گزارش :
پروژه مالی و حسابداری
موضوع :
طراحی یک سیستم انبارداری
بررسی در شرکت :
شرکت سهامی آب و فاضلاب (شهرستان کهکلیو وبویرحمت)
استاد مربوطه:
گردآورنده:
مقطع :
رشته :
عنوان فهرست مطالب صفحه
مقدمه 5
فصل اول
1-1تعاریف 6
2-1چیدن کالا 7
3-1مراحل انبار داری 11
4-1 : وظایف انباردار 12
5-1 : عوامل موثر در انتخاب محل انبار 12
6-1 : عوامل تخریب کالا 13
7-1 انواع وسایل حمل ونقل 14
8-1مکان ساخت انبارها 14
9-1اداره انبارها 16
فصل دوم : ادبیات تحقیق
1-2 مزایا و معایب سیستم 17
2-2 اهمیت و سازمان انبار ها 19
3-2 کدگذاری کالا در انبار 20
4-2انبارش کالا 22
5-2 انواع انبارها 23
6-2 خروج کالا از موسسه 25
فصل سوم:تجزیه و تحلیل تحقیق
1-3 : سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب 29
2-3 : نحوه سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب 29
3-3 ورود کالا به انبار 30
4-3 رسید و صدور مواد انبار 34
5-3 کاردکس انبار 42
6-3 روش اولین صادره از اولین وارده 44
فصل چهارم:نتیجه گیری و پیشنهادات
1-4 : نتیجه گیری 46
2-4 : پیشنهادات 48
منابع 49
مقدمه
کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسولیتی است . اجناس و موجودیهای انبار با ید تحت اختیار یک انبار دار مسول باشد . اگرچه اجناس یکی از مهمترین عوامل هزینه است که به طور متوسط 55 درصدهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد . به همین جهت است که موسسات صنعتی تا حدودی مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد خواهد بود . موجودی های انبار با ید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به ان در موقع لزوم به آسانی میسر باشد. و اقدام راکد وزائد و ناباب انبار با روسای مسول بنگاه گزارش شود نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلامی که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطمح نظر انبار دار قرار گیرد .
مسولیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص نا وارد به انبارداری مانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود .
بنابراین در امور تدارکات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبار کردن باید اهمیت بسیاری داده شود .
فصل اول
1-1 تعاریف
تعریف انبارداری :
عبارت از دریافت جنس یا کالا از خارج ( از قسمتهای مختلف شرکت ، یادیگران از خارج شرکت ) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمتها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی .
تعریف کمک انباردار :
کمک انباردار کسی است که علاوه برمهارت کار انبار می تواند از عهده کنترل کالاهای ورودی به انبار، جابجایی و چیدن آنها ، انبار گردانی ، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل کالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری بر آید .
سطح زیر بنای انبارها
سطح انبار بستگی به حجم تولید ، حداکثر زمان نگهداری کالا در انباردارد که آن نیز بستگی به اختلاف زمان تولید و فروش و نیز تنوع محصولات و میزان ورود کالا در روز دارد.
تعریف جابجایی :
جابجایی عبارت است از ؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود .
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار :
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد . یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که میتوان کالای مورد نیاز تهیه و نگهداری نمود .
تعریف انبار :
انبار به محل یا فضایی گفته می شود که براساس یک سیستم طبفه بندی صحیح ، مواد اولیه ، کالای نیم ساخته ، محصول ساخته شده و با فرآیند های مختلف صنعتی بازرگانی در آن نگهداری می شود .
2-1چیدن کالا
پس از دریافت و تحویل گرفتن کالا یا اجناس و صدور رسید انبار به چیدن کالا در جای مناسب طبق اصول و روال خاصی می باشد .این اصول عبارت است :
الف – تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه -طبقه -ردیف )
ب – چیدن و انبار نمودن کالا
ج -تهیه کارت شناسی کالا و نصب آن بر روی اجناس .
الف – تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه – طبقه – ردیف )
یکی از راههای بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و ضایعات و به حداقل رساندن زمان ، چیدن صحیح کالا می باشد . به چیدن و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می شود . یکی از متداولترین شیوه و تنظیم و نگهداری روش ، که کدبندی کردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است ؛ که در موسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته می شود .
بهترین عوامل قرار گرفتن کالا در انبار
1- میزان تقاضا یا مصرف کالا
2- محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار
3- وجه تشابه
4- امکانات و تجهیزات انبار
5- خصوصیات فیزیکی
6- خصوصیات کیفی کالا
1- میزان تقاضا یا مصرف کالا :
منظور از مصرف یا میزان ارسال کالامی باشد . که به طور کلی می توان به سه دسته پر مصرف ، متوسط مصرف و کم مصرف تقسیم نمود . که بهتر است کالای پر مصرف نسبت به دو نوع دیگر در دسترس باشد .
2- محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار :
هنگام قراردادن کالا در انبار باید به محل و موقعیت ساختمان انبار ، ظرفیت مفید و قابل استفاده ، وجود ستونهای داخل انبار، درب های ورودی و خروجی انبار ، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری انبار ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غیره توجه نمود .
3- وجه تشابه :
یکی دیگر از عوامل ، تشابه یا تشابه مصرف کالا می باشد . مثلاً اجراء موتور در یک قسمت و اجراء روشنایی در قسمت دیگر که دراین تشابه مصرف را می رساند . ویا آچارها در یک قسمت و لوله ها در قسمت دیگر که این خود تشابه کالا ها را می رساند . لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در کنار هم باعث کوتاهی مسافت ، کاهش خستگی ، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواستها می گردد.
4- امکانات و تجهیزات انبار :
یکی دیگر از عوملی که در تعیین محل قرار دادن کالا موثر است : امکانات و تجهیزات موجود در انبار می باشد . این تجهیزات شامل ؛ وسایل حمل و نقل داخل انبار و سایر تجهیزات انبار .
5- خصوصیات فیزیکی :
یکی دیگر از عوامل در تعیین محل قرار دادن کالا خصوصیات فیزیکی می باشد .
6- خصوصیات کیفی کالا :
این خصوصیات شامل : کالا فاسد نشدنی ، قابل انفجار ، سمی بودن و گران قیمت می باشد .
ب : چیدن و انبار نمودن کالا :
برای چیدن کالا در انبار باید به نکاتی توجه کردکه عبارتند از :
الف : در چیدن کالا در انبار حتی الامکان اجناس را نباید پخش چید . بلکه بیشتر از ارتفاع بجای سطح ، استفاده کرد . آن هم به وسیله قفسه بندی یا با استفاده از پالت کالا ها را بر روی هم قرار داده تا حد مجاز استفاده از ارتفاع رعایت حداقل فاصله 6 سانتی متری از سقف می باشد .
ب : بعضی از اقلام مانند : قطعات فلزی را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبارکرد .
ج: طول وعرض قفسها باید متناسب با اندازه اجناس باشد .
د: انبار کردن قفسه ها باید متناسب با وسایل جابجایی و حمل ونقل درنظر گرفته شود . برای مثال : برای انبارهایی که فقط قفسه دارند ، و هیچ گونه تجهیزات حمل و نقل استفاده نمی شود . فاصله آنها باید به اندازه دونفر که به راحتی عبور کنند باشند .
ذ : بعضی از اجناس مصرف فعلی دارند مانند ضدیخ که بعد از زمستان که باید آن را جابجا نمود تا استفاده بیشتری از فضای انبار شود .
ر : در خصوص کالاهایی که باید پیمانه ، وزن و یا متر شوند حتی الامکان باید در نزدیک محل اندازه گیری باشند .
ج: تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس :
هر انبار ، دارای دو نوع کارت است :
اول : کارت کوچک ( کارت قفسه ) :
کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس نصب می شود . و دارای مشخصات زیر ا ست .
