عللی دچار قطع آب شده اند.
– حضور در محل حوادث پیش آمده در شبکه خطوط یا تاسیسات سازمان به منظور اخذ تصمیم و صدور دستور لازم.
– سرکشی به کار پرسنل نوبت کار واحدهای مختلف و رفع اشکالات احتمالی آنها.
– خبر دادن به مسوولان و سرپرستان واحدهای مختلف، چنانچه لازم باشد.
٢- کشیک مدیران
افراد این کشیک از مدیران مجرب و با سابقه سازمان بوده و در منزل آماده خدمت هستند. در مواقعی که مهندس کشیک نتواند مسائل و مشکلات پیش آمده را حل نماید، مدیر کشیک می تواند ضمن ارایه راه حل، تصمیم نیز بگیرد.
٣) کشیک روزهای تعطیل
این نوع کشیک در بسیاری از واحدها وجود دارد. در روزهای تعطیل طولانی مثل نوروز یا موقع استثنایی دیگر، واحدها جهت انجام وظایف مختلف خود در داخل یا خارج از محیط اداری، افرادی را به صورت
کشیک به خدمت می گیرند، از قبیل:
– امور حفاظت منابع آب، به منظور جلوگیری از حفر چاه های غیر مجاز.
طرح تنظیم آبهای زیرزمینی تهران، برای کنترل سطح آبهای زیرزمینی به ویژه در نواحی جنوبی شهر.
ذکر اهم مشکلات موجود

مهمترین مشکلاتی که در انجام برنامه کشیک وجود دارد، عبارتست از:
١. اکثر مسوولان و مدیران واحدها، از برنامه کشیک برای رفع مشکلات ناشی از پایین بودن سقف اضافه کار استفاده می کنند.
٢. امکان ارایه برنامه کشیک از قبل وجود ندارد. زیرا همانطور که در بالا گفته شد برنامه کشیک بیشتر برای انجام تعمیرات ضروری و پیش بینی نشده و حوادث اتفاقی اجرا می شود.
٣. کم بودن حق کشیک و نقص فرمول محاسبه آن نیز از دیگر مشکل هاست. با توجه به بالا بودن هزینه های زندگی و مشکلات ناشی از آن، بسیاری از افراد واحدها، مهندسین و حتی مدیران، راضی نیستند در برنامه کشیک شرکت داده شوند.
١. همانطو رکه در بند قبلی گفته شد اکثر واحدها برای جبران کم بودن اضافه کار و پایین بودن سطح آن، ناچار از برنامه کشیک استفاده می نمایند. در این مورد می توان حداقل برای آن دسته از واحدهایی که کشیک روزانه دارند، این سقف را بالاتر برد.
این عمل می تواند به کاهش برنامه های کشیک که در این اواخر در بسیاری از این واحدها متداول شده است، کمک نماید.
٢. در مورد مهندسین کشیک نیز می توان مانند مدیران عمل کرده و به آنها نیز ٢ حق کشیک برای یک شب داد، و یا ٢ نفر برای انجام کشیک، یکی از ساعت تا ٢٣ و دیگری از ٢٣ تا ٧ صبح روز بعد استفاده نمود.
٣. به منظور رفع نقص فرمول محاسبه حق کشیک می توان عوامل دیگر را نیز در آن تاثیر داد. این محاسبه فعلاً برای هر ٢٤ ساعات کار کشیک عبارت است از:
پیشنهاد ها

١/ حقوق و مزایای ثابت * ٣
که در سازمان به صورت:
١/٣ [ ١/ [حقوق و مزایای ثابت * ٣
١ زمان کشیک را کار می کند و بقیه اوقات آماده به کار می / ١ به این دلیل به فرمول اصلی اضافه شده که معتقدند فرد کشیک عملاً ٨ ساعت از ٢٤ ساعت یعنی ٣ / عمل می شود (
عواملی که در بند ٣ از آن نام بردیم عبارتند از:
– عامل محرومیت از زندگی عادی، به این معنی که فرد کشیک از مزایایی که بقیه افراد دارند محروم است. پیشنهاد می نماید برای این عامل، معادل ٦٠ و مزایای ثابت به حق کشیک اضافه شود.
خرج غذای زمان کشیک، که شامل هزینه ٢ تا ٣ وعده غذایی است که فرد در طول زمان کشیک باید صرف نماید، برای این عامل نیز با توجه به سقوط قیمت ها و در نظر گرفتن حداقل آنها، می توان رقم ٦٠٠ ریال به فرمول اضافه نمود. در صورت موافقت با ارقام یاد شده، حق کشیک روزانه فردی که حقوق و مزایای وی ٤٥٠٠٠ ریال است،
١٣٥٠ ریال افزایش خواهد یافت که معادل ٣% حقوق و مزایای ثابت می باشد
نام و نام خانوادگی
امضاء
رونوشت: معاونت محترم اداری و مالی جهت اطلاع
امورمالی، جهت اطلاع
امور کارکنان، جهت اطلاع و همکاری در پیاده نمودن برنامه کشیک
واحد بودجه، دفتر تشکیلات و بودجه به منظور پیش بینی ارقام بودجه.

انواع گزارش
گزارش از لحاظ دوره و مدت بر دو قسم است:
١- گزارش ادواری
٢- گزارش اتفاقی
گزارش ادواری که مربوط به یک واحد بزرگ اداری، صنعتی، کشاورزی، بازرگانی، فرهنگی و غیر این هاست، در پایان یک دوره و در موعد مقرر و معین تهیه و تنظیم می شود و مثلاً ممکن است ماهانه و یا سالانه باشد. این نوع گزارش ها درباره ی امور شخصی صورت می گیرد و تقریباً شیوه و هدف معین و ثابت دارد.
مثلاً هر شش ماه یا یک سال، یک بار، درآمد، زیان، یا هزینه یک شرکت یا بانک، یک موسسه انتفاعی، وضع دروس یک دانشکده و امثال این ها، بررسی و برآورد می شود، یا از موجودی انبار صورت برداری می کنند، یا تعداد مسافران یک شرکت مسافربری زمینی یا هوایی یا وضع حمل و نقل بارها در بندرگاهها یا محل دیگر گزارش های مستدل و دقیق تهیه می شود.
این گزارش ها نمودار پیشرفت یا رکودکار، سود و زیان، یا خسارت ها و مشکلات یک موسسه یا واحد صنعتی و بازرگانی است و در حقیقت تعیین کننده است، زیرا بر اساس نتایج حاصل از این گزارش ها، مسولان آن موسسه برای آینده طرح ریزی کرده و نسبت به شیوه کار خود در آینده تصمیم می گیرند.
این نوع گزارش جنبه منظم و تکراری ندارد بلکه اتفاقاً و بر حسب نیازی که پیش می آید، تهیه می شود. مثلاً در یک اداره تصمیم می گیرند که یکی از شعبه ها را منحل کنند یا بر تعداد دوایر و تشکیلات موجود بیفزایند. در یک بانک تصمیم می گیرند که معاملات خاصی روی سرمایه خود انجام دهند. درباره درستکاری یکی از کارکنان در اداره یا وزارتخان های شک حاصل می شود، نسبت به دعوت ورزشکاران از یک کشور خارجی انجام دادن مطالعاتی را لازم می شوددر موارد فوق و در موارد بی شمار دیگر معمولاً فرد یا افراد بصیر و مطلعی را مامور مطالعه و تهیه گزارش می کنند که دربار ه ی آن مطالب اطلاعات و مدارک لازم را جمع کنند و در ضمن نتیجه بررسی و پیشنهادهای لازم را طی گزارشی ارایه نمایند.این نوع گزارش ها را که گاه بر حسب احتیاج و برای مقصود ویژه ای تهیه می شوند گزارش های اتفاقی به شمار می آورند.

