پروژه مالی انبارداری



تهییه کننده

شماره دانشجویی

نام استاد

مقدمه
کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسولیتی است . اجناس و موجودیهای انبار با ید تحت اختیار یک انبار دار مسول باشد . اگرچه اجناس یکی از مهمترین عوامل هزینه است که به طور متوسط 55 درصدهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد . به همین جهت است که موسسات صنعتی تا حدودی مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد خواهد بود . موجودی های انبار با ید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به ان در موقع لزوم به آسانی میسر باشد. و اقدام راکد وزائد و ناباب انبار با روسای مسول بنگاه گزارش شود نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلامی که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطمح نظر انبار دار قرار گیرد .
مسولیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص نا وارد به انبارداری مانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود .
بنابراین در امور تدارکات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبار کردن باید اهمیت بسیاری داده شود .

2-1 تعاریف
تعریف انبارداری :
عبارت از دریافت جنس یا کالا از خارج ( از قسمتهای مختلف شرکت ، یادیگران از خارج شرکت ) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمتها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی .

تعریف کمک انباردار :
کمک انباردار کسی است که علاوه برمهارت کار انبار می تواند از عهده کنترل کالاهای ورودی به انبار ، جابجایی و چیدن آنها ، انبار گردانی ، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل کالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری بر آید .

تعریف جابجایی :
جابجایی عبارت است از ؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود .

تعریف سیستم اطلاعاتی انبار :
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد . یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که میتوان کالای مورد نیاز تهیه و نگهداری نمود .

تعریف شرکت سهامی (corporations ) :
طبق ماده 1 قانون تجارت : " شرکت سهامی شرکتی است که سرمایه آن به سهام تقسیم شده و مسولیت صاحبان سهام ، محدود به مبلغ اسمی سرمایه آنها می باشد " .
تعریف شرکت سهامی خاص ( pritoate corpora tion ) :
شرکتی که تمام سرمایه آنها در مواقع تاسیس توسط موسسین تامین می گردد .

تعریف استعلام بها :
استعلام بها فرمی است که مامور خرید موسسه با ارئه آن به چندین فروشنده ( معمولاً حداقل 3 فروشنده ) نسبت به اخذ بهای فروش آنها اقدام می نماید . این فرم معمولاً شامل کلیه مشخصات کالا ، تعداد ، بهای واحد ، نشانی فروشنده ، مدت اعتبار استعدام ، محل مهر و امضاء فروشنده و سایر شرایط مانند نحوه محل می باشد .
تعریف انبار :
انبار به محل یا فضایی گفته می شود که براساس یک سیستم طبفه بندی صحیح ، مواد اولیه ، کالای نیم ساخته ، محصول ساخته شده و با فرآیند های مختلف صنعتی بازرگانی در آن نگهداری می شود .

3-1 چیدن کالا
3-2 پس از دریافت و تحویل گرفتن کالا یا اجناس و صدور رسید انبار به چیدن کالا در جای مناسب طبق اصول و روال خاصی می باشد .این اصول عبارت است :
الف – تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه -طبقه -ردیف )
ب – چیدن و انبار نمودن کالا
ج -تهیه کارت شناسی کالا و نصب آن بر روی اجناس .
الف – تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه – طبقه – ردیف )
یکی از راههای بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و ضایعات و به حداقل رساندن زمان ، چیدن صحیح کالا می باشد . به چیدن و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می شود .
یکی از متداولترین شیوه و تنظیم و نگهداری روش ، که کدبندی کردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است ؛ که در موسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته می شود .

بهترین عوامل قرار گرفتن کالا در انبار
1- میزان تقاضا یا مصرف کالا
2- محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار
3- وجه تشابه
4- امکانات و تجهیزات انبار
5- خصوصیات فیزیکی
6- خصوصیات کیفی کالا

میزان تقاضا یا مصرف کالا :
منظور از مصرف یا میزان ارسال کالامی باشد . که به طور کلی می توان به سه دسته پر مصرف ، متوسط مصرف و کم مصرف تقسیم نمود . که بهتر است کالای پر مصرف نسبت به دو نوع دیگر در دسترس باشد .

محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار :
هنگام قراردادن کالا در انبار باید به محل و موقعیت ساختمان انبار ، ظرفیت مفید و قابل استفاده ، وجود ستونهای داخل انبار، درب های ورودی و خروجی انبار ، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری انبار ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غیره توجه نمود .
وجه تشابه :
یکی دیگر از عوامل ، تشابه یا تشابه مصرف کالا می باشد . مثلاً اجراء موتور در یک قسمت و اجراء روشنایی در قسمت دیگر که دراین تشابه مصرف را می رساند . ویا آچارها در یک قسمت و لوله ها در قسمت دیگر که این خود تشابه کالا ها را می رساند . لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در کنار هم باعث کوتاهی مسافت ، کاهش خستگی ، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواستها می گردد.

امکانات و تجهیزات انبار :
یکی دیگر از عوملی که در تعیین محل قرار دادن کالا موثر است : امکانات و تجهیزات موجود در انبار می باشد . این تجهیزات شامل ؛ وسایل حمل و نقل داخل انبار و سایر تجهیزات انبار .

خصوصیات فیزیکی :
یکی دیگر از عوامل در تعیین محل قرار دادن کالا خصوصیات فیزیکی می باشد .

خصوصیات کیفی کالا :
این خصوصیات شامل : کالا فاسد نشدنی ، قابل انفجار ، سمی بودن و گران قیمت می باشد .

ب : چیدن و انبار نمودن کالا :
برای چیدن کالا در انبار باید به نکاتی توجه کردکه عبارتند از :
الف : در چیدن کالا در انبار حتی الامکان اجناس را نباید پخش چید . بلکه بیشتر از ارتفاع بجای سطح ، استفاده کرد . آن هم به وسیله قفسه بندی یا با استفاده از پالت کالا ها را بر روی هم قرار داده تا حد مجاز استفاده از ارتفاع رعایت حداقل فاصله 6 سانتی متری از سقف می باشد .
ب : بعضی از اقلام مانند : قطعات فلزی را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبارکرد .
ج: طول وعرض قفسها باید متناسب با اندازه اجناس باشد .
د: انبار کردن قفسه ها باید متناسب با وسایل جابجایی و حمل ونقل درنظر گرفته شود . برای مثال : برای انبارهایی که فقط قفسه دارند ، و هیچ گونه تجهیزات حمل و نقل استفاده نمی شود . فاصله آنها باید به اندازه دونفر که به راحتی عبور کنند باشند .
ذ : بعضی از اجناس مصرف فعلی دارند مانند ضدیخ که بعد از زمستان که باید آن را جابجا نمود تا استفاده بیشتری از فضای انبار شود .
ر : در خصوص کالاهایی که باید پیمانه ، وزن و یا متر شوند حتی الامکان باید در نزدیک محل اندازه گیری باشند .
ج: تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس :
هر انبار ، دارای دو نوع کارت است :
اول : کارت کوچک ( کارت قفسه ) :
کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس نصب می شود . و دارای مشخصات زیر ا ست .
1- نام کالایی که کارت مربوط به آناست .
2- شماره جنس و نوع کالا
3- موجودی حداقل و حداکثر
4- واحد مقدار
5- مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی

دوم – کارت بزرگ
کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است .
1- شماره برگ که در موقع مصرف ویژگیهای بعدی به ترتیب به برگ داده می شود .
2- شماره جنس
3- مشخصات کامل جنس
4- واحد مقدار
5- موجودی حداقل و حداکثر
6- شماره ردیف و ثبت ورود و خروج مربوط به کارت
7- فروشنده
8- اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
9- اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
10- اطلاعات مربوط به موجودی کالا
بطوری که در بالا ذکر شده است روی هر یک از اجناس موجود در انبار و هر نوع کالا که دارای شماره و طبقه بندی می باشد . با کارت کوچک انبار نصب می شود و انباردار شخصاً با کمک انباردار ورود و خروج و موجودی هر جنس را از حیث تعداد با ذکر تاریخ در آن ثبت می کند .
کارتهای بزرگ به منزله دفتر حساب جنسی کالا می باشد . بنابراین باید با دقت نگهداری شود از نقل و انتقال بی مورد آن خودداری شود . و کارت بزرگ علاوه براین که دارای مزایای کارت کوچک انبار می باشد . اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شده را نیز تعیین می کند. و به ترتیب شماره کارت که برمبنای شماره بندی کالا است بایگانی می شود.

