حسابداری رایانه ای در شرکتهای بیمه
اهم مواردی که در عملیات حسابداری شرکتهای خدمات بیمه ای پرداخته می شود
1- لزوم انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار:
امروزه انجام امور حسابداری بدون بهره گیری از امکانات رایانه ای با توجه به حجم عملیات و تنوع گزارشات مورد نیاز تقریباً غیر ممکن گردیده است در این راستا نتایج حاصل از بررسیهای فراوان و مرور راه حلهای متعدد لزوم استفاده از نرم افزار واحد و یکسان جهت ثبت عملیات مالی مربوط به دسته اول (عملیات فنی بیمه) را در کلیه شرکتهای بیمه به اثبات رسانیده است. لذا کلیه شرکتهای نمایندگی یک شرکت بیمه جهت ثبت عملیات بیمه گری صرفاً می بایست از یک نرم افزار استفاده نمایند.
نکات مهم:
الف) استفاده از یک نرم افزار قطعاً مانع از بکارگیری سایر نرم افزارهای مورد نیاز شرکتها جهت پوشش عملیات پشتیبانی و عمومی و مسائل مرتبط آنها با بازاریابان و غیره نخواهد شد.
ب) با توجه به اهمیت انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار کلیه شرکتها می بایست نسبت به نصب نرم افزار حسابداری اقدام کنند.
ج) به منظور حفظ یکنواختی هرگونه تغیر اساسی در نرم افزار باید با هماهنگی شعب و واحدهای حسابداری و انفورماتیک آنها صورت پذیرد.
2- لزوم معرفی مدیر مالی یا حسابدار (مسئول عملیات حسابداری و مالی) به مجتمعها1:
از آنجایی که کنترل عملیات مالی شرکتهای نمایندگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد و حسب تجارب گذشته نیز یکی از مشکلات بسیار جدی و عامل اصلی ایجاد مغایرات فیمابین، شخصی و ثابت نبودن "مسئول عملیات مالی" شرکتهای نمایندگی بوده است لذا مشخصات "مسئول عملیات مالی و حسابداری" شرکتها باید طی معرفی نامه ای، با امضا مدیر عامل شرکت نمایندگی به مجتمع ها اعلام گردیده و حضور فرد مذکور در جلسات توجیهی و آموزشی نیز به عنوان تکالیف قطعی ایشان تعریف گردد ضمناً هرگونه جابجائی در این خصوص می بایست با هماهنگی صورت پذیرد بدیهی است شرکتهای نمایندگی در انتخاب عزل و نصب این افراد مختار می باشند و لیکن هماهنگی با مجتمعها اجباری خواهد بود. علی ایحال مسئولیت نهایی حسابهای شرکت نمایندگی بعهده مدیرعامل و هیئت مدیره شرکت نمایندگی خواهد بود.
3- نگهداری اسناد و مدارک حسابداری بصورت مدون:
از آنجائیکه اسناد و مدارک حسابداری می بایست بصورت دقیق طبقه بندی شده و قابل دسترسی باشد لذا فدوریست اسناد و مدارک حسابداری شرکت نمایندگی صحافی گردیده و در محل شرکت نمایندگی نگهداری گردد به نحوی که همواره امکان دسترسی به آنها مقدور باشد ضمناً این موضوع بایستی هنگام ایجاد تغییرات اساسی در مدیریت شرکت نمایندگی مورد کنترل قرار گرفته و نسخه ای از صورتجلسه تحویل و تحول برای واحد اجرائی ذیربط (مجتمع ها) ارسال گردد.
4- افتتاح حساب بانکی(جاری دریافت بیمه گری و جاری پرداخت بیمه گری):
جاری دریافت بیمه گری
1-4- با توجه به اهمیت انجام عملیات بانکی نزدیک بانک مشخص کلیه شرکتهای نمایندگی می بایست همراه با تکمیل تعهدنامه مخصوص که نمونه آن توسط واحد اجرائی ذیربط (مجتمع ها) تحویل می شود نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس "حساب دریافت بیمه گری" نامیده می شود اقدام نمایند. شرایط و خصوصیات حساب مذکور به شرح ذیل می باشد:
1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تکمیل تعهدنامه محضری با هماهنگی دفتر حقوقی شرکت بیمه می باشد.
2-1-4- با عنایت به هماهنگی انجام شده و لزوم اخذ سرویس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزدیکی از نزدیکترین شعب بانک افتتاح گردد.
3-1-4- حساب مذکور شاخه ای (فرعی) از حساب مرکزی (مادر) واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه نزد بانک محسوب می گردد و صرفاً بابت واریز وجوه دریافتی بابت بیمه نامه ها اعم از فروش نقدی، وصول بدهکاران و وصول چکهای مربوط به اقساط بیمه نامه می باشد.
4-1-4- حساب یاد شده (حساب فرعی) بنام شرکت خدمات بیمه ای اما بنفع شرکت بیمه افتتاح شده و شرکت نمایندگی هیچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغییرات در حساب را ندارد.
