دستورالعمل پلاککوب اموال(دارایی های ثابت)
فهرست مطالب
1
مقدمه
2
2
تعاریف
3
3
طبقه بندی اموال و شیوه(نحوه) پلاک کوبی آنها
4
3-1
اموالی که بتوان برروی آنها پلاک الصاق نمود
4
3-2
اموال دارای شماره سریال یا شمارههای خاص
4
3-3
اموال تحصیل شده به صورت گروهی
4
3-4
اموال تحصیل شده به صورت جداگانه که در مجموع یک دارایی واحد را تشکیل میدهند
4
3-5
اموالی که سوابق آن به صورت آماری نگهداری می شود
4
3-6
اموال بلا استفاده و اسقاط شده
5
3-7
اموال نزد انبار
5
3-8
اموال خریداری شده توسط پیمانکار
6
3-9
هزینه های انجام شده که فاقد معیارهای شناخت به عنوان اموال میباشند
6
4
انواع پلاکهای قابل استفاده در پلاک کوبی
6
5
مشخصات قابل درج بر روی پلاک اموال
7
6
کنترل پلاکهای اموال در اختیار (نصب شده و یا نصب نشده)
8
7
موارد قابل توجه در رابطه با صورت برداری از اموال
9
8
نکات قابل توجه در مورد محل نصب پلاک اموال
11
9
گزارشات قابل استخراج پس از انجام پلاککوبی
11
10
طبقات اموال در واحد تجاری نمونه
12
11
پیوست : کدینگ طبقات دارایی ها ثابت مشهود(اموال) و دارایی های نامشهود
1- مقدمه
یکی از وظایف مهم مدیریت، کنترل و حفاظت از اموال واحد تجاری است. کنترل صحیح و موثر بر اموال می بایست از زمان تحصیل آنها اعمال گردد. در این راستا، تخصیص شماره اموال به هر قلم ( همزمان با تحصیل ) میتواند به عنوان راهی جهت کنترل آن در زیر سیستم اموال باشد. این امر باعث می شود که بتوان مشخصات و اطلاعاتی از قبیل بهای تمام شده، تاریخ بهره برداری، نرخ و روش استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، مرکز هزینه و محل استقرار، شخص تحویل گیرنده و استفاده کنندهی آن، ملحقات و سایر اطلاعات مربوطه را در هر مقطع از زمان در اختیار مدیریت قرار داد. در این راستا، دستورالعمل حاضر با توجه به موارد ذیل تهیه شده است:
* بررسی مجدد وجود اموالی که در سیستم اموال واحد تجاری ثبت شده اند.
* توجه به کارکرد اموال و بررسی وضعیت آنها.
* بازنگری و کنترل طبقه بندی اموال مورد استفاده واحد تجاری.
در صورتی که در سنوات آتی اموالی تحصیل شود که دراین دستورالعمل منظور نشده، باید نسبت به تعیین طبقهی آن (جهت اعمال رویه یکنواخت در سیستم اموال) اقدام گردد.
در تدوین این دستورالعمل موارد مندرج در استاندارد حسابداری شماره 11 تحت عنوان "دارایی های ثابت" لحاظ گردیده است.
این دستورالعمل به منظور ارائه راهنمایی جهت بکارگیری روشی یکنواخت و مناسب برای ثبت، طبقه بندی و نگهداری سوابق اموال تهیه و تدوین گردیده است.
2- تعاریف
1-2) اموال : به اقلامی اطلاق میشود که حداقل دارای یکی از خصوصیات زیر باشد:
* قابل ثبت و کنترل بوده و همچنین ثبت و نگهداری آنها به عنوان یک قلم دارای اهمیت کنترلی و ردیابی باشد.
* از اقلام مصرفی نباشد (مانند ملزومات اداری).
* در صورت عدم ثبت در سیستم اموال واحد تجاری، احتمال سوء استفاده از آنها وجود داشته باشد.
* جزء اموال بودن آنها توسط مسئولین مربوطه تائید شده باشد.
2-2) اموال منقول : اموالی است که نقل آن از محلی به محل دیگر بدون اینکه به خود یا محل آن نقص ویا خرابی وارد آید، ممکن باشد (ماده 19 قانون مدنی). اموال منقول به 3 دسته تقسیم می شوند:
1- اموال مصرفی: اموالی هستند که بر اثر استفاده تغییر وضعیت داده یا کلا از بین می روند.