گزارش فردی، گزارش گروهی
گزارش های ادواری و اتفاقی به دو صورت تهیه می گردد:
١- فردی
٢- گروهی
الف- گزارش فردی
گزارش فردی توسط یک نفر تنظیم می شود و این به هنگامی است که آن چه باید گزارش شود محدود و کوچک است و یک نفر برای تهیه آن کفایت می کند، یا مطلب مورد گزارش جنبه فنی دارد و در آن موسسه بیش از یک کارشناس وجود ندارد، یا اصلاً مسوولان امر کسی را که برای تهیه گزارش می فرستند، بیش از دیگران مورد اعتماد می دانند و به بصیرت و دقت او اطمینان دارند و لازم نمی بینند که دیگری یا دیگران را به همراه او مامور تهیه آن گزارش کنند، به ویژه که اغلب دیده شده وقتی مسوولیت متوجه یک نفر باشد نتیجه بهتری به دست می آید.
ب- گزارش گروهی
در تهیه گزارش گروهی چند نفر همکاری می کنند، و این هنگامی است که مسوولان یک موسسه از نظر اهمیت کار و نیازی که تهیه گزارش به افراد بصیر و متخصص دارد، ترجیح می دهند که بیش از یک نفر را برای کار بر گزینند تا همه جوانب امر مورد بررسی، ارزیابی، برآورد و محاسبه قرار گیرد و نتیجه مطلوب و درستی به دست آید تا بتوان تصمیم لازم را با آگاهی و قاطعیت اتخاذ کرد.
در این صورت باید افراد گروه در علوم و فنون گوناگون صاحب تجربه و تخصص باشند و مسائل فنی، اداری، بازرگانی و غیر این ها را نیک بدانند، تا بتوان از نتیجه کار گروهی برخوردار شد در تهیه گزارش های دسته جمعی باید همه خود را مسوول حسن تنظیم بدانند

ارکان گزارش
ارکان اصلی گزارش در سه مطلب زیر خلاصه می شود:
١. موضوع گزارش چیست؟
٢. گیرنده آن کیست؟
٣. هدف از تهیه آن کدام است؟
الف موضوع گزارش چیست ؟
موضوع گزارش مهم ترین پایه در تهیه گزارش است و اگر کسی به درستی از آن آگاه نباشد و نداند درباره چه نکته ای تحقیق می کند، هرگز در کار خود توفیق نخواهد یافت.
اطلاع کامل از موضوع سبب می شود که به آسانی و در مدت مناسب، با آگاهی تام گزارش لازم تهیه و نتیجه مورد نظر بدست آید.
ب – گیرنده آن کیست ؟
در این مورد قبلاً به تفصیل سخن شده است. فقط یادآوری می شود که برای تهیه کننده گزارش باید گیرنده یا گیرندگان گزارش معین باشند تا با آگاهی از آن نحوه تنظیم گزارش خود را سامان دهد.
ت – هدف از تهیه آن کدام است ؟
آگاهی به هدف گزارش، گزارشگر را یاری می کند که نکته یا نکات اساسی و مهم را در تحقیق و بررسی خود باز شناسد، زیرا معمولاً در هر گزارش یک مساله اصلی و با اهمیت وجود دارد و بقیه قسمتها جنبه فرعی دارند.

انواع گزارش بر اساس هدف از تنظیم
گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شوند:
١- گزارش کار:
آن گزارشی است مربوط به شغل، که با شرح وظایف هر عضو اداری پیوند نزدیک دارد. بسیاری از مشاغل ایجاب می کند که دارندگان آن مشاغل پس از پایان هر روز و ( احتمالاً پایان هر هفته یا ماه ) گزارشی از کار خود به سرپرست مستقیم خویش ارایه دهند. مانند کارکنان بانکها و سایر سازمانهای مالی و بازرگانی.
٢- گزارش حقایق امر:
آن گزارشی است شامل اطلاعات، توضیحات یا مسائلی که در طول متن آمده است، نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد.

٣- گزارش فنی :
گزارشی است کاملاً تخصصی، در زمینه های فنی، اقتصادی، حقوقی و غیره. مانند گزارش درباره محاسبه مقدار بخار و مایع در حال تعادل و یا دلایل رکود بازار بورس و غیره.
٤- گزارش علل مساله:
در این گزارش تنها از علل مساله بحث می شود، بی آنکه کوششی برای نتیجه گیری به عمل آید.
٥- گزارش و راه حل مساله:
گزارشی است که در آن راه حل مساله ارایه می شود و از علل و نتیجه آن بحثی به میان نمی آید.

٦- گزارش اطلاعی :
گاهی هدف از تنظیم گزارش اطلاعی است که می خواهیم به خواننده بدهیم. معمولاً این نوع گزارش، موضوع محدودی را بررسی می کند. در این بررسی بهتر آن است که جزئیات مطالب خلاصه شود و در اختیار خواننده قرار گیرد.
اگر این گزارش بیانگر پژوهشی است که باید خلاصه یافته ها، نتایج و استدلالها در آن بیاید. ممکن است چنین خلاص های در مقدمه یا پاراگراف اول گزارش آمده باشد، در این صورت باید در بخش پایانی گزارش ( موخره ) توضیح بیشتری در آن موارد داده شود.
اگر فکر تازه ای برای نخستین بار ارایه می شود، لازم است رای و نظر نویسنده گزارش نیز در مورد ارزش و اعتبار آن فکر برای اطمینان بیشتر خواننده در گزارش بیاید و بدیهی است که این اظهار نظر باید بر اساس مباحث طرح شده در گزارش باشد.
٧- گزارش مشورتی :
معمولاً تنظیم این گزارش از عهده یک فرد خارج است و نیاز به مشورت با افراد ذیصلاح دارد. مدیر تولید سازمانی می خواهد تدبیری بیندیشد که بازده کار به حد نصاب قابل قبولی برسد. بدیهی است باید همه مسوولان واحدها را دعوت کند و با طرح موضوع، نظر فرد فرد آنها را جویا شود و از راه بحث و انتقاد و سنجش اعتبار هر نظر، بهترین راه را بیابد و مجموعه بحث و انتقاد و نتیجه نهایی، طی گزارشی به مدیر سازمان ارایه گردد
گزارش مشورتی، فرد مطرح نیست، بلکه نظر او مطرح است. تحمیل عقیده وجود ندارد. مقام و موقعیت افراد در قبول یا رد نظری موثر نیست و مسوولیت اداره جلسه متوجه رهبر جلسه است. در پایان گزارش مشورتی باید ارزشها، فواید و موارد کاربرد بهترین راه حل تشریح شود.

