تجزیه و تحلیل سیستم کارگزینی و حسابداری شرکت روغن نباتی لادن

 فصل اول : مقدمه
1-1-تقدیر و تشکر :
ابتدا خدا را تشکر میکنم که توفیق سلامت وکسب آموزش را بدست آوردم و سپس از استاد محترم جناب آقای حسینی نیا که ضمن آموزش ما را در جهت آماده نمودن این مجموعه هدایت فرمود تشکر می نمایم .

1-2-مقدمه :
تهیه مستندات برای هر اقدامی در همه زمینه ها همواره مفید بوده است . در زمینه تهیه یک سیستم نیز نباید همه چیز در قلب و یاد تهیه کننده باقیمانده و در نهایت در آنجا به فراموشی سپرده شود .سیستمی که دارای مستندات صحیح و اصولی باشد همواره نفرات دیگر با مطالعه مختصر می توانند براحتی ادامه دهنده کار نفر قبل باشند .
و اما در ارتباط با این مستندات لازم است بیان نمایم که بر اساس اطلاع یکی از دوستان در شرکت "لادن" که کار حسابداری آنان بطور دستی انجام می شد و مشکلاتی در این زمینه نیز داشتند تصمیم گرفتیم که به اتفاق موضوع را بررسی و در صورت امکان نسبت به تهیه سیستم مورد نیاز آنان اقدام نمائیم . لذا پس از چند تماس تلفنی و هماهنگی لازم مراجعات متعددی به شرکت مزبور داشته و در نهایت اقدام به تهیه سیستم بشکلی که در صفحات آتی نوشته و شرح داده شده است نمودیم .

فصل دوم : شناخت سیستم موجود
2-1-قبل از محاسبه
ما در تاریخ 14/8/84 به کارخانه روغن نباتی لادن رفتیم. البته با هماهنگی قبلی که توسط یک آشنا انجام شده بود ما به آنجا رفتیم. البته قبل از مصاحبه ما با صحبت کردن با کارکنان شرکت سعی کردیم با خصوصیات اخلاقی مدیریت محترم آشنا شویم و همچنین سوالاتی که مد نظر ما بود را طرح کردیم و سعی کردیم در طراحی سوالات از سوالاتی استفاده کنیم که ما را به هدف برساند تا جایی که توانستیم سعی کردیم از سوالاتی که مربوط به ما نمی شود خودداری کنیم که مبادا مدیریت در هنگام مصاحبه از ما رنجوده خاطر شود.در هنگام مصاحبه ما با ظاهر آراسته و با خواندن سوالات از قبل آماده شده به شرکت رفتیم و سوالات را طبق اصول مصاحبه از سوالات اسان شروع کردیم و سعی کردیم جناب آقای رئیس را خسته نکنیم. ایشان تا جایی که سعی داشت یا به طور ناخداگاه مصاحبه را از آنچه را که هدف بود با سوالات خود در مقابل سوالات ما دور می ساخت و دیگر مشکلات شرکت را جهت مکانیزه کردن با ما طرح سعی کردیم طبق گفتار استاد تمام مراحل مصاحبه را یادداشت برداری و ضبط کنیم که مبادا بعداً دچار مشکل شویم.

2-2-بعد از مصاحبه
بعد از انجام مصاحبه و بدست آوردن پاسخ سوالات خود را با دوستان به گفتگو نشستیم و انتظارات شرکت را در مکانیزه کردن آن و توانایی خود مورد بررسی قرار دادیم. که آیا می توانیم انتظارات شرکت را برطرف کنیم که ما موفق به انجام این کار شدیم و طبق اصول مکانیزیون شروع به کار کردیم و بعد از اخذ قرار داد و گرفتن قسمتی از مبلغ قرارداد شروع به کار کردیم.

2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود :
سیستم موجود شرکت همانگونه که بیان شد یک سیستم دستی بود که با مشکلات زیادی مواجه بود . تعداد نفرات نسبتاً زیاد و اشتباهات متعدد که بعضاً برای پیدا کردن و رفع یک مشکل روزها وقت صرف می شد این مشکلات از ناخوانا بودن اعداد نوشته شده توسط کارمندان گرفته تا گزارشات غلط و نامنظم ادامه داشت .

