طرح توجیهی سیستم انبارداری در شرکت شیر پگاه خوزستان

 پیشگفتار :
انجام دادن قسمتی از وظایف و گردش کار سازمانهای دولتی وبخصوص موسسات صنعتی و تولیدی مستلزم تدارک کالا و مواد اولیه و همچنین نگهداری و در دسترس قرار دادن سریع وسایل مورد نیاز آنها میباشد. بنابراین وظیفه کارپردازی و انبارداری در این امر مهم را میتوان بخشی از وظایف مدیریت برای حصول به هدف نهایی آن موسسه محسوب کرد.
بدهیهی است اگر مواد و لوازم در موقع معین تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه وقفه ایجاد میگردد.بدون تردید موجودی بیش از اندازه کالا نیز موجب رکود سرمایه که در بعضی از موسسات قسمت عمده سرمایه آنرا تشکیل میدهد خواهد گردید ، بنابراین لزوم برنامه ریزی صحیح در امر تدارک و نگهداری کالا و مواد با رعایت اصول علمی از اهمیت خاصی برخوردار است و استفاده از آن موجب گردش صحیح در امر تدارک و نگهداری کالا و مواد با رعایت اصول علمی از اهمیت خاصی برخوردار است و استفاده از آن موجب گردش صحیح کار و صرفه جویی در هزینه های مربوط خواهد گردید.
استفاده از برنامه های علمی و کاربرد آن در تدارک کالا و مخصوصاً انبارداری نتایج زیر را در بردارد:
– مواد و کالا با حداقل قیمت تدارک میشود.
– از رکود سرمایه و کالا جلوگیری میشود.
– از توقف و کندی کار جلوگیری میشود.
– بررسی و کنترل موجودیها ،میزان مصرف،تعیین نقطه سفارش و همچنین میزان سفارش به سهولت امکان پذیر میباشد.
– عملیات حسابرسی و حسابداری به آسانی انجام میشود.
– کدگذاری کالا موجب دسترسی سریع و کنترل دقیق آنها میشود.
– میزان ضایعات انبار تقیلیل می یابد.
– حفظ و حراست و جلوگیری از سو استفاده احتمالی بسهولت امکان پذیر میباشد.
– اطلاعات و آمار لازم در اسرع وقت در اختیار مدیریت قرار داده میشود.
– با توجه به نکات مذکور ، تهیه و تدارک کالا و ارائه خدمات مورد نیاز با کیفیت مناسب و رعایت صرفه جویی و همچنین حفظ و حراست اموال و کالا و در دسترس قرار دادن سریع آنها از وظایف عمده کارپردازی و انبار میباشد.
مطالب این پروژه در بخشهای مختلف و شامل اصطلاحات و تعاریف ، اصول تهیه کالا ب درنظرگرفتن قوانین و مقررات و روشهای انبارداری کالا تدوین شده است.

فصل اول :

مبانی نظری

کلیات
در امر تدارکات و کارپردازی ، سیستم انبارداری از اهمیت خاصی برخوردار است و همکاری این دو واحد خدماتی با یکدیگر اجتناب ناپذیر میباشد.سیستم صحیح انبارداری متضمن مزایای زیر است:
– دریافت ،حفاظت و در دسترس قرار دادن کالا ، مواد و وسایل موردنظر بسهولت و سرعت انجام میشود.
– با اعمال کنترل دقیق ، از ازدیاد خارج از حد موجودیها که ممکن است بر اثر تغییر قیمتها باعث زیان گردد ، جلوگیری میشود.
– با استفاده صحیح از سیستم انبارداری ، میزان موجودی کالا در انبار و میزان مصرف آن در هر واحد کالا که پایه و اساس حسابداری صنعتی میباشد محاسبه می گردد.
– صدور قبض انبار (رسیدجنس به انبار) موجبات تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده و عملیات حسابداری می گردد.
– چون میزان موجودیها معمولاً به قیمت تمام شده در انبارها نگهداری میشود، لذا در صورت خسارت ناشی از آتش سوزی و تعیین سایر ضایعات و خسارت وارد شده محاسبه میشود.

1-1-1 : تعریف انبار:به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی،مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد انبار گفته میشود.
2-1-1 :انبار از نظر فرم
1-2-1-1:انبارهای پوشیده :این مکان از تمام اطراف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل میباشد.
2-2-1-1:انبارهای سرپوشیده یاها نگارد:این انبار دارای سقف است ولی چهارطرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی میباشد این نوع انبارها ، کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ میکند.
3-2-1-1:انبارهای باز یا محوطه: این انبار بصورت محوطه میباشد و معمولاً برای نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.

3-1-1 :تعریف انبارداری:
مواد و مصالح یکی از مهمترین عوامل هزینه است که بطور متوسط 55درصد بهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد با این جهت موفقیت موسسات صنعتی تاحدی منوط بداشتن سازمان مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد و ایجاد دستگاههای حسابداری کالا برای اعمال نظارت موثر روی مصرف مواد و موجودی جنسی خواهد بود.اجناس و موجودیهای انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسئول باشد.کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسئولیتی است چه غالباً مواد و مصالح و اجناس انبار بزرگترین رقم دارایی اکثر موسسات صنعتی و بازرگانی را تشکیل داده و مسئوالیت نگاهداری و حسن اداره انبار به مراتب بیشتر از مسئولیت صندوق دار بنگاه میباشد.موجودیهای انبار باید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطرز منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به آنها در موقع لزوم به آسانی میسر باشد.
اقلام وارده و صادره باید بسرعت تحویل شده و در صورتهای مخصوص ثبت گردد و اقلام راکد و زائد و ناباب انبار بروسای مسئول بنگاه گزارش شود.نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین میشود باید پیوسته مطمح نظر انباردار قرار گیرد در کارخانجات و موسسات بزرگ غالباً انبارهای جداگانه برای مواد نیمه ساخته- مواد کمکی-مواد ساخته شده – مواد خام و مواد مصرف شدنی وجود دارد و بعضی اوقات انبارهای فرعی برای موادی که مرتباً به مقادیر زیاد مورد احتیاج میباشد تاسیس شده و زیرنظر کمک انباردارهاییکه مسئول انبارداری میباشند قرار میگیرد.
چه مسئولیت انبارداری رانمیتوان بعهده اشخاص ناوارد به انبارداری ماند سرکارگز یا سرپرست کارگاه محول نمود.بنابراین در امور تدارکات سیستم انبارداری و امور مربوط به مخازن و ذخایر و انبارها اهمیت بسیار دارد بقسمی ضمن فصول مربوط به این قسمت توضیح خواهد شد.
اداره انبارهای سازمانی سازمان در برآورد و پیش بینی و تهیه و تامین احتیاجات و نیازمندیهای سازمان وظایف مهمی بعهده دارد و باید مراقبت و توجه نماید که در تمام اوقات کالا و اجناس لازم برای رفع احتیاجات واحدهای سازامنی در انبارهای مربوط موجود باشد و در حین حال در تهیه و تدارک اجناس غیرضروری و سرمایه گذاری زائد خودداری گردد و به هر حال متناسب با فعالیت و نوع عملیات واحدهای سازمان حاضر و آماده برای انجام کار باشد.
طبقه بندی و شماره گذاری و تنظیم و ترتیب اجناس و حفظ و نگهداری آنها بر طبق روشهای نوین انبارداری بعهده واحد انبارهای سازمان است این توضیح نیز ضروری است که هر انبار برای احتیاجات یک واحد سازمانی تشکیل می گردد و از ترکیب چند انبار یک مخزن بوجود می آید و مخازن موجود در سازمان اداره انبارها را تشکیل میدهد و این اداره دارای سازمان اداری مرکزی خواهد بود و مراد از انبارهای ذخیره انبارهایی میباشند که احتیاجات کلی سازمان در آنجا گرد آمده و به مرور برای مصرف به انبارهای جزء انتقال داده میشود.

4-1-1وظایف انباردار
انباردار کسی است که عهده دار وظایف زیر میباشد:
– تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید.
– صدور قبض انبار یا برگ سررسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا.
– صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا.
– صدور فرمهای مرجوعی ،برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه
– صدور برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم.
– ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و کارتهای انبار.
– طبقه بندی ،تنظیم و کدگذاری کالا و اجناس.
– همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل ،حداکثر و نقطه سفارش.
– حفظ و حراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار.
– بایگانی اسناد و مدارک انبار.
– ارائه گزارشهای لازم به مقامات ذیربط.

5-1-1انواع موجودیهای انبار:
اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولیدی یا غیرتولیدی را میتوان 5 دسته بشرح زیر تقسیم کرد:
1-5-1-1:مواد خام یا مواد اولیه:
از این مواد برای تولید کالا استفاده میشود.

2-5-1-1مواد و لوازم مصرفی:
مواد و لوازم مصرفی به موادی گفته میشود که بطور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمانهای تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده میشود.این ماود بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و با وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.

3-5-1-1مواد و لوازم در جریان ساخت
به مدادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه آن داده شده ولی هنوز بصورت کامل ساخته نشده است،مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.

4-5-1-1کالای تمام شده
به کالاهایی گفته میشود که از نظر ساخت به مرحله تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
5-5-1-1اجناس خریداری شده جهت فروش
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچگونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد و بطور موقت در انبار نگاهداری میشود مانند انبار فروشگاهها و موسسات بازرگانی.

6-1-1 سازمان انبار:
انبار قطعات و مواد اولیه در واحدهای تولیدی معمولاً زیرنظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها ، انبار مستقیماً زیرنظر مدیر کارخانه انجام وظیفه می نماید. در سازمانهای بزرگ صنعتی ،واحد انبارداری مدیریت مستقلی است که مستقیماً زیرنظر مدیرعامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات و ابزار آلات که هر یک از آنها دارای مسئول میباشد انجام وظیفه میکند. در سازمانهای دولتی وغیر انتفاعی ، معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود این واحدها نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب میشود میباشد.

