مقــدمه
چنانچه در یک سازمان دولتی و یا صنعتی ، با وجود برخورداری از همه وسایل و ابزارهای لازم و فراهم بودن تمامی زمینه های مساعد و مناسب ، مدیریت مطلوبی اعمال نشود و مدیر اصول و قواعد کلی در برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت ، کنترل و اداره صحیح را رعایت نکند ، نتیجه دلخواه به دست نمی آید .
قسمت اعظم سرمایه های بسیاری از سازمانهای دولتی ، موسسات صنعتی و تولیدی ، در موجودی انبارهای آنها انباشته شده است ؛ بنابراین نگهداری و در دسترس قرار دادن سریع و به موقع اقلام مورد نیاز را می توان بخشی از وظایف مدیریت آن سازمان محسوب کرد.
امروزه تعداد موسسات صنعتی و تولیدی که به اهمیت کنترل مواد و قطعات و استفاده از پیستهای کنترل موجودی انبار به عنوان ابزار مدیریتی واقفند و اقداماتی جدی جهت برقراری آن مبذول داشته اند ، محدود است و بقیه موسسات نیز فاقد سیستم صحیح انبارداری هستند .
بدیهی است که تحقق بخشیدن اصول شناخته شده زیر ، از اهداف انبارداری محسوب می شود:
1- چه چیز مورد نیاز است ؟
2- چه موقع مورد نیاز است ؟
3- چه مقدار مورد نیاز است ؟
امور تدارکات و کارپردازی ، مواد و لوازم مورد نیاز موسسه را در زمان معین تدارک می بیند و از طریق انبار در اختیار واحدهای مصرف کننده قرار می دهد .
بی شک موجودی بیش از اندازه کالا ، رکود سرمایه را در پی دارد و کمبود آن سبب ایجاد وقفه در فعالیتهای جاری سازمان می شود . بنابراین ، لزوم برنامه ریزی مناسب در امر تدارک و نگهداری اقلام ، از اهمیت ویژه ای برخوردار است که با بهره گیری از آن ، پشتیبانی صحیح و به موقع از فعالیتها به عمل خواهد آمد و در هزینه های مربوطه صرفه جویی خواهد شد . استفاده از برنامه های علمی و کاربرد آن در تدارک کالا و انبارداری ، برای هر موسسه ، نتایج زیر را در بر خواهد داشت :
1-پیش بینی نیازمندیهای موسسه .
2-درخواست نیازمندیها تا آن حد که از رکود سرمایه جلوگیری کند .
3-دریافت اقلام بر اساس آنچه که درخواست شده بود .
4-ذخیره کردن اقلام ، بررسی کنترل موجودیها ، تعیین نقطه سفارش و میزان سفارش بر اساس مقدار مصرف .
5-کنترل حساب اقلام و ایجاد تسهیلات برای انبارگردانی .
6-واگذاری به موقع اقلام رسیده و ذخیره شده .
7- محافظت و حراست از اقلام و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی
تعریف انبارداری
انبارداری عبارت است از دریافت مواد واقلام ، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعملهای سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن ونیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری شود .
تعریف انبار
به محل یا فضائی گفته می شود که بر اساس یک سیستم طبقه بندی صحیح ، مواد اولیه ، کالای نیمه ساخته ، محصول ساخته شده و امثالهم در آن نگهداری می شود .
انواع انبار
1 ـ انبارپوشیده
بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمان آنها به کار رفته است باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است نگهداری می شود .
2 ـ انبار سر پوشیده
نوعی از انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است .اقلام و اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می دهند در این انبارها نگهداری می شود .
3 ـ انبار باز
این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شو ند .
4 ـ انبارهای مخصوص
الف ) انبار شیمیایی : مانند اسیدها ، روغن ها ، الکل ها ، تینرها و امثالهم موادی هستند که در درجه حرارت خیلی کم شعله ور می شوند . لذا اینگونه انبارها بایستی خشک وخنک و دارای تهویه کامل باشند ، همچنین وجود کپسول آتش نشانی به تعداد لازم در اینگونه انبارها ضروری است .