1- نام کالایی که کارت مربوط به آناست .
2- شماره جنس و نوع کالا
3- موجودی حداقل و حداکثر
4- واحد مقدار
5- مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی
دوم – کارت بزرگ
کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است .
1- شماره برگ که در موقع مصرف ویژگیهای بعدی به ترتیب به برگ داده می شود .
2- شماره جنس
3- مشخصات کامل جنس
4- واحد مقدار
5- موجودی حداقل و حداکثر
6- شماره ردیف و ثبت ورود و خروج مربوط به کارت
7- فروشنده
8- اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
9- اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
10- اطلاعات مربوط به موجودی کالا
بطوری که در بالا ذکر شده است روی هر یک از اجناس موجود در انبار و هر نوع کالا که دارای شماره و طبقه بندی می باشد . با کارت کوچک انبار نصب می شود و انباردار شخصاً با کمک انباردار ورود و خروج و موجودی هر جنس را از حیث تعداد با ذکر تاریخ در آن ثبت می کند .
کارتهای بزرگ به منزله دفتر حساب جنسی کالا می باشد . بنابراین باید با دقت نگهداری شود از نقل و انتقال بی مورد آن خودداری شود . و کارت بزرگ علاوه براین که دارای مزایای کارت کوچک انبار می باشد . اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شده را نیز تعیین می کند. و به ترتیب شماره کارت که برمبنای شماره بندی کالا است بایگانی می شود.
3-1مراحل انبار داری :
با توجه به توضیحات داده شده انبار داری در 3 مرحله انجام می گیرد که عبارتند از :
1- مرحله در یافت یا تحویل گرفتن کالا
2- مرحله نگهداری و حفاظت اجناس و کالا در انبار ( انبار کردن )
3- مرحله صدور یا تحویل دادن کالا به خارج از انبار
نمودار مراحل سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب
ورود به انبار
مراحل سیستم انبارداری
خروج از انبار انبار کردن
4-1 : وظایف انباردار
مسولیت امور انبار و نگهداری موجودیهای جنسی به عهده انبار دار است . او باید تجربه و دانش کافی در روشهای انبارداری ، لیاقت و کفایت اداره عملیات را دارا باشد . و امانت داری او مورد تایید قرار گیرد .
5-1 : عوامل موثر در انتخاب محل انبار
با توجه به اهمیت انبار ها ، برای ساختن یک انبار مناسب عوامل زیر را باید در نظر گرفت :
1- برآورد ظرفیت یک انبار
2- در نظر گرفتن نقطه مبدا و مقصد
3- محدودیتهای زمین و عوامل جانبی آن
4- محدودیتهای قانونی و مسائل جانبی
5- حفاظت وایمنی
6-1 : عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا بسته ، به نوع کالا و شرایط نگهداری آن متفاوت می باشد و شرکتهای تولید کننده به مرور زمان و با کسب تجربه راهکارهای گوناگون برای جلوگیری از خرابی کالا و یا جنس تولید شده خود در انبار ها و یا موقع بارگیری و حمل و نقل آن پیدا کرده اند .
عوامل تخریب کالا عبارتند از :
1- عوامل فیزیکی 2- عوامل شیمیایی 3- عوامل بیولوژیکی 4- عوامل مکانیکی .
در شرکتهای سهامی آ ب و فاضلاب بیشترین نوع عامل تخریب از نوع عوامل فیزیکی می باشد .
عوامل فیزیکی مانند :
1- زلزله : زلزله یک عامل تخریبی است و برای جلوگیری از آن باید ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراین در موقع ساختن بنای انبار باید پیش بینی لازم شود.
2- سیل : سیل نیز از عوامل دیگر تخریب است و برای جلوگیری از آن نباید انبار را در مسیر سیل ساخت .
3- دزدی : دزدی نیز از عوامل دیگر تخریب است برای کاهش این خطر باید از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگیری کرده و پنجره ها و دربها را نرده کشی و مجهز به دزدگیر نمائیم حتی الامکان انبار در محلهای عبور و مرور و در کنار خیابان ساخته نشود . و به طور کلی در ساخت انبار امنیت آن در نظر گرفته شود .
4- آتش سوزی : آتش سوزی نیز خود یکی دیگر از عوامل تخریب است و برای جلوگیری از آن باید به پرسنل انبار آموزشهای لازم را درباره اطفای حریق بدهیم ودر موقع بروز آن هرچه سریعتر به آتش نشانی اطلاع داده و در محوطه انبار کپسولهای آتش نشانی ، آب ، تابلوهای هشدار دهنده و… مهیا باشد .
7-1 انواع وسایل حمل و نقل :
1- چرخ دستی : چرخ دستی ها وسایلی هستند که به وسیله فرد در حالت ایستاده حرکت داده می شوند . این وسایل می توانند با نیروی محرکه یا بدون آن باشد . نیروی محرکه چرخهای دستی معمولاً به وسیله انرژی الکتریکی تامین می شود و هدایت آنها به وسیله فرد صورت می گیرد . چرخهای دستی در انواع متنوعی ساخته شده اند که برحسب نیاز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد . از این وسایل برای حمل بارهای کم و در مسافتهای کوتاه استفاده میشود. در انتخاب این وسایل برای داخل انبار باید به ابعاد چرخ دستی و عر ض راهرو های بین قفسه های انبار دقت نمود .
انواع چرخ دستی عبارتنداز :
1- چرخ دستی افقی ( ساده )
2- چرخ دستی چند طبقه
3- چرخ دستی جمع آوری سفارشات
4- چرخ دستی مایل
8-1 مکان ساخت انبار
امروزه متخصصین و طراحان با کسب تجربه و اطلاعاتی که در طی سالها کار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتی که علوم امروز از لحا ظ معماری و شهر سازی و کلاً امور ساختمانی پیشرفت کرده دیگر برای ساختن مکانی برای استقرار کالا که به آن انبار می گویند دچار هیچ مشکلی نمی شوند و انبار ها را به بهترین شکل ممکن و در بهترین مکان طراحی کرده و شروع به ساختمان سازی آن می کنند حال برای آشنایی بیشتر با شرایط محیطی آن ، چند نکته ساده و در عین حال مهم را برای شما توضیح خواهیم داد .
انبار قاعدتاً به دو گروه مختلف تقسیم می شوند :
1- انبا رهای مرکزی
2- انبا رهای فرعی
کار شناسان انبار را به نوع شرایط تولید و حجم جنس تولید شده محل استقرار انبار را که تا حد امکان باید به محل در یافت و ار سال کالا نزدیک باشد انتخاب می کنند با این روش در هزینه نقل و انتقال صرفه جویی شده و در عوض سرعت کار بالا رفته و به میزان قابل توجهی در سود دهی تولید تاثیر دارد و این در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مرکزی و چه فرعی رعایت می شود.
اصلهای مهم در خرید :
بطور کلی پنج اصل زیر باید در خرید ها رعایت شود :
1- کیفیت مناسب
2- کیفیت ( مقدار ) مناسب ( Right Quantity )
3- قیمت مناسب ( Right price )
4- منبع مناسب ( Right source )
5- زمان مناسب ( Right time )
پس از اینکه این نکات در امر خرید انجام شد و کالای از فروشنده خریداری شد نوبت به مرحله ورود کالا به انبار شرکت می باشد .
که بدین صورت که :
فروشنده ضمن ارسال کالا ، نسبت به ارسال فرمی بنام ( صورت حساب ) که شامل مشخصات کالای فرستاده شده ، تعداد یا مقدار آن ، قیمت واحد و قیمت کل آن می باشد ، مبادرت می نماید .وبا ورود کالا به انبار موسسه و تحویل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسید کالا به انبار ) اقدام می شود . که شامل فاکتور یا صورتحساب ، فروشنده ، وسیله حمل ، شرح کافی تعداد یا مقدار آن ، واحد ، وزن ، ارزش واحد و قیمت کل آن می باشد .
