نقشه راه برای دولت الکترونیکی در جهان در حال توسعه

نقشه راه برای دولت الکترونیکی در جهان در حال توسعه
ده سوال که رهبران دولت الکترونیکی باید از خود بپرسند

گروه کاری دولت الکترونیک در جهان در حال توسعه
آوریل 2002

محتویات
قدردانی
اعضای گروه ده نفره دولت الکترونیکی در جان در حال پیشرفت
ده سوال:
1- چرا تشویق به دولت الکترونیکی می کنیم ؟
2- آیا دیدگاه واضح و ارجحیت دارتری برای دولت الکترونیکی داریم؟
3- برای چه نوع دولت الکترونیکی آماده ایم ؟
4- آیا امیدواری های کافی سیاسی برای رهبری تلاش دولت الکترونیکی وجود دارد ؟
5- آیا دولت الکترونیکی را از بهترین راهها انتخاب کرده ایم ؟
6- چگونه دولت الکترونیکی را طراحی و مدیریت کنیم ؟
7- چگونه در مقابل مقاومتهای درونی دولت بایستیم ؟
8- چگونه پیشرفت را اندازه گیری و مرتبط کنیم ؟ چگونه از شکست خود آگاهی یابیم .
9- ارتباط با بخش خصوصی باید چگونه باشد .
10- دولت الکترونیکی چگونه حضور شهروندان را در امور عمومی گسترش می دهد .

مقدمه
پیشینه
دولتهای سراسر جهان در حال پذیرش دولت الکترونیک اند . در هر منطقه از جهان از کشورهای در حال توسعه گرفته تا کشورهای صنعتی دولتهای ملی و محلی در حال قراردادن اطلاعات بر روی شبکه اند و فرآیند تصدیق و اتوماسیون و تعامل الکترونیکی با شهروندانشان هستند. این علاقه شدید گاهی از بخشی از باوری به وجود می آید که می گوید تکنولوژی معمولا از دولت یک تصویر منفی می دهد. در بسیاری از مکانها مردم دولتهایشان را در مقابل شدیدترین نیازهایشان پوچ ، بی ارزش و غیرمسول می دانند. سوءظن به دولت اسلحه ای برای مردم و تجارت است . خدمتگذاران شخصی معمولا به عنوان استفاده کنندگان در نظر گرفته می شوند .
گسترش تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT) باعث این امیدواری می شود که دولت می تواند تغییر شکل دهد و در حقیقت مسئولین فرانگر در هر کجا از تکنولوژی برای پیشرفت دولتشان استفاده می کنند .
بطور گسترده تعریف دولت الکترونیکی ، استفاده از ICT برای گسترش دولت موثر و مفیدتر است و خدمات دولتی در دسترس را تسهیل می کند ، به خیل بیشتری از مردم اجازه دستیابی به اطلاعات را می دهد و دولت را در مقابل مردم حسابگرتر می کند. دولت الکترونیکی ممکن است از طریق اینترنت در دادن خدمات درگیر شود . تلفن ، مراکز ارتباطی (شخصی یا عمومی) ، ابزارهای بی سیم و یا سیستم های ارتباطی دیگر از این نمونه اند . اما دولت الکترونیکی یک دسترسی کوتاهتر به توسعه اقتصادی ، افزایش بودجه و بطور واضح دولت موثر نیست . دولت الکترونیکی یک انفجار بزرگ ناگهانی و دائمی برای تغییر فضـای دولـت بـرای همیشـــه نیسـت . دولـت الکترونیکی یک فراینــد است کـه ت- کامـل (e-volution) نامیده می شود و معمولا یک کشمکش است که هزینه ها و مخاطرات اقتصادی و سیاسی را بهمراه دارد.
این مخاطرات می توانند بسیار برجسته باشند. اگر به خوبی با آنها برخورد نشود دولت الکترونیکی منابع را از بین می برد در قول و قرارهایش در دادن خدمات خوب شکست می خورد و این باعث ناامیدی مردم نسبت به دولت می شود . بخصوص در جهان سوم جائیکه منابع کم یابند ، دولت الکترونیکی باید مناطقی را هدف قرار دهد که در آنها شانس موفق شدن بیشتری وجود دارد و موفق شود.
بعلاوه دولت الکترونیک در جهان سوم باید وضعیتهای منحصر بفرد و مشخص را هماهنگ کند . مانند نیازها و موانع . اینها ممکن است شامل یک فرهنگ دائم شفافی شود که فاقد شالوده است ، فاسد است ، سیستم آموزشی ضعیفی دارد و در آن شانس دست یابی به تکنولوژی مساوی نیست . بسیاری اوقات کمبود منافع و تکنولوژی با کمبود دسترسی به تخصص و اطلاعات مخلوط می شود.
نقشه مسیر برای دولت الکترونیکی در جهان سوم:
این پروژه بوسیله علاقمندی به بکارگیری و آموختن درسهای دولت الکترونیک در جهان سوم به منظور به نهایت رساندن شانس موفقیت در پروژه های آینده مورد انگیزه واقع شده است ." نقشه مسیر برای دولت الکترونیکی در جهان سوم" فرازهای مسکلات و موضوعات عمومی تلاشهای دولت الکترونیکی را دنبال می کند و پیشنهاداتی برای مدیریت آنها می دهد.
نقشه مسیر تجربیات جمع آوری شده ای را که یک گروه از متخصصان دولت الکترونیک در جهان سوم امید به پیشنهاد دادنش به دیگران در دنبال کردن راه دولت الکترونیک دارند منعکس می کند ، متخصصان و کارکنانی که در ساخت این نقشه دخالت دارند ، با نام گروه دولت الکترونیکی در جهان سوم خوانده می شوند و اهل همه کشورهای جهان اند ، برزیل – شیلی – چین – دانمارک – مصر – هند – اسرائیل – مکزیک – افریقای جنوبی – تانزانیا – تایلند – امارات متحده عربی و امریکا. مسولین اهل شهرها ، استانها یا کشورهایی اند که برنامه های برجسته دولت الکترونیکی را به همراه دارند . کلیدهای آنها برای موفقیت و بصیرت از شکستهایی ناشی می شود که در راه با آن مواجح شده اند .
این گروه کاری یک کنفرانس اولیه در 6-7 آگوست 2001 در شهر ردوود کالیفرنیا (California redwood city) در قلب سیلیکون ولی (silicon vally) برپا کردند . اعضای گروه کاری به گفتگوهایشان از طریق پست الکترونیکی در ماههای بعد نیز ادامه دادند.
نقشه مسیر ده سوال را مطرح می کند که متخصص دولت الکترونیکی از سراسر جهان اعتقاد دارند که برای طراحی ، مدیریت، اندازه گیری و درک موفقیت آمیز دولت الکترونیکی حیاتی اند . این گروه کاری اعتقاد دارند که کارکنان دولت الکترونیکی از خود ده سوال می پرسند قبل از اینکه وارد مسیر دولت الکترونیکی شوند.
مسیر راه دو مخاطب اصلی دارد : 1- دولت ها و شرکای اجرایی شان که برای مسیر دولت الکترونیک جدیدند و بدنبال راهنمایی برای تهیه پروژه ها هستند. 2- دولتها و شرکای اجرایی که هم اکنون در حال اجرای پروژه هایی اند که می خواهند نظرها و پیشرفتهایشان را در برابر نقشه مسیر آزمایش کنند . درسهایی که در تایلند و مکزیک یاد گرفته شدند به اندازه درسهایی مهم اند که در سوئد یا انگلستان بوسیله رهبران الکترونیک آموخته شده اند و برای کشورهای در حال توسعه دیگر نیز مهم و مرتبط اند .
گزارش یک ابزار عملی است به این معنا که برای مجریان دولت الکترونیکی کارآمد است و بکار گرفته می شود. در حقیقت بطور هدفمند مختصر و خلاصه است . تلاشی رد برجسته کردن همه موضوعات دولت الکترونیکی ندارد و همچنین موضوعات را تاحد بسیار جزئی و کوچک مورد بررسی قرار نمی دهد . در عوض ، گزارش ده سوال اصلی را که ممکن است ده سوال اصلی را که دولت الکترونیکی مشتاق باید در نظر بگیرد مشخص می کند .
در هنگامیکه درسهای گرفته شده از تجارت اعضاء را پیشنهاد می کند ، در جاهای دیگر گزارش " نام نامها " جائیکه درسها – مخصوصا از شکست هایی که در اعتماد بین همه وجود دارد را نمی آورد . گروه کاری می داند که فقط یک " اندازه متناسب برای همه " راه حلهای دولت الکترونیک وجود ندارد . در حقیقت هر کشور یا هر سطح از دولت در آن یک ترکیب منحصر بفرد از موارد ، ارجحیت ها و منابع را داراست . بعلاوه نقشه مسیر راهنمایی بر پایه تجارب به زور است نه یک ضمانت برای موفقیت دولت الکترونیکی .
سوالات ارائه شده همه فازهای دولت الکترونیک از قبیل ایجاد نظرگاه برای توسعه ساختار مدیریت ، بدست آوردن آمادگی به منظور ایجاد شاخص ها و سنجش موفقیت را دربر می گیرد . نقشه مسیر پیشنهادی را در مورد این سوالات " چرا " و " در چه زمانی " طرحهای شهروندان را به دولت الکترونیکی وارد کنیم مطرح می کند. همچنین می پرسد چگونه کاغذبازی ناامید کننده را بفهمیم و اهمیت هم سازکردن برنامه ها با تکنولوژی موجود را درک کنیم.
پیام اساسی گزارش این است که : دولت الکترونیک در فکر تبدیل دولت به شهروند محوری بیشتر است ، موفقیت دولت الترونیک نیازمند تغییر چگونگی کار دولت ، چگونگی ارتباط آن با اطلاعات ، چگونگی نظر کرکنان در مورد شغل شان و ارتباط آنان با مردم است. بدست آوردن موفقیت در دولت الکترونیک همچنین نیازمند همکاری دولت ، شهروندان و بخش خصوصی است. فرآیند دولت الکترونیک نیازمند داده های متوالی و گرفته هایی از "مشتریان" ، جامعه ، تجارت و کارکنان است که از خدمات دولتی استفاده می کنند. نظرات و نیازهایشان برای کارکرد دولت الکترونیک ضروری است. گروه کاری در مجمع اقیانوس آرام در مورد سیاست بین المللی از همه پیشنهادات در مورد نقشه مسیر و مهمتر از آن مطالعات موارد "درس های آموخته شده" از تجربیات دیگران در دولت الکترونیک استقبال می کند. امید خالصانه داریم که برخی از نصایح موجود در این نقشه مسیر به راهنمایی کارکنان در از عهده برآمدن از مشکلات مسیر دولت الکترونیک کمک کند.
گروه کاری آوریل 2002
1- چرا ما به ایجاد دولت الکترونیک تشویق می کنیم ؟
فهمیدن اینکه دولت الکترونیک در مورد تغییر تکنولوژی است ، یک ابزار است. دولت الکترونیک در مورد تغییری است که به شهروندان و تجار در یافتن فرصتی جدید در جهان آگاهی اقتصادی کمک می کند. دارای قدرت بزرگی است. اگر دولت الکترونیک بخشی از یک برنامه بزرگتر تغییر چگونگی کارکرد دولت ، مدیریت اطلاعات مدیریت وظایف داخلی ، خدمات رسانی به تجار و شهروندان نباشد پس ممکن است همه منافع پیش بینی شده از سرمایه گذاری و زمان بدست نیاید. از دولت الکترونیک برای تفکر دوباره درباره نقش دولت استفاده کنید. از آن به عنوان یک ابزار برای توسعه اقتصادی بیشتر و اداره بهتر استفاده کنید. بدانید که ساده نخواهد بود دولت الکترونیک نه آسان است و نه ارزان. قبل از پیشنهاد دادن زمان ، منابع و سیاست ضروری است که مقدمه اجرای دولت الکترونیک را ایجاد کنیم، دلایل اصلی برای تشویق دولت الکترونیک را بیابید. دولت الکترونیک یک دسترسی کوتاه به توسعه اقتصادی ، بودجه اندوزی واضح و دولت موثر نیست. بلکه یک ابزار برای بدست آوردن این اهداف است. مخصوصا در کشورهای در حال توسعه یعنی جائیکه منابع کم یابند و حرکت به سمت جلو با یک طرح بیمار دولت الکترونیکی اشتباه بسیار هزینه بری خواهد بود هم از لحاظ اقتصادی هم از لحاظ سیاسی.