7-1-1اصول ایمنی و حفاظت انبار
یکی از وظایف مهم انبار علاوه بر تنظیم و نگهداری و در دسترس قرار دادن کالا و اجناس طبق ضوابط تعیین شده حفاظت اسناد و رعایت اصول ایمنی میباشد.
اهم نکاتی که در حفاظت کالا باید مورد توجه قرار گیرد عبارتند از:
– از کلاه و کفش ایمنی استفاده شود.
– در محلهای ممنوعه از کشیدن سیگار جداً خودداری شود.
– سیم کشی انبار با نهایت دقت و توسط متخصصین فنی انجام گردد.کنترل ادواری سیم برق و وسایل برقی باید مورد توجه قرار گیرد.
– از آویزان نمودن هر نوع جنس روی سیم جداً خودداری شود.
– پس از اتمام کار روزانه ،چراغها باید خاموش گردند ؛مگر ضرورت روشن بودن آن تشخیص داده شود.
– یک انفجار عبارت است از احتراق مواد قابل انفجار؛ بنابراین مواد قابل انفجار را نباید در مجاورت حرارت قرار داد.حداکثرحرارت مجاز 30درجه سانتیگراد است.
– از انبار مواد قابل انفجار باید در محل خنک ،خشک و مجزا از سایر انبارها باشد.
– انبار مواد قابل انفجار باید دور از تابش مستقیم خورشید باشد.
– از انبارکردن مواد آتش زا نزدیک به مواد قابل احتراق جداً خودداری شود.
– قطعات با توجه به وزن و حجم جاسازی شود.
– قطعات سنگین را در پایین ترین قفسه و به همین نسبت قطعات حجیم و کم وزن در بالاترین قفسه انبار قرار داده شوند.
– قطعات کاملاً باید در مقابل عوامل تصادفی نظیر افتادن و غیر محفوظ و نگهداشته شوند.
– هیچگاه محموله بیش از 30کیلووزن به تنهایی حمل نگردد.
– در حمل قطعات پایین تر از 20کیلو وزن مقررات عمومی را درنظر گرفته و جلوی دید نباید مسدود گردد.
– از قرار دادن قطعات که موجب مسدودشدن در بهای اضطراری انبار می گردد خودداری شود.
– از روشن کردن آتش در محوطه انبار جداً خودداری شود.
– محل مطمئن و قابل دسترسی جهت وسایل آتش خاموشی کنی در نظر گرفته شود.
– آموزش لازم به کلیه کارکنان انبار جهت چگونگی استفاده از وسایل آتش خاموش کنی اجباری بوده و مسئولین موظف به اجرای آن هستند.

بخش دوم : ورود کالا و مواد به انبار
1-2-1منابع ورود کالا به انبار
اجناس و کالا از چند طریق دارد انبار میشود.
الف: از طریق خریدهای داخلی.
ب: از طریق خریدهای خارجی
ج: کالاهای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی.
ح:کالا و لوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته میشود.
د: کالاهای امانی

1-1-2-1:از طریق خریدهای داخلی
این نوع کالاها در مقابل بزرگ درخواست کالا توسط واحد خرید تهیه شده و به انبار ارسال می گردد.خریدهای داخلی ممکن است از طریق مناقصه انجام گردد. این اجناس پس از کنترل و تظیم صورت جلسه و انجام سایر تشریفات به انبار تحویل می گردد.

2-1-2-1 از طریق خریدهای خارجی:
نوع خرید قهاقری معمولاً توسط دولتها با کشورهای معینی مشخص میشود و عملیات مالی آن همانند روشهای دیگر خرید خارجی است در مورد شرکتهایی که از طریق تامین ارز از محل صادارت انجام میگیرد پس بدهکار شدن شخص خریدار در کشور خارجی در مقابل حساب بدهکاری بابت ارسال کالا بستانکار میشود.

3-1-2-1کالای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی
این نوع کالاها و اجناس معمولاً از کالاهای مازاد بر احتیاج و یا اجناسب که مورد نیاز انبار خاصی نمیباشد به انبار دیگر منقل می گردد.مازاد کالای صادرشده جهت عملیات تعمیر یا طرحهای ساختمانی و نیز اجناس اسقاط گاهی به انبار عودت داده میشوند.
در این صورت لازم است صورت دقیقی از کلیه کالاهای قابل استفاده برگشتی به انبار تهیه شود تا بتوا حساب انبار را با قیمت آنها بدهکار و حساب هزینه عملیاتی یا دستور کار ساختمانی مربوط را بستانکار نمود.

4-1-2-1 کالاها و لوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته میشود:
این اجناس معمولاً در واحدهای تولیدی و هنرستانهای صنعتی از مواد اولیه ای که از انبار دریافت و یا خریداری می گردد ساخته شده و سپس بصورت یک کالای جدید به انبار عودت داده میشود.
2-2-1مراحل خرید داخلی
1-2-2-1-درخواست خرید کالا
درخواست خرید کالا در سیستم تدارکاتی و انبارداری مستلزم تکمیل فرم درخواست خرید از طرف انبار و ارسال آن به واحد تدارکات میباشد.فرم درخواست خرید در موارد زیر تهیه می گردد.
الف:در صورت موجود نبودن کالای مورد تقاضا در انبار.
ب: در مواقع رسیدن میزان موجودی به حد سفارش.
فرم درخواست خرید درخواست رسمی برای خرید میباشد این فرم معمولاً در سه نسخه تهیه و پس از امضای مجاز ، نسخه سوم آن در انبار بایگانی و سپس سایر نسخ آن جهت اخذ تصمیم در مورد خرید کالای مورد درخواست و تامین اعتبار از طرف امور مالی به واحد تدارکات ارسال می گردد.
-در صورت موافقت با درخواست خرید واحد تدارکات پس از اخذ امضاهای مجاز اقدام به صدور فرم سفارش کالا می کند.
واحد تدارکات نسخ فرم درخواست خرید را بشرح زیر تفکیک و توزیع می نماید:
نسخه اول فرم:امور مالی
نسخه دوم فرم:تدارکات یا کار پردازی
نسخه سوم:در بایگانی انبار نگهداری میشود.
– در صورت عدم موافقت با خرید ،نسخه دوم صادره ، فرم درخواست خرید به انبار عودت داده میشود تا انبار دارد در جریان امر قرار گیرد و مراتب را به اطلاع درخواست کننده کالا برساند

درخواست خرید

نام انبار درخواست کننده : شماره:
تاریخ :
به : اداره تدارکات
اجناس مشروحه ذیل که مورد درخواست واحد میباشد در انبار موجود نیست.در صورت موافقت خواهشمند است خریداری و تحویل انبار گردد.
شماره
ردیف
نام کالا
شماره
فنی
تعداد یا مقدار مورد تقاضا
برآورد قیمت واحد
برآورد قیمت کل
ملاحظات

نام و امضاء مسئول انبار : نام و امضاء مسئول تدارکات :

از محل اعتبار ماده ردیف تامین گردید.
شماره رسید انبار : نام و امضاء مسئول امور مالی :
اجازه داده میشود که طبق مقررات خریداری شود. مدیر شرکت یا موسسه :
کارپردازی اقدام گردد نام و امضاء مسئول تدارکات :

(فرم درخواست خرید)
2-2-2-1
سفارش کالا به فروشنده
پس از وصول فرم ((درخواست خرید)) واحد تدارکات فرم مزبور را مورد بررسی قرار میدهد و در صورت موافقت با خرید کالای مورد نظر اقدام به تهیه و تکمیل ((فرم سفارش)) به فروشنده می نماید.
فرم سفارش خرید درخواست رسمی خرید میباشد.این فرم یکی از مهمترین فرمها در نظامهای کنترل تدارکاتی محسوب میشود و نقش بسیار مهمی در امور نظارت بر کالاها و اجناس رسیده یا برنامه سفارشها در آینده دارد.از فرم سفارش خرید میتوان برای کنترل خرید و جلوگیری از سفارشهای زائد و تکراری استفاده نمود.

فرم سفارش معمولاً در چهار نسخه و بشرح زیر توزیع می گردد.
نسخه اول – فروشنده کالا
نسخه دوم – حسابداری
نسخه سوم – واحد تدارکات
نسخه چهارم- انبار
نسخه سوم سفارش به ضمیمه فرم درخواست خرید باید در پرونده سفارشها در واحد تدارکات بایگانی شود.
باید توجه داشت که کلیه فرمها و اسناد مربوط به معامله در امور مالی باید یک جا بایگانی گردد.برای این منظور توصیه میشود شماره سفارش خرید روی کلیه این اسناد قید شود.

سفارش کالا

نام واحد درخواست کننده : شماره سفارش :
تاریخ :
آدرس فروشنده :
شماره درخواست کالا :
تاریخ درخواست کالا :
شرکت خواهشمند است کالا / اشیاء مشروحه ذیل را با توجه به شرایط به این سازمان تحویل نمایند.

شماره ترتیب
شرح کالا
کد کالا
مقدار
واحد
ملاحظات

نام و امضاء مسئول سفارشات : نام و امضاء مسئول کارپردازی :

نام و امضاء مسئول مدیر مالی :
تصویب کننده : محل تحویل : تاریخ مورد نیاز :

(فرم سفارش کالا)

3-2-2-1ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار
کالاهای خریداری شده برای تنظیم و نگهداری تحویل انبار میشود.اجناس مذکور همراه یک نسخه از فرم درخواست کالا ، تقاضای خرید فرم سفارش (معمولاً بدون ذکر قیمت) به انبار فرستاده میشود.پس از کنترل دقیق اجناس و تطبیق آنها با فهرست و امضای مربوط و بالاخره تعیین مقدار آنها توسط انباردار، نسبت به تحویل کالا و صدور ((رسید انبار)) اقدام میگردد.قبض انبار یا رسید جنس به انبار یکی از مهمترین فرمها و اسناد انبار و حسابداری بشمار می رود.
به مجموعه فرمهای درخواست کالای تقاضای خرید ، فرم سفارش ، فاکتور فروشنده و رسید انبار مدارک خرید گفته میشود.بر اساس این مدارک مبلغ کالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.
4-2-2-1تحویل کالا به انبار
تحویل فعالیتی است که در ارتباط با رود کالا به انبار انجام می گردد وظایف واحد تحویل در سازمانهای بزرگ و تولیدی عبارت است از:
– تخلیه مواد و کالا از وسایل نقلیه :
– شناسایی و کنترل کالا
– یادداشت کالاهایی که معیوب و یا غیرقابل استفاده میباشد.
تحویل کالا به انبار به دو طریق بشرح زیر انجام می گردد.
لازم به یادآوری است که در بعضی از موسسات تولیدی واحد تحت عنوان ((واحد دریافت)) یا ((Reciving))موظف به دریافت کنترل و همچنین صدور فرم رسید انبار میباشد و انبار در این زمینه فعالیتی انجام نمیدهد.

الف تحویل دائم
پس از کنترل اجناس خریداری شده و تطبیق آنها با اسناد مربوطه مقامات مسئول تحویل دائم صورت می گیرد.
برای حصول اطمینان از کیفیت کالای خریداری شده از واحد کنترل کیفیت (در صورت وجود) درخواست میشود نظرات کارشناسی خود را با استفاده از فرم کنترل کیفیت اعلام دارد.

ب: تحویل موقت
درصورتی که اجناس خریداری شده از لحاظ فنی مستلزم کنترل دقیق تر باشد ، ابتدا اقدام به تحویل موقت میشود و آنگاه پس از کنترل فنی و تایید مقامات و کارشناسان مسئول تحویل نهایی انجام می گیرد.
معمولاً تحویل کالاهای خریداری شده در معاملات متوسط و عمده پس از تنظیم صورت جلسه ای انجام میشود.باید توجه داشت که فرم سفارش کالا فاکتور فروشنده و گزارش تحویل کالا و قبض انبار باید با یکدیگر مطابقت داشته باشد.

فرم درخواست کنترل کیفیت

به : واحد کنترل کیفیت شماره:………………………
از: انباره شماره ……….. تاریخ :………………………
خواهشمند است نسبت به بررسی اقلام مشروحه زیر اقدام لازم معمول و نتیجه زا ذیلاً مرقوم فرمایید.

