طراحی یک سیستم انبارداری



طراحی یک سیستم

مقدمه:
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوره کالا فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمان های معظم گردیده که در این نظام های پیچیده فنی ـ اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین ها و … نقش مهمی را ایفا نماید بطوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.
ارزش ریالی موجودی های انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی ـ تجاری موثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و … و بالاخره سیستم های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی. اما انبار به دلایل متفاوتی برای موسسات و مراکز تجاری ـ صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می باشد که اهم آنها عبارتند از:
(1) ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می شود (گاهاً تا 60 درصد سرمایه در گردش).
(2) ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش هایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندی ها.
(3) ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه گیر را در سازمان داشته باشد.

تعریف انبار:
امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ـ صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف در آن نگهداری می شود یا می توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه بندی.
جایگاه انبار:
سازماندهی سازمان های ختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است. گاه در بعضی از موسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضایعات و … قرار دارد. در سازمان های دولتی و غیر انتفاعی معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه می نماید.
اهداف و وظایف انبارها:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان های دولتی و چه بخش خصوصی، تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است. انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه ریزی و سازمان دهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می توان به شرح زیر بازگو نمود:
(1) برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
(2) همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
(3) نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جویی و کاهش هزینه های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می نماید اجرای قوانین و دستورالعمل های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم الاجراست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.
گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای امروز موجبات کندی کار را فراهم می نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.

انواع انبارها:
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
(1) انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشند.
(2) انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می نماید.
(3) انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می شود می توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا … .
از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می آید. انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می شود به انبار کالاهای معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله ای تقسیم می شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه ای کارخانه های صنعتی تقسیم می شود و ممکن است دسته بندی های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روش ها می توان آنها را بررسی نمود.

انواع موجودی های انبارها:
(1) مواد اولیه: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است. البته مواد اولیه ممکن است مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکن است ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباس دوزی هاست.
(2) کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت): که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سربار ساخت می باشد.
(3) کالای ساخته شده: کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
(4) اجناس خریداری شده جهت فروش: که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورد.
(5) مواد و لوازم مصرفی: که در تولید غیرمستقیم موثرند مثل گریس، روغن، ملزومات و غیره … .
(6) قطعات یدکی ماشین آلات: که جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاه ها بکار می روند.
(7) ابزارآلات: که ابزار کارگاه ها برای تولید محصول می باشد.
(8) اجناس اسقاطی: اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده اند و معمولاً به مزایده گذاشته می شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می گیرند.
موجودی های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه بندی و جاگذاری و کدگذاری های مناسبی قرار بگیرند.

سیستم انبارداری و مزیت های آن:
سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خود دارد. وجود این کلیت جدا با ویژگی های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می سازد که اهم این مزایا عبارتند از:
(1) شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت تر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودی های زیاد و متنوع.
(2) تشکیل فایل های اطلاعاتی دقیق تر در بخش های مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم گیری های مدیریت.
(3) دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش های موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.
(4) رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و موسسه به افراد معین در صورتی که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیت های سیستم را بر عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت ها و روابط سیستم اطلاع حاصل می نماید.
(5) ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخش ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
(6) ایجاد کنترل های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی های انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.
(7) کاهش هزینه های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش بینی های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه های دیگر.
(8) پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.
(9) تاثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی های و کاهش یا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.
وظایف انباردار:
(1) توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اصلاحی دیگر.
(2) اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
(3) نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تابعه.
(4) تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.
(5) نگهداری مدارک مربوط به موجودی های واقعی کالاها در موسسه.
(6) مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودی های انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی.
(7) اجرای بودجه مصوب انبارها.
(8) مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه های آموزشی آنان.
(9) مراقبت در ارسال گزارش های ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری.
وظایف رئیس یا متصدی انبار:
(1) حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.
(2) اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
(3) تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
(4) مراقبت در اینکه موجودی های انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارت های انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.
(5) نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن.
(6) مراقبت در بسته بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالاها.
(7) مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارت های انبار.
(8) داشتن مهارت کافی در طبقه بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.
(9) خود را موظف به رعایت اصول امانت داری و حفظ منافع موسسه مربوطه بداند.
(10) از روش ها و فنون انبارداری اطلاعا کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.
(11) گزارشات هر دوره عملکرد (هفتگی ـ پانزده روزه ـ ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع جهت ارائه به مدیریت ها تهیه نماید.
انتظارات مدیریت یک موسسه از سیستم کنترل انبارها:
(1) وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید، دریافت، آزمایش، انبار و حسابداری.
(2) تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید.
(3) به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
(4) انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که به نحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.
(5) تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس به نحوی که از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.
(6) انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست های مصوب در موقع لزوم انجام شود.

طراحی و برنامه ریزی تامین کالا:
برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خرید کالاهای زاید و بلامصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود، مدیران و مسئولین کلیه قسمت های سازمان با همکاری مسئولین قسمت های خرید و انبارها، با برنامه ریزی صحیح و تحقیقات و محاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورد نموده و با ایجاد سیستم صحیح، از خریدهای بی رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید. بطور کلی برنامه ریزی تامین کالا، متناسب با سیستم کار سازمان، موقعیت جغرافیایی، امکانات مالی، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و … باید طراحی و به مرحله اجرا درآید. ارائه طرحی بی چون و چرا که در کلیه سازمان ها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این مهم یاری نمود:
(1) تعیین انواع کالاهای مورد نیاز: در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی مورد نیاز است؟ برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات و مراحل ذیل را به مرحله اجرا درآورد:
الف) قسمت های مختلف سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می دارند.
ب) قسمت تدارکات لیست های ارسالی از قسمت های مختلف را دقیقاً بررسی نموده و کالاهای مشترک المصرف و یا ملزومات عمومی را به صورت فهرستی تنظیم و ثبت می نماید.
ج) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیست های فوق اضافه می شود.
د) سپس کالاهای اختصاصی قسمت های مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست کننده به صورت کلی کالاهای مورد نیاز اضافه می شود. بدین ترتیب اسامی کلیه نیازها با ذکر قسمت های مصرف کننده آن مهیا می شود.
(2) استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان: در اجرای این اصل مشخصات فنی و میزان ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف، مناسب ترین نوع یا مارک هر یک از کالاها را معین می نمایند. مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارک های غیرمجاز خودداری نمایند.
(3) تعیین مقدار هر یک از اقلام کالاها: مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولیت کالاها تهیه می شوند.
(4) شناسایی منابع خرید و تامین کالا: جهت حصول اطمینان از دقت و سرعت و عدم ایجاد وقفه و تامین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگی های معتبر فروش را مشخص کرد این موسسات و نمایندگی ها ممکن است در داخل یا خارج کشور باشند. همچنین برسی امکانات تهیه و تولید بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خودکفایی تقریبی را فراهم می آورد لذا علاوه بر صرفه جویی در قیمت خرید و حمل و نقل، موجب افزایش مهارت کارکنان شده و نگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد. منبع دیگر تامین کالا، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازم است انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمت های نیازمند دیگر انتقال و یا در صورت عدم نیاز به فروش برسند تا از رکود سرمایه و فرسایش کالاها در انبارها جلوگیری شود.
طبقه بندی

تعریف طبقه بندی و نکات مهم در اجرای آن:
به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروه ها یا دسته هائی که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه بندی گویند. طبقه بندی کالا به طور ناقص در منازل، سازمان ها و … به نحوی صورت گرفته و در بیشتر موارد برای نگهداری کالا ناگزیر به اجرای آن خواهیم بود. در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه بندی کالا اهمیت می یابد. معمولاً در سازمان ها و موسسات بزرگ صنعتی، با بررسی های دقیق و همه جانبه کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آنها به چند گروه الی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می دهند. در انبار نیز کالاهای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آنها و وسایل و امکانات نگهداری و گنجایش انبارها طبقه بندی می نمایند یعنی یک گروه اصلی کالا را به یک انبار اختصاص داده و چند گروه فرعی دیگر از آن تهیه می نمایند در طبقه بندی باید به نکات مهم زیر توجه نمود:
(1) برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
(2) با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تامین نماید.
(3) انعطاف پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.

عوامل موثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه بندی:
(1) تعداد اقلام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
(2) وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها
(3) موقعیت جغرافیایی قسمت های مصرف کننده
(4) مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان.
انواع طبقه بندی کردن کالاها:
(1)طبقه بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.
(2)طبقه بندی کالاهای موجود در انبار.
(3)طبقه بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه بندی استاندارد.
(4)طبقه بندی کالاها براساس طرح ها و برنامه ها.
(5)طبقه بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه های عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیت ها قرار داده و آن انبار را به همان نام می نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت افزار و انبار ملزومات عمومی، انبار سوخت و روغن آلات و … .
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربر و میزان مصرف و امکانات نگهداری و … آنرا به گروه های فرعی تقسیم می نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی به عنوان گروهی اصلی به گروه های فرعی آهن آلات، لوزام بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و … تقسیم و رده بندی می گردد.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان بندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می دهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاه ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاه های کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می دهد.
اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه موسسات صنعتی دولتی و خصوصی به اجرا درمی آید. به طبقه بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه بندی ملی یا استاندار گویند که مورد قبول و استفاده کلیه موسسات تولیدی قرار می گیرد.

تعریف و فواید کدگذاری:
به ایجاد رویه و سیستمی که هب وسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند. که به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته ها و نوشته ها بکار می رود در کدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگ ها، نورها، اشکال، اعداد، الفبا و … یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از:
(1) جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق تر کالاها.
(2)استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی.
(3)ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشین های الکترونیکی پیشرفته.
(4)صدور سفارش خرید بطور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده تر امور و سهولت برنامه ریزی و کنترل.
انواع روش های کدگذاری:
(1) روش ساده با روش اعداد ترتیبی.
(2) روش اعداد گروهی.
(3) روش اعشاری یا روش دیوئی.
(4) روش حروفی یا الفبایی.
(5) روش نیمونیک یا روش استفاده اول نام کالاها.
(6) روش مخفی.
(7) روش کدینگ ویژه.
(8) روش کدینگ استاندارد.
در روش ساده کالاها به ترتیب ورود سریال می خورند مثل 1 و 2 و 3 … و برای انبارهایی تعداد اقلامشان محدود بود در قدیم استفاده می ِشد عیب این روش عدم توانایی در کنار هم گذاری کدهای دو کالای مشابه در صورت جدید الورود بودن یکی از آنها بود که با فاصله باز این مشکل رفع شد مثل 1 ـ 5 ـ 10 ـ 15 ـ … یعنی اعداد بین آنها که کد کالای مشابه با شماره های قبل و بعد از آن را نشان می دهد. در روش اعداد گروهی کلیه کالاها را به چند گروه کلی متناسب تقسم می نماییم. مثلاً 350 قلم کالای موسسه را در 5 گروه تقسیم بندی می کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از 70= 5 ÷ 350.
یعنی 70 قلم در یک رده قرار می گیرد با 30% شماره اضافی هر رده شامل 100 قلم کالا می گردد که از شماره 70 تا 100 جهت کالاهای جدید الورود می باشد به همین ترتیب در هر رده 30% شماره اضافی از کل تعداد موجودی در هر رده در نظر گرفته می شود و رده دوم از 101 شمارش می شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 این روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه کدهای اضافی تعبیه شده است حسن دیگر آن این است که عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودی است. در مثال بالا 500 کد خواهیم داشت (برای 5 گروه اصلی ئ 350 موجودی واقعی و هر 70 قلم در یک گروه قرار می گیرد). در روش اعشاری دیوئی از عدد و اعشار استفاده می شود و بیشتر در کتابخانه ها متداول است مثلاً کد 7/15/24 عدد 24 بیانگر گروه کتاب و دو رقم دوم یعنی 15 نمایانگر نام مولف و عدد 7 نشانگر نام کتاب است.
در روش حروف الفبایی از حروف و یا اعداد و حروف مرکب استفاده می شود که گروه اصلی با یک حرف و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می شود. در روش نیمونیک یا حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می آورد مثل نزاجا = نیروی زمینی ارتش جهموری اسلامی ایران یا ا.س.م = اسید سولفوریک مرگ و … . این روش محتاج به حضور ذهن خوب کارکنان انبارداری است. در روش مخفی ارقام علامات و یا حروفی که برای کدگذاری بکار می رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلی رمز خواهد بود مثل شماره خودورهای ارتش یا علاماتی که در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می شود.
روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کدگذاری اقلام انبا بنا به نیاز موسسه است. بعد از کدگذاری همه اقلام موسسه فهرست کاملی با ذکر مشخصات دقیق و واحد مصرف جنس تهیه می شود و جای خالی یا اعداد رزرو نیز در نظر گرفته می شود. پس از طی مراحل فوق دفتر راهنمای انبارها تهیه می شود که مورد استفاده مصرف کنندگان، انبار، مامورین خرید و حسابداری قرار گرفته و به منزله زبان یکنواخت قسمت های مختلف عمل می نماید.
در این دفتر مواردی چون نام و مشخصات کالا، واحد مصرفی جنس، شماره یا کد کالا و محل در انبار به چشم می خورد.
برای دستیابی به شماره جنس در دفترچه راهنمای اقلام باید اقدامات زیر را به عمل آورد:
(1) تعیین گروه اصلی مربوط به آن جنس.
(2) تعیین گروه فرعی آن جنس که در داخل گروه اصلی قرار دارد.
(3) تعیین شماره کالاهای مربوطه از داخل گروه های فرعی.

سیستم Mesc:
در سیستم Mesc که روش کدگذاری جدیدی به شمار می آید، هر قلم کالا توسط یک عدد ده رقمی نشان داده می شود. برای کلیه اقلام مصرفی و مورد مصرف آینده صنعت یکصد (99 تا 00) گروه پیش بینی شده است. هر گروه مشتمل بر یکصد گروه فرعی (99 تا 00) و هر گروه فرعی نیز شامل یکصد گروه فرعی دیگر می باشد. علاوه بر آن می توان به هر یک از ترکیبات این شش رقم، اعداد (999 ـ 000) یک عدد سه رقمی را اضافه نمود. اجزاء تشکیل دهنده نه (9) رقم اول Mesc به ترتیب زیر نشان دهنده موارد زیر می باشند:
نمودار مشخصات کالا فرعی فرعی اصلی
** ـ *** ـ ـ ** ـ ** ـ **
به این ترتیب هر قلم کالا با 9 رقم اول شماره طبقه بندی (Mesc) مشخص شده و رقم آخر که نمودار نامیده می شود، اطلاعات خاص را درباره کالای مورد بحث به شرح زیر در اختیار می گذارد:
نمودار 0: هنوز این کالا بکار گرفته نشده است.
نمودار 1: نشان دهنده کالاها و لوازم وارداتی (غیر از قطعات یدکی وارداتی) است که به عنوان کالاهای استاندارد صنعت برگزیده شده اند.
نمودار 2: نشان دهنده کالاها و لوازم و یا قطعاتی است که در ایران ساخته و یا تهیه می شوند و به عنوان کالاهای استاندارد برگزیه شده اند.
نمودار 3: نشان دهنده قطعات یدکی وارداتی است که به عنوان قطعات یدکی استاندارد صنعت انتخاب شده اند.
نمودار 4: نمایشگر شماره موقت کالا بوده و فقط بای استفاده دایره طبقه بند کالا می باشد.
نمودار 5: نمایشگر لزوم مراجعه به یک شماره طبقه (Mesc) دیگر برای کسب مشخصات اصلی است.
نمودار 6: نشانگر کالاهای غیراستاندارد اعم از لوازم عمومی و قطعات یدکی است که مجدداً نباید سفارش شوند. اقام دارای نمودار 6 به سرعت باید مورد بررسی قرار گیرند و طبق ضوابط مربوطه ترتیب حذف آنها از موجودی انبار داده شود.
نموار 7: نشان دهنده کالایی است که قابل مصرف می باشد ولی کالای مشابه دیگری جانشین آن شده و دیگر سفاش داده نخواهد شد و از مسئولین انبار خواسته می شود که قبل از سفارش و توزیع اقلام استاندارد، نسبت به توزیع و مصرف اقلام نمودار 7 نمایند.
نمودار 8: نشانگر کالای مستعملی است که تعمیر شده و قابل استفاده می باشد و در انبار نگهداری می شود.
نموار 9: نشانگر کالایی است که هنوز مشخصات آن با هیچیک از نمودارهای فوق قابل تطبیق نباشد و مادامی که تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده سفارشی نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن کالا مصرف کننده می بایستی فرم پشنهادی برای تغییر و اصلاح1 نمودار 9 به یک نمودار استاندارد یا غیر استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عملیات آتی به اداره طبقه بندی کالا ارسال نماید.
اقلام نمودار 6 و 7 و 9 به علت استاندارد نبودن در کتاب طبقه بندی و کدگذاری آورده نمی شوند و در اسرع وقت می بایست بررسی و تعیین تکلیف گردند. جهت نیل به این هدف این گونه اقلام در فهرست موجودی انبار و همچنین در فهرست جداگانه ایکه در اختیار ادارات انبارها و تدارکات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدی موجود می باشد. فهرست کامل کدینگ آن به شر زیر است لازم به ذکر است که این سیستم در صنعت نفت کشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پیاده کردن در نقاط و صنایع دیگر نیز می باشند فهرست طبقه بندی و کدگذاری کامل به شرح زیر است

فهرست گروه های طبقه بندی و کدگذاری کالاها
الف ـ حفاری و تولید:
گروه 1. ماشین آلات حفاری و دکل حفاری
گروه 2. ماشین آلات تولید و سیمان
گروه 3. ابزارآلات حفاری و تولید
گروه 4. ابزارآلات سیمان کاری دکل حفاری
گروه 5. ابزارآلات تعمیرات
گروه 6. ابزار دقیق حفاری
گروه7. ابزار دقیق کنترل دکل حفاری و تولید
گروه8. کالاهای حفاری دکل حفاری و سیمانکاری
گروه9. کالاهای مورد استفاده در استخراج و تولید
گروه10.دکل حفاری و متعلقات
گروه11. دستگاه های عملیاتی و زمین شناسی و لرزه نگاری.
ب ـ حمل و نقل (‍Transportation):
گروه13. اتومبیل های اروپایی
گروه 14. اتومبیل های غیراروپایی
گروه 15. کامیون ها و اتوبوس ها (اروپایی)
گروه 16. کامیون ها و اتوبوس ها (غیراروپایی)
گروه 17. تراکتورها و تریلرها
گروه 18. تراکتورها و تریلرها (کاتر پیلار)
گروه 19. لوکوموتیوها، واگن ها و دستگاه های راه آهن
گروه 20. وسایط نقلیه دریایی کوچک
گروه 21. وسایط نقلیه دریایی نفتکش
گروه 23. وسایط متفرقه نقلیه، متعلقات وسایط نقلیه
گروه 24. دستگا ه های مربوط به تعمیرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبیل
گروه 25. هواپیمایی.
ج ـ متعلقات ماشین آلات و ابزار دقیق:
گروه 26. متعلقات ماشین آلات، آلات متحرکه، تسمه ها
گروه 27. قطعات یدکی ابزار دقیق و وسایل اندازه گیری
گروه 28. ابزار دقیق، وسایل اندازه گیری و درجه ها.

تعریف سیستم اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن:
منظور از سیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترل های لازم روی مراحل مختلف این عملیات، یا می توان گفت که ایجاد روشی است، سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می سازد. جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی، ممکن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود:
1. ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
2. تسریع در عملکرد قسمت های مختلف به کمک طرح فرم های مناسب.
3. ایجاد کنترل های بهتر در موسسه (کارخانه).
4. کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنواع آنها.
5. طرح های فرم های مناسب تر برای نگهداری حساب موجودی های انبار (مثل کارت انبار و …).
6. طرح فرم های بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار (مثل برگ درخواست ازانبار .

متداول ترین فرم های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می باشند:
(1) کارت انبار: این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار تهیه می شود و برای موارد زیر بکار می رود:
الف) ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی.
ب) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی.
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات.
د) تشخیص اقلام کم گردش و راکد.
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی.

(2) برگ درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود و دارای کاربردهایی به شرح زیر می باشد:
الف) ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار.
ب) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده.
ج) مبنای صدور درخواست خرید.
د) مبنای صدور حواله انبار.

(3) حواله انبار (برگ مصرف کالا): این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود و توسط انبار پر می شود و دارای کاربردهای زیر است:
الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده.
ب) مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار.
ج) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.
د) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره.

(4) برگ درخواست خرید: این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا براساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد و دارای کاربردهایی به شرح موارد زیر است:

(5) برگ سفارش خرید: این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده کالای مورد نظر استفاده می شود و توسط اداره خرید تهیه و برای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر است:
الف) به عنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است.
ب) اعلام مشخصات دقیق و شرایط مورد قبول به فروشنده.
ج) تایید صسفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و عودت یک نسخه از فرم.
د) پیگیری اقلام سفارش شده توسط سرپرستی انبار یا انباردار.
ه) مبنای کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها.

(6) رسید انبار: هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم به منزله تایید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می شود. و دارای کاربردهای زیر می باشد:
الف) اعلام و تایید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام.
ب) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول.
ج) اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود برگ برگشت کالاهای امانی).
د) قیمت گذاری اقلام وارده.
ه) ثبت کارت های موجودی و حسابداری.
(7) برگ رسید و تحویل مستقیم: در شرایطی که اقلام خریداری شده می بایستی مستقیماً به درخواست کننده تحویل گردد این فرم توسط او تنظیم می ِشود و دارای کاربردهای زیر می باشد:
الف) اعلامیه و تاییدیه رسید اقلام (غیر انبار) خریداری شده و ذکر مشخصات دقیق آنها.
ب) مبنای رسید جنس به تحویل گیرنده نهایی (متقاضی).
ج) مبنای قیمت گذاری اقلام خریداری شده.

(8) کارت حساب انبار: این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می نماید.

