سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه در مدیریت
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه ای و کاربرـ ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری فراهم می کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: (1) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، (2) سیستمی رایانه ای که تعدادی نرم افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می کند، (3) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می دهد، (4) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و (5) پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری (آواد 1988، 5).
4-2- مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت سیستم اطلاعات
مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می کند که دیگر سیستم های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می شوند. در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیاده سازی یک سیستم کاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستم ها در نظر گرفته می شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه های سیستم اطلاعات مدیریت هستند. بنابراین به جای یک سیستم اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می تواند تعداد زیادی سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شکل های مختلف تامین می کنند. تجربه نشان می دهد که یک سیستم کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توام در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین سیستمی مشکل است.
به همین دلیل، سیستم های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی می شوند و یکپارچه سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می شود. به طور خلاصه سیستم های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه سازی پردازش های اطلاعات سازمانی ارائه می دهند (دیویس و اولسون 1985، 6-8، 10، 28، 53).
4-3- نیاز به یک پایگاه اطلاعات داده ها می بایست به گونه ای مدیریت شوند که قابل دسترسی برای پردازش بوده و کیفیت مناسب داشته باشند. مدیریت لازم باید از هر دو جنبه سخت افزار و سازمان صورت پذیرد. نرم افزار ایجاد و مدیریت یک پایگاه اطلاعات، یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات است. هنگامی که یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات وجود داشته باشد همه از داده هایی استفاده می کنند که تنها در یک محل ذخیره شده اند و یک عمل روزآمدسازی تمام موارد استفاده را روزآمد می کند. یکپارچه سازی چنین سیستمی نیازمند یک قدرت مرکزی برای پایگاه اطلاعات است. داده ها می توانند در یک کامپیوتر مرکزی ذخیره شوند یا بین چندین کامپیوتر پراکنده شوند (دیویس و اولسون 1985، 9).
4-4- مدل های تصمیم گیری در سیستم اطلاعات مدیریت معمولاً تنها داده های خام یا حتی داده های خلاصه شده برای استفاده کافی نیستند. داده ها معمولاً باید پردازش شده و به شکلی ارائه شوند که به یک تصمیم اتخاذ شده منجر شوند. تحقق چنین امری نیازمند یک مدل تصمیم گیری است. مدل های تصمیم گیری می توانند در مراحل مختلف تصمیم گیری مورد استفاده واقع شوند. تعمیم یک سیستم اطلاعات مدیریت از جنبه تصمیم سازی، سیستم هایی مانند سیستم های پشتیبان تصمیم گیری و سیستم های خبره هستند (دیویس و اولسون 1985، 9؛ آواد 1988، 14).
4-5- ابعاد طبقه بندی سیستم های اطلاعات مدیریت (دیویس و اولسون 1985، 28-44) همه سیستم های اطلاعات مدیریت دارای قابلیت ها، ویژگی ها و مولفه های یکسان نیستند. در واقع سیستم های اطلاعات مدیریت دارای طیفی هستند که یک سر آن یک سیستم ساده گزارش گیری دستی و سر دیگر آن یک سیستم یکپارچه رایانه ای همراه با انواع گزارش ها و مدل های تصمیم گیری است. در اینجا به برخی از ابعاد طبقه بندی سیستم های اطلاعات مدیریت اشاره می شود.
مولفه های فیزیکی: سخت افزار (ورودی ها، خروجی ها ، ذخیره سازی ثانویه، پردازشگرهای مرکزی، تبادلات) نرم افزار (نرم افزار سیستم و نرم افزار کاربر) پایگاه اطلاعات (ساختار سخت افزاری ـ نرم افزاری حاوی داده ها) رویه ها (دستورالعمل های کاربر، دستورالعمل های آماده سازی ورودی، دستورالعمل های عملیاتی برای عملیات رایانه ای) نیروی انسانی (اپراتور، تحلیل گر سیستم، برنامه نویس، تهیه کنندگان داده ها، مدیر سیستم اطلاعات).
وظایف پردازش: پردازش تبادلات نگهداری فایل های اصلی تولید گزارش ها پردازش جستجوها پردازش نرم افزارهای پشتیبان
خروجی برای کاربران :مستندات یا صفحات رابط برای تبادل (اطلاعاتی، عملیاتی، جستجویی) گزارش های از پیش طراحی شده پاسخ های از پیش طراحی شده به جستجوها گزارش های موقت و پاسخ به جستجوها نتایج تعامل بین کاربر و ماشین
گزارش های از پیش طراحی شده: انواع گزارش یا جستجو ، اطلاعات نمایانگر، اطلاعات مسئله یابی ، اطلاعات برای اقدام، اطلاعات پشتیبان تصمیم
گزارش های از پیش طراحی شده: انواع انعکاس شرایط، وضعیت یا شرایط یک مقطع زمانی ، آنچه که در طول یک دوره اتفاق افتاده است ، ارائه نتایج تا به امروز و نمایش اثر آن تا انتهای دوره
پشتیبانی تصمیم: تصمیم های ساخت یافته قابل برنامه نویسی ، تصمیم های ساخت نیافته و غیر قابل برنامه نویسی
سطح استفاده از اطلاعات: برنامه ریزی استراتژیک کنترل مدیریت و برنامه ریزی تاکتیکی برنامه ریزی و کنترل عملیاتی
اطلاعات مورد نیاز: سطح استفاده
سطح استفاده
ویژگی اطلاعات
عملیاتی
استراتژیک
منبع
داخلی
خارجی
حوزه
خوب تعریف شده و محدود
خیلی وسیع
سطح گروه بندی
با جزئیات
تجمعی و کلی
افق زمانی
تاریخی
اینده
تداول
روزمره
قدیمی
صحت موردنیاز
بالا
پائین
میزان استفاده
خیلی زیاد
کم
ویژگی اطلاعات عملیاتی تاکتیکی( استراتژیک ، منبع داخلی خارجی ، حوزه خوب تعریف شده و محدود ، خیلی وسیع ، سطح گروه بندی با جزئیات ، تجمعی و کلی ، افق زمانی تاریخی اینده ، تداول روزمره ، قدیمی ، صحت موردنیاز بالا ، پایین، میزان استفاده خیلی زیاد کم )