9-1 اداره انبارها
– برقراری سیستم کاردکس وثبت مشخصات اقلام وارده وصادره درسیستم والصاق برگ مشخصات
– استقرار وچیدمان کالاها به روش منطقی واستفاده معقول از فضاهای انبار دراین خصوص
– انجام بررسیهای لازم از نظرمیزان مصرف کالاها وتعیین میزان حداکثر موجودی برای هریک از اقلام با همکاری ومشارکت واحدهای ذیربط
– صدور درخواست خرید کالادرنقطه سفارش وحصول اطمینان از موجودی کالا تازمان تحویل کالای جدید به انبار
– تطبیق مشخصات فنی اقلام خریداری شده با مشخصات مورد نظر از طریق افراد وواحدهای ذیصلاح وتعیین مغایرتهای احتمالی وانجام اقدامات لازم دراین خصوص
– صدور اسناد نظیر رسیدکالا ،حواله انبار ، نقل وانتقال کالا درانبار
– تحویل کالا وخدمات به متقاضیان درقبال اخذ رسید وهمچنین حصول اطمینان از دریافت مجوزهای لازم
– شناسایی کالاهای راکد ، بلامصرف واجناس اضافی وگزارش به موقع به مقام مافوق .
– اطلاع کامل از انواع موجودی انبارها در هرموقع وبه روز بودن آمارموجودی کالاها واجناس درانبارها
– نظارت دربسته بندی ، حمل ، شمارش وتوزیع کالاها واجناس
– کنترل کارتهای مجاز دریافت کنندگان کالا ازنظر تطبیق با نمونه امضا درخواست کالا
– همکاری با امورمالی درفروش اموال اسقاطی ومازاد.
فصل دوم :
ادبیات تحقیق
1-2 مزایا و معایب سیستم :
1- شناسایی و دسترسی بهتر و راحت تر به موجودی انبار ، مخصوصاً در موسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
2- دادن اطلاعات دقیق و صحیح به مدیریت و سایر بخشهای موسسه .
3- سیستم با داشتن اهداف از پیش تعیین شده خود می تواند اطلاعاتی کافی به افراد تازه وارد بدهد .
4- اطمینان خاطر برای مدیران و مسولین بخشها در برابر سیستم منظم که متکی بر اطلاعات صحیح و کافی است .
5- کنترل دقیق سیستم از طریق کنترل موجودیهای انبار و بررسی اشکالات آن .
6- کاهش هزینه های مصرف بدون مواد و تاثیر روحی مثبت به اثر وجود نظم و آگاهی مسولین از میزان دقیق موجودیها .
– معایب نداشتن سیستم انباداری :
1- ممکن است کمبود فضا در انبار بوجود آید زیرا کالاها خوب چیده نشده و یا قبلاً پیش بینی نشده است .
2- عدم نظم باعث جابه جایی اضافی و اتلاف وقت پرسنل انبار و در کل صدمه دیدن کالا می شود .
3- اتلاف وقت در مواقع انبار گردانی ( موجودی برداری ) به علت نامرتب بودن انبار
4- عدم توجه به وسایل ایمنی و نحوه استقرار کالا و حمل نقل می تواند موجب بروز خسارت جانی و مادی برای موسسه می شود .
انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه ، به دو نوع مرکزی ( اصلی ) و فرعی تقسیم می شوند .
در کارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید ، ساختمان انبار مرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود . لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مرکزی هر چند وقت یک بار ، مواد مورد نیاز واحد های مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ار سال می نماید . در این صورت ، برای اداره انبار های فرعی ، به کمک انبار داری نیاز است که مسولیت اداره این انبا رها را زیر نظر انبار دار به عهده بگیرند .
مدارک کالا در انبار :
مدارکی است که در هنگام ورود کالا به انبار با ید صادر شود تا انباردار رسیدن جنس را به انبار تایید کند . این مدارک قابل استفاده در قسمتهای دیگری از جمله : حسابداری ، کامپیوتر مرکزی ، ـ کاردکس مرکزی ) ، دایره خرید و … می باشد .
این مدارک عبارتند از : در خواست کالا ، در خواست خرید ، رسید انبار ( قبض انبار ) که در بعداً به توضیح آنها می پردازیم .
2-2 اهمیت و سازمان انبار ها:
سازمان انبارها :
نظر به این که قسمت عمده ای از منابع نقدی شرکتهای تولیدی ، به مصرف سرمابه گذاری برای موجودیهای مواد می رسد ، اگر از روشهای انبارداری مطمئن و منظمی استفاده نشود ، زیانهای جبران ناپذیری ببار خواهد آمد . به عنوان مثال ، نداشتن موجودی مواد به حد کافی ، موجب وقفه های زیان آوری در تولید می شود و با خریدهای فوری برای جلوگیری از این وقفه ها نیز هزینه های تولید افزایش می یابد . اگر مواد با بیش از حد مطلوب خریداری شده باشد ، باعث رکود سرمایه و افزایش هزینه های انبارداری و نابابی مواد می شود . روش انبارداری باید طوری طراحی گردد که از حیف و میل ، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگیری شود و نقل و انتقال ، جابه جایی ، حفظ و حراست موجودی مواد ، به طور مطلوب صورت گیرد .
اهمیت انبار :
هدف از ایجاد تشکیل انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش های خصوصی تامین ، نگهداری و در دسترس قرار دادن سری وسایل مورد نیاز آنها می باشد . بطور یکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرارداده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه ایجاد می گردد .
ساختمان انبارها ترجیحاً باید نزدیک به محل تولید باشد . تا انتقال مواد ، مخصوصاً مواد سنگین و پر حجم به واحدهای تولیدی ، به آسانی صورت گرفته ، هزینه آن نیز به حداقل کاهش یابد .
3-2 کدگذاری کالا درانبار
کدگذاری عبارت است از مجموعه ای مرتب از علامتها یا نشانه های قراردادی به صورت حرف یا عدد ویا ترکیبی از آن دو که برای ایجاد نوعی هویت منحصر به فرد به جنس و کالای مورد نظر اختصاص می یابد .
یکی از مهمترین اهداف کدگذاری تشخیص و تفکیک اجناس و اقلام مختلف از یکدیگر و طبقه بندی موضوعات برای تجزیه وتحلیل بهتر می باشد به نحوی که :
الف ) شناسایی کالا ساده تر و دقیقتر صورت می گیرد .
ب ) مراجعه به اطلاعات مربوط به موجودی انبار به راحتی صورت می گیرد و میزان مصرف به سادگی به طور مطمئن و دقیق برنامه ریزی و کنترل شود .
روش های مختلفی برای کدگذاری وجود دارد که مهمترین آنها به شرح زیر می باشند :
1 ـ روش شماره گذاری ساده با اعداد ترتیبی
در این روش در اقلام موجود در انبار اعداد متوالی اختصاص داده می شود . از امتیازات این روش سادگی تعیین کد و نامحدود بودن دامنه آن برای کدگذاری اقلام موجود و همچنین اعداد جدید می باشد .
از معایب آن کنارهم قرار نگرفتن کدهای تخصیص یافته به دو کالای مشابه در صورتی که یکی از آنها تازه وارد انبار شده باشد .در این روش برای دسترسی به کالای مورد نظر در انبار باید از دفتر یا کارت راهنما که به ترتیب الفبائی نام کالا تنظیم شده است استفاده نمود .
