روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی و چرخه حیات ان در مدیریت
بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد. دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم گیری، که لازمه موفقیت یک موسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل کسانی هستند که محیط خودرا شناخته وسیستم های موثر جمع آوری اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معیارهای عملکرد وشبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خودتشخیص داده اند. تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکرسیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود. (مک لوید 1378، 136).
حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مساله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان وشیمی دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می گردد. این دانشمندان حل نمودن مساله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لوید 1378،200). مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مساله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش کرد. اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم. اولین مرحله این فاز شناسایی راه حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مساله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). باید متذکر شد که ایده مشاهده هرچیری به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست.
درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است. این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راکه اشاره به فرمالیته کردن اصولی که درسیستم ها عموماً بکارمی روند ،چه ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با "موجود" رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند. یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی که فردتازه فارغ التحصیل شده وکارش را شروع کند، آشکار می شود. مدل به فردبرای تنظیم شرکتش کمک خواهد نمود. درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به این علت که مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154). باید به یادداشته باشیم که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم های رایانه ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می شود.
چرخه حیات سیستم
هرزیرسیستمی در سیستم های های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد:آن متولد می شود، رشدمی کند، تا به بلوغ می رسد، عمل می کند ونهایت می میرد. این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم[2] (SLC) نامیده می شود وشامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کاربردن.دوره حیات یک سیستم مستلزم گذراز مراحل استانداردی است که هریک به فعالیتهای مدیریتی نیازدارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یاعدم مطابقت با تغییر محیط کمترمفید وموثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای یک سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادترگردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هریک ازاین مراحل درسیستم ها متفاوت است (رولی 1380،9-198). البته قابل ذکراست چون که امروزه اکثرسیستم ها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند ورشد رایانه وفن آوریها واطلاعات وارتباطات زیاداست دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه می باشد. اصل اساسی تجزیه وتحلیل یک سیستم وطراحی، عبارت است ازتشخیص نیازیک سیستم به تجدید نظرویا جانشینی آن واصل دوم سلسله مراتب واولویت وآمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی1370 ،313). امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم ازمنحنی ها استفاده می کنند وبه آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهارجزء ومرحله متفاوت است که درکارآیی هرسیستمی تاثیر بسزایی دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاک (deterbation) (مومنی 72-314)