ابزارهای مدیریت و بهبود کیفیت
حالت تحت کنترل بودن فرایند، حالت طبیعی یک فرایند تولید نیست. بلکه یک دستاورد است که باید با تلاش و کوشش مداوم، واز طریق از بین بردن تک تک علل متغیرهای فرایند به آن دست یافت.
ادواردز دمینگ
بهبود مداوم کیفیت
تعاریف:
مشتری خارجی (خارج از دستگاه): مشتری یا کاربر اطلاعات که خارج از سازمان می باشد.
مشتری داخلی: شخص و یا بخش دیگر از همان سازمان که اطلاعات را دریافت و استفاده می کند.
توانایی اندازه گیری: میانگین توان دوم خطای فرآیند اندازه گیری نسبت به خطای کل مورد نظر کوچک است.
پایداری فرآیند: وضعیتی که تغییرات فرآیند به طور کل شامل مولفه های تصادفی است.
توانایی فرآیند: تغییرات تصادفی یک فرآیند پایدار که از مقتضیات و پارامتر های مورد نظر مشتری و از حدود ان تغییرات کوچکتر و کمتر است.
بهبود مداوم کیفیت
فلو چارت بهبود مداوم کیفیت
بهبود مداوم کیفیت
شناسایی مشخصه های مهم محصول
از طر یق نظر سنجی از کاربران
تهیه و گسترش روند نمای فرایند
سه ویژ گی مهم آن عبارتند از:
اول اینکه چرخه فرایندها ترسیم و نقاط تصمیم گیری، گردش فرایندها و مشتریان برای هر مرحله مشخص شود.
دوم، متولیان و مسئولان هر مرحله ازفرایند مشخص شوند
سوم، متغیرهای اصلی فرایند (عواملی هستند که در هر تکرار فرایند
متفاوت هستند و بر مشخصات اصلی محصول تاثیرگذار هستند) تصمیمات و اقداماتی که توسط افراد دخیل در فرایند انجام می شود، به صورت مشخص معلوم شود.
بهبود مداوم کیفیت
هدف افزایش انعطاف سازمان برای پاسخگویی به نیازهای مشتری
بهبود مداوم کیفیت
تهیه و گسترش روند نمای فرایند
انواع فلو چارت:
فلو چارت در سطح خرد
فلو چارت در سطح کلان
کنترل آماری فرایند
کنترل آماری فرایند عبارت است ازیک روش قانونمند وعلمی برای نشان دادن و کنترل فرایند های تولید یا خدمات با استفاده از علم آمار.درواقع کنترل آماری فرایند مجموعه ابزارهای قدرتمندی است برای حل مسئله که از طریق کاهش تغیییرات محصول خروجی، قابلیت یک فرایند را بهبود بخشیده و تثبیت می کند.
SPCبراساس داده ها وواقعیات کمک می کند تا به سوالا ت زیر پاسخ داده شود:
کدام یک از متغیرهای متعدد محصول نیازمند کنترل می باشد؟
کنترل آماری فرایند
فرایند را چه موقع باید اصلاح کرد و چه موقع باید به حال خود گذاشت؟
مبنای تصمیم گیری را از کنترل به پیشگیری تغییر می دهد؟
در ارتباط با عملکرد فرایند بازخورد هایی پیوسته و به موقع بدست می دهد.
کنترل آماری فرایند
هفت ابزار کنترل کیفی:
1- هیستو گرام (بافت نگار)
2- برگه کنترل
3- نمودار علت و معلول(استخوان ماهی)
4- نمودار پارتو
5- نمودار پراکنش
6- نمو دار های کنترلی
7- نمودارتمر کز نقص ها
کنترل آماری فرایند
نکات:
SPC وقتی درست کار می کند که بستر مناسب وجود داشته باشد.
SPCتنها ظاهر فنی دارد اما در حقیقت یک کار فرهنگی است.
بستر مناسب وقتی ایجاد می شود که در تمامی سطوح سازمان این علاقه بوجود بیاید که افراد از طریق بهبود مداوم به سمت بهترین بروند.
بنابراین ضرورری است که
مدیریت درکیفیت فرایند، بهبود مستمر ایجاد کند و به آن معتقد باشد.
ابزار های هفت گانه بطور روزمره مورد استفاده قرار گرفته و جزیی از روش کار و شرح وظایف و نیز دانش اولیه همگان قرار گیرد.
کنترل آماری فرایند
چرخه دمینگ
برنامه ریزی
1- تعیین محصول یاخدمت
2- تعیین مشتریان و نیاز های آنها
3 – تعیین فرایند، علت ها و معلول ها و بررسی آنها
4- بازنگری فرایند و اندازه گیری
اجرای آزمایشی
5- اجرای فرایند بازنگری شده در مقیاس کوچک
اجرای نهایی
7-اجرای فرایند بهبود یافته
8- سنجش میزان رضایت مندی مشتریا ن
9- تشویق ایجاد کنندگان بهبودوامادگی برای بهبود
کنترل
6- بررسی نتایج اجرای آزمایشی ، در صورت تامین نیازهای کاربران به مرحله اجرا ی نهایی برویددر غیر اینصورت به مرحله برنامه ریزی برگردید.