دولت الکترونیکی ، مانند همه تغییرات نمی تواند براحتی با وضع یک قانون یا صادر کردن یک دستور بوسیله رهبران سیاسی بدست آید. این نیاز به تغییر طرز تفکر و عملکرد کارگذاران دارد و نیازمند چگونگی نگاه آنان به شغلهایشان ، چگونگی مشارکت اطلاعات بین ادارات (G2B) ، با تجار (G2B) و با شهروندان (G2C) است. نیازمند بازساخت فرآیند تجارت دولت در هر دو مورد با آژانس های شخصی و با خود دولت است. در همین زمان دولت الکترونیک به تغییرات خارج از دولت جواب می دهد. چگونه یک جامعه، شهروندانش، تجارش و جامعه مدنی با دولت و با اطلاعات ارتباط برقرار می کند بصورت ریشه ای در بسیاری از مناطق در حال تغییر است. شهروندان شروع به انتظار داشتن از خدمات دولتی برای مقایسه با بخش خصوصی اند. همیشه شهروندان اکثرا مانند مشتریان عمل می کنند. دولت باید با این سازگار شود و دولت الکترونیک ابزاری است که می توند به آن کمک کند.
هشدار: کامپیوتر # تغییر
از دولت الکترونیک و ICT به عنوان عوامل یک برنامه بزرگتر مدرنیزاسیون دولت استفاده کنید. با اضافه کردن کامپیوترها و مدم ها دولت را تسعه نمی دهد و روش های قدیمی مشابه را به روش های خودکار تبدیل نمی کند. موثرتر کردن روش های ناکارآمد مولد نخواهد بود. مرکزیت بخشیدن به کامپیوتر کارکنان را در مقابل مشتریان دولت و شرکایش خدمتگذارتر نمی کند. رهبران باید درباره چگونگی مجهز شدن به تکنولوژی برای دستیابی به اهداف تغییر فکر کنند. ICT وسیله ای برای قادر ساختن دولت به تغییر است.
رفتار با دولت الکترونیک به عنوان یک فرآیند تغییر و نه یک کامپیوتری شدن کارهای دولتی به ساخت یک "جامعه اطلاعاتی" که در آن زندگی شهروندان بوسیله دستیابی به اطلاعات اقتصادی و سیاسی که از طرف دولت پیشنهاد می شود کمک می کند. این بسرعت به یک ارحجیت کلیدی برای همه کشورهای غنی و فقیر تبدیل می شود. تکنولوژی های قدیم و جدید – قسمت e از کلمه (e-government)- به آسانی می تواند به معنای دستیابی به اهداف بزرگتر جامعه باشد. بعلاوه محوریت بر روی عقیده "e-government" درباره خلق یک "i-government" یا "i-society" فکر کنید که I به معنی [intelligent] (باهوش) یا [information] (اطلاعات) است. به مواردی مانند چگونگی استفاده دولت و جامعه از اطلاعات روزافزون و چگونگی جوابگویی دولت به نیازهای شهروندان و گرفته هایش محوریت بخشید.
در یک دولت چندگانه در چین، خلق یک "جامعه اطلاعاتی" به عنوان یک طرح برای پایه های دولت الکترونیک را می توان دید. این نظریه دیدگاه کلی شهر دولت الکترونیک را تعریف می کند که این دیدگاه در مورد دیدن شهروندان ، تجار ، مدارس ، مدیریت خدمات عمومی و صنعتی که همه بر اساس اطلاعات اند را بیان می کند. شبکه ها و ICT به قسمتی از کار روزانه و زندگی آنان تبدیل می شود.
2- آیا ما نظرگاه و ارجحیت های واضح برای دولت الکترونیکی داریم؟
دولت الکترونیکی می تواند به موارد متفاوتی دلالت کند و در همه اندازه ها و اشکال بوجود می آید. پس در مورد نظرگاهتان درباره دولت الکترونیکی مطمئن شوید.
مناطق ارجحیت و نظرگاه را تعریف کنید: هدف دولت بیشتر اهداف مشترک جامعه است. بعلاوه فرآیند طراحی را با ایجاد یک دیدگاه وسیع از دولت الکترونیک که با سهامداران مشترک است شروع کیند ( سهامداردان شامل شهروندان ، تجار ، کارکنان ، گروههای جامعه مدنی و دیگرانند). نظرگاه وسیع باید از اهداف و دل مشغولیهای بزرگ جامعه منشاء بگیرد.
دلایل و اهداف بسیار محتملی وجود دارد که دولت الکترونیکی باید ه آنها گوش کند. بنابراین فهرست وسیعی از اهدافی که بوسیله کل جامعه به آن تشویق می شود شامل موارد زیرند:
* گسترش خدمات به شهروندان
* گسترش مولد بودن عوامل دولت
* قدرتمند کردن سیستم قانونی و قدرت قانون
* افزایش ارجحیت بخشهای اقتصادی
* گسترش کیفیت زندگی برای جوامع عقب مانده
در میان هر فهرست ، موضوعات متفاوتی ممکن است خارج شود. با این موضوع هر جامعه باید نظرگاهی داشته باشد که با فهرستی کوتاه از مناطق ارجحیت برای برنامه دولت الکترونیک همراه باشد. به بیان دیگر، نظرگاه وسیع دولت از نگرانیهای اصلی جامعه منشاء می گیرد و مناطق هدف از نظرگاه دولت مشاء می گیرد.
چگونگی تعریف نظرگاه وسیع و ارجحیت مناطق برای دولت الکترونیکی به وضعیتها و آرزوهای جامعه بستگی خواهد داشت. مثلا اولین نگرانی جامعه باید بوجود آوردن یک دولت حسابگر باشد، دولت الکترونیک آن را منعکس می کند، به این دلیل بالاترین ارجحیت باید به مناطقی داده شود از قبیل افزایش شفافیت در بخش قانونی یا مبارزه با فساد.
بنابراین جامعه ای دیگر می بایست آرزوهایش را بر گسترش خودش در تجارت محوری در منطقه اش مرکزیت بخشد. پس نظرگاه دولت الکترونیکی این جامعه باید تسهیل تجارت و خدمات را برای تجار بطور همزمان افزایش دهد. شاید افزایش سیستم مالیات یا قانون سرمایه گذاری بتوانند بخشهای اولیه در این مورد باشند.
هشدار: مال اندروزی نباید دیدگاه وسیعی باشد که دولت الکترونیک را تشویق کند. دولت الکترونیک نباید به تنهایی یک استراتژی برای کاهش هزینه دولت باشد، هر چند که این می تواند یک نتیجه باارزش تلقی شود. مال اندروزی یک راه ساده برای فروختن دولت الکترونیکی به رهبران سیاسی و جامعه است. بنابراین با چند استثناء ، کاربردهای دولت الکترونیکی هزینه ها را در دوره کوتاه خود دولت کم نمی کند هر چند ممکن است هزینه ها برای شهروندان و تجارتها کاهش یابد.
دولت الکترونیک باید یک دیدگاه مشترک باشد. سهامداران دولتی یا غیر دولتی را برای شرکت در تعریف نظرگاه تشویق کنید. اگر بخشهای عمومی یا خصوصی فقط پس ز انجام طرحهای دولت الکترونیک و شروع کار مورد مشورت قرار گیرند، مخاطرات برنامه های دولت الکترونیک بلااستفاده یا نامرتبط خواهند بود. یک دیدگاه مشترک ما را مطمئن می سازد که سازندگان کلیدی و جوامع برنامه های دولت الکترونیک را از ابتدا تا به آخر پشتیبانی و "خریداری" می کنند. یک نظرگاه مشترک دولت الکترونیکی به معنای یک سهم از درآمد است.
دخالت دادن سهامداران – شهروندان – انجمن ها – تجار – کارکنان دولت – NGOS ها – اتحادیه ها و گروهای مدنی جامعه به این معنی نیست که همه تصمیمهای دولت الکترونیک باید همه گروهها را آگاه کند یا رضایت آنها را جلب نماید. دولت الکترونیک به یک رهبری پر دل و جرات و سیاستمدار نیاز دارد ( در بخش سوال 4 و امیدهای سیاسی درباره آن بحث خواهد شد). بنابراین تعریف نظرگاه و انتخاب مناطق ارجع تر نیازمند داده های سهامداران و نه فقط متخصصین و کارگذاران است.
در بسیاری از کشورها شامل کشورهای در حال توسعه شهروندان به دولتهایشان در جاهایی که تاریخچه رهبری داشته است بی ثباتی سیاسی و یا میزان فساد بالا بوده است ، سوء ظن دارند. برای اطمینان یافتن از اینکه سهامداران عمومی در تلاش های دولت شریک خواهند بود ، اطمینان داشتن به دولت مهم است. کمبود اطمینان به دولت باعث دست نیافتن دولت به اولویت ها و یا تاخیر در انجام آنها می شود.
مکانیزمهای دریافت داده ها از سهامدران مختلف ، متفاوت خواهد بود اما تلاش برای وارد کردن سهامدارن غیردولتی در تصمیم گیری دولت الکترونیک هزینه آن را می پردازد. دولت باید توجه خاصی به اینکه چه کسی می تواند در تعریف نظرگاه و چگونگی امنیت داده ها به دولت کمک کند. در بعضی مناطق دولتها می توانند نشست های دولتی را سازماندهی کنند و یا از شهروندن رای گیری کنند. در مناطق دیگر شهروندان و بخش های خصوصی در کمیته ها مجتمع می شوند که طرح دولت الکترونیک به طریق همکاری متقابل توسعه یاید.
تبدیل نظرگاه به مرکزیت شهروند:
درنهایت دولت الکترونیک باید در مورد دستیابی به نیازهای شهروندان و افزایش کیفیت زندگی باشد. با قرض گرفتن یک آموخته از بخش خصوصی دولت الکترونیک با مشتری و خدمات معیار باشد. این به معنای این است که نظرگاه دولت الکترونیک دستیابی به اطلاعات ، به خدمات مساوی و روندهای مدنی و تجاری بوجود آورد. حتی وقتی پروژه های یک دولت الکترونیک بدنبال فرآیندهای دولتی بین المللی هستند. هدف آخر باید رفتار بهتر دولت نسبت به شهروندان باشد. و این به معنای شناخت نقش های متعددی است که شهروندان به عنوان شرکاء، پرداخت کنندگان مالیات ، کارفرماها ، کارگران ، دانش آموزان ، سرمایه گذاران و لابی ها دارند.
تمرکز نظرگاه دولت الکترونیک مصر بر روی تعریف دوباره ارتباط بین دولت و شهروندان است. مصر در حال بوجود آوردن روندهایی است که به مبادله خدمات دولتی متقابل وابسته است. مثلا روند ثبت زاد و ولد و دادن شناسنامه یا گواهی فوت چیزی است که بیشتر از همه در دسترس است (بوسیله یک تلفن یا اینترنت). به این طریق مصر شروع به قدرتمند کردن مردم و حذف راههای سنتی ای است در آن کارکنان دولت با شهروندان ارتباط دارند.