٨- گزارش انتقادی:
در این نوع گزارش، انتقاد می تواند به صورت های گوناگون عرضه شود:
– فکر و نحوه عمل، مورد ارزشیابی قرار گیرد.
– از فکر یا نحوه عمل انتقاد شود.
بهتر است در گزارش انتقادی، راه حل نیز ارایه گردد
٩- گزارش تحصیلی:
هدف از این گونه گزارش ها، توسعه معلومات دانشجویان و اطمینان یافتن از درک کامل مطالبی است که طی یک دوره تحصیلی تدریس می شود. این نوع گزارش، به گزارش درسی و گزارش پایان تحصیلی ( پایان نامه ) تقسیم می شود.
الف گزارش درسی
دانشجو برای درس، موضوعی را بر می گزیند و حدود ٢٠ تا ٥٠ صفحه در خصوص آن موضوع می نویسد و به استاد ارایه می کند.

ب -گزارش پایان نامه
دانشجو موضوع پایان نامه یا رساله خود را با راهنمایی استاد و تصویب شورای گروه آموزشی مربوط انتخاب می کند. این موضوع طی نامه ای به دبیرخانه دانشکده اعلام می شود
این گزارش معمولاً باید در حداقل ١٥٠ صفحه ماشین شده تنظیم گردد، هر پایان نامه به یک خلاصه گزارش حدود ٢ صفحه از نحوه تحقیق و معرفی منابع و مآخذ و گزیده ای از مطالب گزارش نیاز دارد. این خلاصه باید توسط استاد راهنما و گروه مشاوره مورد تصویب قرار گیرد. پس از تصویب، دانشجو پایان نامه خویش را تکمیل و تنظیم نموده، در پنج نسخه به اعضاء هیات داوران تقدیم می کند. روز معین ، جلسه دفاع تشکیل می شود و دانشجو با خواندن خلاصه آن گزارش از پایان نامه خویش دفاع می کند. نتیجه این دفاع، تعیین کننده موقعیت یا عدم موفقیت اوست.

١٠ – گزارش های عمومی:
این نوع گزارش، همه اقسام گزارش ها را غیر از گزارش تحصیلی، در بر می گیرد. گزار شهای عمومی شامل گزار شهای بانکها، شرکتها، وزارتخانه ها و به طور کلی همه سازمانهای عمومی و خصوصی است.
گزارش های عمومی هرگز نباید بر اساس ذوق و سلیقه شخصی تنظیم شود بلکه هدف نویسنده آن باید رفع نیازهای سازمان باشد.
گزارش های عمومی از نظر شکل و نحوه تنظیم شامل زیر است:
11 – گزارش های اداری
گزارش های اداری را معمولاً کارکنان سازمانها تهیه و به مقامات بالاتر ارایه می کنند. هزینه تنظیم گزارش های اداری چه از نظر وقت و چه از نظر تعداد نسخه ها، حجم گزارش و ضایعات ناشی از بی دقتی بسیار سنگین است و باید تهیه کنندگان گزارش را به صرفه جویی و دقت در کار عادت داد. غالباً گزارش های اداری با یک نامه همراه است و آن نامه دارای تاریخ و شماره ثبت گزارش است و علت تهیه گزارش در آن ذکر شده است.

گزارش های اداری شامل:
– گزارش های دوره ای
– گزارش پیشنهادی
– گزارش آماری مربوط به پیشرفت کارهای سازمان
– گزارش وضعیت ( تجزیه و تحلیل موقعیت دیروز و امروز سازمان )
– گزارش های بازرگانی
این گونه گزارش ها تنها در شرکتها و سازمانهای تجاری، بازرگانی و صنعتی تنظیم می شود و شامل اقسام زیر است:
– گزارش های مالی
– گزارش های سالانه
– گزارش های جلسات ( صورت مجلس )
ماهانه
سالانه
تراز نامه

– گزارش های اجرایی
این گزارش ها معمولاً از سوی مدیران داخلی یا سرپرستان اجرایی تنظیم می شود و در آنها نحوه اجرای عملیات در بخش یا بخشهای مربوط تشریح می گردد.
– گزارش های دوره ای یا ادواری
در مورد این گزارش ها قبلاً مختصراً توضیح داده شده ( در بخش انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت ) و در اینجا فقط متذکر می شود که اگر این نوع گزارش ها به صورت فرم معین در آید ارزش و اعتبار خود را به میزان قابل توجهی از دست خواهد داد، زیرا تحقیق، تفحص و کندوکاو که از ابراز گزارش است جای خود را به رونویسی و نسخه برداری خواهد داد.
– گزارش های مخصوص
این گزارش ها پس از انجام یک مطالعه معین، یک ماموریت علمی، آموزشی یا اداری، یک بررسی خالص یا ماموریت ویژه ای که از سوی سازمان به کسی داده می شود، توسط مامور تهیه و ارایه می گردد و معمولاً زمان آن مشخص نیست و فرم مخصوص ندارد.

– گزارش های عادی ( ساده )
این گزارش ها که به آن گزارش توضیحی نیز می گویند، شامل گزارش های ساده اداری است که برای روسای مستقیم تهیه می شود و معمولاً شامل موضوع و بیان حقایق است و گاهی هم مساله ای در آن طرح می شود.
– گزارش های رسمی یا تشریفاتی
در مورد این گزارش ها هم قبلاً مختصراً توضیح داده شده. ( در بخش انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت تحت عنوان گزارش های بلند ) و فقط متذکر می شود که این گونه گزارش ها اگر با دقت و تحقیق تهیه گردد با اطمینان می توان به آنها استناد کرد.
– گزارش های انشایی
این گزارش ها جنبه توصیفی دارد و به صورت یک متن ادبی یا انشایی نوشته می شود. مانند توصیف بهار و خزان، بررسی و نقد آثار یک نویسنده و … .
– گزارش های مختلط
در گزارش های مختلط، علاوه بر متن معمولی از معیارهای علمی ( آمار یا جدول منحنی، فرمول و غیره ) استفاده می کنند.