کنترل آماری فرایند
کاربرد های نمودار های کنترل
نمودارهای کنترل ابزارهای آماری ترسیمی هستند که به شناسایی متغیر های کیفی در محصول خروجی فرایند کمک می کنند. علاوه بر این در موارد زیر می توان از آنها استفاده کرد:
تهیه اطلاعاتی در باره تصمیم گیری در خصو ص حدود ومشخصات فنی
اندازه گیری تطابق
تعیین و تخمین توانایی فرایند تولید
هدایت اصلاحات به سمتی که در راستای بهبود کیفیت خروجی باشد
کنترل آماری فرایند
نشان دادن تغییرات محصول خروجی
تشخیص خارج آز کنترل بودن فرایند
کاهش تغییرات
از SPC به عنوان یک ابزار مدیریتی در موارد زیر استفاده می شود:
افزایش بهره وری
پیشگیری از بوجود آمدن ضایعات
ممانعت ازتنظیم های بی دلیل
به دست آمدن اطلا عاتی در زمینه قابلیت فرایند
کنترل آماری فرایند
تغییرات فرایند
در خصوص تغییرات فرایند فرایند لازم است اصل زیر را مد نظر داشت:
تغییرات در ذات طبیعت و فرایندهای تولید وجود دارد.
انواع تغییرات :
تغییرات ذاتی
تغییرات ذاتی ممکن است بنا به علل کوچک بسیار زیادی ایجاد شوند تغییرات ذاتی را نمی توان از فرایند جدا کرد و شناسایی نمود.
تاثیر این تغییرات بر فرایند اندک است.
این تغییرات بر اثر علل ذاتی یا عام (Common Cause) به وجود می آیند.
کنترل آماری فرایند
تغییرات فرایند
علل عام تغییرات تمامی فرایند ها را در بر می گیرد.
برطبق گفته دمینگ علل عام نقاطی را برروی نمودار کنترل بوجود می آورد که در یک مدت زمان طولانی درداخل حدود کنترل قرار می گیرند.علت های عمومی تغییرات روز به روز، محموله به محموله به همان صورت باقی می مانند.
جذب نیروی ضعیف و دوره های آموزشی ضعیف سیستمی هستند و
درمورد تمام کارکنان آمارگیری به کار برده می شوند.
دمینگ در سال 1982 بیان کرد که وظیفه مدیریت کار برروی سیستم با هدف کاهش تغییرات علت عام می باشد.
کنترل آماری فرایند
انواع تغییرات :
تغییرات اکتسابی
تغییرات اکتسابی بر اثر دلایل قابل شناسایی و معدود به وجود می آیند.
تاثیر بسیاری بر محصول خروجی دارند.
این تغییرات بر اثر علل خاص(Special Cause) بوجود می آیند. به این علل، علل خارجی هم گفته می شود.
کنترل آماری فرایند
انواع تغییرات :
تغییرات اکتسابی
در برخی موارد، علت یک محصول یا خدمات غیرقابل قبول و یا شرایط غیرقابل پذیرش فرایندها می تواند یک مشکل قابل شناسایی و معلوم باشد. به عنوان مثال یک دسته از پرسش نامه ها توسط فردی به اشتباه کدگذاری شده است و یا نقصی در دیسکت اطلاعات موجب بروز خطا در اطلاعات فایل که به عنوان چارچوب نمونه گیری مورد استفاده قرار می گیرد، می شود. مواد خام (مانند کاغذ، کیفیت جوهر که برای تولید پرسش نامه ها و ضمایم مربوط مورد استفاده قرار می گیرند) ممکن است مطلوب نبا شند. برای هر یک از این منابع تغییرات که علت های خاص، خاص در یک زمان، نامیده می شوند. یک اقدام درون سازمانی و سریع به بهبود شرایط آن ها کمک می کند. موفقیت در برطرف نمودن علت های خاص تغییرات منجر به کاهش ناپایداری فرایند می شود و اعتبار آمارگیری را افزایش می دهد.
کنترل آماری فرایند
انواع تغییرات :
بسیاری از علت های خاص می تواند جانشین علت های عام شوند.