2- اموال غیر مصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان آنها را بطور مکرر مورد استفاده قرارداد و انحصارا، این دسته از اموال در کلیه دفاتر ثبت شده و الصاق برچسب برای آنها الزامی است.
3- اموال در حکم مصرفی: اموالی هستند که ظاهرا با اموال غیر مصرفی مشابهت داشته لیکن به لحاظ طبع و ماهیت و یا قلت ارزش آنها، تنظیم حساب به صورت حساب اموال غیر مصرفی برای آنها ضرورت ندارد.
3-2) اموال غیر منقول : اموالی است که نتوان آنها را از محلی به محل دیگر انتقال داد، اعم از اینکه استقرار آن ذاتی بوده و یا به واسطه عمل انسان باشد، به نحوی که انتقال آن مستلزم خرابی یا نقص خود مال یا محل آن شود (ماده 12 قانون مدنی).
پلاک کوبی اموال : قسمتی از مجموعه اقداماتی است که در جهت کنترل، ردیابی و نگهداری سوابق هریک از اقلام مشخص اموال، برای جلوگیری از هرگونه اشتباه یا سوء استفاده احتمالی از آنها انجام میشود.
3- طبقه بندی اموال و شیوه(نحوه) پلاک کوبی آنها
تقسیم بندی ذیل به منظور اعمال روشی یکنواخت و یکسان در لیست برداری، طبقه بندی و پلاک کوبی اموال واحد تجاری، ارائه گردیده است:
1-3) اموالی که بتوان برروی آنها پلاک الصاق نمود:
اموال مزبور براساس طبقات دارایی و در جهت تشخیص آنها از سایر اقلام مشابه، پلاک کوبی می گردد(مانند میز و صندلی و…).
2-3) اموال دارای شماره سریال یا شمارههای خاص:
شامل اقلامی است که دارای شمارههای خاص برای شناسایی میباشند مانند شماره پلاک راهنمایی و رانندگی و یا سایر مشخصه های مندرج بر روی دارایی، که بر اساس آن از سایر اقلام مشابه متمایز می شوند (مانند وسایط نقلیه ، زمین و ساختمان و …).
3-3) اموال تحصیل شده به صورت گروهی:
برای این دسته از اموال، قطعات اصلی و قابل تفکیک که شرایط شناخت اموال را به تنهایی داشته پلاک کوبی میگردند. مانند رایانهها که شامل کیس و مانیتور بوده و بهای خرید آنها بین اقلام مذکور تخصیص یافته و در کارتهای اموال جداگانه ثبت میشوند.
4-3) اموال تحصیل شده به صورت جداگانه که در مجموع یک دارایی واحد را تشکیل میدهند:
عمدتاً شامل آن دسته از اموالی هستند که برای آنها مخارج بعدی قابل ملاحظه ای انجام شده است. برای این اقلام آن قسم از دارایی که جزء اصلی اموال است، پلاککوبی گردیده و مابقی اقلام به ملحقات دارایی درکارت اموال ثبت میشود. به عبارت دیگرقطعات و ملحقات آن پلاک کوبی نمیگردند(مانند سیستم سرمایشی).
5-3) اموالی که سوابق آن به صورت آماری نگهداری می شود:
شامل اقلامی است که در سیستم اموال ثبت نشده و در دوره ی تحصیل به عنوان هزینه دوره شناسایی می شوند،که به شرح ذیل میباشند:
* اموالی که در مقاطعی از زمان یا پس از استفاده، تعویض می شوند. اطلاعات این اقلام به صورت آماری نگهداری و در مقاطعی از زمان نسبت به شمارش وتعیین اقلام کسر واضافات آن اقدام و پس از تعیین تکلیف، تعدیلات لازم از این بابت در حساب های مربوطه لحاظ می گردد (مانند کپسول اکسیژن و گاز). می توان این اقلام را در زمان تحصیل به هزینه دوره منظور نمود.
* اقلامی که به واسطه ماهیت و کاربردشان، امکان پلاک کوبی آنها میسر نمی باشد. این اقلام نیزبه صورت آماری نگهداری می شوند( مانند: انواع فرش و موکت و…).
