مقدمه
امروزه به منظور نیل به پیشرفت روز افزون سازمان ها از جنبه های مدیریت و نیروی انسانی، افزایش کارآیی و کاهش ضایعات، پیروزی در میدان رقابت و مواردی از این گونه مشارکت صحیح و موفقیت آمیز کارکنان در
تصمیم گیری ها و امور سازمان امری ضروری به نظر می رسد.
بنابراین، ضمن اینکه مشارکت زیردستان از رسالت های مدیر است، باید به این مضوع توجه کرد که اجرای این نظام بدون بستر سازی های مورد لزوم سازمانی و ایجاد زمینه های فکری صحیح در مدیریت و کارکنان و همچنین بدون دقت کافی هنگام اجرای مشارکت، عدم موفقیت در رسیدن به اهداف مشارکت و ایجاد هرج و مرج در فضای سازمان را همراه خواهد داشت که این مسئله خود باعث بروز نگرش منفی به نظام مدیریت مشارکت جو خواهد شد.
لذا توجه به موانع اجرای صحیح نظام مشارکت در سازمان ها از ضروریات است. در این مقاله به توضیح و نقد پیرامون عواملی پرداخته که از اجرای مشارکت و یا از مشارکت موفقیت آمیز کارکنان در تصمیم گیری ها و امور سازمن جلوگیری می کنند و سبب دستیابی به نتایج نامطلوب از اجرای نظام مشارکت می گردند.
این مقاله، ضمن مشخص کردن عوامل آسیب زننده به بدنه نظام مدیریت مشارکت جو، راهگشای اجرای صحیح و موفقیت آمیز این نظام پویان و پیشرفت طلب است.
آسیب های وارده به نظام مدیریت مشارکت جو
می توان این آسیب ها را معلول موارد زیر دانست:
1- پیش فرض های نادرست در مورد مشارکت کنارکنان؛
2- عدم مشارکت کارکنان در سازمان ها؛
3- موانع و راه بندهای فرهنگی مشارکت؛
4- موانع و راه بندهای سازمانی مشارکت.
1- پیش فرض های نادرست درباره مشارکت کارکنان:
این پیش فرض ها تلاشی مستمر و اصولی در آماده سازی جبنه های مختلف و نیز اجرای صحیح نظان مشارکت را بی اثر می سازند.
الف) دو نوع سازمان وجود دارد:
1- مشارکت آمیز و دموکراتیک 2- ضد مشارکت و استبدادی
طبق این نگرش هر امری خوب باید است و حالات میانی وجود ندارد. اوضاع یا کاملاً سیاه و یاس آور است یا برعکس کاملاً سفید و مطلوب.
ولی واقعیت به صورت طیفی وجود دارد که فقط نقاط ابتدا و انتهای
آن ها به صورت خوب و بد است و در بین دو نقطه مذکور بی نهایت نقطه وجود دارد که نه خودب مطلق و نه بد مطلق هستند. سازمان ها نیز بین دو حد مشارکت و ضد مشارکت کامل قراردارند. هر چند مدیریت سازمان ها را
می توان به دو دسته مشارکت آمیز و ضد مشارکت تقسیم کرد ولی مشارکت نیز دارای درجاتی است و هر سازمانی متناسب با شرایط خود روی طیف مشارکت استبداد قرار می گیرد. آنچه مطلوب است حرکت منظم به طرف مشارکت بیشتر مدیران و کارکنان و سایر گروه های ذیربط در اداره و توسعه سازمان است.
ب) مشارکت و دموکراسی سازمانی سریع و به سادگی قابل حصول است.
این پیش فرض به این معنی است که مشارکت و دموکراسی سازمانی هدف هایی هستند که به طور کامل و در یک زمان محدود قابل دسترسی هستند و نیازمند مقدمات قبلی نیستند. در صورتی که علی رغم طرح ها و کوشش های صورت گرفته برای اجرای روش های مشارکت آمیز در سازمانها، کمتر سازمانی را سراغ داریم که با این شیوه اداره شود.