به اشتراک گذاشتن نظرگاه: هنگامیکه نظرگاه دولت الکترونیکی بوجود آید این مطلب حیاتی است که دولتمردان و بخش های غیردولتی نظرگاههای خود و اهداف کلیدیشان را در میان دولت و مردم به اشتراک گذرارند. بوجود آوردن یک استراتژی ارتباطی برای اطمینان مردم از اینکه نظرگاهها را بفهمند ، تغییرات اتفاق خواهد افتاد و منافع فراوانی از دولت به آنها خواهد رسید.
برای اشتراک نظرگاه دولت الکترونیک با مخاطبان زیادتر بهترین راه استفاده از رسانه برای دستیابی به مخاطبان بیشتر است. برای عموم و تجار ممکن است بع معنای گردهمایی های شهری ، روزنامه ها ، برنامه های رادیو تلویزیونی و یا سایت های اینترنتی باشد ، برای کارکنان شخصی ، بحث در مورد نظرگاه در سخنرانیها ، گردهمایی ها و آموزشها ممکن است موثر باشد. استراتژی ارتباطات به اوضاع هر جامعه و طبیعت کارکرد دولت الکترونیکی آن جامعه دارد.
فساد مورد نظر: شفافیت تا حد ممکن ، حسابگری و قابلیت پیش بینی (قوانین و روش ها) اولویت ها را می سازد دولت الکترونیک ممکن است اسلحه ای در مقابل فساد پیشنهاد کند. دولت فدرال مکزیک compraner برای دستیابی دولت به عنوان یکی از تلاشهایش برای مبارزه با فساد برای روش های دستیابی ایجاد کرد. با مجهزکردن فرآیند مزایده و مناقصه خریدهای دولت را شفاف تر کرد. این سیستم اجازه می دهد که مردم ببینند دولت برروی چه خدمات و تولیداتی سرمایه گذاری می کند و چه شرکتهایی این خدمات و تولید را ایجاد می کنند. بیش از 6000 بخش عمومی روزانه وصل می شوند [به اینترنت] و بیش از 20000 شرکت خدماتی کاربران منظم آن هستند. کشورهای دیگر در منطقه بدنبال تقلید از مشارکت موفقیت امیز مکزیک هستند.
دولت الکترونیکی هر چند پایان یافتن فساد را ضمانت نمی کند ، کارکنانی که فرآیندهای تکنولوژی قدرتمند را کامل می دانند می توانند فرصتهایی برای جستجوی عاریه ای بیابند. در این شرایط دولت الکترونیکی ممکن است به سادگی یک تغییر درونی کلی را در مورد فساد برای جوانترها و کارکنان باسوادتر ایجاد کند.
یک قانون حساس بخصوص که از شروع کار در حال مبارزه با فساد باشد باید نظرگاه دولت الکترونیک قرارگیرد. هرجامعه ای باید به این سوال برای خود پاسخ دهد برای کشورهایی که فاسد در آنها یک مشکل جدی است مانند بسیاری از کشوری در حال توسعه این سوال باید اینگونه در نظر گرفته شود که نظرگاه دولت الکترونیک در چه زماین باید همراه با اولویت ها مورد بحث قرار گیرند. اگر جواب "بله" است شکل های متفاوت فساد و چگونگی مبارزه دولت با آن اهمیت خواهد داشت.
آیا اهداف ضدفساد دولت الکترونیکی را عمومی کنیم یا خیر؟
اگر مبارزه با فساد در نظرگاه دولت وجود داشته باشد سوال کلیدی دیگر این است که در چه زمانی اهداف ضدفساد را معرفی کنیم. اگر مبارزه با فساد بصورت عمومی به عنوان بخشی از یک مورد اصلی دولت الکترونیک اعلام شود این می تواند باعث درگیری و فشار عمومی بریا آگاهی از نتایج مبارزه با فساد باشد. هرچند عمومیت بسیار سریع در فرآیند دولت الکترونیک باعث بوجود آمدن ریسک ترسی و مقاومت از طرف کارکنان فاسد دولت می شود، کارکنانی که علاقمند به بکارگیری فشار منفی حتی بر روی هم قطاران سالم خودشان هستند نظر دیگر اینست که اهداف ضد فساد دولت الکترونیک را عمومی نکنیم اما در عوض دولت الکترونیک را به عنوان یک برنامه ایجاد اهداف دیگر مانند توسعه خدمات دولتی ، حزب سرمایه گذاری در کشور ، کاهش هزینه ها برای عموم و تجار و یا ایجاد رقابت بین بخش های خصوصی "مصرف" کنیم. با دادن حساسیت این موضوعات ، دخالت دادن سهامداران غیردولتی در مباحثه مهم است.
3- برای چه نوع دولت الکترونیکی ما آمادگی داریم؟
چون هر جامعه نیازها و اولویت های بخصوصی دارد، یک مدل و یا نمونه استاندارد بین المللی برای دولت الکترونیک وجود ندارد. هر گونه آمادگی دولتی یا اجتماعی برای دولت الکترونیک بر پایه اهداف و بخشهای بخصوصی خواهد بود که به عنوان اولویت ها و منابع موجود در یک نقطه مشخص از زمان انتخاب می شوند که براساس بودجه و هزینه و غیره پیش زمینه های لازم برای دولت الکترونیک بر پایه نیازهای اساسی جامعه است. مثلا ، میزان بنیادی منطقی چهارچوب و نیازهای بودجه ای مورد نیاز برای دولت الکترونیک که با اهداف تشویق کننده متفاوتند. اما اگر نیازها متفاوت باشند چگونه یک دولت می تواند آمادگی اش را برای تبدیل شدن به یک دولت الکترونیکی بدست آورد؟
* آمادگی برای یک دولت الکترونیکی فقط یک مورد دولتی نیست.
هنگامیکه بخش های نظرگاه و اولویت برای دولت الکترونیکی بوجود آمد ، اهمیت در چگونگی آماده سازی جامعه برای دستیابی به آن است. آمادگی برای دستیابی به دولت الکترونیکی نیاز به آزمایش خود دولت دارد. چهارچوبهای موسسات ، منابع انسانی (شامل مدیران ICT، مدیران اجرایی و دیگران) وجود منابع بودجه ای هزینه های ارتباطی درون سازمانی و غیره. پایه های ملی ، سلامت اقتصادی ، تحصیل ، سیاستهای اطلاعاتی توسعه بخش خصوصی و موارد دیگر نیز عوامل آمادگی های اجتماعی اند. حتی در کشورهای در حال توسعه جائیکه مسائل ارتباط ضعیف و توسعه منابع انسانی (شامل آموزش ICT پایین) سریع اند، خلاقیت و طراحی دقیق می تواند کارآیی بخصوص ، خدمات و اطلاعاتی که می توانند به طریق هدفمند و کارآمد به مخاطبان مشخص منتقل شوند را گسترش دهد.
* آمادگی با امیدواری سیاسی شروع می شود.
با وجودیکه شناخت موقعیتهای کلیدی به اهداف انتخاب شده ، درخواستهای سیاسی و "رهبری الکترونیک" یک پیش نیاز برای همه موضوعات دولت الکترونیک است رهبران الکترونیک نباید فقط از اولویت های دولت الکترونیک با کلمات پشتیبانی کنند بلکه این پشتیبانی باید در عمل باشد آنها باید پشتیبانی سیاسی در میان دولت را سازند برای تغییر و منابع فشار بیاورند بصورت عمومی "مالکیت" پروژه را به عهده بگیرند و زمانشان را برای اصول مشخص اختصاص دهند. برای توسعه این قبیل درخواستها نشان دادن چگونگی پشتیبانی از دولت الکترونیک مهم است و می تواند به پشتیبانی آماری بیشتری از طرف رای دهندگان منجر شود. خواستهای دولتی در سوال 4 مورد بحث واقع می شود.
* آمادگی همچنین بر سیاست اطلاعاتی تکیه دارد.
دومین عامل مهم در آمادگی الکترونیکی امیدواری دولت در به اشتراک گذاشتن اطلاعات با عموم و در میان عوامل / سازماندهی دولتی در سطوح مختلف است. به اشتراک گذاشتن راحت و سریع اطلاعات دولت را قادر به دریافت نظریه کارآمد خدمات بیشتر همانطورکه برای نظریه سازمان به سازمان مطرح است خوهد ساخت. سیاستهای اطلاعاتی دولت یک ملاحظه کلیدی آمادگی است.عوامل کلیدی دیگر برای آمادگی: اگر چه امادگی برپایه اولویت های دولت الکترونیک است عوامل مشخصی وجود دارد که نیازمند مورد توجه قراردادن هستند.
شالوده های ارتباط از راه دور: وسایل ارتباط از راه دور و کامپیوترها هنگامیکه به دولت الکترونیک مرکزیت نمی دهند باید در هر یک از طرحهای دولت الکترونیک مورد خطاب قرار گیرند. سطح شالوده ارتباط از راه دور به پروژه های مورد توجه دولت الکترونیک بستگی دراد. سرمایه گذاری برجسته بر روی شالوده ملی ICT ممکن است برای کارآیی های مشخص دولت الکترونیک مورد نیاز باشد.
* کاربرد ارتباط فعلی و ICT بوسیله دولت:
درک کاربرد فعلی ICT ممکن است آمادگی دولت برای مدیریت اطلاعات و پروژه های دولت الکترونیک را و اینکه آیا چهارچوب ICT به استانداردهای جهانی دست می یابد یا خیر را نشان دهد. بعلاوه ممکن است به تلاشهای دولت الکترونیک برای ساختن پروژه های کامپیوتری پیشین که موفق بوده اند نیز کمک کند.
* سرمایه انسانی در دولت:
تعداد کافی متخصصین آموزش دیده ICT (شامل مدیرن با تجربه اجرایی ، ارزیابی و اجرای مشکلات ICT) ضروری اند. هیچ چیز نباید از بخش خصوصی استخراج شود موراد تغییر مدیریت باید با معرفی کارآیی جدید مورد خطاب قرار گیرد.
* منابع بودجه ای موجود و پیش بینی شده:
بسیار حیاتی است که از منابع مورد نیاز برای دستیابی دولت به اهداف موجود یا اهداف آینده اطمینان داشته باشیم. کنترل هزینه ها نیز حیاتی است. اگر مرکزیت بخشیده شوند یا از مرکزیت خارج شوند، به یک عامل واگذار شود یا در بسیاری از سازمانها جای می گیرد.
* فضای تجارت الکترونیکی:
فضای فعلی برای تجارت الکترونیکی شامل چهارچوب قانونی و امنیت اطلاعات ، یک معیار کلیدی برای دست یابی به آمادگی است. ایجاد حفاظ و تغییرات قانونی برای اطمینان مورد نیاز است. ایجاد حفاظ و تغییرات قانونی در میان موارد دیگری مانند شناخت قانونی دخالت های الکترونیک و علامتهای الکترونیک خصوصی و ایمن مورد نیاز است.
* آمادگی کارکنان برای تغییر:
فرهنگ همکاری در دولت یک جنبه مهم آمادگی است. سطح مقاومت در برابر تغییرات و سطح دخالت کارکنان در برقراری سیاستها و کارها بطورکلی چگونگی سرعت و نحوه چگونگی ایجاد دولت الکترونیکی را تحت تاثیر قرار می دهد.
4- آیا امید سیاسی کافی برای راهنمایی دولت الکترونیک وجود دارد؟
مانند هر تلاش دولت برای تغییر، امید سیاسی برای انجام هر پروژه دولت الکترونیک مورد نیاز است. بدون وجود رهبری سیاسی فعال ، منابع بودجه ، دنباله روی درونی ، تغییرات سیاسی و تلاش انسانی مورد نیاز برای طراحی و اجرای دولت الکترونیک بدست نخواهد آمد. امید سیاسی هنگامیکه تصمیم گیرندگان اصلی راه حلی برای آزمایش رهبری در رویارویی با مخالفت و به عقب برگشتن ها دارند وجود دارد.