ردیف
شرح کالا
کد کالا
شماره فنی
مقدار دریافتی
ملاحظات

واحد دریافت کننده : نظر کارشناس کنترل کیفیت :

نام : نام :
امضاء و تاریخ : امضاء و تاریخ :

رسید انبار شماره :
تاریخ دریافت :

((فرم درخواست کنترل کیفیت))

5-2-2-1نحوه و موارد استفاده از فرم رسید انبار
رسید انبار یا قبض انبار را میتوان یکی از اسناد مهم انبار محسوب نمود.این فرم سند دریافت جنس و تحویل آن به انبار است و بر اساس فرم مذکور،مبلغ کالای خریداری شده قابل پرداخت به فروشنده کالا میباشد.
فرم قبض انبار یا رسید جنس به انبار معمولاً در پنج نسخه و بشرح زیر صادر و توزیع می گردد.
نسخه اول ، دوم و سوم به واحد تدارکات ارسال میشود. در واحد مذبور پس از کنترل آن با فاکتور فروشنده و سایر اسناد ، دو نسخه اول را به حسابداری ارسال و نسخه سوم را در بایگانی خود نگهداری می نماید.
نسخه چهارم این فرم پس از ثبت اطلاعات مندرج آن در کادکس یا دفاتر در انبار بایگانی می گردد.
نسخه پنجم به تحویل دهنده کالا ارائه می گردد.

رسید انبار

نام انبار: شماره:
شماره انبار: تاریخ :
شماره درخواست خرید خرید داخلی شماره اعتبار
خرید خارجی
کالای زیر که بموجب درخواست خرید شماره خریداری گردیده است توسط بارنامه شماره فاکتور شماره از طرف به انبار تحویل داده شد.

ردیف
مشخصات کالا
کد کالا
شماره فنی
واحد
شماره کارت
تعداد یا مقدار سفارش شده
مقدار رسیده
مخصوص حسابداری

بهای واحد
مبلغ

نام و امضاء مسئول انبار : نام و امضاء کارپرداز : نام و امضای تحویل دهنده:
در کارت انبار ثبت گردید در کارت حسابداری انبار ثبت شد
شماره سند حسابداری تاریخ سند نام و امضای حسابدار انبار:

3-2-1 نحوه و موارد استفاده از فرم انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر
انتقال کالا از انباری به انبار دیگر منوط به استفاده و تکمیل فرم خاصی به همین منظور میباشد.فرمهای مذکور قبلاً شماره گذاری شده اند و مشخصات کالا ، کد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضی در آن ثبت می گردد.معمولاً فرمهای انتقال کالا در چهار و در بعضی از موسسات در پنج نسخه تهیه میشود.سه نسخه اول به انبار تحویل دهنده کالا ارسال می گردد و نسخه چهارم جهت پیگیری در انبار متقاضی بایگانی میشود.انبار تحویل دهنده کالا پس از دریافت فرم تقاضای کالا ، ستون مربوط به مقدار یا تعداد تحویلی به انبار متقاضی را تکمیل و سایر نسخ را به ترتیب زیر توزیع می کند:
نسخه اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضی ارسال می گردد.انبار متقاضی پس از دریافت جنس نسخه اول تقاضا را بایگانی می نماید.نسخه دوم پس از امضا و تایید وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عملیات مالی به حسابداری ارسال می گردد.نسخه سوم در انبار صادرکننده کالا و در پرونده کالاهای صادر شده بایگانی میشود.لازم به توضیح است که پس از وصول نسخه اول به انبار تقاضاکننده نگاهداری نسخه چهارم (پیگیری) لزومی ندارد.

انتقال کالا بین انبارها
شماره:
تاریخ :
انبار صادر کننده:
انبار دریافت کننده :

خواهشمند است اجناس مشروحه زیر را به این انبار انتقال فرمایید.
ردیف
نام کالا
کد کالا
واحد
مقدار مورد درخواست
مقدار تحویلی
قیمت واحد
قیمت کل
ملاحظات

نام و امضاء مسئول انبار متقاضی : نام و امضاء تحویل دهنده : تاریخ :

در کارت انبار ثبت شد :

در کارت حسابداری انبار درخواست کننده ثبت شد.

در کارت حسابداری انبار انتقال دهنده ثبت شد.

4-2-1نحوه و موارد استفاده از فرم برگشت کالا:
واحد برگشت دهنده کالا باید فرمی جهت ثبت کالای برگشت شده به انبار تنظیم نماید.این فرم شامل مشخصات و شماره و کد جنس و مقدار برگشت شده کالا به انبار خواهد بود.همچنین شماره حساب هزینه عملیاتی یا دستور کار ساختمانی که باید بستانکار شود نیز در بعضی از فرمها قید می گردد.فرم کالای برگشتی به انبار باید قبلاً شماره گذاری و در پنج نسخه صادر می گردد چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال و نسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بایگانی می گردد.
انباردار دریافت کننده جنس باید روی هر چهار نسخه رسید کالا را اعلام و نسخه اول و دوم را به دایره حسابداری کالا جهت ثبت قیمت کالاها در کارتهای مربوط ارسال دارد.نسخه سوم به واحد برگشت دهنده کالا فرستاده میشود و نسخه چهارم توسط انباردار جهت ثبت در کارتهای انبار بایگانی می گردد.

شماره:
تاریخ :
((برگشت کالا به انبار))
نام و شماره انبار :
قسمت برگشت دهنده : شماره قسمت برگشت دهنده :
توسط حسابداری کامل میشود.
ردیف
نام و مشخصات کالا
شماره کالا
شماره فنی
تعداد یا مقدار
واحد
علت برگشت
قیمت واحد
قیمت کل
وضعیت

سالم
اصلاحی
اسقاط

نام و امضاء برگشت دهنده : شماره حواله : جمع کل :

نام و امضاء انباردار : شماره و تاریخ سند حسابداری:

توجه : شماره کالا با در نظرگرفتن وضعیت کالا مشخص می گردد.
کالای سالم شماره قبلی : کالای قابل تعمیر شماره قبلی : کالای اسقاط بدون شماره :
با ذکر کلمه مستعمل
در کارت موجودی انبار ثبت شد : در کارت حسابداری انبار ثبت گردید:

بخش سوم : تحویل و خروج کالا از انبار
1-3-1 درخواست کالا و مواد از انبار
دریافت کالا و مواد طی تکمیل فرم درخواست کالا از طرف متقاضی و مصرف کننده جنس و ارسال آن به انبار انجام می گردد.
این فرم پس از تایید مسئول واحد ذیربط و امضای مجاز به انبار ارسال می گردد.انباردار پس از وصول درخواست کالا و اطمینان از موجود بودن کالا در انبار از طریق مراجعه به کارت یا دفاتر موجودی کالا نیست به ارائه آن اقدام می نماید.
فرم درخواست کالا در سه نسخه تهیه میشود.نسخ 1و2این فرم جهت دریافت جنس به انبار ارسال می گردد و نسخه سوم جهت پیگیری امر و نگهداری سوابق در بایگانی واحد متقاضی نگهداری می گردد.درصورت وجود بودن کالا ،انباردار نسبت به تحویل جنس به درخواست کننده و صدور حواله اقدام می نماید و نسخه دوم درخواست کالا در انبار بایگانی می گردد و نسخه 1 آن را به ضمیمه نسخه 1و2 حواله انبار از طریق تدارکات به امور مالی ارسال می دارد.انباردار در صورت موجود نبودن کالا موظف به تکمیل فرم درخواست خرید و پیگیری آن میباشد.
در بعضی از انبارها از فرم ادغام شده درخواست و تحویل کالا از انبار استفاده میشود و این فرم توسط متقاضی تکمیل و پس از تحویل جنس توسط انباردار و سایر مسئولان امضا میشود.

درخواست کالا از انبار

به : انبار……………………… شماره:
از : ……………………… تاریخ :

لطفاً کالای مشروحه ذیل را جهت مصرف در قسمت تحویل فرمایید.

ردیف
کد کالا
شرح کالا
واحد
تعداد درخواستی
تعداد تحویلی
مورد یا محل مصرف
ملاحظات

نام و امضای واحد درخواست کننده
نام و امضا تاییدکننده:
نام و امضا سرپرست انبار:

حواله انبار شماره صادرشد درخواست خرید شماره صادرشد

2-3-1 تحویل و خروج کالا از انبار
با توجه به ارش موجودیهای انبار همچنین قابل تبدیل بودن آنها به نقد ضروری است در مورد صدور جنس از انبار کنترل دقیق بعمل می آید و از سیستمهای مناسب در این مورد استفاده شود.
متداولترین روش صدور جنس از انبار بشرح زیر توضیح داده میشود:
صدور جنس از انبار باید با توجه به برگ درخواست کالا که توسط واحد یا شخص متقاضی تکمیل و پس از تایید و امضای مجاز به انبار ارسال میشود ، صورت گیرد.صدور مالا از انبار مستلزم صدور فرمی است که اصطلاحاً بنام ((حواله انبار))معروف است.
پس از دریافت تقاضای جنس از طرف واحد مصرف کننده کالا (نسخ 1و2) و وجود جنس در انبار کالای مورد نظر ، اقدام به صدور ((حواله انبار)) می گردد.
فرم حواله انبار در 4 نسخه تهیه شده و به ترتیب زیر توزیع میشود:
نسخه 1و2 حواله به انضمام نسخ 1 درخواست کالا به حسابداری ارسال میشود.نسخه 3همراه جنس به متقاضی ارائه می گردد.نسخه 4 حواله به انضمام نسخه دوم درخواست کالا در بایگانی انبار نگهداری می گردد.

((حواله انبار))

نام و شماره انبار : شماره:
قسمت درخواست کننده : تاریخ :
نام درخواست کننده :
شماره دستور کار شماره رسید انبار :

ردیف
شماره درخواست
شرح کالا
کد کالا
کد مرکز هزینه
شماره فنی
مقدار دریافتی
مقدار تحویلی
واحد
مقدار
قیمت
مبلغ ریالی

توضیحات :
نام و امضای انباردار
نام و امضای تحویل گیرنده
در کارت انبار ثبت گردید

نام و امضای سرپرست انبار

شماره و تاریخ سند حسابداری:
نام و امضای حسابدار
در کارت حسابداری انبار ثبت گردید.

3-3-1رسید انبار مستقیم
در مواقعی که جنس خریداری شده مستقیماً و بدون ورود آن به انبار به محل ساختمانی.
مراحل و نحوه استفاده از فرم((رسید انبار مستقیم))بشرح زیر است.
پس از تحویل جنس به مصرف کننده که معمولاً با نظارت مستقیم انباردار باید انجام گردد.انباردار موظف است که کالا یا جنس را با نسخه سفارش خرید و بارنامه مطابقت نماید و سپس انباردار اقدام به صدور قبض یا رسید انبار مستقیم می نماید.در این موارد این فرم نقش قبض انبار و ((حواله انبار)) را خواهد داشت.با توجه به فرم رسید انبار مستقیم ، کلیه عملیات مربوط به ورود و خروج کالا در کارتها و دفاتر انبار منعکس می گردد.رسید انبار مستقیک پس از صدور توسط تحویل دهنده امضا و همچنین توسط نماینده قیمت مصرف کننده تایید و امضا میشود.
فرم رسید مستقیم در 4 نسخه بشرح زیر تنظیم و توزیع می گردد.
نسخه اول – حسابداری
نسخه دوم – تدارکات
نسخه سوم – به انضمام نسخه دوم سفارش خرید به انبار
نسخه چهارم – مصرف کننده
در بعضی از موسسات فرم رسید انبار مستقیم به امور مالی ارسال و در کاردکس حسابداری انبار ثبت می گردد و عملیاتی در انبار انجام نمیشود.

