اصول تعیین بودجه در سازمانهای مختلف
مقدمه :
نقطه آغاز بودجه ریزی در هر موسسه برآورد مقدار فروش است.
در واقع ضرورت تعیین حدود فروش آتی آنقدر مهم است که حتی درموسساتی که از سیستم کنترل بودجه ای استفاده نمی شود کوشش هائی برای تخمین درآمد حاصل از فروش به عمل می آید. زیرا مدیریت موسسات به خوبی آگاهند که خون حیاتی موسسه همان درآمد است.
1- موارد استفاده از پیش بینی فروش
علاوه بر تخمین و برآور مقدار درآمدهای آتی، از پیش بینی فروش استفاده های متعدد دیگری نیز به عمل می آید. فی المثل پیش بینی مذکور، هسته مرکزی هم آهنگی فالیت های موسسه را تشکیل می دهد و برنامه ریزی تولید، براساس پیش بینی فروش انجام می گیرد.
مضافاَ پیش بینی فروش به کنترل موجودی ها یاری می دهد. ولی در اینجا یادآور می گردد که برای حفظ موجودی انباردر حد معقول، باید نوسانات فروشدر ماه های مختلف برآورد شود. اطلاع از نقاط اوج واقل تقاضا، این امکان را برای مدیریت فراهم می سازد که با توجه به آن، موجودی ها را نگهداری و کنترل نماید.
بسیاری از شرکت ها و موسسات از پیش بین فروش، به عنوان پایه برنامه ریزی فعالیت های تبلیغاتی استفاده می کنند. در واقع در بعضی شرکت ها بودجه تبلیغات برحسب درصدی از برآورد مقدار فروش تهیه و تنظیم می گردد. پیش بینی فروشهر یکاز محصولات، امکان آنرا ایجاد می کند که برای افزایش تقاضای محصولاتی که فروش کمتری ( پیش بینی فروش نشان می دهد که احتمال تغییرات تقاضا بابت محصولات شرکت چه زمانی خواهد بود و این مسئله ، برای برنامه ریزی پژوش و گسترش در زمینه محصولات موسسه حائزاهمیت بسیار است.)
( به عبارت بسیارساده، عملاَ کلیه فعالیت های موسسه به پیش بینی فروش مرتبط است)
2- مراحل پیش بینی فروش
( روش خاصی وجود ندارد که به موجب آن نتایج حاصله کاملاَ صحیح ودرست باشد ولی برخورد سنجیده ومنظم با مساله، خود شیوه ای برای کاهش حاشیه اشتباه محسوب می شود.
مراحل کلی پیش بینی فروش به شرح زیر است:
– محصولات موسسه به دسته های مختلف طبقه بندی می گردد.
– عوامل موثر بر فروش هر یک از طبقات محصول مورد ارزیابی ارزیابی قرار می گیرد.
– روش یا روش های پیش بینی مناسب برای برآورد فروش هر یک از طبقات محصول انتخاب می شود.
– آمار واطلاعات مربوط جمع آوری ، طبقه بندی ، تعدیل وارزیابی می گردد.
– مفروضاتی درباره عواملی که قابل اندازه گیری یا پیش بینی نیست اتخاذ می گردد.
– پیش بینی ها برحسب طبقات معین محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت می گیرد.
– پیش بینی ها برحسب طبقات معین محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت می گیرد.
– هر چند گاه یکبار عملیات وارسی شده و در صورت لزوم پیش بینی ها مورد تجدید نظر قرار می گیرد.
3- روش های پیش بینی فروش
علیرغم تعدد روش های پیش بینی، نمی توان ازروشی به عنوان بهترین روش پیش بینی فروش نام برد. طبقات مختلف محصول ایجاب می کند که از روش های مختلفه برای پیش بینی فروش استفاده شود.
عوامل مهم متعددی در گزینش روش موثر است که مهمترین آن به شرح زیر می باشد:
– کوچکی یابزرگی موسسه
– نوع وتنوع محصولات
– روش های تولید
– ویژگیهای بازار
– مجاری وروش های توزیع
– هزینه نسبی روش های مورد استفاده
– وجود کارکنان ورزیده
– مدت دوره مورد پیش بینی
شش روش برای پیش بینی فروش وجود دارد که در پیش بینی ها معمولاَ از یک یا چند روش به شرح ذیل استفاده می شود:
– نظرات کمیته مدیران
– نظرات فروشندگان
– تحلیل همبستگی
– تحلیل روند
– تحلیل صنعت
– ترکیب روش های مختلف
باید توجه به امتیازها و محدودیت های هر روش توه خاص مبذول گردد.
مدیریت موسسه می بایست با مطالعه وبررسی عوامل داخلی وخارجی موثر بر فالیت های موسسه ، همچنین امتیازها ومحدودیت های هر روش، انتخاب خود را درباره روش پیش بینی به عمل آورد.
3-1 – روش نظرات کمیته مدیران
در این روش ، چندتن از مدیران موسسه در کمیته ای گرد هم جمع شده و نظرات خود را درباره میزان فروشآتی ابراز می دارند و در مجموع به یک نظر خاص می رسند. در این روش به جای شیوه فردی، ازشیوه گروهی استفاده می گردد. معمولاَ مدیران عضو کمیته مورد بحث،بر حسب تخصص در فعالیت های مختلف موسسه انتخاب می شوند.
انجام این کار در مواقعی که از بودجه ریزی متوالی استفاده شده وارقام بودجه هر ماه مورد تجدید نظر قرار می گیرد ضروری است. در این روش ماهی که تازه خاتمه یافته از بودجه حذف و ارقام مربوط به ماه جدیدی به بودجه اضافه می شود. باین ترتیب بودجه موسسه همواره ارقام مربوط به یکسال آتی را در بر می گیرد.
مهمترین امتیازی روش پیش بینی فروش برحسب نظرات کمیته مدیران، آنستکه در این روش گروهی از افراد که در موقعیتی ممتاز قرار گرفته و از عوامل مهم موثر بر فعالیتهای موسسه مطلع هستند گرد هم جمع می شوند. فی المثل مدیر فروش نظر تخصصی خود را درباره امکان بالقوه بازار فروش محصولات موسسه، و مدیر تولید اطلاعات لازم را درباره ظرفیت و امکانات تولید و مدیر مالی آمار واطلاعات مربوط به وضعیت مالی موسسه را ارائه می دهند.
مدیر خرید نیز می تواند عضو موثری درکمیته مدیران مورد بحث باشد. او اطلاعات لازم را درباره قیمت ها، منابع خرید و وجود مواد اولیه در اختیار دارد.
البته چنانچه موسسه دارای مدیر امور بودجه باشد . او اطلاعات لازم را درباره قیمت ها، منابع خرید و وجود مواد اولیه در اختیاردارد.
البته چنانچه موسسه دارای مدیر امور بودجه باشد می توان او را عضو کمیته مذکور کرده ویا اینکهن او را به صورت مشاور در اختیار این کمیته قرار داد.
در روش نظرات کمیته مدیران،مطالعات دقیق آماری و جداول و نمودارهای مربوطه حذف می شود. به اعتقاد بعضی افراد، این خود امتیاز روش مذکور محسوب می گردد. در واقع بعضی شرکت ها و موسسات، فاقد افراد ورزیده و متخصص جهت تهیه مطالعات آماری مفصل بوده و تنها راه پیش بینی و برآورد فروش،اتکاء به نظرات مدیران است.
بهرحال عده ای معتقدند که توانائی پیش بینی منطقی و قابل قبول فروش بدون استفاده از اطلاعات مفصل آماری خود امتیازی محسوب می گردد.
به نظرعده ای دیگر اتکاء به نظرات افراد، از محدودیت های روش پیش بینی است. به اعتقاد اینان در پیش بینی و برآورد فروش استفاده از تحلیل های آماری، به مراتب بر نظرات شخصی رجحان دارد زیرا نظرات مذکور صرفاَ متکی به حدس و گمان نبوده ومتکی به منبع آماری از قبیل پیش بینی های اقتصدی ، تحلیل همبستگی و گرازش های مربوط به بازار می باشد.
انتقادهای فوق درباره پیش بینی ها ونظرات سردستی مدیران صادق است. ولی همانطور که قبلاَ اشاره شد نظرات مدیران فروش، تولید مالی و سایر مقامات شرکت، تنها بر مبنای تجربیات واطلاعات شخصی اتخاذ نمی گردد.