* محل خارج شدن رهبران الکترونیک را بیابید:
هیچ چیز حیاتی از امیدواری سیاسی در دولت الکترونیک وجود ندارد. در پس هر پروزه موفق دولت الکترونیک یک نظر رهبری وجود دارد که حتی درلحظات سخت نیز برای تغییر یافتن فشار می آورد. رهبر درست مسول است آماده خطرپذیری است امیدوار به نگه داری منابع مالی برای برنامه است زمان را برای پایه های فعلی متناسب می کند و بصورت عمومی بر دولت الکترونیک تاکید دارد.
جلوگیری از یک خطا:
در یک کشور افریقایی یک متفکر برجسته تکنولوژی از دانشگاه و یک بخش خصوصی بر روی قراردادی 15 صفحه ای در مورد سیاست ICT و دولت الکترونیک برای دولت موافقت کردند. بنابراین چون وزیر دارایی با پروژه موافقت نداشت موارد قرارداد به انجام نرسید. هنگامی که تکنولوژی ها تغییر می کنند آنها مهجور می مانند و بخش ICT به رشد در زمینه ای نا مرتبط ادامه می دهد.
* مخالفت و عقب گرد را بپذیرید:
برنامه های دولت الکترونیک با درگیری های بسیاری روبروست. مانند هر ICT زیربنایی ، اشتباهات و تاخیرهایی وجود خواهد داشت. تکنولوژی در نیمه های راه پروژه تغییر می کند. برنامه های پیچیده دولتی به نرم افزارهای پیچیده نیاز دارد که "آفتهایی" نیز خواهد داشت. ر درون دولت، کاغذبازی در مقابل تغییرات در روش و شفافیت افزاینده که دولت الکترونیک بوجود می آورد مقاومت خواهد کرد. دررویارویی با اینگونه مشکلات توسعه بدست آمده در دولت الکترونیک فقط زمانی بدست می آید که رهبران اعتقاد داشته باشند که منافع با هزینه ها و مخاطرات هم وزن هستند. بعلاوه رهبران دولت الکترونیک باید به علت دولت الکترونیک افتخار کنند و برای ساختن پشتیبان در عرض دولت تلاش نمایند. این به معنای اینست که حمایت از موقعیت های مدیریتی دولت الکترونیک در مقابل حمایت سیاسی ، موقعیتهای دولت الکترونیک را به عنوان هدیه ای برای حامیان سیاسی تلقی کرد.
تشویق رهبران سیاسی:
این وظیفه "فروختن" مفهوم پروژه دولت الکترونیک به رهبران بالقوه سیاسی به طریق درخواست سیاسی است. منافع برنامه برای عموم رای می دهند و سهامداران دیگر نیاز به واضح بودن دارد. پس از بدست آوردن حمایت شان کارآمدتر این است که رهبران را با آموزش الکترونیک آشنا کنیم تا اینکه یک درک کلی از قدرت و پتانسیل تکنولوژی بدست آورند. بخاطر داشته باشید که امید سیاسی پایدار است. یک پروژه دولت الکترونیک می تواند در میان شهروندانی که خواهان آن هستند موفقیت بدست آورد و برای سیاستمداران دیگر نیز امیدواری سیاسی ایجاد کند، رهبری همچنین می تواند بیرون از دولت نیز پیدا شود مثلا در میان تجار رهبران تجاری می توانند برای ساختن لحظات برای تغییر دولت الکترونیک و تشویق رهبران دولت به رسیدن به آن کمک کنند. در برخی موارد تشویق رهبران برای به جلو حرکت کردن با اولویت راحتر دولت الکترونیک و سپس ارائه آن به رهبران سیاسی که می توانند از یک پروژه کامل و موفق استفاده کنند یک روش است. البته این نظریه فقط در زمانی می تواند کارکند که موفقیت پروژه ضمانت شود و منابع مالی آن نیز مطمئن باشد.
رهبری بجا:
اگر از رهبران خواسته شود که مالکیت پروژه را بعهده بگیرند. مثلا با ظاهر شدن در عموم و یا توضیح پروژه علاقه آنها بالا خواهد بود. علاقه بجا مهم است تا اینکه پروژه به سمت جلو حرکت کند. چند سخنرانی یا دستور کافی نخواهد بود.
نخست وزیر هند آندرا پرداش می گوید: چاندرابابد ناهید ، قهرمان دولت الکترونیکی در شش سال گذشته بوده است حداقل روزی یک ساعت برروی برخی جنبه های ICT یا دولت الکترونیک وقت گذاشته است. باتوجه دائمی نخست وزیر توسعه قابل درکی از پیش نویس دولت االکترونیک را داده است. او همچنین برای شروع استفاده از کامپیوتر و کاربردهای دولت الکترونیک در شرکتها فشار می آورد در حالیکه چندین میلیون دلار بودجه برای پروژه بزرگ ICT صرفه جویی کرده است.
بنابراین حتی با علاقه ترین سیاستمداران نیز در داخل و خارج از دولت خواهند چرخید، پشتیبانی از طرف مشتریان ، شهروندان و تجار و شاخه قانونگذاری می تواند به علاقه بجا و کارآیی دولت الکترونیک حتی در جائیکه تغییر رهبر سیاسی رخ می دهد کمک کند.
استقامت:
اگر نمی توانید امید سیاسی بیابید به تلاش خود ادامه دهید. در برخی مکانها یک رهبر برانگیخته شده و بینا ممکن است سالها برای دستیابی به موقعیت سیاسی و اجرای برناه اصلی تغییرات دولتی که دولت الکترونیک را در بر می گیرد صبر کند بعلاوه یک رهبر الکترونیک باید برای طراحی پروژه های دولت الکترونیک و ادامه رشد آن پس از دوره رهبری برنامه ریزی کند(در میان احزاب سیاسی دیگر)
ترقی:
بودجه های دولت الکترونیک باید هزینه های ترقی و عمومی کردن پروژه ها را از چند کانال رسانه ای در برگیرد (مثلا رادیو، پوستر، گردهمایی های عمومی و روزنامه). بدون ترقی مخاطب هدف ممکن است درباره پروژه یا استفاده از آن آگاهی نداشته باشد. بدون وجود توده بزرگی از مردم که از پروژه بهره مند می شوند منافع برای متقاعد کردن هزینه ها کافی نخواهد بود. به عکس این می تواند باعث ناامیدی سیاسی شود. در مقابل ، یک تلاش گسترده و محکم می تواند هیجان عموم را که می تواند باعث افزایش امید سیاسی شود بوجود آورد.
5- آیا ما پروژه های دولت الکترونیک را به بهترین طریق انتخاب می کنیم؟
انتخاب پروژه های دولت الکترونیک مخصوصا اولین آنها حیاتی خواهد بود. یک پروژه اولویت دار می تواند نقطه فروش همه تلاشها و خلق لحظه سیاسی مورد نیاز برای حرکت دولت به جلو باشد. یک داستان کوچک موفق می تواند یک نمونه قدرتمند برای تقلید دیگران باشد.
مانند همه تغییرات نشان دادن موفقیت زود هنگام و صرف نکردن وقت زیاد برای توسعه دیدگاهها، استراتژی ها و طرحها بسیار مهم است. شناسایی تعداد کمی از مشکلات و برخورد با آنان بوسیله راهبران دولت الکترونیک (مثلا در طول یکسال یا کمتر) که هر دو مورد را مورد خطاب قرار خواهد داد عملکردهای پشت صفحه دولت و رویارویی با مردم.
یک تشخیص انجام دهید.
شروع کردن با برآورد چگونگی استفاده فعلی از تکنولوژی و منابع ICT موجود در دسترس می تواند یاری دهنده باشد. یک تصویر فوری از ICT ممکن در نظر بگیرد: آیا همه واحدهای دولتی پروژه های موفق طبیعت یک دولت الکترونیکی را متعهد می شوند چرا کار می کنند؟ هزینه های جاری تکنولوژی چه هستند؟ نتایج چه بوده ند؟ آیا واحد های متفاوت چهارچوبهای یکسان بکار می برند؟ موانع موجود که پروژه ها با آن روبروهستند کدامند؟جوابهای این سوالات می توانند اطلاعات با ارزش در مورد وضعیت فعلی ICT و نقشه موجود کارهای خوب فعلی را بدست می دهد. یک تشخیص می تواند اصلی باشد که بر پایه آن پروژه های آینده که می توانند از دوباره کاری تلاشهای دولت الکترونیک جلوگیری کنند قرارگیرند. اقتصادهای معیار در برنامه های دولت الکترونیک (مثلا اینترنت گسترده دولت و قراردادهای ICT) را تعریف کنید. و یک توازن مناسب بین اولویت های مرکزی و خارج از مرکزیت را مشخص کنید.
جمع آوری اطلاعات همچنین می تواند یک خط اصلی در مقابل چیزیکه می تواند اندازه گیری شود و از طریق آن رهبران دولت الکترونیک مورد محاسبه قرار گیرند بشود. مخصوصا در کشورهای در حال توسعه جائیکه منابع کم یابند یک تشخیص می تواند نشان دهد که آیا دارایی های با ارزش مانند متخصصین ICT برای اهداف اولویت دار مورد استفاده قرار می گیرند یا خیر. تشخیص به خودی خود می تواند یک اتفاق آراء در میان کسانی باشد که عهده دار اجرای دولت الکترونیک هستند. بیان یک مشکل که کارگذاران و دیگران در مورد آن توافق دارند می تواند پایداری برای همکاری آینده قرار گیرد. رهبران دولت الکترونیک باید چگونگی بدست آوردن عمومی نتایج تشخیص را مشخص کنند مثلا اگر آنها برای خدمتگذاران مدنی ناامید کننده باشند.
از تجربیات دیگران استفاده کنیم:
از تجربیات دیگران استفاده کنید. از تجربیات کشورها و مناطقی که پروژه های مشابه و موفقی را انجام داده اند استفاده کنید روی خط باشید و بطور الکترونیکی در دسترس قرار بگیرد. از آن دولتها دیدن کنید و با مسئولین آنها صحبت کنید. این ساده ترین و کم هزینه ترین راه برای پروژه های انجام شده و انجام نشده است البته پیشنهادات متفرقه نیاز به مناسب سازی آن در زمینه عموم دارد.
پروژه را باید با دیدگاه سازگار کنید:
هدف و مخاطب پروژه دولت الکترونیک باید با نظرگاه کلی دولت الکترونیکی هم راستا باشد. هنگامیکه این نیاز رفع گردید استراتژی های متعددی برای انتخاب اول یک پروژه وجود خودهد داشت. یک انتخاب انتخاب پروژه ای است که مستقیما با فشار جامعه ای خاص هم راستا باشد.
در شیلی دسترسی به منازل قابل خریداری یک نگرانی کلی جامعه است. یکی از پروژه های دولت الکترونیکی افراد ضعیف را قادر می سازد که اسناد خانه ها را از طریق اینترنت دریافت کنند و این امر باعث می شود که مردم به کارکنان وزارت مسکن مراجعه نکنند زیرا آنها فقط در شهرهای بزرگ قرار گرفته اند. در طول 5 سال کارکرد آن حدود 40000 داوطلب از طریق 70 مرکز سرویس دهنده در کل کشور این کار را انجام دادند.
نظر دیگر این است که ساختن اولین پروژه را به شکلی انجام دهیم که مستقیما گروه کثیری از مردم از آن بهره مند شوند مانند پروژه ای که فرآیند مدیریت بهرمندی دولت را توسعه می دهد. تابحال نظریه دیگر شروع کردن با پروژه ای است که همه واحدهای دولتی را تحت تاثیر قرار می دهد، مانند اجرا یا اینترنت دولتی بنابراین همه کارکنان دولت در فرآیند دولت الکترونیک نقش خواهند داشت.
هشدار: مخاطبان هدف و اهداف باید با تکنولوژی موجود هماهنگ شوند و تشخیص های قبلی را منعکس کنند.