* اموالی که به لحاظ ارزش،کم اهمیت هستند. این دسته از اموال علی رغم داشتن عمر مفید بیش ازیک سال (با توجه به اصل فزونی منافع بر مخارج) نگهداری، ثبت و پردازش اطلاعات آن در سیستم اموال مقرون به صرفه نمی باشد. این اموال در زمان پلاک کوبی فقط لیست برداری گردیده و پلاک اموال برای آنها در نظرگرفته نمی شود(لوازم ادارای مانند ماشین دوخت، پانچ، جاچسبی، کازیه و سایر لوازم و ملزومات مصرفی). پیشنهاد می گردد، اقلام فوق الذکر در صورت احراز حداقل یکی از شرایط ذیل به حساب هزینه دوره منظور گردند :
الف) ماهیت اموال نداشته و در جداول ارائه شده در زمره اموال منظور نشده باشد غیر ازاقلامی که خریدآن برای واحد تجاری تا کنون مورد نداشته است که می بایست این موارد بررسی و در صورت داشتن ماهیت اموال به لیست اموال اضافه شود.
ب) عمر مفید آن بیش از یکسال نباشد.
ج) در زمره اموالی بوده که قابل پلاک کوبی و ثبت در سیستم اموال نباشد.
پیشنهاد می شود، این اقلام در زمان تحویل به پرسنل ، به عنوان هزینه دوره منظور گردد و از بابت آنها در سیستم اموال ثبتی صورت نگیرد.
6-3) اموال بلا استفاده و اسقاط شده:
این گونه اموال به دلیل وجود در لیست اموال واحد تجاری و همچنین ضرورت اعمال کنترل بر آنها، می بایست پلاک کوبی و یا پلاک الصاق شده بر روی آنها حفظ شود، تا بتوان کنترلهای لازم را در زمان استفاده مجدد، فروش و یا حذف آنها، اعمال نمود.
7-3) اموال نزد انبار:
طبق ماده 18دستورالعمل نحوه نگهداری اموال موضوع ماده 48 "آیین نامه مالی ومعاملاتی دستگاه های اجرایی" کلیه کالاهای وارده به انبارواحد تجاری تا زمانی که در انبار نگهداری می شوند، مشخصات آنها صرفا در دفاترانبارثبت خواهد شد و ضرورتی به الصاق برچسب و نگهداری حساب اموال نخواهد داشت. براساس استانداردهای حسابداری و قانون مالیاتهای مستقیم، استهلاک یک دارایی از زمانی که آماده بهره برداری است، محاسبه می گردد. لذا اموالی که خریداری گردیده و در انبار نگهداری می گردند(آماده بهره برداری می باشند) بایستی قابلیت ردیابی در سیستم اموال واحد تجاری را داشته که این امر مستلزم اختصاص پلاک اموالی به آنها بوده تا بتوان براساس آن نسبت به محاسبه صحیح استهلاک اقدام نمود. در این رابطه می بایست تصمیم لازم توسط مقامات ذیصلاح واحد تجاری اخذ گردد.
8-3) اموال خریداری شده توسط پیمانکار:
در مواردی که بر اساس توافق بین واحد تجاری و پیمانکار (بر اساس قرارداد) و نیز با اهمیت بودن مبلغ، اقلامی توسط پیمانکار خریداری و مورد استفاده قرارگیرد و مقرر شود که پس از اتمام موضوع قرارداد، مالکیت آن به واحد تجاری منتقلشود، لازم است در مقطع اتمام قرارداد این اموال ارزش گذاری، پلاک کوبی و به تبع آن درسیستم اموال و دفاتر واحد تجاری ثبت شوند. در این صورت، اقلام مذکور به قیمت روزبه حساب دارایی مربوطه و به طرفیت حساب بهای تمام شده دارایی اصلی منظور میگردد. (از بهای تمام شده دارایی اصلی کسر می شود).
9-3) هزینه های انجام شده که فاقد معیارهای شناخت به عنوان اموال میباشند:
این نوع هزینه ها(موارد زیر) در دوره وقوع به عنوان هزینه دوره شناسایی می گردند:
* انواع لاستیک خودرو، باطری و سایر لوازم یدکی خودروها و ماشین آلات.