– گزارش های مبسوط ( طولانی )
این نوع گزارش ها اندازه و حجم زیادی دارد و مطالب آن گاهی به حدود سی هزار صفحه می رسد، مانند گزارش جنگ ویتنام که به ٢٨٤٠٠ صفحه بالغ م یگردد.
– گزارش فردی
اگر تهیه کننده و نویسنده گزارش یک نفر باشد آن را گزارش فردی می نامند.
– گزارش خلاصه ( گزارش کوتاه )
این نوع گزارش ها بیشتر به صورت فرمهای چاپی در می آید و کمتر جنبه تحقیق دارد، گزارش هایی که در برگیرنده خلاصه پرونده افراد است، از نوع چنین گزارشی محسوب می شود. گاهی ایجاب می کند که خلاصه ای از آن جداگانه تهیه شود تا پیش از مقدمه یا متن بیاید. در این صورت فکر نویسنده گزارش به کار می افتد و طبق موازین یاد شده،
خلاصه ای از گزارش را فراهم می آورد، این نوع خلاصه نویسی نباید با گزارش خلاصه اشتباه کرد.

– گزارش گروهی یا تحقیق گروهی
گزارش هایی از این دست توسط دو نفر یا بیشتر تهیه و تنظیم می شود، تنظیم کنندگان چنین گزارشی حتماً باید در کار بصیر و وارد باشند که هر فردی تنها یک بخش از گزارش را تنظیم کند و بدیهی است که در مجموع، همه این بخش ها باید با هم هماهنگ باشند. انجام چنین گزارشی بستگی کامل به مدیریت و سرپرست گروه دراد

فصل یازدهم
گزارش بر حسب موضوع
گزارش ها بر حسب موضوع عبارتند از:
الف- گزارش های توضیحی
ب- گزارش های تحلیلی
ت- گزارش های ارزشیابی
شکل ارایه گزارش ها
هر یک از گزارش های مذکور در شکل های زیر ارایه می شود:
– شکل مختصر
– شکل نیمه مبسوط
– شکل مبسوط

١- گزارش توضیحی
ممکن است گزارش، جنبه توضیحی داشته باشد و مطلب یا مطالبی را در یک یا چند صفحه تشریح کند. این نوع گزارش در فرم مختصر می گنجد. ( منظور از مختصر، ساده بودن گزارش و نداشتن اجزاء و مراحل گوناگون است.)
گاهی این شرح یا توضیح، ساده است و مساله ای ندارد، در این صورت موضوع گزارش توضیحی، تنها شامل بیان حقایق خواهد بود. بدین ترتیب:
– موضوع.
– متن، که تنها شامل بیان حقایق می شود.
چنانکه گفتیم، موضوع گزارش، باید تایید کننده متن گزارش یعنی حقایق امر
( محتوای گزارش ) باشد. معمولاً متن گزارش توضیحی سه قسمت دارد:
١- مقدمه
٢- حقایق امر
٣- پیشنهاد یا نتیجه
طبیعت برخی از گزارش های توضیحی چنان است که نیازی به مقدمه ندارد و تنها شامل حقایق امر و پیشنهاد یا نتیجه است.

گاهی در گزار ش های توضیحی مساله ای نیز مطرح است. از این رو موضوع باید به نحوی بیان کننده مساله نیز باشد و به عبارت بهتر، موضوع، دیگر ساده نیست، بلکه تلفیقی است از مساله و حقایق امر.
پس موضوع گزارش توضیحی در این صورت شامل صورت مساله ( توضیح مساله ) و بیان حقایق امر یا محتوای گزارش خواهد بود. بدین ترتیب:
= موضوع ( تلفیقی از محتوای گزارش و مساله )
– متن، که شامل بخشهای زیر است:
١. بیان حقایق
٢. توضیح مساله یا مقصود
٣. پیشنهاد یا نتیجه
این دسته از گزارش های توضیحی نیز ممکن است مقدمه داشته باشند یا نداشته باشند. معمولاً مساله هایی که در این دسته از گزارش های توضیحی مطرح می شود ساده است و نیازی به تحلیل زیاد یا ارزشیابی ندارد و شخص تهیه کننده گزارش ،به خوبی می تواند از عهده حل مساله برآید. غالباً حقایق امر با توضیح مساله یا مقصود همراه است.

توضیح
گزارش های توضیحی، اطلاعی و گزارش های ماهانه و سالانه که غالباً ساده و شامل حقایق امر هستند، از نوع اول و گزارش های توضیحی که نیاز به بررسی و استدلال مختصر دارد از نوع دوم محسوب می شود.
چنانکه گفته شد، گزارش های توضیحی در فرم مختصر می گنجد.
چگونگی تلفیق مساله با موضوع
هرگاه در گزارش توضیحی مساله ای آمده باشد، باید با موضوع تلفیق شود. صورت ترکیبی، مساله و موضوع، عنوان گزارش را تشکیل می دهد.
به چهار صورت می توان مساله را با موضوع تلفیق کرد:
١. حقیقت امر ( جمله خبری )
٢. پرسش
٣. عبارت مصدری
٤. نیاز ( احتیاج )

طبیعت هر گزارش تنها یکی از چهار صورت را می پذیرد که طبیعتاً بهترین و مناسب ترین صورت خواهد بود. ذوق و هنر تنظیم کننده گزارش و احاطه او بر مساله و مشکل و محتوای گزارش، عامل مهمی در گزینش مناسب ترین و بهترین صورت از صورت های یاد شده محسوب می شود
غالباً بهترین صورت ها برای تلفیق مساله و موضوع، حقیقت امر است که به شکل جمله خبری نوشته می شود. ولی چون ٩٥ % موضوع گزارش ها شکل مصدری دارند، غالباً تصور می کنند، موضوع حتماً باید صورت مصدری داشته باشد و حال آنکه این پندار به دلایل زیر درست نیست.
در یک سازمان اداری سرپرستی هست که ده سال تجربه مفید دارد و واحدی را اداره می کند. در خلال این ده سال، به مسائل و مشکلاتی برخورد کرده است که ممکن است حتی برای مدیر سازمان هم تازگی داشته باشد. اکنون می خواهد راه حلی ارایه نماید یا پیشنهادی بدهد که آن مشکلات و مسائل حل شود.
از چنین سرپرستی- تا آنجا که در محدوده شرح وظایف اوست انتظار می رود استخوان لای زخم نگذارد. راه حل نشان بدهد. پیشنهادی نماید یا توصیه ای بکند که احتمال پذیرفته شدن آن بسیار باشد و سرپرست آن تصویب کند. این اوست که بایدبه مدیر یا سرپرست بالاتر از خود راه را نشان بدهد ، و بهترین تصمیم را عرضه نماید. اگر پیشنهاد یا توصیه چنین سرپرستی با آن سوابق روشن ضعیف باشد و پذیرفته نشود، از چه کسی می توان بهتر از آن انتظار داشت؟

پس بهترین صورت انتخاب برای چنین سرپرستی که مشکلات و پیشنهادهایی دارد و می خواهد گزارشی در این مورد برای رئیس خویش بفرستد صورت حقیقت امر است، چون تجربه و احاطه او بر قلمرو خویش ایجاب می کند که از هر شخص دیگری راه و چاه را بهتر تشخیص دهد و دقیقتر پیشنهاد یا توصیه کند. مثال:
موضوع: گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده امکان پذیر نیست.
این موضوع به صورت حقیقت امر ( جمله خبری ) انتخاب شده است. رئیس دانشکده ادبیات دانشگاه تربیت معلم می خواهد گزارشی با عنوان بالا تهیه کرده و برای رئیس این دانشگاه بفرستد.