مدیران فوق در بسیاری از موارد پیش از هرگونه نتیجه گیری، آمار و اطلاعات مربوط به عوامل داخل و خارج از موسسه را به مقیاس وسیع، مورد مطالعه و بررسی قرار می دهند. پس می توان گفت گرچه ارقام آماری هنگام بیان نظرات مدیران، احتمالاَ مستقیماَ بیان و ارائه نمی شود ولی در واقع امر،نقش بسیارمهمی در شکل گیری نظرات آنان دارد.
بهر تقدیر استفاده مطلق از نظرات کمیته مدیران در پیش بینی فروش در یک موسسه بزرگ با خطوط تولید مختلف، قابل تامل است.
پیش بینیو برآورد فروش جداگانه هر یک از محصولات، مستلزم صرف ساعات بسیاری از اوقات گرانبهای مدیران است. اگر کمیته فقط کل فروش را برآورد کند در آن صورت باز باید رقم فروش کلی بر حسب محصول، فصول مختلف و مناطق متفاوت تفکیک گردد تا بتوان براساس آن مقدار فروش خرید، تولید، فعالیت های تبلیغاتی و امور مالی را برنامه ریزی و کنترل کرد.
موسسات و شرکت های بزرگ می توانند از مزایای پیش بینی طبق نظرات کمیتته مدیران استفاده نمایند مشروط بر آنکه تعدیلاتی در این روش انجام گیرد. فی المثل می توان از این روش برای بررسی برآوردهائی که طبق روش های دیگر انجام گرفته، استفاده کرد. در حقیقت روش مذکور ابزار فوق العاده مطلوبی برای صیقل پییش بینی های دیگر است.
5- روش نظرات فروشندگان
این روش از قدیمی ترین روش های موجود است. موسسات به صور گوناگون از آن استفاده می کنند. در یک حالت ، موسسه از فروشنگان محوصل خود تقاضا می کند که مقدار فروش را در منطقه خود طی دوره آتی برآورد نمایند. به این منظور فرم هائی برای فروشندگان ارسال می شود.
در منطقه منعکس می گردد، به موازات اطلاعات مذکور، محلی برای درج برآورد فروشندگان در نظر گرفته می شود.
آمار و رقم مربوط به گذشته، پایه ای برای فروشنده محسوب شده و با توجه به اطلاعاتی که درباره بازار دارد امکان افزایش یا کاهش آنرا طی دوره آتی تعیین می کند.
در موسسات و شرکت هائی که در مناطق شعبی دارند معمولاَ مدیران فروش شعب در مناطق، پس از دریافت فرم های مذکور ازفروشندگان، برآوردهای انجام شده را بطور انتقادی مورد بررسی قرار می دهند.
در فرم های مورد گفتگو، ستون اضافی برای برآورد مدیران فروش مناطق در نظر نظر گرفته می شود.
مدیران مناطق می توانند برآوردها را افزایش یا کاهش دهند. مدیران فروش مناطق علاوه بر توجه به مقدار کلی فروش کلی فروش محتمل در منطقه ، شخصیت فروشنده، قابلیت و گرایش های بدبینانه یا خوش بینانه او را در ارزیابی برآوردهای انجام شده، مورد ملاحظه قرار می دهند.
مدیران فروش منطقه سپس برآوردهای فروشندگان را برحسب نوع محصول و شهرها خلاصه کرده و آنرا به دفترمرکزی موسسه ارسال می دارند. در دفترمرکزی مدیر فروش موسسه وکارکنانش ارقام مربوطه را بررسی نموده و باتوجه به اطلاعات وتجارب خود، اصلاحات وتعدیلات لازم را در آن به عمل می آورند.
حال اگر در موسسه واحد بررسیهای بازاریا واحد بررسیهای اقتصادی موجود باشد می توان برای کنترل بیشتر،ارقام فوق را با برآورد هائیکه این واحد به عمل آورده مقایسه وتطبیق کرد. پس از رفع اختلافات و مغایرت برآوردهای مختلف، مجموع ارقام فوق، در واقع پیش بینی وبرآورد کل فروش موسسه را طی دوره آتی برحسب نوع محصول ، منطقه و قسمت نشان می دهد.
استفاده از روش نظرات فروشندگان برای برآورد فروش دو امتیازدارد. اول اینکه در این برآورد از کسانی آغاز می شود که بیش از همه به مشتریان نزدیک بوده و در نتیجه بیشترین آشنائی را با آنان دارند.
دوم آنکه برآوردهای مذکور از سوی کسانی که بوضع کلی اقتصادی واثرات آن بر تقاضا اطلاع دارند مورد جرح وتعدیل قرار می گیرد، باین ترتیب روند مهم تحلیل و رفع اختلافات و مغایرت در برآورد ها انجام می گیرد.
مضافاَ در این روش کسانیکه بنحوی از انحا با فروش محصول سرو کار دارند، در روش پیش بین و برآورد نقش داشته و کوشش زیادتری جهت تحقق آن به عمل می آورند.
در مواردی با حذف برآورد انفرادی فروشندگان، نوع دیگری از این روش بکار گرفته می شود. در اینح حالت مدیر فروش شعبه یا منطقه ، بدون مدد گرفتن از فروشندگان ، برآورد فروش مربوط به منطقه را در خود راساَ انجام داده وآنرا به دفتر مرکزی ارسال می دارد. از این مرحله به بعد عملیات مانند مورد پیشین است . امتیاز از این روش آنست که مدت زمانی که برای برآورد وارسال نظرات انفرادی فروشندگان و ادغام برآورهای مذکور صرف می گردد وجود نداشته وازآن صرفه جوئی می گردد. نقطه ضعف این روش این نیز دقیقاَ همان است که از اطلاعات وآگاهی فروشندگان بر بازارهای محلی استفاده نشده ومضافاَ علاقه وتعهد فروشندگان به تحقق هدف های تعیین شده فروش، جلب نخواهد شد.
استفاده گسترده از نظرات فرشندگان در پیش بینی فروش نشانه قابلیت اتکاء این روش است. علت موفقیت روش نامبرده ، کنترل های متعدد و تعدد عاملین پیش بینی است. به علاوهن تجربه نشان داده که با استفاده از انگیزه های پولی، صحت پیش بینی فرشندگان بیشتر شده است.
شاید بزرگترین امتیازروش نظرات فرشندگان و همچنین دلیل قابلیت اتکای آن، این است که از نظرات تخصصی کارکنانی که بیشترین نزدیکی را به بازار دارند استفاده می شود. زیرا مسئولیت پیش بینی فروش ،برعهده کسانی است که مسئولیت فروش را خود برعهده دارند. از نقطه نظر بودجه ریزی ، ویچگی برجسته روش مورد گفتگو آنستکه فروش برحسب محصول، فروشندگان، منطقه و حتی مشتریان تفکیک شده و در نتیجه اطلاعات لازم را برای برنامه ریزی تولید وفعالیت های تبلیغاتی فراهم می آورد.
محدودیت و ضعف روش مورد بحث آنستکه در اکثر موارد فروشندگان فاقد اطلاعات و معلومات لازم درباره اوضاع واحوال کلی اقتصادی میباشند. ولذا احتمالاَ در برآورد فروش ، به روند کلی وضع اقتصادی و سایر عواملیکه بر مقدار تقاضا تاثیر میگذارد توجهی ندارند. همانطورکه قبلا اشاره شد می توان با جمع آوری امار و اطلاعات مربوطبه اوضاع و احوال اقصادی و روند کلی آن و استفاده از آن در جهت تعدیل برآوردهای
روش دیگر برای جبران این ضعف آنستکه اوضاع واحوال کلی اقتصادی وجود داشته باشد وتاثیر محتمل این شرایط بر فروش محصولات موسسه قبلاَ به اطلاع فروشندگان رسانه شود و سپس از آنها خواسته شود که با توجه به اطلاعات مذکور، برآوردهای خود را به عمل آورند.
عده ای معتقدند یکی ازمحدودیت ها و ضعف های این روش آنستکه فروشندگان ، ضعف مذکور را ترمیم کرد.
روش دیگر برای جبران این ضعف آنستکه اوضاع و احوال کلی اقتصادی وشرایطی که انتظار می رود در دوره آتی در منطقه و کشور از لحاظ اقتصادی وجود داشته باشد و تاثیر محتمل این شرایط بر فروش محصولات موسسه قبلاَ به اطلاعات مذکور ، برآوردهای خود را به عمل آورند.