2 ـ روش الفبائی
در این روش که یکی از ساده ترین نوع کدگذاری اجناس در انبار است کالاها به ترتیب حروف الفبائی نام آنها در قفسه ها قرار داده می شوند . در این روش برای اطلاع از محل قرارگرفتن اجناس نیازی به تنظیم دفتر و یا کارت راهنمای انبار نمی باشد . به عنوان مثال آچارفرانسه ، انبردست ، بلبرینگ ، باطری ، پیچ گوشتی به همین ترتیب در قفسه ها جای می گیرند . این روش کدگذاری فوایدی به شرح زیر دارد :
الف ) تسهیل در مرتب کردن گزارشهای مربوط به خروج اقلام به شکل مناسب .
ب ) آسان کردن کار نگهداری اقلام .
ج ) قابلیت دسترسی به لیست کدهای اختصاص یافته به اقلام .
استفاده از شیوه کدگذاری در سیستم های بزرگ وگسترده که نرخ اضافات یا تغییرات اقلام بالاست،
زیانهایی در پی داردکه اهم آنها عبارت است از :
الف ) بی نظمی وشلوغی که به شماره گذاری مجدد جهت برقراری ترتیب اقلام جدید می انجامد .
ب ) لزوم کنترل مرکزی اقلام صادره از انبار .
ج ) لزوم کدگذاری کل فهرست اقلام در یک بار برای بدست آوردن فواصل معقول برای اقلام جدید .
لذا توصیه می شود که از این روش در انبارهای کوچک وبا حجم کار محدود استفاده شود .
3 ـ روش تلفیقی حرف و عدد
در این روش معمولاً از حرف اول نام کالا و شماره ردیفی که به هر یک از اجناس اختصاص داده شده است استفاده می شود
4 ـ روش اعشاری
این روش برای شناسائی کالاهایی است که کمیت اقلامی راکه باید کدگذاری شوند نتوان به آسانی و به میزان مشخص و پیش بینی شده ای محدود کرد . این روش به طور عمده برای رده بندی و بایگانی خلاصه مطالب کتابها ، تهیه فهرست کتابخانه ها و همچنین برای رده بندی موضوعی مکاتبات مناسب است.
5 ـ روش نیمونیک ( خلاصه نویسی )
این روش معمولاً برای انبارهای با موجودی کم به کار می رود بدین صورت که از حروف اول کالا و یا خلاصه اسامی کالا به عنوان کد جنس استفاده می شود
6 ـ روش کدگذاری براساس طبقه بندی کالا
یکی از رایج ترین روش کدگذاری کالا این روش می باشد که در آن به هر طبقه از کالا شماره ای تخصیص داده خواهد شد در این روش باید به مراحل زیر و رعایت ترتیب آنها در هنگام کدگذاری توجه شود .
الف ) فهرست بندی
تهیه فهرست از انواع اقلام موجود در انبار و یا کالاهایی که موسسه به آنها نیاز دارد .
ب ) کدگروه اصلی
گروه بندی کردن کالا و لوازم موجود به گروههای اصلی و اختصاص دادن کد یک یا دو رقمی به آنها .
ج ) کدگروه فرعی
تقسیم گروههای اصلی به گروههای فرعی ( منظور از گروه فرعی آن دسته از اقلامی است که می توان آنها را در گروه اصلی قرار داد ) . این کد معمولاً دو یا سه رقمی است .
د ) کدگروه اختصاصی
تقسیم نمودن اقلام هر گروه فرعی بر اساس مشخصه های فنی ، مدل ویا هرگونه ارتباط منطقی که بر حسب نیاز می توان در این تقسیم بندی ایجاد نمود .
7 ـ روش کدگذاری MESC
این روش برای کدگذاری کالا وقطعات یدکی ویژه وزارت نفت ایران می باشد که در آن هر کد از ده رقم تشکیل می شود.
4-2 انبارش
– در انبار باید امکانات کنترل وسنجش دما و رطوبت و دیگر عوامل لازم وجود داشته باشد و قسمتهای مختلف انبار مثل محصول نهایی ، قرنطینه و محصولات مرجوعی ، مواد اولیه و … به طور فیزیکی از هم جدا باشند.
– چیدمان کالاهای انبار شده باید به نحوی باشد که اجازه نمونه برداری از کلیه مواد انبار شده فراهم باشد.
– محوطه های انبار باید فضا کافی که اجازه جداسازی موثر و مناسب مواد مختلف و محصولات انبار شده را بدهد تامین کند.
– به آن قسمت انبار که برچسبها و ظروف بسته بندی بدون برچسب قرار دارند فقط بایستی افراد مجاز دسترسی داشته باشند.
– نظم و ترتیب در انبارش محموله و محصولات باید اجازه جداسازی واضح عناوین مختلف هرماده اولیه را برای کاهش خطر اشتباه شدن بدهد.
– کالاهای انبار شده باید تمیز، مرتب و خشک نگهداری شود.
– محصولات تولیدی باید بالاتر از کف و با فاصله ای مناسب نسبت به دیوارها قرار گیرند به نحوی که اجازه تمیز کردن آسان کف و دیوارها و استفاده از عوامل ضدعفونی کننده بدون خطر آلودگی را بدهد.
– مواد اولیه و حد واسط و محصول نهایی باید در محیطی سازگار با شرایط ذکر شده بر روی برچسب محصول انبار شوند.
– چرخش مواد در انبارها باید به نحوی باشدکه اولین ورودی که زودترتایید شده است زودتر نیز از انبارخارج شود ( سیستم FIFO).
– دیوارها و سقف و کف باید طوری طراحی شده باشند که مقاوم بوده و دارای شرایط مناسب برای نگهداری و قابل تمیز کردن باشند.
– فضاهای انبار باید آنقدر ظرفیت داشته باشند که اجازه نگهداری مرتب و منظم انواع گوناگون مواد و محصولات را بدهد.
– مواد خطرناک باید در شرایط ایمن و با اطمینان کافی انبار شوند.
سیستمی باید برای تامین این موارد برقرار شده باشد:
1. راههای ورود و خروج باید کاملاً واضح و مشخص باشند.
2. انبار باید وضعیتی داشته باشد که اجازه جداسازی موثر و چرخش مواد را بدهد.
3. باید استفاده از مواد تایید نشده یا موادی که برای مصرف ترخیص نشده اند، اجتناب گردد.
4. محصول تولیدی که در ظروف مناسب و مورد تایید به صورت فله نگهداری می شود ، قبل از بسته بندی باید مورد آزمایش و پس از تایید بسته بندی گردد.
– انبارش و ترخیص و توزیع کالا
روش های مکتوب باید برای انبارش محصول نهایی موجود باشد به گونه ای که کیفیت محصول حفظ شود. فقط افراد مسئول اجازه ورود به انبارمحصول نهایی را دارند. قبل از فرستادن جنس به بازارباید منطبق بودن تمام ویژگیهای محصول نهایی مطابق روش های مقرر کنترل شود.
– ترخیص کالا باید فقط پس از تایید مسئول فنی انجام شود.
5-2 انواع انبار ها :
1- از نظر نوع کالایی که در آن نگهداری می شود :
الف : انبار کالاهای معمولی :
که در شرکت سهامی آب و فاضلاب از این نوع انبار استفاده می شود . به انبارهایی اطلاق می شود که نگهداری اقلام آن شرایط و تجهیزات مخصوص را نمی خواهد .
اقدام در این انبار به شکل جامد کانتینر شده ، بسته ها و کارتن ها می باشند .
ب : انبار مواد قابل انفجار
ج : انبار کالاهای فاسد شونده
د: انبار مواد فله ای
ه: انبار مواد شیمیایی
انواع انبار از نظر ساختمان
انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسیم می شوند :
1- ساختمان کامل پوشیده :بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه ی اطراف آن بسته و دارای سقف است نگهداری شود.