5-1-4- حساب فرعی فاقد دسته چک می باشد.
6-1-4- مانده حساب فرعی در پایان هر روز کاری بحساب سپرده کوتاه مدت معرفی شده توسط واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه واریز می گردد.
7-1-4- شرکتهای نمایندگی مجاز به تاخیر در واریز حق بیمه به حساب فرعی (جاری دریافت بیمه گری) نمی باشند و دقیقاً طبق شرایط مندرج در بیمه نامه ها و قراردادهای بیمه ای می بایست مبالغ به حساب واریز گردد. بدیهی است هر گونه مسئولیت ناشی از تاخیر واریز مذکور اعم از عدم پرداخت خسارت و غیره بعهده شرکت نمایندگی خواهد بود.
8-1-4- بانکهای مجری حساب دریافت بیمه گری (حساب فرعی) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تکمیلی حساب به شرکت نمایندگی می باشند و شرکت نمایندگی نیز مکلف به کنترل حساب و نهایتاً تهیه صورت مغایرت بانکی می باشد. به منظور تسهیل در عملیات پیشنهاد می شود وجوه مربوط به هر یک از رشته ها روزانه طی یک فقره فیش بحساب واریز گردد. به منظور تسریع در اجرای عملیات، شرکت نمایندگی موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائی شرکت بیمه (مجتمع) برساند.
– جاری پرداخت بیمه گری
2-4- به منظور پرداخت مبالغ مربوط به الحاقیه های برگشتی، پرونده های خسارت (در صورت وجود مجوز) و همچنین برگشت اضافه واریزی و سپرده (و دیعه) بیمه گذاران هر یک از شرکتها با اخذ فرم مخصوص از واحد اجرائی و تکمیل آن نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس "حساب پرداخت بیمه گری" نامیده می شود صرفاً نزد همان شعبه که حساب دریافت مفتوح گردیده است اقدام نمایند خصوصیات این حساب نیز به شرح ذیل خواهد بود:
1-2-4- حساب به نام شرکت نمایندگی و بنفع شرکت بیمه افتتاح گردیده و در سر فصل بانکها از گروه حسابهای دائمی شرکت بیمه طبقه بندی می گردد. حق امضا در این حساب به دارندگان حق امضا رسمی شرکت نمایندگی حسب اساسنامه و روزنامه رسمی تفویض می گردد و دارندگان حق امضا اجازه تفویض آن را به غیر ندارند.
2-2-4- همواره موجودی این حساب متعلق به شرکت بیمه بوده و شرکت نمایندگی راساً هیچگونه قدر السهمی از حساب را نداشته و حق برداشت به نفع خود را حتی برای کوتاه مدت ندارد.
3-2-4- برداشت از این حساب صرفاً بابت پرداخت الحاقیه های برگشتی و پرونده های خسارتی و همچنین برگشت اضافه واریزی بیمه گذاران می باشد و تمامی چکهای صادره می بایست در وجه بیمه گذاران صادر گردد.
4-2-4- چکهای صادره از این حساب نبایستی در وجه حامل صادر و یا اینکه ظهر نویسی شوند.
5-2-4- تغییرات در صاحبان امضا مجاز این حساب می بایست مطابق با آخرین وضعیت اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت صورت پذیرفته و با تائید شرکت بیمه باشد. بدیهی است شرکت بیمه همواره حق برداشت و یا توقف عملیات این حساب را برای خود محفوظ می داند.
6-2-4- عملیات اخذ صورتحساب از بانک کنترل حساب و در نهایت تهیه صورت مغایرت این حساب نیز بعهده شرکتهای نمایندگی می باشد.
3-4- با توجه به افتتاح دو نوع حساب جداگانه مقتضی است ترتیبی اتخاذ فرمائید که حسابهای بانکی قبلی شرکت خدمات بیمه ای پس از رفع اقلام باز و با هماهنگی واحد اجرائی شرکت بیمه مسدود گردد.
5- فروش غیر نقد و نحوه وصول چکها و اقساط:
با عنایت به ارائه خدمات گسترده به بیمه گذاران در صورت درخواست بیمه گذار جهت تقسیط مبلغ حق بیمه با توجه به موافقت واحد فنی و در چارچوب مقررات مبلغ حق بیمه در چند قسط از بیمه گذار دریافت می شود. ضمناً چکهای وصولی می بایست حداکثر 8 روز پس از تاریخ سر رسید وصول شده باشند. همچنین در صورت عدم وصول چکها در موعد مقرر مبلغ آن در پایان ماه از کار فرد شرکت نمایندگی کسر خواهد شد لذا با عنایت به اینکه کسر مبالغ مذکور از حساب کار فرد بعنوان یک امتیاز منفی قلمداد خواهد شد مقتضی است قبل از ارسال اطلاعات مبلغ به حساب واریز گردد.