عده ای معتقدند یکی از محدودیت ها و ضعف های این روش آنستتکه فروشندگان چون می دانند که سهمیه فروش آنان برحسب برآوردهای آنان تعیین خواهد شد. لذا احتمالاَ کوشش می نمایند که فروش احتمالی دوره آتی را کمتر از واقع برآورد نمایند چون به این ترتیب تحقق هدف تعیین شده ، برای آنان آسانتر خواهد بود.
6- روش تحلیل همبستگی
برای صحت و دقت بیشتر برآورد فروش معمولاَ از روش های آماری استفاده می گردد. در واقع رویهمرفته نظرات شخصی در این روش ها حذف شده، وبرآورد فروش کلاَ بر مبنای روشهای آماری انجام می گیرد. در بیشتر موارد ارقام وآمار موجود برای مطالعه و بررسی ارتباطی که بین فعالیت های موسسات و شرکتها و صنایع مختلف وجود دارد کفایت کرده، و می توان از آنها برای پیش بینی نسبتاَ دقیق وضع فعالیتهای مذکور درآینده استفاده نمود. افراد ورزیده و متخصص می توانند ارتباط بین عوامل مربوطه را تعیین کرده و با تقریب بسیارکمی، فروش آتی شرکت موسسه را پیش بینی نمایند. روش همبستگی که رابطه بین دو یا چند عامل را محاسبه میکند ، روش پذیرفته ای جهت پیش بینی فروش محسوب می گردد.
آماردان می تواند بین فروش موسسه خود و یک عامل اقتصادی موثر در خارج از موسسه ، که آمار مربوط به آن انتشارمی یابد، رابطه ایجاد کند. فی المثل اگر فعالیت شرکت در زمینه امور ساختمانی از قبیل تولید آجر، وان، دستشوئی ومانند آن باشد آماردان می تواند منطقاً فرض کند که رابطه ای بین فروش شرکت وجوازهای ساختمانی وجود دارد. می توان با تحلیل همبستگی، صحت این فرض را موردبررسی قرار داد.
درمورد یاد شده به احتمال قوی آماردان ، رابطه نزدیک بین فروش شرکت و جوازهای صادرده ساختمانی را ملاحظه کرده و به این ترتیب شاخص با ارزشی جهت پیش بینی فروش محصول موسسه بدست خواهد آورد. احتمالاَ اگر به جای مبلغ فروش ارتباط بین تعداد ب مقدار فروش با جوازهای صادره مقایسه شود، همبستگی بین این دو، گویاتر ونزدیکتربه چشم خواهد خورد. فی المثل اگر تعداد یا مقدار فروش محصول رابا سطح زیربنا جوازهای ساختمانی صادره مقایسه کند، متوجه خواهد شد که ارتباط بسیار نزدیکی بین آن دو وجود دارد.
مضافاَ به احتمال زیاد آماردان پی خواهد برد که چون فروش محصول موسسه، تا حدودی با فاصله معینی پی ز اعطای جواز ساختمان، صورت می گیرد لذا تعداد جوازهای ساختمانی صادره، شاخص خوبی از لحاظ برآورد فروش محصول موسسه محسوب خواهد شد. در نتیجه ، خاصه در کوتواه مدت، برای برآورد فروش محصول موسسه نیازی به پیش بینی فعالیت های ساختمانی نخواهد بود.
اگر تغییرات فروش محصول موسسه همزمان با تغییرات صدور جواز ساختمانی صورت گیرد امتیاز پیش گفته ازدست خواهد رفت. در این شرایط استفاده از شاخص صدور جوازساختمانی صورت گیرد امتیاز پیش گفته از دست خواهد رفت. در این شرایط استفاده از شاخص صدور جواز ساختمانی هنگامی مفید واقع خواهد شد که روشی برای پیش بینی تغییرات آن، در دست باشد. این کار شاید مستلزم آن است که فعالیت های ساختمانی با عامل دیگری که به سهولت قابل پیش بینی است همبسته گردد.
مثال فوق نشان می دهد می توان از طریق مطالعه و تحلیل وبررسی بین فروش موسسه وعوامل اقتصادی خارجی که آمار آن انتشارمی یابد.
ارتباط برقرار کرد. پس از برقراری ارتباط، درحقیقت پایه پیش بینی فروش محصول موسسه ریخته می شود.
برای تبیین بیشتر موضوع مثل دیگری ارائه می گردد. طبق بررسیها معلوم گردیده ، که بین فروش محصول موسسه ریخته می شود.
برای تبیین بیشتر موضوع مثال دیگری ارائه می گردد. طبق بررسیها معلوم گردیده ، که بین فروشگاه های بزرگ و هزینه های مصرفی شخصی، ارتباط وجود دارد. باین ترتیب اگر اماردان بتواند هزینه های مصرفی شخصی را برای یک دوره آتی برآورد کند قادر خواهد بود کل فروش فروشگاه های بزرگ را تخمین بزند و سپس سهم شرکت خود را ازفروش مذکور برآورد نماید. برای این برآورد باید ارقام و سابقه مربوط به رابطه بین فروش موسسه و کل فروش فروشگاه های بزرگ مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد.
می توان با گسترش مطالعه، دقت ارتباط های مذکور را بیشتر کرد. فی المثل می شود رابطه بین هزینه مصرفی شخصی و فروش را در مناطق مختلف تعیین نمود. در کشورهای غربی معمولاَ آمار و اطلاعات مربوطه برحسب مناطق ، توسط اطاق های بازرگانی منتشر می شود. اگر این آمار و اطلاعات در کشور ما نیز موجود باشد به سادگی می توان محاسبات لازم را انجام داد.
نیاز به متخصص
تحلیل همبستگی یک کار فنی است. در نتیجه برای حصول نتایج منطقی و قابل قبول، باید از متخصص استفاده کرد. برای ارزیابی روندهای اتی ، تحلیل گر می بایست دلایل و منطق شیوه والگوی عملکرد گذشته را درک نماید. بسیاری از جزئیات از جمله امکانات و ظرفیت تولید وعرضه کالا توسط موسسه، روند قیمت محصولات آن، فعالیت های تبلیغاتی برای گسترش فروش موسسه ، خلق وخوی مشتریان و نوع وحدود رقابت سایر موسسات را باید مورد توجه قرار داد.
– کمک های بصری
معمولاَ برای ارائه ارتباط موجود بین فروش موسسه وعوامل اقتصادی خارجی، نمودارهائی به عنوان گواهی بصری توسط آماردانان ارائه می شود.
این نمودارها در تحلیل های آماری نیز مورد استاده قرار می گیرد.
فی المثل احتمالاَ برای نمایش ارتباط های پیش گفته از نمودار استفاده خواهد شد. می توان ازنمودار پراکندگی ، برای نمایش وضع فروش در دوره های قبل و روند آتی آن، استفاده کرد.
تهیه نمودارهائی که فروش موسسه در آن با شاخص عمومی خاصی مقایسه می گردد عمومیت یافته است. فی المثل می توان شاخص فروش چند سال گذشته را در نموداری باشاخص درآمد سرانه طی همان سال ها، مقایسه نمود.
به این ترتیب به سهولت می شود دریافت که آیا روند تغییرات درآمد سرانه با روند تغییرات فروش موسسه هم زمان بودهن یا خیر؟ گاه در بعضی موارد ملاحظه خواهد شد که براثر تغییر درآمد سرانه در جهت بالا ویا پائین، مدتی قبل یا بعد، روند فروش، همان جهت را دنبال خواهد کرد.
اگر تغییر روند فروش با فاصله زمانی و پس از تغییر روند درآمد سرانه انجام گیرد. این رابطه کمک با ارزشی برای پیش بینی فروش در اختیارخواهد گذارد. ولی اگر تغییرات فروش هم زمان با تغییرات درآمد سرانه انجام گیرد دراین صورت لامز خواهد بود که شرکت برای برآورد فروش محصول خود، تغییرات آتی درآمد سرانه را پیش بینی نماید.
مضافاَ چون فروش محصولات مختلف ارتباط متفاوتی با شاخص عمومی اقتضاد ودر این مورد درآمد سرانه دارد، بهتر آنستکه علاوه بر کار فروش موسسه ، هر یک از محصولات موسسه بطور جداگانه ، با شاخص نامبرده مورد مقایسه قرار گیرد.
استفاده از تحلیل همبستگی در همه موارد میسر نمی باشد. این روش بسیار فنی بوده و انجام آن نیاز به متخصص دارد. گاه چنین افرادی در دسترس نبوده و یا هزینه مربوطه از نقطه نظر موسسه قابل توجیه نیست. معمولاَ موسسات بزرگ این افراد را استخدام می کنند.