(9) صورت حساب خرید: برای مشخص کردن کالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر می شود.
بخش های درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها:
طراحی سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه مستلزم آگاهی از قوانین، محدودیت ها و مسئولیت های مختلف نسبت به تهیه و نگهداری جنس و اطلاع از بخش هایی چون خرید، نگهداری بازرسی، انبار و حسابداری می باشد که در زیر خلاصه ارتباط آنها را با انبار متذکر می شود:
حسابداری: جهت نگهداری حساب های مالی شرکت و آمارهای تولیدی دو بخش حسابداری وجود دارد حسابداری مالی و حسابداری صنعتی که حسابداری صنعتی ارتباط بیشتری با انبارها دارد چرا که جهت محاسبه سودآوری محصولات مختلف و متعدد محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و موجود حائز اهمیت است و اطلاعات آن جز با سیستم اطلاعاتی صحیح امکان پذیر نیست و سایر وظایف بخش حسابداری و صنعتی عبارتست از:
(1) اطلاعات مربوط به نقل و انتقال مواد در کارخانه از لحظه ورود تا خروج از طریق کارت حساب انبار و کنترل مقداری و قیمتی موجودی ها و انتقال اطلاعات مذکور ه دفاتر حسابداری.
(2) قیمت گذاری مواد صادره از انبار به روش های مختلف بسته به نوع کالا و شرایط موجود و سیاست شرکت مثل روش های LIFO-FIFO میانگین وزنی در شیوه قیمت گذاری اداری و FIFO-LIFO شناسایی ویژه و میانگین متحرک روش قیمت گذاری دائمی یا روش قیمت گذاری استاندارد و محاسبه مغایرت های مربوط به نرخ مواد، مصرف مواد که خود به انحراف در ترکیب و بازده مواد تقسیم می شود که در خصوص روش های قیمت گذاری در فصلی جداگانه بحث خواهیم نمود.
(3) بررسی دوره گردش موجودی و جلوگیری از رکود سرمایه ها، بطوریکه 10% کاهش در کالاهای صنعتی انگلیس در سال 1970 می توانست 1300 میلیون لیره سرمایه راکد را آزاد نماید (به استناد آمار انگلستان).
(4) تعیین حداقل موجودی که تحت هیچ شرایطی موجودی انبار از آن مقدار کمتر نباید بشود. و حداکثر موجودی که بیشتر شدن موجودی از آن حد غیرلازم و غیراقتصادی است و نقطه سفارش یعنی میزانی که وقتی موجودی انبار به آن مقدار برسد انباردار اقدام به صدور درخواست خرید می کند این اطلاعات بر روی کارت انبار و کارت حساب انبار درج می گردد و کنترل دائمی از اقلام در انبار وجود دارد که از طریق دریافت یک نسخه از فرم های سیستم اطلاعاتی این اطلاعات کنترلی به روز درمی آید.

خرید: تهیه و تدارک کالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت، کمیت، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش می باشد خریدهای اداره خرید بر سه دسته اند:
(1) کالاهایی که به صورت برنامه ریزی شده و در آغاز هر سال معین شده است به صورت قرار داد خریداری می شود.

(2) کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف کارخانه توسط مامور خرید تهیه می شود.
(3) کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف کارخانه بدون دخالت مامور خرید تهیه می شود و برای آنها نمی توان در آغاز سال برنامه ریزی ارائه نمود.

بازرسی: در بسیاری از واحدهای صنعتی برای کنترل کالاهای وارده یا صادره قسمتی به نام بازرسی وجود دارد که کنترل کمیت کالاهای صادره یا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول کمیت لازم، عدم قبول آنرا در دستور جلسه بازرسی ذکر می کند تا فوراً به این امر رسیدگی شود. این اداره در موسسات بزرگ در محل درب ورودی کارخانه قرار دارد و در موسسات کوچک توسط نگهبانان بازرسی به عمل می آید در بعضی موسسات هم نگهبانان و هم دفتر یا اداره بازرسی با هم در یکجا قرار دارند. قسمت بازرسی به کالاهایی که جواز خروج به تایید امضاء مجاز رسیده باشد اجازه خروج (ورود) می دهد. و با فرمی به نام رسید کالا به بازرسی که دارای دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج کالا در آن ثبت شده و در پایان روز یک نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال می شود دستورالعمل های اجرایی ورود کالا به شرح زیر می باشد:
(1) دریافت کالا و کنترل آن با فرم های مربوطه (مثل برگ درخواست خرید که در دست مامور خرید است).
(2) در صورت لزوم توزین کالا (وزن کردن) به وسیله باسکول و یا شمارش آن.
(3) ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (وارده) و دفتر بازرسی صفحه واردات{ این اطلاعات شامل تاریخ، نام راننده خوردو، شماره خودرو مقدار و نام و مشخصات و واحد کالا و … می باشد.
(4) ارسال کالا به انبار مربوطه همراه یک نفر مامور.
(5) ثبت شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرس (وارده) زیر فرم های مربوطه و ثبت و شماره های بازرسی.
(6) ارسال فرم های مربوطه به قسمت های ذینفع
اهم مراحل سیستم تدارکات مواد و غیره:
اول: قسمت مصرف کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس، فرم درخواست کالا را پر نموده و پس از تایید آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آنرا در اختیار انباردار می گذارد.
دوم: انباردار از طریق مراجعه به کارت انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می نماید.
سوم: در صورتی که جنس به اندازه کافی موجود باشد طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملکرد در کارت انبار، حسابداری را از جریان مطلع می نماید.
چهارم: در مواردی که جنس موجود نباشد و با در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می نماید.
پنجم: قسمت تدارکات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورد نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آنرا به حسابداری می فرستد.
ششم: حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعتباری، فرم مربوطه را به قسمت تدارکات برگشت می دهد.
هفتم: تصمیم گیری در مورد خرید با توجه به آئین نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تدارکات.
هشتم: در صورتی که با خرید جنس موافقت نشود و نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار به اطلاع درخواست کننده می رسد.
نهم: عملیات مقدماتی سفارش جنس براساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می گردد.
دهم: در مورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه به خرید از جنبه نوع آن (کوچک، متوسط و بزرگ) تصمیم گیری لازم به عمل می آید.
یازدهم: قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می دهد.
دوازدهم: سفارش خرید کالای خریداری شده از طرف فروشنده و یا مامور خرید به انبار وارد می شود.
سیزدهم: انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار وصول جنس را اعلام می نماید (قبض انبار).
چهاردهم: در صورتی که جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید انباردار طی فرم گزارش کالای غیرقابل قبول نتیجه را هب اطلاع تدارکات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس به عمل آید.
پانزدهم: تدارکات پس از دریافت رسید انبار، مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوطه به حسابداری ارسال می دارد.
شانزدهم: انباردار پس از عملکرد در کارت انبار درخواست کننده را از جریان رسد جنس مطلع می نماید.

(1)انباردار برگ درخواست خرید را در 4 نسخه تنظیم و آنرا به تایید رئیس انبارها و در صورت لزوم سرپرست قسمت درخواست کننده، مدیر امور مالی و مدیرعامل می رساند.
(2) انباردار دو نسخه فرم را به اداره خرید و نسخه سوم را به کاردکس مرکزی می فرستد و نسخه دیگر را پس از ثبت اطلاعات در کارت انبار تا زمان دریافت کالا موقتاً نزد خود بایگانی می نماید.
(3) مسئول کاردکس مرکزی پس از ثبت اطلاعات مندرج در فرم روی کارت حساب انبار، آنرا بایگانی می نماید.
(4): اداره خرید پس از انجام عملیات خرید نسخه دوم را بایگانی و نسخه دیگر را تا رسیدن کالا در بایگانی موقت نگه می دارد.
(5): اداره خرید پس از رسیدن کالا به کارخانه نسخه اول فرم را به بازرسی می فرستد.
(6) بازرسی پس از مقایسه نسخه اول برگ درخواست خرید با کالای رسیده آنرا تایید کرده و پس از انجام تشریفات ورود کالا فرم را به اداره خرید و جنس را به انبار می فرستد.
(7) انباردار بعد از دریافت کالا و مقایسه آن با نسخه برگ درخواست که بایگانی کرده بود، رسید انبار را براساس کالای دریافتی تنظیم می نماید و یک نسخه موجود در نزد خود را بایگانی دائم می نماید.
(8) اداره خرید براساس فاکتورهای خرید صورتحسابی تهیه می نماید و آنرا به همراه یک نسخه برگ درخواست خرید و فاکتورها و اسناد ضمیمه دیگر به حسابداری ارسال می دارد و حسابداری فرم های دریافتی را با هم و با رسید انبار مقایسه کرده و پس از انجام عملیات مالی، نسخه برگ درخواست را همراه با سایر مدارک بایگانی می نماید.

عملیات مربوط به کنترل و ورود جنس به انبار با توجه اسناد فرم رسید انبار، فرم سفارش خرید و فرم گزارش کالای غیر قابل قبول به عمل می آید. عملیات ورود جنس به انبار و دریافت آن باید در قالب آئین نامه معاملات سازمان یا شرکت انجام گیرد. انباردار در زمان ورود جنس به انبار موظف است اجناس وارده را با نسخه سفارش خرید که پس از عمل خرید به انبار رسیده است مطابقت نموده و از نظر کیفی و کمی اجناس را کنترل نماید. برای امر کنترل و در صورت احتیاج، انباردار می تواند از مصرف کننده تقاضای همکاری نماید و در صورت قابل قبول بودن اجناس اقدام به صدور فرم رسید انبار می نماید. در این زمان انباردار با مراجعه به برگ درخواست خرید بایگانی شده در انبار قسمت یا قسمت های مصرف کننده را از رسیدن جنس مطلع می نماید. انباردار دو نسخه از رسید کالا را به همراه سفارش خرید به تدارکات می فرستد که یک نسخه آن در آنجا بایگانی می شود و نسخه دیگر آن جهت انجام عملیات مالی به حسابداری ارسال می شود (به همراه سایر اسناد و مدارک) یک نسخه را به تحویل دهنده و یک نسخه را به سرپرستی انبار و کاردکس مرکزی و نسخه ای دیگر را به حسابداری صنعتی ارسال می دارد در صورتی که اجناس وارده غیرقابل قبول باشند انباردار جنس را به همراه یک نسخه از دو نسخه فرم گزارش کالای غیرقابل قبول به تدارکات می فرستد و نسخه دیگر را بایگانی می کند. پس از تعمیر و یا تعویض و برگشت کالا توسط قسمت تدارکات، انباردار کالای برگشتی را کنترل نموده و نسخه اول گزارش کالای غیرقابل قبول را امضاء و از طریق قسمت تدارکات به قسمت حسابداری عودت داده می شود.

برگ رسید انبار مستقیم در مواردی قابل استفاده است که جنس به عللی قابل تحویل به انبار نبوده و مستقیماً به محل کار و یا محل استفاده تحویل شود. دلایل آن را می توان به شرح زیر متذکر شد:
1. چون جنس مورد بحث از نظر مصرف کننده و مصرف ارتباطی با انبار ندارد و بلافاصله از تحویل مورد مصرف کامل فرد یا واحد مصرف کننده قرار می گیرد و دلیلی برای انبار کردن آن در انبار مرکزی وجود ندارد نقش رسید و حواله انبار را با هم بازی می کند.
2. برگ رسید انبار مستقیم از نظر زمانی کلیه عملیات تحویل و تحول، امار و حسابداری را ساده کرد، و به حداقل می رساند. موارد مصرف عمده آن عبارتند از تحویل مصالح ساختمانی که برای طرح یا پروژه بخصوصی درخواست و فقط توسط آن طرح صرف می شود. یا ارسال اقلامی که توسط انباردار به مصرف کننده عیناً تحویل می شود. برگ رسید انبار را نمی توان در مورد اجناس اموالی مورد استفاده قرار داد حتی اگر مربوط به قسمت خاصی باشد چرا که در این حالت از رسید و حواله استفاده می شود لذا در مورد استفاده از برگ رسید انبار مستقیم، قسمت مصرف کننده نقش انباردار مرکزی را پیدا می کند و مسئولیت تحویل و مصرف اقلام را تقبل می نماید و انباردار با تایید و امضاء آن (رسید) حق نظارت در عملیات را ایفا می نماید. در موقع ورود جنس با توجه به آئین نامه معاملات واحد تولیدی یا خدماتی، انباردار مرکزی با نماینده قسمت مصرف کننده که حکم نمایندگی انبار مرکزی را دارد باید کالاها را با نسخه دوم سفارش خرید ارسالی از تدارکات و بارنامه آوردنده مطابقت نماید و در صورت مطابقت رسید اقلام غیر انبار یا مستقیم صادر می شود و با امضای تحویل دهنده و فرد مجاز مصرف کننده تکمیل می شود پس کلیه رسیدها و نسخه دوم سفارش خرید به انبار مرکزی ارسال می شود و بعد از تایید انباردار نسخه چهارم آن توسط مصرف کننده بایگانی می شود. در صورتی که اجناس قابل قبول نباشد عملیات تحویل متوقف و اجناس برگشت داده می شود (به فروشنده). اگر اجناس توسط مامور خرید سازمان به عمل آمده باشد و به محل حمل شده باشد در موقع تحویل و ناقص بودن کمی یا کیفی از برگ کالای غیر قابل قبول استفاده می شود. اگر رسید مستقیم صادر و به انبار تحویل داده شد انباردار امضاء مجاز و سفارش خرید را با رسید مستقیم تطبیق می نماید و سپس شماره ای به رسید می دهد که به ترتیب ورود می باشد بعد توزیع نسخ به عمل می آید یعنی یک نسخه در انبار بایگانی می شود و یک نسخه به مصرف کننده عودت داده می شود و دو نسخه دیگر به همراه فرم سفارش خرید به تدارکات ارسال می شود که بعد از بررسی تدارکات یک برگ آن به مالی می رود.

سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیوتر در آن:
سیستم را می توان شبکه ای از روش های مربوط به هم دانست که به منظور نیل به هدفی معین طرح ریزی شده باشد. هر سیستم اعم از سیستم مکانیکی (فیزیکی) و یا سیستم اطلاعاتی دارای پنج قسمت می باشد که عبارتند از: هدف ـ ورودی ـ روش ها ـ پرونده هاـ خروجی. یک سیستم اطلاعاتی هنگامی قابل کنترل است که اطلاعات صحیح را در زمان صحیح و در محل صحیح تهیه نماید. لذا هنگام طرح سیستم کامپیوتری به منظور جایگزین کردن مقداری از فعالیت های سیستم اطلاعاتی می بایست طوری طرح گردد که اطلاعات صحیح و به موقع و به فرم صحیح را در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد و چه بسا کوتاهی در هر یا یک مورد آن باعث تصمیم گیری نادرست و ایجاد ضرر جبران ناپذیر گردد. سیستم اطلاعاتی انبارداری از جمله سیستم های تجاری است مثل سیستم حقوق دستمزد، سیستم حسابداری، سیستم پرسنلی و … به منظور طراحی صحیح سیستم اطلاعاتی فرد آنالیست باید از امور تجاری اطلاعات کافی داشته باشد کامپیوتر از ابزارهای بسیار متداول سیستم های جاری سازمان ها به شمار می رود در ایجاد یک سیستم کامپیوتری عملیات و اقدامات متنوع فوق و نیز تهیه دستورالعمل ها و اسناد مورد نیاز به منظور ایجاد یک سیستم در مراحل مختلفی انجام می گیرد.
روش های مختلف انبار کردن کالاها (موجودی ها):
(1)انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداکثر موجودی).
(2)انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودی).
(3)انبار کردن به ترتیب ورود موجودی ها (کالاها).
(4)انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه.

ـ انبار کرده به ترتیب شماره یا حروف با در نظر گرفتن حداکثر موجودی:
این روش مستلزم داشتن کاتالوگ یا دفتر راهنمای اقلامی است که از طریق آن اقلام را یا به ترتیب شماره جنس و یا به ترتیب نام جنس (الفبا) در قفسه های انبار باید چید. برای استفاده از چنین روشی باید اقلام مورد استفاده استاندارد باشد یعنی اقلامی باشند که بطور مداوم مورد استفاده موسسه قرار گیرد و از طرفی حداکثر موجودی مورد نیاز ثابت و معلوم باشد. بدین نحو رجوع انباردار به اقلام مختلف به ترتیب مذکور بسیار ساده بوده و با مراجعه به شماره یا حرف مربوطه می تواند به آسانی به جنس مورد نظر دسترسی پیدا کند. از طرفی چنین روشی محتاج فضای زیادی است که بتوان برای هر قلم جنس به مقدار حداکثر موجودی جا در نظر گرفت ولی هیچ وقت از کل محل یا فضای در نظر گرفته شده استفاده نکرد. یکی دیگر از نکات منفی این روش این است که در صورتی که جنس جدیدی وارد انبار شود نمی توان به آسانی آن را در بین اجناس دیگر قرار داد چون یا از نظر فضای موجود در مضیقه خواهد بود یا اینکه اگر جنس جدید در محلی خارج از ترتیب شماره ای یا الفبا قرار گیرد آنگاه مزیت دسترسی ساده منتفی می شود.

ـ انبار کردن به تریب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودی):
تفاوت این روش با روش قبلی در جلوگیری کردن از اتلاف فضای انبار است که محل اجناس را با در نظر گرفتن حداقل موجودی تعیین می کنند به این نحو که برای هر قلم جنس به مقدار حداقل مصرف و به ترتیب شماره جنس و یا حروف الفبا در قفسه چیده می شود مثال خوب این روش در سوپرمارکت ها مشاهده می شود که هر روز به میزان مصرف یک روز در قفسه ها جنس ها را چیده ولی در انبار اصلی به مقدار مصرف چند هفته یا چند ماه جنس وجود داشته و چیده خواهد شد. اما اشکال عمده این روش در این است که در صورت مفقود یا پنهان شدن اقلام از دید انباردار، انباردار دیر پی به این امر می برد ضمن اینکه در این روش نیز اقلام جدید در موقع ورود به انبار باعث جابه جا شدن اجناس قبلی و به طور کلی تغییر نظام موجود در انبار می گردد یا حداقل جابه جایی زاید و ضایعاتی را موجب می شود.

ـ انبار کردن به ترتیب ورود کالا:
به منظور استفاده کامل از فضای انبار و همچنین آزاد بودن در مقابل تغییرات بازار یعنی آمادگی دریافت اجناس جدید یا بطور کلی اجناس جانشین، روشی که بیشتر به کار می رود، روش انبار کردن به ترتیب ورود است که برای هر گروه از اجناس یک فضای معینی در نظر گرفته می شود (مثلاً اجناس الکتریکی، مکانیکی یا یدکی خودروی خاص) و بعد از تعیین این گروه ها، اجناس به ترتیبی که وارد انبار می شود در این محل ها چیده می شوند. عیب این روش دسترسی مشکل به این اقلام است که به حافظه انباردار بستگی پیدا می کند و در موقع تحویل و تحول امکان صرف وقت زیادی را ایجاد می کند.

ـ انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه:
با اعمال این روش نسبت به روش های قبلی می توان بهرین روش انبار کردن را به وجود آورد. ابتدا باید انبار را به قسمت های مختلف تقسیم نمود و به هر قسمت و یا هر قفسه شماره ای داد سپس اجناس را به ترتیب ورود در قفسه ها چیده و جلوی هر یک از اقلام کارتی نصب گردد که اطلاعات مربوط به آن جنس یعنی شماره جنس، نام و مشخصات جنس واحد مصرف و همچنین شماره قفسه در آن درج می شود. به این ترتیب شماره قفسه هر جنس بر روی کارت انبار مربوطه ثبت و در موقع تحویل و تحول می توان به فوریت به محل کالا پی برد و با آسانی به آن دسترسی پیدا کرد.
از نکات عمده در چیدن اجناس در قفسه ها توجه به وزن و حجم اجناس است به طوری که اجناس کم حجم و سبک در طبقه های فوقانی قرار گیرند.
جهت مشخص کردن محل اجناس در انبار، راهروها، قفسه ها و طبقات می بایست شماره گذاری شود. این شماره ها که بیان گر مکان اجناس است در کارت هر جنس در انبار ثبت می شود لذا بازیابی اجناس در مواقع احتیاج با مراجعه به کارت جنس مورد نظر به سادگی امکان پذیر است.

نکات مهم در چیدن اجناس در انبار:
چیدن صحیح کالا در انبار در بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و به خصوص وقت بسیار موثر است به تنظیم و نگاهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می شود یکی از رایج ترین شیوه تنظیم و نگاهداری روش کد بندی کردن محل و قفسه و راهرو و طبقات است که در موسسات بزرگ به انبارها نیز کدهایی اختصاص می دهند اما مهم ترین عواملی که در چیدن اجناس در انبارها موثر است عبارتند از:
(1) محبوبیت یا میزان تقاضا برای کالا.
(2) وجه تشابه.
(3) اندازه و حجم کالا.
(4) مشخصات کیفی محصول.
محبویت زیاد، تقاضای زیاد برای یک کالا و در نتیجه حمل و نقل بیشتر آن سری از کالاهاست. در اکثر انبارها چون تحویل اجناس بصورت جزئی و به مقادیر کم صورت می گیرد لذا این قبیل اجناس و مواد را بایستی در دسترس و نزدیک محل کار قرار داد لذا اجناس را می توان در سه گروه قرار داد به ترتیب سریع ـ متوسط و کند به همان ترتیب انبارها را نیز می توان به سه دسته تقسیم نمود. مزایای این روش در این است که نیروی انسانی در مهمترین نقطه متمرکز می شود و در نتیجه سرپرستی ساده تر می گردد و اجناس کند دورتر قرار می گیرند یا اینکه در قسمت هایی که ساختمان آنها کمتر مورد احتیاج است. اصل دیگر تشابه اقلامی از کالاهاست که در کنار هم قرار می گیرند مثلاً انبار موتور در یک قسمت و اجزای جعبه دنده در یک قسمت و کلیه اجزاء روشنایی در یک قسمت انبار می شوند. نکته دیگر اندازه و حجم فیزیکی اجناس و مواد است از لحاظ کوچکی و بزرگی و تعداد زیاد و کم بودن یک کالا باید توجه خاصی نمود و فضای مناسب جهت اجناس را مهیا نمود. برای اجناس کوچک تکی قفسات کشویی بهترین شیوه انبار کردن است و اجناس کوچک با حجم زیاد را بایستی با پالت و در نزدیکی محل ورود و خروج اجناس انبار نمود. اجناس کوچک و با حجم کم و کوچک را بهتر است در نقاط دورتر انبار کرد. تعیین استانداردهایی برای اجناس بدون توجه به اندازه اجناس و حجم آنها موجبات عدم اکثر بهره بردن از فضا را فراهم آورده است.
نکته بعدی توجه به مشخصات و ویژگی محصولات و کالاهاست. اغلب دیده می شود دو ماده شیمیایی مختلف ترکیبشان موجب انفجار شده، چرا که در جوار هم بوده اند. اگر جنسی نفیس و گران قیمت باشد نباید دور باشد تا محتاج به سرپرستی بیشتر باشد لذا اجناس را از لحاظ خواص شیمیایی و قابل احتراق بودن و قابل اشتعال بودن، محافظت و فاسد شدن باید مورد مطالعه و بررسی قرار داد.
نکات مورد توجه در چیدن و حداکثر بهره وری از فضای انبار:

استفاده حداکثر از فضای بالاسری:
یعنی حتی الامکان اجناس را نباید پخش چید بلکه به وسیله قفسه بندی یا استفاده از پالت بر روی هم قرار بدهید. از بالکن یا امکانات آویزان کردن بهره گیرید و با رعایت حداقل فاصله 60 سانتی متر از سقف بقیه فضا را پر و قفسه بندی نمایید تا در مواقع ضروری مثل حریق یا تعمیرات لوله و سیم کشی و تعمیر سقف و جای کافی برای جریان هوا، بتوان فضای کافی در اختیار داشت.