* انواع تشک، پتو، بالش، و لحاف و ملحفه و نظایرآن.
* انواع پوشاک، کفش، دستکش، چمدان، ساک و کیف دستی و …
* ابزار آلات با عمر مفید کم و ارزش ناچیز مانند پیچ گوشتی، حدیده، انواع آچار، انبر جوشکاری، انبردست، انبرقفلی، شن کش، چکش، پتک، بیل،کلنگ، تبر، فرغون، روغن دان،کابل و طناب، دستکش برق، مثلث و نوار خطر.
* اثاثیه کم ارزش نصب شده بر روی دیوارها مانند ساعتهای دیواری، تابلو، تخته وایت برد، جعبه کمک های اولیه و صندوق پست.
* اثاثیه کم ارزش اداری مانند کازیه، پایه چسب، دستگاه دوخت، استامپ، پرچم رومیزی.
4- انواع پلاکهای قابل استفاده در پلاک کوبی
در راستای انجام پلاک کوبی اموال و تهیه صورت ریز آنها( با توجه به ماهیت اقلام تشکیل دهنده)، از انواع پلاکهای زیر میتوان استفاده کرد:
1-4) پلاکهای برچسبی ساده و بارکد دار.
2-4) پلاکهای فلزی.
3-4) حک نمودن شماره پلاک بر روی بدنه اموال.
5- مشخصات قابل درج بر روی پلاک اموال
پیشنهاد میشود پلاک مورد استفاده دارای مشخصات زیر باشد:
1-5) نام واحد تجاری
2-5) آرم واحد تجاری
3-5) شماره اموال : به صورت شماره سریال
4-5) بارکد اموال : استفاده از بارکد باعث سهولت در اجرای کنترلهای جمع داری اموال و انجام اموال گردانی می گردد.
6-
کنترل پلاکهای اموال در اختیار (نصب شده و یا نصب نشده)
مسئول پلاککوبی (جمعدار اموال) می بایست برای پلاکهایی که در اختیار او قرار گرفته، کنترل های ذیل را اعمال نماید:
الف)کنترل اختصاص هر پلاک به یک قلم از اموال.
با اجرای این کنترل نسبت به انجام پلاک کوبی به صورت کامل و عدم مفقود شدن پلاک ها، عدم وجود پلاک ثبت نشده در دفاترو نتیجتا اموال ثبت نشده در سیستم اموال اطمینان حاصل می گردد.
ب) کنترل صورت دارایی مشاهده شده، با پلاکهای نصب شده و پلاکهای باقیمانده.
در اجرای عملیات پلاککوبی برای هر پلاک ،حالات زیر متصور است :
1-6)پلاک نصب شده : برای آن دسته ازاموال که قابلیت نصب پلاک داشته و پلاک بر روی آن نصب شده است(مانند اثاثیه اداری، ابزارآلات و تجهیزات و…).
2-6)پلاک ذخیره گرفته شده : این حالت برای اموالی که به هر دلیل قابلیت نصب پلاک را در زمان پلاککوبی و لیست برداری نداشته، در نظر گرفته میشود. همانند: لوازم و تجهیزات دور از دسترس مثل دوربین های که در ارتفاع نصب شده و در مقطع انجام پلاککوبی امکان الصاق پلاک بر روی آنها نمی باشد. شایان ذکر است که این حالت برای پلاککوبی مستمرکه توسط واحد تجاری انجام میشود، مورد نخواهد داشت زیرا ابتدا پلاک بر روی دارایی الصاق شده و سپس در محل مربوطه نصب می گردد.
3-6)پلاک سیستمی : برای اموال غیر منقول مانند زمین، ساختمان و مستحدثات که قابل پلاک کوبی نمیباشند، استفاده میشود ( فقط شماره پلاک آنها در سیستم اموال درج میگردد و پلاک چاپ شده در نظرگرفته نمیشود).
4-6)پلاک ابطالی : در حین اجرای پلاک کوبی، در صورتی که به هر دلیل پلاک مورد نظر قابلیت نصب خود را از دست بدهد و یا اشتباه پلاک گذاری شود، آمارآن به صورت پلاک ابطالی نگهدرای میشود ضروری است، دلیل ابطال آن ذکر و در صورت امکان لاشه پلاک ضمیمه شود.