ولی موسسات کوچک چنین افرادی را در اختیارندارند. مضافاَ برای تشخیص و تعیین همبستگیبین دو یا چند عامل، نیاز به مطالعه و بررسی مفصل می باشد، و این مطالعه پیوسته باید ادامه یابد، این کار نیاز به یک و اغلب اوقات تعداد زیادتری متخصص دارد.
این خطر نیز وجود دارد اتکای پیش از حد، به فروش آماری ایجاد شود. در این صورت امتیاز حاصل از ارزیابی و داوری مستقل رویدادها،توسط مدیران مجرب از دست خواهد رفت. بهرحال تحلیل همبستگی به عنوان مکمل داوری های شخصی روش بسیار ارزشمندی است.
9- روش تحلیل روند
در اغلب مواقع تحلیل روند همعرض با تحلیل همبستگی انجام میگیرد. ولی بهرتقدیر می توان از هریک بطور جداگانه ومستقل استفاده کرد.
سه عامل اساسی بر الگوی فروش هر موسسه تاثیر می گذارد:
1- روندهای رشد بلند مدت
2- نوسانات دورانی اقتصاد
3- نوسانات فصلی
اگر تغییرات غیرعادی حاصل از جنگ، اعتصاب، سیل، خشکسالی، تدابیر دولت و مانند آن نمی بود تاثیر عوامل مذکور در فوق باز بیشتر محصوص می شد.
بهرحال در بعضی صنایع از قبیل برق، گاز، آب الگو فروش به حدی روشن است که از طریق مطالعات آماری می توان تاثیر سه عامل مورد گفتگو در فوق را بر مقدار فروش به خوبی مشخص کرد. باین ترتیب هر یک از عوامل مذکوربرآورد شده، و روندهای مختلف به آینده گسترش داده خواهد شد و به عنوان پایه پیش بینی مقدار فروش، مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
بهر تقدیردر بیشتر صنایع، تتحلیل هائی ازنوع فوق فقط در برنامه ریزی بلند مدت مفید واقع میشود زیرا نتایج حاصله ازنقطه نظر پیش بینی های کوتاه مدت عملیاتی،از صحت کافی برخوردار نیست.
موسساتی از قبیل شرکت هایگاز، برق آب واتوبوسرانی می توانند با مطالعه عواملی مانند جمعتی مشتریان هزینه ودرآمد بطور جداگانه یا در ارتباط با یکدیگر روند فروش آتی را تعیین کنند. چون تغییرات جمعیت بر فروش هر موسسه تاثیر می گذارد لذا مطالعه روند جمعیت در حوزه فروش موسسه از اهمیت ودقت بسیاربرخوردار می گردد. ولی باید توجه داشت که تغییرات جمعیت به تنهائی بر مصرف و درآمد تاثیر نمی گذارد.
در اینمورد مطالعه وتحلیل تغییرات عادات مشتریان نیز ضروری است.
در این ارتباط مسائلی از قبیل تغییرات نرخ ها ، نوسانات فصلی واثرات تبلیغات از ملاحظات مهم محسوب می گردد. باین ترتیب گرچه می توان عاملجمعیت یا تغییرات فصلی را جداگانه پیش بینیکرد ولی چون این دو، ارتباط بسیار نزدیکی باهم دارند، باید رابطه آنها باهم نیزمورد مطالعه قرار گیرد.
شرکت هائی از قبیل برق، آب گاز اتوبوسرانی ( موسساتی که خدمات آن مورد مصرف عامه است) معمولاَ فروش چند سال – اغلب پنج سال – را پیش بینی وبرآورد می کنند. ولی بهرحال پیشبینی های مذکور حداقل سالی یکبار مورد وارسی وتجدید نظر قرار می گیرد. اگرتغییر شرایط ایجاد کند وارسی پیش بینی ها با فاصله کوتاهتری انجام میشود.
در این روش نیز همچون تحلیل همبستگی برای ارائه گواهی بصری از نمودار استفاده می گردد. دراینجا تاکید می شود که تحلیل های آماری، به تنهایی احتمالاَ بهترین پیش بینی ها را در اختیارنخواهد گذارد اما بهر صورت نقش مهمی در پیش بینی داراست وتوام با نظرات مدیران مجرب بهترین نتایج را حاصل خواهد کرد.
10- روش تحلیل صنعت
در روش تحلیل صنعت، کوشش می شود که رابطه ای بین کل فروش صنت مربوطه وفروش موسسه مورد نظر ایجاد گردد. این رابطه به صورت درصدی که موسسه ازکل بازار فروش به خود اختصاص می دهد، بیان می شود.
این روش اغلب در صنابع اتومبیل سازی مورد استفاده قرار می گیرد.
برای استفاده از این روش ابتدا باید آمار رشد کل صنت مربوطه بررسی و تحلیل شود. سپس کل فروش صنعت طی دوره بودجه پیش بینی گردد.
آنگاه الگویرشد موسسه مورد نظر با الگوی رشد کل صنعت مربوط مقایسه شود. باید دید در صد فروش کل صنعت مربوط مقایسه شود. باید دید درصد فروش موسسه نسبت به فروش کل صنعت مربوط مقایسه شود. باید دید درصد فروش موسسه نسبت به فروش کل صنعت چه بوده است؟ پس از پاسخ به سوالات فوق درصد سهم موسسه از بازار فروش صنعت مربوطه، در دوره بودجه برآورد خواهد شد. حاصل ضرب درصد تعیین شده در پیش بینی فروش کل صنعت، رقم پیش ینی فروش موسسه را بدست می دهد.
روش مذکور تا وقتی قابل اعمال است که بتوان کل فروش صنعت مربوطه ودرصد سهم موسسه از فروش یاد شده را، طی دوره بودجه برآورد کرد.
برآورد دو عامل فوق دشوار است. بهرحال باتوجه به آمار و اطلاعات منتشره در باره صنایع مختلف،پیش بینی مقدار فروش کل صنعت چندان دشوار نخواهد بود ولی برآورد سهم موسسه از کل بازار فروش با مشکل روبرو بوده ودشوارتراست.اگر طی سال های گذشته روند مشخصی بوجود آمده باشد و موسسه درصد معینی از بازارحفظ کرده ویا به تدریج سهم خود را افزایش یا کاهش داده باشد امکان برآورد سهم آتی آن از بازار، نسبتاَ آسان خواهد بود. البته مشروط برآنکه سایر عوامل، بطور قابل قبولی ثابت باقی بماند.
چنانچه سهم موسسه ازبازارفروشدر دوره های مختلف متفاوت بوده باشد در آن صورت تحلیل صنعت برای پیش بینی فروش موسسه غیر قابل اتکاء بوده و به نتایج زیان منجر می گردد.
حجم تبلیغات، سلیقه مشتریان وپذیرش محصولات ، کیفیت محصولات، قیمت های فروش و استراتژی موسسه در رقابت با سایر موسسات از جمله عوامل مهم موثر بر تعیین سهم موسسه از بازار فروش است.
موسسه یا شرکت وقتی می تواند از روش مورد بحث استفاده کند که به حد کافی بزرگ بوده وتصور تخصیص سهمی از بازار فروش به آن، قابل قبول باشد، مضافاَ باید بتواند ضعف مربوطه را کاملاَ ارزیابی کرده و شرایط اقتصادی و سایر عوامل موثر استفاده کند که به حد کافی بزرگ بوده و تصور تخصیص سهمی از بازار فروش به آن، قابل قبول باشد، مضافاَ باید بتواند صنعت مربوطه را کاملاَ ارزیابی کرده و شرایط اقتصادی و سایر عوامل موثر بر تقاضا را پیش بینی نماید.
– ترکیب روش های مختلف
گو اینکه هر یک از روش هائی که تاکنون مورد بحث قرارگرفته جداگانه و مستقلاَ قابل استفاده است اما شیوه مطلوب برای پیش بینی دقیق، استفاده ازکلیه یا تعدادی از روش های پیش گفته باهم است. پس اگر در موسسه ای امکان آن فراهم باشد،باید پیش بینی های مربوطه با استفاده از روش های آماری ،نظرات مدیران، نظرات فروشندگان وتحلیل صنعت انجام گیرد. به این ترتیب نتیجه حاصله از هر روش با نتیجه حاصله از روش های دیگر مقایسه و کنترل شده و سرانجام پس از تحلیل های انتقادی ، رقم پیش بینی نهائی تعیین می گردد.