ب ) انبار لاستیک : انبار لاستیک باید خشک ، خنک و تاریک بوده و دارای تهویه هوا باشد . لاستیک را باید از گرد و خاک و روغن وگریس دور نگه داشت . میزان درجه حرارت انبار لاستیک باید بین صفر تا 20 درجه باشد.پنجره های انبار را باید با رنگ مشکی رنگ نمــــود تا ازتابیدن نورخورشید به داخل انبارجلوگیـــری شود وجود کپسول های آتش نشانی به اندازه مورد نیاز در داخل انبار ضروری است .
انواع موجودی های انبار
1 ـ مواد خام یا اولیه
از این مواد برای ساخت محصولات استفاده می شود .
2 ـ مواد ولوازم مصرفی
مواد و لوازمی که به طور مستقیم در تولید محصول دخالت دارند مانند چسب ، روغن ، رنگ و …
3 ـ قطعات یدکی ماشین آلات
این قطعات جهت تعویض و تعمیر ماشین آلات و دستگاهها به کار می روند .
4 ـ کالاهای در جریان ساخت ( نیمه ساخته )
به موادی گفته می شود که در جریان تولید آنها قدری تغییرات بر روی مواد اولیه صورت گرفته ولی هنوز به شکل کامل در نیامده است .
5 ـ کالاهای ساخته شده
به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله تکمیلی رسیده اند و آماده فروش هستند .
6 ـ اجناس خریداری شده جهت فروش
این نوع کالاها اغلب در مـــوسسات تجاری خـــــــریداری می شوند و بدون هیچ گونه تغییـری آماده فــــروش و یا توزیع هستند .
7 ـ انبار مازاد ( اجناس اسقاطی )
به اجناس و لوازمی گفته می شود که براثر کار مداوم مستهلک شده اند ویا به دلیل فنی دیگر معیوب ، غیر قابل استفاده و یا فرسوده تشخیص داده شوند .
سازمان انبار
شیوه های سازماندهی انبار با توجه به نیاز سازمانها متفاوت است در بعضی کارخانه ها انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل ودر برخی سازمانها مسئولیت نظارت بر انبار و وظایف کارکنان آن بر عهده مدیر انبار خواهد بود .
در سازمانهای بزرگ مدیریت واحد انبار معمولاً مستقل و تحت نظر مدیر انبار می باشد که او نیز مستقیماً زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می کند .
در سازمانها دولتی و برخـــی موسسات غیر انتفاعی واحد انبار معمولاً زیر نظر کارپردازی و یا تدارکات اداره می شود که این واحد خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود .
در نمودارهای 1 و 2 و 3 ، نمونه هایی از نمودار سازمانی که موقعیت انبار را نشان می دهد ، ملاحظه می شود.
نمودار شماره 1
نمودار شماره 2
ورود کالا به انبار
کالا از چندطریق وارد انبار می شود
1 ـ دریافت کالا از طریق خرید داخل
کلیه کالاهای خریداری شده داخلی همراه با یک نسخه از فرم درخواست کالا و تقاضای خرید از طریق مامور تدارکات به انبارتحویل می شود . خریدهای داخل اساساً از طریق مناقصه و یا استعلام بهاء بر طبق آئین نامه معاملات موسسه صورت می گیرد . انباردار پس از شمارش، توزین و اعمال کنترلهای لازم وصدور رسید انبار به صورت موقت یا دائم به شرح زیر اقدام می کند .
الف ) تحویل دائم
چنانچه مواد و قطعات رسیده به گونه ای باشد که انباردار بتواند پس از اعمال کنترلهای لازم و تطبیق با اسناد مربوطه و تائید مسئولان ذیربط ،کالا را به طور قطعی تحویل بگیرد ، رسید انبار دائم صادر می کند .