مراحل انبار داری :
با توجه به توضیحات داده شده انبار داری در 3 مرحله انجام می گیرد که عبارتند از :
1- مرحله در یافت یا تحویل گرفتن کالا
2- مرحله نگهداری و حفاظت اجناس و کالا در انبار ( انبار کردن )
3- مرحله صدور یا تحویل دادن کالا به خارج از انبار

نمودار مراحل سیستم انبارداری
ورود به انبار
مراحل سیستم انبارداری
خروج از انبار انبار کردن

: وظایف انباردار
مسولیت امور انبار و نگهداری موجودیهای جنسی به عهده انبار دار است . او باید تجربه و دانش کافی در روشهای انبارداری ، لیاقت و کفایت اداره عملیات را دارا باشد . و امانت داری او مورد تایید قرار گیرد .
: عوامل موثر در انتخاب محل انبار
با توجه به اهمیت انبار ها ، برای ساختن یک انبار مناسب عوامل زیر را باید در نظر گرفت :
1- برآورد ظرفیت یک انبار
2- در نظر گرفتن نقطه مبدا و مقصد
3- محدودیتهای زمین و عوامل جانبی آن
4- محدودیتهای قانونی و مسائل جانبی
5- حفاظت وایمنی

عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا بسته ، به نوع کالا و شرایط نگهداری آن متفاوت می باشد و شرکتهای تولید کننده به مرور زمان و با کسب تجربه راهکارهای گوناگون برای جلوگیری از خرابی کالا و یا جنس تولید شده خود در انبار ها و یا موقع بارگیری و حمل و نقل آن پیدا کرده اند .

عوامل تخریب کالا عبارتند از :
1- عوامل فیزیکی 2- عوامل شیمیایی 3- عوامل بیولوژیکی 4- عوامل مکانیکی .

عوامل فیزیکی مانند :
1- زلزله : زلزله یک عامل تخریبی است و برای جلوگیری از آن باید ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراین در موقع ساختن بنای انبار باید پیش بینی لازم شود.
2- سیل : سیل نیز از عوامل دیگر تخریب است و برای جلوگیری از آن نباید انبار را در مسیر سیل ساخت .
3- دزدی : دزدی نیز از عوامل دیگر تخریب است برای کاهش این خطر باید از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگیری کرده و پنجره ها و دربها را نرده کشی و مجهز به دزدگیر نمائیم حتی الامکان انبار در محلهای عبور و مرور و در کنار خیابان ساخته نشود . و به طور کلی در ساخت انبار امنیت آن در نظر گرفته شود .
4- آتش سوزی : آتش سوزی نیز خود یکی دیگر از عوامل تخریب است و برای جلوگیری از آن باید به پرسنل انبار آموزشهای لازم را درباره اطفای حریق بدهیم ودر موقع بروز آن هرچه سریعتر به آتش نشانی اطلاع داده و در محوطه انبار کپسولهای آتش نشانی ، آب ، تابلوهای هشدار دهنده و… مهیا باشد .

انواع وسایل حمل و نقل :
1- چرخ دستی : چرخ دستی ها وسایلی هستند که به وسیله فرد در حالت ایستاده حرکت داده می شوند . این وسایل می توانند با نیروی محرکه یا بدون آن باشد . نیروی محرکه چرخهای دستی معمولاً به وسیله انرژی الکتریکی تامین می شود و هدایت آنها به وسیله فرد صورت می گیرد . چرخهای دستی در انواع متنوعی ساخته شده اند که برحسب نیاز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد . از این وسایل برای حمل بارهای کم و در مسافتهای کوتاه استفاده میشود. در انتخاب این وسایل برای داخل انبار باید به ابعاد چرخ دستی و عر ض راهرو های بین قفسه های انبار دقت نمود .

انواع چرخ دستی عبارتنداز :
1- چرخ دستی افقی ( ساده )
2- چرخ دستی چند طبقه
3- چرخ دستی جمع آوری سفارشات
4- چرخ دستی مایل
مکان ساخت انبار
امروزه متخصصین و طراحان با کسب تجربه و اطلاعاتی که در طی سالها کار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتی که علوم امروز از لحا ظ معماری و شهر سازی و کلاً امور ساختمانی پیشرفت کرده دیگر برای ساختن مکانی برای استقرار کالا که به آن انبار می گویند دچار هیچ مشکلی نمی شوند و انبار ها را به بهترین شکل ممکن و در بهترین مکان طراحی کرده و شروع به ساختمان سازی آن می کنند حال برای آشنایی بیشتر با شرایط محیطی آن ، چند نکته ساده و در عین حال مهم را برای شما توضیح خواهیم داد .
انبار قاعدتاً به دو گروه مختلف تقسیم می شوند :
1- انبا رهای مرکزی
2- انبا رهای فرعی
کار شناسان انبار را به نوع شرایط تولید و حجم جنس تولید شده محل استقرار انبار را که تا حد امکان باید به محل در یافت و ار سال کالا نزدیک باشد انتخاب می کنند با این روش در هزینه نقل و انتقال صرفه جویی شده و در عوض سرعت کار بالا رفته و به میزان قابل توجهی در سود دهی تولید تاثیر دارد و این در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مرکزی و چه فرعی رعایت می شود.
اصلهای مهم در خرید :
بطور کلی پنج اصل زیر باید در خرید ها رعایت شود :
1- کیفیت مناسب
2- کیفیت ( مقدار ) مناسب ( Right Quantity )
3- قیمت مناسب ( Right price )
4- منبع مناسب ( Right source )
5- زمان مناسب ( Right time )
پس از اینکه این نکات در امر خرید انجام شد و کالای از فروشنده خریداری شد نوبت به مرحله ورود کالا به انبار شرکت می باشد .

که بدین صورت است :
فروشنده ضمن ارسال کالا ، نسبت به ارسال فرمی بنام ( صورت حساب ) که شامل مشخصات کالای فرستاده شده ، تعداد یا مقدار آن ، قیمت واحد و قیمت کل آن می باشد ، مبادرت می نماید .وبا ورود کالا به انبار موسسه و تحویل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسید کالا به انبار ) اقدام می شود . که شامل فاکتور یا صورتحساب ، فروشنده ، وسیله حمل ، شرح کافی تعداد یا مقدار آن ، واحد ، وزن ، ارزش واحد و قیمت کل آن می باشد .