شاید احتمالاَ هیچ موسسه ای پیش بینی های خود را صرفاَ مبتنی بر یک روش خاص انجام ندهد. معمولاَ برآوردها با ترکیب روش های مختلف با یکدیگر صورت می گیرد. باین ترتیب ضمن پرهیز از ضعف ها و محدودیت های روشهای گوناگون ، از امتیازهای آنان استفاده می شود.
خاصه برای پیش بینی های بلند مدت ، استفاده از روشهای مختلف با یکدیگر صورت می گیرد. با این ترتیب ضمن پرهیز از ضعف ها و محدودیت های روشهای گوناگون، از امتیازهای آنان استفاده می شود.
خلاصه برای پیش بینی های بلندمدت، استفاده ازروشهای مختلف با هم سودمند است. برای پیش بینی های کوتاه مدت استاده از روشهای آماری وتعدیل وتکمیل آن با روش نظرات کمیته مدیران،یا نظرات فروشندگان، بهترین نتایج را حاصل می کند.
12- گزینش روش
همانطور که اشاره شد استفاده از روش های متعدد برای پیش بینی فروش دقت و صحت برآورد را زیادتر می کند زیرا نتیجه هر روش با نتیجه روش دیگر کنترل می شود. ولی بهرحال برای گزینش روش پیش بینی، باید به مسائلی توجه شود که در ابتدای همین فصل آنها را برشمردیم. حال جوانب مهم آن مسائل را مورد بررسی قرار می دهیم.
اگر مدیران بلند مرتبه شرکت که از ارقام پیش بینی شده استفاده می کنند از چگونگی و شیوه برآورد آن مطلع نباشند، پیش بین ها و برآوردها از ارزش چندانی برخوردار نخواهد بود. مدیران باید ازپیش فرض هائی که برآوردها مبتنی بر آنها صورت گرفته آگاه باشند تا حدود و قابلیت اتکا و اعتماد بر ارقام مذکور را بسنجند. در صورت عدم آگاهی ، احتمالاَ به ارقام اعتقادی نخواهد بود.
به دلایل فوق پیش بینی ها و برآوردهای متکی به روش های پیچیده آماری، از طرف کسانی که با روشهای مذکور آشنائی ندارند، با بدبینی برخورد می شود. پس نتیجه می گیریم برآورد متکی بر روش های آماری، هنگامی مطلوبترین وجه، مورد استفاده قرار می گیرد که کاربرد آنها ازطرف مدیران درک شود.
مساله دیگر دقت و صحت پیش بینی هاست. مکرر دیده شده که چون مدیران طی تجربیات قبلی، مشاهده کرده اند پیش بینی با واقعیت فاصله بسیار داشته نسبت به کلیه روش های پیش بینی بدبین شده اند، نمی توان امکان اشتباه را در کلبه روش ها انکار نمود ولی باید به این واقعیت توجه کرد که وارسی ها و تجدید نظرهای مکرر در پیش بینیهای انجام شده امکان اشتباه را حتی المقدور کاهش خواهد داد. از یکسو انتظار صحت ودقت صددرصد واقع بینانه نیست ولی از سوی دیگر باید مراقب بود که حاشیه اشتباه چندان زیاد نشود. در عمل ، بررسی ومطالعه نتایج حاصله از روش های گوناگون، نشان خواهد داد که کدام روش از صحت ودقت بیشتری برخوردار است.
بودجه فروش
مقدمه
بودجه فروش در واقع برنامه تفضیلی فروش موسسه طی دوره بودجه است. جزئیات مربوطه لزوماً بستگی به عواملی از قبیل ماهیت موسسه نوع محصولات و سازمان فروش دارد. مضافاً میتوان بودجه فروش را برحسب ماه ، فصل یا به هر دوره زمانی دیگری تفکیک کرد.
کلیه اطلاعات مذکور ، در فرمهای خاص منعکس و تنظیم می شود تا همه افراد ذیربط تاثیر برنامه فروش را ، بر قسمت و فعالیت مربوط به خود، به فوریت ملاحظه نمایند. در این فرم محل خاصی جهت درج آمار مربوط به عملکرد فروش در نظر گرفته میشود تا ارقام فروش واقعی در آن ثبت شده و با رقم پیش بینی شده مصوب مقایسه گردد و در حقیقت به این ترتیب جنبه کنترلی بودجه ریزی تحقق می یابد.
1- کاربرد پیش بینی فروش در تهیه بودجه فروش
نقطه شروع در تنظیم بودجه فروش پیش بینی فروش است. به این ترتیب آمار و اطلاعات اساسی برای طراحی برنامه فروش طی دوره بودجه فراهم می آید . در بعضی موسسات پیش بینی فروش در واقع معادل بودجه فروش است زیرا پیش بینی مذکور بر حسب نوع محصول ، فروشندگان ، مناطق یا سایر طبقه بندی های مربوطه انجام می گیرد.
پیش از تصویب پیش بینی تفضیلی فوق به عنوان بودجه فروش باید از نقطه نظر امکانات و منابع موسسه آن را مورد بررسی قرار داد. می بایست دید که آیا ظرفیت کارخانه ، تعداد کارکنان، مواد اولیه و سرمایه در گردش موجود امکان آنرا می دهد که مقدار فروش برآورده شده تولید و عرضه گردد یا خیر؟
در مواردی که پیش بینی براساس نظرات کمیته مدیران انجام میشود بررسی فوق خود به خود، در عمل صورت میگیرد. زیرا معمولاً مدیران مسئول امور مختلف، از قبیل تولید، توزیع، و مالی در کمیته مذکور عضویت دارند.
2- روش تهیه و تنظیم بودجه فروش
مدیر امور بودجه باید جدول زمانی لازم را تهیه کند تا به موجب آن برآورد فروش و براساس آن بودجه فروش و دیگر بودجه هایی که میبایست با آن هماهنگ گردد، به موقع تهیه و تنظیم شود. تهیه جدول زمانی مناسب مانع تاخیر برآورد فروش و دیگر بودجه ها خواهد شد. جدول زمانی ذیل مثالی در این مورد است.
تقویم بودجه
تاریخ
شخص یا واحد مسئول
مسئولیت تعیین شده
1/10
مدیر امور بودجه
ارسال بخشنامه برای روسای فروش یا مدیران مناطق جهت برآورد فروش
2/10
روسای فروش یا مدیران مناطق
توزیع فرم و دستورالعمل بین فروشندگان جهت برآورد فروش
4/10
روسای فروش یا مدیران مناطق
گردآوری برآورد فروشندگان و انجام تعدیلات لازم در آنها
10/10
مدیر امور فروش
بررسی برآورد روسای فروش یا مدیران مناطق و انجام توصیه های لازم
15/10 تا 15/11
مدیریت امور فروش
فروش محصولات را برحسب محصول، مناطق و سایر طبقه بندیها برآورد میکند. با قسمت تولید درباره امکانات تولید مذاکره و مشورت می نماید. اختلاف نظرات مختلف را در مورد برآورد فروش برطرف میکند. مجموع برآوردها را به کمیته بودجه تسلیم می نماید.
16/11 تا 24/11
کمیته بودجه
برآوردها را بررسی کرده و برآورد نهایی را به هیات مدیره تقدیم می کند.
25/11 تا 30/11
هیات مدیره
بررسی و تصویب برآورد فروش
1/12
مدیرت امور بودجه
برآوردهای تصویب شده را برای روسای واحدهای فروش یا مدیران مناطق ، مدیر فروش ، مدیر تولید ارسال می دارد.
2/12 تا 10/12
قسمت تولید
جدول تولید را برپایه برآوردهای فروش آماده می کند.
10/12
مدیریت امور بودجه
مصوبه برآورد فروش را جهت ضبط و بایگانی و تهیه و تنظیم سایر بودجه ها، به فرمهای مربوطه منتقل می نماید.
جدول زمانی بودجه فوق برای مواردیست که پیش بینی فروش براساس نظرات فروشندگان انجام میگیرد. در مثال فوق فرض شده که بودجه موسسه براساس سال خورشیدی تهیه و تنظیم می گردد.
همانطور که ملاحظه می شود در تقویم بودجه ، کلیه مراحل گردآوری برآورد فروش پیش بینی شده و لذا میتوان اطمینان حاصل کرد که بودجه فروش به موقع تنظیم شده تا دیگر واحدهای موسسه بتوانند برای برنامه ریزی و هماهنگی فعالیتهای خود از آن استفاده نمایند. در غیر اینصورت تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات لازم به شیوه ای غیر منظم انجام شده و به احتمال زیاد ، سایر واحدها که تابع برآورد فروش هستند، قادر نخواهند بود بودجه های مربوط به خود را به موقع تهیه و تنظیم کنند.