باید دانست مشارکت کامل و جامع سازمانی امری ساده نیست و از اهداف بلندی است که تحقق کامل آن به سختی میسر است. ولی پیشرفت به سوی آن میسر است. چنانچه مدیریت با کسب تجارب مفید و آموختن نحوه صحیح بیان مسائل و خواست ها و تحمل نظرات دیگران و یادگیری گوش دادن به مخالفان و … می تواند مرزهای مشارکت سازمانی را گسترش دهد.
در مورد این موضوع باید گفت بسیاری از مدیران خواهان رسیدن به نتیجه در کوتاه ترین مدت و در زمان اندک هستند که می توان گفت این پیش فرض نیز از همین خواست آنها نشات می گیرد در صورتی که مدیران باید توقعات خود را از نتایج فوری مشارکت، به ویژه در مراحل استقرار آن کاهش دهند.
ج) مدیران اقتدارگرا و خود محور تنها دلیل فقدان مشارکتند.
بررسی سازمان هایی که به ندرت مشارکت فراگیر کارکنان در برنامه ریزی و رشد و توسعه سازمانی داشته اند، مشخص می کند که تماماً دارای مدیران خود محور نیستند. بنابراین چنانچه مدیر اقتدارگرا و خود محور نباشد شراط کافی برای ایجاد مشارکت در یک سازمان مهیا نیست بلکه باید دیگر زمینه های آن نیز فراهم آید و با دقت و مراقبت کافی این نظام به اجرا درآید.
د) کارکنان عمیقاً به مشارکت علاقه مندند و به آن اعتقاد دارند.
در شرایط پرتلاطم و سخت اقتصادی و اجتماعی، مردم عمدتاً برای پاسخ به نیازهای اولیه حیاتی و اقتصادی خود در تلاش هستند و نیازهای متعالی تر فرصت ظهور نمی یابند. بنابراین هنگامی که فقر و تورم امنیت خانواده ای را تهدید کند، به ندرت محلی برای مطرح شدن نیازهای متعالی انسانی مانند مشارکت و آزادی و تعالی نفس باقی می ماند.
همچنین در سازمان هایی که فرهنگ استبدادی حاکم است، حتی در صورتی که نیازهای زیستی و اقتصادی اعضای آن برآورده گردد نیازهای آنان به مشارکت، به راحتی و سادگی آشکار نمی شود. بلکه در ین سازمان ها با افزایش آموزش و آگاهی اعضاء زمینه های لازم برای علاقه مندی و اعتقاد عمیق به مشارکت سازمانی فراهم خواهد آمد.
هـ) مشارکت بیشتر به معنای آزادی بیشتر است
کارکنان در مشارکت سازمانی باید محدودیت هایی را طبق ضوابط و معیارهای قانونی رعایت کنند وعدول از این ضوابط موجب هرج و مرج در سازمان می گردد. شرط مشارکت سازمانی محدود بودن آزادی مسئولان و کارکنان است. در سازمان های بورکراتیک و غیر مشارکت آمیز به دلایل عدم طرح باز مسائل و کشف نشدن انحراف ها و عدم ارزیابی مسئولان و کارکنان است. در سازمان های بورکراتیک و غیر مشارکت آمیز به دلایل عدم طرح باز مسائل و کشف شندن انحراف ها و عدم ارزیابی مسئولان و کارکنان و پاسخگو نبودن مسئولان در مقابل جممع، اعمال و اقدامات خارج از محدوده قانون و مقررات بیشتر صورت می گیرد. حتی کارکنان عادی چون می دانند ضوابط و مقررات نقض می گردد، برای مقررات قداستی قائل نشده و هرجا بتوانند این ضوابط را رعایت نخواهند کرد. سازمانی که با مشارکت مسئولان و کارکنان اداره می شود؛ مسائل، کاستی ها، انحرافات به طور منظم طرح و مورد انتقاد و اصلاح قرار می گیرند و سازمان به سوی خیر و صلاح حرکت می کند.