ب ) تحویل موقت
در صورتی که مواد وقطعات خریداری شده به بررسی فنی و تائیدیه کیفی نیاز داشته باشند ، انباردار ضمن صدور رسید انبار موقت ، برای حصول اطمینان از کیفیت کالای خریداری شده، نظرات کارشناسی را برابر فرم کنترل کیفیت از واحد کنترل کیفیت درخواست می کند و چنانچه کالای دریافتی پس از کنترل فنی به تائیدکیفی کارشناسان برسد به تحویل قطعی و صدور رسید انبار دائم اقدام می کند .
2 ـ دریافت کالا از طریق خارج
پس از طی مراحل مختلف مربوط به خریدهای خارجی ،ترخیص کالا از گمرک وتحـــــویل به انبار صورت می گیرد که علت گستردگی مطالب مراحل خرید از خارج در بخش جداگانه بیان خواهد شد .
3 ـ برگشت کالای مازاد بر نیاز
اقلام مازاد بر مصرف دوائر مختلف یک موسسه ( پس از اعلام صحت آنها ) قابل برگشت به انباراست. انبار پس از سفارش ،توزین و اعمال کنترلهای لازم ، به تنظیم فرم برگشت کالا به انبار اقدام کند .
4 ـ دریافت کالای ساخته شده در گارگاههای موسسه
درمورد ساخت قطعات در کارگاههای یک موسسه ، برگ درخواست ساخت را درخواست کننده تهیه می کند و آنگاه این برگ جهت ساخت به امور فنی ویا مهندسی ارسال می شود . قسمت انجام دهنده پس از اتمام کار با ذکر مواد مصرفی و شرح کار در برگ درخواست ساخت قطعه مزبور را به انبار تحویل می دهد .
5 ـ دریافت کالای امانی
این کار براساس فرمی که در انبار برای کالاهایی که به صورت امانت از موسسات ویا واحدهای دیگر دریافت شده است ، انجام می شود .
6 ـ نقل وانتقال کالا بین انبارها
جهت انتقال کالا اعم از مواد و قطعات از یک انبار به انبار دیگر در یک موسسه از فرم انتقال کالا بین انبارها استفاده می شود انبار متقاضی پس ار دریافت کالا یک نسخه از فرم مزبور را امضاء و سپس آن را برای اجرای عملیاتی مالی به حسابداری ارسال می دارد .
صدور کالا از انبار
خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می گیرد :
1 ـ درخواست کالا و مواد از انبار
نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی کالای مورد نیاز خود را با تکمیل فرم برگ درخواست کالا از انبار و تائید مسئول ذیربط از انبار درخواست می کند .
در صورت موجود بودن کالا، انبار اقدام به صدور حواله انبار می کند و اگر جنس موجود نباشد به تنظیم فرم درخواست خرید کالا اقدام و یک نسخه از فرم مزبور جهت خرید به تدارکات ارسال می گردد .
دربرخی موسسات به جای فرم های درخواست کالاوحواله انباراز فرم ادغام شده درخواست و تحویل کالا از انبار استفاده می شود که این فرم را متقاضی کالا تکمیل وپس از تحویل کالا از طریق انبار در ستون مربوط به تحویل گیرنده امضاء می کند .
2 ـ صدور ابزار از انبار
جهت دریافت ابزار از انبار متقاضی فرم ابزار را تکمیل می کند و به انبار ارسال می دارد . از این فرم معمولاً برای استفاده موقت از ابزار استفاده می شود .
3 ـ برگشت کالای امانی دریافتی
از این فرم هنگام برگشت کالایی که قبلاً از موسسه به امانت گرفته شده است استفاده می شود . این فرم نیز در انبار صادر می شود .
4 ـ کالای غیر قابل قبول
چنانچه کالای خریداری شده به تائید فنی و کیفی نرسد، انبار با تکمیل فرم کالای غیر قابل قبول ،کالای خریداری شده را از طریق تدارکات مرجوع می کند .