فصل دوم : ادبیات تحقیق

1-2 مزایا و معایب سیستم :
1- شناسایی و دسترسی بهتر و راحت تر به موجودی انبار ، مخصوصاً در موسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
2- دادن اطلاعات دقیق و صحیح به مدیریت و سایر بخشهای موسسه .
3- سیستم با داشتن اهداف از پیش تعیین شده خود می تواند اطلاعاتی کافی به افراد تازه وارد بدهد .
4- اطمینان خاطر برای مدیران و مسولین بخشها در برابر سیستم منظم که متکی بر اطلاعات صحیح و کافی است .
5- کنترل دقیق سیستم از طریق کنترل موجودیهای انبار و بررسی اشکالات آن .
6- کاهش هزینه های مصرف بدون مواد و تاثیر روحی مثبت به اثر وجود نظم و آگاهی مسولین از میزان دقیق موجودیها .

معایب نداشتن سیستم انباداری :
1- ممکن است کمبود فضا در انبار بوجود آید زیرا کالاها خوب چیده نشده و یا قبلاً پیش بینی نشده است .
2- عدم نظم باعث جابه جایی اضافی و اتلاف وقت پرسنل انبار و در کل صدمه دیدن کالا می شود .
3- اتلاف وقت در مواقع انبار گردانی ( موجودی برادری ) به علت نامرتب بودن انبار
4- عدم توجه به وسایل ایمنی و نحوه استقرار کالا و حمل نقل می تواند موجب بروز خسارت جانی و مادی برای موسسه می شود .
انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه ، به دو نوع مرکزی ( اصلی ) و فرعی تقسیم می شوند .
در کارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید ، ساختمان انبار مرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود . لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مرکزی هر چند وقت یک بار ، مواد مورد نیاز واحد های مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ار سال می نماید . در این صورت ، برای اداره انبار های فرعی ، به کمک انبار داری نیاز است که مسولیت اداره این انبا رها را زیر نظر انبار دار به عهده بگیرند .
مدارک کالا در انبار :
مدارکی است که در هنگام ورود کالا به انبار با ید صادر شود تا انباردار رسیدن جنس را به انبار تایید کند . این مدارک قابل استفاده در قسمتهای دیگری از جمله : حسابداری ، کامپیوتر مرکزی ، ـ کاردکس مرکزی ) ، دایره خرید و … می باشد .
این مدارک عبارتند از : در خواست کالا ، در خواست خرید ، رسید انبار ( قبض انبار ) که در بعداً به توضیح آنها می پردازیم .

2-2 اهمیت و سازمان انبار ها:
سازمان انبارها :
نظر به این که قسمت عمده ای از منابع نقدی شرکتهای تولیدی ، به مصرف سرمابه گذاری برای موجودیهای مواد می رسد ، اگر از روشهای انبارداری مطمئن و منظمی استفاده نشود ، زیانهای جبران ناپذیری ببار خواهد آمد . به عنوان مثال ، نداشتن موجودی مواد به حد کافی ، موجب وقفه های زیان آوری در تولید می شود و با خریدهای فوری برای جلوگیری از این وقفه ها نیز هزینه های تولید افزایش می یابد . اگر مواد با بیش از حد مطلوب خریداری شده باشد ، باعث رکود سرمایه و افزایش هزینه های انبارداری و نابابی مواد می شود . روش انبارداری باید طوری طراحی گردد که از حیف و میل ، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگیری شود و نقل و انتقال ، جابه جایی ، حفظ و حراست موجودی مواد ، به طور مطلوب صورت گیرد .

اهمیت انبار :
هدف از ایجاد تشکیل انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش های خصوصی تامین ، نگهداری و در دسترس قرار دادن سری وسایل مورد نیاز آنها می باشد . بطور یکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرارداده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه ایجاد می گردد .
ساختمان انبارها ترجیحاً باید نزدیک به محل تولید باشد . تا انتقال مواد ، مخصوصاً مواد سنگین و پر حجم به واحدهای تولیدی ، به آسانی صورت گرفته ، هزینه آن نیز به حداقل کاهش یابد .

انواع انبار ها :
1- از نظر نوع کالایی که در آن نگهداری می شود :
الف : انبار کالاهای معمولی :
.به انبارهایی اطلاق می شود که نگهداری اقلام آن شرایط و تجهیزات مخصوص را نمی خواهد .
اقدام در این انبار به شکل جامد کانتینر شده ، بسته ها و کارتن ها می باشند .
ب : انبار مواد قابل انفجار
ج : انبار کالاهای فاسد شونده
د: انبار مواد فله ای
ه: انبار مواد شیمیایی
انواع انبار از نظر ساختمان
انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسیم می شوند :
1- ساختمان کامل پوشیده
2- ساختمان سرپوشیده بدون دیوار
3- انبار محوطه باز یا بارانداز
لازم به ذکر است که به انبار ساختمان کاملاً پوشیده توضیح مختصری داده می شود :
انبارهای کاملاً پوشیده به انبارهایی که دارای سقف ، دیوار و درب می باشند اطلاق می شود . وبرای ساختمان این گونه انبار ها می توان از مصالح ساختمانی مختلف استفاده نمود ودر این گونه انبار ها اقلامی نگهداری می شود که حفاظت آنها از باد ، باران ، آفتاب ، سرقت و… ضرورری است .
3-2- خروج کالا از موسسه
الف : انواع کالا
اجناس موجود در انبار برحسب نوع و کیفیت به شرح زیر تقسیم می شود :
1- مصالح : مانند آهن آلات ، کاغذ ، میز ، و نظایر آن که جنبه معرفی دارد با در خواست معرفی از انبار خارج می شود .
2- اثاثیه مانند : ماشین تحریر ، تلفن ، و نظایر آن با رد خواست غیر معرفی از انبار خارج می شود .
3- ممکن است بعضی مصالح که از انبار خارج می شود برای تبدیل نوع جنس به کار رود مثلاً پارچه تبدیل پرچم شود . بنام ( درخواست تبدیل نوع جنس ) تهیه خواهد شد .
4- ممکن است بعضی از اجناس از انبار سازمان بطور امانت تحویل گردد که برای خروج آنها از در خواست مخصوص استفاده خواهد شد .
ب تحویل مصالح :
در این مورد برای تحویل و خروج مصالح از انبار در خواست انبار صادر در خواهد شد ، که با توجه به مندرجات قید شده در درخواست انبار از انباردار استعلام می گردد . که از طرف حسابداری معادل آن تامین اعتبار می شود. پس از تامین اعتبار برای دریافت کالابه انبار مراجعه می گردد.

ج : ثبت در کارت انبار :
سازمان انبار ها با تعیین ارزش کالاهای تحویلی کالای در خواست شده را تحویل می دهد و در خواست به امضای گیرنده می رساند . و مقدار از کارت کوچک انبار کسر می کند و در دفتر صادرات انبار ثبت می نمایند .
در پایان یک نسخه از درخواست خروج کالا و یک برگ از صادرات انبار به حسابداری مربوطه ارسال می نمایند .
د : تحویل کالای غیر مصرفی
درخواست کننده کالا ، درخواست را برای تامین اعتبار به حسابداری مربوطه تسلیم خواهد کرد که حسابدار درخواست را تکمیل می نماید . کالای درخواست شده به وسیله **** از انبار در یافت می گردد . وبه امضای آنها می رسد و انبار دهنده کالا پس از تکمیل مقدار تحویل نسبت به تحویل کالای درخواستی اقدام می کند . و بالافاصله درخواست را در کارت انبار ودر دفتر صادرات در ستون کالای غیر مصرفی ثبت می نماید .