6- لزوم تسویه مانده حسابهای فیمابین قبلی:
نظر به اینکه یکسان سازی رویه های عملیات بین کلیه شرکتهای نمایندگی و جلوگیری از بروز مغایرت و اختلاف حساب از اهداف محوری هر دایره حسابداری می باشد بنابراین ضروریست در پایان هر سال ضمن تبادل اطلاعات با واحد اجرائی شرکت از عدم وجود هر گونه اختلاف حساب و مغایرت اطمینان حاصل نموده و در صورت وجود مغایرت نسبت به تعین تکلیف آن در همان سال مالی اقدام و از انتقال آن به سال آتی جدا خودداری شود.
بدیهی است از ابتدای هر سال همه ماهه می بایست گواهی عدم وجود مغایرت بین واحد اجرائی شرکت و شرکت نمایندگی تنظیم و مبادله گردد.
همچنین از ابتدای هر سال ضمن اینکه کلیه مغایرات فی ما بین می بایست بر طرف گردد هرگونه مبلغی که حسب عملیات روزمره توسط شرکت خدمات بیمه ای به بدهکار و یا بستانکار حساب شرکت بیمه منظور می گردد حتماً باید با تکمیل و ارسال برگ اعلامیه فی ما بین صورت پذیرد بدیهی است واحد اجرائی شرکت بیمه نیز دقیقاً هرگونه مبلغ را با ارسال برگ اعلامیه مذکور بحساب شرکت نمایندگی منظور خواهد نمود.
اعلامیه های مذکور از ابتدای سال با شماره یک شروع و تا انتهای سال بصورت مسلسل ادامه می یابد و طرفین می بایست از ثبت اعلامیه های فی ما بین اطمینان حاصل نمایند بطوری که در پایان هر ماه هیچ گونه اقلام باز از این بابت در حساب منظور نگردد. اضافه می نماید هر شرکت نمایندگی صرفاً مجاز به تبادل اعلامیه فی مابین فقط با یکی از واحدهای اجرائی شرکت می باشد. البته تنظیم و ارسال اعلامیه فی مابین از طرف شرکتهای نمایندگی بسیار نادر خواهد بود و عمدتاً ارسال اعلامیه فی مابین از طرف واحد اجرائی شرکت بیمه انجام خواهد شد.
7- لزوم همکاری شرکتهای نمایندگی صرفاً با یکی از واحدهای اجرائی شرکت:
تجارب گذشته و بررسیهای به عمل آمده بیانگر این موضوع می باشد که همکاری شرکتهای نمایندگی با بیش از یک واحد اجرائی شرکت موجب بروز اشکالات کنترلی و نهایتاً مغایرات فی مابین گردیده و بطور کلی لزوم ممانعت از این امر به اثبات رسیده است. لذا شرکتهای نمایندگی صرفاً می بایست با یکی از واحدهای اجرائی شرکت همکاری نمایند.
البته این موضوع شامل شعب و دفاتر فرعی شرکتهای نمایندگی در شهرستانهای خارج از محل استقرار شرکتها نمی گردد و دفاتر مذکور می توانند با واحدهای محل استقرار همکاری نمایند همچنین در مورد استثنائی که پرتفوی خاص یک منطقه جغرافیایی تحت کد واحد مستقر در آن منطقه صادر می گردد نیز با هماهنگی قابل بررسی است.
8- لزوم ارائه مفاصا حساب مالیاتی و صورتهای مالی اساسی:
همچنان که ذکر گردید شرکتهای نمایندگی می بایست راساً نسبت به تهیه و تنظیم دفاتر قانونی اقدام نموده و عملیات مالی خود را مطابق قوانین و مقررات ثبت و نگهداری نمایند لذا کلیه شرکتها حداکثر تا پانزدهم مرداد ماه سال مالی بعد از دوره عملکرد می بایست گواهی برگ مقطعی مالیاتی (مفاصا حساب دارائی) را همراه با صورتهای مالی اساسی شامل ترازنامه، سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد و یادداشتهای همراه و همچنین گزارش حسابرسی مستقل خود را به شرکت ارائه نمایند.
بخش دوم
نحوه ثبت حسابها و نگهداری دفاتر:
کلیه عملیات مربوط به حسابهای شرکت بیمه می بایست در یک سری سرفصل خاص ایجاد گردد (در صورت امکان همه با یک کد شروع شوند) بدیهی است هر یک از شرکتها متناسب نیاز خود می توانند نسبت به ایجاد سرفصلهای مورد نیاز برای عملیات عمومی و پشتیبانی اقدام نمایند. ولیکن ایجاد هرگونه سرفصل در زیر مجموعه سرفصلهای مرتبط با حسابهای شرکت بیمه می بایست با اخذ مجوز از واحد اجرائی شرکت انجام پذیرد.