2- ساختمان سرپوشیده بدون دیوار(هانگارد):نوعی انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است. اقلام و یا اجناسی را که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست میدهند ذر این انبارها نگهداری می کنند.
3- انبار محوطه باز یا بارانداز :این ینبار بصورت محوطه است و معمولا اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند. با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شود.
4) انبارهای مخصوص: انبار مخصوص خود شامل دو نوع می شود.
الف) انبار شیمیایی: مواد شیمیایی مانند : اسیدها ، روغن ها ، الکل ها ، تینرها و … موادی میباشند که در درجه حرارت خیلی کم شعله ور می شوند. انبار مواد شیمیایی بایستی خشک و خنک و دارای تهویه کامل باشد. وجود کپسولهایی آتش نشانی به تعداد لازم در اینگونه انبارها ضروری است.
ب) انبار لاستیک: انبار لاستیک باید خشک ، خنک و تاریک بوده و دارای تهویه هوا باشد.
که در شرکت سهامی آب و فاضلاب از انبار ساختمان کاملاً پوشیده استفاده می شود .
لازم به ذکر است که به انبار ساختمان کاملاً پوشیده توضیح مختصری داده می شود :
انبارهای کاملاً پوشیده به انبارهایی که دارای سقف ، دیوار و درب می باشند اطلاق می شود . وبرای ساختمان این گونه انبار ها می توان از مصالح ساختمانی مختلف استفاده نمود ودر این گونه انبار ها اقلامی نگهداری می شود که حفاظت آنها از باد ، باران ، آفتاب ، سرقت و… ضرورری است .
6-2 خروج کالا از موسسه
الف : انواع کالا
اجناس موجود در انبار برحسب نوع و کیفیت به شرح زیر تقسیم می شود :
1- مصالح : مانند آهن آلات ، کاغذ ، میز ، و نظایر آن که جنبه معرفی دارد با در خواست معرفی از انبار خارج می شود .
2- اثاثیه مانند : ماشین تحریر ، تلفن ، و نظایر آن با رد خواست غیر معرفی از انبار خارج می شود .
3- ممکن است بعضی مصالح که از انبار خارج می شود برای تبدیل نوع جنس به کار رود مثلاً پارچه تبدیل پرچم شود . بنام ( درخواست تبدیل نوع جنس ) تهیه خواهد شد .
4- ممکن است بعضی از اجناس از انبار سازمان بطور امانت تحویل گردد که برای خروج آنها از در خواست مخصوص استفاده خواهد شد .
ب تحویل مصالح :
در این مورد برای تحویل و خروج مصالح از انبار در خواست انبار صادر در خواهد شد ، که با توجه به مندرجات قید شده در درخواست انبار از انباردار استعلام می گردد . که از طرف حسابداری معادل آن تامین اعتبار می شود. پس از تامین اعتبار برای دریافت کالابه انبار مراجعه می گردد.
ج : ثبت در کارت انبار :
سازمان انبار ها با تعیین ارزش کالاهای تحویلی کالای در خواست شده را تحویل می دهد و در خواست به امضای گیرنده می رساند . و مقدار از کارت کوچک انبار کسر می کند و در دفتر صادرات انبار ثبت می نمایند .
در پایان یک نسخه از درخواست خروج کالا و یک برگ از صادرات انبار به حسابداری مربوطه ارسال می نمایند .
د : تحویل کالای غیر مصرفی
درخواست کننده کالا ، درخواست را برای تامین اعتبار به حسابداری مربوطه تسلیم خواهد کرد که حسابدار درخواست را تکمیل می نماید . کالای درخواست شده به وسیله **** از انبار در یافت می گردد . وبه امضای آنها می رسد و انبار دهنده کالا پس از تکمیل مقدار تحویل نسبت به تحویل کالای درخواستی اقدام می کند . و بالافاصله درخواست را در کارت انبار ودر دفتر صادرات در ستون کالای غیر مصرفی ثبت می نماید .
ه- درخواست خروج کالا برای تبدیل نوع جنس
در خواست خروج کالا به انبار دار ارائه می شود و با تعیین های آن در خواست را برای تامین اعتبار به حسابداری ارسال می نماید .
حسابدار حساب مخصوص برای تبدیل نوع جنس نگهداری خواهد کرد . که برای گرفتن به انبار مربوطه تعیین می نماید .
در مورد تبدیل نوع جنس این نکته ضروری است که تبدیل باید به همان انباری برگشت شود که مصالح و مواد اولیه آن را تحویل داده است .
و: درخواست فروش یا واگذاری کالا
در این مورد انبارداران از فرم مخصوص در خواست خروج کالا استفاده خواهند کرد و کالای تحویلی رادر دفتر صادرات ثبت خواهد کرد . در این صورت فروش کالا به دو صورت انجام می گیرد . 1- به صورت نقد 2- به صورت نسیه
بصورت نقد خرید باید معادل بهای آن به حساب سازمان به بانک داده باشد و رسیدی دریافت نماید که برای تحویل کالا به انبار ارائه نماید .
بطور نسیه ، مجوز مربوطه ضمیمه دفتر صادرات خواهد شد و حسابداران وظیفه دارند ارزش کالا رابه بدهکار حساب مربوطه گذاشته و در مقام مطالبه برآید و مراقبت نماید که کالای واگذاری به موقع برگشت داده شود .
انتقال کالا از انباری به انبار دیگر
در این مواقع درخواست مخصوص تهیه می شود که بامشخصات کامل ، تاریخ حمل و شماره بارنامه و نظایر آن در درخواست قید شده است .
بدیهی است حسابداران ارزش مقدار کالای ارسالی رابه انبار دیگر به بستانکار حساب انبار( فرستنده) و بدهکار انبار (تحویل گیرنده) منظور خواهد داشت .
نمودار گردش کالا
درخواست خرید تحویل کالا
واحد انبار
تدارکات و خرید واحد کنترل و کیفیت
واحد مصرفی = فروش
(کارخانه )=(کالا)
فروشندگان داخلی یا خارجی ارسال کالا واحد بازرسی
تاثیر رسید کالا
امور مالی
حسابداری مالی حسابداری انبارها
فصل سوم
تجزیه و تحلیل تحقیق
1-3 : سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب
بعد از اینکه توضیحات نسبتاً کاملی بطور خلاصه و مفید ارائه شد . حال وارد سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب بطور عملی می شویم . و در هنگام عمل می بینیم که به چه صورت انجام می شود و تمام نکاتی که ارائه شد در این مرحله رعایت می شود . قبل از هر چیز لازم است تعریفی از شرکت سهامی آب و فاضلاب ارائه شود .
شرکت سهامی آب و فاضلاب ، شرکتی خصوصی و جزء شرکتهای سهامی خاص است . وزیر نظر وزارت نیرو و سازماندهی و اداره می شود .
شرکتهای سهامی یکی از اشکال عمده موسسات تجاری هستند که در میان سایر اشکال حقوقی رواج بیشتری داشته ، میزان داراییها و تعداد کارکنان زیادی دارند و از انجام عملیات بالایی برخوردار می باشند . یک شخصیت حقوقی است که می تواند مالک دارایی باشد و برای ادامه فعالیت خود ، بدهی نیز تقبل نماید . داراییهای هر شرکت ، مستقل از داراییهای صاحبان سهام آن شرکت بوده و نمی تواند به عنوان وثیقه بدهی های شخصی صاحبان سهام به شمار رود .
2-3 : نحوه سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب
مراحل سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب بدین صورت که مرحله به مرحله انجام می گیرد توضیح خواهیم داد .