و) مشارکت و نظم
بعضی از دلائلی که مدیران از مشارکت کارکنان استقبال نمی کنند به شرح زیر است:
* مشارکت کارکنان باعث بی نظمی و هرج و مرج می شود؛
* مشارکت کارکنان می تواند باعث اشتباهات بزرگ شود؛
* هنوز کارکنان و سازمان ها آمادگی برای مشارکت ندارند؛
* اظهار نظر مخالف کارکنان، بی حرمتی به اقتدار مدر یا رئیس است؛
* کارمند باید دستورات رئیس خود را بدون درنگ و مقاومت اجرا کند.
باید توجه داشت که اصولاً مشارکت و نظم در یک سازمان، متضاد نستند و الزاماً افزایش مشارکت کارکنان همراه با اشتباه، بی نظمی و هرج و مرج نخواهد بود. بلکه بر عکس در صورت افزایش صحیح و برنامه ریزی شده مشارکت کارکنان نتایحمطالعات نشان می دهد که در سطح فرد و سازمانی کارایی و نظم افزایش یافته است.
2- عدم مشارکت کارکنان در سازمان ها
عدم تمایل کارکنان برای مشارکت در سازمان ویا آماده نبودن شرایط برای مشارکت آنان ازجمله مسائل آسیب زننده به اجرای صحیح نظام مشارکت است. دلایل عدم مشارکت کارکنان در سازمان ها عبارتند از:
الف) احساس عدم تعلق و وابستگی کارکنان به سازمان ها
هر قدرکارکنان در سازمان امنیت شغلی نداشته باشند و نیازهایشان ارضا نشود همواره یک نوع خصوصمت و بیگانگی نسبت به سازمان خواهند داشت. این افراد زندگی شغلی خود را جدا از زندگی شخصی خود می دانند و به نظر آنان زندگیشغلی تنها محلی برای کسب درآمد است و نهایت اینه انگیزه ای در آن ها برای مشارکت وجود نخواهد داشت. در صورتی که در ژاپن وجود
نظام هایی مانند استخدام مادام العمر و نظام ارشدیت باعث می شود که کارکنان احساس امنیت شغلی کرده و نسبت به سازمان بیشتر وفادار باشند و در نتیجه احساس تعلق و وابستگی نسبت به سازمان داشته باشند.
ب) مغایر بودن اهداف فرد و سازمان
از دیگر دلایل عدم مشارکت کارکنان در سازمان ها، متضاد بودن اهداف فرد و سازمان است. برای این که کارکنان بتوانند در سازمان ها مشارکت داشته باشند باید تضاد بین اهداف نهایی فرد و سازمان از بین برود و یک نوع نزدیکی و آشتی بین هدف های فرد و سازمان به وجود آید.
ج) فقدان انگیزش
اگر نیازهای کارکنان تامین نشود، با واکنش روانی کارکنان سازمان مواجه خواهیم شد، به همین علت ما نمی توانیم نتیجه گیری کنیم که خصومت کارکنان با مدیران و بی تفاوتی آنان نسبت به وظایف محوله و یا رد مسئولیت در سازمن و عدم مشارکت آنن به علت طبیعت بشر است (آنچه تئوری x به آن معتقد است) بلکه این حالات نتیجه و عکس العمل برآورده نشدن احتیاجات آنان است. امروزه طبق نظریات جدید مدیریت و سازمان، ایجاد انگیزه یکی اب وظایف مهم مدیر است و اگر مدیر نتواند این کار را به نحو احسن انجام دهد، کارکنان انگیزه ای به همکاری و مشارکت در سازمان نخواهند داشت.