3- تصویب بودجه فروش
تقویم بودجه فوق ، نشانگر آن است که گردآوری آمار و اطلاعات و تهیه و تنظیم برآورد فروش و به تبع آن بودجه فروش مراحل متعددی را طی می کند. گذر آمار و اطلاعات از سطوح مختلف سازمانی به دلایل عدیده، موجب تغییر ارقام برآورد شده میگردد.
فی المثل ممکن است که برآورد کنندگان اولیه از وضع کلی اقتصادی و تاثیر آن بر فروش آتی موسسه بی اطلاع باشند و در نتیجه مسئولین بالاتر ناچار خواهند بود که برای ملحظو داشتن این نکته تغییرات لازم را در برآوردها به عمل آورند.
ممکن است مسئولین دیگر برای ملحوظ داشتن تغییرات منتظره در هزینه ها و قیمتهای فروش که در امکانات فروش تاثیر میگذارد، برآوردهای اولیه را مورد تجدید نظر قرار دهند. احتمال دارد مسئولین تولید ، ارقام برآورد شده اولیه را از ظرفیت تولید، بیشتر بدانند، و خواهان تجدید نظر و کاهش برآورد فروش گردند. سرانجام ممکن است مقامات بالای موسسه با توجه به فعالیتهای تبلیغاتی و تاثیر احتمالی آن بر تقاضا ارقام برآورد اولیه را تعدیل نمایند.
در روند تهیه و تنظیم و برآورد نهائی فروش آتی در هر مرحله امکان بررسی و تجدیدنظر و تغییر وجود دارد. بهر حال این نکته حائز اهمیت فراوان است که هر تغییر عمده در برآوردها و دلایل آن به کسانی که برآوردهای اولیه را انجام داده اند اطلاع داده شود تا به این ترتیب اطمینان آنان جلب شده و از دلسردیشان جلوگیری گردد.
در تقویم بودجه مورد بحث، فرض شده که کمیته بودجه برآوردهای فروش را ارزیابی کرده و برای تصویب آن توصیه های لازم را به هیات مدیره خواهد کرد. اما بهر حال همانطور که در فصول قبل بیان شده موسسات مختلف از روشهای متفاوت استفاده می کنند لذا تقویم بودجه باید متناسب با روش خاص هر موسس تنظیم گردد.
در مواردی، چون اعضای کمیته بودجه را مدیران عالی موسسه تشکیل می دهند لذا همین کمیته تصویب کننده برآورد نهایی فروش محسوب می گردد. در هر صورت باید ارقام مصوب، به مدیریت امور بودجه ابلاغ شود تا در آن واحد به فرمهای مربوطه منتقل شده و برای استفاده از سایر واحدهای موسسه ارسال گردد.
مضافاً اگر برای فروشنده یا منطقه و ناحیه سهمیه خاص تعیین می گردد باید سهمیه مذکور از مجرای صحیح تعیین و ابلاغ شود. این سهمیه ها در واقع برنامه های اجرائی واحدهای مختلف فروش بوده و هدفهائی است که باید تحقق یابد. بهمین ترتیب پیگیری برنامه ها در فاصله های زمانی معین طی دوره بودجه ، و تعیین دلایل عدم اجرای آن حائز اهمیت بسیار است.
4- روشهای گردآوری و تنظیم ارقام مربوط به بودجه فروش
برای حصول اطمینان از تهیه آمار و ارقام صحیح و همچنین سهولت تهیه و تنظیم آن ، بهتر است که فرمهای استانداردی تهیه شده و برای کلیه کسانی که در امر برآورد فروش مشارکت دارند ارسال شود. برای برآورد فروش توسط فروشندگان میتوان از فرم مشابهی با آنچه که در جدول شماره 3 ارائه شده استفاده کرد.
جدول شماره 3 : برآورد فروشنده
فروشنده:
منطقه:
تاریخ:
نام محصول
فروش سالهای پیش (تعداد)
برآورد فروشنده
درصد تغییرنسبت به امسال
سال آینده (تعداد)
برآورد مدیر منطقه یا مدیر فروش درباره فروش تعداد سال آینده
دوسال قبل
پارسال
تاکنون
افزایش
کاهش
توضیح درباره تغییرات غیرعادی سال آینده نسبت به سال جاری:
در ستون مربوط درج میشود. در این فرم به جای مبلغ فروش ارقام مقداری، یعنی تعداد با مقدار فروش درج میشود زیرا در این مرحله برآورد مقداری سودمندتر است.
هرگونه برنامه تغییر قیمت فروش در سال بودجه باید قبلاً به اطلاع فروشندگان رسانده شود تا اینان با توجه به آگاهی ها و شناخت خود از مشتریان تاثیر آنرا بر مقدار فروش سال آتی در برآوردهای خود ملحوظ دارند.
فی المثل در صورت افزایش ده درصد به قیمت محصول، فروشنده با توجه به کلیه عوامل، امکان تاثیر منفی آنرا در مقدار تقاضا در نظر خواهد گرفت. چنانچه به اعتقاد او افزایش قیمت موجب کاهش تقاضای محصول گردد فروش سال آتی را کمتر از سال جاری برآورد خواهد کرد.
کلیه ارقام و آمار مربوط به فروش محصولات طی سالهای گذشته از سوی مدیریت امور بودجه با مدیریت امور مالی ، در فرمهای مورد بحث وارد شده و آنگاه برای فروشندگان ارسال می گردد. ؟؟ خالی انتهای فرم به این منظور پیش بینی شده که فروشنده دلایل تغییرات غیرعادی برآورد فروش را نسبت به سال جاری در آن درج کند. توضیحات مذکور سودمند بوده و در واقع نظرات کسانی را که مستقیماً با مشتریان سر و کار دارند منعکس می سازد و میتوان برای تعدیل برآورد و پیش بینی فروش کل موسسه ، از آن بهره برداری کرد.
رئیس قسمت فروش یا مدیر منطقه ، بر حسب مورد، در ستون آخر فرم برآوردهای خود را منظور می دارد. اصلاح و تعدیل برآورد فروشنده توسط رئیس قسمت فروش یا مدیر منطقه ، بستگی به پیش بینی سالهای قبل فروشنده مربوطه دارد. در واقع مدیران مذکور سوابق پیش بینی های قبلی فروشندگان را جمع آوری کرده و نگهداری می کنند. جدول شماره 4 فرمی را که به این منظور فراهم شده نشان می دهد. سابقه ارقام بودجه سالهای قبل و مقایسه آنها با عملکرد واقعی فروش اطلاعات لازم را در اختیار مدیر منطقه قرار می دهد تا براساس آن برآورد آتی فروشندگان را تعدیل نماید.
جدول شماره 4 :
برآورد صحبت پیش بینی فروشندگان توسط مدیر منطقه یا مدیر فروش
نام فروشنده
محصول
تعداد فروش سال گذشته
درصد فروش انجام شده به برآورد فروشنده
برآورد فروشنده
فروش انجام شده
درصد مذکور در ستون آخر جدول شماره 4 از تقسیم ارقام فروش واقعی بر ارقام پیش بینی فروشندگان در مورد هر محصول، حاصل می گردد. مدیر مسئول میتواند از درصد مذکور استفاده کرده و یا کاربرد آن پیش بینی و برآورد فروشندگان را تعدیل کند.
بدیهی است که استفاده کورکورانه از این درصد صحیح نخواهد بود. مدیر مسئول باید بداند که چرا برآورد سالهای گذشته فروشنده زیادتر یا کمتر از حد عملکرد بوده است. اگر به اعتقاد مدیر مسئول، علت اشتباه از میان رفته باشد دیگر نمی تواند از درصد مورد گفتگو برای تعدیل برآورد فروشنده استفاده کند.
مدیر منطقه یا رئیس فروش پس از درج برآورد خود در مقابل برآورد هر یک از فروشندگان، مجموع برآوردهای فوق را در فرم دیگری همچون فرم ارائه شده در جدول شماره 5 تلخیص می کند، آنگاه ، این فرمها برای مدیر کل فروش موسسه ارسال می گردد که او نیز به نوبه خود، برآوردهای مذکور را بررسی و مطالعه کرده و در صورت لزوم تجدیدنظرهای ضروری را اعمال می کند.