تکنولوژی انتخاب شده باید قادر باشد خدمات (یااطلاعات) مورد نظر را ارسال کند و مخاطبان مورد نظر را برای یک پروژه داده شده دولت الکترونیکی برساند. مثلا خلق یک سایت اینترنتی برای اطلاعات بهداشتی مهم در جوامع روستایی ، اگر به اینترنت دسترسی منظم نداشته باشند بی فایده است.
از نظرگاه کاربران به دولت الکترونیک نگاه کنید.
اگر مخاطبان هدف برای دولت الکترونیکی به تکنولوژی مورد نیاز برای دستیابی به طرحهای خدماتی دسترسی نداشته باشند باید به چگونگی بوجود آمدن آن تکنولوژی مراجعه کنند. این ممکن است موردی کمیاب برای بکارگیری پروژه های دولت الکترونیک در خدمات پشتیبانی "خارج از دفتر" باشد که معمولا خدمات را "بر روی پیشخوان" برای عموم توسعه می دهد. اگر چه هماهنگ سازی خدمات مقصود و دسترسی به تکنولوژی ضروری و منابع موجود همیشه یک مورد حیاتی است.
ایالات باهای برزیل ، موردی را از آوردن خدمات دولت الکترونیک به جامعه بدون دسترسی به ICT به عنوان مثال می آورد. ایالت باهای مرکز حمل و نقل خدمات مسافرتی (خودروهایی که با کامپیوتر مجهز شدند) بوجود آورد که روزانه به 400 اجتماع در ایالت سرویس می داد. این واحدهای متحرک به شبکه های کامپیوتری و پایگاههای اطلاعاتی که آنان را قادر می ساخت گواهی ولادت ، گواهی فوت و کارتهای شناسایی و کارت شناسایی خدمات بهداشتی ، اطلاعاتی و ثبت اطلاعات بیماران را برای بیش از یکصد جامعه فقیر انجام می دادند. تا آن تاریخ بیش از یکصد میلیون نفر از خدمات استفاده کردند.
برندگان منتخب:
ظرفیت موجود ترقی و تعالی را در دولت خود بسازید. یک تشخیص ابتدایی ممکن است آشکار کند که واحدهای دولتی مشخصی پیشرفته تر با طرز تفکر پیشروتر و یا قدرتمندتر از دیگرانند. با بهترین بنگاهها و خدمات "قوی ترین ارتباطات" شروع کنید. برنامه های اولیه دولت الکترونیک را برپایه – پروژه های پیشرو- در مراکز عالی موجود قرار دهید. گاهی اوقات انتخاب از کجا شروع کردن دولت الکترونیکی نیست اما فشار بر کدام پروژه موجود باید وارد شود. (سوال می شود) برخی از پروژه هیا پیشرو می توانند تجاربی را بوجود آورند که با وضوح بیشتر پتانسیل و کشمکش های دولت الکترونیک را نشان می دهند آنها می توانند مستند شوند و برای محکم کردن فرآیند های نظرگاه و طراحی – حتی اگر سیستم پیشرو در آینده با یک سیستم دیگر جایگزین شود- مورد استفاده قرار گیرند. پروژه های پیشرو نه تنها مشکلات فعلی را حل می کنند بلکه می توانند به تلاش های یستمیک دولت الکترونیکی منجر شوند.
امیدوارانه فکر کنید اما با بصیرت عمل کنید:
پیشنهاد عمومی که بوسیله بخش خصوصی در تجارت الکترونیک دنبال می شود"بزرگ فکر کنید ، کوچک شروع کنید و سریع بسنجید" است که برای دولت الکترونیکی نیز بطور مساوی مفید است. عقاید طولانی امیدوار کننده برای دولت الکترونیک (اگر چه برای عموم روشن شده باشد یا خیر) را گسترش دهید. اما با یک پروژه که می تواند اجرا شود شروع کنید. شروع کردن با یک سری از پروژه های عرضی ، ملی و بزرگ مخاطره آمیز است. طرح دولت الکترونیک باید مختلف اما واقع گرایانه باشد و آموزش باید بخشی از آن باشد.
روندهای موجود را شفاف کنید:
یک راه شروع کردن با مدرنیزه کردن دولت الکترونیک به سادگی شفاف کردن روندهای فعلی برای عموم است. این حتی می تواند بسیار مشکل باشد اما مستند کردن استانداردهای تخصصی کیفیت و روندهای کاربری می تواند برای پشتیبانی از پروژه های فعلی دولت الکترونیک ، یاری رساندن در آموزش و شناسایی دیگر مناطق تغییر در دولت الکترونیکی بی ارزش باشد.
در تانزانیا پیش از تهیه منابع انسانی یکپارچه و سیستم حقوقی دولت یک مشاور خارجی باری خلق یک دستورالعمل که همه فرآیندهای مدیریت HR موجود را توضیح می دهد استخدام کرد. دستورالعمل ها شامل قوانین ، مقررات اداره کننده استخدام، توزیع، انتقال و پایان خدمت بود. دستورالعمل نه تنها به تهیه سیستم جدید برای اداره کمک کرد بلکه به شناسایی خدمات و تغییرات "بردسریع" به عنوان یک ابزار آموزش کارآمد برای کمک به کارکنان در درک تغییرات از سیستم "قدیم" به سیستم جدید موثر بود.
از مشتریانتان بپرسید:
شهروندان آخرین مشتریان دولت الکترونیکی در ارزیابی چیزیکه نیاز دارند و می خواهند متخصص اند. در حقیقت استراتژی دیگر بررسی شهروندان و تجار برای شناسایی ضروری ترین نیازهایشان و چگونگی بهترین راه در رسیدن به آنهاست. چیز مفید و مرتبط را ارسال کنید. آگاه باشید اگرچه دولت گاهی اوقات نیازمند ایست که از شهروندان پیشی بگیرد. مثلا گاهی اوقات شهروندان خدماتی را می خواهند یا خواستار فرصتی هستند فقط پس از اینکه دولت شروع به تهیه آن می کند.
6- چگونه باید پروژه های دولت الکترونیکی را طراحی و مدیریت کنیم؟
مدیریت موثر برای دولت الکترونیک حیاتی است مانند همه عملکردهای اقتصادی یا دولتی دیگر. قدرت تحویل یک پروژه در سروقت و با بودجه (موردنظر) بطور موثر بین بنگاههای دولتی و نظارت بر شرکای بخش خصوصی همگی به مدیریت توانمند بستگی دارند. قبل از حرکت به سمت جلو با پروژه دولت الکترونیک مکانیزمهای مدیریت را در هر دو سطح ایالتی و ملی و سطح پروژه فراهم سازید.
ایجاد گروههای دولت الکترونیک درون دولت را بررسی کیند:
اولویت های دولت الکترونیک بطور معمولی با تعهدات بزرگ منابع ، طراحی و افراد در تداخل است. آنها بدون وجود گروههای تعریف شده برای بازنگری فرآیند دولت الکترونیک از ابتدا تا انتها برای مدیریت بسیار مشکل هستند. مثلا فعالیتهای دولت الکترونیک در یک اداره باید رسمی شود تا اینکه از ثبات دیرپا و پشتیبانی الگوی جدید اطمینان بدهد ، اینگونه گروهها باید بودجه های کافی ، منابع انسانی و پشتیبانی مدیریتی برای انجام وظایفشان داده شود.
گروه مدیریت پروژه را از داشتن مسولیت کافی مطمئن کنید.
بدون داشتن مسئولیت از رهبران سیاسی ، اجرای کارکنان مسئول دولت الکترونیک نمی تواند طرحهای درحال اجر را اطمینان دهد. مسئولیت قانونی معمولی برای بازنگری اجرا نیز مورد نیاز است. خلق یک بنگاه مرکزی دولت الکترونیک را به عنوان یک پیکره مستقل مورد توجه قرار دهید. گروههایی را بوجود آورید که برای موفقیت پروژه ها در هر دو سطح سیاسی و مدیریتی مسئول باشند. برای پروژه های بنگاههای مخالف گروه مدیریت نیازمند ارائه مسئولانه ضروری برای جرای هر پروژه از هر بنگاه است. این خطوط ارتباط ، گزارش دادن ، شراکت در اطلاعات و تسهیل ایجاد شالوده تکنولوژی مشترک و سیاستها و استاندارهای عمومی و سیستم های امنیتی در مقابل اداری و مرزهای بنگاه را بازنگه می دارد.
در تایلند ، دولت یک کمیته IT ملی ایجاد کرد(NITC) -یک کمیته هم پایه سطح وزارت- و مرکز تکنولوژی کامپیوتر و الکترونیک ملی را موظف کرد که بنگاه را برای تلاشهای دولت الکترونیک و ICT کشور رهبری کند. NECTEC به وسیله کابینه به عنوان نیروی جلوبرنده در توسعه ICT و اجرای برنامه کاری و پروژه های مخصوص ICT ، وضع قوانین ، قدرتمند شد. همچنین به عنوان یک دبیرخانه برای NITC انجام وظیفه می کند.
یک طرح کاری را برای اجرای اولویت پروژه های دولت الکترونیکی ایجاد کنید.
نظرگاه و اولویت کافی نیستند. یک طرح کاری طولانی به آمیختگی بنگاهها و کارکنان مسئول برای اجرای دولت الکترونیک کمک خواهد کرد یک طرح کاری باید حداقل به شش عامل مرکزیت دهد.
* توسعه محتویات: شامل توسعه کاربردها ، استانداردهای باز، گفتگوهای عمومی ، راهنمایی استفاده کنندگان و مواد یادگیری الکترونیکی
* ساختمان کارآمد: منابع انسانی و برنامه های آموزشی باید در همه سطوح بکارگرفته شوند.
* ارتباط: شبکه های محلی و ارتباط اینترنتی باید در همه بنگاهها و آژانس های مرتبط بکارگرفته شوند.
* قوانین cyber: برای ایجاد یک چهارچوب قانونی که از پروژه ها و سیاستهای دولت الکترونیک حمایت می کند.
* دخالت شهروندان: یک مخلوط مناسب از کانالها ارسالی باری اطمینان از دردسترس قرارداشتن دولت الکترونیک برای کاربران لازم است.
* سرمایه: طرحهای تجاری دولت الکترونیک باید جریانهای درآمد را شناسایی کند مانند هزینه های کاربران هزینه های اشتراک یا بودجه هایی که در بدست آوردن تعادل اقتصادی کمک می کند.
ایجاد مکانیزمهایی برای دخالت مداوم سهامداران کلیدی: نقش سهامداران در دولت الکترونیک در هنگامیکه نظرگاه ملی برقرار شد پایان نمی یابد. آنها منابع باارزشی برای دولت الکترونیک هستند. دادن یک بازخورد مخصوصا از طرف کاربران درباره اینکه چه عاملی موفق اند و چه عاملی باید بازنگری شوند یا دوباره طراحی کردند، بسیار مهم است.
دولت ها باید برقراری یک سطح پیشنهادی را برای هر پروژه دولت الکترونیکی که شامل استفاده کنندگان و سهامداران دیگر غیردولتی اند برای اجرای پروژه مهم در نظر بگیرند. یک گروه پیشنهادی می تواند شامل شرکای بخش خصوصی ، متخصصان غیردولتی ، کارکنان پیشین و یا گروه های جامعه مدنی باشند.
مدیریت دولت الکترونیک از اجرای پروژه ها بیشتر است: طراحی برای ظرفیت سازی کارکنان آموزشی در همه سطوح کاغذبازی ، شامل کارکنان ارشد باید بخش جدانشدنی یک طرح کرای باشند. معمولا مخاطبان هدف نیازمند آموزشهای ساده اند به همان شکل برای بکارگیری هر سیستم دولت الکترونیکی جدید.این آموزش همچنین باید بخشی از طرح مدیریتی باشد.