2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود :
بخش مالی شرکت سه اتاق داشت شامل یک نفر رئیس امور مالی یک نفر رئیس حسابداری و 6 نفر کارمند حسابداری بود که همواره کارهای آنان عقب افتاده بود و به روایت یکی از همان کارمندان روزهای آخر تیرماه که می بایست حسابهای سال قبل بسته شود چیزی شبیه روزها و شبهای خاصی است که مرخصی ها لغو و تا دیروقت کارمندان مشغول کار بودند و حتی فرصت حمام رفتن و خواب و استراحت را هم نداشتند .

2-5-مشکلات و نیازمندیهای سیستم موجود :
فکر می کنم تنها قسمتی که راجع به آن هرچه گفته شود کم است این قسمت می باشد ولی اگر بخواهیم جمع بندی کنیم مشکلات شامل موارد زیر می باشند :
الف-نامرتب بودن و عدم اطمینان از صحت محاسبات و اسناد و مدارک مالی .
ب-بکارگیری انرژی نیروی کار و هزینه زیاد برای پرسنل مالی

ج-برخوردهای نامطلوب که بین مسئولین شرکت و کارکنان مالی غالباً پیش می آمد و همواره روحیه پرسنل بدلیل اشکالات متعدد و عقب بودن کارها و فعالیت بیش از حد آنان بد و نامطلوب بود .
د-عقب بودن کارهای جاری و ملزم نبودن کارمندان به رعایت برخی از اصول و قواعد کاری

فصل سوم : امکان سنجی
3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی :
پیشنهاد کننده تهیه نرم افزار رئیس امور مالی بود که به تایید مدیر عامل شرکت نیز رسیده بود و کار بررسیهای اولیه از آبان سال 84 آغاز گردید و پس از انجام مرحله شناخت سیستم موجود که حدود یک ماه طول کشید (و طی 8 جلسه مراجعه به شرکت) گزارش به مدیریت شرکت ارائه نمودیم و در آن راه حل و روش پیشنهادی ما طراحی و تهیه یک نرم افزار و تبعیت شرکت از گردش کار مورد نیاز سیستم بود . در سیستم پیشنهادی ما که خیلی ساده نیز در نظر گرفته شده بود موظف بودند اسناد مالی را مرتب و پشت سرهم وارد سیستم نمائید و گزارشات تفصیلی ، معین و کل را خود سیستم چاپ می نمود . اشکالات اسناد باید بموقع برطرف می گردید تا بتوانند سند بعدی را وارد کامپیوتر نمایند و همچنین دیگر نیاز به نوشتن دفاتر کل و معین نداشتند .

3-2-معایب و محاسن سیستم جدید :
سیستم جدید محاسن متعددی داشت و یا به روایتی دیگر کلیه مشکلات مورد نظر آنان را پاسخگو بود ولی معایبی هم داشت که مثلاً کارکنان موظف می شدند آموزشهایی در زمینه کارکردن با سیستم جدید پیدا نمایند و از طرفی تعدادی نیز بیکار می شدند که در گفتگویی که با مدیریت شرکت بعمل آمد هماهنگ شد در پایان یک دوره آموزش کامپیوتر و نحوه کار با سیستم برای پرسنل گذاشته شوند و کسانی که تمایل ندارند در بخش دیگری از شرکت که شدیداً با کمبود پرسنل مواجه بودند بکار گرفته شوند . همچنین ضرورت داشت که کارها قانونمند انجام گردد .

فصل چهارم : تجزیه و تحلیل و طراحی
4-1-شرح و مشخصات سیستم پیشنهادی
سیستم پیشنهادی ما که شرح کامل و مفصل آن در صفحات بعدی آمده است یک سیستم مکانیزه خواهد بود که ضرورت دارد اسناد حسابداری توسط آن به کامپیوتر داده شود و در نهایت گردشی و تراز حسابها توسط سیستم گرفته شده و ارائه گردد و در صورت نیاز کاربر گردش و تراز بر روی چاپگر نیز چاپ گردد جزئیات و چگونگی این سیستم و همچنین روش پیاده سازی آن در صفحات بعدی به تفصیل بیان شده است .