رسید انبار مستقیم

قسمت درخواست کننده : شماره:
تاریخ :
شماره درخواست خرید کدقسمت شماره دستور کار
شماره و تاریخ فاکتور فروشنده :

ردیف
نام و مشخصات کالا
کد کالا
تعداد یا مقدار دریافتی
واحد
قیمت واحد
قیمت کل
سایر اطلاعات

نام و امضای دریافت کننده : نام و امضای تحویل دهنده: نام و امضای انباردار:

نام و امضای تایید کننده : شماره سند حسابداری :
نام و امضای قیمت گذار : تاریخ صدور سند:

4-3-1دریافت ((ابزار آلات)) از انبار
دریافت ابزار آلات از انبار مستلزم تکمیل و ارسال فرم ((ابزارآلات)) از انبار میباشد.این فرم برای استفاده موقت از ابزار آلات مورد استفاده قرار میگیرد ، فرم رسید ابزارآلات توسط متقاضی یا واحد مصرف کننده تکمیل و به انبار ارسال می گردد.فرم رسید ابزارآلات معمولاً در دو نسخه تهیه و بشرح زیر توزیع میشود.
نسخه اول در بایگانی انبار نگهداری میشود.
نسخه دوم در بایگانی درخواست کننده ضبط می گردد.
پس از عودت ابزارآلات به انبار نسخه اول از انبار دریافت میشود.در مواقعی که فقط قسمتی از ابزارآلات به انبار برگشت داده شود ، در این صورت برای باقی مانده وسایل دریافتی فرم رسید جدید صادر می گردد.

((رسید ابزارآلات))

شماره دستور کار شماره:
قسمت درخواست کننده : تاریخ :
نام درخواست کننده :
شماره دستور کار شماره رسید انبار :

ردیف
نام و مشخصات ابزارآلات
کد کالا
تعداد یا مقدار دریافتی
سایر اطلاعات

نام و امضای دریافت کننده : نام و امضای تحویل دهنده:

نام و امضای انباردار :

5-3-1فرم خروج کالا از موسسه
خروج کالا از موسسه مستلزم ((صدور برگ خروج)) میباشد.این فرم هنگام خروج از موسسه یا کارخانه باید به نگهبانی تحویل داده شود.
این فرم در 4 نسخه بشرح زیر تهیه و توزیع می گردد.
نسخه اول – حسابداری
نسخه دوم – انبار
نسخه سوم – انتظامات
نسخه چهارم – درخواست

((برگ خروج کالا از موسسه))

شماره:
تاریخ :
اجازه داده میشود به راننده با وسیله نقلیه شماره اجناس زیر را خارج نماید.

ردیف
شرح کالا
مقدار یا تعداد
ملاحظات

انبارداز : رئیس کارخانه یا موسسه :
نگهبانی : تحویل گیرنده :
ساعت :

6-3-1 گزارش موجودی انبار
واحد انبار باید گزارشی بطور متناوب و مستمر در مورد وضعیت موجودی انبار به مقامات مسئول ارائه نماید.این گزارش در چند نسخه تهیه شده و به ادارات خرید یا کارپردازی ، حسابدارب و سایر واحدهای ذینفع ارسال می گردد.

تعداد نسخ فرم گزارش موجودی
فرم گزارش موجودی انبار معمولاً در 4 نسخه تهیه و بشرح زیر توزیع می گردد.
نسخه اول : حسابداری صنعتی (درصورت وجود)
نسخه دوم : حسابداری
نسخه سوم :کارپردازی
نسخه چهارم: بایگانی انبار

گزارش موجودی انبار

شماره:
تاریخ :
شماره انبار:
نام انبار :
گزارش ماه :

ردیف
نام و شرح کالا
کد جنس
واحد
مقدار یا تعداد
سایر اطلاعات

موجودی اول ماه
وارده
صادره
موجودی آخرماه

نام و امضاء مسئول انبار: نام و امضاء تاییدکننده:

بخش چهارم :کدگذاری کالا و لوازم در انبار
1-4-1-کلیات کدگذاری:
کدگذاری عبارت است از اختصاص یک علامت و یا نشانه قرار دادی بصورت حرف یا عدد یا ترکیبی از آن دو به کالا و جنس مورد نظر ، هدف از کدگذاری تشخیص و تفکیک اجناس و اقلام مختلف از یکدیگر و ایجاد تهسیلات در امر مراجعه ، نگهداری اطلاعات و ارائه آمارهای مختلف و صرفه جویی در زمان مصرفی جهت نوشتن شرح اجناس و استفاده از آن در سیستمهای مکانیکی و الکترونیک میباشد.
2-4-1 روشهای مختاف کدگذاری
روشهای مختلفی برای کدگذاری و اجناس وجود دارد که مهمترین آنه بشرح زیر است:
1-2-4-1روش الفبایی
این روش یکی از ابتدایی ترین روش تنظیم کالا در انبار محسوب میشود. در روش الفبایی اجناس و کالاها بر اساس حق تقدم حروف نام کالا و رعایت نظم حروف الفبا به ترتیب در قفسه ها قرار داده میشوند.در روش الفبایی نیاز به تنظیم دفتر راهنما جهت اطلاع به محل جنس نخواهد بود.از این روش در انبارهای کوچک و با حجم کار محدود استفاده میشود بعنوان مثال:
– آمپر
– انبردست
– بلندگو
– پیچ گوشتی
2-2-4-1 روش شماره گذاری ساده
در این روش به کالاهای موجود در انبار شماره ردیف اختصاص داده میشود و اجناس به ترتیب شماره ها (بدونتوجه به نوع جنس) در قفسه های انبار قرار می گیرند.بدیهی است که در این سیستم برای دسترسی به کالای مورد نظر استفاده از دفتر یا کارت راهنما که بر حسب حروف الفبا نام کالا تنظیم میشود ، الزامی است.

3-2-4-1روش الفبا و شماره (حرف و عدد)
در این روش حرف اول نام کالا و شماره ردیفی که به هر یک از کاا مربوط به آن اختصاص داده میشود ، ملاک تنظیم میباشد.بعنوان مثال:
حرف الف حرف ب حرف پ
1-الف آمپرمتر 1- ب بلبرینگ 1- پ پیچ گوشتی
4-2-4-1روش نیمونیک
در این روش از خلاصه اسامی کالا یا چند حرف اول کالا بعنوان کد آن جنس استفاده میشود بطور مثال:
دنده = دن
آچار = آچ
پیچ گوشتی = پ گ
5-2-4-1 کدگذاری بر اساس طبقه بندی کالا :
یکی از منطقی ترین و رایج ترین روش کدگذاری کالا بر اساس طبقه بندی کالا و اختصاص شماره به هر یک از طبقات تعیین شده میباشد.طبقه بندی یعنی دسته بندی کردن کالا به گروههایی که هر یک از آنها از نظر نوع جنس با یکدیگر وجه اشتراک دارند.

6-2-4-1 طبقه بندی و کدگذاری استاندارد بین المللی
اولین بار بعد از تشکیل مرکز بین المللی آمار در سال 1885 جوماع بین المللی به تهیه یک مجموعه شناسایی یا تعرفه بین المللی بنام (نوما نلکلتور) اقدام نمودند که بعدها بنام تعرفه ژنو معروف گردید.
نمونه هایی از کدگذاری طبق تعرفه بین المللی بروکسل بشرح ذیل می باشد.
گروه 1- مواد خام
گروه 2 – مواد اصلی و محصولات
گروه 3- محصولات نهایی

7-2-4-1 روش طبقه بندی و کدگذاری اختصاصی
در اکثر سازمانها و موسسات تولید و صنعتی معمولاً از طبقه بندی و کدگذاری که مخصوص آن موسسه میباشد مورد استفاده قرار می گیرد.مانند:کدگذاری قطعات یدکی و قطعات فنی یک اتومبیل.

8-2-4-1 روش شماره گذاری دسیمال یا دهدهی
اساس کدگذاری کالاها طبق روش دهدهی یا دسیمال بر پایه تقسیمات دهگانه استرار است بدین ترتیب که ابتدا عناوین اصلی کالاهای مورد نیاز و مصرف موسسه را انتخاب می کنند و به آنها یک کد اختصاص میدهند و سپس هر کدام از عناوین اصلی کالاها نیز به قسمتهای فرعی تقسیم میشود و تحت عناوین قسمتهای فرعی اقدام به کدگذاری کالاهایی که مرتبط به قسمتهای فرعی میباشد ، می گردد نحوه کدگذاری کالا از سمت چپ به راست است.
3-4-1چیدن جنس در انبار
تنظیم و نگاهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته میشود.چیدن اجناس در انبار با توجه به حجم و اندازه و سایر خصوصیات کالا و همچنین میزان مراجعه و مصرف آن با رعایت اصول ایمنی باید انجام گردد.بعنوان مثال کالاهایی که تعداد آنها زیاد ولی حجم آنها کم و کوچک است مانند پیچ و مهره معمولاً در پاکت یا جعهبه های مخصوص قرار داده میشود ، یا قطعات مختلف یک موتور و مرتبط به هم باید در یک قسمت در کنار هم قرار گیرد.یکی از رایج ترین و در عین حال نطقی ترین روشهای تنظیم اجناس ، استفاده از کدبندی قفسه ها در انبار میباشد.در این روش ابتدا به هر یک از قفسه ها یک کد اختصاص داده میشود هر یک از قفسه ها نیز به طبقات مختلف تقسیم و شماره گذاری میشود.در سازمانهای بزرگ ، علاوه بر شماره بندی قفسه ها و راهروها ، به انبارها نیز شماره داده میشود و راهنمای کالا در انبار معمولاً بصورت کاردکس تنظیم می گردد.

1-3-4-1 نکاتی که در چیدن اقلام در انبار باید مورد توجه قرار گیرد عبارتند از:
– تعداد تقاضا : اجناسی که بیشتر از همه مورد تقاضا است باید در نزدیکترین محل ممکن انبار گردد تا دسترسی به آنها سریعتر انجام گیرد.
– قطعات سنگین در پایین ترین ردیف قفسه و قطعات کم وزن و پرحجم را در بالای قفسه انبار باید قرار داد.
– مشخصات کیفی کالا:توجه به نوع کالا و قرار دادن آنها نزدیک یکدیگر از نکاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد.بعنوان مثال مواد آتش زا نباید نزدیک کالاها و اجناس قابل اشتعال قرار گیرد.
– وجه تشابه و مشخصات فیزیکی:توجه به مشخصات فیزیکی همچنین ارتباط قطعات به یکدیگر از نکاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد.قطعات باید طوری انبار شوند که چیدن و برداشتن آنها آسان باشد ، بنابراین توجه به محوطه انبار ، راهروهاو سایر نکات ضروری میباشد.