نحوه ثبت حسابها و صدور اسناد حسابداری:
از نقطه نظر انجام عملیات حسابداری این بخش از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد بطوریکه در صورت تشخیص و درک صحیح حساب و صدرو سند حسابداری بصورت اصولی، با توجه به امکانات نرم افزارهای رایانه ای بقیه عملیات اگرچه نیازمند مراقبت و کنترل می باشد، اما انجام آنها سهل تر و به عبارت دیگر تابع انجام صحیح عملیات صدور سند می باشد لذا اختصاراً به نمونه هائی اشاره می شود.
با توجه به امکانات و قابلیتهای برخی سیستمهای فنی از جمله ثالث، بدنه، عمر آتش سوزی و غیره ضروریست بمنظور استفاده بهینه از قابلیتهای سیستم و جلوگیری از اشتباهات انسانی و دقت بیشتر، اسناد حسابداری بصورت اتوماتیک صادر گردد. بدیهی است پس از ساختن سهند اتوماتیک نبایستی تغییری در سند ایجاد گردد به عبارت دیگر همواره سند حسابداری بایستی با فایل صدور برابر باشد.
1- ثبت حساب مربوط به فروش بیمه نامه ها (کلیه رشته ها)
1-1- فروش بیمه نامه بصورت 100% نقد
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
مبلغ واریزی
ح سود و زیان بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بستانکار
مبلغ حق بیمه مادر
نکته: مبالغ دریافتی از محل بیمه نامه های شخص ثالث بابت سهم صندوق تامین خسارات بدنی بحساب "حسابهای دائمی بیمه- بستانکاران- سهم صندوق خسارتهای بدنی" منظور می گردد.
2-1- فروش بیمه نامه بصورت دریافت چک
همچنان که اشاره گردید با توجه به مشکلات ناشی از ایجاد بدهکاران بیمه ضروریست حتی المقدور فروش اقساطی شرکتها با دریافت چک انجام شود و دریافت چک نیز می بایست دقیقاً مطابق شرایط مندرج در متن بیمه نامه باشد بعبارت دیگر چنانچه در متن بیمه نامه دریافت 60% مبلغ حق بیمه در 6 قسط به سر رسیدهای معین درج شده باشد قطعاً چکهای دریافتی نیز می بایست در 6 فقره و در سر رسیدهای مندرج در متن بیمه نامه یا قرارداد بیمه ای دریافت و در حسابها عمل گردد.
اما از آنجائی که پرداخت کار فرد شرکتهای نمایندگی منوط به وصول مبلغ حق یمه و واریز آن بحساب بانک خواهد بود لذا کارمزد چکهای با مدت بیش از یک ماه در ماهی که چک سر رسید و وصول می گردد پرداخت خواهد شد.
مثال: چنانچه بیمه نامه ای در فروردین ماه 83 در رشته آتش سوزی با حق بیمه ای معادل 000/000/10 ریال و با شرایط 40% نقد و 60% با دریافت 6 فقره چک به سررسیدهای 1/2/83 الی 1/7/83 صادر گردد ثبت حسابها اینگونه خواهد بود.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ (ریال)
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
000/000/4
40% واریز بحساب
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی
وصولی
بدهکار
000/000/1
چک سررسید 1/2/83
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی- مدت دار
بتفکیک رشته
بدهکار
000/000/1
چک سررسید 1/3/83
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی- مدت دار
بتفکیک رشته
بدهکار
000/000/1
چک سررسید 1/4/83
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی- مدت دار
بتفکیک رشته
بدهکار
000/000/1
چک سررسید 1/5/83
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی- مدت دار
بتفکیک رشته
بدهکار
000/000/1
چک سررسید 1/6/83
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی- مدت دار
بتفکیک رشته
بدهکار
000/000/1
چک سررسید 1/7/83
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بستانکار
000/000/1
حق بیمه صادره
نکته: همچنان که اشاره گردید پرداخت کارمزد شرکتهای نمایندگی منوط به وصول چک می باشد لذا کارمزد چکهای منعکس در سر فصل اسناد دریافتنی- مدت دار در ماه سر رسید و پس از صدور سند حسابداری بشرح ذیل امکان پذیر خواهد بود:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی
وصولی
بدهکار
مبلغ چک
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی- مدت دار
بتفکیک رشته
بستانکار
مبلغ چک
3-1- فروش بیمه نامه بصورت اقساطی (بدهکاران بیمه)
همچنان که اشاره گردید فروش بیمه نامه بصورت اقساطی می بایست با رعایت ضوابط فنی و شرایط مندرج در متن بیمه نامه باشد و حتی المقدور با دریافت چک انجام پذیرد علی ایحال چنانچه یک فقره بیمه نامه بدنه با حق بیمه ای معادل 000/000/5 ریال با شرایط 40% نقد و 60% غیر نقد (اقساط) به سررسیدهای مساوی ماهانه صادر و تحویل بیمه گذار گردد ثبت عملیات بشرح ذیل خواهد بود.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ (ریال)
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
000/000/2
مبلغ واریز بحساب
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بدهکار
000/500
قسط اول
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بدهکار
000/500
قسط دوم
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بدهکار
000/500
قسط سوم
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بدهکار
000/500
قسط چهارم
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بدهکار
000/500
قسط پنجم
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بدهکار
000/500
قسط ششم
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بستانکار
000/000/5
معادل مبلغ حق بیمه
بدیهی است کارمزد متعلقه پس از وصول بدهکاران و صدور سند حسابداری بشرح ذیل امکان پذیر می باشد. (این امر مشمول چکهای وصولی نیز می گردد)
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
مبلغ قسط وصول شده
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بستانکار
مبلغ قسط وصول شده
نکته مهم: از آنجائیکه مسئولیت پیگیری و وصول اقساط بیمه نامه های صادره بعهده شرکتهای نمایندگی می باشد لذا در پایان ماه نبایستی اقساط سر رسید گذشته در اقلام باز شرکتها وجود داشته باشد بدیهی است در صورت وجود اقلام سررسید گذشته مبالغ به حساب بدهی شرکت نمایندگی منظور گردیده و از کارمزد کسر و تسویه خواهد شد.