5 ـ رسید و تحویل مستقیم
دربعضی شرایط اقلام خریداری شده بدون ورود به انبار، مستقیماً به مصرف کننده تحویل می شود. مانند مصالح ساختمانی. در این صورت انباردار در تحویل مستقیم کالا نظارت دارد. او موظف است کالای وارده را با نسخه سفارش خرید کالا تطبیق دهد وسپس به صدور رسید انبار مستقیم که در واقع حکم حواله انبار را دارد، اقدام نماید .
6 ـ خروج کالا از موسسه
ارسال کالا از واحدهای مختلف به خارج از موسسه، مستلزم تنظیم برگ خروج کالا می باشد .
روش های مختلف صدور اجناس از انبار
برخی از اجناس انبار ممکن است دارای تاریخ مشخصی بوده و یسا به عبارت دیگر دارای عمر مفیدی باشند (از قبیل فیلم عکاسی ، دارو و …) این تاریخها در روی بسته بندی توسط کارخانه سازنده مشخص می شود . عدم توجه به تاریخهای مصرف علاوه بر اتلاف سرمایه ، سبب عدم تامین به موقع نیاز مشتریان نیز می گردد . برای کنترل مطلوب این دسته اجناس دو روش وجود دارد :
1-روش دوکارتی :
این روش وقتی قابل اجراست که اجناس دارای بسته بندی بزرگ بوده و یا در ظروف بزرگ قرار داشته باشند . در این صورت برای هر بسته دو کارت تنظیم می شود که یک کارت به بسته مربوطه الصاق شده و کارت دیگر توسط انباردار نگهداری می گردد و در هنگام درخواست ، انباردار از روی کارتهای معین می داند کدام بسته ابتدا باید از انبار خارج شود . جهت سهولت کار یک شماره بصورت yy.nn (که در آن yy شماره سال و nn ترتیب ورود جنس به انبار در سال مربوطه می باشد) به هر کارت اختصاص می یابد . بدین ترتیب دستیابی به بسته مورد نظر در جمع آوری کالا با سهولت بیشتری انجام می پذیرد .
2-روش متحرک :
این روش مطلوب ترین راه کنترل ورود و خروج به موقع کالا می باشد . بدین طریق که در محل مخصوص هر جنس ، اجناس را از یک طرف برداشته و اجناس تازه وارد را به طرف دیگر اضافه می کنند . در این روش جهت برداشت جنس را باید تعیین نموده و همیشه ثابت نگاهداشت . مثلا از چپ به راست و یا از راست به چپ و یا از جلو به عقب .
برای سهولت انبارداری و کنترل اینگونه کالاها باید فاصله معینی (مثلا 10 سانتیمتر) را بین محموله های جدید و قدیم قرار داد .
سیستم های اطلاعاتی انبار
سیستم اطلاعاتی انبار , طراحی و ایجاد روشی منطقی برای اجرای عملیات تهیه و نگهداری کالا , از مرحله درخواست اجناس تا مرحله واگذاری انبار و در صورت عدم موجودی ، مرحله تهیه ، خرید و تحویل به مصرف را میسر می سازد . جزئیات عملیات و گردش فرم ها در واحدهای مختلف تولیدی و یا خدماتی ، بسته به نوع فعالیت شرکتها ، ممکن است با هم تفاوت داشته باشند .
قسمت عمده ای از فعالیتهای عملیاتی از جمله انبارها ، تدارکات ، تولید و غیره که بصورت فلوچارت ترسیم گردیده ، بر روی مواد اولیه و قطعات مصرفی متمرکز شده و نمودار گردش عملیات نشان دهنده مراحل اجرای عملیات توسط هر یک از واحدهای سازمان می باشد .
تنظیم نمودار گردش عملیات و تبادل اطلاعات بین واحدها ، با استفاده از علائمی که هر یک دارای مفاهیم خاص می باشند انجام می گیرد . درج شرح کوتاهی از هر مرحله عملیات ، سبب سهولت در مطالعه نمودار می گردد .