بخش پنجم :کنترل موجودیها
1-5-1 کاردکس انبار
ثبت کلیه اطلاعات مربوط به فعل و انفعالات کالا در انبار ، روی کارت بمنظور آگاهی از مقدار کالاهای وارده ،صادره و موجودی و همچنین اطلاع از محل نگهداری آنها سیستم کاردکس گفته میشود.
نحوه استفاده از این کاردکس بدین ترتیب است که برای هر قلم و یا هر نوع کالا یک کارت اختصاص داده میشود.کارتهای مزبور با توجه بنام یا شماره کالا و با رعایت حق تقدم حروف آن در قفسه های مخصوصی که بنام دستگاه کاردکس معروف است ، تظیم و قرار داده میشود. بدیهی است که اقلام مندرج روی کارتها با توجه به نیاز هر انبار طراحی و مورد استفاده قرار می گیرد.
ستونهایی که معمولاً در کارت کاردکس پیش بینی میشود بشرح زیر است:
ستون تاریخ : در این ستون تاریخ و رد کالا و ثبت آن در کاردکس نوشته میشود.شماره سند و مدرک : شمراه سند یا مدرکی که طی آن جنس به انبار وارد یا از انبار صادر می گردد در این ستون نوشته میشود.
ستون وارده: یا مقدار کالایی که به انبار وارد شده است ، در این ستون ثبت می گردد.
ستون صادره : تعداد دو یا مقدارکالایی که از انبار صادر می گردد ، در این ستون نوشته میشود.
ستون موجودی:موجودی کالا پس از کسر صادره از وارده ، در این ستون ثبت می گردد.
دربعضی از کاردکس ها حداقل و حداکثر موجودی نقطه سفارش ،تاریخ درخواست و سفارش کالا و سایر اطلاعات لازم پیش بینی گردیده است.بمنظور جلوگیری از مفقودشدن احتمالی کارتهای کاردکس ، معمولاً یک کاردکس مرکزی نیز برای کنترل دقیق تر موجودی انبار نیز پیش بینی میشود و مورد استفاده قرار می گیرد.در این صورت انباردار ،یک نسخه از کلیه فمهای انبار مانند قبض انبار ، حواله انبار ، فرم برگشت کالا و فرم انتقال و سایر فرمهای لازم را جهت ثبت به کاردکس مرکزی ارسال می دارد.در اکثر موسسات علاوه بر کاردس انبار از کاردکس حسابداری نیز برای نگهداری حسابهای جنسی استفاده میشود و کلیه تغییرات که در موجودی انبار داده میشود ، باید مرتباً توسط متصدی مربوط در کاردکس ثبت گردد.
استفاده از کاردکس دارای مزایای زیر است:
– داشتن اطلاع از میزان موجودی هر جنس در اسرع وقت بدون نیاز به سفارش آنها.
– سهولت در تعیین محل قرار دادن اجناس در قفسه ها.
– کسب اطلاعات لازم در زمینه قطعه سفارش ، مقدار سفارش ، حداقل و حداکثر موجودی
– سهولت برقراری ارتباط با حسابداری
– سهولت ارائه آمارهای مورد نیاز انبار.
–

نام کالا کاردکس انبار
نقطه سفارش :
کد کالا حداکثر:
مشخصات کالا: حداقل:

واردات
صادرات
ردیف
تاریخ دریافت
شماره درخواست خرید
شماره رسید انبار
مقداروارده
تاریخ
شماره درخواست کالا
حواله انبار
مقدار صادره
کد قسمت
موجودی

مشخصات کالا :
محل نگهداری : قفسه : ردیف : کدکالا:

2-5-1 روشهای قیمت گذاری کالا یا مواد صادره از انبار
روشهای مختلف و متعددی برای قیمت گذاری مواد صادره از انبار وجود دارد که انتخاب هر یک بستگی به نوع و شرایط مخصوص و سیاست موسسه است.
قاعده کلی قیمت گذاری مواد این است که مواد انبار باید به قیمت تمام شده به حساب شماره کارها و مراحل عمل و دوایر بنگاه منظور شوند مگر اینکه مقتضیات خاصی روش انتخاب روش دیگری را ایجاب نماید.
1-2-5-1روش اولین صادره از اولین وارده
در این روش فرض میشود که کالا به همان ترتیب نوبتی که وارد انبارشده از انبارشده از انبار خارج میشود یا بعابتر دیگر صدور مواد در وهله اول از محل موجودی اولین محموله رسیده به انبار بعمل می آید تا محموله مزبور تمام شود سپس صدور مواد از محل دومین محموله بعمل می آید الی آخر.
البته مواد پیوسته بنرخ قیمت تمام شده محموله بخصوصی که جنس از محل آن صادرشده است قیمت گذاری میشوند و برای این منظور کارمند حسابداری مامور قیمت گذاری کالا باید پیوسته مراقب باشد که در چه مرحله از صدور مواد موجودی یک محموله تمام شده و نوبت به محموله بعدی می رسد. در مواقعی که قیمتهای بازار مرتباً به میزان قابل ملاحظه ای در نوسان باشند استعمال این روش گاهی تفاوتهای عجیب و غریبی بین شماره کارهای مختلف ایجاد میکند.
بعلواه اگر عملیات انبار نسبتاً متعدد باشد بکاربردن این روش پر زحمت و خسته کننده بوده و احتمال بروز اشتباهات در آن زیاد است. معذلک در بسیاری از موارد استعمال این روش رضایت بخش است بخصوص در مواردیکه تشخیص محموله های مختلف از یکدیگر آسان باشد.

2-2-5-1روش اولین صادره از آخرین وارده
این روش معکوس روش اولین صادره از اولین وارده عمل میشود به این معنی که فرض میشود کالا به عکس ترتیبی که وارد انبار شده از انبار خارج میشود یا بعبارت دیگر مواد صادره در وهله اول از محل آخرین محموله ای که به انبار رسیده است بعمل می آید تا مواد مذبور به انتها برسد و سپس نوبت به محموله قبلی می رسد الی آخر.در این روش نیز مانند روش قبلی ارزش مواد به قیمت تمام شده به حساب دوایر مصرف کننده بدهکار میشود و دارای همان معایبی است که در مورد روش اولین صادره از اولین وارده ذکر شود یعنی ممکن است همان مواد به نرخهای متفاوت بحساب شماره کارهای مختلف منظور گردد.
و ضمناً قیمت گذاری مواد صادره مستلزم محاسبات پرزحمت و خسته کننده ای که امکان اشتباه در آن زیاد است باشد.یکی دیگر از معایب این روش این است که هر چند ظاهراً موجودیها به قیمت تمام شده نگاهداری میشوند ولی ارزیابی موجودیها عملاً به نرخ قدیمترین محصولات وارده به انبار که به هیچ وجه نماینده نرخهای جاری بازار نیستند بعمل خواد آمد بطوری که ممکن است لازم باشد در دوره های که نرخها رو به تنزل هستند زیان تنزل قیمتها را بحساب زیان موسسه منظور کنیم تا ارزیابی موجودی ها جهت در ترازنامه از قیمت تمام شده به قیمت بازار (که کمتر از قیمت دفتری خواهد بود)تقلیل داده شود و در مقابل یکی از محسنات عمده روش اولین صادره از آخرین وارده این است که قیمتی که بحساب تولید منظور میشود نزدیکترین قیمت به قیمتهای جارجی بازار در تاریخ مصرف مواد خواهد بود و به فرض اینکه تاریخ خرید مواد نزدیک به تاریخ تنظیم ترازنامه باشد دیگر احتیاجی به تعیین مجدد قیمتهای بازار نخواهد بود.

3-2-5-1روش نرخ میانگین
طبق این روش مواد صادره به نرخ معدل کالای موجود قیمت گذاری میشود تا رسید محموله تازه ای به انبار احتساب نرخ جدیدی را ایجاب نماید.مانند دو روش قبلی این روش نیز بر اساس قیمت گذاری به بهای تمام شده بناشده است وناچار در مواردی که نتوان مواد صادره را با وارده های بخصوصی ارتباط داد باید این روش قیمتگذاری را بکار برد.چون قیمت تمام شده متوسط موجودیها همیشه به آسانی قابل محاسبه است این روش را میتوان به سهولت با روش دائمی موجودیها تلفیق نمود.

4-2-5-1روش نرخ استاندارد
در این روش یک نرخ استاندارد یا از پیش تعیین شده ای برای مواد انبار محاسبه و کلیه مواد صادره از انبار به این نرخ قیمت گذاری میشوند.برای تعیین نرخ استاندارد عوامل زیادی که ممکن است در قیمت مواد تاثیر داشته باشند مورد توجه قرار می گیرد که از آن جمله میتوان عوامل زیر را ذکر کرد:

الف:امکان افزایش قیمتها در اثر بالارفتن نرخ دستمزد
ب:امکان افزایش یا کاهش قیمتها در اثر شرایط رواج و رکود بازار.

نرخ استاندارد برای هر یک از اقلام انبار جداگانه محاسبه میشود که میتوان آنرا با نرخهای واقعی خرید مقایسه کرد. چنانچه خریدها روی هم رفته به قیمتی بیش از قیمت استاندارد باشد زیانی حاصل میشود که آنرا مغایرت یا انحراف نامساعد مواد گویند و بالعکس چنانچه بهای خرید کمتر از قیمت استاندارد باشد سودی حاصل میشود که آنرا مغایرت یا انحراف مساعد نرم مواد نامند.

بخش ششم : کنترل عملیات مالی و انبارداری
1-6-1کلیات عملیات مالی و انبارداری
دربخشهای قبلی در مورد روشهای ثبت کارت انبار و مدارک حسابداری انبار به تفضیل باعث شد.بایستی درنظر داشت ، اهداف استفاده از عملیات انجام یافتنی و دو واحد انبار و حسابداری انبار همانا ایجاد ضوابط اقتصادی از لحاظ کنترل داخلی و تامین نقش وظایف و مسئولیتهای ایجاد شده در واحدها برای کنترل فیزیکی کالا و مواد در انبارها است.حفظ و حراست کالا و مواد در انبارها بعهده انباردار ، ارزشیابی و تعیین قیمت آن توسط حسابداری انبارها ،برای حصول اهداف موسسات میباشد.در اکثر موسسات سیستم اصلی ثبت مقادیر کالا یا مواد در کارت انبار و در حسابداری انبارها مقدار با ارش هر واحد و کل آن ثبت و کنترل میشود. و بطور کلی تطبیق و مقایسه مقادیر در هر زمان با توجه به تقدیم و تاخر ثبت اقلام ضروری میباشد و بنابه اصول کلی دستورالعملهای مالی و اجرایی از لحاظ کنترل داخلی در زمان مختلف مقادیر کارت در هر واحد با مقادیر شمارش شد. در برنامه انبار گردانی تطبیق می گردد.روشهای مختلفی که برای کنترل موجودیها اعمال میشود بشرح زیر میباشد.