(1) استفاده از فضای خارج ساختمان:
بعضی از اقلام مانند آجر و قطعات را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبار کرد. بعضی دیگر از اجناس را نیز می توان با نایلون کشیدن یا برزنت یا زدن سقف های اران یا سایر وسایل با هزینه کم در فضای باز قرار داد. قطعات فلزی را نیز با بکار بردن موادی مثل ضد زنگ یا روغن خاص می توان در محیط یا فضای آزاد نگهداری نمود.

(2) رعایت اندازه اجناس:
در صورتی که قفسه ها طوری نصب شوند که اندازه ابعاد آن ضریبی از اندازه کالا باشد می توان حداکثر استفاده را از فضای داخل قفسه ها برد مثلاً اگر اندازه کالا 10 سانتی متر است درست کردن قفسه هایی به عرض 25 یا 35 یا 45 سانتی متری جایز نیست چون 5 سانتی متر عرض بلا استفاده می شود.

(3) انبار کردن عمومی:
در مواردی که جنس باریک ولی بلند باشد آنرا باید بصورت عمودی انبار کرد یعنی قفسه ها کم عرض و با ارتفاع بلند، متناسب با کالای خود را در برگیرند (مثل میله ها، تیرها و غیره …).
(1) فاصله قفسه ها: فاصله بین قفسه های باید طوری در نظر گرفته شود که دو نفر به راحتی از آن عبور نمایند و در صورت استفاده از میزهای چرخ دار یا فروک لیفت یا وسایل دیگر به اندازه کافی فضا باید وجود داشته باشد.
الف) در نظر گرفتن فصل مصرف: در مورد بعضی از اجناس که مصرف فصلی دارند می توان با جابه جا کردن محل آن استفاده از فضای انبارهای موجود نمود (مثل ضدیخ که بعد از زمستان باید جابه جا شوند).
ب) در نظر گرفتن محل اندازه گیری و توزین: در خصوص کالاهایی که باید پیمانه، وزن یا متر شوند باید در نزدیک محل اندازه گیری باشند.

اهم اطلاعاتی که در خصوص انتخاب وسایل نقلیه ضروری است به شرخ زیر می باشد:
1) عوامل مربوط به مواد و کالاهایی که حمل می شوند یا خواهند شد: مثل نوع و وضعیت مواد و قطعات (به صورت گاز، مایع، نیم مایع، جامد)، ابعاد و شکل کالاها، وزن کالاها، سخت و جامد و شکستنی بودن کالاها.
2) عوامل مربوط به ظروفی که کالاها با آنها حمی می شوند: بطوری که بین نوع و وضع جنس با ظروف آن بستگی وجود داشته باشد. ظروف مورد احتیاج برای حمل مواد و قطعات جامد، مایع، نیم مایع و گازی با یکدیگر متفاوت می باشند و همچنین باید بین ابعاد و شکل ها و جامد یا شکستنی بودن و وزن جنس با ظروف آنها بستگی و تناسب وجود داشته باشد چرا که بسته بندی و ظروف سالم و متناسب موجب حفظ و سالم ماندن کالا می گردد.
1) عوامل مربوط به مسیر و مسافت سرعت و مکانی که کالاها بدانجا حمل خواهد شد:
الف) مسیر حمل کالا می تواند عمودی یا افقی باشد.
ب) مسافت حمل در انتخاب وسیله حمل و نقل موثر است.
پ) سرعت نقل و انتقال کالا باید از نظر حفاظتی مورد مطالعه قرار گرفته ضمناً نوع سرعت که می تواند یکنواخت یا متغیر باشد باید حداکثر و حداقل آن معین شود.
ت) مکانی که کالا به آن منتقل می شود باید دقیقاً در نظر گرفته شود تا بتوان از هر گونه امکانات موجود استفاده نمود مکان هایی که ممکن است کالا را به آنجا حمل کرد عبارتند از:
انبار: جنس خریداری شده به صورت مواد اولیه نقل و انتقال می یابد.
کارگاه: مواد اولیه و قطعات در چه ظرفی (ظروفی) و به چه وسیله ای به کارگاه منتقل می شود.
انبار موقت: مواد اولیه و قطعات ساخته شده و به چه نحو در انبارهای موقت نگهداری می شوند و نقل و انتقال آنها به چه صورتی می باشد.

انبار محصول ساخته شده: کالاهای ساخته به چه صورتی به انبار منتقل و به چه نحوی نگهداری می شوند.
با توجه به اطلاعات فوق در خصوص انواع مختلف کالاهای واحد تولید یا خدماتی و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله کالاهای مشمول حمل و نقل مشخص و سپس به گروه هایی که از نظر حمل و نقل وسایل مشابهی لازم دارند، تقسیم می گردند.

بازده اقتصادی در حمل و نقل انبارها:
حصول به بازده اقتصادی در حمل و نقل تنها از طریق کنترل دقیق حمل و نقل و هماهنگی آن با سایر فعالیت ها امکان پذیر است لذا تمامی وظایف مدیریت را (برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، هدایت، رهبری، کنترل) در این خصوص باید به مرحله اجرا درآورد. نکات زیر و توجه به آنها می تواند موجبات افزایش بازده اقتصادی حمل و نقل را موجب شود.
(1) باید برنامه ریزی نمود تا کمترین میزان حمل و نقل و انتقال صورت گیرد (حمل را کمینه نمود چه از نظر تعداد مسافت).
(2) باید تلاش نمود تا با ایجاد هماهنگی مناسب کالاها و مواد را به صورت دسته جمعی حرکت داد.
(3) وسایل و مواد و قطعات سنگین را با وسایل مکانیکی جابه جا کنید و کارگران انبار هیچ گاه نباید وزن های سنگین تر از 25 کیلو را از ارتفاع کمر خود بیشتر بلند کنند.
(4) گاهاً حتی حمل کالاهای سبک با وسایل مکانیکی از لحاظ اقتصادی ممکن است مقرون به صرفه تر باشند.
(5) سعی نمایید تا میزان برداشتن و گذاشتن کالا را کمینه نمایید تا هزینه های ضایعات کمتر گردد.
(6) مواد و قطعات را نباید مخلوط کرد تا در مراحل بعد نیاز به جدا کردن نداشته باشند.
(7) راه های مختلف حمل و نقل را بررسی نموده و تا حد ممکن آنرا سریع تر به انجام رسانید.
(8) وسایل حمل و نقل چند منظوره و همگانی را بکار گیرید نه وسایل حمل اختصاصی برای کالاهای مجزا.
(9) از طرفیت وسیله نقلیه حمل و نقل حداکثر استفاده را به مطلوب ترین شیوه ببرید.
(10) زمان بیکاری وسایل نقلیه را به حداقل ممکن تقلیل دهید.
(11) وسایل حمل و نقل را مورد بازرسی ادواری قرار دهید و برای آنها برنامه تعمیر و نگهداری پیشگیرانه تدارک ببینید.
(12) با آموزش افراد حمل و نقل کننده و تعلیم آنها ایمنی را افزایش و خطرات و صدمات مالی و جانی را کاهش دهید.
(13) در حمل و نقل با مشورت مهندسین امور حداکثر استفاده را از قوه نقل بنمایید.

انواع عمده وسائل حمل و نقل انبارها:
وسائل حمل و نقل داخلی واحدهای تولیدی متنوع و بسیارند اما به طور کلی می توان آن ها را به پنج گروه تقسیم کرد.

1ـ نقاله ها
الف) نقاله کمربندی (تسمه ای) متحرک
ب) نقاله تسمه ای ثابت
ج) نقاله غلتکی
د) نقاله گارمنی
ه) نقاله آویزی
و) نقاله هوایی نئوماتیک
ز) آسانسورهای سطلی
2ـ جراثقال ها
الف) جراثقال های دستی پایدار چرخی همه جارو
ب) جراثقال های زنجیری
ج) جراثقال های ریلی
3ـ ارابه های دستی
4ـ ماشین های صنعتی
5ـ پالت (خرک)
الف) پالت چوبی
ب) پالت فلزی

کنترل انبار:
موجودی گیری ادواری یا انبار گردانی چه در سازمان های دولتی و چه خصوصی به روش های مختلف صورت می گیرد. کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان به عمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا این که توسط مقامات مجاز و با هیئت حسابرسی ویژه ای از خارج از سازمان به عمل می آید که به آن کنترل خارجی گویند. در طئول سال، ممکن است انبارها در چند نوبت و توسط گروه ها و مقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد برریسی و کنترل قرار بگیرند، لذا کنترل دقیق و کامل گردش عملیات و موجودی انبارها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردار خواهد بود. و باید حتماً به مرحله اجرا درآید.
کنترل کمیت: کنترل کمیت جهت حصول اطمینان از گردش عملیات و موجودی کالاهای انبار از نظر وارده صادره و موجودی انبار به عمل می آید و هدف از آن تعیین صحت و سقم موجودی کالا و محاسبه کسر یا اضافه موجودی کالا درانبارهاست و برای رسیدن به این هدف پس از ثبت کلیه اسناد صادرت و واردات در کارت های مربوطه، موجودی کالا شمارش و با موجودی کارت ها مقایسه می شود این نوع منترل کمی به طرق مختلفی صورت می گیرد که اهم آن ها عبارتند از:
الف ) کنترل نمونه ای: در این روش چند کارت انبار به طور تصادفی استخراج و شمارش و با موجودی واقعی مقایسه می شود
ب) کنترل چند درصد: در این روش درصد معینی (10% یا 20% یا …) از کالاها با کارت هایشان مورد بررسی و مقایسه قرار می گیرند.
ج) کنترل 100% یا کل موجودی: یعنی کلیه موجودی ها با مقادیر کارت هایشان مورد بررسی و مقایسه قرار می گیرند.
د) کنترل مواد و کالاهای خاص که شمارش و یا توزین و اندازه گیری آن ها دشوار و پر هزینه است: در موادردی که کالاهایی به مقدار زیاد در انبارها وجود دارد ، یا معمولاً در فضای باز کنترل وتعیین آن ها مستلزم دقت و هزینه زیاد می باشد یا اینکه اندازه گیری دقیق آنها میسر نباشد معمولاً از روش تنظیم و تخمین استفاده می شود مثلاً شمارش تعداد زیادی پیچ از طریق وزن چندتا و تناسب بندی یا شمارش آجرها از روی تخمین حجم یا وزن کردن شن و ماسه یا ما کدام به شکل هندسی درآوردن آنها و برآورد وزن و حجم آن مقدور می باشد.
ه) انبارگردانی یا کنترل جامع: در پایان هر سال در مواردی که احتمال سوء استفاده و اختلاف حساب مهمی در انبار مشاهده می شود، جهت کشف اختلاس و رفع اختلاف و تعیین میزان دقیق موجودی کالا و تنظیم صورت واقعی اقدام به انبارگردانی می شود. در این روش ابتدا کلیه موجودی انبارها را بدون توجه به کارت ها صورت برداری نموده و با اقلام موجود در کارت های بروز در آمده مقایسه می شوندو مغایرت گیری می شود و صورت مغایرات تهیه می شود. در صورت مغایرات، اسامی و تعداد و بهای واحد و کل مبلغ کالاهایی که کسر موجودی یا اضافه موجودی دارد در دو ستون جداگانه ثبت و بهای کل کسورات و اضافات نیز اضافه می شود درواقع این صورت، وضعیت انبارها را از نظر موجودی کالا نشان می دهد. هیئت کنترل انبار یا حساب رسان این صورت را ضمیمه گزارش انبارگردانی نموده و جهت اتخاذ تصمیم به مقامات سازمان ارائه می دهد.
شمارش موجودی ها و مزایای آن: موجودی ها یکی از اقلام عمده دارایی ها است و ارزش موجودی ها در پایان دوره مالی تاثیر بسزایی در سود و زیان شرکت ها دارد. لذا در هر دوره مالی ضروری است که حداقل یک بار تمام موجودی های شرکت مورد شمارش کامل قرار بگیرد تا از عدم مغایرت موجودی ها با کارت موجودی انبار و کارت حسابداری انبار اطمینان حاصل نمود. موجودی برداری می تواند دائمی و مداوم باشد یا ادواری اما حتی اگر هم سیستم کنترل موسسه، سیستم کنترل دائمی یا مداوم است باز هم لازم است تا سالی یک بار انبارگردانی کلی نمود.

انبارگردانی و شمارش موجودی ها دارای مزایایی به شرح زیر می باشد:
(1) حصول اطمینان از ارقام و اعداد بکار رفته در صورت های مالی، کارت ها و دفاتر و اسناد و فرم ها.
(2) صحت عملکرد حسابداران و انباردارها را افزایش می دهد.
(3) جدا شدن یا جدا کردن اجناس اسقاط و ضایع شده و ایجاد نظمی مجدد در کالاها و انبارها.
روش های شمارش یا موجودی برداری بر دو دسته تقسیم می شوند اول شمارش موجودی دائمی، دوم شمارش دوره ای.

الف) شمارش موجودی دائمی: این روش معمولاً در موسسات بزرگ اعمال می شود و در آن گروهی جهت این کار تربیت می شوند تا دائماً و به طور تدریجی از موجودی اجناس موسسه شمارش یا توزین به عمل بیاورند و نتیجه آن را با موجودی ثبت شده در کارت موجودی مقایسه و میزان درستی عمل و صحت محاسبات را تشخیص دهند این روش دارای مزایایی به شرخ زیر است:
1) جهت موجودی برداری دائمی نیازی به تعطیل امور جاری موسسه نیست.
2) از اشخاص متخصص و وارد در این امر جهت شمارش بهره گرفته می ِشود.
3) انبارها و متصدیان مربوطه را وادار می کند که همه وقت در کار ثبت و نگهداری موجودی ها دقت کافی به عمل آورده و عملیات خود را همیشه بروز رسانند تا اگر مسئولین موجودی برداری اقدام به کنترل غیرمنتظره نمایند، نتیجه نامطلوبی گزارش نشود لذا موجب کنترل و هراس از کنترل همیشگی در انبارداران می گردد.
ب) شمارش موجودی دوره ای: این روش انبارداری بهتر از جهت اقلام عمده بکار گرفته شود. زمان انبارگردانی باید کوتاه باشد تا موجب تعطیل بلند و طولانی مدت تولید نشود یا اینکه انبارگردانی در زمانی صورت گیرد که حجم فعالیت های موسسه در حداقل یا پایین ترین سطح خود قرار دارد.
در ضمن چون همکاری سایر واحدها در امر انبارگردانی یا موجودی برداری ضروری است حداقل باید تا یک ماه قبل از انجام عملیات شمارش کمیته ای جهت برنامه ریزی، هدایت، ایجاد هماهنگی و سازماندهی و کنترل در امر شمارش موجودی ها تشکیل گردد و همچنین مدتی قبل از شمارش فرم ها و وسایل انجام کار آماده و مهیا شود و به موقع در اختیار افراد زیربط قرار گیرد. اقدامات مسئولین انبارها در این رابطه به شرح زیر می باشد:
الف) موجودی ها باید مرتب و به شکلی قرار داده شوند که به آسانی قابل رویت و شمارش باشند و حتی الامکان اقلام دارای ماهیت مشابه در یک محل نگهداری شود اگر این کار مقدور نیست قبل از شمارش، محل های استقرار این گونه اقلام را باید مشخص نمود و در اختیار هماهنگ کننده شمارش قرار داد.
ب) برگه های شمارش که مشخصات اقلام در آن مندرج گردد را باید قبل از آغاز عملیات شمارش توسط مسئول انبار با نظارت سرپرست شمارش انبار بر روی اقلام مربوطه الصاق شود.
ج) اقلام نایاب، ناباب، ضایعات و اقلام راکد و موجودی های امانی دیگر نزد شرکت حتی الامکان باید جدا از سایر موجودی ها قرار داده شوند و صورت آنها باید به هماهنگ کننده شمارش موجودی تسلیم شود.
د) از کلیه اقلام امانی نزد دیگران بایستی صورتی تهیه نمود و در اختیار هماهنگ کننده قرار دادو
ه) آخرین شماره برگ ها و مدارک ثبت گردش موجودی ها باید قبل از شروع شمارش به هماهنگ کننده گزارش شود تا مبنای کنترل نقل و انتقالات موجودی های مربوط به دوره مالی قرار گیرند.
ز) کلیه کارت های موجودی و کارت های حسابداری انبار حتی الامکان باید قبل از شمارش بروز شوند.
قبل از آغاز شمارش و پس از ثبت نقل و انتقالات مربوط به گردش موجودی ها تا تاریخ مشخص، باید کارت موجودی انبار با کارت حسابداری انبار مطابقت داده شود و در صورت وجود اختلاف، پس از بررسی و کنترل مدارک مبنی ثبت کارت ها، رفع مغایرت گردد.
پس از آماده سازی فرم ها و تهیه مقدمات شمارش و آموزش کارکنان زیربط، عملیات شمارش طبق ضوابطی معین انجام می گیرد تا از یک طرف از پراکنده کاری و از طرف دیگر از بروز اشتباهات احتمالی جلوگیری شود. عملیات شمارش می تواند در صورت لزوم بیش از یک بار تا سه بار صورت گیرد و آخرین شمارش مبنای تصمیم ماست. پس از اتمام عملیات شمارش کلیه برگ های شمارش توسط مسئول تهیه صورت شمارش موجودی ها از نظر مسلسل شماری برگ ها امضاء های مجاز و غیره کنترل نهایی شده و سپس صورت شماره موجودی ها براساس اطلاعات برگه های شمارش تکمیل می شود. هدف اولیه از شماره موجودی هاو مطابقت مانده موجودی طبق کارت موجودی با موجودی های عینی شمارش شده و تعیین مغایرت (کسری یا اضافی) اقلامی است که در تحویل، رسید یا احیاناً سوءاستفاده و یا موارد دیگر ایجاد شده است. در صورت وجود مغایرت فرد هماهنگ کننده مسئول پیگیری علل مغایرت واقعی خواهد بود . و این کار را به کمک مسئولین حسابداری و انبار انجام می دهد.
پس از تصویب نتایج عملیات شمارش، تعدیلات لازم باید در کارت موجودی انبار، حساب های شرکت و کارت حسابداری انبار انجام شود تا مدارک مزبور نشان دهنده وضعیت واقعی موجودی ها جهت انعکاس در صورت های مالی باشد.
گردش موجودی ها: تعیین بهای اجناس به خصوص در موسسات تولیدی و انتفاعی دارای ارزش خاصی است به طور کلی تمام اقلام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحله صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکله قیمت تمام شده کالا می باشد اما قبل از بیان شیوه های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودی ها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیکی و بهای تمام شده که از بخش های خاص خود در ارزیابی های اقلام انبار و مصرف آنها است اشاره ای داشته باشیم.
گردش فیزیکی (Physical Flow): گردش فیزیکی موجودی ها می تواند به صور مختلفی صورت پذیرد در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است که موجودی ها به طور منظم گردش داشته و همراه کالاهای جدید و تازه در دسترس باشد مثلاً در یک کارخانه رنگ سازی ممکن است ابتدا قوطی های رنگ قدیمی به فروش برسد و از ماندن زیاد و فساد آن جلوگیری گردد بدین روش که از اولین موجودی ها اول استفاده می شود روش اولین صادره از اولین وارده یا FIFO گویند (First In First Out) اما در مورد برخی اقلام دیگر موجودی، روش اولین صادره آن معمولاً از آخرین محموله وارده که در سطح بالا قرار گرفته است صورت می گیرد، اما دارو ها یا سبزیجات یا کالاهای زود فاسد شدنی باید ابتدا به مصرف برسد یعنی کالاهای اول وارده اول صادر شود. به روش اولین صادره از آخرین وارده LIFO گویند (Last In First Out). یا در صورتی که از لحاظ تاریخ مصرف یا ترکیب شیمیایی کالاها ماندن آنها اشکالی پیش نیاورد می توان از روش مصرف انتخابی نیز بهره جست.
گردش بهای تمام شده (Cost Flow): گردش بهای تمام شده کالای انتخابی بر روش موجودی پایان دوره و بهای تمام شده کالای فروش رفته اثر می گذارد لذا برخی از اقلام مندرج در ترازنامه و صورت حساب و سود و زیان مستقیماً تحت تاثیر گردش بهای تمام شده موجودی ها قرار می گیرند. در مواقعی که بهای تمام شده مواد و کالای ساخته شده نوسان زیادی نداشته باشد نگهداری آن آسان بوده. و فرض انتخابی در مورد گردش بهای تمام شده نیز اثر زیادی ندارد. اما غالباً چنین نوسانات قابل ملاحظه ای به وجود می آید در این گونه موارد، تصمیم گیری در مورد این که کدام یک از اقلام بهای تمام شده موجودی ها باید به موجودی های پایان دوره مالی و کدام یک به بهای تمام شده کالای فروش رفته تخصیص یابد، از ضروریان است برای اتخاذ این تصمیمات، چند روش پذیرفته وجود دارد. مثلاً ممکن است که جدیدترین اقلام بهای تمام شده به پیروی از روش FIFO به موجودی های آخر دوره اختصاص یابد یا به پیروی از روش LIFO کالاهای فروش رفته تخصیص یابد اما لزومی برای انطباق گردش بهای تمام شده بر گردش فیزیکی موجودی ها وجود ندارد و می تواند به دو نحو مختلف تواماً عمل نمود.
سیستم ارزیابی ادواری موجودی ها (Periodic Inventory System):
در اغلب واحدهای تجاری و ندرتاً در واحدهای تولیدی سیستم ادواری ارزیابی موجودی ها متداول است. در این سیستم هم بهای تمام شده کالای فروش رفته و هم موجودی های پایان دوره در پایان دوره مالی به هنگام تهیه صورت های مالی محاسبه می ِشود. در این روش موجودی های آخر دوره شمارش شده و ارزش آن بر مبنای یکی از روش های پذیرفته شده گردش بهای گردش تمام شده تعیین می شود و حسابدارها با کسر کردن ارزش آن از بهای تمام شده کالای آماده برای فروش (که خود از موجودی های اول دوره به علاوه خرید طی دوره به دست می آید) بهای تمام شده کالای فروش رفته دوره را محاسبه می نمایند:
ارزش کالای آماده برای فروش= ارزش موجودی در ابتدای دوره+ خرید موجودی طی دوره.
بهای تمام شده کالای فروش رفته= ارزش کالای آماده برای فروش ـ ارزش موجودی در پایان دوره.
روش های مختلف ارزیابی ادواری موجودی ها به سه دسته کلی تقسیم می شود که عبارتند از:
1)روش FIFO یا اولین صادره از اولین وارده (First In First Out).
2)روش LIFO یا اولین صادره از آخرین وارده (Last In First Out).
3)روش میانگین وزنی (Weighted Average).
سیستم ارزیابی موجودی ها (Perpetual Inventory):
در این سیستم کلیه مبادلات خرید و فروش در حساب موجودی ها ثبت می شود. نظر به اینکه این سیستم باعث می شود که حساب موجودی های کالاها همواره با زمان منطبق باشد (بروز باشد). تحت این عنوان سیستم ارزیابی دائمی موجودی ها نامگذاری شده است. هرگونه ورود و خروج از انبار باید به قیمتی ارزیابی گردد اینجاست که انتخاب شیوه قیمت گذاری برای اقلام ورودی و خروجی از انبار الزامی شود مهمترین روش های نگهداری و ارزشیابی و تقویم دائمی موجودی ها عبارتند از:
1) روش شناسایی ویژه Specific Identification
2) روش FIFO (First In First Out)
3) روش LIFO (Last In First Out).
4)روش میانگین متحرک (Moving Average)
مقایسه سه روش ارزیابی موجودی ها:
انتخاب روش ارزیابی موجودی ها اثر قابل ملاحظه ای بر بهای تمام شده کالای فروش رفته و سود ناخالص دارد لذا برای مدیرانی که روشی را انتخاب می کنند، در صورت تمایل می توانند آنرا عوض کنند اما یکی از اصول بنیادی مفاهیم حسابداری رعایت یکنواختی یا ثبات رویه است و از وقوع تغییر روش مکرر و بی دلیل جهت تغییر در سودآوری جلوگیری به عمل می آورد اما نقاط قوت و ضعف هر روش قیمت گذاری یا ارزیابی چیست؟
مزیت ها و معایب شناسایی ویژه: مزیت ویژه این روش این است که تطابق (مقابله) صحیح اقلام بهای تمام شده با درآمد مربوط را امکان پذیر می سازد. نقطه ضعف مهم آن نیز فرآهم آوردن امکان اعمال نفوذ بر قم سود ناخالص برای مدیریت است. زیرا هنگام فروش، مدیریت می تواند به اقتضاء و بر مبنای سود مورد نظر رقم بهای تمام شده دلخواه را انتخاب کند بعلاوه اجرای این روش در بسیاری از واحدهای تجاری ـ تولیدی با اشکال مواجه شده و از این رو ، موارد استفاده آن تنها به محصولات گرانبها و منحصر به فرد محدود گردیده است.