علامت
شرح – (مثال)
تهیه و تنظیم اسناد ، مدارک و گزارشات (در 5 نسخه)
اسناد و مدارکی که در خا رج شرکت تنظیم نموده اند
نسخ (دوم و چهارم) یک سند
فتوکپی اسناد و مدارک
تعدد نسخ فرمهای متفرقه
ثبت در کارت یا دفتر
بایگانی اسناد و مدارک
رسیدگی ، کنترل و مطابقت اسناد
تایید و تصویب اسناد
عطف به ادامه عملیات در صفحات بعد نمودار
عطف به نمودار صدور سند حسابداری و یا نمودارهای پرداخت
خروج اسناد و مدارک از نمودار (تحویل اسناد به کامپیوتر ، اشخاص ثالث … )
انجام هر نوع عملیات بجز موارد تعیین شده
اسناد بهادار (چک ، سفته ، برات ، فیش بانکی)
خرید داخلی
اطلاعات کلی گردش عملیات
1-این نمودار بیانگر عملیات خرید داخلی شامل مواد اولیه و سایر اقلام مصرفی (انبار و غیر انبار) می باشد .
2-درخواستهای خرید مواد اولیه از طریق واحد برنامه ریزی مواد و سایر درخواستهای خرید از طریق انبار صادر می گردد .
3-واحد تدارکات داخلی بر اساس آئین نامه معاملات مبادرت به خرید می نماید.
4-چنانچه یک یا چند قلم از یک درخواست خرید در بازار موجود نباشد ، این اقلام از درخواست خرید حذف و در زمان دیگر مجدداً فرم درخواست دیگری جهت اینگونه اقلام تنظیم می گردد .
5-این نمودار در چارچوب یک سیستم مکانیزه خرید و سفارشات تنظیم گردیده و یک نسخه از درخواست خرید جهت ارائه اطلاعات و دریافت گزارشات مربوطه به مرکز کامپیوتر ارسال می شود .
خرید خارجی
اطلاعات کلی گردش عملیات
1-این نمودار بیانگر عملیات خرید خارجی شامل مواد اولیه ، قطعات و لوازم یدکی و ابزار می باشد .
2-درخواستهای خرید مواد اولیه از طریق واحد برنامه ریزی مواد و سایر درخواستهای خرید از طریق انبار (بر اساس نقطه سفارش یا درخواست سایر واحدها) صادر می گردد.
3-کلیه مدارک مربوط به خرید از طریق تدارکات به امور مالی ارسال می گردد .
4-جهت هر سفارش یک پرونده در تدارکات خارجی و یک پرونده در حسابداری نگهداری می گردد .
5-این نمودار بر اساس یک سیستم مکانیزه خرید و سفارشات تنظیم گردیده یک نسخه از درخواست خرید جهت ارائه اطلاعات و دریافت گزارشات مربوط به مرکز کامپیوتر ارسال می گردد .
رسید جنس به انبار
اطلاعات کلی گردش عملـیات
1-این نمودار برای نشان دادن گردش عملیات مربوط به رسید کالا به انبار اعم از خریدهای داخلی یا خارجی تنظیم گردیده است .
2-کلیه اقلام خریداری شده به انبار تحویل می گردد .
3-در مواردیکه امکان شمارش سریع اقلام و صدور رسید انبار مقدور نباشد از برگ "رسید موقت انبار" استفاده می گردد ، در غیر این صورت مستقیما رسید انبار تنظیم خواهد شد . در مواردیکه دریافت کالا در یک روز به دفعات انجام پذیرد ، برای هر بار رسید کالا ، یک رسید موقت صادر می شود و پس از اتمام محموله یک رسید انبار کلی صادر خواهد شد .
4-صدور رسید انبار در مورد مواد اولیه پس از تایید کنترل کیفیت و در مورد سایر اقلام پس از تایید مصرف کننده انجام خواهد شد .