ضمناً مبالغی که از این بابت به بدهکار حساب شرکت نمایندگی منظور و از کارمزد تسویه گردد طی اعلامیه فی مابین جهت اعمال حساب به شرکت نمایندگی اعلام می گردد. در خصوص قراردادهای کلان بیمه ای موضوع با هماهنگی مدیریت واحد اجرائی و بخش فنی شرکت به صورت محدود قابل بررسی خواهد بود.
4-1- بیمه نامه های عمر و پس انداز
اگر چه شرکت در صدد بازنگری در روش وصول اقساط بیمه نامه های عمر و پس انداز و ایجاد رویه و مکانیزم جدید در این خصوص می باشد، لذا تا حصول نتیجه نهائی اقساط مربوط به بیمه نامه های عمر و پس انداز می بایست به حساب جاری دریافت بیمه گری واریز گردد بعبارت دیگر هیچ یک از شرکتها مجاز به دارا بودن یش از یک حساب جاری مخصوص عملیات دریافت بیمه گری نمی باشند.
2- ثبت عملیات مربوط به صدور الحاقیه های برگشتی
به منظور پرداخت مبالغ مربوط به الحاقیه های برگشتی و برگشت اضافه واریزی شرکتها می توانند نسبت به دریافت و واریز تنخواه به حساب جاری پرداخت بیمه گری اقدام نموده (و همراه با دریافت اعلامیه فی مابین) ثبت ذیل را در دفاتر منعکس نمایند.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
بدهکار
مبلغ واریزی
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
تنخواه بیمه گری
بستانکار
مبلغ واریزی
بدیهی است چنانچه طی ماه تنخواه پرداختی تکافو ننماید واحد اجرائی شرکت با دریافت اسناد مثبته نسبت به ترمیم تنخواه اقدام خواهد نمود.
نکته مهم:
اگرچه صدور الحاقی برگشتی قطعاً می بایست با رعایت اصول، ضوابط فنی، آئین نامه ها و دستورالعملهای مربوطه و همچنین حصول اطمینان کامل از وصول مبلغ حق بیمه با ذکر شماره و تاریخ مستند صورت پذیرد، اما تصور می شود پس از صدورالحاقی برگشتی شرکتها با شرایط زیر مواجه شدند:
الف) الحاقیه های برگشتی صادره طی چک و در وجه ذینفع پرداخت و مبلغ از حساب بانکی پرداخت بیمه گری توسط بیمه گذار وصول می گردد.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بدهکار
مبلغ الحاقی برگشتی
ح دائمی بیمه
بستانکاران
الحاقی برگشتی
بستانکار
مبلغ الحاقی برگشتی
ب) چنانچه الحاقی برگشتی طبق ضوابط صادر گردیده اما به هر دلیل ذینفع جهت دریافت چک مراجعه ننموده باشد ثبت حساب بشرح زیر خواهد بود، ضمن آنکه الحاقی برگشتی در گاوصندوق نگهداری می گردد.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بدهکار
مبلغ الحاقی برگشتی
ح دائمی بیمه
بستانکاران
بستانکار
بستانکار
مبلغ الحاقی برگشتی
ج) چنانچه همزمان با صدورالحاقی برگشتی چک مربوط به آن نیز تحویل، ثبت حساب بشرح بند الف انجام شد اما پس از کنترل و تهیه صورت مغایرات بانکی مشخص شود که بیمه گذار نسبت به وصول آن از بانک اقدام ننموده است در پایان هر 6 ماه سند زیر صادر می گردد. بدین ترتیب علاوه بر ایجاد شفافیت حساب جاری پرداخت تقریباً فاقد اقلام باز خواهد بود.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
بدهکار
بتفکیک چکهای صادره و وصول نشده
ح دائمی بیمه
بستانکاران
چکهای وصول نشده
بستانکار
بتفکیک چکهای صادره و وصول نشده
بدیهی است چنانچه چک در ماه بعد توسط ذینفع وصول شود با اخذ صورتحساب بانک سند مربوط صادر و از محل بستانکاران تسویه خواهد شد.