7- چگونه می توانیم از عهده مقاومتهای درون دولتی بر بیائیم؟
کارکنان شخصی ممکن است در مقابل پروژه های دولت الکترونیک از خود مقاومت نشان دهند و از هماهنگ سازی روندهای جدید سرباز زنند. این مشکل ممکن است در کشورهای در حال توسعه جائیکه منابع انسانی کمتر وجود داشته باشند اقتصاد ثبات کمتری دارد و فرصتهای شغلی کمتر باشند، جدی تر باشد.
بدانید: اولین گام در رویارویی با این مورد فهم دلیل مقاومت کارکنان است. ممکن است دلایل متنوعی وجود داشته باشد:
* هراس داشته باشید که تکنولوژی آنها را از کارافتاده کند و شغلهایشان از دست بروند.
* هراس داشته باشید که قدرتشان را از دست بدهند و در سیستم فعلی بوجود آمده باشند.
* ناآشنایی با تکنولوژی و هراس از اینکه در مقابل دیگران کم خرد به نظر برسند اگر از آن بدرستی استفاده نکنند. برخی این پدیده را "شک تکنولوژی" می نامند.
* آگاه باشید که تکنولوژی به معنای کار بیشتر خواهد بود مثلا جواب دادن به e-mail های اداری.
* باور داشته باشید که آنها چیزی برای بدست آوردن از تناسب با تکنولوژی جدید نخواهند داشت و در صورت رد کردن آن نیز چیزی را از دست نمی دهند.
* آگاه باشید که فرآیند اتوماسیون جدید به معنای فرصتهای کمتری برای بدست آوردن دستمزدهای غیررسمی یادشده در عوض استفاده از بصیرتشان برای کمک به گروههای مشخص است.
رهبران دولت الکترونیک باید منابع مشابه مقاومت را شناسایی کنند و طرحی را برای از عهده برآمدن آن ارائه دهند. استراتژی های فراوان می تواند بر طبق وضعیتهای مشخص موثر باشند.
بدنبال "خرید" باشید کارکنان غیردولتی مخصوصا کسانی که در رده های بالای مدیریت هستند را به داخل فرآیند تصمیم گیری دولت وارد کنید. بهترین راه برای دستیابی به "خریداری" استفاده از پیشنهادهای کارکنان برای توسعه محتویات یا طراحی پروژه دولت الکترونیک است. اطمینان حاصل کنید که کارکنان از چگونگی تاثیرپروژه دولت الکترونیک بر روی کارشان و عواقب آن دارد بنابراین آنها می توانند توقعات کارگران را مدیریت کنند.
هشدار: هنگامیکه دخالت مهم است ، رهبران باید آگاه باشند که طراحی فرآیند را به تاخیر نمی اندازند تا آنجایی که زمان پروژه از دست برود.
توضیح: برای کارکنان اهداف برنامه را توضیح دهید. واضح و روشن باشید که آنها "دشمن" و یا اهداف تغییر نیستند.
برای کارکنان توضیح دهیند که شغل جدید شان چه خواهد بود مدیریت توقعات و جوابای مناسب به احساسات در همه سطوحی که پروژه دولت الکترونیکی آشکار کرده است حیاتی است.
آموزش: برخی دولتها دریافته اند که در ابتدا باآموزش رهبران و احدها آنها پذیرش سیستم جدید که پس "چکیده ای" در میان کاغذ بازی بود را بوجود آوردند. اگر کارکنان سطوح پایین تر نگه داشته شوند باید آموزش مناسب را قبل از معرفی سیستم جدید دریافت کنند. اگر روش های جدی را بفهمند مقاومت کمتری نشان خوهند داد. به آموزش بصورت محدود نزدیک نشوید فقط در هنگامیکه کارکنان را برای کاربردهای دولت الکترونیک آماده می کنید. ظرفیت سازی نیازمند قادرسازی کارکنان در بدست دادن اطلاعات، سازگاری با تغییرات در مسئولیتها و ایجاد رقابتهای جدید است. کارکنان را برای تبدیل به یک کارمند "دانش محور" جدید آموزش دهید. "علم مدریت" همانگونه که نامیده می شود یک عامل کلیدی دولت الکترونیک است و باید قسمتی از هر پروژه دولت الکترونیک باشد.
ارزیابی: یک شرکت خارجی یا غیردولتی را مثلا یک موسسه مشاوره یا یک شرکت تکنولوژی، به منظور ارزیابی سخت و منظم پیشرفت پروژه ها در دولت الکترونیک ، با توجه خاص به ارتباط مابین داده های پروژه و اهداف آن ، استخدام کنید مدیریت تغییر محور باید گسترش یابد.
درکشوری در خاورمیانه در آسیا رهبران شرکتهای خارجی را برای ارزیابی پیشرفت در واحدهای متفاوت دولتی در طرحهای دولت الکترونیک استخدام کردند. زمانی که واحدها دریافتند که در حال ارزیابی شده هستند با یکدیگر در بدست آوردن درجه بهتر رقابت کردند.
نیرو: هنگامیکه فرصتهای آموزشی جدید را پیشنهاد می دهید موقعیتی را پیش آورید که کارکنان بخودی خود در کشوری در آسیا یک کارمند ارشد شروع به اعلام گردهمائیها بوسیله e-mail کرد بنابراین کارگران برای دستیابی به اینترنت و به زور باقی ماندن و حضور در تصمیم گیری ها ناچار به تهیه آن شدند.
بوجود آوردن یک نقشه حتمی در مورد تغییرات می تواند بسیار موثر باشد اما فقط با یک امید سیاسی ممکن است که در سوال 4 مرود بحث قرار گرفت.
تقاضا: به مثابه طریقی که کارگران را درگیر و متعهد نگه می دارد و به مدیریت پروژه دولت الکترونیک کمک می کند درخواست بازخورد از آنها در مورد چگونگی کارکرد سیستم هر مشکل محاسبه شده و تنظیماتی که تاثیر را گسترش می دهند لازم است.
جایزه: کسانی را که در محیط خوب عمل می کنند تشویق کنید. مسئولین و نشاندهنده های پیشرفت قابل لمس برای افراد بوجود آورید و سپس انگیزه هایی را برپایه عملکردشان بوجود آورید. اینها ممکن است به پیشرفت تخصصی و یا جایزه های مالی مرتبط شود. سعی کنید واحدهایی که کاری را برای معتبر شدن با هر صرفه جویی انجام می دهند و آن مبلغ اضافی را در تغییرات بعدی سرمایه گذاری می کنند مجاز بدانید.
قدردانی و تجلیل کردن:
عموما یا حتی بصورت رسمی از کسانی را که با سیستم خوب سازگارند تجلیل کنید. در خاورمیانه ، کشوری که در بالا اشاره شد رهبر سیاسی منطقه اعلام کرد "بهترین کارمند" طبق ارزیابیهای مخفی جایزه بگیرد، حتی بدون اینکه کارفرما از انتخاب شدن او آگاهی یابد. اگر شما موفقید فراموش نکنید که از کارکنانی که در ابتدا سازگار کنندگان دولت الکترونیک بوده اند قدردانی کنید. بهترین راه برای شناسایی کارمندان در فرهنگ های مختلف متفاوت است اما تشویق مهم است.
8- چگونه پیشرفت را اندازه گیری و با آن ارتباط برقرار می کنیم؟ اگر شکست بخوریم چگونه آگاهی می یابیم؟
چون دولت الکترونیک معمولا به پول زیادی نیازمند است ، منابع انسانی تعهد جوابگویی اطلاعاتی و سیاسی را باید داشته باشد. در کشورهای در حال توسعه و همینطور در کشورهای صنعتی اگر چه دمکراتیک باشند یا خیر، سیاستگذاران و آژانسهای مسئول دولت الکترونیک در مقابل مصرف هزینه ، برقراری سیاستها و ارسال خدمات عمومی و یا عدم ارسال آن در هنگامیکه نظر خواهی در مورد آنها آغاز شد جوابگو خواهند بود.
تغییر یک کلید است: آزمایش موفقیت یک پروژه دولت الکترونیک چگونگی دستیابی آن به اهداف است مثلا چگونه خدمات را ارائه می دهد، اطلاعات را در دسترس قرار می دهد و یا دسترسی به دولت را افزایش می دهد. قضاوت در مورد پیشرفت و عملکرد هر دو معیارهایی را بوجود می آورد. حسابگری نیازمند عملکردهای استاندارد است.
معیارهای کلی عملکرد ایجاد کنید: موسسات مسئول مدیریت یک پروژه دولت الکترونیکی باید استانداردهایی را که بوسیله آن عملکرد اندازه گیری می شود بوجود آوردند. پارامترها یا استانداردها برای سنجش عملکرد دولت الکترونیک می تواند به دو گروه تقسیم شود: (1)استانداردهایی که میزان قبول کردن دولت الکترونیک توسط دولت را اندازه گیری می کنند. (2)استانداردهایی که فشار کاربردهای الکترونیک را می سنجند.
استانداردهای عمومی هر دو گروه در زیر آورده شده است.
(1)استانداردهای که عملکرد دولت را می سنجند.
* میزان معاملات الکترونیکی انجام شده
* زمان جواب به درخواست ها
* مدت عملکرد بدون مشکل در خدمات دولت الکترونیک از ابتدای شروع به کار
* شماره و یادرصد خدمات الکترونیکی عمومی
* تعداد خدمات جدید ارسال شده الکترونیکی
* درصد مناطق محلی پوشش داده شده بوسیله یک خدمت
(2)استانداردهایی که فشار کاربردهای دولت الکترونیک را اندازه گیری می کند.
* تعداد یا درصد انتخاب کنندگان یا محلها -مشتریان- دسترسی به اطلاعات یا خدمات الکترونیکی.
* اعتبار روز افزون یا تاثیر در ارسال اطلاعات یا خدمات (مثلا کاهش تعداد روزهای ارسال خدمات) که از 7/24 دسترسی نتیجه می شود.
* مدت زمان برای اجرای کالاها، خدمت، اطلاعات (ازنظر، دولت ، تجارت یا شهروندان)
* کاهش هزینه برای شهرندان
* کاهش هزینه برای دولت
* این فهرست فقط برخی از معیارهای کمیت پذیر را که ممکن است در عمکرد کلی یک پروژه دولت الکترونیک مورد استفاده قرارمی گیرد نشان دهد. استانداردهای دیگر ممکن است به گونه ای گسترش یابند که با اجرای یک پروژه مشخص همخوانی داشته باشند.
مثلا اجرای یک پروژه الکترونیک ممکن است براساس میزان فرآیند معاملات ، کاهش زمان فرآیند اجرا یا کاهش هزینه های مدیریتی اجرا تعیین شود. در مقایسه یک پروژه اطلاعات بهداشتی اینترنتی باید براساس منطقه ای که می تواند اطلاعات را بدست آورد، افزایش استفاده از خدمات در منطقه ای که اطلاعات در دسترس قرار می گیرد، یا افزایش آگاهی عمومی سنجیده شود.(مثلا بطوریکه توسط تحقیق سنجیده شده)
شاخص ها را برای سنجش پیشرفت ایجاد کنید: شاخص ها به عنوان "چک واقعیت" برای مدیران و سیاستگذاران عمل می کند آنها طریقی را برای اندازه گیری پایه های منظم پیشنهاد می کنند که آیا پروژه های دولت الکترونیک پیشروند ، شفاف اند و به قولهایی که داده اند عمل می کنند یا خیر. پلهای سنگی باید برای مسیر پیشرفت ایجاد شود. این شاخص ها باید براساس:
* تاریخ های مشخص
* مقایسه با کشورها/ایالات دیگر
* رای گیری
* تحقیقات مستقل (مثلا رضایت مشتری، حضور داشتن، تاثیر هزینه)
* سنجش حضور بخش خصوصی یا تحویل بوسیله فروشنده
* میزان سرمایه بدست آمده شخصی بوسیله پروژه
اینها فقط برخی از مثالهای روش شناسی / استانداردها هستند که می توانند به عنوان شاخص بکارروند. شاخص ها نیازمند مشخص بودن و دستیابی پایدار هستند به منظور اندازه گیری صحیح پیشرفت. شاخص های مورد استفاده را در نظر بگیرید یک "کارت امتیاز" که آمادگی و اجرا که درون دولت آژانسهای خصوصی را مقایسه می کند. این برای آژانسها انگیزه ایجاد می کند تا اینکه تلاششان مشخص شود و پروژه های دولت الکترونیک را تعقیب کنند. بخاطر داشته باشید اگر چه اینگونه کارت هی امتیاز موفقیت در دادن خدمات دولتی بوسیله دولت الکترونیک را اندازه گیری نمی کنند مگر اینکه برای این منظور طراحی شده باشند.