4-2-توضیح نمودار CPM
در نمودار CPM همان طور که مشاهده می کنید هیچ گونه مسیر بحرانی وجود ندارد و کار آسانی را در پیش گرفتیم که مسیر بحرانی نداشت این یکی از خوبی های این پروژه بود. وگرنه ما باید یک مسیر طولانی را به دو مسیر کوتاه تقسیم می کردیم و یک نفر به عنوان تحلیلگر اضافی استخدام می کردیم که همه اینها خود مشکلاتی را نیز در بر داشت و هزینه را نیز بالا می برد.

a – تجزیه و تحلیل و طراحی
b – نوشتن برنامه ها
c – تست برنامه ها با Data های متنوع
d – مستندسازی
e – آموزش کار با سیستم به پرسنل
f – اجرای برنامه با داده های واقعی و کنترل آن

4-3- نمودارهای DFD
نمودارمفهومی:

4-4- نمودار سطح سیستم :

4-5-توضیح نمودار Gantt
این نمودار به ما تمامی زمانی که هر یک فعالیت طی می کند تا سیستم تکمیل شود نشان می دهد و توسط این نمودار ما توانستیم بگوئیم که هر فعالیت ما در چه زمانی و در چه موقعیتی می تواند شروع شود تا ما بتوانیم فعالیت دیگرمان را نیز شروع کنیم که ببینیم این فعالیت پیشنیاز دارد یا خیر. نمودار cantt نمودار خوبی بود که ما توانستیم توسط آن نمودار CPM این سیستم را نیز بکشیم و طراحی کنیم.
زمان و نوع فعالیت
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
تجزیه تحلیل و طراحی

نوشتن برنامه ها

Test با data های متنوع

مستند سازی

آموزش کار با سیستم به پرسنل

اجرای برنامه با داده های واقعی و کنترل آن

A
فعالیت a
3

B
فعالیت b
5
A
C
فعالیت c
1
B
D
فعالیت d
1
A,b,c
E
فعالیت e
1
D
f
فعالیت F
1
E
a – تجزیه و تحلیل و طراحی
b – نوشتن برنامه ها
c – تست برنامه ها با Data های متنوع
d – مستندسازی
e – آموزش کار با سیستم به پرسنل
f – اجرای برنامه با داده های واقعی و کنترل آن

4-6-توضیح نمودار Top down sidign
ما پس از رسم این نمودار تمام برنامه ای که خروجی دارند را مشخص کردیم که بدانیم کدام برنامه خروجی دارد تا توسط آن بتواند نمودارها و فرم خروجی آن را بکشیم . تعیین خروجی ها به ما خیلی کمک کرد ما بتوانیم به برنامه نویس خود خروجی ها را بدهیم و آن برنامه نویسی کند و فرم خروجی آن را برای ما بکشد .

4-7- شرح ورودیهای سیستم
ورودیهای سیستم عمدتاً به دو بخش تقسیم می شوند . اول تعریف کدهای کل ، معین و تفضیلی و دوم وارد کردن سندهای حسابداری است که تعریف کدهای کل و معین و تفضیلی بستگی به نظر قسمت مالی شرکت داشته و خودشان با توجه به موجودیت های مالی که با آن سروکار دارند آنها را تعریف می نمایند و پس از تعریف آنها در ابتدای سال مالی بعد از آن از آنها استفاده می کنند .