آمارگیری که الگوهای پرش بین سوالات را رعایت نمی کند ممکن است توسط اشتباهات فردی خود دچار مشکل شود (به وجود آمدن بی دقتی یک دفعه ای، یک علت خاص) اما اگر این اشتباهات مشترک هستند نشانگر نیاز به آموزش بهتر و یا شناسایی الگوهای پرش برای هر پرسش نامه هستند (یک علت عام) جارن و همکاران (1979) بیان کردند که تنها در حدود 15 درصد از تغییرات فرایندها مربوط به علت های خاص می باشد، در حالی که 85 درصد باقیمانده (اکثریت تغییرات) به خاطر علت های عام هستند. جارن اظهار می دارد که بیشتر سازمان ها اشتباهاً نیمی از تلاش های خود را متوجه تغییراتی می کنند که علت خاص دارند.
کنترل آماری فرایند
منشا تغییرات :
روش
ماشین یا سیستم
محیط
مواد اولیه یا ورودی
اپراتور یا کارکنان
بازرسی ها
کنترل آماری فرایند
فلوچارت عمومی حذف تغییرات
فرایند بدون کنترل
حذف علل خاص
فرایند تحت کنترل
آیا فرایند توانا است؟
خیر
بلی
حذف علل عام
فرایندتواناو تحت کنترل
کنترل آماری فرایند
درخصوص حذف تغییرات اکتسابی ناشی از علل خاص اقدامات زیر باید انجام شوند:
شناسایی علت خاص ( حالت خارج از کنترل)
تعیین علت و اقدام
رفع مشکل برای همیشه
درخصوص حذف تغییرات ذاتی ناشی از علل عام اقدامات زیر باید انجام شوند:
مشکل شناسایی شود.
چرخه دمینگ اجرا شود.
کنترل آماری فرایند
کنترل تغییرات :
مسئله این است که بتوانیم تغییرات ذاتی را ازتغییرات اکتسابی که بر اثر دلایل قابل شناسایی به وجود می آیند، جدا کنیم و علت های بوجود آمدن تغییرات اکتسابی را رفع کنیم.زمانی فرایند تحت کنترل است که تنها تغییرات ذاتی برفرایند اثر داشته باشند.
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
نمودار پارتو
نمودار پارتو نموداری است که شبیه هیستوگرام است با این تفاوت که در آن فراوانی ها به صورت نزولی از بزرگ به کوچک مرتب می شوند.
ویلفردو پارتو اقتصاد دان ایتالیایی، معتقد بود که در بعضی جوامع، اکثریت ثروت در اختیار در صد قلیلی از مردم است. مهندسان کیفیت این مسئله را در مشاهده ی نقص ها مد نظر قراردادند.
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
نمودار پارتو
این مرحله مشکل ترین مرحله می باشد. یکی از ساده ترین و موثرترین روش ها برای شناسایی متغیرهای اصلی فرایند، نمودار پارتو است. این ابزار مبتنی بر اصول بیان شده توسط ویلفردوپارتو است.
زیان های ناشی از بدی کیفیت هرگز بطوریکنواخت بین مشخصات مشخصات کیفی مختلف توزیع نمی شود. به تجزیه و تحلیل پارتو قانون 80/20 نیز گفته می شود یعنی با حل 20 درصد مشکلات می توان به اندازه 80 درصد کیفیت را افزایش داد. به عبارت دیگر سعی در یافتن خطای (ناقصی) نسبتاً ناچیز است که عامل بروز خطاهای (نواقص) بسیار دیگری است،
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
از این نمودار عمدتا در مرحله پردازش استفاده می شود. در نمودار پارتو منابع خطا با توجه به تعداد وقوع خطا مرتب می شوند که باعث ساده تر شدن تشخیص خطاهای کم اهمیت می شود.
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
در این مثال در 97 خطای ادیت ، بیش از نیمی از آن ها به خاطر پرسش شماره B3 بودند. 86 درصد به خاطر پرسش های B3 ، B2 و B5 بودند. در کنترل ادیت سایر پرسش ها تنها 14 درصد خطا مشاهده شده است. نمودار پارتو این قابلیت را به کارشناس می دهد که در مورد تشخیص منابع، تصمیم گیری بهتری داشته باشد. در این مورد حدود مجاز برای پرسش های B3 ، B2 و B5 بازنگری مجدد شده تا برنامه ادیت مشاهدات پرت واقعی راشناسایی نماید. برای بهبود بخشیدن به کیفیت نیاز به شناسایی منابع خطای ادیت است و باید سعی نمود تا بروز آن ها را در آینده در مسیر تنظیم بهتر سوالات پرسش نامه، بازنگری حدود مجاز و دیگر روش ها، کمتر نمود.
تجربه نشان داده است که کاهش یک ستون بلند به نصف، از کاش یک ستون کوتاه به صفر آسانتر است.
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
از نمودار پارتو می توان برای تحلیل اطلاعاتی غیر از فراوانی های رخداد، نیز استفاده نمود. اغلب ستون های نمودار نشانگر هزینه و روزهایی خواهد بود که در جریان هر فرایند به طور غیرصحیح از دست رفته اند.