ه- درخواست خروج کالا برای تبدیل نوع جنس
در خواست خروج کالا به انبار دار ارائه می شود و با تعیین های آن در خواست را برای تامین اعتبار به حسابداری ارسال می نماید .
حسابدار حساب مخصوص برای تبدیل نوع جنس نگهداری خواهد کرد . که برای گرفتن به انبار مربوطه تعیین می نماید .
در مورد تبدیل نوع جنس این نکته ضروری است که تبدیل باید به همان انباری برگشت شود که مصالح و مواد اولیه آن را تحویل داده است .

و: درخواست فروش یا واگذاری کالا
در این مورد انبارداران از فرم مخصوص در خواست خروج کالا استفاده خواهند کرد و کالای تحویلی رادر دفتر صادرات ثبت خواهد کرد . در این صورت فروش کالا به دو صورت انجام می گیرد . 1- به صورت نقد 2- به صورت نسیه
بصورت نقد خرید باید معادل بهای آن به حساب سازمان به بانک داده باشد و رسیدی دریافت نماید که برای تحویل کالا به انبار ارائه نماید .
بطور نسیه ، مجوز مربوطه ضمیمه دفتر صادرات خواهد شد و حسابداران وظیفه دارند ارزش کالا رابه بدهکار حساب مربوطه گذاشته و در مقام مطالبه برآید و مراقبت نماید که کالای واگذاری به موقع برگشت داده شود .

انتقال کالا از انباری به انبار دیگر
در این مواقع درخواست مخصوص تهیه می شود که بامشخصات کامل ، تاریخ حمل و شماره بارنامه و نظایر آن در درخواست قید شده است .
بدیهی است حسابداران ارزش مقدار کالای ارسالی رابه انبار دیگر به بستانکار حساب انبار( فرستنده) و بدهکار انبار (تحویل گیرنده) منظور خواهد داشت .
نمودار گردش کالا

درخواست خرید تحویل کالا
واحد انبار

تدارکات و خرید واحد کنترل و کیفیت

واحد مصرفی = فروش
(کارخانه )=(کالا)

فروشندگان داخلی یا خارجی ارسال کالا واحد بازرسی

تاثیر رسید کالا

امور مالی

حسابداری مالی حسابداری انبارها

فصل سوم

1-3 : مشکلات تحقیق
با توجه به اینکه هر محققی در ابتدا با اهداف تحقیق در ابتدای کار ندارد ممکن است در محل با مشکلات عدیده ای برخورد کند . برای مثال : مانند یک نمونه کاری از مسول انبار که ممکن است باعث سردرگمی و کاهش راندمان کاری که در کل باعث تلف شدن وقت آنها درکار شود .
مزاحمت وجود محقق در کارکنان که ممکن است درآن موقعیت ویژه رفتار و اعمال طبیعی و عادی نداشته باشند . که این امر به نوبه خود روائی یافته ها را کاهش می دهد .
بهرحال مطابقت نمونه با اهداف تحقیق و محقق را در گزینش نمونه مناسب هدایت می نماید .

2-3 : محدودیتهای تحقیق :
به نظر ما تشخیص محدودیتها اهمیت بسیاری دارد . و طرز چگونگی پی بردن به محدودیت عملی تحقیق باید قبل از انجام عملی تحقیق باشد. که در جریان تهیه طرح و نقشه فکری محقق صورت گیرد . زیرا تشخیص محدودیتها ، محقق را برچگونگی جمع آوری اطلاعات و مراحل انجام آن و طبقه بندی و کاربرد آنها بصیرت می دهد . بنابراین حضور مستقیم الزامی است که برای مشاهده منظم و دقیق وقایع بتواند محدودیت کامل داشته باشد . که هم اکنون آشنایی با محدودیت در سیستم انبارداری با نحوه چیدن کالا در انبار ، مراحل انبارداری ، درخواست کالا از انبار و صدور کالا از انبار ، نحوه انتقال کالا از انبار به انبار دیگر ، نحوه کد بندی و شماره بندی کالا و … که داشته باشیم خود به خود به چگونگی عملیات آن ویا حتی اشتغال در آن می شویم . که می توان آن به راحتی به سیستم آن پی ببریم .
3-3 ویژگیهای تحقیق :
1- کثرت اطلاعات در زمان کوتاه:
فرد محقق با نظارت کامل از روئیداد می تواند اطلاعات وسیعی را در زمان کوتاهی بدست آورد .
2- بالا بردن اعتبار اطلاعات :
با حضور محقق در موقعیت دقیقاً می داند که چه می خواهد و چه چیزی را می خواهد دنبال کند .
3 سادگی نظارت و بررسی صحت یا سیستم اطلاعات :
در روش جمع آوری اطلاعات درباره درستی اطلاعات با توجه به حضور مستقیم او در موقعیت همچنین آموزشی که قبلاً در این باره دیده است می تواند قضاوت کند . مثلاً در سیستم انبارداری در صورتی که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را برعهده گیرد می تواند در کمتر بین زمان از چهارچوب فعالیتها و روابط سیستم اطلاع حاصل می نماید در این موقعیت با توجه به وابستگی سازمان به شخص خاص و اتلاف وقت در موقع انبار داری به علت نا مرتب بودن انبارها نمی تواند بخوبی فعالیتهای سیستم را برعهده بگیرد .

6-3 روش تحقیق :
چنانچه این تحقیق از طریق مشاهده ای و کتابخانه ای ارزشیابی شده است با توجه به تمام شرایط مراحل انجام آن کلیه عملیات ورود و خارج کالا در انبار با توجه به نقاط وقوت وضعیت آن و ماهیت و نحوه انجام آن مطرح و توضیح داده شده است .

فصل چهارم
تجزیه و تحلیل تحقیق

1-4 : سیستم انبارداری
بعد از اینکه توضیحات نسبتاً کاملی بطور خلاصه و مفید ارائه شد . حال وارد سیستم انبارداری بطور عملی می شویم . و در هنگام عمل می بینیم که به چه صورت انجام می شود و تمام نکاتی که رائه شد در این مرحله رعایت می شود .

2-4 : نحوه سیستم انبارداری :
مراحل سیستم انبارداری بدین صورت که مرحله به مرحله انجام می گیرد توضیح خواهیم داد .
لازم به ذکر است که تعریفی از اسناد و مدارک داشته باشیم

آشنایی با اسناد و مدارک
اسناد و مدارک و فرمهایی که عمدتاً مورد استفاده موسسات تجاری در رابطه با عملیات خرید و فروش آنها می باشند عبارتند از :
الف – اسناد و مدارک خرید
ب:- اسناد ومدارک فروش
ج- سایر اسناد ومدارک
مراحل مربوط به اسناد و مدارک خرید در موسسات تجاری بستگی به کوچکی و یا گستردگی فعالیت آن موسسه دارد که معمولاً بترتیب زیر می باشد .
ورود کالا به انبار
اجناس از چند طریق وارد انبار می شوند :
1- در یافت کالا از طریق خرید داخلی
کلیه کالاهای خریداری شده داخلی ، همراه با یک نسخه از فرم در خواست کالا و تقاضای خرید ، از طریق مامور تدارکات به انبار موسسه تحویل می شود . خریدهای داخلی اساساً از طریق مناقصه و با استعلام بها بر طبق آیین نامه معاملات موسسه صورت می گیرد.
انباردار پس از شمارش و اعمال کنترلهای لازم به تحویل کالا و صدور رسید انبار اقدام می نماید .
2- در یافت کالا از طریق خرید خارجی
پس از طی مراحل مختلف مربوط به خریدهای خارجی ، ترخیص کالا از گمرک و تحویل به انبار ، بطور عمده براساس صورت بسته بندی ( packing list ) صورت می گیرد.