4-8- شرح خروجیهای سیستم
در قسمت گزارشات سیستم سه گزینه به شرح زیر وجود دارد :
الف-گردش حساب : در گردش حساب ابتدا گردش کل یا معین و یا تفضیلی را انتخاب می نمائیم و سپس با تعیین از یک کد تا یک کد دیگرو از یک تاریخ تا یک تاریخ دیگر از گردش حساب یک کد که یا تعدادی کد در یک محدوده زمانی دلخواه گزارش گرفت . لازم به ذکر است که کلیه گزارشات ابتدا روی مانیتور مشاهده و در صورت تمایل می توان آنها را روی چاپگر فرستاده و از آنها پرینت گرفت .
ب- تراز : در این گزینه ابتدا باید تعیین نمود که کدامیک از ترازهای کل یا معین و یا تفضیلی را می خواهیم گزارش بگیریم و سپس بعد از این انتخاب از یک کد تا کد دیگر و از یک تاریخ تا تاریخ دیگری را تعیین می نمائیم و تراز مورد نظر را در آن فاصله مشاهده می کنیم . ضمناً در صورت نیاز می توانیم گزارش را روی چاپگر نیز بفرستیم .
ج- صورت اسناد : با انتخاب این گزینه می توانیم صورت کلی (شامل شماره سند وتاریخ شرح سندها) را ببینیم و یا ریز اسناد موجود را انتخاب و اسناد را بطور کامل همراه با بندهای هر سند مشاهده نمائیم.

4-9-منوهای اصلی سیستم
منوی اصلی سیستم شامل چهار قسمت ورودی اطلاعات ، گزارشات ، مدیریت سیستم و جدول کدها می باشد که در قسمت ورود اطلاعات امکان وارد کردن اسناد حسابداری و همچنین تغییر و تصحیح اسناد فراهم می باشد و در قسمت گزارشات نیز امکان اخذ گزارشهای مختلف وجود دارد . در قسمت جدول کدها می توان کدهای کل ، معینی و تفضیلی را ایجاد و یا حذف نموده و یا تغییر داد و اما در قسمت مدیریت سیستم امکان تعریف پسوورد ورود به سیستم و امکان اخذ Backup از اطلاعات وارد شده فراهم می باشد.
لازم به تذکر است در منوی جداگانه ای که در سیستم پیش بینی شده ، امکان برگرداندن اطلاعات Backup گرفته شده و همچنین ایجاد سند اختتامیه و افتتاحیه توسط خود سیستم پیش بینی گردیده است .

4-10- نام برنامه ها و شرح هر کدام
بطور کلی وظیفه انجام کار هر گزینه ای از منوی اصلی سیستم بعهده یک برنامه گذاشته شده است که بشرح زیر می باشد :
نام برنامه
شرح مختصر وظیفه آن
PHes
برنامه اصلی که منوی اصلی سیستم را فعال می نماید
PAdd
وظیفه اضافه کردن یک سند حسابداری به سیستم را بعهده دارد.
PSee
در اسناد وارد شده قبلی تغییر و تبدیل ایجاد می کند .
PGard 1
این برنامه گزارش گردش حسابهای کل را می دهد .
PGard 2
این برنامه گزارش گردش حسابهای معین را می دهد .
PGard 3
این برنامه گزارش گردش حسابهای تفضیلی را می دهد .
PTaraz 1
این برنامه گزارش تراز کل را می دهد .
PTaraz 2
این برنامه گزارش تراز معین را می دهد .
PTaraz 3
این برنامه گزارش تراز تفضیلی را می دهد .
PAsnad 1
این برنامه لیست کلی اسناد را می دهد .
PAsnad 2
این برنامه لیست اسناد را به ریز می دهد .
PCode 1
این برنامه کد کل را ایجاد و یا حذف و تغییرمی دهد .
PCode 2
این برنامه کد معینی را ایجاد می کند و یا حذف و تغییرمی دهد .
PCode 3
این برنامه کد تفضیلی را ایجاد می کند و یا حذف و تغییر می دهد.
PBack
برنامه گرفتن Backup از اطلاعات سیستم.
PPass
برنامه عهده دار تعریف و تعویض پسوردهای ورود به سیستم .

4-11- نام فایلها و شرح آنها و فایلهای ایندکس آن
بجز فایلهای برنامه که در قسمت بالا نام آنها ذکر گردید تعداد فایل جهت نگهداری Data و اطلاعات وارد شده به سیستم پیش بینی شده است که بشرح زیر در خصوص آنها توضیح داده می شود :
الف- فایل Jfile.DBF – بررسی نگهداری اطلاعات مربوط به کدهای کل، معین و تفضیلی با فیلدهای زیر :