آگاهی و اطلاعات خاص و تجارب مدیر کل فروش موسسه معمولا منجر به تعدیل مجدد برآورد فروشندگان و در مواردی تجدیدنظر در تعدیلات مدیران منطقه با روساس فروش می گردد. برای سهولت ضبط و ثبت اینگونه تجدیدنظرها، آخرین ستون فرم برآورد مدیران منطقه با روسای فروش برای درجه نظرات مدیر کل فروش موسسه در نظر گرفته میشود.
مدیر کل فروش موسسه پس از پایان بررسی ها و درج نظرات خود در ستون آخر، ارقام منعکس در فرمهای مذکور را خلاصه کرده و آن را برای کمیته بودجه، مدیر تولید و سایر روسای ذیربط ارسال میدارد. معمولا به این منظور فرم دیگری تهیه میشود که نمونه آن در جدول شماره 6 به نمایش درآمده است.
کمیته بودجه پس از مطالعه ارقام خلاصه مذکور، ممکن است به نوبه خود تعدیلات دیگری در آن بعمل آورد. با توجه به خصیصه خوش بینی
جدول شماره 5
برآورد مدیر منطقه یا مدیر فروش درباره فروش
منطقه یا اداره:
مدیر منطقه یا مدیر اداره:
تاریخ:
نام محصول
تعداد فروش سالهای گذشته
برآورد تعداد فروش در سال آینده
سال آینده (تعداد)
برآورد فروش توسط مدیر فروش
دوسال قبل
پارسال
تاکنون
افزایش
کاهش
جدول شماره 6
برآورد فروش برحسب مناطق یا ادارات فروش
گردآوری برآورد فروش منطقه یا اداره فروش
تاریخ:
منطقه یا اداره
نام محصول
برآورد فروش سال آینده
برآورد تجدیدنظرشده
فروشنده
اداره منطقه یا اداره فروش
دفتر مرکزی
جدول شماره7
برآورد فروش برحسب مناطق یا ادارات فروش
گردآوری برآورد فروش منطقه یا اداره فروش
تاریخ:
منطقه یا اداره
نام محصول
برآورد فروش سال آینده
برآورد تجدیدنظرشده
فروشنده
اداره منطقه یا اداره فروش
دفتر مرکزی
افرادی که با فروش سر و کار دارند تعدیلات مورد اشاره اغلب اوقات در جهت کاهش برآورد است.
کمیته بودجه آمار و اطلاعات مربوط به وضع کلی اقتصادی، روند و نوسانات دوره ای و سایر اطلاعات را معمولاً در اختیار دارد. با توجه به اطلاعات یاد شده، در صورت لزوم، تجدیدنظر ضروری انجام خواهد گرفت. گاه مدیر تولید با توجه به امکانات تولیدی خواهان تجدیدنظر در برآوردها میشود.
تا این مرحله فروش آتی محصول، برحسب مقادیر فیزیکی برآورد شده است. اما بهر حال در مرحله بعدی از نقطه نظر برنامه ریزی و تعیین آنکه آیا فروش برآورد شده دوره آتی توام با تحصیل سود است یا خیر، باید مقدار فروش برحسب مبلغ، تعیین گردد. مدیریت نمیتواند بدون توجه به مساله مذکور برآورد فروش را تصویب کند.
با استفاده از قیمت تمام شده استاندارد یک واحد محصول میتان هزینه تولید محصول برآورد شده جهت فروش را تعیین کرد. برای محاسبه سود ناویژه باید قیمت فروش را در مقدار فروش ضرب نمود و به این ترتیب ابتدا درآمد حاصل از فروش را تعیین کرد؛ سپس قیمت تمام شده کالای قابل فروش از درآمد حاصل از فروش کسر میگردد و سودناویژه بدست می آید.
اگر قیمت فروش محصول در تمام مناطق یکسان باشد میتوان سود ناویژه را برحسب محصول تعیین کرد. در اینگونه موارد میشود مجموعه اطلاعات مربوط به برآورد مبلغ فروش برآورد هزینه تمام شده کالای قابل فروش و سودناویژه حاصله را در فرمی مشابه آنچه در جدول شماره 7 ارائه شده نشان داد. ولی بهر حال در صورت تفاوت قیمت در مناطق مختلف باید فرم مذکور اصلاح شده و سود ناویژه برحسب منطقه محاسبه شود.
پیداست که احتمال هر گونه تغییر در قیمت فروش طی دوره بودجه باید در این مرحله مورد توجه مدیریت قرار گیرد. برای تعیین سیاست قیمت گذاری میبایست عواملی چون موقعیت موسسه از لحاظ رقابت عوامل هزینه و روند کلی اقتصادی مورد نظر واقع شود.
جدول شماره 8
برآورد سود ناویژه
برآورد سود ناویژه
سال:
نام محصول
مقدار
بهای واحد
برآورد فروش
قیمت تمام شده محصول
سود ناویژه
واحد
کل
باید به احتمال تغییرات کلی قیمتها در آینده توجه خاص مبذول گردد. به این منظور میبایست تغییرات کلی قیمتها در آینده توجه خاص مبذول گردد. به این منظور میبایست معلوم شود که آیا در دوره آتی حالت تورمی یا غیر تورمی وجود دارد یا خیر؟ و این مساله به نوبه خود موضوع سیاستهای مالی آتی دولت را مطرح میکند.
گاه مدیریت برای اعلام تجدیدنظر آتی در قیمتها از سیاست محافظه کارانه پیروی می نماید. اگر تجدیدنظر در جهت کاهش قیمت باشد آن را به فوریت اعلام می دارد. اما در مورد احتمال افزایش قیمت آنقدر از اعلام آن خودداری می کند تا بودجه موسسه بطور مقدماتی تهیه شده و هزینه و سود، بطور مقدماتی مشخص گردد. دلیل این موضوع آن است که تجدیدنظر در جهت افزایش قیمت جنبه اختیاری دارد حال آنکه کاهش قیمت ممکن است به اجبار و برای حفظ مقدار فروش فعلی صورت گیرد.
مدیریت با استفاده از اطلاعات و آگاهیهای خود نسبت به هزینه های توزیع، هزینه های اداری، بهره بدهی و امثال آن و همچنین با در نظر گرفتن سودناویژه فوق، میتواند احتمال یا عدم احتمال تحصیل سود را برآورد کند. مدیریت با اینگونه تحلیل ها، در صورت اتخاذ این تصمیم باید تاثیر آن بر مقدار فروش ، سود ناویژه و سرانجام سود ویژه تعیین شده و ارقام برآورد شده قبلی براین اساس ، مورد تعدیل قرار گیرد.
پس از طی مراحل فوق ، برآورد فروش به صورت مقدماتی تایید و تصویب میشود. تصویب نهائی آن، موکول به این است که بودجه سایر عملیات موسسه یعنی بودجه تولید، توزیع و اداری و عمومی براساس این برآورد مقدماتی تهیه و تنظیم شود. آنگاه اگر معلوم گردد که طبق این پیش بینی، کلیه عملیات موسسه هماهنگ و رضایت بخش خواهد بد برآورد فروش و دیگر بودجه ها به تصویب نهائی خواهد رسید.
مصوبه مقدماتی برآورد فروش، بین کلیه مسئولین قسمتهای مختلف موسسه توزیع میشود تا افراد مذکور براساس آن، بودجه های مربوط به قسمت خود را تهیه و تنظیم کنند. اگر معلوم شود که مصوبه مقدماتی برآورد فروش از نقطه نظر برنامه کلی موسسه طی دوره آتی، رضایت بخش نیست،
جدول شماره 9
بودجه فروش
بودجه فروش
سال:
اداره فروش یا منطقه:
طبقه بندی محصول
برآورد فروش بر حسب ماه
کل برآورد فصل بهار
فروردین
اردیبهشت
خرداد
تعداد
مبلغ
تعداد
مبلغ
تعداد
مبلغ
تعداد
مبلغ
خط تولید
الف:
قلم 1
قلم 2
قلم 3
قلم 4
قلم 5
در آن تجدید نظر به عمل خواهد آمد. تصویب نهائی منوط به آن است که بودجه کلی موسسه در مجموع مورد تایید مدیریت قرار گیرد.
بودجه کامل و نهائی فروش با توجه به سازمان فروش موسسه ، محصولات و خطوط تولید و تقسیم بندی های زمانی بودجه به طرق گوناگون قابل ارائه سات. فی المثل میتوان طبق جدول شماره 8 فرمهائی تهیه و در آن بودجه مصوب را به فصل و ماههای متشکله هر فصل تفکیک ، و فروش موسسه را بر حسب نوع محصول با خطوط تولید منعکس کرد.