3- برگشت کالای مازاد برنیاز
اقلام مازاد برمصرف دوایر مختلف یک موسسه ( پس از اعلام صحت انها ) قابل برگشت به انبار است . انبار پس از شمارش ، توزین و اعمال کنترلهای لازم ، به تنظیم فرم برگشت کالا به انبار اقدام می کند .

4- نقل و انتقال کالا بین انبار ها
جهت انتقال کالا ( مواد ، قطعات ) از یک انبار به انبار دیگر در یک موسسه از فرم انتقال کالا بین انبار ها استفاده می شود . انبار متقاضی پس از دریافت کالا ،یک نسخه از فرم مزبور را امضاء می کند وسپس آن را برای اجرای عملیات مالی به حسابداری ارسال می دارد .

درخواست کالا
انباردار نیاز اداره را درمورد که از بررسی و مایحتاج اداره از جهت تعداد یا مقدار به صورت نامه کتبی همراه با فرم درخواست کالا به رئیس اداره اعلام نموده که در صورت موافقت کردن رئیس مربوطه ، اقدام به دستور به واحد مالی جهت تامین اعتبار می نماید .
لازم به ذکر است که این فرم در سه نسخه تهیه شده که هر کدام از این نسخه ها به قسمت مربوطه ارائه می شود.
نسخه اول: نسخه اول به حسابداری ارسال شده و سند حسابداری آن تهیه می شود .
نسخه دوم : نسخه دوم نزد انباردار شرکت می ماند .
نسخه سوم : نسخه سوم بایگانی شده .
در این فرم همان طور که در شکل ارائه شده است به صورت زیر تهیه می شود : در مرحله اول این فرم شماره خورده و تاریخ همان روز که جهت درخواست کالا ارائه شده است و پس از اینکه براساس تعداد یا مقدار تکمیل شد در انتها انباردار و سپس رئیس اداره آن را امضاء کرده و به واحد مالی ارسال می شود .

درخواست خرید
بعد از اینکه فرم درخواست کالا تکمیل شد و به امضاء انباردار و رئیس اداره رسید به واحد مالی ارسال شده و در جهت خرید فرم درخواست خرید به صورتی که در زیر توضیح داده می شود تکمیل می شود .
فعالیتهای مربوطه به خرید کالا در شرکت ویا به عبارتی تامین نیاز های انبار که شامل تهیه و تدارکات کالا و خدمات به عهده انباردار و یا واحد خرید یا تدارکات می باشد.
واحد خرید برای تهیه و تدارکات کالا و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت ، کمیت ، کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب با توجه به برگ درخواست خرید رسیده از طرف انبار ها یا قسمتهای واجد شرایط اقدام به خرید کالا می نماید پس می توان نتیجه گرفت ارتباط این بخش بطور متقابل بادیگر واحد ها می باشد . بطور کلی واحد درخواست کننده کالا میبایستی میزان نیاز واحد خود را از جهت تعداد یا مقدار با مشخصات لازم را در فرم به نام " درخواست خرید " درج نموده و به صاحب موسسه یا مسول مربوطه ارائه نماید ، که در صورت موافقت ، دستور خرید را در حاشیه درخواست فوق صادر می نماید .
لازم توضیح است که این فرم نیز در 3 نسخه تهیه شده و به واحدهای که در زیر آمده است ارسال می گردد .
نسخه اول : نسخه اول که در برگ سفید رنگ تهیه شده و به واحد حسابداری ارسال شده و در انجا به عنوان یک سند حسابداری سند زده می شود .
نسخه دوم : نسخه دوم که در برگ نارنجی رنگ تهیه شده توسط کار پرداز تکمیل می شود .
نسخه سوم : نسخه سوم که در برگ سبز رنگ تهیه می شود به بایگانی جهت بایگانی شدن ارسال می شود .
نکته ای که در هنگام این فرم باید دقت کرد ، در مورد کالائی که برای اولین بار درخواست میشود . در ستون کالا کلمه " جدید " نوشته می شود و پس از خرید و تحویل کالا به انبار ، شماره جدید کالا معین می گردد .
مسول خرید یا واحد خرید کننده موسسه ( در موسسات تجاری بزرگ معمولاً جهت خریدهای مورد نیاز واحدی به نام اداره خرید که عهده دار کلیه خریدهای موسسه می باشد ، وجود دارد). با در نظر گرفتن صرفه و صلاح و دستورات صاحب موسسه پس ار شناسایی فروشندگان کالا نسبت به اخذ " استعلام بها " مبادرت می نماید .
در اینجا لازم به تذکر است که خریدهای یک موسسه معمولاً به یکی از صورت زیر می باشد :
الف : خرید با تعداد کم یا مقدار و مبالغ کم ؛ در این حالت مامور خرید یا واحد خرید کننده ضمن دانستن حدود بهای آن با مراجعه مستقیم به فروشنده اقدام به خرید می نماید .
ب : خریدهای متوسط : در این حالت مامور خرید یا واحد خرید کننده می بایستی از چندین فروشنده نسبت به اخذ بهای فروش آنها ( اخذ استعلام بها ) اقدام نموده و سپس از فروشنده ای که کمترین قیمت را پیشنهاد کرده اقدام به خرید نماید .

3-4 انواع مناقصه
مناقصه عبارت است از اقدام برای خرید کالا یا دریافت خدمات به حداقل قیمت ممکن. مناقصه به دو صورت انجام می شود :

1- مناقصه عمومی :
در مناقصه عمومی شرایط و مشخصات کلی مورد معامله بین فروشندگان ویا ارائه دهندگان خدمات به رقابت گذارده می شود و خریدار می تواند بیشترین استفاده را از شرایط ایجادشده عاید خود کند . مناقصه عمومی با درج آگهی مناقصه در روزنامه آغاز می شود .