مزیت ها و معایب روش FIFO:
کاربرد این روش که متداول ترین روش ارزیابی موجودی هاست بسیار آسان است. گردش اقلام بهای تمام شده در این روش، معمولاً با گردش فیزیکی اقلام موجودی ها مطابقت می کند و موجب ارزیابی موجودی های آخر دوره با قیمت های نزدیک به جاری می شود. ضمناً اجرای این روش در دوره هایی که قیمت ها در حال افزایش است موجب ایجاد سود ناخالص بیشتر می شود. علیرغم مزایای فوق سود بیشتر موجبات مالیات بر درآمد بیشتر را فراهم می آورد و درآمدهای جاری با اقلام بهای تمام شده نسبتاً قدیمی مقایسه می ِشود و در نتیجه کارایی و سودآوری بیش از واقع نشان داده می شود ضمن اینکه برای جایگزینی اقلام موجودی ها بهای بیشتری نیز باید پرداخت گردد. تطابق (مقابله) اقلام بهای تمام شده قدیمی با درآمدهای جاری موجب ایجاد سود ناشی از نگهداری موجودی ها (Inventory Profit) می شود که به نوبه خود باعث نشان دادن قدرت سودآوری بیش از واقع و احتمالاُ گمراهی گروه های ذینفع می شود.

مزایا و معایب LIFO:
مزیت عمده این روش این است که در دوره افزایش قیمت ها، سود ناخالص به میزانی کمتر محاسبه و مالیات بر درآمد کمتری پرداخت می گردد که موجب بهبود وضعیت نقدینگی و گردش وجوه نقد می شود ضمناً درآمد جاری با اقلام بهای تمام شده نزدیک به قیمت های جاری مقایسه و مقابله و در نتیجه سود ناخالص نیز سودآوری تجاری را بهتر نشان می دهد. اما اگر این روش در چند دوره مالی متوالی به کار برده شود اقلام موجودی های منعکس در ترازنامه با ارزش به مراتب کمتر از قیمت های جاری (در موقع افزایش قیمت ها) نشان داده می شود زیرا بر مبنای اقلام بهای تمام شده قدیمی و نسبتاً ارزان (که موجب پایین آمدن غیر عادی بهای تمام شده کالای فروش رفته است) محاسبه و ارزیابی شده است و افزایش سود غیر معقولی را موجب خواهد شد. در دوره هایی که قیمت ها در حال افزایش باشد اجرای روش LIFO موجب محاسبه سود ناخالص کمتر در مقایسه با روش FIFO می شود گرچه سود کمتر موجب پرداخت مالیات کمتری می گردد اما سود هر سهم ارائه تصویری نادرست از قدرت سودآوری شرکت یا واحد تجاری را موجب می شود لذاست که مسئولین کشورهای صنعتی شرکت ها را مقید کرده اند تا جهت مقاصد مالیاتی در صورت استفاده از LIFO، آن را در محاسبه سود ناخالص به منظور گزارش گری مالی نیز بکار برند.

مزایا و معایب میانگین موزون و متحرک:
این روش ها که به ترتیب در سیستم های ارزیابی ادواری و دائمی موجودی ها بکار می رود در مقایسه با روش LIFO، در برخی از کشورهای صنعتی کمتر متداول است زیرا کلیه نقاط ضعف دو روش LIFO و FIFO را داراست در حالی که مزیت عمده ای نیز ندارد. در صورت اجرای این روش ها، سود ناخالص و موجودی های آخر دوره هیچ یک با قیمت های جاری با قیمت های نزدیک به آن محاسبه نمی شود.

حفاظت و ایمنی انبارها:
مقدمه: امروزه حوادث برای صنایع ضایعاتی بس گران از لحاظ مالی و جانی می آفریند و کوتاهی و قصور در ایجاد محیط مناسب و بی خطر برای پرسنل امری غیرقابل بخشش می باشد جنبه های عملی و ذهنی جلوگیری از حوادث با هم مرتبط هستند. حوادث می تواند موجب صدمات بدنی به نیروی انسانی، منابع تولیدی و همچنین ناراحتی های فکری و ذهنی گردد جهت نیل به موفقیت در جهت جلوگیری از حوادث و صدمات و خطرات ناشی از آن باید به نکاتی خاص توجه نمود و چند اصل عمده زیر را در نظر داشت این اصول عبارتند از اینکه:
1) این حقیقت را باید پذیرفت که هزینه ها و صرف وجوه در امور جلوگیری از حوادث گرچه جنبه محسوس دارد اما اگر درست هزینه شوند غیرمحسوس و حتی گاهاً محسوس آنهم بیشتر در بلند مدت عاید سازمان می نماید هزینه های مصروفه در امر تهیه وسایل حفاظتی مثل تهویه، روشنایی یا حفاظ دستگاه ها و تجهیزات کار یا سر صداگیر و … از ضروریات کار بوده و برای کار سودمند می باشد.
2) کلیه اعضاء چه کارمندان چه کارگران و چه مدیریت باید از برنامه های ایمنی و حفاظت کار با علاقه واقعی حمایت نمایند.
3) برنامه های ایمنی از برنامه کار و تولید و انبارداری مجزا نیست و جزئی از آن است در نتیجه مثلاً سرپرست انبار، مسئول برنامه ایمنی انبار نیز باید باشد و متخصصین و مجربین امر ایمنی و بهداشت حرفه ای مشاورین او نیز به شمار می آیند.
بازرسی های ایمنی و بهداشت از مسئولیت های عمده سرپرستان هر قسمت می باشد ایشان موظف به بازرسی های ایمنی و بهداشتی از قسمت خود می باشند چرا که این امر می تواند از بروز حادثه جلوگیری نماید. مهمترین قسمت ها یا بخش ها و وسایلی که مورد بازرسی قرار می گیرند و نکاتی که باید مسئولین امر از آنها آگاه باشند به شرح زیر می باشند:
(1) حمل و نقل مواد:
ـ انبار کردن.
ـ بار زدن و یا تخلیه و یا تخلیه بار در انبار.
ـ علائم دستی موجود در انبار.
ـ جراتقال ها ـ نقاله های متحرک هوایی و زمینی مثل ارابه های دستی و … موجود در انبار.

(2) محیط کاری:
ـ نظافت انبارها.
ـ استقرار ماشین ها و وسایل حمل و نقل و کیفیت استقرار آنها در انبار.
ـ راهروها و تناسب ایمنی کار در انبارها.
ـ پلکان ها ـ سطح های شیب دار و نردبان های انبار.
ـ زمین محیط های کاری انبار.
(3) آلات و ابزار دستی:
ـ وضعیت ابزارهای دستی انبارها.
ـ روش اشتباه (صحیح) در بکار بردن ابزارهای دستی انبارها.
ـ بازرسی و نگهداری ابزار دستی انبارها.
ـ اشکالات موجود در تهیه ابزار دستی انبارها.
ـ نظافت ابزارهای دستی و آلات موجود در انبارها.
(4) وسایل حفاظت فردی:
ـ عینک های حفاظتی و یا سایر وسایل و حفاظت از چشم.
ـ دستگاه های تنفسی، لوله های هوا، ماسک و غیره جهت مواقع ضروری.
ـ کفش، کلاه، دستکش، پیش بند و لباس های کاری متناسب با انبارها و کارهای آن.
ـ اشکالات موجود در تهیه وسایل حفاظت انفرادی.
ـ وسایل حفاظت فردی که مهیا شده اما بکار گرفته نمی شوند.

(5) سایر موارد:
ـ بازرسی الکتریسیته وسایل و برق کشی انبارها و ایمنی آنها.
ـ بازرسی محیط شیمیایی کاری و جنبه های ایمنی شیمیایی و فیزیکی کار.
ـ بازرسی گرد و غبار، دود، گاز و بخار و … در انبارها.
ـ بازرسی نحوه حمل و نقل مواد و آلات.
ـ بازرسی وسایل اطفاء حریق مثل اسپرینکلرها.
برنامه ریزی و کنترل موجودی ها

مقدمه:
اجرای برنامه های صنعتی و اداره صحیح کارخانجات و موسسات که اینک نتایج و ثمرات آن روز بروز مشهودتر می شود فقط با استفاده از اصول مدیریت علمی امکان پذیر است و لازمه موفقیت و پیشرفت و توسعه صنایع نیز بکار بردن این اصول می باشد در آغاز ایجاد موسسات، مشکلات مسائل عملی بیشتر توجه خود را بر جنبه های مالی و فنی قرار داده بود و لذا مجال کمتری برای بکار بردن اصول و فنون مدیریت باقی می ماند و اینک که این مشکلات اولیه تا حدودی مرتفع شده است فرصت بیشتری برای استفاده از مبانی مدیریت علمی موجود است لذا بر مدیران لازم و ضروری است که به استفاده از اصولی که سبب بالا بردن کارایی می گردد توجه هر چه بیشتری بنمایند خوشبختانه اکثر مدیران کارخانجات به مزایای فنون مدیریت اعتقاد پیدا کرده اند و امید بر آن است که اعتقاد را جنبه ای عینی بخشند. فعالیت های مربوط به موجودی را می توان در دو بخش بررسی نمود یکی مدیریت موجودی ها و دوم کنترل موجودی ها. مدیریت موجودی ها عبارت است از تدوین سیاست ها و روش ها و ارائه خط مشیء اداره امور موجودی های واحدهای صنعتی و کنترل موجودی ها نقش اجرا کننده و بکار گیرنده این روش ها جهت اعمال سیاست های ارائه شده را در بر می گیرد. مدیریت موجودی ها مدیریت کارخانه دخالت مستقیم داشته و در حقیقت تعیین کننده اصلی سیاست ها و خط مشی ها در این زمینه به شمار می رود و امور کنترل موجودی ها به طور معمول زیر نظر مدیر تولید و در همکاری نزدیک با حسابداری صنعتی، فروش، خرید و قسمت های انبارها اجرا می شود.
تعریف موجودی: بطور کلی موجودی عبارتست از کالا یا متاعی که برای مدتی بخواهد نگهداری شود ولی به اختصار می توان گفت که عبارت است از اجناس، مصالح، مواد و قطعات که در امر تولید و فروش و اداره صنعت مورد مصرف قرار می گیرد موجودی ها قسمتی از دارائی های موسسه به شمار می آیند و شامل تمام دارائی ها نیست.
اهمیت موجودی ها: موجودی ها از جمله دارائی های است که نیازمند توجه دقیق مدیریت واحدهای تجاری ـ تولیدی می باشد. موجودی ها دو ویژگی مهم دارند که این دو ویژگی بذل توجه خاص طرح ریزی آنرا الزامی می نماید.
علت نگهداری موجودی ها: چند دلیل عمده از دلایل متفاوت و مختلف نگهداری موجودی ها به شرح زیر می باشند:
1) به علت دیر رسیدن احتمالی مواد ا محصولات به کارخانه یا فروشگاه نگهداری موجودی ضروری است.
2) به علت تخفیف خرید مناسب یا تولید بیشتر در آینده موجودی بیشتری خریداری و نگهداری می شود.
3) در موارد فصلی یا متغیر بودن نقاضا یا فاسد نشدنی بودن و با دوام بودن موجودی ها موجودی بیشتر نگهداری می شود.
4) برای به حداقل رساندن احتمال عدم توانایی در پاسخگویی به تقاضاهای مصرف کننده ضررها و هزینه های ناشی از کمبود موجودی.
مزایای موجودی: در شرکت های تولیدی تهی بودن انبار از یک قلم کالا در پاره ای موارد ممکن است عملیات تولید را دچار وقفه و تعطیل سازد. در جهت خلاف اگر یک شرکت بیش از اندازه لازم موجودی را در انبار داشته باشد، هزینه انبارداری اضافی موجب پایین آمدن سود و حتی گاهی موجب زیان می گردد از این رو نگاهداری صحیح موجودی انبار عامل تعیین کننده در میزان سود یک شرکت به شمار می آید. موجودی کافی در هر سازمان انعطاف پذیری عملی زیادی در امر تولید و ساخت فراهم می نماید و عدم وجود موجودی کافی در صورت وجود مراکز گوناگون تولید موجب می شود تا برای هر قطعه لازم در جریان تولید، ماشینی نصب نماییم و قطعات را از این ماشین ها به مراکز مختلف انتقال دهیم علاوه بر نکات فوق موجودی در انبار دارای مزایای زیر است:
1) عامل مهمی در افزایش سود در صورت نگهداری آن در حد مطلوب است.
2) موجب جداسازی عملیات مختلف از هم می گردد.
3) دست مدیران را برای برنامه ریزی های مستقل از هم با می گذارد.
4) برای مواقع وجود تقاضاهای متغیر و فصلی نقش ضربه گیر را ایفا می کند.
5) وجود انبارها و نگهداری موجودی ها در مواقع تغییرات قیمت و فصلی بودن
کالا موجب تهیه ارزان و به موقع موجودی ها می شود.
الف) برای مواردی که انتقال کالا از مبدا به مصرف کنندگان زمان بر باشد و تقاضای مصرف کننده به موقع باید پاسخ داده شود، موجودی این فاصله را پر می کند و سبب پاسخ گویی به موقع به مشتریان می گردد.

مواضع مختلف بخش ها و گروه های دورن سازمان نسبت به حجم موجودی ها:
1) بخش حسابداری با توجه به اینکه موجودی برای موسسه ایجاد هزینه می نماید و سبب می شود که قسمت اعظمی از سرمایه در گردش در موجودی ها به صورت غیرفعال نگهداری شود و سایر هزینه های نگهداری بالا رود سعی و علاقه به نگهداری حجم کم آن دارد.
2) بخش انبارها، بر مبنای نقش خود در مقابل موجودی، برای اینکه از مشکل کمبود جا، حمل و نقل و جابه جایی، چیدن اقلام در انبارها و خرابی ها و … رها شود مایل شود که حجم موجودی ها در سطح کمتری باشد.
3) بخش خرید و تدارکات با توجه به اینکه خرید در حجم زیاد سبب می شود که هزینه های سفارشی، مقدمات تهیه سفارش کمتر گردد و در مقابل از تخفیف های بیشتری استفاده شود تمایل دارد خرید و نگهداری کالا در حجم زیادتری صورت گیرد.
4) بخش تولید، با توجه به اینکه هرچه موجودی ها در سطح زیادتری به قسمت تولید برسند همواره احتیاج به تعویض خط تولید و آماده کردن ماشین آلات جهت تولید محصولات مختلف نیست لذا تمایل دارند تا در مراحل مختلف تولید موجودی نیمه ساخته و قطعات به میزان بیشتری وجود داشته باشد تا مشکل توقف خط تولید پیش نیاید.
5) بخش فروش، این بخش برای اینکه بتواند مشتریان را راضی نگهدارد و سهم بازار بیشتری را در اختیار بگیرد و در مقابل از مشکلات عدم رضایت مشتری خلاصی یابد تمایل دارد همیشه سفارشات را در سطح مطلوب و به موقع جوابگو باشد، بنابراین می خواهد که موجودی ها در حجم زیادتری باشند تا توقف در تولید و فروش پیش نیاید.

لذا بحث کنترل دقیق میزان موجودی ها از اهمیت خاصی برخوردار است اهم علت های آنرا می توان موارد زیر دانست:
ـ تغییرات سریع تکنولوژیکی.
ـ بحران انرژی و محدودیت های صنایع.
ـ بهینه کردن امور بطور سیستماتیک در ارتباط با بخش های دیگر سازمان.
ـ مققرات متغیر دولتی و امنیت یا عدم امنیت اقتصادی صنعتی بازرگانی حقوقی، اجتماعی و سیاسی و قانونی.
ـ استفاده حداکثر از حداقل منابع سازمان و به حداکثر رساندن کارایی و اثربخشی سازمانی.

هزینه های نگهداری و انبار کردن موجودی ها: این نوع هزینه ها جهت سهولت بیان، هزینه های انبارداری نامیده می شوند. هزینه های انبارداری به حجم موجودی های یک کارخانه بستگی دارد و هر قدر موجودی های یک کارخانه زیادتر باشد، هزینه انبارداری بیشتری را در بر خواهد داشت انواع هزینه های نگهداری عبارتند از:
الف) هزینه سرمایه راکد: یا هزینه های ناشی از رکود وجوه صرف شده در موجودی ها، بهره وام جهت تهیه موجودی های راکد مانده است و یا هزینه فرصت یا بکار انداختن این سرمایه شخصی در امور و سرمایه گذاری های دیگر است لذا عدم استفاده از آن در جهت سودآوری، هزینه ای برای کارخانه به شمار می آید.
ب) هزینه ای محل و بیمه، مالیات و دستمزد انباردارها: جهت نگهداری اجناس و کالا به فضا، حرارت و تهویه، نگهبان و همچنین بیمه کردن کالا در مقابل خسارات آتش سوزی و سایر خطرات نیاز است و چنین عملیاتی هزینه دارد این علاوه بر هزینه دستمزد انباردارها و مدیران و متصدیان انبارها و مالیات بر موجودی هاست.
ج) هزینه ناشی از فاسد شدن و مفقود شدن و جابه جا کردن کالاها و فرسودگی و استهلاک موجودی ها و انبارها: بعضی از کالاها ممکن است با آمدن کالای جدیدتر به بازار، از رونق افتاده و خریداری نداشته باشند و غیرقابل یا بشوند و با نگهداری آنها و تحقق چنین موردی کارخانه متحمل زیان و خسارت خواهد گردید. همچنین بسیاری از کالاها و محصولات از جمله مواد غذایی و شیمیایی در صورتی که بیش از زمان معین در انبار بمانند فاسد می شوند و برای انبار هزینه ای به بار خواهند آور فرسودگی و استهلاک وسایل انبار و ساختمان ها و ماشین های حمل و نقل و خود موجودی که در انبار نگهداشته شده نیز هزینه های نگهداری موجودی کالا را بالا می برد.
کنترل موجودی: اصولاَ مدیران عملیاتی درصددند که طرحی برا کنترل موجودی داشته باشند ولی با توجه به اثرات محیطی نمی توان یک طرح عمومی و کلی ارائه داد بلکه بایستی به تجربه شرایط محیطی را کشف و بعد نسبت به طراحی طرحی مناسب با شرایط پرداخت و بعد با سیستم کنترل اثر آن را مورد ارزیابی قرار داد. کنترل موجودی با برنامه ریزی و سازمان دهی ارتباط نزدیکی دارد اما مدل های کنترل موجودی را می توان به صورت زیر دسته بندی نمود.
انواع مدل های کنترل موجودی:
(1) مدل های کنترل موجودی در شرایط اطمینان.
(2) مدل های کنترل موجودی در شرایط ریسک ( با وجود توزیع احتمال متغیرهای تصادفی )
(3) مدل های کنترل موجودی د رشرایط عدم اطمینان.
(4) مدل برنامه ریزی و کنترل (Material Requirement Planning) M.R.P.
(5) مدل های موجودی صفرZeroinventory یا .Stockless

ـ نحوه محاسبه عملی هر یک از اقلام فرمول EIQ در موسسات:
محاسبه هزینه های ثبت سفارش: برای محاسبه ثبت سفارش، هزینه ثبت سفارش یک واحد ریالی کالا می بایست محاسبه شود و آن از حاصل تقسیم هزینه های کل تدارکات به قیمت کل خریدهای انجام شده طی یک سال بدست می آید.