تشخیص متغیرهای کلیدی فرایند وقتی که فراوانی ها یا انواع دیگر اطلاعات موجود نمی باشند، امکان پذیر می باشد. نمودار علت و معلول (که به نمودار ایشی کاوا یا استخوان ماهی نیز نامیده می شود) برای این منظور طراحی گردیده است.
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
نمودار علت و معلول
این نمودار ارتباط بین معلول را با تمام علت های ممکن بیان می کند. معلول یا مشکل در سمت راست نمودار بیان شده و علت ها یا عوامل ایجاد کننده ی آن در سمت چپ این نمودار فهرست می شوند. نمودار رسم شده به وضوح عوامل موثر بر یک فرایند را با استفاده از دسته بندی عوامل مربوط شرح می دهد. برای هر معلول یا مشکل چندین دسته بندی از عوامل وجود دارد. عوامل عمده یا اصلی می تواند در رده ها یا دسته های افراد، روش، مواد، رویه ها یا فرایند ها، ماشین آلات و دستگاه ها، محیط و یا خط مشی ها خلاصه شود.
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
نمودار علت و معلول
کنترل آماری فرایند
تعیین متغیرهای مهم فرایند
نمودار علت و معلول
شکل بعد عوامل موثر بر گسترش و توسعه استراتژی عمومی برای جانهی را شرح می دهد. از بین تمامی عوامل برروی این نمودارمشخص شده اند، 5 یا 6 عامل که مهم تر از بقیه هستند انتخاب می شوند. وقتی که گروهی از عوامل کلیدی انتخاب شدند، اقدام بعدی اندازه گیری آن ها در طول زمان می باشد.
کنترل آماری فرایند
نمودارهای کنترل
اجزا
خط مرکزی:این خط مقدار میانگین یک مشخصه کیفی را هنگامیکه در حالت کنترل باشد نشان می دهد.
حدود (LCL,UCL) : پراکندگی یک فرایند خاص را هنگامی که در حالت کنترل باشد نشان می دهد.اگر فرایند تحت کنترل باشد تقریبا تمام نقاط ترسیمی بین حدود کنترل قرارمی گیرند.
نقاط ترسیمی : مقدار اندازه گیری شده از یک مشخصه کیفی مربوط به یک قطعه ویا یک سری نمونه در هر زمان.
کنترل آماری فرایند
نمودارهای کنترل
S 3 +میانگین = حدبالایی
S 3 – میانگین = حد پایینی
نکته 1:
استفاده از حدود S 3از سایر موارد معمول تر است.اما در شرایط خاص مثلا وقتی که هزینه خارج از کنترل بودن بیشتر از ریشه یابی و رفع علل قابل شنا سایی است از حدود 2 S یاS 2.5 استفاده می شود.
نکته 2:
نمودارهای کنترلی فقط علل قابل شنا سایی را کشف می کنند اما برطرف کردن این علل و مشکلات بر عهده مدیریت ، مهندسان واپراتورها است.
کنترل آماری فرایند
انواع نمودارهای کنترل
1- نمودارهای کنترلی برای متغیر های پیوسته در این نمودارها مشخصه های کیفی به عنوان یک عدد اندازه گیری می شوند.
– طول، وزن، قطروولتاژ
2- نمودارهای کنترلی وصفی
در این نمودارها مشخصه های کیفی به صورتهای زیر بررسی می شوند.
– قابل قبول یا غیر قابل قبول، تعداد ضایعات
کنترل آماری فرایند
تحلیل نمودارهای کنترل
شرایط حالت نرمال یا تحت کنترل
نقاط درون منحنی حالت طبیعی دارند. تمامی نقاط ،بین حدود کنترلی وبه صورت تصادفی قرار می گیرند.
به صورت طبیعی می تواند نقاطی خارج از نمودار قرار گیرد (صفرعدد در 25 مورد، یک عدد در 35 مورد و 2 عدد در 100 مورد )
بیشتر تمرکز نقاط ، نزدیک خط مرکزی است.
به ندرت نقطه ای نزدیک حدود UCL و LCL قرار می گیرد.
هر چه از خط مرکزی به طرف حدود کنترلی می رویم، تمرکز نقاط کمتر می شود.
شرایط حالت خارج از کنترل
حالت نرمال نمودار به وضوح مختل می شود.
حالتهای غیر تصادفی و یا سیستماتیک در نمودار مشاهده می شود.
کنترل آماری فرایند
تحلیل نمودارهای کنترل
چه باید کرد؟
نقاط خارج از حدود کنترلی را مورد توجه قرار دهید.
به ترتیب قرار گرفتن نقاط دقت کنید.
روندها را پیدا کنید: ممکن است ترتیب قرار گرفتن نقاط به صورت مشخصی تکرار شود.
در حالت خارج از کنترل نقاط به حدود کنترلی نزدیک است.