2- مناقصه محدود :
در این نوع مناقصه موسسه مناقصه گزار ، با ارسال دعوتنامه به تعدادی از فروشندگان کالا و یا ارائه اهندگان کار ، مناقصه را بین آنان انجام می دهد . علت اینکه در پاره ای موارد از مناقصه محدود استفاده می شود، این است که : اولاً به جهت تخصصی بودن کار ، مناقصه گزار از شرکت موسسات فاقد صلاحیت فنی در مناقصه جلو گیری می کند .
ثانیاً چون در مناقصه محدود مهلتی که به پیشنهاد دهندگان داده می شود ، در مقایسه با مناقصه عمومی ، کوهتاه تر است اغلب برای شتاب بیشتر در انجام گرفتن معامله ، از این نوع مناقصه استفاده می شود.
آگهی مناقصه
موضوع مورد معامله بصورت آگهی مناقصه ، یک نوبت در روزنامه رسمی کشور ویا به تشخیص موسسه مناقصه گزار از یک تا سه نوبت در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار محل می شود . در درج آگهی مناقصه ، نکات زیر باید گنجانده شود :
1- نوع ، مقدار کالا ویا خدمات با ذکر مشخصات کامل آن .
2- مدت ، محل و نحوه تحویل کالا با انجام دادن کار .
3- بهای پیشنهادی به مبلغ مشخص به همراه قبض سپرده شرکت در مناقصه .
4- مدت قبول پیشنهادها و زمان ابلاغ به برنده مناقصه .
5- میزان سپرده جهت شرکت اجرای کار .
6- میزان تضمین حسن اجرای کار .
7- مدت بررسی پیشنهاد ها و زمان ابلاغ به برنده مناقصه .
8- روز ، ساعت و محل قرائت پیشنهاد ها .
9- ذکر سایر نکاتی که باید به اطلاع شرکت کنندگان در مناقصه برسد .
اختیارات مناقصه گزار :
تکالیف و وظایف زیر به عهده مناقصه گزار است :
1- دستگاه مناقصه گزار مکلف است هرگونه مالیات و یا عوارضی را که بابت معامله به طرف قرار داد تعلق می گیرد ، در زمان پرداخت مطالبات ، از مبلغ کالای تحویلی و یا کار کرد او کسر کند .
2- دستگاه مناقصه گزار در رد یا پذیرش هر یک از پیشنهاد یا همه آنها مختار است .
3- دستگاه مناقصه گزار مجاز به پیشنهادهای مبهم و مشروط بدون سپرده و نیز به پیشنهادهایی که بعد از انقضای مهلت مقرر در آگهی برسد ، ترتیب اثر دهد .
4- دستگاه مناقصه گزار اختیار دارد مقدار کالا مورد معامله را تا حدود 25% افزایش یا کاهش دهد مشروط براینکه کلیه محاسبات فنی مربوط به این افزایش با کاهش ، متناوباً بررسی وانجام شود .
5- میزان سپرده شرکت در مناقصه ، با توجه به موضوع و خصوصیات معامله ، نباید از 5% مبلغ برآوردی معامله کمتر باشد .
6- دستگاه مناقصه گزار ، سپرده برنده مناقصه و نیز سپرده شخصی (حقیقی یا حقوقی ) که بهای پیشنهادی او در مرتبه دوم قرار دارد را نگهداری می کند وپسرده سایر پیشنهاد دهندگان را مسترد می دارد .
7- دستگاه مناقصه گزار موظف است سپرده شرکت برنده ، در مناقصه را از تاریخ ابلاغ نتیجه مناقصه ظرف مدت هفت روز اداری در صورتی که حاضر به انجام معامله نشود و نیز سپرده نفر دوم را چنانچه برای انجام معامله به او رجوع شود و او از انجام معامله امتناع ورزد ، ضبط کند .
مزایده :
مزایده عبارت است از فروش کالا ، اجناس اسقاط ، فرسوده و یازاید موسسه به بالاترین قیمت ممکن .
مزایده در معاملات ، در موارد زیر انجام می شود :
1- در معاملات جزئی فروش به بیشترین قیمت ممکن به تشخیص مسولیت مامور فروش .
2- معاملات متوسط با حراج : اطلاعات کلی در مورد نوع ، مشخصات ، مقدار مورد معامله ، ساعت ، روز ، محل حراج و سایر شرایطی که لازم است با درج آگهی در روزنامه به اطلاع عموم برسد . معمولاً کالای مورد معامله از قبل ارزیابی و مزایده با بهای تعیین شده شروع می شود . و در پایان ، کالا به خریداری که بالاترین بها را پیشنهاد کند ، واگذار می شود .
3- در مورد معاملات عمده ، فروش با انتشار آگهی مزایده عمومی صورت می گیرد . ترتیب اگهی مزایده و نکاتی که باید در مزایده ذکر شود ،عیناً مانند مقررات مربوط مناقصه است.
سفارشات خرید :
مامور خرید یا واحد خرید پس از بررسی استعلام اخذ شده و انتخاب فروشنده ای که کمترین بها و بهترین شرایط را نموده است ، نسبت به ارسال فرمی بنام " سفارش خرید " به فروشنده اقدام می نماید . این فرم معمولاً دارای اکثر اطلاعات مندرج در استعلام بها ( تعداد یا مقدار کالای مورد نیاز ، شرح کامل آن ، قیمت واحد ، قیمت کل و سایر شرایط خرید و نحوه حمل ) باشد.
چون فروشنده قبلاً با ارائه استعلام بها با کلیه شرایط فوق موافقت نموده است معمولاً نسبت به ارسال کالا با شرایط مندرج در سفارش خرید اقدام می نماید .
لازم به ذکر است که در استعلام بها کمترین قیمت پیشنهاده انتخاب و اقدام به خرید می شود .
در برگ استعلام بهاء آدرس شرکت در بالا ، شماره و تاریخ و مشخصات کالا ، نشانه فروشنده ، تلفن فروشنده ، مدت اعتبار استعلام به روز و امضاء فروشنده قید می گردد.

4-4 رسید و صدور مواد انبار :
1- رسید مواد انبار
رسید انبار یا قبض انبار از فرمهای رایج و مهم انبار است . این سند دریافت جنس و تحویل به انبار می با شد که توسط انبار دار تکمیل می گردد .
کاربردهای این رسید عبارتند از :
1- اعلام و تائیر رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام .
2- اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
با ورود کالا به انبار و تحویل آن به انبار دار ، انبار دار موظف به تکمیل فرم " رسید انبار" می باشد و پس تحویل کالا ، هر کالا در کاردکس جداگانه تهیه می شود .

2- صدور مواد از انبار :
بطوری که گفته شد لازم است که مواد صادره را هر چه زود تر و به دقت ثبت شود در بیشتر موسسات انباردارمجاز است مواد را فقط در مقابل دریافت حواله انبار که به امضای های مجاز رسیده باشد از انبار صادر کند .
خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می گیرد :
1- درخواست کالا و مواد از انبار
2- حواله انبار
3- صدور افزار از انبار
4- خروج کالا از موسسه
که به ذکر توضیحات دو نمونه آن می پردازیم .
1- درخواست کالا و مواد از انبار :
نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی کالای مورد نیار خود را با تکمیل فرم برگ درخواست کالا از انبار و تایید مسول ذیربط ، از انبار در خواست می کند.
در صورت موجود بودن کالا ، انبار به صدور" حواله انبار" اقدام می کند . و اگر جنس موجود نباشد ، به تنظیم فرم درخواست خرید کالا اقدام و یک نسخه از فرم مذبور جهت خرید به تدارکات ارسال می شود .
در برخی موسسات ، بجای فرمهای درخواست کالا و حواله انبار ، از فرم ادغام شده "درخواست و تحویل کالا از انبار" استفاده می شود . این فرم را متقاضی تکمیل و سپس از تحویل کالا از طریق انبار در ستون مربوط به تحویل گیرنده ، امضاء می کند .