هشدار: بوجود آوردن یک سایت اینترنتی # اجرای دولت الکترونیک:
ایجاد یک سایت اینترنتی که "اینترنتی شدن" نامیده می شود معمولا به رضایتمندی در مورد دولت الکترونیک منجر می شود. ایجاد یک سایت ممکن است یک شاخص باشد اما اجرا یا استفاده مشتریان را ضمانت نمی کند. برای یک آژانس آسان است که با ایجاد یک سایت اینترنتی فکر کند که خدمات الکترونیکی ارائه کرده است. این ممکن است برای بعضی جوامع که میزان بالایی از نفوذ اینترنت در آنها وجود دارد حقیقت داشته باشد اما حتی در اینصورت نیز فقط برای "برخی" از سایت های اینترنتی حقیقت دارد. در مناطقی که برای یک شهروند متوسط هزینه دستیابی به اینترنت مانعی به حساب می آید و یا اینکه اینترنت بطور وسیع در دسترس نیست نیز حتی دلیل قاطعی برای تشویق به ایجاد سایت های اینترنتی وجود ندارد و یا اینکه دلیل قاطعی برای ارسال خدمات فقط به دلیل وجود داشتن آنها نیست.
طراحی و عمومی سزای "برد سریع" برای دولت الکترونیکی:
اجرای دولت الکترونیکی می تواند با ارائه خدمات کلیدی در اولویت یک دولت الکترونیکی نشان داده شود. ارتباط برقرارگرفتن با مردم در مورد موفقیت نیز مهم است. گامهای دستیابی به "برد سریع" شامل:
* توافق در مورد دستیابی به "برد سریع" به عنوان یک طرح برای پروژه دولت الکترونیکی.
* ایجاد شاخص های قابل سنجش برای آن "برد های سریع"
* انتخاب "برد های سریع" که برای کشمکش عمومی مورد استفاده قرار می گیرند.
* ایجاد محرکهایی برای مردم در دستیابی به شاخص ها
* سنجش اجرا در مقابل شاخص ها
* هنگامیکه شاخص ها بطور مداوم بدست می آیند، با عموم درباره توسعه اجرا یا توضیح دادن دلیل بدست نیامدن شاخص ها ارتباط برقرار کنید.
9- چرا ارتباط ما باید با بخش خصوصی باشد؟
دولت الکترونیکی چیزی نیست که دولت به تنهایی بتواند آن را نجام دهد. بخش خصوصی مخصوصا یک نقش کلیدی از طراحی / نظرگاه تا اجرا ، مونیتورینگ و ارزیابی بازی می کند. بنابراین بخش خصوصی و تکنولوژی فقط براحتی "مالیات ، تنظیم، شکایت و کنترل" نیست.
با بخش خصوصی مانند یک شریک رفتار کنید: شرکتها فقط کاملا منابعی برای مالیات ، خدمات ICT و شغل ها نیستند. در کشورهای پیشرفته و کشورهای در حال توسعه هر دو دولت الکترونیک به متخصصین ، منابع و دست آوردهایی از بخش خصوصی نیاز دارد. شرکتها می توانند درسهای باارزش را در مورد خدمات مشتریان ، جوابگویی و تناسب با نیازهای مشتری بدهند بخش خصوصی را فقط مانند یک مکان برای "استخراج" در نظر نگیرید. بخش خصوصی را به یک شریک فوق العاده در دولت الکترونیک تبدیل کنید.
همکاری بخش خصوصی مخصوصا در هنگامیکه احتمال ایجاد جریانهای درآمد از خدمات دولت الکترونیک یا پروژه های دولت الکترونیک وجود دارد امیدوارکننده است و می تواند برای دولتها و آژانس های دیگر نسخه ای کاربردی باشد بنابراین اینگونه همکاریها معمولا نیازمند یک نظرگاه جدید بین کارکنان و مخصوصا اقتصادهای موجود است. با ارتباط محکم کاری سوءظن را در میان دولت و تجارت از میان ببرید.
شرکتهایی را بیابید که نه تنها در کاربرد تکنولوژی بلکه در مدیریت پروژه ICT متخصص باشند تا اینکه کاربردهای دولت الکترونیک بتواند درچرخه بودجه دولتی سریعا توسعه یابد. از تجربیات تجارت الکترونیک شرکتها چگونگی خدمات بازار و جذب و نگهداری مشتریان را بیاموزید (از سیستمها برای ارتباط مدیریتی مشتری استفاده کنید). در کشورهایی که بخشICT ضعیف است دولتها می توانند مدلهایی برای استفاده خوب از ICT باشند اگر دولت یک استفاده کننده با هوش و موثر از ICT باشد ممکن است این مطلب به شرکتهای "محلی" ICT برای گسترش ظرفیت هایشان کمک می کند. مثلا قراردادهای بزرگ ICT و پروژه ها ممکن است شامل همکاریهای ظرفیت سازی بین شرکتهای محلی و چند ملیتی باشند. طراحی زود هنگام به منظور اطمینان حاصل کردن از حضور شرکتهای ICT در فرآیند طراحی الکترونیک می تواند حیاتی باشد.
هر کسی نیازمند "بازگشت سرمایه است".
سعی کنید نیازهای همه را درک کنید. دولت و تجارت نیازمند درک یکدیگرند مخصوصا نیازهای "بازگشت سرمایه" یا "ROI". برای شرکتها این ارجحیت به معنای درآمد است. برای دولت این به معنای خدمات استوار ، قابل اعتماد و موثر (وشاید شراکت دردرآمدها) و افزایش قانونمندی و اطمینان برای شهروندان باشد. برای کارکنان به معنای حمایت ، آموزش ، فرصتهای شغلی و هدایایی برای همسویی با روندهای جدید وظایف کاری و مسئولیتها است. کاهش دادن "شستشوی معنوی" برای کارکنانی که از دولت به بخش خصوصی رفته اند مهم است.
کاهش دادن " شستشوی مغزی" [Braindrain] نیازمند طراحی است.
همانگونه که قبلا برروی آن تاکید شد دولت الکترونیک باید شامل آموزش برجسته برای کارکنان باشد. زیرا هنگامیکه اینگونه کارکنان مهارتهای با ارزش و جدید دست می آورند از طرف شغل های بخش خصوصی بیشتر مورد توجه و درخواست واقع می شوند مخصوصا در کشورهای درحال توسعه که میزان کارگران ماهر در حد محدودی است. از دست دان پرسنل آموزش دیده می تواند برای دولت الکترونیک زیانبار باشد. برای کاهش بازگشت کارکنان گسترش جبران زیانهای جدید و عواید حرفه ای مهم خواهد بود. قرارداد با شرکای بخش خصوصی باید شامل جملاتی باشد که طوری طراحی شده باشند که طرفین قرارداد نتوانند کارکنان پروژه را خارج از دولت به خدمت بگیرند. به همین شکل قراردادهای استخدام باید کارکنان را از ترک شغل پس از یک دوره آموزش یا تحصیلات باز دارد. نمونه های واقعی تجارت برای پروژه های دولت الکترونیک ایجاد کنید. شرکتهای نیازمند فروش پروژه های دولت الکترونیکی به مدیریت شان و دولتها نیازمند"فروش" این پروژه ها به عموم و کارکنانشان هستند. اگر افرادی در دولت وجود داشته باشند که از کارکرد شرکتها آگاهی دارند و افرادی در بخش خصوصی وجود داشته باشند که از نیازهای دولت آگاهی دارند همکاری محکم تر خواهد بود. یک طرح ثابت تجاری کمک خواهد کرد. قدرتمندی های هر همکار را بیابید.
تجارت و بخش خصوصی هر دو فعالانه به همکاری کمک می کنند و هر کدام باید سعی خود را دراین راه انجام دهد. شرکتها می توانند یک منبع شراکت هزینه ، تکنولوژی و تجربه مدیریت پروژه باشند. دولت نیازمند گسترش استفاده از دولت الکترونیک در میان عموم و کارکنان و ایجاد یک چهارچوبی قانونی است ایجاد انگیزه ها برای کمک به شرکتهای محلی رشد می یابد و آنها تبدیل به شرکای دائمی در دولت الکترونیک می کند. باعث ایجاد توسعه نیروی انسانی ICT شوید. تجارت نمی تواند رهبری دولت را جایگزین کند.
استخراج می تواند باعث کاهش محدودیتهای دولت در نیروی انسانی ICT شود. بنابراین بخش خصوصی نمی تواند جایگزین دولت در همه موارد باشد دولت باید به عنوان مسئول سیاستگذاری ، خدمات عمومی مشخص و تصمیمات در مورد قیمت گذاری و دستیابی باقی بماند. بخش خصوصی می تواند کانال یک کمک کلیدی یا سیستم ارسال خدمات باشد. بخش خصوصی نباید نظریه را برای دولت الکترونیک تعریف کند و نباید سیاست ها را دیکته نماید.
سیاستهای معمول را در مورد استخراج گسترش دهید.
برای بسیاری از دولتها استخراج خدمات از شرکتهای خصوصی یک نظریه جدید است برای جلوگیری از اتلاف وقت و پول ، پارامترهای شفافی برای کار با بخش خصوصی ایجاد کنید. مثلا یک سیاست ممکن است دستور دهد که فروشندگان قبل از دستیابی به قرارداد بدقت ارزیابی شوند. این ارزیابی باید روشن کند که بدون توجه به نوع تکنولوژی ، شرکت مسئول ارائه سطح مشخصی از کارآیی و خدمات است. مسئولیت استفاده از نوع تکنولوژی را به عهده متخصصین بگذارید. این کار خطر خریداری تکنولوژی ناسازگار و بی استفاده را برای دولت کاهش می دهد. در آخر بهترین کارکردهای دولت در رابطه با بخش خصوصی را تعریف کنید.
استخراج [خدمات] نیازمند استفاده دولت از انواع جدید قرارداد است. با شاخص هایی روشن برای اجرا که نه تنها از سوار کردن سخت افزار بلکه از آن مهم تر سنجش اجرای فروشندگان و کیفیت خدمات دریافتی بخصوص در کشورهای در حال توسعه را اطمینان بخش می سازد. کارکنان دولت باید در مورد برخورد و مباحثه درباره اینگونه قراردادها آموزش ببینند.
همکاران را تعریف کنید: هنگامیکه پروژه ها از شرکتهای خصوصی استخراج می شووند کارکنانی را که باید با همکاران در شرکتها بر روی پایه های فعلی کار کنند مشخص کنید. برای اجرا و مدیریت پروژه های دولت الکترونیک بطور موثر بخش خصوصی نیازمند همکارانی است. این به معنای جهت دادن به پروژه ها به وسیله کارکنان دولت نیست. بلکه به عکس آنها باید با شرکت ها برای تسهیل همکاری دولتی کارکنند. یک نقش کلیدی دولت گسترش سیاست های ICT است مثلا قوانین امتیازات ، استخراج و سوبسیدها.