مشکلات او عبارتند از:
– نداشتن استاد ذیصلاح به اندازه کافی
– کمبود اتاق یا فضای مناسب آموزشی
– نداشتن بودجه کافی برای استخدام یا پرداخت حق التدریس و … .

طبیعی است اگر رئیس دانشکده آزموده و ذیصلاح باشد، تداخل وظایف نباشد و اصول همه جا حاکم باشد، باید رئیس دانشگاه با یک نگاه به موضوع و محتوا، مندرجات این نامه را تایید کند و به عبارت بهتر منطق امر را بپذیرد، مگر این که خود او امکاناتی داشته باشد که رئیس از آن امکانات بی خبر است. در این صورت هیچ شکل دیگری از شکل های انتخاب موضوع جای صورت مذکور را نمی گیرد و طبیعت گزارش، صورت دیگری را نمی پذیرد. چنانچه موضوع به صورت خبری انتخاب شود، معمولاً پیشنهاد یا پیشنهادها جنبه سفارش ( توصیه ) دارد و امکان تایید آن توسط سرپرست بیشتر است.
– اگر همین موضوع را بخواهیم به صورت مصدری بیان کنیم و بگوییم:
موضوع: عدم امکان گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده.
بدیهی است که جنبه تاکیدی موضوع- نسبت به خبری آن- ضعیف است، ولی اگر قصد، آوردن تاکید قوی باشد و محتوای گزارش هم این ضرورت را برساند، انتخاب موضوع به صورت مصدری، چندان گویای مقصود نیست و نتیجه مطلوب نخواهد داد، مگر اینکه قصد ما آوردن تاکید ضعیف باشد.
– اینک شکل پرسشی موضوع مذکور را بررسی می کنیم:
موضوع: آیا گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده امکان پذیر هست؟ ( خواهد بود؟

کسی که چنین موضوعی را برای گزارش خود بر می گزیند، هدفش این است که بگوید من با تمام امکاناتم کوشش کرده ام که مقدمات گشایش این دوره را فراهم آورم » «؟ ، ولی نتوانسته ام همه مشکلات را بر طرف سازم. آیا امکانات شما اجازه گشایش این دوره و گزینش دانشجو را برای سال آینده خواهد داد
گاهی انتخاب موضوع به صورت نیاز یا احتیاج است که زیاد با صورت خبری فرقی ندارد، جز آن که همیشه در شکل نیاز، جمله مثبت است نه منفی:
موضوع: گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده نیاز به مطالعه بیشتری دارد.
نکته:
باید دانست که هر موضوعی را دقیقاً نمی توان به چهار صورت نوشت، چه هدف اساسی از انتخاب موضوع این است که محتوای گزارش را بهتر معرفی کند. پس نباید در این مورد خود را خسته کنیم و صورتی را برگزینیم که هدف و مقصود اصلی ما را در حاشیه قرار دهد.
«. نمونه یک گزارش توضیحی نیمه مبسوط را به شرح زیر برای آگاهی بیشتر و قرار گرفتن در چگونگی امر آورده ایم »

آرم مجتمع ماشین سازی اراک:
شماره : 10/م/1369/12
تاریخ : 03/06/1380
پیوست: یک برگ چارت سازمانی
به: معاونت تشکیلات
از: سرپرست مرکز کامپیوتر
موضوع: شرح عملکرد واحد کامپیوتر مجتمع ماشین سازی اراک و بررسی نیازهای آن
مقدمــه:
چنانکه آگاهی دارند، مجتمع ماشین سازی اراک، در نوع خود از گسترده ترین و پیچیده ترین صنایع سنگین کشور به شمار می رود و بیش از ١٥ سال از تاسیس آن می گذرد. در این دوران این مجتمع رشد سریعی داشته و بخش های وسیعی از آن نوسازی شده و به دستگاه های جدید ( مدرن ) از قبیل دستگاه کامپیوتر که موضوع این نامه است، مجهز گردیده است.
طبیعی است که به موازات گسترش تکنولوژی در جهان، لازم است سایر دستگاههای این مجتمع عظیم نیز با آخرین نوع تکنولوژی مربوط تجهیز شود و کارکنان جوان و با استعداد آن از راه دیدن دوره های آموزشی در همه زمینه های لازم در داخل و خارج از کشور، به این پیکره عظیم مدد رسانند، تا بتواند در عرصه رقابتهای داخلی و خارجی همچنان پشتوانه ای برای اقتصاد کشور باشد.

کادر کارکنان ( پرسنلی )
این مرکز با هفت عضو و یک سرپرست اداره می شود ( چارت سازمانی ضمیمه است ). سیستم هایی که هم اکنون به وسیله این دستگاه کاربرد دارد عبارتند از:
ٱ ١- سیستم پرداخت حقوق کارکنان ( ٤٠٠٠ نفر )
ٱ ٢- سیستم اطلاعات پرسنلی
ٱ ٣- سیستم کنترل مرخصی های کارکنان
ٱ ٤- سیستم حسابداری صنعتی و عمومی
ٱ ٥- سیستم انبارداری و طبقه بندی اجناس در انبارها
علاوه بر این، سیستم های کاربردی دیگر نیز توسط این دستگاه در حال تکمیل شدن است که به زودی به حافظه کامپیوتر سپرده خواهد شد. این سیستم ها عبارتند از:
سیستم برنامه ریزی، سرویس و نگهداری ماشینها و ابزار.
سیستم کنترل انبار ( به صورت کامل ).
سیستم بازرگانی ( سفارشهای خارج از کشور ).
سیستم محاسباتی ( طراحی- متد یا وضع روشهای ابتکاری ).