کنترل آماری فرایند
تحلیل نمودارهای کنترل
قوانین عمومی برای شنا سایی حالتهای خارج از کنترل
یک نقطه خارج از حدود کنترل
دو نقطه پشت سر هم نزدیک به حدود کنترل
7نقطه پشت سر هم بالا یا پایین خط مرکزی ( 5نقطه در حالت سخت گیرانه )
7 نقطه پشت سر هم دارای روند رو به بالا یا رو به پایین (5 نقطه در حالت سخت گیرانه)
رفتار آشفته وغیر تصادفی
تغییرات ناگهانی
2نقطه از سه نقطه متوالی در حدود 3/1 انتهایی نزدیک حدود کنترل
4 نقطه از 5نقطه متوالی در حدود 3/2 انتهایی (S 2 )
کنترل آماری فرایند
تصمیم گیری در مورد تحت کنترل یا خارج از کنترل بودن یک فرایند دارای ریسک است.
کنترل آماری فرایند
انواع نمودار های کنترل برای داده های کمی
1- نمودار وR
2- نمودار وS
کنترل آماری فرایند
انواع نمودار های کنترل
1- نمودار وR
20 تا 25 نمونه تصادفی 5 تایی بگیرید
– میانگین و دامنه را برای هر نمونه را حساب کنید
بنابراین:
عناصر نمودار عبارتند از:
=خط مرکزی
=حد کنترل بالایی
=حد کنترل پایینی
کنترل آماری فرایند
انواع نمودار های کنترل
1- نمودار وR
عناصر نمودار Rعبارتند از:
=خط مرکزی
=حد کنترل بالایی
=حد کنترل پایینی
کنترل آماری فرایند
انواع نمودارهای وصفی
1-نمودار P: نسبت اقلا م معیوب (n می تواند متغیر باشد.)
2- نمودار np: تعداد اقلا م معیوب در نمونه ی n تایی،n ثابت است.
3-نمودار C : تعداد عیب ها
این نمودار تعداد عیب ها را در نمونه یn تایی مورد بررسی قرار می دهد. یک محصول معیوب ممکن است دارای چند عیب باشد.
4-نمودارU: نسبت تعداد عیب ها درهر واحد محصول
این نمودار تعداد عیب ها را در یک واحد محصول مورد بررسی قرار می دهد.
کنترل آماری فرایند
انواع نمودارهای وصفی
1-نمودار P
هدف از رسم این نمو دار کنترل درصد خرابی است.
25تا 30 نمونه ی 50 تایی می گیریم.
برای هرنمونه تعداد نقص ها را می شماریم
محاسبات را انجام می دهیم.
=خط مرکزی
=حد کنترل بالایی
=حد کنترل پایینی
کنترل آماری فرایند
انواع نمودارهای وصفی
نمودار P با حدود متغیر
نمودار بعد یک نمودار کنترل مربوط به یک نمونه گیری بر اساس شماره گیری ارقام تصادفی است و درصد شماره تلفن ها یی که با آنها تماس انجام شده را بر حسب شهرستان، نشان می دهد. شماره تلفن ها توسط افراد غربالگر از فهرست ارقامی که به تصادف برای شماره گیری انتخاب شده اند، استخراج می شود. این نسبت یک متغیر اصلی فرایند است. تعداد کمی از شماره تلفن هایی که با آنها تماس انجام شده نیاز به تلاش های تلفنی بیشتری برای شناسایی شماره مناسب خانوار واجد شریط خواهد داشت، این امر باعث تاخیر در اجرای کامل آمارگیری در شهرستان می شود.
کنترل آماری فرایند
نمودار p باحدود متغیر برای نرخ تکمیل غربالگری بر حسب شهرستان
بهترین روشهای فعلی
نقش یا بهترین روش های فعلی
بهترین روشهای فعلی در کاهش تغییرات موثر است، در نتیجه آن کیفت ارتقا می یابدو درستی بهترین روش هایی که مورد استفاده قرار گیرند را افزایش می دهند و نیز کنترل فرایندها را آسان می نمایند.
نیازی به گفتن نیست که اگر بهترین فعالیت ها و تجارب استاندارد نشود و به افراد مربوطه ارایه نشود، رسیدن به بهبود مداوم غیرممکن خواهد بود. کاهش تغییرات در بهبود کیفیت نقش اصلی را دارد. یکی از عمده ترین منابع شناسایی شده تغییرات اختلاف در عملکرد بین افرادی است که یک فعالیت را انجام می دهند
بهترین روشهای فعلی
نقش CBM یا بهترین روش های فعلی
یک CBM چندین مولفه را در بر می گیرد. یک مولفه مستندسازی روش ها می باشد. مولفه دوم که اهمیت آن به اندازه مستندسازی می باشد رویکرد مدیریتی (فرایند توسعه CBM) می باشد. با انتقال این موضوع به کارکنان که بهبود مداوم کیفیت ارزشمند می باشد. مدیریت اهداف مهمی را پایه ریزی می کند. تهیه منابع مورد نیاز برای کارکنان جهت به کارگیری بهترین روش، مستندسازی این اصول و روش ها و بهبود مداوم آن ها یک نیروی رقابتی را در سازمان به وجود می آورد در آخر با پاداش دادن جهت رعایت اصول مورد توافق مدیریت، اعمالی را که منجر به کاهش تغییر می شود را نیرومندتر می کند. بنابراین اجرای فرایند CBM ممکن است ارزشی برابر یا بیشتر از محصول و یا مستندات مکتوب داشته باشد.