5-این نمودار در چارچوب سیستم مکانیزه انبار تنظیم گردیده و نسخ رسید انبار جهت ارائه اطلاعات و دریافت گزارشات از طریق حسابداری صنعتی به مرکز کامپیوتر ارسال می گردد .
صدور اقلام از انبار
اطلاعات کلی گردش عملیات
1-این نمودار نشان دهنده گزارش عملیات مربوط به درخواست و صدور مواد اولیه ، قطعات و انبار می باشد .
2-در مورد مواد اولیه ، برنامه ریزی تولید بر اساس برنامه تولید و روش ساخت محصولات اقدام به تنظیم برگ درخواست و حواله مواد اولیه از انبار می نماید .
3-مسئولیت تحویل گرفتن مواد اولیه از انبار و تحویل آن به خطوط تولید به عهده واحد برنامه ریزی و کنترل تولید می باشد .
4-در مورد سایر اقلام ، هر یک از واحدهای شرکت مستقلا اقدام به تنظیم برگ درخواست و حواله انبار می نماید .
5-کنترل کیفیت در امر ارسال مواد اولیه از انبار به خطوط تولید نظارت داشته و فرمهای مربوطه را پس از تایید به مهر کنترل کیفیت ممهور می نماید .
6-این نمودار در چارچوب کلی سیستم های مکانیزه انبار طراحی گردیده است .
ارسال (برگشت) اقلام امانی از انبار
اطلاعات کلی گردش عملیات
1-این نمودار جهت نشان دادن عملیات مربوط به ارسال اقلام امانی یا برگشت اقلام امانی نزد واحدهای شرکت تنظیم شده است .
2-کالای امانی صادره از شرکت شامل اقلامی است که جهت تعمیر ، تعویض ، بصورت نمونه و یا درخواست مدیریت از انبار به خارج از شرکت ارسال شده و پس از مدت معین عین یا مشابه اقلام برگشت می گردد .
3-در مورد اقلام امانی نیز حساب موجودیها همانند سایر اقلام دریافتی و یا ارسالی بصورت قطعی عمل شده و حسابهای آنها (کالای امانی نزد دیگران ، کالای امانی دیگران نزد شرکت) کنترل می گردند .
4-در مورد اقلام امانی دریافتی و همچنین برگشت اقلام امانی ارسالی ، مطابق نمودار رسید کالا به انبار (13) عمل شده ، فقط برگ رسید انبار با علامت امانی تنظیم می گردد .
5-ابزار آلات یا دارایی های ثابت که در انبار نگهداری نمی شوند ، طی فرم برگ خروج که توسط واحد فنی تنظیم می گردد جهت تعمیر ارسال می گردد .
6-واحد فنی در مورد اقلام ارسالی جهت تعمیر مسئولیت پیگیری و تعیین تکلیف اقلام امانی را به عهده دارد.
انبارگــــردانی
شمارش موجودی
برای اطمینان از اینکه میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج در کارت انبار و کارت حسابداری انبار و در نهایت با حساب موجودیها مطابقت دارد، شمارش موجودی برای هرموسسه بسیار ضروری است .
دو روش برای شمارش موجودی یا موجودی برداری به کار برده می شود :
1 ـ شمارش موجودی دائمی
2 ـ شمارش موجودی دوره ای ( انبارگردانی )
شمارش موجودی دائمی
در این روش ، به طور دائم و تدریجی از موجودی اجناس به وسیله گـــــروهی که به همین منظور انتخاب وتربیت می شوند، شمارش به عمل می آید. نتایج بدست آمده را با موجودی ثبت شده در کارت مطابقت می دهند وبه میزان صحت عمل پی برند . مزایای این روش عبارت است از :
الف ) برای موجودی برداری دائمی ، تعطیلی امور جاری موسسه الزامی نیست .
ب ) برای شمارش ، افـــراد متخصصی که آموزش های لازم را در این زمینه دیده اند، به خدمت گرفته می شوند .