لازم به ذکر است که تعریفی از اسناد و مدارک داشته باشیم
آشنایی با اسناد و مدارک
اسناد و مدارک و فرمهایی که عمدتاً مورد استفاده موسسات تجاری در رابطه با عملیات خرید و فروش آنها می باشندعبارتند از :
الف – اسناد و مدارک خرید
ب:- اسناد ومدارک فروش
ج- سایر اسناد ومدارک
مراحل مربوط به اسناد و مدارک خرید در موسسات تجاری بستگی به کوچکی و یا گستردگی فعالیت آن موسسه دارد که معمولاً بترتیب زیر می باشد .
3-3 ورود کالا به انبار
اجناس از چند طریق وارد انبار می شوند :
1- در یافت کالا از طریق خرید داخلی
کلیه کالاهای خریداری شده داخلی ، همراه با یک نسخه از فرم در خواست کالا و تقاضای خرید ، از طریق مامور تدارکات به انبار موسسه تحویل می شود . خریدهای داخلی اساساً از طریق مناقصه و با استعلام بها بر طبق آیین نامه معاملات موسسه صورت می گیرد.
انباردار پس از شمارش و اعمال کنترلهای لازم به تحویل کالا و صدور رسید انبار اقدام می نماید .
2- در یافت کالا از طریق خرید خارجی
پس از طی مراحل مختلف مربوط به خریدهای خارجی ، ترخیص کالا از گمرک و تحویل به انبار ، بطور عمده براساس صورت بسته بندی ( packing list ) صورت می گیرد.
3- برگشت کالای مازاد برنیاز
اقلام مازاد برمصرف دوایر مختلف یک موسسه ( پس از اعلام صحت انها ) قابل برگشت به انبار است . انبار پس از شمارش ، توزین و اعمال کنترلهای لازم ، به تنظیم فرم برگشت کالا به انبار اقدام می کند .
4- نقل و انتقال کالا بین انبار ها
جهت انتقال کالا ( مواد ، قطعات ) از یک انبار به انبار دیگر در یک موسسه از فرم انتقال کالا بین انبار ها استفاده می شود . انبار متقاضی پس از دریافت کالا ،یک نسخه از فرم مزبور را امضاء می کند وسپس آن را برای اجرای عملیات مالی به حسابداری ارسال می دارد .
درخواست کالا
انباردار نیاز اداره را درمورد که از بررسی و مایحتاج اداره از جهت تعداد یا مقدار به صورت نامه کتبی همراه با فرم درخواست کالا به رئیس اداره اعلام نموده که در صورت موافقت کردن رئیس مربوطه ، اقدام به دستور به واحد مالی جهت تامین اعتبار می نماید .
لازم به ذکر است که این فرم در سه نسخه تهیه شده که هر کدام از این نسخه ها به قسمت مربوطه ارائه می شود.
نسخه اول: نسخه اول به حسابداری ارسال شده و سند حسابداری آن تهیه می شود .
نسخه دوم : نسخه دوم نزد انباردار شرکت می ماند .
نسخه سوم : نسخه سوم بایگانی شده .
در این فرم همان طور که در شکل ارائه شده است به صورت زیر تهیه می شود : در مرحله اول این فرم شماره خورده و تاریخ همان روز که جهت درخواست کالا ارائه شده است و پس از اینکه براساس تعداد یا مقدار تکمیل شد در انتها انباردار و سپس رئیس اداره آن را امضاء کرده و به واحد مالی ارسال می شود .
درخواست خرید
بعد از اینکه فرم درخواست کالا تکمیل شد و به امضاء انباردار و رئیس اداره رسید به واحد مالی ارسال شده و در جهت خرید فرم درخواست خرید به صورتی که در زیر توضیح داده می شود تکمیل می شود .
فعالیتهای مربوطه به خرید کالا در شرکت ویا به عبارتی تامین نیاز های انبار که شامل تهیه و تدارکات کالا و خدمات به عهده انباردار و یا واحد خرید یا تدارکات می باشد.
واحد خرید برای تهیه و تدارکات کالا و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت ، کمیت ، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب با توجه به برگ درخواست خرید رسیده از طرف انبار ها یا قسمتهای واجد شرایط اقدام به خرید کالا می نماید پس می توان نتیجه گرفت ارتباط این بخش بطور متقابل بادیگر واحد ها می باشد . بطور کلی واحد درخواست کننده کالا میبایستی میزان نیاز واحد خود را از جهت تعداد یا مقدار با مشخصات لازم را در فرم به نام " درخواست خرید " درج نموده و به صاحب موسسه یا مسول مربوطه ارائه نماید ، که در صورت موافقت ، دستور خرید را در حاشیه درخواست فوق صادر می نماید .
لازم توضیح است که این فرم نیز در 3 نسخه تهیه شده و به واحدهای که در زیر آمده است ارسال می گردد .
نسخه اول : نسخه اول که در برگ سفید رنگ تهیه شده و به واحد حسابداری ارسال شده و در انجا به عنوان یک سند حسابداری سند زده می شود .
نسخه دوم : نسخه دوم که در برگ نارنجی رنگ تهیه شده توسط کار پرداز تکمیل می شود .
نسخه سوم : نسخه سوم که در برگ سبز رنگ تهیه می شود به بایگانی جهت بایگانی شدن ارسال می شود .
نکته ای که در هنگام این فرم باید دقت کرد ، در مورد کالائی که برای اولین بار درخواست میشود . در ستون کالا کلمه " جدید " نوشته می شود و پس از خرید و تحویل کالا به انبار ، شماره جدید کالا معین می گردد .
مسول خرید یا واحد خرید کننده موسسه ( در موسسات تجاری بزرگ معمولاً جهت خریدهای مورد نیاز واحدی به نام اداره خرید که عهده دار کلیه خریدهای موسسه می باشد ، وجود دارد). با در نظر گرفتن صرفه و صلاح و دستورات صاحب موسسه پس ار شناسایی فروشندگان کالا نسبت به اخذ " استعلام بها " مبادرت می نماید .
در اینجا لازم به تذکر است که خریدهای یک موسسه معمولاً به یکی از صورت زیر می باشد :
الف : خرید با تعداد کم یا مقدار و مبالغ کم ؛ در این حالت مامور خرید یا واحد خرید کننده ضمن دانستن حدود بهای آن با مراجعه مستقیم به فروشنده اقدام به خرید می نماید .
ب : خریدهای متوسط : در این حالت مامور خرید یا واحد خرید کننده می بایستی از چندین فروشنده نسبت به اخذ بهای فروش آنها ( اخذ استعلام بها ) اقدام نموده و سپس از فروشنده ای که کمترین قیمت را پیشنهاد کرده اقدام به خرید نماید .
سفارشات خرید :
مامور خرید یا واحد خرید پس از بررسی استعلام اخذ شده و انتخاب فروشنده ای که کمترین بها و بهترین شرایط را نموده است ، نسبت به ارسال فرمی بنام " سفارش خرید " به فروشنده اقدام می نماید . این فرم معمولاً دارای اکثر اطلاعات مندرج در استعلام بها ( تعداد یا مقدار کالای مورد نیاز ، شرح کامل آن ، قیمت واحد ، قیمت کل و سایر شرایط خرید و نحوه حمل ) باشد.
چون فروشنده قبلاً با ارائه استعلام بها با کلیه شرایط فوق موافقت نموده است معمولاً نسبت به ارسال کالا با شرایط مندرج در سفارش خرید اقدام می نماید .
لازم به ذکر است که در استعلام بها کمترین قیمت پیشنهاده انتخاب و اقدام به خرید می شود .