بهترین روشهای فعلی
نقش CBM یا بهترین روش های فعلی
بهترین روش های فعلی خلاقیت و نوآوری کارکنان را محدود نمی نماید. برعکس، با شفاف نمودن بهترین روش موجود مقایسه نمودن آن با دیگر روش های پیشنهادی آسان تر خواهد بود. اگر روش دیگر بهتر بود، آن روش یک جدید می شود. مکان خلاقیت و نوآوری در توسعه می باشد.
بیشتر کارکنان خواهان امکاناتی هستند که آن ها را در انجام کار در بهترین زمان یاری نماید. دوباره کاری فعالیتی غیرمفید بیهوده می باشد. CBM روشی برای کاهش میزان دوباره کاری در فعالیت آمارگیری را تهیه می کند.
بهترین روشهای فعلی
نقش CBM یا بهترین روش های فعلی
واژه بهترین روش فعلی معنای متفاوتی از عبارت روش عملیاتی استاندارد، دارد. عبارت اول این مفهوم را در بر دارد که روش ها به طور مداوم در حال بهبود هستند.
انواع CBM : فرایندهای تکراری و فرایندهای خلاق
براساس نوع فعالیتی که قرار است در آن ها انجام شود به 2 گروه تقسیم می شوند: فعالیتی که قابل تکرار و پیش بینی هستند و آن هایی که منحصر به فرد و خلاق هستند.
بهترین روشهای فعلی
آماده سازی یا تهیه CBM
1- نقش تیم راهبری
قبل از آغاز به کار برروی توصیه می شود که تیم راهبری مدیریتی به وجود بیاید که مسئولیت موفقیت توسعه و استفاده از CBM در سازمان را برعهده بگیرند. تیم راهبری CBM می تواند گروهی باشد که مسئول توسعه کیفیت در سازمان باشند و یا تیم جداگانه ای باشد که به تیم کیفیت اصلی گزارش می دهد. این تیم می تواند از مدیران ارشد و کارشناسان تشکیل شود. بسیاری از سازمان های آماری قادر به تولید محصولات منظم خود هستند اما توسعه و یکپارچگی استفاده آن ها در فعالیت های روزانه سازمان یک فرایند متفاوتی می باشد. این فعالیت ها خود به خود انجام نمی شوندو احتیاج به صرف وقت و تلاش همه جانبه از طرف مدیریت سازمان دارند.
بهترین روشهای فعلی
آماده سازی یا تهیه CBM
1- نقش تیم راهبری
تیم راهبری نقش مناسب برای هر فرد در سازمان را که بر CBM موثر هستند را مشخص می کند. آن ها مسئول مسایل ارتباطی، اتحاد و یکپارچگی عقاید و هم چنین بازنگری فرایند برای کسب پذیرش، افزایش آشنایی و تغییر رفتار هستند. تیم راهبری این فرایندها را مدنظر می گیرد و برنامه ریزی می نماید. تیم راهبری به گروه CBM را انتخاب و مورد حمایت قرار می دهد و مسایل و مشکلات زمان و منابع را برطرف می سازد. تیم راهبری پیشرفت کار را مورد بازنگری قرار می دهد و تغییراتی در وظایف کاری به وجود می آورد. .
بهترین روشهای فعلی
آماده سازی یا تهیه CBM
1- نقش تیم راهبری
اعمال ویژه باعث کمک و پیشرفت تغییرات در عملکرد می شود. ورود کارشناسان به انتخاب موضوعات برای توسعه CBM اولین مرحله می باشد. بازنگری پیش نویس مستندات توسط کارشناسان پذیرش آن ها از روش جدید را تسریع می نماید. وقتی که CBM موجود می باشد، برخی از آموزش ها برای کارکنان دخیل در این امر لازم می باشد. دوباره، تیم راهبری اطمینان حاصل می نماید که برنامه ها برای این جابه جایی مهیا می شوند.