(1)

و چنان چه بخواهیم هزینه ثبت سفارش یک ریال کالایی که در داخل تهیه شده است را بدست آوریم و آن را از هزینه سفارش خرید خارجی جدا کنیم باید ابتدا به تفکیک هزینه های تدارکات خارجی و داخلی جداگانه برآورد و یا محاسبه شود و سپس کل خریدهای خارجی و داخلی نیز باید معلوم باشد تا هزینه سفارش یک ریال خرید خارجی و داخلی هزینه سفارش هر قلم کالا محاسبه می شود:

(2)

(3)

(4) هزینه سفارش یک ریال کالا * قیمت کالا = هزینه سفارش هر قلم کالا

* محاسبه هزینه های نگهداری و انبارداری: هزینه نگهداری هر ریال کالا را ابتدا محاسبه و بعد در قیمت هر کالا ضرب می کنیم و به دو روش محاسبه می شود اول بر مبنای قیمت کل مواد انبار شده در انبارها چه برای کلیه انبارها یکجا و چه برای تک تک انبارها جداگانه و دوم بر مبنای حجم اشغال شده انبارها توسط هر قلم کالا.

الف) ـ محاسبه هزینه نگهداری به روش قیمت انبار:
(5)

مبنای سرشکن کردن هزینه های مشترک نیز دلخواه بوده و می تواند ارزش نسبی ریالی موجودی های هر انبار باشد یا می تواند مبنای دیگر بنا به صلاحدید ومدیریت و بحث و تبادل نظر با مقامات و مسئولین دست اندرکارانبارها باشد.
(6) هزینه نگهداری یک ریال کالا یا موجودی * قیمت خرید موجودی = هزینه نگهداری کالا و موجودی

ب) – برای محاسبه هزینه نگهداری به روش حجم اشغالی توسط هر قلم کالا بر داشتن گام های زیر ضروریست :
محاسبه حجم هر انبار به طور جداگانه به طوری که ارتفاع انبارها را 4 متر می سازند و با محاسبه کل حجم انبار بعد از کسر حجم های تلف شده، حجم مفید هر انبار محاسبه می شود ( انبار می تواند کم ارتفاع تر یا بلندتر باشد).

با فرض 4 متر ارتفاع (7)

و برای محاسبه کردن هزینه نگهداری هر قلم کالا بایستی حجم اشغالی هر موجودی یا کالا در انبار را مشخص کرد و آن را در هزینه نگهداری متر مکعب کالای محاسبه شده در فرمول (9) ضرب نمود:

مثال: با توجه به اطلاعات ذیل هزینه های سفارش برای خریدهای داخل و خارج را به همراه هزینه های نگهداری برای یک ریال موجودی محاسبه نموده و سپس برای کالاهای مورد نظر در اطلاعات مسئله هزینه سفارش و نگهداری را معین نمود و با توجه به قیمت هر کالا مقدار سفارش اقتصادی EOQ را محاسبه نمائید:
ـ اصول اجرای وظایف انبارها: حفظ میزان موجودی کالا در حد مطلوب و تعیین اقلام کالا و میزان موجودی از وظایف مهم قسمت انبارها به شمار می آید. در اجرای این اصل نباید اقدامی نمود که موجب غفلت شود و هیچ گاه نباید یک و یا چند قلم کالا در انبار نایاب گردد و موجبات رکود و کندی کارها فراهم شود.
ـ از طرف دیگر وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در انبارها با صرفه و صلاح نیست و موجبات رکود سرمایه، بالارفتن هزینه های انبارداری، انباشته شدن بی رویه انبار و اشتغال فضای آن، فرسایش کالا در انبار و صدمات و مضرات دیگر خواهد شد. برای جلوگیری از زیان های ناشی از نایابی کالا یا وجود کالاهای اضافی در انبارها معمولاَ برای هر یک از اقلام کالا، مقادیر و یا حدودی در نظر گرفته و به طریق مختلف محاسبه می نمایند.
محاسبه و تعیین این حدود و بکارگیری آن ها باعث می گردد که کالاهای ضروری در حد متناسب با احتیاجات سازمان همیشه در انبارها موجود باشد. این مقادیر و یا حدود که به حفظ میزان موجودی کالا در حد مطلوب کمک می نمایند عبارتند از:

* الف) حد نقطه سفارش: نقطه سفارش یا حد سفارش به آن مقدار از کالا گفته می شود که وقتی موجودی کالا در انبار به آن مقدار رسید، باید برای خریداری مجدد آن کالا درخواست خرید صادر و به جریان گذاشته شود. صدور درخواست خرید به موقع موجب می شود که هیچ گاه انبارها با کمبود و یا نبود کالاها مواجه نشوند.
* ب) حداقل موجودی یا ذخیره احتیاطی: کمترین مقداری که موجودی هر یک از اقلام کالاهای اقلام از آن مقدار نباید کمتر شود، حداقل موجودی یا ذخیره احتیاطی نام دارد. این مقدار از کالا را برای موارد پیش بینی نشده از قبیل تاخیر در خرید مجدد کالا و . . . در نظر می گیرند.
انباردار مکالف است به محض این که موجودی کالا به مقدار حداقل رسیده مراتب را به مقامات مسئول سازمان گزارش داده و به جز موارد ضروری و کسب مجوز از مسئولین، اجازه تحویل آن ها را به متقاضی نخواهد داشت.
* ج) حداکثر موجودی: بیشترین مقدار هر یک از اقلام کالا را که انباردار مجاز به نگهداری آن ها د رانبار می باشد، حداکثر موجودی گویند. به عبارت دیگر حداکثر موجودی هر کالا به آن مقدار از کالا گفته می شود که موجودی انبار نباید از آن مقدار بیشتر گردد. تعیین حداکثر موجودی باعث می شود که، کالاهای اضافه بر مصرف و بلا مصرف در انبارها، انباشته نشده و از رکود سرمایه و فرسایش کالا جلوگیری شود.
* د) مقدار سفارش جدید یا با صرفه ترین مقدار سفارش: مقدار سفارش جدید، یعنی آن مقدار از کالا که درخواست خرید، برای خریداری قید می گردد. تعیین این مقدار فرمول یا طرز محاسبه معینی ندارد چرا که در بعضی از انبارها مقدار مصرف بین سفارش قبلی و فعلی را در نظر می گیرند مثلاَ اگر در 6 ماه قبل برای کالای معینی درخواست خرید صادر نمائیم به کمک کارت این کالا می توان محاسبه کرد که در این مدت 6 ماه چه مقدار مصرف نموده ایم سپس معادل همین مقدار مصرف شده، درخواست خرید صادر می نمائیم
در جای دیگر ممکن است باصرفه ترین مقدار سفارش، در نظر گرفته شود و آن نیز همان گونه که ذکر آن آمد مقدار کالایی است که با کمترین هزینه می توان برای موسسه تدارک دید و تعیین مقدار آن محتاج به بررسی همه جانبه می باشد چرا که با افزایش برنامه های تولید در آینده به طور ناگهانی، یا تغییرات فصلی مصرفی کالا، یا شرایط و امکانات خرید، نوع بسته بندی، عمر مفید کالا و قیمت کالا، بودجه سازمان و . . . مقدار آن تحت تاثیر قرار می گیرد و همان گونه که در فرمول های EOQ با استفاده از تکنیک لاگرانژ آمد عوامل و شرایط و اوضاع سازمان و ظرفیت انبارها و محدودیت های دیگر را نیز باید مورد بررسی قرار داد و بعد از بررسی همه جانبه و سیستماتیک، برای آن درخواست خرید صادر نمود.

* ه) حد مطلوب یا متوسط موجودی ها: برای اطمینان از صحت گردش کار انبارها و سنجش نحوه مدیریت انبارها و رعایت موازین اقتصادی حد مطلوب را ملاک عمل قرار داده و کالاهای موجود در انبار را صورتبرداری نموده و با حد متوسط ( مطلوب ) موجودی مقایسه می نمایند.
در انبارهایی که بیش از پنجاه درصد کالاهای انبار دارای موجودی معادل حد مطلوب داشته باشند، می توان نتیجه گرفت که این انبارها با مدیریت و اصول اقتصادی متناسبی از نظر وضعیت و مقدار موجودی اداره می شوند.
طرز محاسبه حدود کالا: محاسبه حدود کالا در انبارها به طریق مختلف صورت می گیرد و در هر سازمانی با توجه به موقعیت خاص آن سازمان و مقررات و در هر سازمانی با توجه به موقعیت آن سازمان و مقررات و دستورالعمل ها، از روشی که مقرون به صرفه و صلاح باشد استفاده می شود. به هر حال برای تعیین حدود کالا و محاسبه آن باید عوامل زیر را در نظر گرفت چون هر یک از عوامل و تغییرات آن ها در کاهش و یا افزایش حدود کالا دخالت مستقیم داشته و بر آن اثر می گذارند این عوامل مهم عبارتند از:
(1) میزان مصرف کالادر سال های گذشته.
(2) در نظر گرفتن طرح ها، برنامه ها و فعالیت های آینده سازمان و نوسانات مصرف در آینده به علت کاهش و یا افزایش تولیدات و یا تغییر و حذف بعضی از آن ها .
(3) در نظر گرفتن مدت زمانی که از صدور درخواست خرید تا ورود جنس به انبار به طول می انجامد با توجه به احتمالات تاخیر در عملیات خرید و دیرتر رسیدن کالاها.
(4) توجه به مدت یا دوره مصرف کالا که معمولاَ در انبارهای اصلی برای مدت 6 ماه تا یک سال و برای انبارهای فرعی برای مدت 3 تا 6 ماه در نظر گرفته می شود.
(5) در نظر گرفتن حداقل و حداکثر و میانگین مصرف روزانه کالاها.
(6) سرعت مصرف مواد یا میزان مطلوبیت آن ها و زمان مصرف کالا از نظر اجرای عملیات.
(7) در نظر گرفتن با صرفه ترین مقدار سفارش و مقایسه آن با مقدار مصرف واقعی.
(8) توجه به فاسد شدنی و فرار بودن کالاها و مدت زمانی که این مواد فاسد نمی شوند.
در این جا روشی جهت محاسبه سیستماتیک حدود کالا یا موجودی در انبارها ارائه می شود که به شرح زیرند:
(1/1) حداکثر مدت تحویل کالا* حداکثر مصرف روزانه کالا = نقطه یا حد یا زمان سفارش کالا
(2/1) ذخیره احتیاطی + مصرف در مدت تدارکات کالا = نقطه سفارش یا حد سفارش
(3/1) موجودی + کل سفارش در راه > نقطه سفارش
(2) ( میانگین مقدار مصرف روزانه * مانگین مدت تحویل کالا ) ـ حد یا نقطه = حداقل موجودی کالا (حداقل مصرف روزانه * حداقل مدت تحویل کالا ) – ( مقدار سفارش جدید + نقطه سفارش ) = حداکثر موجودی کالا در انبار

ـ عملیات مربوط به سیستم سفارش: در سیستم انبارها و تدارکات واحدهای تولیدی عموماَ پیش بینی می شود که اقلام مصرفی و یدکی که به طور دائم مورد استفاده قرار می گیرد. در هر زمان موجود بوده و قبل از اتمام آن ها در انبار به وسیله انباردار درخواست و خریداری می شود. به این منظور هر ساله یک بار مسئول انبار موظف است لیستی از اقلام مصرفی مختلف تهیه نموده و پس از تکمیل اطلاعات این لیست توسط قسمت های ذیصلاح، میزان سفارش و نحوه سفارش هر جنس را محاسبه و برای استفاده مدت سال در کارت انبار ثبت نماید. این لیست برای نوع اقلامی که مصرف کننده یا گروه مصرف کنندگان مشخص داشته باشند جداگانه تهیه شده و برای مسئول گروه مصرف کنندگان ارسال می شود.
در این صورت مسئول مربوطه موظف است ستون های پیش بینی مصرف سال جاری، ارزش ریالی پیش بینی مصرف سال جاری و حد ارزش ریالی را با در نظر گرفتن کل مصرف سال قبل و برنامه های سال آینده تکمیل نموده و لیست مزبور را به قسمت انبار ارسال دارد. حد ارزش ریالی مصرف یک جنس، در این ستون را می توان با لغات بالا، متوسط و پایین مشخص نمود. چون بودجه و هزینه مربوط به سازمان های مختلف، متفاوت می باشد امور مالی هر سازمان حدود مزبور را بنا به حجم عملیات و مقتضیات زمانی خود به مسئولین مربوطه ابلاغ می نماید.
مدل های کنترل موجودی د رحالت ریسک:
این شرایط از تصمیم گیری، تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان است. متغیرهای غیر قابل کنترل، تحت شرایط ریسک از تصمیم گیری، از قوانین موجود برای توابع احتمالی گسسته ( برنولی ، هندسی ، فوق هندسی و پوآسن ) یا پیوسته ( نرمال ) پیروی می نماید و لذا می توان از معیارهای معتبر ریاضی برای تجزیه و تحلیل آن ها استفاده کرد. توابع احتمالی گسسته یا پیوسته برای تجزیه و تحلیل این متغیرها، از اطلاعات موجود از گذشته در مورد وقوع این متغیرها نیز نتیجه می شوند.
تصمیم گیری در این شرایط ( ریسک ) به سه دسته عمده تقسیم می شود:
(1) تصمیم گیری بدون استفاده از نمونه گیری.
(2) تصمیم گیری با استفاده از نمونه گیری.
(3) تصمیم گیری با استفاده از منحنی توزیع نرمال.
این مطالب و مثال های آن را در هر کتاب آمار کاربردی می توان یافت. در اکثر موارد تقاضا برای مسئولین امر قابل پیش بینی نمی باشد. در این جا با استفاده از قوانین احتمالات و پیش بینی تقاضای مورد انتظار می توان مدل مربوط را بسط داده و بدین وسیله سیاست انبارداری را مشخص نمود. وقتی پارامترهای فرمول معین نشود ( مثلاَ تقاضا ) هر آن بیم کمبود موجودی می رود و احتمال ورشکستگی موسسه را با خود به ارمغان می آورد و لذا برای کمبود هم هزینه ای در نظر می گیریم که با افزایش کمبود این هزینه ها افزایش می یابد پس کل هزینه موجودی عبارتست از:
هزینه کمبود + هزینه سفارش ( نصب ) + هزینه نگهداری = TLC (هزینه کل)

مهمترین مدل های این مورد دو مدل است اول مدل فصلی (Single Episode Model) و دوم مدل پیوسته (Continuing Model) . مدل های فصلی به کالاهایی مربوط است که در فصول مختلف دچار تغییر و نوسان در تقاضا می شوند و در صورتی که موجودی این کالاها در فصل مربوط کاملاَ مورد استفاده ( فروش ) قرار نگیرد مازاد آن می بایست با مقداری ضرر در فصل دیگر مورد استفاده قرار گیرد مثلاَ در خصوص مسائلی چون تعیین مناسب ترین تعداد قطعات یدکی که با یک وسیله خریداری می گردد و یا مشکل فروش درخت های کاج در فصل کریسمس از این مدل بهره گرفته می شود. اما مدل پیوسته کنترل موجودی مربوط به اکثر کالاهای عادی می شود که قابل انتقال از فصلی به فصل دیگر هستند. این مدل شامل سفارشات مکرر برای کالاهایی بوده که اساس آن ها تعیین نقطه سفارش یا معیار فاصله زمانی باشد. وقتی که تقاضا ثابت باشد، زمان سفارش مجدد و مقدار سفارش هر دو مشخص است اما در مدل احتمالی با تقاضای نامعلوم چنین نیست.
سایر مدل های تصمیم گیری و کنترل موجودی ها: بررسی مدل های عدم اطمینان کامل و تصمیم گیری د رشرایط تعارض در خصوص موجودی ها درکتب معتبر O.R یافت می شود و برای جلوگیری از مبسوط شدن کلام در این مبحث و توجه بیشتر به جامعیت این کتاب، جستجوی مدل های کمی دیگر را به دانش پژوهان عزیز واگذار و محول می نمائیم.
اما تصمیم گیری یا مدل های کنترل موجودی به روش M.R.P را در قسمت مربوط به کنترل سفارشات به طور مبسوط با مثالی تشریح نموده ایم. و برای آشنایی بیشتر با آن دانش پژوهان می توانند به کتب برنامه ریزی تولید و کنترل موجودی ها مراجعه نمایند تا با جنبه های وسیع تر آن آشنا شوند.
کنترل سفارشات: جهت کنترل صحیح و منظم موجودی ها، معمولاَ دو موضوع اساسی مورد نظر است (1) مقدار سفارش چقدر باید باشد؟ این سوال با محاسبه EOQ قابل محاسبه است که بحث آن شد. (2) در چه مواقعی سفارش داده شود؟ برای پاسخ به این سوال سیستم های مختلف سفارشات را باید مورد بررسی قرار داد. بدیهی است، تعیین زمان های سفارش به عواملی نظیر مقادیر سفارش، میزان سفارش، میزان مصرف، مقادیر ذخیره جنس در انبار میزان اطمینان به تامین تقاضاهای مشتری و زمانی که بین صدور سفارش و دریافت جنس در انبار طول می کشد، بستگی دارد.
در تشکیلات صنعتی ـ بازرگانی، ممکن است تعداد و تنوع انواع مواد اولیه قطعات یدکی، محصولات تمام شده و . . . آن قدر زیاد باشد که کنترل عینی آن ها مطابق نیاز و ضرورت را غیر ممکن نماید و یا منترل موجودی ها هزینه هایی را دربرداشته باشد که مقرون به صرفه نباشد که کنترل دقیق و عینی به عمل آورد برای طبقه بندی کردن ارزش کالاها و اهمیت آن ها و میزان دقت در کنترل آن ها می توان از روش طبقه بندی ارزشی اجناس یا روش A.B.C بهره گرفت.
محدودیت زمانی و اهمیت وقت مدیران می طلبد تا توجه آن ها همواره به اقلامی معطوف شود که از نظر ارزشی دارای اهمیت بیشتری هستند این روش بر این حقیقت متکی است که در هر مجموعه تعداد کمی از اقلام، قسمت اعظمی از ارزش و یا خواص این مجموعه را دربرمی گیرد به عنوان مثال در بعضی کشورها ممکن است 20 درصد جمعیت 80 درصد ثروت را تصاحب کرده باشند یا 20 قلم هزینه 80 درصد کل هزینه ها را دربرگیرد.
در یک مجموعه یا انبار نیز بر اساس همین حقیقت، می توان اجناس را به سه دسته اصلی تقسیم کرد:
اجناس یا طبقه A : حدود 20 درصد از اقلام، با ارزشی برابر با 80 درصد موجودی ها.
اجناس دسته یا طبقه B : حدود 40 درصد از اقلام، با ارزشی برابر با 15 درصد موجودی ها.
اجناس دسته یا طبقه C : حدود 40 درصد از اقلام، با ارزشی برابر با 5 درصد موجودی ها.

درصد تجمعی مصارف سالیانه
نمودار موجودی یک انبار براساس روش یا قاعده ABC
به این دسته بندی و منحنی آن منحنی پارتو گفته می شود برای مثال در زیر مثالی از کارخانه ای ارائه می شود که تعداد زیادی کالاهای متنوع را د رانبارهای خود نگهداری می کند با استفاده از روش یا قاعده A.B.C اقلام این انبارها را دسته بندی می نمائیم برای این کار جدولی طراحی می کنیم که ستون های شماره کالا، ارزش ریالی واحد، ارزش ربالی مصرف سالیانه در آن به چشم می خورد.
سیستم های مختلف سفارش دهی:
سیستم های معمول و رایج جهت سفارش جنس به 5 گروه قابل تقسیم است که عبارتند از:
(1) سیستم ظرف ذخیره (Two Bin System) .
(2) سیستم بازدید عینی (Visual Review System) .
(3) سیستم نقطه سفارش (Order Point System) .
(4) سیستم دوره سفارش (Periodic Review System) .
(5) سیستم برنامه ریزی کالای مورد نیاز
(Material Rement Plannig =M.R.P) .