2-6-1روش ثبت دائمی موجودیها
در این روش بعد از هر عمل دریافت یا صدور کالا از انبار مانده جدید آن بلافاصله در دفاتر و مدارک مربوطه (کارت انبار و کارت کالا) ثبت میشود تا کنترل موجودیها به کمک این مدارک تسهیل شده و از صرف وقت و هزینه ای که لازم رسیدگی عمومی به موجودیهای انبارها است خودداری گردد.
مانده هر یک از کارتهای کالا یا هر حصب دفتر انبار باید با مانده ای که کارت انبار یا کاردکس برای همان کالا نشان میدهد مساوی باشد و مانده های این دو مدرک ثبت عملیات انبار باید در فرصتهای مناسب با یکدیگر مقابلی و با موجودی واقعی اقلام مربوطه مقایسه گردد.

3-6-1رسیدگی مداوم
در انبارهای بزرگ یک سیستم رسیدگی مداوم برقرای میشود تا روزانه تعدادی از اقلامی توسط انبار دار یا توسط کارمندان دستگاه داخلی مامور رسیدگی با انبارها شمارش شده و مانده های کارتهای موجودی کالای انبار و کارتهای حصب کالا مقاسیه شوند و اختلافات موجود بین آنها مورد رسیدگی قرار گیرد.بسیاری از اختلافات که صرفاً جنبه دفتری داشته و در اثر اشتباه وارد کردن اقلام در کارتهای انبار یا در کارتهای حبدارای ایجاد شده اند فوراً اصلاح میشوند ولی اختلافاتی که در موجودیهای واقعی مشاهده میشود مورد رسیگی قرار گرفته و بعداً هر نوع کسری یا اضافه موجودی در کارتها و مدارک انبار اصلاح میشود بطوریکه مانده های کارتهای انبار و حصبداری با موجودی واقعی تطبیق نماید.برای این منظور سند حصبداری برای مبلغ کسری یا اضافه انبار تنظیم میشود کمی پس از امضای روسای مسئول از طریق دفتر روزنامه هزینه یک طرف آن بی حصب موجودی کالای مورد اختلاف و طرف دیگر آن بحساب تعدیل موجودی انبار منظور می گردد.مانده حصب تعدیل موجودی در موقع تنظیم حصبهای نهایی مستقیماً که به حصب سود و زیان منتقل می گردد.
توجه : اشتباه در ثبت اقلام – شکستگی – کسری انبار – تبخیر – شکستن قطعات بزرگ به قطعات کوچک ،کسری یا اضافه تحویلی از انبار – جذب رطوبت و بالاخره گذاشتن مواد در محفظه ها و قفسه ها موضی از علل عمده اختلاف بین مدارک و موجودیها هستند.
4-6-1- دوره گردش موجودی ها
اغلب اتفاق می افتد که بعضی اجناس انبار مدتها جزء موجودی باقی مانده و گردشی ندارند و چنانچه اقدامی برای شناسایی این قبیل اجناس شود ممکن است سالها این امر مورد توجه قرار نگیرد.برای مواد کم مصرف و بی مصرف میتوان دوره گردش انواع و اقسام اجناس انبار را تعیین کرد تا سرمایه بیهوده در اجناس غیرضروری را کد نماند.برای این منظور میتوان دوره گردش موجودیها را تعیین کرد.به این ترتیب که موجودی هر طبقه از مواد را با مصرف سالانه آن مقایسه نمود تا معلوم شود که موجودی چند بار در سال گردش دارد.

5-6-1 صدور مواد به قیمتی بیش از قیمت خرید
غالباً مواد انبار بعلت تبخیر یا افت وزن یا ضایع شدن در اثر مرور زمان و غیره دچار افت و ضایعات میشوند. در این قبیل موارد لازم است مواد صادره برای نصرف در تولید را به قیمتی بیشتر از قیمت خرید به حساب تولید منظور نمود تا این قبیل افت و ضایعات جبران گردد.

6-6-1هزینه های انبار
هزینه های گرداندن انبارها در یک موسسهبزرگ ممکن است نسبتاً زیاد باشد.هزینه های عمومی انبار معمولاً فروهزینه های عمومی انبار در یک مدت معین به جمع ارزش کالای وارده به انبار در همان مدت بدست آمده است ، به قیمت سیاهه اضافه می کنند تا این هزینه ها را جبران کند.هزینه های اختصاصی یک محموله معین از قبیل هزینه حمل به انبار را غالباً به قیمت سیاهه یا قیمت سیف کالای مربوطه اضافه می کنند.ولی بعضی از حسابداران ترجیح میدهند کلیه هزینه های انبار را در ردیف هزینه های غیرمستقیم کارخانه جمع آوری کرده و به نسبت معقولی بین دوائر تولیدی تقسیم کنند.در مورد هزینه های حمل و نقل و گذاشت و برداشت مواد نیز میتوان به همین ترتیب عمل کرد.

فصل دوم :
بررسی سیستم انبارداری شرکت شیر پگاه خوزستان

بخش اول : شرکت شیرپگاه خوزستان در یک نگاه
1-1-2 تاریخچه شرکت شیر پگاه خوزستان
شرکت سهامی صنایع شیر ایران با نیم قرن تلاش در عرصه تولید و فرآوری شیر و فرآورده های آن به روش صنعتی و بهره گیری از تجهیزات و فن آوری روزه قدیمی ترین و مجهزترین واحد صنعتی فرآورده های شیر در ایران است که در حال حاضر با دریفت و فرآوری سالانه بیش از یک میلیون تن شیر بزرگترین مجموعه در خاورمیانه محسوب می گردد.این شرکت با هفده شرکت تحت پوشش و چهارده استان بزرگ کشور انواع فرآورده های پاستوریزه و استریلیزه را در بسته بندی های مختلف و متنوع بی بازار مصرف عرضه می نماید از مهمترین سیاستهای کلان و راهبردی های شرکت افزایش کیفیت تا سطح مطلوب استانداردهای علمی و جهانی است.
شرکت شیر پاستوریزه پگاه خوزستان یکی از مجموعه هفده گانه شرکت صنایع شیر ایران است که در زمینی بر مساحت 1302هکتار در کیلومتر 3جاده شوش- دزفول در بیست و ششم دیماه سال 1370راه اندازی گردید.ظرفیت اسمی کارخانه معادل دویست تن شیر در روز است.

2-1-2تامین مواد خام در شکرت شیر پگاه خوزستان
شیرخام بعنوان ماده اولیه مورد نیاز صنعت شیر به همراه کیفیت آن از اهمیت بسزایی برخوردار است.که هم اکنون قسمت عمده شیر مورد نیاز کارخانه از شهرهای دزفول – شوش – شوشتر – گتوند دشت آزادگان – باغملک – بهبهان – رامهرمز و اهواز تامین می گردد.
3-1-2گواهینامه های اخذ شده شرکت
این شرکت موفق به دریافت و گواهینامه های سیستم مدیریتی بشرح زیر شده است:
گواهینامه بین المللی مدیریت کیفیت از انگلستان isog001:2000,iso14001:1996
مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای OHSAS 18001-1999
دریافت کد ملی محیط زیست ISO 1400 مدیریت زیست محیطی
دریافت لوح صنعت سبز در سال 1381و سرانجام انتخاب شرکت بعنوان واحد نمونه استاندارد در دو سال متوالی 82و83دست یافته است.

4-1-2سهم شرکت در اشتغال زائی
در خصوص سهم این شرکت در اشتغال زایی استان میتوان به موارد زیر اشاره نمود.
شاغلان شرکت در حدود 171 نفر
شاغلان 53 مرکز جمع آوری شیر 180
دامداران روستایی در حدود 550 نفر
فروشگاههای عرضه مستقیم روستایی 70 نفر علاوه بر این شاغلین که بصورت مستقیم مشغول شده اند تعداد زیادی نیز شامل عاملان توزیع ماشینهای حمل محصولات و مواد اولیه میباشند.

5-1-2پرسنل متخصص شرکت و تنوع تولید
شرکت شیر پگاه با داشتن تعداد 4 کارشناس ارشد و 23 کارشناس در رشته مختلف کار خود را در زمینه های تولید و فرآوری بهداشتی مواد لبنی انجام میدهد.تنوع تولید کارخانه از 3 محصول در سالهای اولیه به تعداد 26 محصول مختلف رسیده که 22 محصول از آنها دارای پروانه ساخت از وزارت بهداشت بوده و 13محصول آن در حال حاضر دارای پروانه کاربرد علامت استاندارد از اداره کل استاندارد ،تحقیقات صنعتی میباشد.
6-1-2محصولات تولیدی
در شرکت شیر پگاه خوزستان محصوالات متنوعی تولید و توزیع می گردد که عبارتند:
انواع دوغ
انواع ماست و ماست طمع دار
انواع شیرهای استریل و پاستوریزه
انواع شیرهای طمع دار
انواع خامه

7-1-2سرمایه شرکت
شرکت پگاه یک شرکت سهامی خاص است که 51%سرمایه آن متعلق به سازمان بازنشستگی کشور و 49% آن به شرکت بهشرق تهران تعلق دارد.

بخش دوم :انبارداری در شرکت شیر پگاه خوزستان
1-2-2 هدف از استقرار یک سیستم انبار
هدف از استقرار یک سیستم انبار دستیابی آسان و سریع اجناس مورد نیاز و دستیابی بی اطلاعات اجناس مانند نوع ، مقدار موجودی و بهای تمام شده میباشد.همچنین وجود یک سیستم انبار باعث میشود که مواد مورد نیاز در دسترس باشد تا هنگام نیاز کارخانه را مشکل مواجه نشوند زیرا که سیستم انبار با نگهداری اطلاعات مقدار موجودی زمان نیاز به خرید جنس را مشخص می کند.لازم به ذکر است که در شرکت شیر پگاه از روش اولین صادره از اولین وارده برای نگهداری محصولات تولید شده استفاده می گردد که علت آن جلوگیری از فاسدشدن محصولات میباشد.
2-2-2فرمهای مورد نیاز در انبار شرکت
1.کارت موجودی انبار
2.فرم درخواست خرید انبار
3.گزارش رسید انبار
4.فرم درخواست جنس از انبار
5.برگ حواله انبار
1-2-2-2 کارت موجودی انبار
در هر انبار کارت انبار مخصوص وجود دارد که در آن اطلاعات ورود و خروج اجناس از انبار ثبت می گردد و هر کارت انبار از قسمتهایی بشرح زیر تشکیل میشود:
1.شماره جنس : در انبارها بعلت وجود اجناس مختلف هر جنس برای خود شماره مخصوص را در آن و از بقیه اجناس متمایز می سازد.
2.شرح مشخصات : در این قیمت نام و نوع جنس و اندازه آن (مشخصات فنی) یادداشت میشود.
3.شماره قفسه :برای سهولت دستیابی به اجناس آنها را در قفسه هایی جدا از هم نگهداری می کنند که هر قفسه شماره مخصوص به خود را دارد.
4.واحد:در این قسمت واحد اندازه گیری جنس مانند : متد،عدد و ….یادداشت میگردد.
5.حداکثر:حداکثر ظرفیت انبار در این قسمت نوشته میشود.
6.حداقل : حداقل ظرفیت انبار در این قسمت یادداشت میشود.
7.نقطه سفارش : در اینجا نقطه ای از موجودی نشان داده میشود که انبار نیاز به سفارش دارد.
8.تاریخ : در هر کارت دو قسمت تاریخ وجود دارد که یکی مربوط به کالاهای وارده و یکی مربوط به کالاهای صادره از انبار است.
9.رسیده : در این قسمت کالاهای واردشده به انبار ثبت میشود که خود شامل شماره قبض انبار و مقدار جنس است.
10.فرستاده : در این قسمت کالاهای خارج شده از انبار ثبت می گردد که شامل شماره حواله انبار و مقدار جنس است.
11.موجودی : در این قسمت موجودی اجناس انبار ثبت می گردد.
لازم بذکر است که کارت انبار توسط انباردار تکمیل می گردد نمونه کارت انبار ضمیمه شده است.
2-2-2-2فرم درخواست خرید
هنگامی که انبار یا واحدی از شرکت نیاز به کالا یا قطعه یا وسیله ای داشته باشد فرم درخواست دریافت می نماید که در این فرم نام و مشخصات و تعداد یا مقدار مورد نیاز کالا ثبت می گردد و همچنین هر فرم درخواست خریداری شماره سریال مخصوص بخود است و در قسمت تاریخ نیز تاریخ درخواست کالا ثبت می گردد.