شایان ذکر است که از مجموع پلاکهای آماده برای نصب، هیچکدام نباید مفقود و یا بلاتکلیف باقی بماند.
7-
موارد قابل توجه در رابطه با صورت برداری از اموال
پلاک کوبی اموال واحد تجاری همزمان با صورت برداری از آنها انجام شده که در اجرای این عملیات و نیز اموال گردانی سالانه و تکمیل فرمهای مربوطه (پیوست شماره1) ملاحظاتی به شرح ذیل می بایست صورت گیرد:
1-7) اموال گردانی و صورت برداری در واحد تجاری به تفکیک مراکز اصلی، مرکز هزینه، محل استقرار دارایی انجام گردد (در پیوست شماره2 لیست مراکز اصلی به تفکیک مراکز هزینه ارائه شده است).
2-7) صورت برداری از اموال به نحوی صورت پذیرد که از لیست برداری تمامی اموال متعلق به واحد تجاری اطمینان کامل حاصل گردد. اقلام اموالی که امکان دارد در کشو، فایل و یا کمدها قرار داشته باشد، می بایست در اختیار مسئول پلاک کوبی قرار گیرد.
3-7) نام و مشخصات دارایی می بایست به صورت کامل در فرم صورت برداری اموال درج گردد. به طور مثال: میز اداری چوبی. میز اداری نام دارایی و چوبی مشخصات آن است. در صورتی که مسئول اموالگردانی در تشخیص نام و مشخصات دارایی با ابهام مواجه گردد، از افراد مطلع و متخصص که عمدتاً استفاده کننده آن دارایی می باشند کمک گرفته و سپس اقدام به اصلاح و ثبت مشخصات دارایی نماید.
4-7)چنانچه دارایی از اجزاء مختلفی تشکیل شده، ملحقات آن در فرم صورت برداری اموال ذکر گردد.
5-7) درصورتی که در سنوات گذشته برای اموال واحد تجاری پلاک اختصاص یافته و در صورت برداری انجام شده نیز مدنظر قرار گرفته، لازم است شماره پلاک(های) قدیم الصاق شده بر روی دارایی در فرم صورت برداری جدید اموال درج گردد.
6-7) وضعیت دارایی مشاهده شده در هنگام لیست برداری میبایست مورد توجه قرار گیرد که برای اموال واحد تجاری سه حالت زیر وجود دارد :
– فعال و در حال استفاده: اموالی که در عملیات جاری واحد تجاری مورد استفاده قرار میگیرند.
– بدون استفاده: این اقلام یا به تازگی خریداری و یا به صورت موقت کنار گذاشته شده اند. درخصوص این اموال می بایست هر6 ماه یکبار بررسی های لازم صورت پذیرفته و دلایل عدم استفاده ازآنها مشخص و تصمیمات مقتضی در مورد آنها،توسط مقامات ذیصلاح اتخاذ گردد.
– اسقاطی : اموالی که به دلیل اتمام عمر مفید و یا از بین رفتن در عملیات جاری واحد تجاری، دیگر قابل استفاده نیستند.
7-7) در اجرای کنترلهای داخلی، پرسنل واحد تجاری میبایست اموال مورد استفاده خود را تحویل گرفته و در زمان خاتمه دورهی کاری نسبت به تحویل آن به جمعدار اموال اقدام نمایند. در زمان صورت برداری اموال، تحویل گیرنده آنها مشخص گردد. در صورتی که طی سنوات بعد نقل و انتقالات اموال به درستی در سیستم ثبت و نگهداری نگردد، در اموال گردانیهای انجام شده توسط واحد تجاری اینگونه موارد مشخص خواهد شد. پیشنهاد می شود دلایل مغایرتهای احتمالی حاصل از اموال گردانی نیز مورد بررسی قرار گرفته و راهکار مناسب جهت برخورد با مواردی که ناشی از عدم انجام تشریفات نقل و انتقال میباشد متناسباً توسط مسئولین در نظر گرفته شود. همچنین رویه درخصوص اموالی که در راهرو ها و مکان های عمومی مستقر می باشند می بایست بدین صورت باشد که اموال نامبرده تحویل جمعدار اموال گردد تا کنترل های لازم برای نگهداری آن ها توسط ایشان صورت پذیرد.