در برگ استعلام بهاء آدرس شرکت در بالا ، شماره و تاریخ و مشخصات کالا ، نشانه فروشنده ، تلفن فروشنده ، مدت اعتبار استعلام به روز و امضاء فروشنده قید می گردد
4-3 رسید و صدور مواد انبار :
1- رسید مواد انبار
رسید انبار یا قبض انبار از فرمهای رایج و مهم انبار است . این سند دریافت جنس و تحویل به انبار می با شد که توسط انبار دار تکمیل می گردد .
کاربردهای این رسید عبارتند از :
1- اعلام و تائیر رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام .
2- اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
با ورود کالا به انبار و تحویل آن به انبار دار ، انبار دار موظف به تکمیل فرم " رسید انبار" می باشد و پس تحویل کالا ، هر کالا در کاردکس جداگانه تهیه می شود .
2- صدور مواد از انبار :
بطوری که گفته شد لازم است که مواد صادره را هر چه زود تر و به دقت ثبت شود در بیشتر موسسات انباردارمجاز است مواد را فقط در مقابل دریافت حواله انبار که به امضای های مجاز رسیده باشد از انبار صادر کند .
خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می گیرد :
1- درخواست کالا و مواد از انبار
2- حواله انبار
3- صدور افزار از انبار
4- خروج کالا از موسسه
که به ذکر توضیحات دو نمونه آن می پردازیم .
1- درخواست کالا و مواد از انبار :
نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی کالای مورد نیار خود را با تکمیل فرم برگ درخواست کالا از انبار و تایید مسول ذیربط ، از انبار در خواست می کند.
در صورت موجود بودن کالا ، انبار به صدور" حواله انبار" اقدام می کند . و اگر جنس موجود نباشد ، به تنظیم فرم درخواست خرید کالا اقدام و یک نسخه از فرم مذبور جهت خرید به تدارکات ارسال می شود .
در برخی موسسات ، بجای فرمهای درخواست کالا و حواله انبار ، از فرم ادغام شده "درخواست و تحویل کالا از انبار" استفاده می شود . این فرم را متقاضی تکمیل و سپس از تحویل کالا از طریق انبار در ستون مربوط به تحویل گیرنده ، امضاء می کند .
2- حواله انبار
اصولاً صدور جنس از انبار ، طبق برگ درخواست کالا صورت می گیرد . فرم حواله انبار ، هنگام تحویل کالا به متقاضی ، تنظیم و از طریق انبار صادر می شود . مسول انبار دستور لازم جهت ثبت در ستون صادره کاردکس ( یا دفتر انبار ) به مسول ثبت صادر می نماید . و پس از حصول اطمینان از انجام عملیات مربوطه دستور لازم جهت تحویل کالا به مراجعه کننده را صادر می نماید .
انبار دار موظف است در طی نسخه اول حواله انبار گواهی مبنی بر سلامت و درستی از لحاظ کمیت و کیفیت از دریافت کننده کالا دریافت و در پرونده حواله ها بایگانی نماید .
حواله انبار چهار برگ است که به شرح زیر توضیح می شود :
1- نسخه اول توسط مشتری جهت دریافت کالا و ظهر نویسی پس از تحویل مبنی بر صحت از لحاظ کمی و کیفی به انبار ارسال می شود .
2- نسخه دوم در پایان هر روز به انبار ارسال می شود .
3- نسخه سوم جهت اقدامات مالی به حسابداری فرستاده می شود .
4- نسخه چهارم در پرونده سفارش کالای مربوطه ضبط می گردد .
در شرکت سهامی آب و فاضلاب در هنگام خروج کالا که طبق نامه کتبی به رئیس اداره و در صورت رضایت به واحد حسابداری ارسال و در صورت لزوم به انباردار جهت خروج کالا اجازه داده می شود . و فرم حواله انبار نیز توسط خود انبار دار تکمیل می گردد .
شماره پیاپی چاپی …… شرکت ……… شماره برگ درخواست کالا ………
تاریخ ………… حواله انبار………….. برگ درخواست کالا …………
نام انبار …………. کد انبار ………… اجناس ذیل به قسمت ……………… تحویل شد .
این قسمت توسط حسابداری تکمیل می شود
شرح اجناس صادره
ملاحظات
مبلغ
نرخ
مقدار
واحد
کوکالا
شرح مشخصات
ردیف
کاردکس :
مدیر انبارها :
تحویل دهنده :
تحویل گیرنده :
تنظیم کننده :
نمودار مسیر تنظیم فرم ( حواله انبار ) و جریان توزیع نسخه های آن
تنظیم حواله انبار شروع
حواله انبار تنظیم درخواست کالا از انبار
ثبت در دفتر قیمت گذاری حواله انبار تحویل جنس به قیمت درخواست شده
سند حسابداری ثبت در کارت حسابداری حواله انبار اخذ امضاء از درخواست کننده فرم درخواست کالا از انبار
بایگانی سند حسابداری حواله انبار تکمیل شده تکمیل امضاء
بایگانی بایگانی
ثبت در کارت انبار
بایگانی بایگانی
بطور کلی فرمهای اصلی که برای ورود و خروج کالا توسط انباردار یا زیر نظر انباردار تهیه می شود عبارتند از :
1- فرم درخواست کالا
2- فرم درخواست خرید
3- فرم رسید انبار (اعلامیه رسید مواد )
فرم رسید انبار
نام انبار شماره :
شماره انبار : خرید داخلی : تاریخ :
شماره درخواست خرید : خرید خارجی : شماره اعتبار :
گاهی زیر که به موجب درخواست خرید شماره ………… خریداری گردیده است توسط ……… بارنامه شماره …………فاکتور شماره …………… از طرف ………… به انبار ……… تحویل داده شده .
مخصوص حسابداری
مقد ار رسیده
تعداد یا مقدار سفارش شده
شماره کارت
واحد
شماره فنی
کوکالا
مشخصات کالا
ردیف
مبلغ
جای واحد
نام و امضای مسئول انبار : جمع کل :
نام و امضای کارپرداز : شماره سند حسابداری :
تاریخ سند : نام و امضای حسابدار انبار :
فرم درخواست کالا از انبار
به انبار: ……………………….. شماره : ……………………
از : ………………… تاریخ : ……………………
لطفاً کالای مشروحه زیل را جهت مصرف در قسمت ……………… تحویل فرمائید .
ملاحظات
مورد یا محل مصرف
تعداد تحویلی
تعداد درخواستی
واحد
شرح کالا
کوکلا
ردیف
نام و امضای سرپرست انبار :
نام و امضای تائید کننده :
نام و امضای درخواست کننده :
درخواست خرید شماره : صادر شده :
حواله انبار شماره : صادر شده :
فرم درخواست خرید
شماره : ……………………..
تاریخ : ……………………..
از : …………………………
به : اداره خرید
خواهشمند است اقلام مشروحه زیر را خریدان نمائید .
محل تحویل : ………………… تاریخ تحویل : …………
ملاحظات
واحد
مقدار / تعداد
شرح اجناس یا خدمات
شماره ردیف
درخواست کننده : ………………… کنترل : ………………… تصویب کننده : ……………………
5-3 کاردکس انبار
به عمل ثبت و نگهداری گوناگون مربوط به فعل و انفعالات یک کالا درانبار جهت آگاهی از مقدار وارده ، صادره ، موجودی و محل نگهداری آن سیستم کاردکس گفته می شود.
نحوه استفاده از کاردکس بدین ترتیب است که برای هر قسم کالا ، یک کارت اختصاص می دهند ؛ و سپس کارتهای کاردکس با توجه به نام یا شماره کالا در قفسه های مخصوصی که به " دستگاه کاردکس " معروف است قرار داده می شود .
به منظور کنترل دقیق تر موجودی انبار و جلوگیری از مفقود شدن احتمالی کارتها ، معمولاً یک سیستم کاردکس ، دارای مزایا زیر است .
الف : دسترسی به میزان موجودی جنس .