3- ثبت عملیات مربوط به پرداخت خسارت
در صورت اخذ مجوز پرداخت خسارت شرکت نمایندگی می بایست با رعایت کامل ضوابط، آئین نامه ها و دستورالعملهای فنی نسبت به تشکیل پرونده و پرداخت خسارات صرفاً بیمه نامه های صادره خود اقدام نموده و بشرح زیر ثبت حساب نماید.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح سودوزیان بیمه
خسارت
زیر رشته مربوطه
بدهکار
حواله خسارت
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
بستانکار
حواله خسارت
توجه مهم: بدیهی است در تمامی شرایط فوق چنانچه بیمه گذار دارای بدهی در دفاتر شرکت نمایندگی باشد ابتدا مانده بدهی از مبلغ برگشتی کسر و ثبت حساب یا احتساب تسویه بدهکاران بیمه در سیستم منعکس می گردد.
4- موارد متفرقه
1-4- استفاده از اعلامیه های فی مابین:
همچنان که اشاره گردید کلیه موارد مندرج در سر فصل جاری فی مابین و زیر مجموعه این سرفصل می بایست با تبادل اعلامیه های فی مابین صورت پذیرد در این خصوص به موارد زیر اشاره می گردد: (با توجه به اهمیت این بخش دقت نظر در خصوص سرفصلهای تفصیلی این حساب بسیار ضروری می باشد).
1-1-4- چنانچه بیمه نامه ای دارای بدهی در دفاتر شرکت نمایندگی بوده و بدهی مذکور هنگام پرداخت خسارت توسط واحدهای اجرائی شرکت بیمه تسویه گردد، واحد اجرائی ذیربط (واحدی که شرکت نمایندگی با آن همکاری دائم دارد) طی اعلامیه بستانکار مراتب را جهت ثبت دفاتر شرکت نمایندگی اعلام می نماید و شرکت نمایندگی پس از دریافت اعلامیه بستانکار سند زیر را صادر می کند:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
وصولی بدهکاران بیمه
بدهکار
مبلغ مندرج در اعلامیه
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بتفکیک رشته
بستانکار
مبلغ مندرج در اعلامیه
نکته: چنانچه مبلغ اعلامیه واحد اجرائی از مانده بدهی منعکس در دفاتر شرکت نمایندگی بیشتر باشد مازاد آن بحساب "ح دائمی بیمه- بستانکاران- بیمه گذاران" منظور گردیده و در صورت مراجعه بیمه گذار در وجه ایشان پرداخت می شود.
2-1-4- هنگام اعطای تنخواه توسط واحد اجرائی علاوه بر چک مربوط به تنخواه اعلامیه بدهکار نیز همراه با چک جهت شرکت نمایندگی ارسال می گردد، شرکت نمایندگی پس از دریافت اعلامیه ثبت زیر را در دفاتر درج خواهد نمود.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
بدهکار
مبلغ تنخواه
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
تنخواه بیمه گری
بستانکار
مبلغ تنخواه
3-1-4- چنانچه بیمه گذاران مبالغی بیشتر از مبلغ حق بیمه به حساب دریافت بیمه گری واریز نمایند ثبت حساب بشرح زیر خواهد بود، این موضوع شامل واریزیهای نامشخص نیز می گردد.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
اضافه واریزی
ح دائمی بیمه
بستانکاران
اضافه واریزی
بستانکار
اضافه واریزی
4-1-4- چنانچه مبالغی تحت عنوان ودایع و سپرده از بیمه گذاران رشته های مختلف بیمه ای و غیره دریافت گردد ثبت حساب به شرح زیر خواهد بود:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
مبلغ سپرده
ح دائمی بیمه
سپرده دریافتی
به تفکیک رشته
بستانکار
مبلغ سپرده
5-1-4- چنانچه پس از تیک کامل و تهیه صورت مغایرت بانکی حساب جاری دریافت بیمه گری دارای اقلام باز بستانکار باشد و بعلت نامشخص بودن مشخصات واریز کننده امکان شناسائی و صدرو سند مقدور نباشد ثبت حساب به شرح زیر خواهد بود:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
حجم واریزی نامشخص طی ماه
ح دائمی بیمه
بستانکاران
واریزیهای نامشخص بانکی
بستانکار
حجم واریزی نامشخص طی ماه
بدیهی است در صورت ارائه مدارک و شناسائی ذینفع امکان صدور سند اصلاحی مقدور خواهد بود. هیچ گاه شرکتها نبایستی دارای کسر واریزی بابت حق بیمه باشند بنابراین در این خصوص هیچ گونه ثبت حاسبی متصور نمی باشیم.