مراحل تکمیل فرم درخواست خرید
واحد یا انبار درخواست کننده فرم مربوطه را از قسمت خرید تحویل گرفته سپس کالا یا وسیله مورد نیاز همراه با تعداد و شماره فنی و سایر اطلاعات لازم ثبت نموده و امضا می نماید. سپس این فرم به قسمت امور مالی جهت تعیین ردیف بودجه اراسل می گردد.پس از اینکه امور مالی بودجه را تعیین نود فرم مربوط امضا می نماید و به قسمی که کالا یا قطعه را درخواست کرده عودت میدهد تا به تایید مدیر آن قسمت برسد پس از تایید فرم فوق جهت تایید نهایی به رئیس شرکت داده میشود.سپس کارپرداز یا مامور خرید پس از رویت کلید امضاهای مجاز نسبت به خرید اقدام می نماید ، جنس خریداری شده باید توسط قسمت کنترل کیفی انبار ارزیابی شود که در صورت تایید ،جنس به انبار تحویل داده میشود و در قبال آن گزارش رسید انبار دریافت میشود.

3-2-2-2گزارش رسید انبار
گزارش رسید انبار برگی است برای تایید و دریافت جنس از مامور خرید که توسط انبار صادر میشود و مشخصات آن بشرح زیر است:
1.شماره رسید : در این قسمت شماره مخصوص به آن رسید ثبت میشود.
2.تاریخ رسید : در این حال تاریخ تحویل جنس ثبت میشود.
3.انبار تحویل گیرنده : در این قسمت نام انبار تحویل گیرنده کالا ثبت میشود.
4.کارپرداز: در این محل نام مامور خرید ثبت می گردد.
5. محل خرید : در این قسمت محل ثبت شماره فاکتور خرید است.
این فرم باید در امضای مامور خرید ، تایید کننده کالا ، انباردار و مسئول انبارها برسد ،سپس یک نسخه از آن در انبار نگهداری و نسخه دیگر به مامور خرید تحویل میشود.
4-2-2-2فرم درخواست جنس از انبار
برای تحویل کالا از انبار شخص درخواست کننده باید فرم درخواست جنس از انبار را تکمیل نماید.این فرم شامل نام درخواست کننده ،تاریخ درخواست ،شی ، درخواست و کد مرکز هزینه و همچنین مشخصات کالای مورد نیاز از جمله نام و مشخصات فنی،کد کالا ، مقدار درخواستی – واحد اندازه گیری و وضعیت کالا میباشد.این فرم پس از تکمیل باید توسط واحد درخواست کننده مدیر واحد درخواست کننده و انبار امضا شود.

5-2-2-2برگ حواله انبار
در صورت موجودبودن کالا در انبار برگ حواله انبار صادر میشود که در آن شماره حواله ،کد مرکز هزینه ،تاریخ صدور بنام مرکز هزینه ،انبار صادرکننده و مشخصات کالا ثبت می گردد ، این برگ پس از تکمیل باید به امضا درخواست کننده ،تصویب کننده ،دریافت کننده انباردار و مدیر انبار برسد.لازم به ذکر است که این فرم شامل سه نسخه است که یکی از آنها به حصبداری جهت تعیین قیمت تمام شده و ثبت موجودی های و برگ دیگر آن به امور مالی جهت هزینه بندی و تصویب داده میشود ، بعد از طی این مراحل و انجام امضاهای مجاز جنس تحویل درخواست کننده داده میشود ((فرم حواله ضمیمه شده است)).1
6-2-2-2مشخصات مکان لازم برای نگهداری کالا
هر انبار به تناسب کالایی که در آن نگهداری میشود باید ویژگیهایی خاص داشته باشد ولی بطور عمومی انبارها باید دارای شرایط زیر باشند:
1.انبارها الزاماً باید سرپوشیده باشند.
2.سقف انبار باید بلند باشد تا در موقع ورود ماشین آلات با مشکل مواجه نشوند.
3.انبارها باید روشنایی کافی داشته باشند.
4.وجود لباس ایمنی در انبار لازم است.
5.انبارها باید دارای قفسه هایی برای جداسازی و چینش اجناس باشند.
6.وجود آب پاش برای خاموش کردن آتش در انبار لازم است.
7.انبار باید دارای سیستم اعلام خطر باشد.
8.انبار باید دارای تهویه مطبوع باشد.

7-2-2-2 تعداد انبارهای لازم برای شرکت
هر شرکت نسبت به نوع و حجم فعالیت نیازمند انبارهای متفاوت برای نگهداری موجودی جنسی خود است که شرکت شیر پگاه از 5 انبار بشرح زیر استفاده می کند.
1.انبار فنی:
انبار فنی محل نگهداری قطعات فنی ، لوازم یدکی مصرفی ماشین آلات صنعتی کارخانه است.
2.انبار کل :
انبار کل محل نگهداری ملزومات مصرفی ازجمله کاغذ ،پوشه، سیم ، نوارچسب و….میباشد.
3.انبار مواد شیمیایی
انبار مواد شیمیایی محلی برای نگهداری مواد ضدعفونی کننده و پاک کننده است.
4.انبار ظروف
محلی برای نگهداری ظروف پلاستیکی بسته بندی شیر و سایر فرآورده های آن است.
5.انبار محصولات تولید شده:
محصولات پس از انجام تمام مراحل و بعد از بسته بندی تا زمان توزیع و فروش در این انبار نگهداری میشوند.

8-2-2-2 کنترل بین مدارک انبار و مدارک حسابداری
هر انبار هنگام دریافت جنس یا صادرکردن جنس یک برگ از رسید انبار یا حواله انبار در اختیار حسابداری صنعتی قرار داده میشود برای ثبت موجودی انبارها در دفاتر و تعیین موجودی و قیمت تمام شده و همچنین تنظیم گزارشات مواد و بهای تمام شده برای تعیین سود شرکت.در پایان هر دوره اطلاعات ثبت شده حسابداری ،کارتهای انبار مقایسه میشود تا در صورت مغایرت اقدام به اصلاح عوامل ایجاد مغایرت گردد.

فصل سوم
خلاصه ، نتیجه گیری و پیشنهادها

خلاصه
1.اهداف انبارداری
دریافت ، حفاظت و در دست قرار دادن کالاها و مواد و سایل مورد نیاز ، اعمال کنترل دقیق بر نوع و مقدار موجودی ها و تعیین روزانه بهای تمام شده موجودی ها.

2.تعریف انبار
انبار محلی است که لوازم و مواد خام مورد نیاز موسسه بر اساس یک سیستم منظم در آن نگهداری میشود و به سه نوع : انبارهای پوشیده ،انبارهای سرپوشیده یاها نگاراد،انبارهای باز یا محوطه تقسیم می گردد.

3.تعریف انبارداری
اجناس و موجودیهای یک انبار باید تحت اختیار یک نفر باشد که به آن انباردار گفته میشود ، انبارداری کار مهم و پرمسئولیتی است ، چرا که غالباً مواد و مصالح و اجناس انبار بزرگترین رقم دارایی اکثر موسسات صنعتی و بازرگانی را تشکیل میدهد.

4.وظایف انباردار
تحویل گرفتن و تحویل دادن کالاها ،تکمیل و صدور فرمهای مورد نیاز در انبار ،ثبت ورود و خروج کالاها در دفاتر و کارتهای انبار ،طبقه بندی و کدگذاری اجناس ،حفظ و حراست اجناس و رعایت اصول ایمنی و سرانجام ارائه گزارشات لازم.
5.انواع موجودی ها
مواد خام یا مواد اولیه،مواد و لوازم مصرفی، مواد و کالاهای در جریان ساخت،کالاهای تمام شده ،اجناس خریداری شده جهت فروش.

6.سازمان انبار
در سازمان های بزرگ صنعتی ،واحد انبار دارای مدیریتی مستقل است که انبارهای مختلف تحت نظر این واحد فعالیت می نمایند.لازم بذکر است که مدیریت انبارها مستقیماً زیرنظر مدیر کل شرکت فعالیت می نماید.

7.اصول ایمنی و حفاظت انبار
1.در انبار باید از لباس مخصوص استفاده شود.
2.انبار باید دارای سیستم اعلام خطر باشد.
3.لوازم مورد نیاز جهت خاموش کردن آتش در اختیار باشد.
4.از روشن کردن هرگونه آتش در محوطه انبار خودداری گردد.

8.مراحل خرید کالا
1.تکمیل فرم درخواست خرید توسط واحد درخواست کننده و کسب امضاهای مورد نیاز.
2.سفارش کالا به فروشنده توسط واحد تدارکات
3.ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار پس از تایید کالا توسط قسمت کنترل کیفی.
4.تکمیل فرم رسید انبار در هنگام تحویل گرفتن کالا توسط واحد انبار.
9.مراحل تحویل و خروج کالا از انبار
1.درخواست کالا از انبار : واحد درخواست کننده کالا فرم ((درخواست کالا)) را تکمیل نموده و پس از کسب امضاهای مجاز به انبار تحویل میدهد.
2.تحویل و خروج کالا از انبار : واحد انبار پس از دریافت فرم درخواست کالا ،فرم ((حواله انبار)) را تکمیل و صادر میکند و پس از کسب امضاهای مجاز اقدام به تحویل کالا به واحد درخواست کننده می نماید.

10کدگذاری کالا و لوازم در انبار
کدگذاری عبارتست از اختصاص یک علامت یا نشانه قراردادی بصورت حرف یا عدد ترکیبی از آن دو به کالا یا جنس مورد نظر که هدف از آن تفکیک اجناس و اقلام مختلف از یکدیگر است.