ردیف
نام
Type
طول
شرح
1
2
3
4
Jcodekol
Jcodemoin
Jcodetafz
Jsharh
Numeric
Numeric
Numeric
Character
4 بایت
2 بایت
2 بایت
30بایت
کد محل
کد معین
کد تفضیلی
شرح کد
ب- فایل Jfile.Idx – که فایل ایندکس برای Jfile.DBF می باشد که براساس فیلد Jcodeko و در داخل آن Jcodemoin و سپس داخل آن بر اساس Jcodetafz ایندکس زده شده است .
ج- فایل Mfile.DBF که برای نگهداری تیترهای اسناد وارده می باشد و دارای فیلدهای زیر است :
ردیف
نام
Type
طول
شرح
1
2
3
4
MNO
Mdate
Msharh
Mpass
Numeric
Character
Character
Character
6
8
60
8
شماره سند
تاریخ سند
شرح سند
پسورد کاربر وارد کننده سند
د- فایل Mfile.Idx که فایل ایندکس برای Mfile.DBF می باشد که بر اساس فیلد MNO (شماره سند) ایندکس زده شده است .
هـ – فایل Tfile.DBF که فایل نگهداری اطلاعات مفاد سند (آرتیکل های اسناد) می باشد و دارای فیلدهای زیر است :
ردیف
نام
Type
طول
شرح
1
2
3
4
5
TNO

TcodeKol

TcodeMoin

TecodeTafz

Tsharh
Numeric

Character

Character

Character

Character
6بایت
4 بایت
2 بایت
3 بایت
40 بایت
شماره سند
کد محل
کد معین
کد تفضیلی
شرح مربوط به هزینه از سند

6
7
8
9
10
11
TBedTafz
TBesTafz
TBedmoin
TBesmoin
TBedKol
Tbeskol
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
12 بایت
12 بایت
12 بایت
12 بایت
12 بایت
12 بایت
مبلغ بدهکار تفضیلی
مبلغ بستانکار تفضیلی
مبلغ بدهکار معین
مبلغ بستانکار معین
مبلغ بدهکار کل
مبلغ بستانکار کل
و- فایل Tfile.Idx – که فایل ایندکس برای Tfile.DBF می باشد که بر اساس فیلد TNO (شماره سند) ایندکس زده شده است .
4-12-مشخصات و سخت افزار مورد نیاز جهت اجرای سیستم
حداقل سخت افزار مورد نیاز برای اجرای سیستم یک دستگاه کامپیوتر pentium3 با حداقل 128 مگابایت رم و 40 گیگابایت هارد دیسک می باشد که البته تجهیزات فوق امروزه بسیار پیش پا افتاده می باشد .
و در صورت درشتی اطلاعات حجیم برای درشتی سرعت مطلوب لازم است از سخت افزار قوی تری استفاده گردد .
بدیهی است جهت اخذ پرینت بر روی کاغذ لازم است از یک دستگاه چاپگر مناسب (که در اینجا چاپگر Epson-2170 توصیه می گردد ) استفاده شود .

فهرست مطالب
عنوان صفحه

فصل اول (مقدمه) 1
1-1-قدردانی و تشکر 1
1-2-مقدمه 2
فصل دوم (شناخت سیستم موجود) 3
2-1-قبل از مصاحبه 3
2-2-بعد از مصاحبه 4
2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود 4
2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود 5
2-5-مشکلات و نیازمندی های سیستم موجود 5
فصل سوم (امکان سنجی) 7
3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی 7
3-2-معایب و محاسن سیستم جدید 8
فصل چهارم (طراحی) 9
4-1-شرح مشخصات سیستم پیشنهادی 9
4-2-توضیح نمودار CPM 9
عنوان صفحه
4-3-نمودار DFD 11
4-4-نمودار سطح سیستم 11
4-5-توضیح نمودار Gantt 12
4-6-توضیح نمودار Top Down Design 13
4-7-شرح ورودیهای سیستم 15
4-8-شرح خروجیهای سیستم 15
4-9-منوهای اصلی سیستم 16
4-10-نام برنامه ها و شرح هرکدام 18
4-11-نام فایلها و شرح آنها و فایل های ایندکس آنها 19
4-12-مشخصات و سخت افزار مورد نیاز جهت اجرای سیستم 21

23