محلی یا چند ملیتی: در کشورهایی که بخش خصوصی مخصوصا بخش آموزش بخوبی توسعه نیافته اند این سئوال مورد برجسته ای را مطرح می کند. چگونه دولت می تواند به متخصصین مورد نیاز ICT و منابع دست یابد در حالیکه توسعه محلی ICT را ترویج می کند؟
به بیان کوتاه امکان پذیرترین (وشاید مورد علاقه ترین) شرکای دولت الکترونیک ممکن است شرکتهای چند ملیتی باشند که تجربه ها و ظرفیت هایی را برای ارائه دادن بوجود آورده اند. بنابراین مدت زمان طولانی توسعه شرکتهای ICT می تواند و باید قسمتی از طراحی دولت الکترونیک باشد. یک استراتژی موثر برای کار دوتایی ممکن است یک شرکت چند ملیتی با تجربه به همراه یک شرکت محلی مناسب در توسعه ارائه کاربردهای دولت الکترونیک باشد. این می تواند باعث توسعه ارسال تکنولوژی و مهارت به صنعت محلی باشد در حالیکه در همان حال به نتایج روندهای استخراج اطمینان می دهد.
در یک کشور آسیایی یک شرکت چند ملیتی می خواست قراردادی را با دولت برای توسعه کاربردهای دولت الکترونیک ببندد. قوانین ملی ، دولت را از همکاری با شرکتهای خارجی منع می کرد. قوانین محدود کننده که موانع کوتاه مدت برای دولت الکترونیک بوجود می آورند به دولت دلایل بیشتری برای گسترش انگیزه ها و برنامه ها در بدست آوردن دشد در شرکتهای محلی ICT ارائه می کنند.
هشدار: بخش خصوصی مالک اطلاعات نیست.
حتی اگر شرکتهای خصوصی برای مدیریت و توسعه دولت الکترونیک قرارداد می بندند ، دولت باید اطمینان داشته باشد که انها از اطلاعات جمع آوری شده ای که دولت مدیریت می کند مخصوصا اطلاعات جمع آوری شده از شهروندان و مشتریان دیگر استفاده نمی کنند. این برای حفاظت از انحصار مشتریان خصوصی و اعتماد سازی عمومی به عنوان یک راه مطمئن و قابل اعتماد برای دسترسی به خدمات و اطلاعات ضروری است.
10- چگونه دولت الکترونیک می تواند حضور شهروندان در امور عمومی را گسترش دهد.
درحالیکه می روید بیاموزید: هنگامیکه در مورد دولت الکترونیکی و حضور مردم صدق کند، همه کشورها در حال توسعه هستند. همه کشورها حتی پیشرفته ترین آنها در حال یادگیری چگونگی تشویق ، مدیریت و سازماندهی حضور مردم هستند. حضورعمومی یک عامل اصلی در بسیاری از سطوح فرآیند دولت الکترونیک است از تعریف نظرگاه و اولویت های جامعه در مورد دولت الکترونیک گرفته تا شناخت امادگی الکترونیکی و مدیریت پروژه های الکترونیکی دولت الکترونیکی با حضور عمومی برابر است و نه با اتوماسیون.
عموم که شامل بخش خصوصی افراد و گروههای جامعه مدنی هستند از طرحهای مختلف می توانند در امور دولت الکترونیک حضور داشته باشند: (1) انتقاد بر روی خود طرحهای دولت (2) بدست آوری اطلاعات (مثلا دستیابی به اطلاعات از طریق سایت های اینترنتی دولت) پیشنهاد اطلاعات (مثلا از طریق خدمات عمومی ، گروههای مشخص و یا پست الکترونیکی) (3) حضور در گفتگوها ، گفتگوهای عموم با دولت و یا شهروندان با یکدیگر با میزبانی دولت همه انواع حضور عمومی را در طرحهای دولت الکترونیک وارد کنید. انواع متفاوت حضور را برای اطمینان یافتن از تقاضاهای موجود پیشنهاد دهید. فرصتهایی را به عموم پیشنهاد دهید که وارد شدن در آن باریشان مهم باشد. شهروندانی که برای حضور در امور دولت انتخاب می کنید باید چیزی "در عوض دخالت" [Return on involvement] دریافت کنند. اگر آنها وقت و نیرویشان را می دهند در عوض چیزی می خواهند نیازمند هستند که بدانند بر روی داده هایشان حساب می شود مثلا بوسیله تایید داده هایی که مورد استفاده قرار می گیرند و یا حتی بطور عمومی به آنها بها داده می شود مخصوصا پیشنهادهای مفید یا همکاری اشخاص.
کلیک و همکاری: حصور نیازمند همکاری است. امید به همکاری با بخش خصوصی و گروههای مدنی جامعه که دارای منابع و متخصصین مورد نیازند یک عامل مهم آمادگی است. دولت باید به خودش مانند یک تسهیل کننده بنگرد و نه یک مدیر ساده پروژه های دولت الکترونیک. تلاش دولت الکترونیک را رهبری کنید اما دستور و کنترل را با کلیک و همکاری جایگزین کنید.
دولت الکترونیک نیازمند خارج شدن از نظرگاه دولت مرکزی است اما این به معنای کناره گیری کامل دولت نیست. همانگونه که در سئوال 9 توضیح داده شد نقش های بخصوصی وجود دارد که دولت باید بازی کند و نمی تواند آنها را برگزیند یا بدست آورد.
شهروندان متخصصین دولت الکترونیک اند: در آخر دولت الکترونیک به معنای مهیاسازی شهروندان است. در حقیقت این بسیار حیاتی است مخصوصا برای پروژه هایی که برای مهیاسازی عمومی بطور مستقیم طراحی شده اند پروژه هایی به منظور دستیابی به نیازهایشان و ثبات داده هایشان ، به علت اهمیتش همه خدمات دولت الکترونیک باید بوسیله حضور کامل مردم رهبری شوند قبل از اینکه دولت برروی یک نوع پروژه ملی سرمایه گذاری و یا آنرا کاملا تایید کند. بدون این رهبری و دخالت مردم هر پروژه دولت الکترونیک می تواند بسیار مخاطره آمیز باشد.
جلوگیری از خطا: بدون مشورت اولیه باشهروندان یک شهروند در اروپا با هزینه گزاف یک روش اینترنتی جالب برای ثبت نام کودکان در مدرسه اجرا کرد. هیچ پدر و مادری از سیستم جدید استفاده نکردند. زیرا وقتیکه برای دیدن مدرسه به آنجا رفتند فرزندانشان را ثبت نام کردند.
داده های عمومی را ساده کنید: حضور نباید یک اجبار باشد. تکنولوژی می تواند یک تسهیل کننده قدرتمند باشد. با اجازه دادن به کانالهای ارتباطی ارزان و سریع. در کشورهایی که نفوذ اینترنت کم است از روشهای سنتی برای اثبات نظر عمومی مانند گردهمایی های گروهی ، بررسی ها ، گروههای مرکزیت یافته و موارد دیگر استفاده کنید.
مطمئن شوید که عموم بتواند داده هایش را بدون شناسایی شدن [خودش] ارائه کند. این اطمینانی ایجاد می کند که شهروندان بتوانند بطور واضح خدمات دولت و تاثیرات آن را ارزیابی کنند. این تنها راهی است که دولت اطلاعاتی را دریافت می کند که نیزا به ارزیابی دارد و خدمات و برنامه هایش را و حتی سیاستگذاریش را توسعه می دهد. به خاطر داشته باشید که هنگامیکه شهروندان متخصص هستند آنها درخواست خدمتی را نمی کنند مگر اینکه در ابتدا به آنها پیشنهاد شود.
دولت الکترونیک در ابتدا بوسیله حضور عمومی ارزیابی می شود.
دسترسی به خدامت عمومی یک بخش مهم دولت الکترونیکی است ، اما کافی نیست. تسهیل ، گسترش ، عمق بخشیدن و دخالت مردم برای دولت الکترونیک اساسی است. موفقیت و تاثیرات دولت الکترونیک را با گفتگوهای حضوری و دخالت مردم ارزیابی کنید. اینگونه حضور نه تنها می تواند حضور عاقلانه برای یکبار باشد بلکه می تواند حضور دائمی بوسیله گروههای عمومی یا خصوصی باشد. (مثلا نوعی از "شهروندان ادغام شده با کمیته ها" باری پروژه های دولت الکترونیک). مطلب مهم درخواست منظم از عموم برای بازخورد است. بخاطر داشته باشید: از مشتریان دائما بازخورد را بخواهید گفتگوهای دو طرفه حسابگری بیشتری را بوجود می آورد.
در افریقای جنوبی دولت فرآیندی را ایجاد کرد که بوسیله آن عموم می توانستند بر قانون وضع شده انتقاد کنند. مصوبه ها قوانین وضع شده و تبصره ها به سایت اینترنتی دولت فرستاده شد. مردم می توانستند پیشنهادهای سیاسی و اسناد موجود در شبکه را بررسی و انتقاداتشان را ارائه دهند حتی قبل از اینکه مورد سیاسی به مرحله تصویب برسد. این نوع از حضور به مردم اجازه می دهد که مستقیما به سیاستگذاری دولت کمک کنند. کسانی که علاقمند به دین سایتی مشورتی افریقای جنوبی اند می توانند به سایت اینترنتی WWW.gov.za مراجعه کنند.
در مقابل زیاده روی ها آماده باشید:
هنگامیکه دولت الکترونیکی عموم را قادر می سازد که با دولت ارتباط برقرار کنند، حضور عمومی معمولا به سیل ارتباطات و معمولا شکایات تبدیل می شود. مدیریت حضور مرد م و فرآیندسازی ارتباط مردم – دولت باری دولت الکترونیک مبارزات بزرگی است.
اطمینان یابید که منابع، افراد، آموزش و سیاستهای شفاف مورد نیاز برای اداره ارتباطات عمومی تقاضاها و انتقادها را دارا هستید. خطرات مدیریت نادرست حضور مردم عموم را بیگانه می کند و نارضایتی از دولت و برنامه های دولت الکترونیک که بدنبال اجرای آن است بوجود می آورد. ممکن است قدرتمند کردن سیستمهای "غیرهم زمان" [offline] برای اداره شکایات عمومی ، ناامیدیهای کارکنان و صحبتهایی که بوسیله "تفنگداران" برای توسعه اعتماد عمومی که حتی قبل از ارتباطات هم زمان "online" پیشنهاد می شود کارساز باشد.
تا هنگامیکه دولت الکترونیک دارای سیستمهای محکم جوابگویی به "مدیریت ارتباطات مشتری" باشد دولت الکترونیک می تواند یک تجربه کاملا مثبت برای شهروندان باشد به همراه منافعی که خطرات را (برای دولت، تجارت و عموم) بیشتر می کند.
نتیجه گیری
نقشه مسیر گروه کاری بسیاری از موانع عمومی یا ملی دولتها که ممکن است در طول مسیر دولت الکترونیک بوجود آیند را به تفسیر می گوید. چون دولت الکترونیک یک فرآیند پر هزینه و طولانی است ، کارکنان باید در مورد خطرات موجود در این راه آگاه باشند.
دولت الکترونیک فرآیندی است که نیازمند اجرای دائمی درخواست سیاسی ، حضور در دولت و سنجش خصوصی و عمومی است. بنابراین اگر از حضار دولت الکترونیک ده سئوالی را که مطرح شد پرسیده شود آنها بصورت بالقوه می توانند یک سیستم دولت الکترونیک را که نه تنها می تواند عملکرد دولت فعلی را موثرتر کند بلکه می تواند ارتباط محکمتری بین دولت سنجش خصوصی و عمومی ایجاد کند را بسازند.
با گسترش اهداف بزرگتر جامعه و مسئول تر کردن دولت به جوابگویی به شهروندان و ایجاد یک دولت "کاربر دوستانه" شهروندمحور، دولت الکترونیک می تواند یک ابزار قدرتمند در گسترش کیفیت زندگی باشد قدرت و قول دولت الکترونیک برای همه روشن است هم در کشورهای صنعتی و هم کشورهای در حال توسعه.

4