6-1-4- همچنان که اشاره گردید در پایان هر روز کاری مانده حساب جاری دریافت بیمه گری به حساب اعلام شده توسط واحد اجرائی شرکت بیمه واریز می گردد لذا با توجه به لزوم ثبت کلیه رویدادهای مالی فی مابین، در پایان ماه شرکت نمایندگی معادل مجموع ستون بدهکار صورتحساب را که شامل کلیه مبالغ واریزی طی ماه بحساب مادر نزد شرکت بیمه می باشد، طی یک فقره اعلامیه فی مابین بدهکار تنظیم و جهت واحد اجرائی ارسال نموده و ثبت زیر را در دفاتر منعکس می نماید:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
واریز بحساب مادر
بدهکار
مبالغ واریزی طی ماه
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بستانکار
مبالغ واریزی طی ماه
از طرفی با توجه به ثبت اقلام نامشخص در سر فصل بستانکاران عملاً مانده حساب جاری دریافت بیمه گری همواره صفر خواهد بود.
7-1-4- همچنان که مکرر اشاره گردید در اقلام باز بدهکاران بیمه و چکهای وصولی نبایستی اقلام سر رسید گذشته منعکس گردد لذا ضروریست قبل از ارسال اطلاعات چنانچه مبالغی از این بابت مشاهده گردید سریعاً سند زیر صادر گردد در غیر اینصورت واحد اجرائی راساً اقدام خواهد نمود:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
بدهی شرکت نمایندگی
بدهکار
حجم اقلام سررسید گذشته
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
به تفکیک رشته
بستانکار
حجم اقلام سررسید گذشته
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی
وصولی
بستانکار
مبالغ چکهای سررسید گذشته
نکته:
ثبت فوق زمانی انجام خواهد شد که شرکت نمایندگی از وصول طلب اطمینان داشته و متعاقباً نسبت به دریافت آن اقدام نماید. در غیر اینصورت با رعایت کلیه ضوابط می بایست نسبت به صدور الحاقی و فسخ بیمه نامه در دوره اعتبار بیمه نامه اقدام نمایند. بدیهی است پس از صدور سند فوق و تسویه بدهکاران بیمه از دفاتر شرکتهای نمایندگی و متعاقب آن دفاتر شرکت بیمه، صدور هیچ گونه الحاقی برگشتی امکان پذیر نخواهد بود.
8-1-4- سایر موارد که عملاً در حین اجرا با آن برخورد می شود بطور مثال چنانچه شرکت نمایندگی بنا بر دلائل قابل قبول و همراه با مدارک و مستندات قصد منظور نمودن مبلغی را به بدهکار حساب و یا بستانکار حساب شرکت بیمه داشته باشد حتماً می بایستی از اعلامیه فی مابین استفاده نماید علی ایحال گردش حساب فی مابین بین طرفین بایستی مستند به اعلامیه های فی مابین باشد.
2-4- پرداخت کارمزد
واحد اجرائی شرکت پس از دریافت گزارشات و مدارک مربوط به فعالیت ماهانه شرکت نمایندگی می بایست در اسرع وقت و اعمال نهایت سرعت حسب ضوابط و مقررات مربوط، نسبت به محاسبه و پرداخت کارمزد اقدام نماید. بدیهی است نظم و انضباط مالی شرکتهای نمایندگی عامل اصلی ایجاد سرعت در پرداخت کارمزد خواهد بود. بنابراین هیچ یک از شرکتها مجاز به برداشت علی الحساب کارمزد نخواهند بود.
3-4- وام بیمه های عمر
با توجه به وجود قانون وام در بیمه عمر شرکتها می توانند با توجه به سند زیر نسبت به پرداخت وام اقدام نمایند.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
وام بیمه عمر
عمروپس انداز جدید
بدهکار
مبلغ وام پرداختی
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
بستانکار
مبلغ وام پرداختی
ضمناً هنگام وصول اقساط ثبت زیر با توجه به تفکیک اصل و سود وام به شرح زیر خواهد بود.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
مبلغ واریزی بحساب
ح دائمی بیمه
وام بیمه عمر
عمروپس انداز جدید
بستانکار
اصل مبلغ قسط
ح دائمی بیمه
بهره وام
بیمه عمر
بستانکار
بهره متعلقه قسط
نکته: در صورت تاخیر در واریز حق بیمه عمر و همچنین پرداخت اقساط وام بیمه عمر، جریمه دیر کرد حسب قابلیتهای سیستم بصورت اتوماتیک محاسبه می گردد که مقتضی است هنگام اخذ جرایم مذکور سند زیر صادر گردد.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
بدهکار
مبلغ جریمه متعلقه
ح دائمی بیمه
درآمد متفرقه
جرایم تاخیر
بستانکار
مبلغ جریمه متعلقه
4-4- چگونگی ثبت بیمه نامه های ارزی
نظر به اینکه شرکتهای نمایندگی مجاز به افتتاح حساب ارزی نمی باشند لذا در صورت صدور بیمه نامه ارزی و دریافت حق بیمه بصورت ارزی می بایست به شرح زیر عمل نمود:
1-4-4- چنانچه تمام مبلغ حق بیمه بصورت نقد دریافت و بحساب ارزی معرفی شده توسط واحد اجرائی پرداخت گردد ثبت حساب می بایست معادل ارزش ریالی ارز و به نرخ گواهی سپرده ارزی روز که توسط سیستم بانکی اعلام می گردد در دفاتر منعکس گردد.