8-
نکات قابل توجه در مورد محل نصب پلاک اموال
1-8) محل نصب پلاک به صورتی انتخاب گردد که پلاک قابل رویت باشد.
2-8) نصب پلاک به صورتی انجام گیرد که به وسیله دستگاه بارکدخوان قابل کنترل باشد.
3-8) با توجه به نوع استفاده از اقلام اموال و ماهیت آنها، محل نصب پلاک به گونه ای انتخاب شود که ازآسیب دیدن در حین استفاده و مخدوش شدن آنها جلوگیری گردد.
4-8) حتی الامکان سعی شود پلاک اموال در محلی مشابه و یکسان نصب شود. توصیه می شود در صورت امکان در بالا و سمت راست دارایی نصب شود.
5-8) برای پلاک های برچسبی، ابتدا محل پلاک کوبی را تمیز نموده تا پس از الصاق، پلاک به سهولت جدا نشود.
6-8) برای اموالی،که قابلیت نصب پلاک برروی آنها وجود ندارد، پلاک آنها ذخیره یا از پلاک متناسب( از نوع فلزی و یا حکشدنی) استفاده شود.
9- گزارشات قابل استخراج پس از انجام پلاککوبی
در پایان مرحله پلاک کوبی اموال ،گزارشات ذیل قابل استخراج است :
1-9) صورت ریز اموال موجود در هر مرکز هزینه.
2-9) صورت ریز اموال، تطبیق شده با دفاتر مالی و اقلام باز.
3-9) صورت ریز اموال موجود در هر واحد به تفکیک تحویل گیرنده.
4-9) صورت ریز اموال تحویل شده به پرسنل جهت تائید شخص استفاده کننده.
5-9) صورت ریز اموال موجود در یک محل خاص در مراکز هزینه جهت نصب در آن محل و برقراری کنترل های جمعداری اموال.
6-9) صورت ریز اموال نزد انبار.
7-9) صورت ریز اموال بلااستفاده.
8-9) صورت ریز اموال اسقاط شده.
9-9) صورت ریز اموال کسری.
10-9) صورت ریز اموال جابجا شده و یا اقلام خارج شده (جهت تعمیر و یا سرویس مستمر و …) که اطلاعات آن به جمعداری اموال نرسیده است.
11-9) صورت ریز اموال یک طبقه خاص دارایی مانند انواع صندلی ، میز و… .
12-9) سایر گزارشات مورد نیاز بر اساس اطلاعات جمع آوری و وارد شده به سیستم.
10-طبقات اموال در شرکت نمونه
به منظور یکپارچه سازی و ساماندهی بهتر اموال، تو صیه می شود دارای هایر اساس طبقات ذیل در سیستم اموال طبقه بندی می گردند:
1-10)زمین و مستحدثات
2-10) ساختمان
3-10) تاسیسات
4-10) ماشین آلات صنعتی و تولیدی
5-10) ابزارآلات و تجهیزات
6-10) وسایل نقلیه
7-10) اثاثیه و منصوبات
8-10) کالاهای نفیس و عتیقه جات
11-10)دارایی های نامشهود
در ادامه پیشنهاد می گردد برای سطوح دوم و سوم کدینگ اموال شامل رده و دسته طراحی های لازم صورت پذیرد و پس از تایید مقامات ذیصلاح نسبت به بکارگیری آن در فرایند پلاک کوبی و شناسایی دارایی های اقدامات لازم صورت پذیرد. شایان ذکر است که کلیه اموال در زمان تهیه و تدوین این دستورالعمل موضوعیت داشته، با توجه به کارکرد آنها، در طبقه های مربوطه لحاظ گردیده است. در صورتی که واحد تجاری در سنوات آتی اموالی تحصیل نمایدکه در طبقات مذکور پیش بینی نشده، واحد حسابداری اموال مسئول تعیین طبقه مربوطه جهت ثبت در سیستم اموال خواهد بود. ضروری است این موارد به اشخاص مسئول پلاککوبی جهت اعمال، ابلاغ گردد.
1
دستورالعمل پلاک کوبی اموال