نحوه کار:
نحوه کار در این مرکز بدین ترتیب است:
• اطلاعات لازم جمع آوری و به این مرکز ارایه می شود.
• این اطلاعات به زبان کامپیوتر ( که خود زبان به خصوصی دارد ) تبدیل و پس از انجام یک سری کار روی آنها به وسیله سایر واحدها، سرانجام به حافظه کامپیوترسپرده می شود.
تقسیمات مرکز کامپیوتر:
این مرکز دو بخش عمده دارد:
١- بخش تحلیل گری و برنامه نویسی:
تحلیل گر ( یک نفر )
برنامه نویس ( دو نفر )
٢- بخش بهره برداری اطاق کامپیوتر:
مسوول اتاق کامپیوتر ( یک نفر )
کاربر یا تولید کننده ( دو نفر )
پانچیست ( یک نفر )

شرح وظایف
بررسی و طراحی یک سیستم کامپیوتری و نیز کلیات سیستم در دو زمینه:
١. سیستم کاربردی
٢. مهندسی سیستم ( برنامه نویس سیستم )
ب- وظیفه برنامه نویس:
تبدیل اطلاعات جمع آوری شده و کلیات طراحی شده به زبانی از زبانهای برنامه نویسی کامپیوتر.
پ- وظیفه مسوول اطاق کامپیوتر:
١. ممیزی اطلاعات
٢. کنترل اطلاعات
٣. انجام کارهای اداری و ستادی مربوط به اتاق کامپیوتر
الف- وظیفه تحلیل گر

ت- وظیفه بهره بردار ( اپراتور )
دادن اطلاعات ( غذا ) به کامپیوتر و گرفتن این اطلاعات هنگام لزوم.
ث- وظیفه منگنه زدن ( پانچیست )
سوراخ کردن اوراق اطلاعات کامپیوتر- که توسط برنامه نویس به زبان کامپیوتری تبدیل و بیرون آورده شده روی کارتهای مخصوص و تحویل آنها به اپراتور.
نیازهای مرکز کامپیوتر:
الف- نیاز نیروی انسانی
با توجه به گسترش روز افزون فعالیتهای این مجتمع و در نتیجه تراکم کار در این مرکز، لازم است هر چه زودتر افراد با تجربه ای استخدام و به منظور طراحی و ایجادسیستم ها به این مرکز معرفی شوند.
ب- نیاز فنی
دستگاه کامپیوتر فعلی از نوع کوچک و کم ظرفیت است. و پاسخگوی تقاضاهای فوق العاده ادارات و دوایر مجتمع نیست.
از این رو برای گسترده تر نمودن موارد کاربردی کامپیوتر نیاز به کامپیوتری بزرگ تر و با ظرفیت بیشتر و نیز وسایل و ابزار تازه تر و مطمئن تر احساس می شود.

پیشنهاد:
با توجه به مراتب مذکور پیشنهاد می نماید:
١. نسبت به تصویب چارت پیشنهادی این مرکز تصمیم لازم گرفته شود.
٢. نسبت به خرید کامپیوتر بزرگتر دستور مساعد صادر گردد.
دستگاه بیش از ظرفیت » ٣. ترتیبی داده شود که ادرات و واحدهای این مجتمع در مراجعه به این مرکز نظم و نوبت را دقیقاً رعایت کنند. شاید توضیح این نکته که تا حدودی قانع کننده باشد. « نهایی، توان بازده ندارد و از نیروی انسانی موجود نیز بیش از ١٢ ساعت کار و فکر مداوم نمی توان انتظار داشت
نا م و نام خانوادگی
امضاء
١. معاونت آموزشی
٢. بخش تحلیل گری و برنامه نویسی
٣. بخش بهره برداری
٤. بایگانی
مدیر عامل
معاونت آموزش معاونت تشکیلاتی معاونت تولید معاونت امور مهندسی
مرکز کامپیوتر ( سرپرست ) امورمالی بازرگانی مواد

رونوشت:
تحلیل گری و برنامه نویسی بهره برداری ( اطاق کامپیوتر )
اپراتور
تحلیل گر مسوول اتاق کامپیوتر
برنامه نویس
پانچیست ( منگنه زن )
( چارت سازمانی مرکز کامپیوتر ماشین سازی اراک )

٢- گزارش تحلیلی
در این گزارش حتماً مساله ای وجود دارد که ممکن است راه حل یا راه حل هایی داشته باشد. نخست باید مساله را به روشنی توضیح داد. توصیه می شود که صورت مساله باید کامل باشد. سپس راه حل یا راه حل ها را باید تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه گیری دقیق، بهترین راه حل را توصیه یا پیشنهاد نمود.
در گزارش های تحلیلی برخلاف گزارش های ارزشیابی که فکر یک نفر برای تنظیم آن کافی نیست بحث کوتاه است و مرحله نتیجه گیری ( استنتاج ) نسبتاً مفصل است این گزارش ها را یک نفر به تنهایی نیز می تواند تهیه و تنظیم نماید و البته هم فکری و تبادل نظر با افراد ذیصلاح، بر اعتبار و سندیت گزارش می افزاید.
برای تنظیم گزارش های تحلیلی از شکل ( فرم ) نیمه مبسوط استفاده می شود.

الف- عنوان بالای گزارش
به: شماره:
از: تاریخ:
موضوع: پیوست:
متن گزارش شامل:
١- خلاصه
٢- مقدمه
٣- توضیح مساله
٤- بیان حقایق
٥- استنتاج ( نتیجه گیری )
٦- توصیه یا پیشنهاد
٣- گزارش های ارزشیابی:
اجزای گزارش های تحلیلی به ترتیب زیر است:

چنانچه از نام این گزارش بر می آید، به منظور بررسی ابعاد مختلف مساله یا مسائل طرح شده در این گزارش، لازم است جلسه مشورتی تشکیل شود و از راه بحث و هر نظر مورد نقد و بررسی قرار گیرد، مزایا و نقصهای هر یک سنجیده شود و بهترین نظر انتخاب و به عنوان « اداره جلسات مشورتی » تبادل نظر بر اساس تکنیک نتیجه نهایی اعلام گردد
در گزارش های ارزشیابی، چون مرحله بحث گسترده است طبعاً جوهر بحث و بررسی به عنوان نتیجه گیری (استنتاج ) نهایی به اجمال پیشنهاد می شود.
موضوعاتی که برای گزارش های ارزشیابی انتخاب می شود، از این قبیل است:
– چه کنیم تا بی سوادی از کشور جمهوری اسلامی ایران ریشه کن گردد؟
– چگونه می توان جریان قیمت گذاری نفت خام توسط اعضای« اوپک » را از نوسانات و بازیهای سیاسی در امان نگاه داشت؟
– بررسی راه های مبارزه با تورم در اوضاع بحرانی جهان امروز و با توجه به تحریم اقتصادی.
– ارایه نظرها، پیشنهادها و توصیه های ایران در سمینار بین المللی کار.
– برای تغییر نظام آموزش عالی- به منظور برخورداری هرچه بیشتر جوانان دانش پژوه از مزایای تحصیلات عالی- چه باید کرد؟

در تنظیم گزارش های ارزشیابی، از شکل مبسوط استفاده می شود. اجزای گزارش های ارزشیابی عبارتند از:
الف- عنوان بالای گزارش
ب- متن، شامل:
١. خلاصه
٢. مقدمه
٣. توضیح مساله
٤. بحث
٥. استنتاج
٦. توصیه یا پیشنهاد
٧. ضمایم
٨. منابع، مراجع و مآخذ