* سیستم ظرف ذخیره: در این روش مقدار معینی از کالا ( که همان مقداری است که باید در آن نقطه سفارش مجدد داد ) در ظرف کوچکتری نگهداری شده و بقیه موجودی کالا در ظرف و یا قفسه بزرگتری قرار می گیرد. کلیه برداشت های انبار از ظرف بزرگتر انجام می گیرد و وقتی موجودی ظرف بزرگتر به صفر رسید، عملاً موجودی به نقطه سفارش رسیده است، د راین زمان سفارش جهت تهیه کالا به مقدار ثابت و معینی صادر می گردد و تا زمان دریافت این کالا از ظرف کوچکتر مصرف ( برداشت ) می شود. بدیهی است که مقدار موجودی ظرف کوچکتر، طوری تعیین می شود که موجودی آن به صفر نخواهد رسید.
* سیستم بازدید عینی: در این روش در دوره های ثابت زمانی، از مقدار موجود بازدید عینی به عمل آمده مقدار لازم جهت رسانیدن مقدار کل موجودی و سفارش شده به حداکثر، سفارش می شود. در این روش پس از بازدید عینی، در صورتی که مقدار موجودی به حداکثر نزدیک باشد ممکن است از صدور سفارش خودداری شود و انجام این امر به بازدید دوره بعد موکول بشود.
* سیستم نقطه سفارشی: این روش به روش مقادیر ثابت و دوره های متغیر مشهور است که در آن هر جنس برای خود، نقطه و مقدار سفارش دارد یعنی به محض رسیدن اجناس انبار پس از برداشت های متوالی به حد نقطه سفارش، سفارش خرید به جریان می افتد و مقدار سفارش شده نیز میزان ثابتی است که کمینه ترین هزینه موجودی را بر موسسه تحمیل نماید.
* سیستم دوره سفارش: در این روش دوره های زمانی سفارش ثابت اما مقادیر ممکن است متفاوت باشد یعنی در هر هفته یا ماه یا هر چند یکبار سفارش داده می شود با بررسی که در زمان سفارش از انبارها به عمل می آید به نحوی تعیین می شود که مقدار سفارش شده موجودی با هم به حداکثر معینی برسد.
**سیستم برنامه ریزی کالای مورد نیاز (M.R.P) : د راین سیستم سفارش ابتدا باید در پی پاسخ گوییبه حداقل 3 سوال برآمد. چه محصولی تولید خواهیم نمود؟ محصول به چه قطعاتی و به چه تعدادی نیاز دارد؟ و در چه زمانی به آن نیاز دارد؟ در پاسخ به سوال اول مقادیر مصارف هر محصول بنابر پیش بینی های منبعث از آمارهای گذشته و پیش بینی های آینده و استراتژی و اهداف شرکت و تغییرات مقادیر محصول در آینده نزدیک و دور تعیین می شود.
در این حالت از بررسی به فصلی بودن برنامه های تولید و فروش نیز باید توجه کافی داشت چرا که بعضی از محصولات در ماه های زیادی از سال ممکن است به طور کلی تولید نشوند و لذا نگهداری قطعات و کالاهای لازم در تمام موارد سال برای ساخت و مونتاژ این محصولات ممکن است که مقرون به صرفه نباشد جهت پاسخ گویی به به سوال دوم لیست قطعات کامل کلیه محصولات شرکت مورد نیاز است و پاسخ گویی به سوال سوم منوط به دردست داشتن برنامه تولید است.
پس از اطلاع از مقادیر لازم و زمان های مربوط، لازم است برنامه ای جهت سفارش کالای مورد نیاز تهیه شود. بنابراین باید دانست از آن مقدار کالای مورد نیاز، چه مقدار موجودی در انبار در هر موقع زمانی در انبارها موجود است یا سفارش جهت آن ها صادر شده است. این مقدار از کل مقدار مورد نیاز کسر شده و مقدار قابل سفارش به دست می آید.
مقدار موجودی انبار یا سفارش شده ـ مقدار کل مورد نیاز = مقدار قابل سفارش
و برای پاسخ گویی به سوال سوم، فواصل زمانی تحویل و یا فاصله زمانی میان سفارش و رسیدن جنس به انبار را باید محاسبه یا برآورد نمود و در این صورت است که برنامه سفارشات کالا به طور جمعی تهیه می شود.
طراحی فیزیکی انبارها:
در ابتدا باید محل مناسب انبار را تعیین نمود در این راستا مهم ترین عواملی که بر تعیین محل موثرند به شرح زیر می باشند:
(1) ظرفیت مورد انتظار : یعنی تعیین ظرفیت فعلی و آتی انبارها بر حسب مقدار کالایی که در آن ها ذخیره می شود یا خواهد شد.
(2) تعیین تقریبی مبدا و مقصد کالاهایی که انبار می شوند: به طوری که مسافت کل ( هزینه حمل و نقل ) به حداقل ممکن برسد برای این کار به بررسی میزان ورودی از هر مبادی و مسافت آن و خروج و مسافت آن تا محل مصرف باید پرداخت در این راستا از تکنیک های Operation Research یا OR بهره گرفته می شود مثال این مورد تعیین بهترین محل انبارها برای توزیع کارهای وارداتی است.
(3) نوع حمل و نقل: از طریق آبی، هوایی، راه آهن یا بزرگ راه ها و راه های فرعی و تعیین بهترین طریق آن.
(4) اهداف خاص: ساختن سیلو برای غلات و حبوبات در کنار نواحی کشاورزی و یا سردخانه برای انبار کردن صیدهای ماهی از دریا یا میوه در کنار دریا و یا باغ های میوه یا سایر مواردی که مورد نظر ماست.
(5) آزادی عمل و فضای کافی برای تسریع امور: فضای کافی برای تخلیه، بارگیری یا عبور وسایل نقلیه یا تردد افراد.
(6) محدودیت زمین: گرانی زمین درون شهری و ارزانی خارج از شهر موجبات گسترش عمودی یا ارتفاع انبارها در داخل شهر می شود و ایجاد انبار در خارج از شهر تردد در مدخل ورودی های شهر را با ترافیک مواجه خواهد ساخت.
(7) هزینه های راه اندازی و آماده سازی Setup : هزینه های تسطیح و خاک برداری و خاک ریزی را باید کمینه نمود و بتوان آب باران و فاضلاب ها را به راحتی هدایت نمود لذا زمین های مسطح و با ارتفاع مناسب و شیب کم ارجح تر است.
(8) محدودیت های قانونی: که موجب منع احداث انبار در ناحیه یا نواحی خاص می شود.
(9) تناسب با محیط: یعنی باید تردد وسایل نقلیه و سر و صدا، مزاحم همسایگان نشود و در محل و محیط غیر مسکونی مناسب احداث شود.
(10) تبلیغات و نمایاندن شرکت: از طریق مثلاَ ایجاد انباری با ساختمان و نمایی زیبا در کنار جاده هایی اصلی یا فرعی.
(11) خدمات شهری: محل انبار در جایی باشد که از امکاناتی چون آب، برق، تلفن و ایمنی بتوان بهره گرفت.
این موارد از نکات عمده ای هستند که در طراحی و تعیین مناسب محل انبارها قبل از ایجاد آن باید مورد توجه قرار گیرند. اما جهت طراحی سیستم فیزیکی انبارها می توان از فلوچارت یا نمودار گردش کار آن هم جهت نظام دهی امور و رعایت تقدم و تاخر کارها بهره گرفت .
جهت طراحی انبار یا مجتمع انبار مناسب باید بخش های مختلفی را در نظر گرفت این بخش ها را می توان در سه دسته کلی قرار داد:
الف) ـ سالن های ذخیره سازی اقلام کالا وم مواد: در طراحی ساختمان سالن های ذخیره سازی کالا رعایت موارد زیر مهم است:
(1) شگل انبار که در دو مورد هزینه دیوارکشی و کارایی عملیات حمل و نقل موثر است.
(2) نوع ساختمان انبار و توجه به شیب سقف و نوع سقف انبارها و استفاده از تیر، ورق یا خرپا در جای مناسب آن.
(3) نوع درب های ورودی و خروجی از نظر عبور و مرور افرار و تجهیزات حمل و نقل و حفاظت و ایمنی انبارها و جلوگیری از ورود افراد متفرقه و عدم تبادل حرارتی بین انبار و محوطه بیرون. ابعاد درها با توجه به عبور تجهیزات حمل و نقل باید طراحی و ساخته شود و بهتر است که به صورت کشویی و یا کرکره ای باشد و وجود و نصب درهای کوچک جهت عبور و مرور افراد ضروری است تا فقط در موارد خاص از دربهای کشویی استفاده گردد.
(4) نحوه دریافت و ارسال کالا و این که از سکوی تخلیه و بارگیری بهره گرفته می شود یا خیر و به طوری باشد که از کارایی برخوردار باشد و ترافیک کامیون های در انتظار بارگیری یا تخلیه را ببار نیاورد و برای این کار راهروهای جداگانه ای جهت دریافت و راهرو یا راهروهای دیگری برای ارسال و بارگیری در صورت لزوم تعبیه گردد.
(5) ایجاد سکوهای تخلیه و بارگیری با ارتفاع و زوایای مورد نظر و مناسب و رعایت شرایط اقلیمی در ساخت سکوها.
(6) پس سازی و کف سازی مناسب در قسمت های حساس انبار مثل دیوارهای حایل، ستون ها و راهروها و مسیر وسایل نقلیه سنگین و سکوهای تخلیه و بارگیری و . . .
(7) بکارگیری مواد ساختمانی مناسب مثلاَ فولاد در ساختمان ستون ها و دیوارها و سقف انبارها و ورق آلومینیم در پوشش سقف ها و دیوار انبارها و ساختمان های صنعتی و در صورت امکان به علت صرفه جویی و با رعایت اقدامات ایمنی استفاده از چوب در ساختن اسکلت انبارها و بکاربردن آجر به علت خنک تر کردن فضا کمتر کردن هزینه گرم سازی ساختمان ها نسبت به پوشش ها سقفی و دیواری و فلزی.
(8) بکارگیری بتون های سیمانی و قطعات پیش ساخته بتونی چرا که زمان ساخت بنا را کم و انبار و نسبت به آتش سوزی مقاوم می نماید گرچه ساخت آن نسبتاَ زیاد است. امروزه در ساخت انبارها از مصالح متعدد و متنوع بهره گرفته می شود مثل بتون برای پی ها و شناورها، ورق فلزی برای پوشش سقف ها و پروفیل برای خرپاها و اسکلت سقف ها.
ب) ـ بخش های اداری و مالی: گستردگی این بخش اداری و مالی متناسب با میزان فعالیت انبار و تعداد افراد است.
ج) ـ بخش های خدماتی: این بخش ها نیز متناسب با میزان فعالیت های هر انبار می تواند گسترده یا محدود باشد.
اما در زیر به بخش های خدماتی موجود در یک مجتمع بزرگ انبار اشاره می شود:
ـ شعبه بانک جهت سهولت انجام امور مالی
ـ مراگز آتش نشانی و خدمات ایمنی
ـ پمپ بنزین جهت وسایط نقلیه حمل و نقل
ـ تعمیرگاه مجهز تجهیزات حمل و نقل
ـ کارگاه بخاری، آهنگری، جوشکاری
ـ انبار قطعات یدکی و ملزومات مصرفی
ـ پارکینگ برای استفاده کارکنان
ـ ترمینال جهت استفاده کامیون ها و کانتیرهای در انتظار تخلیه
ـ ساختمان مسکونی برای کارکنان و نگهبانان و برج های دیده بانی
ـ رخت کن دوشی و نمازخانه و رستوران و ناهارخوری برای کارکنان
ـ سرویس های بهداشتی و دست شوئی های عمومی برای کارکنان
اما مهم ترین تاسیساتی که در یک مجتمع انبار مورد نیاز است عبارتند از:
(1) تاسیسات مربوط به برق و آب
(2) تاسیسات فاضلاب و آب های سطحی
(3) تذسیسات گرمازا و سرمازا و وسایل مورد نظر آن
(4) تاسیسات اغلام خطر در هنگام حریق و اطفاء آن و سایر خطرات
اما در طراحی باید به نکات زیر توجه نمود:
(1) نوع کالاهایی که عموماَ نگهداری می شود.
(2) ظرفیت مورد نظر انبارها.
(3) شرایط جغرافیایی و اقلیمی.
(4) میزان دسترسی به زمین.
(5) شبکه ارتباطی کشوری و درون مجتمع انبارها.
(6) وسایل حمل و نقل خارجی و داخلی.
(7) توسعه آینده انبارها و در نظر گرفتن نکات و فضا و برنامه های آینده.
(8) بررسی های اقتصادی این بررسی ها می تواند در زمینه های مختلف زیر صورت پذیرد:
A . بررسی ایجاد مجتمع انبار در محل های مختلف
B . بررسی ایجاد مجتمع انبار در یک محل با توجه به سیستم های مختلف و متفاوت و استقرار تجهیزات و کار عمده ترین هزینه ها در هنگام مقایسه و بررسی طرح های مختلف جهت انتخاب بهترین آن ها عبارتند از:
الف) هزینه های سرمایه ای مثل تسطیح و خاک برداری و آماده سازی آن ها، ساخت جاده فرعی یا راه آهن هزینه خاک برداری و پی سازی و کف سازی و ساختمان و محوطه سازی و خیابان کشی و دیوارکشی و هزینه خرید تجهیزات حمل و نقل و لیفت ترک ها و … و هزینه های انبار نمودن مثل انواع قفسه ها و پالت ها و … و هزینه کارمزد وام های بانکی تا زمانی که استفاده از انبار شروع نشده چرا که در دوره بهره برداری باید به حساب هزینه عملیاتی منتقل شود نه سرمایه ای.
ب) هزینه عملیاتی مثل نیروی انسانی (حقوق و دست مزد کارگران و کارکنان) و هزینه سوخت و نگهداری و تعمیرات تجهیزات حمل و نقل و قفسه ها و پالت ها و هزینه بیمه و آب، برق و تلفن و تبلبغات و کارمزد بانکی.
پیش گفتار: سیر تکاملی بشر و به ویژه پیشرفت های تکنولوژی قرن حاضر در زمینه های مختلف از جمله ارتباطات و حمل و نقل، دنیای بزرگ ما را به جهانی کوچک و به هم وابسته تبدیل نموده است.
برجسته ترین ویژگی و تمایز جهان امروز از دنیای قرون گذشته، ضرورت ارتباطات و هم زیستی در سایه هم یاری و داشتن روابط با دیگر اقوام و ملل می باشد. در پاسخ به این که علت تجارت بین کشورها چیست باید گفت که در دنیای امروز نیازها و خواست ها متنوع و نامحدودند و هیچ کشوری را نمی توان یافت که بتواند کلیه نیازمندی های خود را اعم از کالا و خدمات، خود تولید نماید عوامل تولید به طور نابرابر روی کره زمین توزیع شده است و کشورها نیز از لحاظ منابع طبیعی، موهبات الهی، منابع معدنی، آب و هوا، منابع مالی و انسانی، توانایی های تکنولوژیکی و مهارت های سازمان و مدیریت و دیگر عوامل نعیین کننده با یک دیگر فرق می کنند و این مهارت ها باعث می شوند که برخی کشورها بتوانند بعضی از کالاها و خدمات را با بیشترین کارایی و به بهترین کیفیت و کمیت در مقایسه با سایرین تولید نمایند. لذا تجارت داخلی که مبادله کالا و خدمات میان اشخاص حقیقی یا حقوقی مقیم داخل محدوده یک کشور معین با کشورهای خارجی و یا بین المللی که مبادله کالا و خدمات میان یک کشور معین با کشورهای خارجی و یا بقیه کشورهای جهانی است از جهات ذیل متفاوت می باشد:
(1) حرکت عوامل تولید: این حرکت سرمایه و نیروهای انسانی در داخل یک کشور از نقطه ای به نقطه دیگر آسان تر از حرکت آن ها در داخل یک کشور از نقطه ای به نقطه دیگر آسان تر از حرکت آن ها در خارج از کشور و میان کشورهاست.
(2) حرکت کالا: حرکت کالا و خدمات از لحاظ سلامت و هزینه های حمل و نقل توجیه است اما در حرکت کالا و خدمات میان کشورها علاوه بر موانع مسافت و هزینه، به علت عبور از مرزهای مختلف با سدهایی مثل عوارض واردات و صادرات، سیاست های کنترل ارزی، موانع غیر تعرفه ای و . . . مواجه می باشد.
(3) تفاوت بازارهای داخلی و بین المللی: سیاست های پولی و مالی، مزدها و قیمت ها، تکنولوژی، تسهیلات زیربنایی، وفور و قیمت عوامل تولید وضعیت بازارها از لحاظ رقابت کامل یا ناقص و یا نوع انحصارات و الگوها و شیوه های مختلف مصرف و فروش در کشورهای دنیا متفاوت بوده و در تجارت بین المللی باید بع آن ها توجه نمود.
(4) واحد پول: در محدوده یک کشور قوانین پولی و سیستم های مالی و سایر ترتیباتی از این قبیل در تمام نقاط یکسان است در داخل کشور یک واحد پول در مبادله کالاها و خدمات بکار می رود در حالی که درکشورهای مختلف به علت وجود واحدهای پولی متفاوت، خرید و فروش و مبادله کالا با تبدیل این واحدهای پولی با یک دیگر صورت می پذیرد. واحدهای پولی متفاوت دارای ارزش یکسانی مشکل نمی آفریند چرا که در آن صورت پول ها به یکم دیگر تبدیل می شد اما نکته مهم این است که ارزش پول ها دائماَ در حال تغییر است. عدم توجه به مکانیسم های پیچیده قیمت گذاری پول ها با هم می تواند موجبات زیان هنگفتی را فراهم آورد. سازمان های جامعه جهت تامین نیازها یا ورودی های (Input) خود اقدام به خرید یا تدارک و سفارش می نمایند همچنین جهت عرضه محصولات (Output) خود اقدام به فروش می نمایند لذا می توان گفت که خرید و فروش در کلیه شرکت ها از جمله وظایف اصلی است یعنی با نبودن آن هیچ فعالیتی نمی تواند صورت گیرد. از این روست که مبادلات داخلی و خارجی نمود عینی می یابد می توان گفت تهیه و توزیع از جمله وظایف عنده بخش لجستیک سازمان هاست که در زیر به شرح دقیق تر وظایف و عملکردهای بخش مدیریت لجستیک اشاره خواهیم نمود. شکل متعاقب مفاهیم مدیریت سیستم ها را در ارتباط با گردش مواد و فعالیت های مربوط به آن در سیستم مواد شرکت به صورت تصویری و با جزئیات دقیق نشان می دهد.
اهمیت بخش خرید: هدف هر فعالیت صنعتی ساخت محصولاتی است که در داد و ستد سودآور باشد. دست یابی به سود چه در موسسات صنعتی و چه بازرگانی و غیره نیز تنها از طریق ترکیب مناسب M 5 ( ماشین ، مرد یا نیروی انسانی، مواد پول یا سرمایه، مدیریت ) امکان پذیر است امروزه مواد در صنعت نقش حیاتی بر عهده دارد و بدون آن موسسه قادر به ادامه فعالیت نیست و این مواد نیز باید در زمان مناسب، به مقدار مناسب، در زمان مناسب و با قیمت و کیفیتی مناسب تهیه شود و ضعف در تهیه آن موجب بیکاری M4 دیگر و افزایش هزینه ها و بهای تمام شده و در نهایت موجب کاهش سود آوری موسسه می شود.
به طور متوسط بخش خرید نصف درآمدی که موسسات از طریق فروش بدست می آورند را هزینه می نماید و بیشترین مقدار هزینه صرف مواد می شود. در کشور ایران که حداکثر موسسات برای ادامه کار خود از خریدهای خارجی بهره می گیرند نیز بخش با اهمیتی به شمار می رود لذا به بررسی بیشتر ان می پردازیم.
اهداف بخش خرید:
(1) حمایت از واحدهای عملیاتی موسسه ا طریفق جریان مداوم و منظم مواد و خدمات.
(2) به حداقل رساندن زیان ناشی از فساد و از مد افتادگی و سرقت موجودی ها در موسسه.
(3) تهیه و شناسایی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالا و مواد و . . .
(4) برقراری روابط مداوم و خوب با فروشندگان کالاها تا رفتار حمایتی فروشندگان را موجب گردد.
(5) ایجاد هماهنگی کامل با سایر ادارات موسسه.
(6) کمک در بهبود و توسعه سیاست ها و روش هایی که رسیدن به اهداف دیگر را به نازل ترین قیمت میسر نماید.
(7) آموزش و رشد کارکنان بخصوص کارمندان شایسته چرا که آن ها ذخیره های آینده مدیریتند.
(8) خرید عاقلانه و رقابتی. خرید رقابتی یعنی بخش تدارکات باید به طور دائم از وضعیت نیروهای عرضه و تقاضا که قیمت و دست رسی به مواد را تنظیم می نماید. آگاهی داشته باشد و خرید عاقلانه یعنی این که تدارکات باید در جستجوی دائمی برای بدست آوردن کالا با ارزش مناسب باشد.
اما 5 اصل زیر را باید در تمام خریدها رعایت کرد چرا که خرید عاقلانه و رقابتی را امکان پذیر می سازند:
الف) ـ کیفیت مطلوب (Right Qualiy) .
ب) ـ مقدار مناسب (Right Quantity) .
ج) ـ قیمت مناسب (Right Price) .
د) ـ منبع مناسب (Right Sources) .
ه) ـ زمان مناسب (Right time) .
ـ جهت انجام امر خرید با کیفیت خوب شناخت تولیدکنندگان در سطح کشور یا خارج از کشور و تاریخچه نحوه تولید آنان از ضروریات است.
بررسی کشور نه تنها از طریق داده های عمومی و مطالعات کافی بلکه از طریق نمونه گیری از کالاهای مورد مطالعه و بررسی کیفیت فنی و آنالیز قطعات صورت می گیرد. در سازمان های پیشرفته تدارکات خود مجهز به آزمایشگاه های خاص جهت کنترل کیفیت محصولات می باشد.
ـ در خریدها باید هماهنگی لازم با واحدهای درون سازمانی از یک طرف و فروشندگان از طرف دیگر مورد بررسی قرار گیرد. با خرید پیش از حد، سرمایه در انبار راکد و با خرید کمتر در تولید وقفه ایجاد می شود. ( تعیین بهترین مقدار در قسمت دروس انبارها مفصلاَ مورد بحث و بررسی قرار گرفته است ).
ـ با توجه به وابستگی زیاد قیمت تمام شده کالاهای ساخته شده و فروش رفته باید با در نظر گرفتن مطلوبیت و کیفیت کالا از بین فروشندگان مناسب ترین قیمت را برای کالاهای خود انتخاب نمود که این کالا به مطالعه و ارزیابی و ایجاد هم بستگی بین تولیدکنندگان و فروشندگان علاقه و وابستگی به تولیدات نهایی را می توان در آن ها ایجاد نمود.
ـ منظور از فروشندگان مط.مئن و منابع مناسب فروشندگانی است که در تولیدات خود دارای هدف بوده و به تعهد در تولیدات توجه دارند در این مورد رعایت نکات زیر مورد توجه می باشد:
الف) ـ استانداردها و مشخصات کالاهای تولیدی.
ب) ـ نحوه نظام اداری و تاریخ گذشته و فعالیت های کارخانه ای.
ج) ـ امکان اعتصاب و مشکلات انسانی.
د) ـ امکانات تولیدی و موجودی و رسانیدن به موقع مواد اولیه.
ه) ـ شخصیت مدیران و تصمیم گیرندگان شرکت فروشنده.
ـ انتخاب زمان مناسب چه از لحاظ مواد اولیه و چه از نظر مسائلی مثل نوسانات اقتصادی، حجم تولید کالا در بازار و یا خریدهای فصلی می تواند با قیمت تمام شده اثرات منفی و یا مثبت بر جا گذارد.
ارتباط بخش خرید با بخش های دیگر و نظام ارتباطی میان آن ها:
بنا به نظرات صاحب نظران مدیریت، سازمان سیستم یا مجموعه ای از اجزاء مرتبط و وابسته به یک دیگر است به نحوی که هر گونه تغییری در هر جزء منجر به تغییر در کل می شود. اجزاء سیستم سازمان بخش هایی چون مالی، تعمیر و نگهداری، انبارها، تدارکات، تولید و غیره می باشد که با هم در تعاملند.
تبادل اطلاعات بین اجزاء و واحدهای سازمان های پایه سیستم اطلاعاتی مناسب به شمار می رود. هر یک از قسمت های کارخانه یا موسسه دارای اطلاعاتی است که می تواند در عملکرد بخش خرید مثمر ثمر واقع گردد لذا بخش خرید نیز همانند هر سیستم دیگر محتاج به اطلاعات دقیق و به موقع است که می باید از کلیه قسمت های یک موسسه یا از محیط خارج از موسسه به این بخش برسد. اطلاعاتی که به بخش خرید می رسد را می توان به سه دسته تقسیم نمود:
الف) ـ اطلاعاتی که از بیرون ( محیط خارج ) به بخش خرید می رسد.
ب) ـ اطلاعاتی که از بخش خرید به قسمت های موسسه می رسد.
ج) ـ اطلاعاتی که از داخل موسسه به بخش خرید داده می شود.
خرید متمرکز و یا غیر متمرکز:
در سازمان دهی نیروهای خرید عوامل متعددی دخالت دارند. اهم این عوامل عبارتند از میزان یا ارزش کالای مورد نیاز شرکت، تعداد نیازمندی و پرسنل یا کادر موجود و مورد نیاز در تدارکات و درجه تخصص مسئولیت واحد وکارکنان تدارکات و نحوه اداره امور قسمت تدارکات و . . .
ساختار سازمانی و جایگاه تدارکات در سازمان های متعدد متفاوت است گاهاَ مدیر تدارکات زیر نظر مدیرعامل است و گاهی تدارکات زیر نظر یکی از اعضاء هیئت مدیره است و حتی در شرکت های کوچک این امر توسط خود مدیرعامل تحقق می یابدو این کار با همکاری متخصصین امر بازرگانی و بازاریابی و بانک و بیمه و ترخیص صورت می گیرد.
خرید معمولاَ به صورت متمرکز به عمل می آید چرا که فواید زیر از آن ناشی می شود:
ـ ایجاد تخصص در انجام دادن خریدها.
ـ جمع آوری نیازها و افزایش نیاز و حجم و بالاخره امکان دریافت تخفیف مقداری.
ـ کنترل بهتر انبارها و در نتیجه کاهش هزینه های انبارداری.
ـ صرفه جویی در نیروی کار مربوط به خریدها.
ـ صرفه جویی در هزینه های مربوط به خرید.
به دلیل مزایای فوق حتی الامکان و در صورت دور و متفرق نبودن بخش ها و کارخانجات متعدد نیازمند، خریدها به صورت متمرکز صورت می گیرد. اما دفتر مرکزی نسبت به خریدهای مشابه کارخانجات یا نیازمندان به کالا اقدام می نماید لذا خریدهای متمرکز در صورتی مفیدتر خواهد بود که نیازها مشابه باشد اما با این وجود در صورت پراکندگی جغرافیایی کارخانجات متعدد یک شرکت، یا غیر مشابه و یا تخصصی بودن هر قلم از نیازمندی ها ممکن است خریدها به صورت غیر متمرکز انجام گیرد عدم تمرکز ممکن است دربعضی موارد خلاقیت و علاقه و تخصص و آموزش را در واحدهای متفرق و یا تابعه بالا ببرد لذا گاهاًَ نیز از خریدهای متمرکز مفیدتر و موثرتر واقع می گردد