بهترین روشهای فعلی
آماده سازی یا تهیه CBM
1- نقش تیم راهبری
با حمایت از به کارگیری CBM، مدیریت پایبندی به روش های جدید را گسترش می دهد زیرا در دسترس بودن تنها یک روش بهتر برای قبول آن به تنهایی کافی نیست. کارشناسان، معمولاً روش های مطمئن و آزموده را مورد استفاده قرار می دهند و باید تشویق بشوند که دنبال تغییرات باشند. کمیته راهبری استراتژی هایی را برای پاداش دادن به افرادی که تغییراتی را به وجود آورده اند و شناسایی افرادی که این گونه عمل نکرده اند، را ایجاد می نماید. برخی از افراد روش ها را سریع تر تغییر می دهند. دیگران نیاز به تشویق، آموزش و راهبری از طرف مدیریت دارند تا این روش های بهبود یافته را انتخاب نمایند.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
مراحلی که در شکل بعد نشان داده شده اند، بازگو کننده یک فرایند توسعه می باشند. ستون سمت راست، افراد مسئول توسعه را در هر مرحله مشخص می کنند. ستون سمت چپ مشخصات مهم هر فرایند را نشان می دهد که باید در هر مرحله بدانها توجه داشت. فلوچارت نشان دهنده مراحل توسعه سیستماتیک CBM هایی است که تضمین کننده کیفیت در یک سازمان هستند: 1- شناسایی فرایندهای حیاتی مرتبط با ماموریت گروهی که از کاربرد کارشناسی گسترده یک CBM نفع خواهند برد. 2- انتخاب گروهی که مسئول نگارش CBM هستند. 3- توسعه مستندسازی CBM حقیقی 4- انتقال جزییات CBM به کارکنان 5- تعیین برنامه ای که تضمین کننده پایبندی کارکنان به روش ها باشد.
بهترین روشهای فعلی
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
در هر یک از بخش های یک سازمان آماری فرایندهای زیادی وجوددارند اما CBM فقط برای مهم ترین فرایندها توسعه می یابد. تیم راهبری فرایندی را انتخاب می کند که در نیل به هدف و ماموریت هر بخش لازم و ضروری می باشد. در بخشی که مسئول پشتیبانی چارچو ب ها یا ثبت ها می باشد. به عنوان مثال فرایندهای مهم شامل روشی برای بهنگام سازی اطلاعات و ورشی برای حذف واحدهای تکراری می باشد. در بخش نمونه گیری، فرایندهای مهم، انتخاب نمونه ها، وزن دهی نتایج آمارگیری و جانهی می باشد. اگر فرایندهای زیادی انتخاب شوند. تلاش برای به کارگیری CBMها موجب دلسردی کارشناسان می شود.
در برخی از موارد تیم راهبری باید تمام یک بخش را در انتخاب فرایندها دخیل سازد حتی اگر کارشناسان تنها محدود به ارایه پیشنهاد بشوند. پذیرش گسترده و به کارگیری روش های جدید بستگی به حمایت تمامی اعضا دارد. تمامی کارشناسان بخش باید از ایده CBM آگاه شوند و باید بدانند که گروهی به عنوان مسئول مستندسازی فرایندها انتخاب شده اند. آن ها باید بدانند که نظرات آن ها و پیش نویس نکات مکتوب بسیار مهم می باشد.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
انتخاب گروه مسئول CBM
یک گروه CBM، معمولاً ادامه دهنده گروه بهبود کیفیت می باشد که وظیفه آن ها شناسایی منابع تغییرات ، حذف آن ها و در نتیجه تصمیم در مورد فرایندهایی است بهترین عملکرد آن ها نیاز به مستندسازی دارد. گروهی کوچک شامل افراد با تجربه و اعضای جدید تعادل را در فرایند توسعه ایجاد می کنند. کارشناسانی که با مشکلات بخش آشنایی دارند، درباره روش های حل و برخورد با این مشکلات اطلاعاتی کسب خواهند نمود. برعکس اعضای جدید نگرش ها و چشم اندازهای تازه ای را مطرح می سازند که در برخی از اوقات به علت روزمره گی مورد غلفت واقع شده اند. مدارکی که توسط افراد با سابقه و با دانش به رشته تحریر درآمده اند ممکن است برای افراد کم تجربه مشکل باشند. هم چنین گردآوری نمایندگان تامین کنندگان داخلی و مشتریان فرایند در یک گروه، مفید می باشد.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
انتخاب گروه مسئول CBM
هم زمان گروهی که بسیار کوچک است ممکن است با آماده سازی مستندات مشغولیت پیدا کند و گروهی که بزرگ است توسط عقاید و نظرات متفاوت تضعیف بشود. تشخیص نقش هر یک از اعضا در بخش های مختلف توسعه یک CBM بستگی به این موضوع دارد که تا چه اندازه ای یک CBM مفید خواهد بود. ایجاد CBM های جدید و یا تغییر در CBM های موجود ممکن است توسط بسیاری از اعضای یک بخش مطرح شود. در ظاهر تمامی کارشناسان این کار را انجام می دهند اما عملاً این کار انجام نمی گیرد. کارشناسانی که احساس دخیل بودن را دارند بیشتر به فکر تغییر در روش های قدیمی و پایبندی به اصول جدید هستند تا کارشناسانی که احساس می کنند از فرایندها کنار گذاشته شده اند.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