فصل دوازدهم
خلاصه سازی
فلسفه ایجاب کار
تنوع و پیچیدگی کار سازمان ها و وجود تشریفات و قوانین و مقررات دست وپاگیر باعث گردیده است که مدیران وقتی محدود و مشغله ای فراوان داشته باشند. به خصوص در سازمان های جدیدالتاسیس که نیروهای انسانی، تجربه و آموزش کافی ندارند، مشکل چندین برابر است. تا آنجا که اوقات اداری و حتی ساعات غیر از وقت اداری نمی تواند تکافوی انجام امور محوله مدیران را بنماید. برای حل مشکل باید چاره ای اندیشید و بنحوی به مدیران کمک کرد تا سلامت آنان حفظ شود.
با استفاده از خلاصه نوشته ها- به جای متن اصلی- خواننده می تواند به راحتی در کمترین زمان اطلاعات لازم را به دست آورده و از وقت آزاد شده استفاده مطلوب تری را بنماید و به این ترتیب ضمن حفظ سلامتش با اتخاذ و تصمیم های مناسب در امور، دقت لازم در صدور دستورات و صرف وقت کافی در بررسی نتایج و ایجاد کنتر لهای لازم، امنیت کاری و شغلی خود را حفظ نماید.

معنی و مفهوم:
خلاصه در لغت: خالص، برگزیده، منتخب ،کوتاه شده مطلب یا نوشت های ( فرهنگ معین ١) و برگزیده، پاکیزه، نتیجه و گزیده و خالص چیزی و تلخیص، مصدر آن به معنی خلاصه کردن- ملخص کردن- مختصر کردن کلام و روشن ساختن آن می باشد. خلاصه در مقابل واژه چکیده نیز آمده است و چکیده در اینجا نوشت های است از مهم ترین مطالب یک کتاب و یا یک مقاله و متن یک گزارش که به طور خلاصه تهیه شده است.
منظور از خلاصه نمودن در ای نجا بیان اصل مطلب در کوتاه ترین شکل می باشد.بطوری که به هیچ وجه به اصل مطلب خدشه ای وارد نیاید. در اصطلاح اداری، خلاصه نمودن گزار ش ها- طر حها- نامه ها- مقاله های در ارتباط با وظایف- قوانین و مقررات- آئین نامه ها و بخشنامه ها و…….. و آماده نمودن برای مطالعه کلی مقامات عالی سازمان بطوری که در کوتا هترین زمان ممکن، اطلاعات، پیام های مهم و درخواس تها را دریافت داشته و به سهولت بتوانند نسبت به اقدام و یا ارجاع و پاسخ آ نها اتخاذتصمیم نموده و یا نحوه اجرای آن را در سازمان تحت سرپرستی خود مشخص نمایند. به این ترتیب مدیران قادر خواهند بود که وقت و زمانی را که از این راه بدست آورد هاند، صرف وظایف اصلی مدیریت و یا سایر امور بنمایند.

در تعریف خلاصه و یا چکیده در یک جمع بندی می توان گفت:
چکیده خلاص های است دقیق و {مفید} و صحیح از یک نوشته که ممکن است شامل فشرده تمام مطالب مهم و یا فشرده قسمت های ویژه یا فهرستی از محتوای آن باشد
فایده و هدف تلخیص:
خلاصه کردن گزارش و سایر نوشته های اداری به منظور معاضدت به مسئولان و مدیران رده های بالای سازمان- که وقتی محدود و مشغله ای فراوان دارند- انجام می شود. آن ها می توانند با مطالعه خلاصه نوشته های اداری با سرعت و تمرکز بیشتر اطلاعات و درخواست ها و سایر امور مربوط به حوزه تحت سرپرستی خود را دریافت نموده و به راحتی در باب اقدام یا اجراء و یا کاربری آنها تصمیم گیری نماید.
بنابراین همان طور که در ذیل ملاحظه می شود، مسئله خلاصه سازی مطالب امری است مهم که نقشی ارزنده در تصمیم گیری و اعمال مدیریت و نیز سلامت مدیر و سازمان دارد.

کارایی خلاصه های اداری در مدیریت امروز
1- ایجاد سهولت در دستیابی به اطلاعات
2- آزاد نمودن وقت آنها
3- حفظ سلامت آنان
4- امنیت کاری و شغلی
هدف:
1- کمک به مدیران
2- در جهت
3- به منظور
4 – تصمیم گیری اعمال مدیریت

مراحل تلخیص
برای انجام علمی تلخیص، طی مراحلی لازم است که با ملحوظ داشتن و انجام کار براساس آن حاصل کار مطلوب و موثر خواهد بود. مراحلی که ذیلاً به آن اشاره خواهد رفت و در بیشتر انواع خلاصه سازی می تواند راهنما و مفید باشد؛
عبارتند از:
– شناسایی و تلخیص
– مطالعه و یادداشت برداری
– آماده سازی خلاصه
در مرحله اول (شناسایی و تلخیص) هدف از خلاصه نمودن متن مورد نظر مشخص می شود. بخصوص شناخت استفاده کننده از خلاصه را بسیار مهم دانسته است. برای شناخت نوشته از عوامل- که، کجا،کی، چه، چرا، چگونه- کمک گرفته و آنها را برای انجام کار بطور هماهنگ و دقیق اساس و پایه قرار داده است
در مرحله دوم (مطالعه و یادداشت برداری) راجع به مطالعه صحبت کرده و شناسایی اجزاء و ارکان نوشته را در این مورد در راس کار قرار داده است و بعداً نحوه یادداشت برداری اصولی را بیان داشته است.
مرحله سوم (آماده سازی خلاصه) که در حقیقت حاصل کار مراحل اول و دوم است، نحوه اقدام را بصورت کاربردی به طور خلاصه و فهرست وار بیان می کند.

نمودار مراحل تلخیص
شناسایی و تشخیص
١- هدف مشخص شود.
٢- استفاده کننده از خلاصه شناخته شود.
٣- نیاز استفاده کننده از خلاصه تعیین گردد.
٤- موضوع نوشته شناخته شود.
اشاره :
در شناسایی عناصر تحقق واقعه ملاک کار باشد. که؟ کجا؟ کی؟ چه؟ چرا؟ چگونه؟
مطالعه و یادداشت برداری
١- مطالعه اولیه جهت شناخت چهارچوب کار
٢- مطالعه دقیق جهت شناخت ماهیت کار و تشخیص مطالب مهم.
حذف اضافات و بررسی آنچه باقی مانده و یادداشت مطالب با اهمیت.
برداشت و یادداشت مطالب مهم.
تنظیم یادداشت ها.
کنترل نوشته و تطبیق با یادداشت ها جهتحصول اطمینان از کامل بودن یادداشت ها.

