تئوری های مدیریت پیشرفته چرخه حیات سازمان
Advanced Management Theories
1
چرخه حیات سازمان
یکی از مفاهیم مرتبط با موضوع رشد سازمانها، چرخه حیات آنها ست. روزی که متولد می شوند، رشد می کنند و سرانجام از بین می روند.
مراحل رشد سازمان:
1- مرحله کارآفرینی:
2-مرحله اشتراک مساعی(همکاری کروهی)
3-مرحله رسمی شدن
4- مرحله تدبیراندیشی
Advanced Management Theories
2
1- مرحله کارآفرینی و بحران آن
بنیانگذاران یک سازمان افرادی مبتکر، نوآور و خلاق هستند که تمام نیروی خود را صرف امورفنی، محصول و فروش(بازاریابی) می کنند. اعضای آن ساعات طولانی کار می کنند، کنترل تنها از طریق مدیر و سرپرست سازمان که صاحب آن هستند اعمال می گردد. منشاء رشد یک نوع محصول یا خدمت جدیدی است که ارائه می شود.
نوع بحران – نیاز به رهبری: مدیریت با مسائل زیادی باید در هنگام آغاز کار دست و پنجه نرم کند. بنیانگذران بیشتر علاقه دارند به محصول خود بیندیشند و علاقه ای به ارائه روشهای موثد مدیریت ندارند یا حداقل از آن غافلند. واگرسازمان رشد کند احتمالا به گِل خواهد نشست مگر مدیری توانا و لایق استخدام کنند.
Advanced Management Theories
3
2- مرحله اشتراک مساعی(همکاری گروهی) و بحران آن
اگر بحران مرحله قبل حل شود سازمان دارای یک سیستم مدیریتی کارآمد خواهد بود. در نتیجه هدف ها و مسیر مشخص شده، دوایر سازمانی تشکیل می شود و در نتیجه سلسله مراتب اداری، شرح وظایف و تقسیم کار در پی خواهد داشت.کارکنان به نوع ماموریت و وظیفه خود آشنا می گردند و در راه موفقیت سازمان ساعت های زیادی با دیگران صمیمانه همکاری می کنند. هر عضوی خود را جزئی از مجموعه می داند، ارتباطات و کنترل غیررسمی است ولی اندکی از سیستم رسمی هم پدیدار می گردد.
نوع بحران- نیاز به تفویض اختیار: همگام با رشد سازمان کارکنان رده پایین سازمان متوجه می شوند در یک چارچوب قرار گرفته و در خواست استقلال و خودمختاری بیشتری دارند. از طرف دیگر مدیران رده بالا در محیط کاری خود از نوعی اعتماد به نفس بهره مند برخودارند و حاضر نیستند مسئولیت و اختیارات خود را به دیگران واگذار کنند که باعث بوجود آمدن بحران می گردد.
Advanced Management Theories
4
3- مرحله رسمی شدن و بحران آن
این مرحله مستلزم تلفیق دیدگاهها، اعمال، مقررات، روشها و اجرای سیستم کنترل است. ارتباطات ضعیف و بیشتر جنبه رسمی دارد. نیروهای ستادی هم به سازمان می پیوندند. برنامه ریزی، تعیین خط مشی و استراتژی سازمان دغدغه اصلی مدیر می شود و فعالیتهای سازمان به مدیران میانی واگذار می شود. برای بهبود هماهنگی، گروهها یا واحد ها بوجود می آید. کم کم سیستم های انگیزشی بوجود می آید.
نوع بحران- دیوان سالاری افراطی: افزایش سیستم و برنامه ها مانع ایجاد کارها می شود و جلو رشد سازمان را می گیرد. زیرا سازمان بیش از حد درگیر مسائل رسمی و اداری شده و مدیران میانی از دست دخالتهای مزاحم و مشاوران بی مسئولیت به ستوه می آیند. نوآوری و خلاقیت منتفی می شود. وضع به گونه ای می رسد که به نظر می رسد سازمان بیش از حد بزرگ و پیچیده شده و نمی توان حتی با اجرای برنامه های رسمی هم آن را اداره کرد.
Advanced Management Theories
5
4- مرحله تدبیر اندیشی و بحران آن
برای حل مشکلی که گفته شد باید چاره ای اندیشید. مثل:
همکاری گروهی
استفاده از مهارتهای خاص
ایجاد دوایر کوچک برای کوچک سازی سازمان
مدیریت این دوایر به دست گروهی از متخصصان و مدیران
نوع بحران- نیاز به تجدید نظر: بعد رسیدن به بلوغ نهایی سازمان باید خود را به نوعی جمع و جور کند. بازنگری و یا تجدید حیات کند. محیط سازمان به سرعت رشد می کند و سرعت پیشرفت سازمان را کند می کند. باید کوشش کرد تا موانع را از سر راه برداشت. معمولا مدیران رده بالای سازمان به وسیله کسانی جایگزین می شوند که دارای ابتکار بیشتری باشند.
Advanced Management Theories
6
عوامل کاهش عملکرد سازمان
1- تحلیل رفتن بنیه سازمان: سازمان پا به سن گذاشته، بنیه آن تحلیل رفته و کارایی خود را ازدست داده است. نشانه های آن عبارت است از: افزایش بیش از حد کارکنان و روشهای دست و پا گیر اداری که هیچ نوع کارایی و راندمان ندارد، ناهماهنگی در سازمان، نبودن شبکه های ارتباطی موثر و وجود یک ساختار قدیمی و منسوخ.