ب : کسب اطلاع از میزان سفارش ، حداقل و حداکثر موجودی .
ج : تشخیص اقلام گم شدن و راکد .
د : سهولت ارائه امار های مورد نیاز انبار
هـ : کسب اطلاع از ارزش ریالی اقلام وارده و صادره
اگر اطلاعات ورود و خروج کالا در کارتی جدا از کارت حساب انبار ثبت شود کارت مذبور را کاردکس انبار گویند .
کاردکس می تواند در انبار و توسط انباردار تکمیل شود و یا در قسمت حسابداری توسط قسمت حسابداری تکمیل شود. جایگاه دیگر آن کاردکس مرکزی می باشد . کد محلی مجزا از انبار و حسابداری است که مسئول ثبت این قسمت را کاردکس نویس می گویند . که اکثراً زیر نظر مدیر انبارها انجام وظیفه می کند . بطور کلی برای ثبت اطلاعات ورود و خروج کالا و کاردکس انباردار یک نسخه از فرم قبض انبار ( رسید انبار ) و فرم حواله انبار و …… به قسمت کاردکس جهت ثبت در کارت مشخصات می فرستند پس نتیجه می گیریم جهت کنترل موجودی ها هر چند یکبار می توان موجودی کالا در بین انبار ، حسابداری و کاردکس مورد بررسی قرار داد و در صورت مغایرت به رفع آن پرداخت .
لازم به ذکر است که در شرکت سهامی آب و فاظلاب کاردکس آن توسط انباردار و به روش fifo ( اولین صادره از اولین وارده ) صورت می گیرد .
کاردکس
شماره مسلسل : شماره کد نوع : ماشین :
ملاحظات
بها
موجودی
صادره
رسیده
شماره دوارک
شرح
تاریخ
ردیف
کد
واحد
1
2
3
4
5
6
7
8
9
شماره قفسه —————- نام کالا —————- شماره قطعه
6-3 روش اولین صادره از اولین وارده First in First out
در این روش ، نرخ اولین کالا وارده به انبار ( اولین خریدها ) ، برای قیمت گذاری اولین کالای صادره از انبار بکار می رود . به عبارت دیگر ، قدیمی ترین کالاهای موجوده قبل از سایر کالاها ( در واحد های تولیدی ) مصرف می شو ند ، یا ( در واحد های بازرگانی ) به فروش می رسند. چرخش مواد در انبارها باید به نحوی باشدکه اولین ورودی که زودترتایید شده است زودتر نیز از انبارخارج شود ( سیستم FIFO).
در این روش موجودی مواد آخر دوره که در ترازنامه منعکس می شود ، دارای نرخی خواهد بود که به نرخ روز بسیار نزدیک است.استفاده از این روش زمانی متناسب است که نوسان قیمت مواد بازار متعادل باشد . اگر عملیات انبار نسبتاً متعدد باشد بکار بردن این روش پر زحمت و خسته کننده بوده و احتمال بروز اشتباهات در آن زیاد است معذالک در بسیاری از موارد اسعتمال این روش رضایت بخش است . بخصوص در مواردی که تشخیص مجموعه های مختلف از یکدیگر آسان باشد .به منظور تشریع روش عمده قیمت گذاری مواد ، فرض می کنیم اقلام وارده و صادره انبار از ماده بخصوص در یک دوره شش ماهه به
شرح زیر باشد .
7 فروردین – وارد 1200 عدد به نرخ عددی 30 ریال
14 فروردین – وارد 300 عدد به نرخ عددی 28ریال
30 فروردین – صادر 700 عدد به نرخ عددی
21 اردیبهشت – وارد 600 عدد به نرخ عددی 31ریال
4 خرداد – وارد 500 عدد به نرخ عددی 32 ریال
28 خرداد – صادر 900 عدد به نرخ عددی – ریال
15 تیر – صادر 400 عدد به نرخ عددی – ریال
21 مرداد – وارد 800 عدد به نرخ عددی 29 ریال
4 شهریور – صادر 1000 عدد به نرخ عددی – ریال
20 شهریور – وارد 200 عدد به نرخ عددی 32 ریال
فصل چهارم:
نتیجه گیری و پیشنهادات
1-4 : نتیجه گیری
با تجدید نظر از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات در انبارداری ، در انجام مراحل از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه و کامل و تحویل به مصرف کننده انجام می گیرد:و با توجه به واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی و همچنین نوع فعالیت و ساختار داخلی هر سازمان که متفاوت می باشد. نتایج کلی از اجرای هر سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می گردد.که عبارت است از:
1- برای تبادل اطلاعات در داخل کارخانه باید رابطه مهمتر و منطقی تر ایجادکرد.
2- در عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب سرعت عمل بر قرار می شود .
3- زمینه های کنترل بهتر در موسسه ایجاد می گردد .
4- با توجه به تنوعات هر کالا به شناسایی بهتر کالای موجود در انبار کمک می گردد .
5- برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( متن کارت انبار و …) فرمهای مناسبتری طراحی می شود.
6- طرح فرمهای مناسب و بهتری برای حمل و نقل کالای موجود در انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار ) تهیه می شود .
7- نگهداری اطلاعات بروز از موجودیهای در مقطع های مختلف ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده ).
8- سفارش به موقع کالایی که نیاز به آن می باشند .
9- اطلاعات سرپرست و مدیر از میزان کالای موجود در انبار ، مصرف آنها وسایل متشابه به آن افزایش یابد.
10- ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودیهای انبار حاصل گردد .
11- اشکالات احتمالی که میتواند ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم مخصوص در انبار ها کاهش یابد .
12- می تواند با کارهای زاید اداری از طریق خدف فرمها و عملیات غیر ضروری هزینه ها را کاهش داد .
13- کالایی که سبب اتلاف فضای انبار و در کد نگهداشتن سرمایه موسسه می شود شناسایی کرد .
فرمهای قابل انتقال بین قسمتهای مختلف واحد تولیدی و خدماتی باعث تبادل اطلاعاتی قسمتها می شود . به طور کلی فرم وسیله ای است برای مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در سیستم می باشد و یا می توان گفت وسیله ای برای مستند کردن عملیات ، مجوزهای مربوط از طریق امضاء و یا زدن مهرهای مجاز روی آن ، جمع آوری تبادل اطلاعات بین قسمتها .
2-4 : پیشنهادات
1- خروج کالا از انبار برای فروش یا واگذاری مجاز نبوده و صحیح نیست و در موارد استثنایی باید بر حسب دستور و صدور اجازه خاص مقامات صلاحیت دار سازمان انجام پذیرد .
2- انبارها با ید به وسایل کامل اطفاء حریق مجهز باشند و به متصدیان آنها تعلیمات زیادتری از نظر آتش نشانی داده شود .
3- انبارداران در مورد کالاهای فاسد شدنی باید مراقبت کامل داشته باشند و حفاظت کالا را در قبال عوامل طبیعی طبق دستورات صادره به عمل آورند.
4- تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیقتر در بخشهای مختلف و ارسال آمار و اطلاعات درتصمیم گیری مدیرت آسانتر است.
5- با وجود یک سیستم متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبار ها از نظر روحی و ضعیف مناسبی خواهند داشت .
فهرست ماخذ و منابع
– جزوه اداره آب و فاضلاب ( سال انتشار 81 ) .
– حسابداری ، تالیف سید محمد بهبهانی ( سال انتشار 1379 )
– حسابداری در مدیرت ، مرحوم عرفانی ( اسمعیل ) . ( سال انتشار 1375 )
– هزینه یابی و حسابداری صنعتی ، استاد حسن سجادی نژاد . ( سال انتشار 1377.)
– انبارداری ، بخشی در شماره 126- سیستم حسابداری انبارها
1
10