د) احساس بیم و خطر از مشارکت
چنانچه کارکنان حس کنند که مشارکت بر جایگاه آنان اثر واژگونه
می گذارد، به مشارکت تن نخواهند دا. زیرا وقتی بعضی از کارمندان کار گروهی را قبول می کنند در واقع یک نوع مسئولیتی را می پذیرند و اگر نتوانند این مسئولیت را به نحو مطلوب به انجام برسانند امکان دارد از طرف مدیریت سازمان مورد سرزنش قرار گیرند. در مقابل اگر مدیران نیز احساس کنند که مشارکت اقتدار آن ها را تهدید می کند، می کوشند تا آن را پس بزنند یا در برابرش حالت دفاعی بگیرند. چنانچهمدیران ضمن مشارکت کارکنان
پشتیبانی های لازم را صورت دهند و در مراحل اولیه مشارکت زیبردستان که گاهی نتایج آن چندان مطلوب نیست و حتی با شکست نیز توام می شود، توان تحمل شکست را دارا باشند و شکست ها را مقدمه پیروزی سازمان تلقی کنند، شرایط رشد سازمان و تقویت خود را فراهم آورده اند.
هـ) نبود خصلت های کار گروهی در میان کارکنان
لازمه انجام کارها به صورت گروهی دشتن خصلت هایی چون نوعی بردباری، انتقادپذیری، نوآوری و خلاقیت است، زیرا افراد گوناگون با خواسته و غرایز متفاوت در گروه هستند که دارای اختلاف سلیقه و عقیده هستند. برای این که کار به صورت گروهی انجام گیرد لازم است که کارکنان این اختلاف نظر و انتقادات یکدیگر را تحمل کنند و دارای خصوصیات کارآفرینی و نوآوری در سازمان باشند.
و) عدم ایجاد یک بستر فرهنگی
در سازمان های دارای فرهنگ بسته و ریشه دار استبدادی، مشارکت کارکنان امکان پذیر نیست. چرا که فرهنگ به عنوان ریشه است و اگر فرهنگ مناسب در سازمان ها و کارکنان نباشد هر چقدر هم در سایر زمینه ها برنامه ریزی و سرمایه گذاری داشته باشیم، نتیجه مطلوب و مورد انتظار را نخواهیم گرفت و این فرهنگ را باید از طریق آموزش های مناسب در سازمان ایجاد کرد.
ز) کمبود آموزش های لازم
کمبود آموزش های لازم برای تحقق اهداف سازمانی، از دلایل مشارکت نکردن کارکنان در سازمان هاست. به منظور کسب تخصص های لازم برای کارکنان آموزش های ویژه و مناسب مورد نیاز است.
این آموزش ها به منظور ارتقا مهارت کاری کارکنان و نیز افزایش بلوغ فکری ضروری است.
ح) نبود زمان و فرصت کافی
نبود زمان و فرصت کافی دراختیار کارکنان و مدیران از جمله عوامل دیگری است که باعث مشارکت نکردن کارکنان در سازمان می شود. مشارکت در زمان اضطرار تحقق نمی یابد و اغلب کارکنان و مدیران به دلیل حجم زیاد کارهای روزانه فرصت کافی برای مشارکت ندارند.
بنابراین مدیران باید به این مسئله توجه کافی مبذول دارند و زمان و فرصت کافی برای مشارکت در اختیار کارکنان قرار دهند و توقع نتیجه گیری فوری مشارکت زیردستان از اشتباهات مدیران است.
ط) محرمان بودن بعضی از طرح ها
بعضی مواقع امکان دارد مدیران عالی سازمان بخواهند طرحی را پیاده کنند و به جهت سری بودن آن نخواهند کارکنان از اهداف آن طرح اطلاع داشته باشند، لذا سیاست ها و خط مشی ها و اهداف اجرای طرح ها را مشخص
نمی کنند و از دادن اطلاعات به کارکنان (که از لوازم مهم مشارکت به شمار می روند) خودداری کرده و بنابراین کارکنان نمی توانند در امور سازمان مشارکت داشته باشند.