11.انواع روش کدگذاری
الف: روش الفبایی
ب:روش شماره گذاری
پ : روش الفبا و شماره ( حرف و عدد)
ت : روش نیمونیک
ج : کد گذاری براساس طبقه بندی کالا
چ:طبقه بندی طبق استاندارد بین المللی
ح :طبقه بندی و کدگذاری اختصاصی
خ : روش شماره گذاری یا دسیمال دهی
12.کاردکس
کارتی است که در آن کلیه اطلاعات مربوط به فعل و انفعالات کالا در انبار ،بمنظور آگاهی از مقدار کالاهای وارده ، صادره و موجودی ثبت می گردد.

13.روشهای قیمت گذاری کالا یا مواد صادره از انبار
الف : روش اولین صادره از اولین وارده : کالاها با همان تربیتی که وارد انبار می گردد از انبار خارج میشود.
ب:روش اولین صادره از آخرین وارده : در این روش کالا برعکس ترتیبی که وارد انبار میشود از آن خارج می گردد.
پ:روش نرخ میانگین : طبق این روش مواد صادره به نرخ معدل کالای موجود قیمت گذاری میشود و رسید محموله تازه ای به انبار احتساب نرخ جدیدی ایجاب می نماید.
ت:روش نرخ استاندارد: در این روش یک نرخ استاندارد یا از پیش تعیین شده ای برای مواد انبار محاسبه شده و کلیه مواد صادره از انبار به این نرخ قیت گذاری میشوند.

14.کنترل عملیات مالی و انبارداری
هنگام ورود و خروج کالا از انبار و برگشت کالا به انبار فرمهای مخصوصی تکمیل میشود که از هر کدام نسخه ای به امور مالی جهت ثبت در دفاتر حسابداری و نیز تعیین بهای تمام شده کالاها داده میشود ، در پایان هر دوره انبار گزارشی از موجودیهای خود تهیه و به امور مالی تحویل میدهد تا مدارک مالی با مدارک انبار مقایسه گردد تا در صورت اختلاف اقدام به اصلاح آن شود.

نتیجه گیری
واحد انبار یکی از مهمترین قسمتهای یک موسسه یا شرکت میباشد و بقاء شرکتها بستگی بوجود انبارها دارد لذا نگهداری از انبارها نیاز به وجود افراد کارآموز در انبار و یک سیستم حسابداری بسیار دقیق دارد چرا که کوچکترین اشتباهات باعث مغایرت بین مدارک انبار و اسناد حسابداری خواهد شد و پیدا کردن این اشتباهات مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار است.
بدیهی است که کلیه مواد و لوازم موجود در انبار باید در جای مخصوص بخود قرار گیرد تا در هنگام نیاز براحتی دردسترس باشد به همین خاطر برای موجودی انبار حداقل و حداکثر تعیین می گردد که میزان کمتر از حداقل باعث کمبود جنس و میزان بالاتر از حداکثر باعث رکود سرمایه می گردد بنابراین برنامه ریزی صحیح در امر تدارکات و نگهداری کالا و مواد در انبار از اهمیت خاصی برخوردار است.
در آخر به این نتیجه می رسیم که شرکت شیر پگاه با داشتن پرسنلی مجرب و کارآزموده بویژه در قسمتهای انبارداری و حسابداری و همچنین رعایت اصول و نکات ایمنی در انبارها در زمینه انبارداری بسیار موفق بوده است.

اصول کارپردازی و انبارداری
آشنایی به چند اصطلاح تدارکاتی و انبارداری
1- اعلام نیازمندیها
1.Reqest for material Requisition
2- درخواست خرید
Purchase Request
3- اعلام وضعیت سفارش
Purchase status Report
4- رسید کالا
Receiving Report
5- اعلام قیمت
Price Notification
6- حواله انبار
Issue Voucher
7- برگشت به انبار
Return Note
8- انتقال بین انبارها
Transfer Note
9- تعدیل موجودی
Stock Adjustment
10- برگ شمارش موجودی
Stock check count
11- فرم اطلاعات فروشندگان
Vendor information Register
12- درخواست کننده
Requested by
13- تایید کننده
Approved by
14- سفارشات
Ordering
15- ملاحظات
Remarks
16- تاریخ تقاضا
Request date
17- تعداد اقلام
Item count
18- درخواست کننده
Requester
19- شماره پرونده یا شماره مرکز هزینه
Project No/Cost center No
20- شماره انبار
Store No
21- نحوه ارسال
Mod of sent (MOS)
22- فروشنده
Supplier
23- مقدار درخواستی
Requested quantity

فهرست منابع و مآخذ

امیر شاهی – منوچهر : اصول کارپردازی و انبارداری در سازمانهای دولتی و موسسات تولیدی.
آبنوس – سورن : حسابداری صنعتی (جلد اول ) – تهران – نشر ترمه – 1373
بهبهانی – محمد : پژوهش علمی و عملی از انبارداری – نشر ترمه – 1376
قائمی – محمدحسین و حقیقت – حمید ، اصول حصبداری1 – تهران – 1381
سجادی نژاد – حسن : حسابداری صنعتی و یا قیمت تمام شده

" فهرست مطالب "
عنوان صفحه
پیشگفتار 1
فصل اول : مبانی نظری
" بخش اول :تعاریف "
کلیات 4
1-1-1- تعریف انبار 5
2-2-1- انیار از نظر فرم 5
1-2-1-1- انبار پوشیده 5
2-2-1-1- انبار سرپوشیده یا هانگارد 5
3-2-1-1- انبار باز یا محوطه 5
3-1-1- تعریف انبار داری 5
4-1-1- وظایف انبار دار 7
5-1-1-1- انواع موجودیهای انبار 9
1-5-1-1-مواد خام یا مواد اولیه 9
2-5-1-1- مواد و لوازم مصرفی 9
3-5-1-1- مواد و لوازم در جریان ساخت 9
4-5-1-1- کالای تمام شده 10
5-5-1-1- اجناس خریداری شده جهت فروش 10
6-1-1- سازمان انبار 10
7-1-1- اصول ایمنی و حفاظت انبار 11
" بخش دوم : ورود کالا و مواد به انبار "
1-2-1- منابع ورود کالا به انبار 13
1-1-2-1-خریدهای داخلی 13
2-1-2-1- خریدهای خارجی 14
3-1-2-1- کالای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی 14
4-1-2-1- کالاها و لوازم که در کارگهای یک موسسه ساخته می شود 14
2-2-1-مراحل خرید داخلی 15
1-2-2-1- درخواست خرید کالا 15
2-2-2-1- سفارش کالا به فروشنده 18
3-2-2-1 ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار 21
4-2-2-1 تحویل کالایی انبار 21
5-2-2-1- نحوه و موارد استفاده از فرف رسید انبار 25
3-2-1- نحوه و موارد استفاده از فرم انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر 27
4-2-1- نحوه موارد استفاده از فرم برگشت کالا 29
" بخش سوم : تحویل و خروج کالا از انبار "
1-3-1- درخواست کالا و مواد از انبار 31
2-3-1 – تحویل و خروج کالا از انبار 33
3-3-1- رسید انبار مستقیم 35
4-3-1- دریافت ابزار آلات از انبار 38
5-3-1- خروج کالا از موسسه 40
6-3-1- گزارش موجودی انبار 42
" بخش چهارم : کدگذاری کالا ولوازم در انبار "
1-4-1- کلیات کد گذاری 44
2-4-1- روشهای مختلف کد گذاری 44
1-2-4-1 روش الفبایی 44
2-2-4-1- روش شماره گذاری ساده 45
3-2-4-1- روش الفبا و شماره 45
4-2-4-1- روش نیمو نیک 45
5-2-4-1- کد گزاری بر اساس طبقه بندی کالا 46
6-2-4-1- طبقه بندی و کد گذاری استاندارد بین المللی 46
7-2-4-1 روش طبقه بندی و کد گذاری اختصاصی 47
8-2-4-1- روش کد گذاری دسیمال یا دهدهی 47
3-4-1- چیدن جنس در انبار 47
1-3-4-1- نکاتی که در چیدن اقلام در انبار باید توجه کرد 48

" بخش پنجم : کنترل موجودیها "
1-5-1- کاردکس انبار 49
2-5-1- روش های قیمت گذاری کالا 53
1-2-5-1- روش اولین صادره از اولین وارده 53
2-2-5-1- روش اولین صادره از آخرین وارده 54
3-2-5-1- روش نرخ میانگین 55
4-2-5-1- روش نرخ استاندارد 56
" بخش ششم : کنترل عملیات مالی و انبار داری "

1-6-1- کلیات عملیات مالی و انبار داری 57
2-6-1- روش ثبت دائمی موجودی ها 58
3-6-1- رسیدگی مداوم 58
4-6-1- دوره گردش موجودی ها 59
5-6-1- صدور مواد به قیمتی بیش از قیمت خرید 60
6-6-1- هزینه های انبار 60

" فصل دوم : بررسی سیستم انبارداری شرکت شیر پگاه خوزستان "
" بخش اول : شرکت شیر پگاه خوزستان در یک نگاه "
1-1-2- تاریخچه شرکت شیر 62
2-1-2- تامین مواد خام شرکت شیر 63
3-1-2- گواهی نامه های اخذ شده شرکت شیر 63
4-1-2- سهم شرکت در اشتغال زایی 63
5-1-2- پرسنل متخصص شرکت و تنوع تولید 64
6-1-2- محصولات تولیدی 64
7-1-2 سرمایه شرکت 65

" بخش دوم : انبارداری در شرکت شیر پگاه خوزستان "
1-2-2 هدف از استقرار یک سیستم انبار 65
2-2-2- فرم های مورد نیاز انبار شرکت 66
1-2-2-2- کارت موجودی انبار 66
2-2-2-2- فرم درخواست خرید 67
3-2-2-2-گزارش رسید انبار 68
4-2-2-2- فرم درخواست جنس از انبار 69
5-2-2-2- برگ حواله انبار 69
6-2-2-2- مشخصات مکان لازم برای شرکت 70
7-2-2-2- تعداد انبارهای لازم برای شرکت 71
8-2-2-2- کنترل بین مدارک انبار و مدارک حسابداری 72
" فصل سوم : خلاصه ، نتیجه گیری ، پیشنهادات "
خلاصه 74
نتیجه گیری 79
پیشنهادات
اصطلاحات 80
پیوست ها
فهرست منابع و ماخذ 81

" تقدیر وتشکر"
زکات علم یاد دادن است

با آرزوی موفقیت برای تمامی این عزیزان

تقدیم به :
پویندگان
راه علم

موضوع تحقیق :
طراحی یک سیستم انبار داری
در شرکت شیر پگاه خوزستان

استاد راهنما :

تهیه کنندگان :

1 در قسمت وضعیت کالا توسط درخواست کننده مشخص میشود که کالای مورد نیاز در آن واحد موجود نیست یا با کمبود مواجه است.
—————

————————————————————

—————

————————————————————

92