آماده سازی خلاصه
١- طرح اولیه آماده شود ( چکیده خام )
٢- طرح اولیه بر اساس موازین علمی مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.
٣- حک و اصلاح لازم بعمل آید.
٤- چارت مناسب برای چکیده تعیین گردد.
٥- در صورت لزوم از فرم مخصوص استفاده شود.
٦- مطالب آماده شده به صورت نهایی تنظیم شود
نمونه ١ ( به صورت فرم )
اندازه و ابعاد:
١٤٨ میلیمتر * – اندازه کاغذ: ١٠٥
١٢٣ میلیمتر * – کادر داخلی فرم: ٨٥
– برای تلخیص گزارش و سایر نوشته های ساده که مطالب آن بین یک تا دو صفحه قطع بزرگ باشد.
– می توان از نحوه استفاده و تکمیل فرم ٢ باستثناء موارد ٧و ٨و ٩ استفاده نمود.

فرم تلخیص
گزارش و نوشته های اداری
١- نوع نوشته: ٢- شماره و تاریخ:
٣- تاریخ وصول: ٤- ارسال کننده:
٥- امضاء کننده و سمت او:
٦- خلاصه مطالب:
٧- نام و سمت تلخیص کننده: ٨- امضاء و تاریخ:
اصول گزارش نویسی فصل دوازدهم 131
فرم شماره ٢
اندازه و ابعاد:
٢١٠ میلیمتر * – اندازه کاغذ: ١٤٨
١٨٠ میلیمتر * – کادر داخلی: ١٢٨
نام سازمان فرم تلخیص
گزارش و سایر نوشته
١- نوع نوشته:
٢- شماره و تاریخ: ٣- تاریخ وصول:
٤- ارسال کننده: ٥- امضاء کننده:
٦- خلاصه مطالب:
٧- سوابق:
سابقه ندارد سابقه دارد سوابق ضمیمه شد
٨- توضیحات ضروری:
٩- اقدام کننده قبلی:
١٠ – نام و سمت تلخیص کننده: ١١ – امضاء و تاریخ:

مشخصات فرم شماره ٢
نام فرم:
– فرم تلخیص گزارش و سایر نوشته ها
– برای خلاصه نمودن گزارش، نامه، صورت جلسه، و سایر نوشت ههایی که مطالب آن بین یک تا چهار صفحه بزرگ باشد.
نحوه استفاده و تکمیل :
۱- در این قسمت نوع نوشته اعم از: گزارش، نامه، صورت جلسه، و ….. مشخص می شود.
۲- این قسمت مخصوص شماره و تاریخ نوشته مورد تلخیص است.
۳- در این جا تاریخ وصول نوشته قید می شود.
۴- در این قسمت نام سازمان یا واحد و یا شخص ارسال کننده نوشته می شود.
۵- نام و نام خانوادگی امضاء کننده و سمت سازمانی و یا عنوان اجتماعی وی نوشته می شود.
۶- خلاصه مطالب بر اساس اولویت تنظیم و قید می شود.

۷- در صورت عدم سابقه، علامت زده می شود و چنانچه سابقه دارد، سوابق مشخص و ضمیمه می شود. در این حالت هر دو محل- سابقه دارد و سوابق ضمیمه
شد- علامت زده می شود. چنانچه نوشته مورد تلخیص در اداره سابقه نداشت اما نیاز به ضمیمه نمودن قوانین و مقررات و یا سندی ویژه بود، مدرک مورد نیاز تهیه
و در محل سوابق ضمیمه شد علامت زده م یشود.
٨- توضیحات ضروری و لازم و یادآور یهای مهم در ای نجا نوشته م یشود.
٩- نام اقدام کننده قبلی نوشته م یشود.
١٠ – در این قسمت نام و سمت تلخیص کننده نوشته می شود.
١١ – این قسمت مخصوص امضاء و تاریخ می باشد.
نام سازمان فرم تلخیص

گزارش های تحقیقاتی و مفصل
١- عنوان گزارش: ٢- شماره و تاریخ: ٣- تاریخ وصول:
٤- تهیه کننده: ٥- تاریخ تهیه:
٦- موضوع گزارش:
٧- تعداد صفحات:
اصل گزارش- ضمایم
٨- خلاصه مطالب: ( به تفکیک )
٩- سوابق:
سابقه ندارد سابقه دارد سابقه قبلی ضمیمه شد. سابقه در ارتباط:
١٠ – توضیحات ضروری:
١١ – نام و سمت تلخیص کننده:
١٢ – امضاء و تاریخ:
فرم شماره ٣
ضمیمه شد
بدست نیامد

مشخصات فرم شماره ٣
نام فرم:
– فرم تلخیص گزارش های تحقیقاتی و مفصل
کاربرد:
برای خلاصه نمودن گزار شهای تحقیقاتی و مفصل ( از این فرم با جزئی تغییر می توان برای خلاصه نمودن طرح های تشریحی و مفصل و ه مچنین مقالات نیز استفاده نمود ) مورد استفاده قرار می گیرد.
اندازه و ابعاد:
٢٩٦ میلیمتر *٢١٠ – A قطع کاغذ: 4
٢٦١ میلیمتر * کادر داخلی فرم: ١٨٠
در این کتاب از اندازه اصلی قدری کوچکتر شده است.) A ( با توجه به ضرورت چاپ، اندازه کادر داخلی فرم های کاغذ 4

نحوه استفاده و تکمیل فرم:
١. عنوان گزارش در این قسمت نوشته می شود.
٢. شماره و تاریخ گزارش قید می گردد.
٣. تاریخ وصول گزارش به دفتر نوشته م یشود.
٤. تهیه کننده یا تهیه کنندگان و یا نام واحدی که تهیه آن را بر عهده گرفته است، قید می گردد.
٥. تاریخ تهیه، تاریخ تنظیم و یا تاریخ وقوع حادثه نوشته می شود.
٦. موضوع گزارش: گزارش درباره چه چیز است، هدف از تهیه گزارش و …… قید م یگردد.
٧. در اینجا تعداد صفحات اصلی گزارش و صفحات ضمیمه قید شده چنانچه شیئی ضمیمه باشد، در توضیحات ضروری نوشته می شود.

٨. خلاصه گزارش به تفکیک بخشها، فص لها و یا سایر تقسیم بند یها براساس اولویت در تحت هر فصل نوشته می شود.
٩. موضوع سابقه مشخص می شود، سوابق قبلی ضمیمه می شود. چنانچه نیاز به سوابق دیگری مانند: ماده قانون، تصویب نامه، آیین نامه و مصوبه خاص می باشد،
تهیه و ضمیمه می گردد و در جای خود علامت زده می شود.
١٠ . توضیحات دیگری که لازم است ارایه می شود. در برخی از گزارش ها ایجاب می نماید که علاوه بر خلاصه مطالبی که در متن مشخص شده (سایر مواردیکه به نظر مهم می آید با قلم مخصوص برجسته شده ) و به مدیر توصیه گردد که عنداللزوم مطالعه نماید؛ مراتب در این قسمت توضیح داده می شود.
١١ . در این جا نام و سمت تلخیص کننده نوشته می شود