قابل ذکر است بسیاری مواقع به بهانه محرمانه بودن طرح ها و موضوع ها، مدیران از مشارکت دادن کارکنان اجتناب می کنند. در حالی که دلیلی برای محرمانه بودن بسیاری از موارد وجود ندارد و چنانچه اهداف و ضروریات
طرح ها برای کارکنان توضیح داده شود کارکنان با همت و علاقه بیشتری در جهت اهداف و حل مشکلات آن موضوع ها گام بر می دارند.
ی) وجود سبک های مختلف مدیریتی
از نظر لیکرت سیستم های اعمال مدیریت عبارتند از:
* مدیریتی که به مرئوسین اعتماد واطمینان ندارد (سبک استبدادی بهره کش)؛
* مدیریتی که اعتماد و اطمینان نسبتاً زیاد به زیردستان دارد (سبک استبدادی خیرخواه)؛
* مدیریتی که اعتماد و اطمینان قابل توجه اما نه کامل به مرئوس دارد (سبک مشارکتی)؛
* مدیریتی که به زیردستان اطمینان کامل دارد (سبک دموکراتیک).
بر اساس این نظریه مدیرانی که اطمینان قابل توجه و یا کامل به مرئوسین دارند (موارد 3 و 4 نظریه لیکرت) سبک مدیریت مشارکتی و دموکراتیک را درون سازمان به اجرا در می آورند.
قابل ذکر است در شرایط امروز عدم اعتماد مدیر به زیردستان از دلائل عدم موفقیت سازمان هاست ولی چنانچه مدیران ضمن اعتماد به زیردستان شرایط رشد کارکنان و مشارکت آنان را فراهم سازند در جهت پیشرفت و بقا سازمانی گام برداشته اند.
ک) ضعف مدیریت
ضعف مدیریت از دلایل مهمی است که باعث عدم مشارکت در سازمان می شود. اکثر صاحت نظران معتقدند آنچه که باعث موفقیت یک سازمان می شود مدیریت یک سازمان است. یعنی این مدیر است که باید در کارکنان ایجاد انگیزه کند و انها را نسبت به سازمان وفادار سازد و نوعی حس تعلق و وابستگی در کارکنان نسبت به سازمان به وجود آورد و سبکی را در سازمان انتخاب کند که کارکنان به راحتی بتوانند پیشنهادها و نظرات خود را ارائه دهند، کارکنان را آموزش داده و بستر فرهنگی مناسبی در کارکنان و سازمان پدید آورد. ما امروزه مدیرانی که آینده نگر، برنامه ریز و مبتکر باشند کم داریم.
توجه به مسائل مذکور و سعی در برطرف کردن دلایل عدم مشارکت کارکنان از ورود آسیب های جدی به اجرای موفقیت آمیز نظام مشارکت جلوگیری و مدیران و کارکنان را به سوی هم زیستی موفق سازمانی هدایت می کند.
3- موانع فرهنگی مشارکت
به نظر می رسد شناخت و تلاش برای رفع این موانع از موارد مهم برطرف کردن آسیب های نظام مدیریت مشارکت جو است. این نوع موانع باعث مقاومت در برابر تغیر مدیران و کارکنان می شوند و برطرف کردن آن ها سبب ایجاد انعطاف ذهنی وشنیدن و پذیرش نظرات دیگران خواهد شد.
اهم این راه بندها عبارتند از:
الف) نظام خودکامگی یا ارباب- رعیتی: این نظام به تفاوتی سهمگین میان دو گروه از آدمیان می پردازد و آنان را از یکدیگر متفاوت می شمارد. این نظام به دو صورت یک شیوه فرهنگی و هنجار اعتقادی در درون خانواده، شهر، کشور، سازمان مشاهده می گردد و مانع مشارکت اعضای خانواده، شهر، کشور و سازمان می شود.