2- حواله انبار
اصولاً صدور جنس از انبار ، طبق برگ درخواست کالا صورت می گیرد . فرم حواله انبار ، هنگام تحویل کالا به متقاضی ، تنظیم و از طریق انبار صادر می شود . مسول انبار دستور لازم جهت ثبت در ستون صادره کاردکس ( یا دفتر انبار ) به مسول ثبت صادر می نماید . و پس از حصول اطمینان از انجام عملیات مربوطه دستور لازم جهت تحویل کالا به مراجعه کننده را صادر می نماید .
انبار دار موظف است در طی نسخه اول حواله انبار گواهی مبنی بر سلامت و درستی از لحاظ کمیت و کیفیت از دریافت کننده کالا دریافت و در پرونده حواله ها بایگانی نماید .
حواله انبار چهار برگ است که به شرح زیر توضیح می شود :
1- نسخه اول توسط مشتری جهت دریافت کالا و ظهر نویسی پس از تحویل مبنی بر صحت از لحاظ کمی و کیفی به انبار ارسال می شود .
2- نسخه دوم در پایان هر روز به انبار ارسال می شود .
3- نسخه سوم جهت اقدامات مالی به حسابداری فرستاده می شود .
4- نسخه چهارم در پرونده سفارش کالای مربوطه ضبط می گردد .
در هنگام خروج کالا که طبق نامه کتبی به رئیس اداره و در صورت رضایت به واحد حسابداری ارسال و در صورت لزوم به انباردار جهت خروج کالا اجازه داده می شود . و فرم حواله انبار نیز توسط خود انبار دار تکمیل می گردد .

شماره پیاپی چاپی …… شرکت ……… شماره برگ درخواست کالا ………
تاریخ ………… حواله انبار………….. برگ درخواست کالا …………
نام انبار …………. کد انبار ………… اجناس ذیل به قسمت ……………… تحویل شد .
این قسمت توسط حسابداری تکمیل می شود
شرح اجناس صادره
ملاحظات
مبلغ
نرخ
مقدار
واحد
کوکالا
شرح مشخصات
ردیف

کاردکس :
مدیر انبارها :

تحویل دهنده :
تحویل گیرنده :
تنظیم کننده :

نمودار مسیر تنظیم فرم ( حواله انبار ) و جریان توزیع نسخه های آن

تنظیم حواله انبار شروع

حواله انبار حواله انبار تنظیم درخواست کالا از انبار

ثبت در دفتر قیمت گذاری حواله انبار تحویل جنس به قیمت درخواست شده

سند حسابداری ثبت در کارت حسابداری حواله انبار اخذ امضاء از درخواست کننده فرم درخواست کالا از انبار

بایگانی سند حسابداری حواله انبار تکمیل شده تکمیل امضاء

بایگانی بایگانی
ثبت در کارت انبار

بایگانی بایگانی
بطور کلی فرمهای اصلی که برای ورود و خروج کالا توسط انباردار یا زیر نظر انباردار تهیه می شود عبارتند از :
1- فرم درخواست کالا
2- فرم درخواست خرید
3- فرم رسید انبار (اعلامیه رسید مواد )
فرم رسید انبار
نام انبار شماره :
شماره انبار : خرید داخلی : تاریخ :
شماره درخواست خرید : خرید خارجی : شماره اعتبار :
گاهی زیر که به موجب درخواست خرید شماره ………… خریداری گردیده است توسط ……… بارنامه شماره …………فاکتور شماره …………… از طرف ………… به انبار ……… تحویل داده شده .
مخصوص حسابداری
مقد ار رسیده
تعداد یا مقدار سفارش شده
شماره کارت
واحد
شماره فنی
کوکالا
مشخصات کالا
ردیف
مبلغ
جای واحد

نام و امضای مسئول انبار : جمع کل :
نام و امضای کارپرداز : شماره سند حسابداری :
تاریخ سند : نام و امضای حسابدار انبار :

فرم درخواست کالا از انبار
به انبار: ……………………….. شماره : ……………………
از : ………………… تاریخ : ……………………
لطفاً کالای مشروحه زیل را جهت مصرف در قسمت ……………… تحویل فرمائید .
ملاحظات
مورد یا محل مصرف
تعداد تحویلی
تعداد درخواستی
واحد
شرح کالا
کوکلا
ردیف

نام و امضای سرپرست انبار :
نام و امضای تائید کننده :
نام و امضای درخواست کننده :

درخواست خرید شماره : صادر شده :
حواله انبار شماره : صادر شده :

فرم درخواست خرید
شماره : ……………………..
تاریخ : ……………………..
از : …………………………
به : اداره خرید
خواهشمند است اقلام مشروحه زیر را خریدان نمائید .
محل تحویل : ………………… تاریخ تحویل : …………

ملاحظات
واحد
مقدار / تعداد
شرح اجناس یا خدمات
شماره ردیف

درخواست کننده : ………………… کنترل : ………………… تصویب کننده : ……………………

کاردکس انبار
به عمل ثبت و نگهداری گوناگون مربوط به فعل و انفعالات یک کالا درانبار جهت آگاهی از مقدار وارده ، صادره ، موجودی و محل نگهداری آن سیستم کاردکس گفته می شود.
نحوه استفاده از کاردکس بدین ترتیب است که برای هر قسم کالا ، یک کارت اختصاص می دهند ؛ و سپس کارتهای کاردکس با توجه به نام یا شماره کالا در قفسه های مخصوصی که به " دستگاه کاردکس " معروف است قرار داده می شود .
به منظور کنترل دقیق تر موجودی انبار و جلوگیری از مفقود شدن احتمالی کارتها ، معمولاً یک سیستم کاردکس ، دارای مزایا زیر است .
الف : دسترسی به میزان موجودی جنس .
ب : کسب اطلاع از میزان سفارش ، حداقل و حداکثر موجودی .
ج : تشخیص اقلام گم شدن و راکد .
د : سهولت ارائه امار های مورد نیاز انبار
هـ : کسب اطلاع از ارزش ریالی اقلام وارده و صادره
اگر اطلاعات ورود و خروج کالا در کارتی جدا از کارت حساب انبار ثبت شود کارت مذبور را کاردکس انبار گویند .
کاردکس می تواند در انبار و توسط انباردار تکمیل شود و یا در قسمت حسابداری توسط قسمت حسابداری تکمیل شود. جایگاه دیگر آن کاردکس مرکزی می باشد . کد محلی مجزا از انبار و حسابداری است که مسئول ثبت این قسمت را کاردکس نویس می گویند . که اکثراً زیر نظر مدیر انبارها انجام وظیفه می کند . بطور کلی برای ثبت اطلاعات ورود و خروج کالا و کاردکس انباردار یک نسخه از فرم قبض انبار ( رسید انبار ) و فرم حواله انبار و …… به قسمت کاردکس جهت ثبت در کارت مشخصات می فرستند پس نتیجه می گیریم جهت کنترل موجودی ها هر چند یکبار می توان موجودی کالا در بین انبار ، حسابداری و کاردکس مورد بررسی قرار داد و در صورت مغایرت به رفع آن پرداخت .
لازم به ذکر است که در شرکت سهامی آب و فاظلاب کاردکس آن توسط انباردار و به روش fifo ( اولین صادره از اولین وارده ) صورت می گیرد .