ج ) اعمال این روش باعث می شود که انبارداران همواره در کارثبت و نگهداری موجودی ها دقت لازم را داشته باشند و عملیات خودرا همیشه به روز نمایند .
شمارش موجودی دوره ای یا انبارگردانی
با توجه به اینکه مواد وقطعات بخش عمده ای از دارائیهای هر موسسه را تشکیل می دهد لذا اعمال کنترل در شمارش موجودی بسیار حائز اهمیت می باشد .
انبارگردانی باید در زمانی کوتاه انجام شود تا مـــوجب تعطیلی درازمدت موسسه به خصوص خط تولیـد نشود .
انبارگردانی، یکی ازرایج ترین روشهای کنترل موجودی انبار به شمار می رود که در طی اجرای این برنامه تعداد اقلام سالم ، نیمه ساخته ، خسارت دیده ، مفقـــــود شده ، کم گردش یا بدون گردش مشخص می شود .
به منظور فراهم کردن مقدمات کار شمارش موجودی و اجرای مطلوب آن ، انجام دادن اقدامات زیر ضروری است :
الف – مرتب کردن انبار : کالاهای موجود در انبار باید قبل از انبار گردانی به نحوی مرتب چیده شوند که به آسانی قابل رویت و شمارش باشند . حتی الامکان سعی شود کلیه اقلامی که ماهیت مشابه دارند ، در یک محل و مجاور یکدیگر قرار گیرند .
ب – الصاق تگها : انباردار باید برگه ها و یا تگهای شمارش را که مشخصات اقلام در آن درج می شود ، قبل از آغاز عملیات شمارش ، با نظارت سرپرست شمارش انبار ، بر روی اقلام مربوطه الصاق کند .
ج – تفکیک سازی : صورت ضایعات ، اقلام راکد و موجودیهای امانی دیگران نزد موسسه باید حتی الامکان از سایر موجودیها جدا و به هماهنگ کننده شمارش موجودی تسلیم شود و
د – به روز درآوردن شماره مدارک : آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها باید قبل از شروع شمارش به روز درآیند و به هماهنگ کننده گزارش شود تا مبنای کنترل نقل و انتقالات موجودیهای مربوط به دوره مالی قرار گیرند .
دستورالعمل انبارگردانی : نحوه شمارش و اقداماتی که از آغاز انبارگردانی تا زمان خاتمه شمارش موجودیها باید انجام شود ، به شکل دستورالعملی از پیش تهیه می شود .
و – روشهای شمارش : شمارش صد در صد صحیح ، حتی در بهترین شرایط ، دشوار است . یک گروه شامل موجودیها باید انجام شود ، یک ثبت کننده و یک کنترل کننده تشکیل شده است که نتیجه شمارش را در برگه های شمارش ثبت می کنند .
برای جلوگیری از بروز اشتباهات در امر شمارش ، بهترین شیوه آن است که انباری که قرار است اقلام آن شمارش شود ، تا پایان مرحله علمیات شمارش و کنترل آن به وسیله کنترل کنندگان و حسابرسان و رفع مغایرت بین مدارک انبار و شمارش ، مهر و موم شود .
ز – تهیه برگه شمارش موجودی : برای اطمینان از شمارش کلیه موجودیها ، برگه های شمارش باید بطور مسلسل شماره گذاری شوند . در موسساتی که از سیستمهای مکانیزه جهت پردازش اطلاعات مربوط به موجودیهای شمارش شده استفاده می کنند ، اشتباهات کمتری در محاسبات و نتایج حاصل از شمارش موجودیها رخ می دهد .
هدف اولیه از شمارش موجودیها ، مطابقت مانده موجودی طبق کارت موجودی با موجودیهای عینی شمارش شده و تعیین مغایرت (کسری یا اضافی) اقلامی است که بر اثر اشتباه در انتقال اطلاعات ، عدم ثبت صورت حسابها یا درخواستها ، در تحویل ، رسید یا احیانا سوء استفاده و یا موارد دیگر ایجاد شده است . در صورت وجود مغایرت ، فرد هماهنگ کننده مسئول پیگری علل مغایرتهای واقعی خواهد بود .