منابع اطلاعاتی برون سازمانی تدارکات:
واحد تدارکات یا خرید جهت دست یابی به منابع خرید به روش های متفاوتی متوسل می شود. اهم روش هایی که جهت شناسایی منابع عرضه کالا یا فروش آن وجود دارند به شرح زیر می باشد:
الف) ـ از طریق مراجعه به سفارت خانه های کشورهای بیگانه در داخل کشور و مشاوره با مشاورین بازرگانی آن ها و دریافت کاتالوگ ها و یالیست مواد یا قطعات و کالاهایی که نیازمندیم همچنین شرکت ها و موسساتی که عرضه کننده آن ها می باشند.
ب) ـ از طریق شرکت های مشابه می توان به منابعی دست یافت البته باید توجه داشت ارتباطی بین شرکت رقیب و شرکت تامین کننده مواد و کالا از قبل وجود نداشته باشد.
ج) ـ از طریق سوابق موجود در شرکت و تهیه فهرست و وضعیت شرکت های طرف قرارداد و تامین کننده نیازهای مادر قبل و مقایسه و تجزیه و تحلیل وضعیت اعتباری و توان تولیدی و موجودی آنان.
د) ـ از طریق مراجعه به اطاق بازرگانی و تهیه لیست اقلام صادراتی و صادرکنندگان طرف قرارداد خود.
ه) ـ از طریق منابع داخلی و حمایت از صنایع داخلی و بوجود آوردن و تحقق بخشیدن به اصل خود کفایی که در حال حاضر از اهمیت بسزایی برخوردار است.
فرآیند یا مراحل خرید خارجی:
در کشورهای مختلف فرآیند یا مراحل خرید و سفارشات متفاوت می باشد اما آن چه که می توان به عنوان شیوه ای کلی و عملی و تجربی متذکر شد گام هایی است که اهم آن ها به شرح زیر می باشد:
(1) بررسی نیازمندی ها و برنامه ریزی جهت آن ها و تهیه برنامه سفارش خرید مناسب.
(2) بررسی راه حل ها یا گزینه های متعدد ( بسازیم، بخریم اگر آری از چه طریقی و منابعی اجاره کنیم و . . . ).
بررسی راه حل های متعدد: در سازمان های امروزی مدیریت در پی آن است که بهترین راه حل را برگزیند و بهترین راه حل با توجه به معیارهایی چون هزینه تامین می شود و زمان که گاهاً خود در جرگه هزینه به شمار می آید ما نیز به مثالی از بررسیگزینه های متعدد و انتخاب بهترین راه حل می پردازیم.
موسسات جهت تامین نیازها می توانند خود سازنده باشند و مصرف کننده و یا نیازمندی خود را اجاره کنند و یا آن را بخرند چه از داخل و چه از خارج از کشور و شیوه های تامین مالی خرید نیز متفاوت است که می تواند از طریق وام بانکی باشد یا از منابع خود شرکت که بررسی هزینه هر روش الزامی و ضروری است در مثال ما فرض بر این است که موسسه سه راه حل در پیش روی خود دارد اجاره کردن، ساختن یا خریدن.
سیاست خرید و اتخاذ قیمت:
استعلام بها بدون دریافت ضمانت تثبیت قیمت: در این روش شرکت خریدار، جهت دریافت قیمت: به فروشندگان تلکس مخابره کرده و با توجه به سوابق تجاری شرکت و با در نظر گرفتن کیفیت کالا و بعد از مذاکراتی که ممکن است از طریق تلکس، تلفن و یا حضوری انجام شود اقدام به خرید کالا می کند. این روش تامین نیازها از معمول ترین روش های دریافت قیمت و خرید کالاست.
از طریق مناقصه آزاد: بدین ترتیب که به منظور تامین نیاز شرکت، از طریق جراید و نشریه های بین المللی مربوطه به آن صنعت به طور آزاد از فروشندگان دعوت به شرکت در مناقصه می شود و کلیه شرایط از طریق روزنامه و یا مجله به اطلاع فروشنده می رسد و بعد از پایان مهلت کلیه پیشنهادات می رسد. جمع آوری و در حضور ذیصلاح ( بر طبق اساس نامه شرکت ) پاکت های رسیده گشایش شده و برنده مناقصه مورد نظر مشخص می شود.
مناقصه محدود: بدین ترتیب است که شرکت نیاز خود را از طریق تلکس به طور محدود به تعدادی از فروشندگانی که در اثر مرور زمان به عنوان تامین کننده نیازمندی ها به این شرکت مشخص شده اند مخابره می کند و کلیه شرایط مناقصه از طریق تلکس به همه آن ها مخابره می شود و در پایان مهلت مقرر شده پاکت های رسیده گشایش یافته و برنده مناقصه مشخص می شود.
لازم به ذکر است که در اکثر مناقصات خریدار به منظور متعهد نمودن فروشنده در یکسان نگه داشتن قیمت تا زمان نگه داشتن قیمت تا زمان گشایش اعتبار تقاضای چند درصد ضمانت نامه می کند و به این ضمانت نامه Bidbond یا ضمانت نامه تثبیت قیمت گویند.
روش تلفیقی: روش تلفیقی بدین شکل است که خریدار پس از تماس با فروشندگان و دریافت قیمت نهایی و قبل از انجام هر گونه اقدام جهت گشایش اعتبار از فروشنده تقاضا کرده تا ضمانت نامه ای به مبلغ حدود 5 درصد به عنوان Bidbond به نفع خریدار گشایش کند چنان چه روش مناقصه و استعلام بها بدون ضمانت نامه یا دیگر روش ها با هم تواماً به کار روند به آن روش تلفیقی گویند.
مذاکره: مذاکره عملی است طبیعی که باید به صورت حرف هایی در خرید های مورد نیاز انجام گیرد و این عمل قسمت اعظم وقت و انرژی یک مسئول خرید را به خود مشغول می کند، باید با قدرت کامل نسبت به کیفیت فروشنده و عادلانه بودن قیمت صریحاً اظهار نظر شود. البته پرداخت قیمت پایین تنها بهترین خرید نخواهد بود بلکه باید سعی کرد بعد از بررسی های لازم در مورد کیفیت و مشخصات فنی با پرداخت پایین ترین قیمت نسبت به بهترین خرید اقدام شود لذا باید در خریدها به اصل قیمت و کیفیت و . . . توجه شود.
خریدار جهت مذاکره با فروشنده باید اطلاعات کافی در مورد محیط فروشنده داشته باشد تا با به کار بردن این اطلاعات کارایی بهتری را در انجام مذاکرات بوجود آورد.
تعریف، اهداف و تکنیک های مذاکره و خصوصیات مذاکره کننده ماهر و عوامل موثر بر چانه زنی خریدار و فروشنده:
تعریف: مذاکره به معنی گفتگو بحث یا چانه نی جهت رسیدن به یک توافق در معاملات بازرگانی است. مذاکره یک فرآیند برنامه ریزی، ارزیابی، مرور و تجزیه و تحلیل است که به وسیله خریدار و فروشنده مورد استفاده قرار می گیرد تا به یک توافق و مصالحه قابل قبولی دست یابند این موافقیت و تفاهم شامل کلیه جنبه های عملیات تجاری و بازرگانی می شود.
بنابراین مذاکره با جنگ و رقابتی که در آن می بایستی یک طرف بازنده باشد و یک نفر برنده تفاوت دارد. در مذاکرات موفقیت آمیز هر دو طرف چیزی را بدست می آورند. البته نه به طور مساوی بلکه طرفی که مهارت بیشتری دارد پاداش بیشتری می برد:

اهداف:
ـ دست یابی به قیمت مناسب برای جنس ( با کیفیت مناسب ) مشخص.
ـ تاکیدی است تا فروشنده ( عرضه کننده ) به موقع کارش را انجام دهد.
ـ اعمال کنترلی فوق العاده بر قرارداد انجام یافته.
واداشتن و ترغیب نمودن تهیه کننده به حداکثر همکاری خریدار و توسعه روابط سالم و مستمر با تهیه کنندگان صلاحیت دار قیمت منطقی و منصفانه باید به وسیله تجزیه و تحلیل هزینه یا قیمت تعیین شود.
خریداران باید توجه داشته باشند که انجام به موقع کار یا تحویل به موقع کالا بر مبنای جداول تحویلی حائز اهمیت بسیار است زیرا عدم برخورد صحیح با میزان تعهدات تهیه کننده و توان تامین تعهدات آن ها مطمئناً تاخیراتی را در تحویل مورد قرارداد موجب می گردد.
یک تهیه کننده با دفتر بزرگ ثبت سفارشات قادر نیست سفارشات را با دقت تهیه کننده ای که با ظرفیت موجود تولید را در توان دارد جدول بندی یا تسزیع نماید. در خصوص مورد کنترل فوق العاده باید گفت که نارسائی هایی موجود در عمل کرد تهیه کننده می تواند عملیات موسسه خریداری کننده را مختل نماید.
کنترل ها بعضی مواقع د رزمین هایی از قبیل ظرفیت و سطح فعالیت فروشنده سطوح استعدادهای علمی، احتیاجات مربوط به آزمایش ویژه دستگاه ها و میزان و نوع کاری که به طور فرعی در قرارداد گنجانده می باشند .
در مورد نکته همکاری مستمر باید گفت که همکاری، همکاری می آورد. این همکاری از طریق سیاست سفارشات بیشتر در آینده به دست می آید اضافه بر این تهیه کنندگان خوب انتظار احترام، روابط کاری مطلوب از مشتریان خود دارند.
تکنیک های مذاکره: تکنیک های مذاکره ( تاکتیک ها ) ابزارهای کار مذاکره هستند این ابزار در دست یک فرد ماهر سلاح پر قدرت و در دست فرد متبدی دام خطرناک و احمقانه است نمونه های آن به شرح زیرند:
(1) سازمان دهی مطالب و موضوعات: کلیه مذاکرات بر موضوعات ویژه ای متمرکز هستند، یکی از مشکل ترین وظایف مذاکره تشریح کامل موضوع است که در جلسه مورد بحث قرار می گیرد و سپس حصول اطمینان از این که اطراف این موضوعات محدود است لذا سازمان دهی موضوع مسئله مهمی است.
(2) آشنایی با اتحادیه های کارگری: در مورد تکنیک های مذاکرات موفقیت آمیز مطالب زیادی را می توان از اتحادیه های کارگری آموخت، اتحادیه ها بر اهمیت برنامه ریزی کامل و جلسات مقدماتی مذاکرات تایید می کنند.
(3) اطمینان یافتن از اختیارات طرف مقابل: قبل از شروع مذاکره باید خریدار کاملاً مطمئن باشد که نمایندگان فروشنده قدرت کامل قانونی برای عقد قرارداد و امضاء برای شرکت فروشنده را دارا می باشند. در صورت شک و تردید بایستی با مقام رسمی شرکت فروشنده مذاکره صورت گیرد.
(4) حفظ نگهداری ابتکار عمل: یک حمله کننده خوب بهترین مدافع می باشد خریدار باید تهیه کننده را در حالت دفاعی با مواجه کردن نکته ای بعد از نکته دیگر نگه دارد و مستمراً او را در موقعیتش توجیه کند.
(5) تغییر جهت دادن و به کارگیری موضوع در جای مناسب: زمانی که کنترل خلق و خوی از دست فرد خارج می شود، مذاکره کننده با تجربه سریعاً جهت توجه اش را از موضوع دور می کند در چنین مواقعی یک لطیفه یا یک حکایت یا یک چای و قهوه عامل موثری در برطرف کردن عصبانیت می باشد. این موضوع بیشتر وقتی بروز می کند که شرکت کنندگان در مذاکره می دانند چه موقعیتی برای طرف دیگر آزاردهنده ترین است.
(6) ارائه سوالات منظم شده: مذاکره کننده با ردیف کردن سولات و زمان بندی صحیح می تواند پیشرفت و روند مذاکره را کنترل نماید با یک سوال محسوس او می تواند با توسل به زور و در عین حال حضور ذهن، به موقعیت تهیه کننده حمله کند و مشابه همین می تواند به طور موثر از موقعیت خود دفاع کند. تکنیک پاسخ دادن مناسب به اندازه تکنیک سوال کردن مناسب اهمیت دارد. مذاکره کننده می داند چه زمانی بطور واضح پاسخ دهد و چه زمانی مبهم. پاسخ صحیح پاسخی است که یا تاکتیک های کوتاه مدت مذاکره کننده را تقویت کرده و به پیش برد یا به استراتژی درازمدت وی کمک نماید. مذاکره کننده موفق درک می کند که جلسات مذاکره کلاس درس نیست که پاسخ صحیح نمره بالاتری داشته باشد. در مذاکرات، هدف آن است که موضوعات مورد نظر فروشنده کنکاش گردد و تا جایی که ممکن است درک شود که او تا به چه حد تمایل به مانور دادن بر روی موضوعی دارد. برای این منظور پاسخ های دقیق بعضی مواقع پاسخ های غلط می باشند. درجه صحیح و دقت با استفاده از موقعیت های هر مذاکره مشخص می گردد.
(7) شنونده خوبی بودن: فروشنده کلاًَ از صحبت کردن لذت می برد، خریدار باید بگذارد آنها حرف بزنند. به هنگام حرف زدن فروشنده اغلب برای خودش امتیازاتی را مطرح می کند که یک خریدار هرگز نمی تواند آنها را از طریق مذاکره کسب کند. گوش دادن و تشخیص نیاز اساسی یک فروشنده و کلمات انتخابی او برای صحبت کردن و تن صدا و حرکت بدن می تواند سررشته های زیادی را در موقعیت مذاکرات برای خریدار به دست دهد.
(8) رعایت و ملاحظه کردن فروشنده: برای اکثر شرکت ها یعنی آنهایی که به دنبال روابط مناسب و مستمر و سودآور می باشند یک تکنیک منطقی و توام با ملاحظه توصیه می شود. ارضاء کردن روحیه و نیازهای روحی فروشنده هیچ امتیازی را در مذاکرات از خریدار نمی گیرد ولی باید توجه داشت که دادن امتیاز روحی زیاد به فروشنده سبب نگردد که خریدار ناخودآگاه تسلیم خواسته های او گردد.
(9) هرگز چیزی را کنار نگذارید (از دست ندهید): به عنوان یک استراتژی یک مذاکره کننده موفق به طور دوره ای می گذرد که فروشنده وی را به قبول یکی از پیشنهادات سوق دهد این بدین معنی نیست که مذاکره کننده چیزی را از دست می دهد. او هرگز چیزی را از دست نمی دهد بلکه همیشه انتظار دارد هر امتیازی که از طرف فروشنده ارائه شده را تلفیق نماید و در جریان تبادل نظرها مذاکره کننده موفق امتیازات کمتری را از رقیب خود که کمتر موفق بوده است کسب می نماید. با ادامه این جریان تبادل نظر، یک موفقیت که نزدیک به موضوعات مورد نظر طرفین است به دست می آید.
(10) منابع به طور مساوی تقسیم نمی شود: بعضی های مذاکره موفقیت آمیز را مذاکره ای می دانند که منتهی به تقسیم مساوی امتیازها گردد گرچه هر دو طرف از یک قرارداد که به طور مناسب مورد مذاکره قرار گرفته است بهره مند می شوند ولی به ندرت به طور 50 ـ 50 از آن بهره می برند به عنوان اصلی کلی درصد بیشتر از منابع یک قرارداد به طور طبیعی نسیب فرد ماهرتر می شود
خصوصیت مذاکره کننده ماهر:
ـ فرد مذاکره کننده به تنهایی از تجربیات تجاری وسیع و مهارت کافی برخوردار باشد.
ـ او اطلاعات و دانش کاری خوبی را که از کلیه عملیات تجاری کسب نموده به کار می گیرد. او می داند که چگونه ابزارهای مدیریت، حسابداری، روابط انسانی، اقتصادی و حقوق تجاری را به کار گیرد.
ـ او به نقش خود در زمان هدایت یک گروه مذاکره آگاه است و می داند که هماهنگ کننده یک گروه نامتجانس از متخصصین مختلف است که انتظار می رود موضوعات مشابه را از دیدگاه متفاوت مد نظر قرار دهند لذا او بایستی این نظریات مختلف را در جهتی هدایت کند که به هدف مذاکره متنهی شود. (او بر حسب خریدی که انجام می دهد، دو نقش اساسی را ایفا می کند اول او تنها مذاکره کننده خریدار می باشد دوم او در راس یک گروه یا تیم مختصص که به نمایندگی از طرف خریدار در مذاکره شرکت می کنند عمل می کند لذا در حالت دوم مدیر مذاکره کنندگان است).
ـ او در مورد تکنیک های مذاکره و محصولاتی که می خرد مطلع است. او قادر است کنفرانس هایی تشکیل دهد و متخصصین را به صورت یک تیم فعال و هماهنگ به صورت یک پارچه درآورد، علاوه بر مجرب بودن و داشتن تحصیلات، مذاکره کننده موفق، در قضاوت نیز قاضی خوبی است او با ترکیب مهارت آگاهی و قضاوت، برنامه های استراتژیکی را بسط و توسعه می دهد.
عوامل موثر بر توان خریدار و فروشنده در مذاکره:
قدرت فروشنده در تمایل به چانه زنی بستگی به سه عامل عمده دارد:
(1) علاقه و تمایل فروشنده برای قرارداد.
(2) اطمینان فروشنده از بدست اوردن قرارداد.
(3) مدت زمان موجود برای مذاکره.
هر چه نیاز یا خواسته فروشنده به یک قرارداد کمتر باشد، موفقیت چانه زدن او قویت تر می شود ولی وقتی فروشنده خود را در یک رکود و سرماخوردگی عمومی یا در یک درماندگی صنعتی یا حرفه ای ببیند، موفقیت چانه زدن او به طور قطع تضعیف می شود لذا خریدار باید از منابع گوناگون اطلاعات لازمه را در مشخص کردن اینکه فروشنده با چه فوریتی قرارداد را می خواهد بدست آورد. اگر فروشنده متوجه شود که قیمت های او کمتر از رقبای وی می باشد یا از نظر تکنیکی نسبت به دیگران ارجحیت دارد، یقیناً نتیجه گیری می کند که شانس او برای عقد قرارداد قریب به یقین می باشد. در چنین حالتی امتیاز گرفتن از او کار مشکلی است و بعضی مواقع برای خریدار تنها یک راه انتخاب وجود دارد آنهم قبول کردن شرایط تهیه کننده. اگر خریدار در چنین موقعیتی گرفتار شد می تواند تمدید نماید که در جستجوی منابع دیگر خواهد بود. کوتاهی زمان به طور جدی توان مذاکره خرید را کاهش می دهد. و برعکس توان چانه زدن فروشنده را قوی می کند. فروشنده از فرصت بهره برده و شرایط خودش را در آخرین دقایق که خریدار تحت فشارهای مختلف برای عقد قرارداد است به او تحمیل نماید.