کاردکس
شماره مسلسل : شماره کد نوع : ماشین :
ملاحظات
بها
موجودی
صادره
رسیده
شماره دوارک
شرح
تاریخ
ردیف

کد
واحد

1

2

3

4

5

6

7

8

9
شماره قفسه —————- نام کالا —————- شماره قطعه

6-4 روش اولین صادره از اولین وارده
First in First out
در این روش ، نرخ اولین کالا وارده به انبار ( اولین خریدها ) ، برای قیمت گذاری اولین کالای صادره از انبار بکار می رود . به عبارت دیگر ، قدیمی ترین کالاهای موجوده قبل از سایر کالاها ( در واحد های تولیدی ) مصرف می شو ند ، یا ( در واحد های بازرگانی ) به فروش می رسند.
در این روش موجودی مواد آخر دوره که در ترازنامه منعکس می شود ، دارای نرخی خواهد بود که به نرخ روز بسیار نزدیک است.استفاده از این روش زمانی متناسب است که نوسان قیمت مواد بازار متعادل باشد . اگر عملیات انبار نسبتاً متعدد باشد بکار بردن این روش پر زحمت و خسته کننده بوده و احتمال بروز اشتباهات در آن زیاد است معذالک در بسیاری از موارد اسعتمال این روش رضایت بخش است . بخصوص در مواردی که تشخیص مجموعه های مختلف از یکدیگر آسان باشد .به منظور تشریع روش عمده قیمت گذاری مواد ، فرض می کنیم اقلام وارده و صادره انبار از ماده بخصوص در یک دوره شش ماهه به
شرح زیر باشد .
7 فروردین – وارد 1200 عدد به نرخ عددی 30 ریال
14 فروردین – وارد 300 عدد به نرخ عددی 28ریال
30 فروردین – صادر 700 عدد به نرخ عددی
21 اردیبهشت – وارد 600 عدد به نرخ عددی 31ریال
4 خرداد – وارد 500 عدد به نرخ عددی 32 ریال
28 خرداد – صادر 900 عدد به نرخ عددی – ریال
15 تیر – صادر 400 عدد به نرخ عددی – ریال
21 مرداد – وارد 800 عدد به نرخ عددی 29 ریال
4 شهریور – صادر 1000 عدد به نرخ عددی – ریال
20 شهریور – وارد 200 عدد به نرخ عددی 32 ریال

فصل پنجم :
نتیجه گیری و پیشنهادات

1-5 : نتیجه گیری
با تجدید نظر از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات در انبارداری ، در انجام مراحل از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه و کامل و تحویل به مصرف کننده انجام می گیرد : و با توجه به واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی و همچنین نوع فعالیت و ساختار داخلی هر سازمان که متفاوت می باشد . نتایج کلی از اجرای هر سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می گردد . که عبارت است از :
1- برای تبادل اطلاعات در داخل کارخانه باید رابطه مهمتر و منطقی تر ایجادکرد.
2- در عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب سرعت عمل بر قرار می شود .
3- زمینه های کنترل بهتر در موسسه ایجاد می گردد .
4- با توجه به تنوعات هر کالا به شناسایی بهتر کالای موجود در انبار کمک می گردد .
5- برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( متن کارت انبار و …) فرمهای مناسبتری طراحی می شود.
6- طرح فرمهای مناسب و بهتری برای حمل و نقل کالای موجود در انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار ) تهیه می شود .
7- نگهداری اطلاعات بروز از موجودیهای در مقطع های مختلف ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده ) .
8- سفارش به موقع کالایی که نیاز به آن می باشند .
9- اطلاعات سرپرست و مدیر از میزان کالای موجود در انبار ، مصرف آنها وسایل متشابه به آن افزایش یابد .
10- ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودیهای انبار حاصل گردد .
11- اشکالات احتمالی که میتواند ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم مخصوص در انبار ها کاهش یابد .
12- می تواند با کارهای زاید اداری از طریق خدف فرمها و عملیات غیر ضروری هزینه ها را کاهش داد .
13- کالایی که سبب اتلاف فضای انبار و در کد نگهداشتن سرمایه موسسه می شود شناسایی کرد .
فرمهای قابل انتقال بین قسمتهای مختلف واحد تولیدی و خدماتی باعث تبادل اطلاعاتی قسمتها می شود . به طور کلی فرم وسیله ای است برای مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در سیستم می باشد و یا می توان گفت وسیله ای برای مستند کردن عملیات ، مجوزهای مربوط از طریق امضاء و یا زدن مهرهای مجاز روی آن ، جمع آوری تبادل اطلاعات بین قسمتها .

2-5 : پیشنهادات
1- خروج کالا از انبار برای فروش یا واگذاری مجاز نبوده و صحیح نیست و در موارد استثنایی باید بر حسب دستور و صدور اجازه خاص مقامات صلاحیت دار سازمان انجام پذیرد .
2- انبارها با ید به وسایل کامل اطفاء حریق مجهز باشند و به متصدیان آنها تعلیمات زیادتری از نظر آتش نشانی داده شود .
3- انبارداران در مورد کالاهای فاسد شدنی باید مراقبت کامل داشته باشند و حفاظت کالا را در قبال عوامل طبیعی طبق دستورات صادره به عمل آورند.
4- تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیقتر در بخشهای مختلف و ارسال آمار و اطلاعات در تصمیم گیری مدیرت آسانتر است .
5- با وجود یک سیستم متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبار ها از نظر روحی و ضعیف مناسبی خواهند داشت .

فهرست ماخذ و منابع
– حسابداری ، تالیف سید محمد بهبهانی ( سال انتشار 1379 )
– حسابداری در مدیرت ، مرحوم عرفانی ( اسمعیل ) . ( سال انتشار 1375 )
– هزینه یابی و حسابداری صنعتی ، استاد حسن سجادی نژاد . ( سال انتشار 1377 . )
– انبارداری ، بخشی در شماره 126- سیستم حسابداری انبارها

فهرست مطالب
مقدمه 1
2-1 تعاریف 2
تعریف انبارداری : 2
تعریف کمک انباردار : 2
تعریف جابجایی : 2
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار : 3
تعریف شرکت سهامی (corporations ) : 3
تعریف استعلام بها : 3
تعریف انبار : 3
بهترین عوامل قرار گرفتن کالا در انبار 4
میزان تقاضا یا مصرف کالا : 4
محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار : 4
وجه تشابه : 5
امکانات و تجهیزات انبار : 5
خصوصیات فیزیکی : 5
خصوصیات کیفی کالا : 5
مراحل انبار داری : 7
نمودار مراحل سیستم انبارداری 8
: وظایف انباردار 8
: عوامل موثر در انتخاب محل انبار 8
عوامل تخریب کالا : 8
انواع وسایل حمل و نقل : 9
فصل دوم : ادبیات تحقیق 12
1-2 مزایا و معایب سیستم : 12
معایب نداشتن سیستم انباداری : 12
2-2 اهمیت و سازمان انبار ها: 14
اهمیت انبار : 14
انواع انبار ها : 14
3-2- خروج کالا از موسسه 15
انتقال کالا از انباری به انبار دیگر 17
فصل سوم 18
1-3 : مشکلات تحقیق 19
2-3 : محدودیتهای تحقیق : 19
3-3 ویژگیهای تحقیق : 19
6-3 روش تحقیق : 20
فصل چهارم 21
تجزیه و تحلیل تحقیق 21
1-4 : سیستم انبارداری 21
2-4 : نحوه سیستم انبارداری : 21
آشنایی با اسناد و مدارک 21
3-4 انواع مناقصه 24
4-4 رسید و صدور مواد انبار : 27
نمودار مسیر تنظیم فرم ( حواله انبار ) و جریان توزیع نسخه های آن 31
تنظیم حواله انبار شروع 31
فرم رسید انبار 32
کاردکس انبار 34
کاردکس 36
First in First out 36
نوع کالا حداکثر موجودی حد تمدید سفارش محل کالا در انبار 38
فصل پنجم : 39
نتیجه گیری و پیشنهادات 39
1-5 : نتیجه گیری 39
2-5 : پیشنهادات 41
فهرست ماخذ و منابع 42

1

43