پس از تصویب نهایی عملیات شمارش ، تعدیلات لازم باید در کارتهای انبار و حسابداری انجام شود تا وضعیت واقعی موجودیها جهت ثبت در صورت های مالی نشان داده شود .
فهرست مطالب
مقــدمه 1
تعریف انبار 3
انواع انبار 3
1 ـ انبارپوشیده 3
2 ـ انبار سر پوشیده 3
3 ـ انبار باز 3
4 ـ انبارهای مخصوص 4
انواع موجودی های انبار 4
1 ـ مواد خام یا اولیه 4
2 ـ مواد ولوازم مصرفی 4
3 ـ قطعات یدکی ماشین آلات 4
4 ـ کالاهای در جریان ساخت ( نیمه ساخته ) 4
5 ـ کالاهای ساخته شده 4
6 ـ اجناس خریداری شده جهت فروش 5
7 ـ انبار مازاد ( اجناس اسقاطی ) 5
سازمان انبار 5
نمودار شماره 1 6
نمودار شماره 2 6
ورود کالا به انبار 7
کالا از چندطریق وارد انبار می شود 7
1 ـ دریافت کالا از طریق خرید داخل 7
الف ) تحویل دائم 7
ب ) تحویل موقت 7
2 ـ دریافت کالا از طریق خارج 7
3 ـ برگشت کالای مازاد بر نیاز 8
4 ـ دریافت کالای ساخته شده در گارگاههای موسسه 8
5 ـ دریافت کالای امانی 8
6 ـ نقل وانتقال کالا بین انبارها 8
صدور کالا از انبار 8
1 ـ درخواست کالا و مواد از انبار 8
2 ـ صدور ابزار از انبار 9
3 ـ برگشت کالای امانی دریافتی 9
4 ـ کالای غیر قابل قبول 9
5 ـ رسید و تحویل مستقیم 9
6 ـ خروج کالا از موسسه 9
روش های مختلف صدور اجناس از انبار 10
1-روش دوکارتی : 10
2-روش متحرک : 10
سیستم های اطلاعاتی انبار 11
علامت 12
شرح – (مثال) 12
تهیه و تنظیم اسناد ، مدارک و گزارشات (در 5 نسخه) 12
اسناد و مدارکی که در خا رج شرکت تنظیم نموده اند 12
نسخ (دوم و چهارم) یک سند 12
فتوکپی اسناد و مدارک 12
تعدد نسخ فرمهای متفرقه 12
ثبت در کارت یا دفتر 12
بایگانی اسناد و مدارک 12
رسیدگی ، کنترل و مطابقت اسناد 12
تایید و تصویب اسناد 12
عطف به ادامه عملیات در صفحات بعد نمودار 12
عطف به نمودار صدور سند حسابداری و یا نمودارهای پرداخت 12
خروج اسناد و مدارک از نمودار (تحویل اسناد به کامپیوتر ، اشخاص ثالث … ) 12
انجام هر نوع عملیات بجز موارد تعیین شده 13
اسناد بهادار (چک ، سفته ، برات ، فیش بانکی) 13
خرید داخلی 13
اطلاعات کلی گردش عملیات 13
اطلاعات کلی گردش عملیات 13
رسید جنس به انبار 14
اطلاعات کلی گردش عملـیات 14
صدور اقلام از انبار 14
اطلاعات کلی گردش عملیات 14
اطلاعات کلی گردش عملیات 15
انبارگــــردانی 15
شمارش موجودی 15
1 ـ شمارش موجودی دائمی 16
2 ـ شمارش موجودی دوره ای ( انبارگردانی ) 16
شمارش موجودی دائمی 16
شمارش موجودی دوره ای یا انبارگردانی 16
19