ب) جهل: جهل از موانع مشارکت است چرا که انسان جاهل توانایی مشارکت ندارد، زیرا شناخت لازم را ندارد.
ج) خود خواهی و خودمحوری: انسان خود محور و خودخواه نمی تواند با دیگران در بیامیزد و به دنیای آنان نفوذ کند.
د) نداشتن اعتماد به دیگران: اعتماد روح مشارکت است. بی اعتمادی
نمی گذارد قالب کار جمعی شکل بگیرد.
هـ) نبود همدلی: در مشارکت، همدلی ضروری است چرا که همدلی سبب می شود تا انسان بتواند با دیگران بر مبنای تفاهم متقابل ارتباط برقرار کند.
و) نداشتن انعطاف ذهنی: در جامعه امروز بردباری برای تفاوت های مردم با یکدیگرو نرمش و تساهل از ضروریات است.
ز) احساس حقارت: احساس نداشتن سودمندی به احساس حقارت
می انجامد و این احساس مانع مشارکت افراد خواهد شد.
4- موانع سازمانی مشارکت
الف) ساختارهای دیوان سالاری: نظام های قانونی و ساختارهای دیوان سالاری هرمی از جمله موانع سازمانی مشارکت هستند.
ب) روابط رئیس-مرئوسی: در سازمان های دیوان سالار رابطه رئیسی و مرئوسی و بالادستی و زیردستی حاکم است. توزیع نابرابر اقتدار و اختیارهای سازمانی میان افراد یک سازمان، سدی استوار در راه اجرای صحیح مشارکت و از موارد آسیب زننده به نظام مدیریت مشارکت جو محسوب می شود.
ج) برنامه ریزی متمرکز: برنامه ریزی از بالا به پایین و نبود ساختارهای جانبی از جمله مسائل آسیب زننده به نظام مشارکت هستند.
نتیجه گیری:
به دلیل اینکه نظام مدیریت مشارکت جو سبب افزایش بهره وری و کارآیی سازمان و همچنین سلامت فضای سازمانی و افزایش همکاری بین اعضای سازان و نیز کاهش ضایعات می گردد، اجرای این نظام (با توجه به شرایط سازمان) از جمله امتیازات سازمانی محسوب می شود.
به جهت جلوگیری از انحرافات و نیز جلوگیری از سوء استفاده از نام این نظام، تشخیص و تعیین موانع بر سر راه نظام مشارکت و موارد آسیب زننده به اجرای صحیح و فراگیر این نظام لازم به نظر می رسد.
موارد آسیب زننده به چهار دسته تقسیم می شوند:
* پیش فرض های نادرست در مورد مشارکت کارکنان؛
* عدم مشارکت کارکنان در سازمان؛
* موانع فرهنگی؛
* موانع سازمانی.
به نظر می رسد با شناخت به موقع موارد مذکور و نیز تلاش در جهت رفع آنها، از انحراف مسیر صحیح نظام مشارکت در سازمان و یا از گشایش راه سوء استفاده از جدابیت های این سیستم، جلوگیری به عمل می آید.
منابع:
1- ابوالعلایی، بهزاد. موانع مشارکت موثر کارکنان، همایش ملی نظام پیشناهادها دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، (1376).
2- اسدی، علی. سخنرانی در دانشگاه ابوعلی سینا همدان، (1370).
3- بنی اسدی، محمد حسین. درآمدی بر مهندسی مشارکت در سازمان ها، تدبیر، شماره 54، (1374).
4- طوسی، محمد عی. مدیریت و مشارکت کارکنان، چاپ دوم، (تهران، مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1379).
5- نژاد حاجی، فرهاد. ایرانی، علی. بررس دلایل عدم مشارکت کارکنان، تدبیر، شماره 66، (1375).
6- هرسی، بلانچارد. مدیریت رفتار سازمانی، مترجم دکتر کبیری (تهران، جهاددانشگاهی، ( 1375).
7- برومند، نادر. تدبیر شی 115 شهریور 1380.
23