به مجرد تصویب بودجه فروش و تهیه خلاصه ها ، مدیریت امور بودجه، برآورد مصوبه را به اطلاع مدیر امور فروش میرساند. مدیر فروش یا مدیر بودجه، برآورد مصوبه هر منطقه را به مدیران فروش مناطق یا روسای قسمتهای فروش و کلیه فروشندگان منطقه ابلاغ می کند. همانطور که قبلاً بیان شد به احتمال زیاد رقم مصوبه با رقمی که این افراد براورد کرده اند متفاوت خواهد بود.
رعایت شیوه استاندارد در ابلاغ برآوردها سودمند است. توضیح درباره علل تغییر و تعدیل برآورد فروشندگان و تعیین رقم جدید سیاست مطلوبی خواهد بود. به این ترتیب از رنجش فروشندگان یا مدیران فروش منطقه به علت تغییر برآورد اولیه آنها اجتناب خواهد شد. این توضیحات میتواند آنا را برای برآوردهای آتی نیز یاری ردهد.
چون با توجبه به بزرگی و کوچکی موسسه و ماهیت فعالیت های آن میتوان بودجه فروش را به طرق مختلف تهیه و تنظیم نمود لذا مطالب بیان شده پیشین و فرمهای ارائه شده نباید یک روش قطعی و الزامی تلقی گردد بلکه باید به عنوان راهنما از آن استفاده کرد. اما به هر حال برای تنظیم رضایت بخش بودجه فروش باید مراحل مختلف برآورد آن دقیقا مشخص شده و فرمهای استانداردی جهت درج ارقام مورد استفاده قرار گیرد.
5- کنترل بودجه فروش
در فصول قبلی اشاره شد که وجود بودجه به خودی خود منجر به موفقیت عملیات نخواهد شد. پس نتیجه می گیریم که بودجه مصوب فروش به آن معنی نیست که مقدار فروش مطلوب، به خودی خود تحقق یابد. برنامه فروش هر چند هم با دقت و صحت تنظیم شود به صورت خودکار عمل نمیکند. لذا باید افراد مسئول اجرای برنامه فروش از مسئولیتهای خود آگاه شده و آن را با رغبت بپذیرند و تمام کوشش خود را مصروف تحقق برنامه و هدف بنمایند.
بهر تقدیر میبایست برای پیگیری و نظارت بر اجرای برنامه فروش ، یک سیستم کنترل مناسب، ایجاد شود. گزارش مربوط به عملکرد فروش و مقایسه آن با ارقام مصوب و تعیین انحراف ها و دلایل بروز آن، باید به موقع تهیه و ارائه گردد.
میتوان سهمیه هر فروشنده را براساس رقم مصوب فروش تعیین کرد. این سهمیه به عنوان استاندارد جهت مقایسه عملکرد فروشندگان مورد استفاده قرار میگیرد. باید به فروشندگان تفهیم شود که سهمیه های تعیین شده قابل حصول است چه در غیراینصورت ، عملاً شرکت برنامه عملیاتی هماهنگ شده خود را بر هدفهای غیرممکن استوار ساخته است.
چون فروشندگان از طریق برآوردهای خود در روند تنظیم بودجه فروش مشارکت داشته اند، از اهمیت ارقام برآورد شده آگاهند، لذا ابلاغ سهمیه فروش به آنان اهمیت نقش ایشان را در اجرای برنامه فروش مورد تاکید مجدد قرار میدهد. مضافاً گزارش فوری انحراف های مهم، بین عملکرد و رقم پیش بینی شده به فروشندگان، موجب افزایش کوشش آنان شده و یا لااقل باعث میگردد که توضیحات سودمندی درباره علل آن از طرف آنان ارائه گردد.
دلایل انحراف بین عملکرد و رقم مصوب میبایست به فورت مورد بررسی قرار گرفته و کاملا تشریح و مشخص شود. به این منظور باید مسئول بروز انحرافها معلوم گردد. پس از آن به افراد مسئول باید امکان آن را داد که دلایل خود را ارائه دهند. میتوان برای این کار فرمهای خاصی در نظر گرفت و در آن جای کافی برای ادای توضیحات منظور داشت.
نباید به انحراف های جزئی بیش از اندازه اهمیت داد و وقت زیادی بابت آن مصروف کرد زیرا اختلافات جزئی و تا حدودی معقول بین عملکرد و بودجه مصوبه ، به موفقیت کلی برنامه های موسسه زیانی نخواهد رساند.
اما بهر حال انحراف ها باید به فوریت گزارش شده و دلایل آن تعیین و تشریح گردد. به این ترتیب هر گونه ضعف جدی در عملیات مورد توجه قرار گرفته و تدابیر لازم جهت رفع آن اتخاذ خواهد شد و در صورت لزوم ، تجدیدنظرهای ضروری در بودجه فروش و سایر بودجه ها به عمل خواهد آمد.
6- فرم مورد عمل شرکتهای دولتی
در ایران همانطور که قبلاً اشاره شد فرمهای کلی مورد عمل شرکت دولتی درباره تهیه و تنظیم بودجه براساس دستورالعمل هائی است که از طرف سازمان برنامه بودجه تهیه و طبق بخشنامه بودجه کل کشور به شرکتهای مذکور ابلاغ میشود. فرمی که طی سالهای متوالی برای پیش بینی فروش تعیین شده به ترتیب زیر است:
شماره طبقه بندی مواد
عنوان
عملکرد سال قبل
بودجه مصوب سال جاری
بودجه سال آتی
10000
درآمدها
10100
فروش محصولات با کالاهای اصلی
10200
فروش محصولات یا کالاهای فرعی
10300
خدمات
10400
سایردرآمدها
جمع درآمدها
همانطور که ملاحظه میشود مبالغ منظور شده در بودجه به هزار ریال است. دیگر آنکه برای درآمدها شماره طبقه بندی مواد با کد 10000 انتخاب شده که تا 10400 ادامه می یابد. به این ترتیب شماره کافی برای کلیه برنامه های متصور شرکت در نظر گرفته شده است. از طرفی فاصله فی المثل بین فروش محصولات اصلی تا فروش محصولات فرعی 100 شماره است. یعنی در واقع برای 100 کالا یا محصول اصلی شماره وجود دارد. در مورد سایر درآمدها نیز فواصل مذکور رعایت نشده تا احیاناً درآمدهای متنوع و متعدد در این فاصله طبقه بندی شود.
طبقه بندی مذکور موجب تسهیل و تشخیص و تعیین فعالیتهای متفاوت بوده و میتوان به این ترتیب، انواع درآمدموسسه را برحسب نوع محصول ، خطوط تولید و مانند آن به تفکیک و هر یک را جداگانه بررسی و برآورد کرد. آنچه که در مجمع عمومی شرکت به عنوان بودجه فروش یا درآمدها به تصویب می رسد عیناً عناوین مذکور در فوق است. فرض ضمنی آن است که حسابهای شرکت طبق شماره های فوق طبقه بندی شده است.
کلیه مباحث مطرح شده در این فصل میتواند و باید در شرکتهای دولتی مورد توجه و عمل قرار گیرد ولی سرانجام ارقام پیش بینی شده میبایست بطور خلاصه در فرم بالا منعکس شده و به تصویب برسد. حال اگر بهر دلیلی تجدیدنظر در ارقام بودجه لازم آید باز هم باید ارقام اصلاحی به تصویب مجمع عمومی شرکت دولتی رسانده شود. در مورد اصلاح بودجه نیز اخذ نظر مشورتی سازمان برنامه و بودجه الزامی است. به خوبی پیداست که با توجه به این الزامات تعدیل و تصحیح بودجه در شرکتهای دولتی مستلزم زامنی بسیار طولانی تر از شرکتهای خصوصی است؛ زیرا در این شرکتها علاوه بر طی کلیه مراحلی که در شرکتهای خصوصی وجود دارد. باید پس از آن نظر سازمان برنامه و بودجه را جلب کرد و سپس این نظر را در مجمع عمومی متشکله از حداقل سه وزیر (که با توجه به گرفتاری وزراء گردآوری آنها بسیار دشوار است) مطرح نمود و به تصویب رساند.
با توجه به مراتب فوق در شرکتهای دولتی میبایست حداکثر کوشش بعمل آید که حتی المقدور برنامه ها و برآوردها به درستی و دقت پیش بینی گردد تا به این ترتیب حتی الامکان از اتلاف وقت و احتمالاً زیان حاصل از تاخیر در مصوبات اجتناب شود.
22