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
واریزی ارزی
بدهکار
ریالی وجوه واریزی
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بستانکار
ریالی وجوه واریزی
2-4-4- چنانچه بخشی از حق بیمه بصورت نقد و بخشی بصورت غیر نفد باشد ثبت به شرح زیر خواهد بود:
عناوین حساب
ماهیت
مبلغ
معادل
گروه
کل
معین
ح دائمی بیمه
فی مابین شرکتها
واریزی ارزی
بدهکار
ریالی وجوه واریزی
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
به تفکیک رشته
بدهکار
بدهی بیمه گذار به نرخ گواهی سپرده ارزی
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
زیر رشته مربوطه
بستانکار
حق بیمه صادره
لزوم نگهداری دفاتر ارزی بصورت دستی برای بدهکاران ارزی الزامی می باشد.
3-4-3- چنانچه بخشی از بدهکاران در طی دوره وصول گردد قاعدتاً نرخ ارز بازسان ایجاد بدهکاران متفاوت خواهد بود. در این صورت تفاوت حاصله به حساب "حسابهای سود و زیانی بیمه- تفاوت ارز" منظور می گردد.
4-4-4- چنانچه در پایان سال مالی حسابهای دارائی و یا بدهی ارزی دارای مانده باشد، مانده مذکور می بایست به نرخ آخرین روز کاری سال تسعیر گردیده و ما به التفاوت بحساب "حسابهای دائمی بیمه- ذخیره تسعیر ارز" منظور گردد.
مثال کلی:
با عنایت به مطالب اشاره شده ثبت حسابداری در دفاتر با فرض اینکه عملیات یک ماهه شرکت نمایندگی الف شامل 7 بند زیر باشد، مورد اشاره قرار می گیرد:
1- فروش 10 فقره بیمه نامه ثالث بصورت نقدی جمعاً به مبلغ 000/000/10 ریال:
عناوین حساب
مبلغ
گروه
کل
معین
بدهکار
بستانکار
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
000/000/10
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
رشته ثالث
000/000/10
2- فروش یک فقره بیمه نامه آتش سوزی با حق بیمه ای معادل 000/000/2 ریال با شرایط 40% نقد و مابقی طی 3 قسط مساوی:
عناوین حساب
مبلغ
گروه
کل
معین
بدهکار
بستانکار
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
000/800
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی مدت دار
وصولی
000/400
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی مدت دار
آتش سوزی
000/400
ح دائمی بیمه
اسناد دریافتنی مدت دار
آتش سوزی
000/400
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
آتش سوزی
000/000/2
3- فروش یک فقره بیمه نامه بدنه اتومبیل با حق بیمه معادل 000/000/8 ریال با شرایط 50% نقد و 50% باقی مانده در 2 قسط 000/000/2 ریالی:
عناوین حساب
مبلغ
گروه
کل
معین
بدهکار
بستانکار
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
دریافت بیمه گری
000/000/4
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بدنه
000/000/2
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
بدنه
000/000/2
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
بدنه
000/000/8
4- عقد یک فقره قرارداد بیمه درمان با حق بیمه ای معادل 000/000/24 ریال که اقساط حق بیمه در 12 قسط 2 میلیون ریالی پرداخت خواهد شد.
عناوین حساب
مبلغ
گروه
کل
معین
بدهکار
بستانکار
ح دائمی بیمه
بدهکاران بیمه
درمان
000/000/24
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
درمان
000/000/24
5- دریافت مبلغ 000/000/10 ریال تنخواه جهت پرداخت الحاقیه های برگشتی از شرکت بیمه:
عناوین حساب
مبلغ
گروه
کل
معین
بدهکار
بستانکار
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
000/000/10
ح سودوزیان بیمه
فی مابین شرکتها
تنخواه بیمه گری
000/000/10
صدور 2 فقره الحاقی برگشتی بیمه نامه بدنه جمعاً به مبلغ 000/000/7 ریال.
عناوین حساب
مبلغ
گروه
کل
معین
بدهکار
بستانکار
ح سودوزیان بیمه
حق بیمه
بدنه
000/000/7
ح دائمی بیمه
بانکها- جاری
پرداخت بیمه گری
000/000/7
1 – مجتمعها واحدهای اجرائی شرکتهای بیمه هستند که بر عملیات شرکتهای نمایندگی نظارت می کنند وهر مجتمع مسئول نظارت و هماهنگی چندین شرکت یا نمایندگی است.
—————
————————————————————
—————
————————————————————
28