2-آسیب پذیری: وقتی سازمان از نظر استراتژیک نتواند باعث رونق و آبادانی محیط خود شود آسیب پذیر خواهد بود. بیشتر برای سازمانهای کوچک رخ می دهد، زیرا به صورت کامل مستقر نشده اند.آنها نسبت به تغییرات محیطی آسیب پذیر تر هستند.آنها باید در قلمرو محیطی خود تجدید نظر کنند و یا حتی وارد بازارها و صنایع جدید شوند.
3- عقیم شدن: زمانی که منابع و انرژی سازمان کاهش یابد و سازمان نتواند به آنها تکیه کند.آنگاه مجبورند از فعالیت خود بکاهند یا وارد قلمرو تازه ای گردند. این سازمانها معمولا در یک سیستم اقتصادی در حال رکود هستند.
Advanced Management Theories
7
الگوی افول سازمانها
1- مرحله کوری: نخستین مرحله کاهش عملکرد سازمان موقعی شروع می شود که در یک دوره بلند مدت، تغییرات درونی و بیرونی بقای سازمان را تهدید کند. مرحله ای است که تعداد کارکنان سازمان بیش از حد است، روشهای اجرایی بسیار دست و پا گیر است و بین سازمان و مشتریان هیچ نوع هماهنگی وجود ندارد. اغلب مدیران به این علامت ها توجه نمی کنند.
راه حل: سازمان سیستم های کنترل بهتری را به اجرا درآورد و کاستی ها یا نقاط ضعف را مشخص نماید.اگر رهبران گوش به زنگ باشند و اطلاعات به هنگام به دست آورند می توانند سازمان را به مسیر قبلی برگردانند و شاهد عملکرد بهتری باشند
Advanced Management Theories
8
2- مرحله انکار واقعیت: مسئولان با وجود دریافت علامت ها و نشانه هایی از بدتر شدن اوضاع سعی میکنند واقعیت ها را انکار کنند. مدیران به اعضاء تلقین می کنند که همه چیز مرتب است و اوضاع بسیار عالی است. دایره حساب داری به جای حساب داری حساب سازی می کند.
راه حل: رهبران واقعیت را بپذیرند، به سرعت اقدام کنند و یکبار دیگر سازمان را با محیط در حال تغییر هماهنگ نمایند. از روشهای جدید استفاده نمایند. اعضا را در تصمیم گیری مشارکت دهند.به افراد اجازه دهند مرتب نارضایتی خود را اعلام نمایند تا هر چه سریعتر نقاط ضعف سازمان آشکار شود.
Advanced Management Theories
9
3- مرحله اقدامات نادرست: دیگر نمی توان واقعیت را انکار کرد.اگر سازمان در این مرحله کوتاهی کند سازمان رو به انحلال می رود. آنگاه سازمان از پا می افتد و اعلام ورشکستگی می کند.
راه حل: مدیران باید به فکر تغییرات اساسی باشند. نیروی اضافی سربار را حذف کنند. با ارائه اطلاعات و روشن ساختن ارزشها از شدت پدیده عدم اطمینان بکاهند و محیطی آرام بوجود آورند.اشتباه بزرگ این است که مدیران مساله تجدید حیات سازمان را نادیده بگیرند.
Advanced Management Theories
10
4- مرحله بحران: سازمان هنوز نتوانسته مساله کاهش عملکرد را حل کند و دچار نوعی ترس می شود. امکان هرج و مرج وجود دارد. مدیران ممکن است مذبوحانه بکوشند تا یکبار دیگر خود را پایبند اصول نمایند، دست به تغییرات بسیار شدید بزند یا دچار نوعی خشم و اضطراب بشود.
راه حل: رهبران اجازه ندهند سازمان به چنین مرحله ای برسد(یعنی مرحله بحران تجربه شود). رهبران باید دست به کار شوند و سازمان را در مقیاس وسیع بازسازی کنند. مثل جایگزین کردن مدیران ارشد، دادن تغییرات اساسی در ساختار، استرا تژی و فرهنگ سازمانی، و کاهش نیروی کار
Advanced Management Theories
11
5- مرحله انحلال: برای سازمان هیچ نوع راه بازگشت وجود ندارد. سازمان تقریبا تمام سهم خود را در بازار از دست داده است. حیثیت و اعتبار چندانی ندارد، منابع و سرمایه اش ته کشیده است و بهترین نیروهای خود را ازدست داده است.
راه حل: با رعایت نظم به کار خود پایان دهد.
Advanced Management Theories
12
راه های عملی برای کوچک شدن سازمانها
1- اجرای برنامه داوطلبانه: مثل خروج داوطلبانه از شرکت
2- اخطار به هنگام: تشکیل گردهمایی برای توضیح در مورد رشد سازمان و برنامه های مربوط به وضعیت نیروی کار
3- اجازه بدهید افراد با احترام شرکت را ترک کنند
4- به افراد اخراجی کمک کنید تا شغل جدید بیابند.
5- برای کاهش ابهام و فرو نشاندن خشم افراد مجالس تودیع بگیرید.
Advanced Management Theories
13
منابع
تئوری و طراحی سازمان ریچارد ال دفت ، ترجمه پارساییان و اعرابی
نظریه سازمان، ماری جو هچ، ترجمه دکتر دانایی فرد.
تئوری های سازمان: رابینز، ترجمه الوانی و دانایی فرد
Advanced Management Theories
14