قدرت چانه زدن خریدار معمولاً بستگی به سه عامل اساسی زیر دارد:
(1) وسعت و میزان رقابت در بین تهیه کنندگان بالقوه.
(2) کفایت تجزیه قیمت یا هزینه.
(3) اطلاعات کلی دیگری که برای مذاکره لازم است.
وجود رقابت بین تهیه کنندگان موقعیت خریدار را تقویت می کند. رقابت همیشه زمانی که تعدادی از فروشندگان رقیب مشتاقانه تمایل به سفارش دارند، شدت پیدا می کند لذا خریدار باید رقابت را تشدید نماید. همچنین در زمانی که قرارداد اولیه برای قسمتی از ظرفیت تولید تهیه کننده به جای یک محصول تمام شده بسته شود تجزیه و تحلیل هزینه ها دارای اهمیت خاصی است، در این موقعیت مذاکره کننده، منطقی بودن پیشنهاد تهیه کننده را در میان نمی گذارد تا اینکه تجزیه و تحلیل دقیق برای همه هزینه هایی که وجود دارد، صورت گیرد. در قراردادهای جاری، تجزیه و تحلیل قیمت جهت اطمینان دادن به خریدار که قیمت عادلانه و منطقی است کفایت می کند. روی هم رفته مبلغ هزینه، قیمت و اطلاعات مالی بزرگ ترین شانس برای خریدار می باشد تا یک مذاکره موفقیت آمیز داشته باشد. در ضمن اطلاعات بیشتری که مذاکره کننده در مورد تئوری و تمرین موقعیت مذاکره فروشنده و محصولی که خریده می شود بدست می آورد موجب تقویت موقعیت مذاکره کننده می گردد. یک مذاکره کننده بدون اطلاعات کامل از محصولی که خریداری می شود (چگونگی استعمال، متدهای متناوب تولید، چه محصولی می تواند جانشین آن شود و نیازهای آتی کمپانی برای محصول چه می باشد و …) کاملاً ناتوان و علیل می باشد و همچنین اگر مذاکره کننده همه جزئیات پیشنهادات فروشنده را تجزیه و تحلیل و مطالعه نکرده باشد ناتوان و عاجز است. آگاهی از شرایط اقتصادی در بازار برای محصول مورد بحث نیز عامل مهم در آمادگی خریدار می باشد. اما مذاکرات قیمت نسبت به مذاکرات هزینه دارای حداقل سه تفاوت اساسی می باشد:
ـ مذاکرات قیمت به زمان مذاکره کوتاه تری نیاز دارد.
ـ حمایت متخصصین تکنیکی را به ندرت می طلبد.
ـ اطلاعات قیمت گذاری راحت تر از اطلاعات هزینه ای بدست می آید (مگر قیمت گذاری بر مبنای هزینه باشد).
انتشارات دولتی، انتشارات تجاری، ژورنال های تجاری و مشتریان رقیب منابع عالی برای اطلاعات قیمت گذاری هستند که خریداران از طریق آنها می توانند لیست قیمت ها، کاتالوگ ها و اطلاعات قیمت گذاری و هزینه های عادی قیمت را فراهم کند و لذا اطلاعات مشتریان رقیب خریدار می تواند دو اصل مهم را معین کند:
اول طبیعت بازار (قابل رقابت بودن یا نبودن).
دوم دامنه علاقه مشتری در این خرید مشخص می شود.
قراردادهای خرید و مفاد قراردادها:
تعریف: قرارداد متن توافق هایی است که پس از انجام مذاکره میان خریدار و فروشنده منعقد می شود و حدود وظایف، مسئولیت ها و ریسک هر یک از طرفین قرارداد را مشخص می کند لذا تمام وظایف و مسئولیت ها از طریق قرارداد مشخص می گردد و تا حد امکان باید گویا و روشن باشند. قرارداد زمانی تحقق می یابد که دو طرف قرارداد در یک معامله اتفاق نظر داشته باشند و به طور کلی زمانی که مفاد یک طرف تماماً از سوی طرف دیگر قبول شد قرارداد منعقد و معامله انجام می شود. گاهاً قبول یا عدم قبول بعضی از مفاد یک قرارداد به قوانین موجود در کشورهای دیگر بستگی داشته و با رعایت آن موارد قرارداد منعقد می شود در معاملات روزمره و کوچک معمولاً قراردادی امضاء نمی شود و تنها زمانی که مبلغ قرارداد قابل توجه و یا مدت قرارداد طولانی و یا شرایط خاص مدنظر باشد قراردادی منعقد می شود یعنی باید مشخص شود که:
الف) چه کسی مسائل و مسئولیت حمل را به عهده خواهد گرفت.
ب) چه کسی هزینه های بسته بندی را پرداخت خواهد کرد.
ج) هزینه های صدمات احتمالی تخلیه مجدد یا بارگیری به علت محدودیت های موجود بر عهده چه کسی یا کدام طرف معامله است.
در آداب و رسوم بین المللی هدف اصلی مفاد قرارداد و اختصارات بازرگانی مشخص کردن وظایف فروشنده است تا کالا به خریدار تحویل شود. در این رابطه دو وظیفه عمده را می توان در ذیل نام برد:
(1) وظیفه اصلی ـ یعنی اینکه حدود مسئولیت ها، تعهدات در برابر هزینه و چگونگی پرداخت هزینه ها معین شود.
(2) وظایف فرعی ـ وظایف دریافت مجوزهای صادراتی و یا وارداتی:
ـ مشخص کردن اسناد و نحوه اخذ آنها.
ـ مشخص کردن بیمه و نوع آن.
ـ وظیفه مطلع کردن طرفین قرارداد از اقدامات هر یک.
ـ روشن کردن نحوه و چگونگی بسته بندی کالا.
ـ وظیفه پرداخت و یا انجام بازرسی های لازم.

مفاد قرارداد:
مفاد قرارداد متعدد بوده و از قراردادی تا قراردادی دیگر متفاوت می باشد اما می توان گفت که یک سری مواد یا مندرجات در تمامی قراردادها لازم الوجود می باشد که اهم آنها عبارتند از:
(1) مشخصات طرفیت قرارداد: ذکر دقیق مشخصات شرکت فروشنده و همچنین نام کامل فرد مسئول در مذاکرات از ضروریات هر قرارداد می باشد و اینکه آیا شخص مقامی مسئول در آن شرکت به حساب می آید و آیا در لیست سهام داران، مسئولان و یا مدیران است و اینکه آیا مقام او در شرکت اختیار امضاء قرارداد را به او می دهد یا خیر؟
(2) موضوع قرارداد (Subject): در این قسمت مشخصات عمومی کالای مورد قرارداد ذکر می شود.
(3) مدت قرارداد (Time of contract): منظور زمان شروع و ختم قرارداد است که در طی آن دوره نیز محموله های هر مدت در میان این دوره و زمان نسب و راه اندازی و آموزش و تحویل قطعات ماشین کاملاً باید روشن باشد.
(4) مبلغ قرارداد (Amount of cantract): ذکر دقیق قیمت هر واحد از کالای خریداری شده جداگانه و هزینه های حمل و جنسی در صورتی که فروشنده موظف به انجام آن است و کل مبلغ قرارداد به حروف و عدد، به ارضی که در قرارداد قبلاً مشخص شده است و اساس پرداخت وجه (Coof یا Fob) و همچنین لازم است تا اشاره ای نیز به شرایط پرداخت آنهم به طور مختصر بشود.
(5) مشخصات (Specification): در اینجا خصوصیاتی دقیق نظیر استانداردهای سازنده یا استانداردهای کشور سازنده یا استاندارد بین المللی و استاندارد ملی را باید متذکر شد و تعریف دقیق هر یک از استانداردهای فوق که در قرارداد ذکر شده برای خریدار و فروشنده باید صریحاً مفهوم باشد.
(6) بسته بندی (Packing): در زمان انعقاد قرارداد باید بسته بندی دقیقاً مشخص شود بعضی از فروشندگان جهت کاهش هزینه ها از بسته بندی صحیح و دقیق خودداری می کنند که این موجب مشکلاتی میان طرفین است.
(7) مبدا و مقصد کالا (Origin & Destination): مبدا کالا مبین کیفیت و قیمت کالای مورد مذاکره است و گاهاً فروشندگان بعد از انعقاد قرارداد و گشایش اعتبار جهت صرفه جویی و ارزان کردن کالا اقدام به اخذ قبولی جهت تغییر مبدا می کنند و کشور یا محل ساخت کالا را عوض می کنند که در اینجا خریدار باید بصیرانه عمل کند. همچنین مقصد کالا یعنی بندر یا گمرک در کشور خریدار باید معین باشد چرا که گاهاً فروشنده ممکن است در جایی کالا را تحویل دهد یا خالی کند که ارزان تر است و خریدار را به دردسر بیاندازد و مجبور به حمل مجددش نماید.
(8) تحویل کالا (Delivery): با توجه به زمان سفارش و Leadtime و میزان موجودی انبار و زمان لازم جهت اخذ مجوزهای ارسال کالا زمان تحویل طوری تعیین می ِشود که به خریدار لطمه نخورد. معمولاً برای فروشنده فرصتی جهت ساخت در نظر می گیرد ولی تمدید این مدت ممکن است دال بر ناتوانی او در انجام تعهدات یا دستیابی به بازارهای بهتری باشد لذا بررسی و مطالعه در خصوص تمدید مهلت جهت تحویل کالا یا موضوع نیاز خود موردیست که خریدار باید با آگاهی کامل نسبت بدان اقدام نماید.
(9) حمل (Shipment): در قرارداد باید میسر حمل و اینکه با چه وسیله ای زمینی یا با کامیون و قطار یا از راه دریا یا به صورت هوایی یا به صورت مشترک زمینی و دریایی حمل می شود کاملاً معین باشد.
(10) شرایط پرداخت (Terms of Pagment): شرایط پرداخت وجه کالا از طریق بانک کارگزار فروشنده باید دقیقاً مشخص باشد یعنی شرایطی که در ازای اجرای آن فروشنده می تواند وجه کالا را از بانک خود بگیرد. شرایط اغلب خریدهای خارجی به شرح زیر می باشد:
ـ ارائه فاکتور اصلی که به تایید اتاق بازرگانی محل رسیده باشد.
ـ ارائه گواهی مبدا که توسط اتاق بازرگانی صادر شده باشد.
ـ ارائه گواهی بازرسی که نشان گر مطابقت کالا با نمونه آن از لحاظ کمی و کیفی باشد.
ـ ارائه بارنامه که وجوه آن پرداخت شده باشد (در صورت خرید C&Fو CIF).
ـ ارائه لیست بسته بندی کامل.
ـ ارائه گواهی بهداشت در صورت بهداشتی بودن کالا.
ـ ارائه گواهی بیمه کشتی که نزد شرکت لویدز ثبت و بیمه شده باشند.
(11) ضمانت نامه (Performance): از ضمانت نامه های عمده در معاملات بازرگانی و خرید می توان به دو نوع عمده آن اشاره کرد:
اول ضمانت نامه پیش پرداخت که فروشنده باید در هنگام پیشنهاد خود مبلغی معادل پنج تا ده درصد از مبلغ کل خرید را به نفع خریدار در بانک وی گشایش نماید ضمانت نامه پیش پرداخت باید مورد تایید بانک خریدار باشد و بدون قید و شرط باشد و دارای مدت باشد و قابل تمدی باشد و هرگونه تغییر به درخواست کتبی خریدار یا بانک کارگذار خریدار انجام پذیرد و وجه ضمانت نامه برابر دستور کتبی خریدار و یا با ارائه اسناد حمل کاهش یابد و باید مبلغ ضمانت در ارتباط با موضوع خرید باشد نه به صورت اعتبار اسنادی جداگانه و در ضمانت نامه مفاد اصلی و دقیق قراردادی که فروشنده ملزم به اجرای آن خواهد بود ذکر شود.
دوم ضمانت نامه حسن انجام کار که به منظور اجرای تعهدات فروشنده و یا جهت تضمین در برابر ارائه کالا با کیفیت مناسب به میزانی که در قرارداد ذکر شده از او دریافت می شود. جهت صدور آن بانک خارجی اعتباری در بانک کشور خریدار باید به وجود بیاورد و بعد بانک کشور خریدار برای ذینفع یا فروشنده ضمانت نامه ای صادر می کند.
(12) فروس ماژور (Forcemageure): جهت رفع اشکالات احتمالی که ممکن است در مواقع بارگیری و یا تخلیه در بندر مقصد و مبدا پیش آید و تعیین حدود مسئولیت و اختیارات طرفین و رفع مصائب حقوقی که منجر به پرداخت مبالغ زیادی حق الوکاله و صرف وقت می شود، تعریف دقیق مسئولیت مشکلات آتی توسط طرفین الزامی است.
(13) دموراژ (Demurrage): دموراژ به پرداخت هزینه کشتی که جهت تخلیه مجبور به توقف بیش از حد (یا حدی که در قرارداد معین می شود). باشد گویند لذا زمان بارگیری و تخلیه حد مجاز آن باید دقیقاً مشخص باشد و در صورت معطلی، مسئولیت هر طرف باید در قبال هزینه معطلی کاملاً معین باشد.
(14) بازرسی (Inspection): جهت حصول اطمینان بیشتر در معاملات بازرگانی بازرسی کالا توسط موسسات مستقل ضروری است. در بازرسی باید به نکات زیر توجه داشت:
ـ بازرسی مشخصات کالا با مشاهده عینی.
ـ بازرسی نحوه بسته بندی کالاها.
ـ برابری با استاندارد ملی کشور حمل کننده و یا استاندارد بین المللی.
شرکت های مهمی چون لویدز و SGS با دریافت مبلغی بازرسی لازم را به عمل می آورند. اتاق بازرگانی نیز هزینه آن را بر عهده خریدار دانسته اما غالباً بر عهده فروشنده منتقل می نمایند.
(15) حمل مجدد: حمل مجدد یا Transshipment یکی از شرایط معمول در بازرگانی است که در آن امکان حمل یک سره کالا از مبدا به مقصد وجود ندارد و باید در میان راه تخلیه و مجدداً با وسیله نقلیه دیگر بارگیری شود اما اهم عواملی را که می تواند موجبات پذیرش محل مجدد توسط فروشنده و مجاز شمردن آن را فراهم نماید عبارتند از:
ـ در مواقعی که امکان حمل با یک وسیله نقلیه میسر نیست و به محل زمینی، دریایی یا هوایی متعدد نیاز است.
ـ در صورت کاهش هزینه های حمل، فروشنده تقاضای حمل مجدد می نماید.
ـ هزینه های اضافی در حمل مجدد به علت تخلیه و بارگیری مجدد کالا مثل هزینه های بارگیری انبارداری و احتمالاً حقوق و عوارض گمرکی که ممکن است حمل مجدد را با مشکلاتی مواجه نماید.
ـ در قراردادی که حمل مجدد کالا مجاز است، کالا دیرتر به خریدار می رسد و این موجب پایین رفتن نقدینگی شرکت و در صورت تامین مالی خرید از طریق وام، پرداخت بهره بیشتر و در مواقعی که شرکت بدون مواد اولیه باقی بماند، موجب توقف خط تولید و زیان های قابل ملاحظه می شود.
ـ بالا رفتن درصد و هزینه های ضایعات، حمل و تخلیه و بارگیری مجدد در حمل مجدد شامل ضایعات و خساراتی است و هزینه های ضایعات ناشی از آن را افزایش می دهد همچنین خطراتی از قبیل آتش سوزی اعتصابات و تغییر در روابط سیاسی ـ اقتصادی با کشور طرف قرارداد که موجب از دست رفتن کالا می شود نیز باید مورد بررسی قرار گیرد و مجاز بودن یا نبودن حمل مجدد را تامین نماید.
مندرجات (P/I):
پروفرما اینوایس سندی است که توسط فروشنده تنظیم و مهر و امضاء می گردد و شامل مشخصات کامل نام و نشانی فروشنده و خریدار و نوع کالا و وزن و قمیت واحد و کل آن می باشد و بر حسب دستورات خریدار در یک یا چند نسخه صادر می شود. گاهاً فاکتور بایستی توسط اتاق بازرگانی محل گواهی و امضاء شود و علاوه بر آن از فروشنده خواسته می شود که حصت امضاء اتاق بازرگانی محل توسط کنسولگری و یا سفارت کشور وارد کننده کالا تایید گردد بنابر تصمیمات بانکی ایران فاکتور باید توسط اتاق بازرگانی محل گواهی شود و گواهی مبدا جداگانه ضمیمه اسناد باشد. در خریدهای خارجی به لحاظ کسب اطمینان کامل از حسن اجرای قرارداد قبل از تنظیم پروفرما بایست نکات زیر دقیقاً بررسی شود تا مسئولیت هر یک از طرفین قرارداد کاملاً مشخص گردد:
(1) میزان کالای خریداری شده Quamtity
(2) کیفیت کالای خریداری شده (Quality)
(3) مشخصات کالای خریداری شده (Specification)
(4) نحوه یا شرایط پرداخت (Terms of Payment)
(5) زمان و شرایط تحویل (Delivery & Shipmmt)
(6) بازبینی کردن کالا (Surveillance)
(7) فروس ماژور (Force major)
(8) حکمیت (Arbitration)
قبل از تشریح مراحل بعدی خرید لازم است تا از دولتی کردن بازرگانی خارجی و نقش سازمان های بازرگانی خارجی ایران سخنی بیان آید تا جایگاه و اهداف و عملکرد هر کدام در این فرآیند به وضوح مشخص شود.

فرم های انبارداری

شماره پیاپی چاپی …… شرکت ……… شماره برگ درخواست کالا ………
تاریخ ………… حواله انبار………….. برگ درخواست کالا …………
نام انبار …………. کد انبار ………… اجناس ذیل به قسمت ……………… تحویل شد .
این قسمت توسط حسابداری تکمیل می شود
شرح اجناس صادره
ملاحظات
مبلغ
نرخ
مقدار
واحد
کوکالا
شرح مشخصات
ردیف

کاردکس :
مدیر انبارها :

تحویل دهنده :
تحویل گیرنده :
تنظیم کننده :

بطور کلی فرمهای اصلی که برای ورود و خروج کالا توسط انباردار یا زیر نظر انباردار تهیه می شود عبارتند از :
1- فرم درخواست کالا
2- فرم درخواست خرید
3- فرم رسید انبار (اعلامیه رسید مواد )

فرم رسید انبار
نام انبار شماره :
شماره انبار : خرید داخلی : تاریخ :
شماره درخواست خرید : خرید خارجی : شماره اعتبار :
گاهی زیر که به موجب درخواست خرید شماره ………… خریداری گردیده است توسط ……… بارنامه شماره …………فاکتور شماره …………… از طرف ………… به انبار ……… تحویل داده شده .
مخصوص حسابداری
مقد ار رسیده
تعداد یا مقدار سفارش شده
شماره کارت
واحد
شماره فنی
کوکالا
مشخصات کالا
ردیف
مبلغ
جای واحد

نام و امضای مسئول انبار : جمع کل :
نام و امضای کارپرداز : شماره سند حسابداری :
تاریخ سند : نام و امضای حسابدار انبار :

فرم درخواست کالا از انبار
به انبار: ……………………….. شماره : ……………………
از : ………………… تاریخ : ……………………
لطفاً کالای مشروحه زیل را جهت مصرف در قسمت ……………… تحویل فرمائید .
ملاحظات
مورد یا محل مصرف
تعداد تحویلی
تعداد درخواستی
واحد
شرح کالا
کوکلا
ردیف

نام و امضای سرپرست انبار :
نام و امضای تائید کننده :
نام و امضای درخواست کننده :

درخواست خرید شماره : صادر شده :
حواله انبار شماره : صادر شده :

فرم درخواست خرید
شماره : ……………………..
تاریخ : ……………………..
از : …………………………
به : اداره خرید
خواهشمند است اقلام مشروحه زیر را خریدان نمائید .
محل تحویل : ………………… تاریخ تحویل : …………

ملاحظات
واحد
مقدار / تعداد
شرح اجناس یا خدمات
شماره ردیف

درخواست کننده : ………………… کنترل : ………………… تصویب کننده : ……………………

کاردکس
شماره مسلسل : شماره کد نوع : ماشین :
ملاحظات
بها
موجودی
صادره
رسیده
شماره دوارک
شرح
تاریخ
ردیف

کد
واحد

1

2

3

4

5

6
شماره قفسه —————- نام کالا —————- شماره قطعه
فهرست ماخذ و منابع :
– حسابداری ، تالیف سید محمد بهبهانی ( سال انتشار 1379 )
– حسابداری در مدیرت ، مرحوم عرفانی ( اسمعیل ) . ( سال انتشار 1375 )
– هزینه یابی و حسابداری صنعتی ، استاد حسن سجادی نژاد . ( سال انتشار 1377 . )
– انبارداری ، بخشی در شماره 126- سیستم حسابداری انبارها

فهرست مطالب
مقدمه 1
تعریف انبار: 1
جایگاه انبار: 1
اهداف و وظایف انبارها: 2
انواع انبارها: 2
انواع موجودی های انبارها: 3
سیستم انبارداری و مزیت های آن: 3
وظایف انباردار: 4
وظایف رئیس یا متصدی انبار: 4
طراحی و برنامه ریزی تامین کالا: 5
تعریف طبقه بندی و نکات مهم در اجرای آن: 6
عوامل موثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه بندی: 6
انواع طبقه بندی کردن کالاها: 6
تعریف و فواید کدگذاری: 7
انواع روش های کدگذاری: 7
سیستم Mesc: 8
فهرست گروه های طبقه بندی و کدگذاری کالاها 9
الف ـ حفاری و تولید: 9
ج ـ متعلقات ماشین آلات و ابزار دقیق: 10
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن: 10
سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیوتر در آن: 16
بازده اقتصادی در حمل و نقل انبارها: 19
مزیت ها و معایب روش FIFO: 24
مزایا و معایب LIFO: 24
مزایا و معایب میانگین موزون و متحرک: 25
حفاظت و ایمنی انبارها: 25
برنامه ریزی و کنترل موجودی ها 26
(4) هزینه سفارش یک ریال کالا * قیمت کالا = هزینه سفارش هر قلم کالا 29
قیمت کل موادی که در این انبار نگهداری می شود 30
4* مساحت انبار = حجم ناخالص انبار 30
100 33
مقدار موجودی انبار یا سفارش شده ـ مقدار کل مورد نیاز = مقدار قابل سفارش 35
منابع اطلاعاتی برون سازمانی تدارکات: 40
فرآیند یا مراحل خرید خارجی: 41
خصوصیت مذاکره کننده ماهر: 43
قراردادهای خرید و مفاد قراردادها: 45
فرم رسید انبار 50
فرم درخواست کالا از انبار 50
فرم درخواست خرید 51
کاردکس 51

1- NESC AMENDMENT PROPOSAL FORM
—————

————————————————————

—————

————————————————————

1

30

50