تهیه پیش نویس CBM
اگر چه مستندات تهیه شده می تواند شکل های مختلفی داشته باشد، اما وجود 2 مولفه توصیه می شود: بخش چکیده و جزییات، بخش چکیده می تواند مانند چک لیست باشد و یا به شکل فلوچارت که بیانگر مراحل مهم فرایند و نظم و ترتیب آن ها است. بخش جزییات تهیه کننده اطلاعات و توجیهاتی را برای مراحل مختلف فراهم می نماید0. بخش چکیده برای تمامی کارشناسان مفید می باشد در حالی که بخش جزییات برای اعضای جدید و کم تجربه مفید می باشد. مستندات تهیه شده جزییات لازم را برای افراد ناآشنا با فعالیت جهت انجام وظایف خواسته شده، فراهم می آورد.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
تهیه پیش نویس CBM
فلوچارت و یا چک لیست ها باید به طور مشخص معلوم نمایند که چه اشخاصی در فرایند تصمیم گیری دخالت دارند. در بسیاری از موارد، بیش از یک نفر در امر تصمیم گیری دخالت دارند که بهرحال بهبود در عملکرد موقعی به دست خواهد آمد که خطوط تصمیم گیری معلوم و مستندسازی شوند. فلوچارت ها هم چنین مسئولین فرایندهای فرعی را نیز مشخص می کنند. معمولاً کارگروه CBM مشخص نمودن گزارش هایی است که مسئولی ندارند (و یا گزارشاتی که برای آن ها دیگر مشتریانی وجود ندارد) و یا دیگر اعمالی که به طور منظم انجام می شوند ولی برای بخش ارزش و اهمیتی ندارند. زمانی که گروه پیش نویس یک CBM را تهیه نمود لازم است که آن پیش نویس در میان تمامی افرادی که در فرایند دخیل هستند توزیع بشود.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
انتقال و آموزش به کارشناسان
اگرچه تهیه سند برای یک فرایند مهم نیاز به تلاش و کوشش فراوان دارد اما این به تنهایی باعث تغییر در روند انجام کار کارشناسان نمی شود. ارتباط برقرارکردن و آموزش کارشناسان هدف توسعه می باشد. پس از تهیه سند، با برگزاری جلسات آموزی برای کارکنان می توان به حل مشکلات و پاسخ به سوالات و بیان جزییات پرداخت.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
تضمین پایبندی و پیروی
به دست آوردن بازخور در مورد استفاده کارکنان از CBM تضمین کننده این امر است که CBM مربوط و بهترین می باشد. برای این موضوع یک فرایند بازرسی غیررسمی توصیه می شود و در غیر این صورت الزامات قانونی و سازمانی برای رعایت و پایبندی لازم می باشد. کارشناسان باید آگاه شوند که هدف از کنترل ارزیابی و افزایش اهمیت روش ها برای آن ها می باشد. هدف کنترل، تنبیه نمی باشد.
بهترین روشهای فعلی
فرایند توسعه CBM
تضمین پایبندی و پیروی
برخی از روش های غیررسمی برای بازرسی عبارتند از: سوال پرسیدن از کارکنان به صورت متناوب در مورد سودمندی CBM، اجبار کارشناسان برای ارایه نظرات در مورد استفاده و محدودیت های CBM و تشویق کارشناسانی که اعتقاد دارندس CBM مناسب نیست به بیان نظرات خود (به عنوان مثال تکنولوژی جدید باعث قدیمی شدن و بلااستفاده شدن CBM شده است). چنین شیوه هایی مشوق استفاده از CBM هستند و اصلاحات مورد نیاز برای CBM معلوم می شوند.
بهترین روشهای فعلی
CBM به عنوان ابزارمدیریتی
:
CBM می تواند به عنوان وسیله ای پرتوان جهت پیشبرد فرهنگ بهبود مداوم کیفیت به کار گرفته شود و مدیران می توانند برای گسترش و استفاده از CBM اقدامات بسیار زیادی انجام دهند. تشویق و اهدای پاداش به کارکنان یکی از این اقدامات است. مدیریت می تواند بسیاری از مشوق ها (همانند اعلام عمومی، پاداش مالی و … ) را برای کارمندان مهیا کند تا عاملی برای استفاده از CBM در جهت پیشبرد فعالیت ها باشد.
اگر مدیریت جو را به گونه ای تغییر دهد که مشوق کارمندان برای صرف وقت برای بهبود روش ها باشد تا در فعالیت ها حضوری فعال داشته باشند و در طی فرایند سوالات جدیدی را مطرح نماید، کارمندان به این موضوع پی خواهند برد که در استفاده از CBM مورد حمایت واقع می شوند.
با تشکر از توجهتان