پاورپوینت کنفرانس بین المللی مدیریت اجرایی

کنفرانس بین المللی مدیریت اجرایی

هدف کارگاه
آشنایی با مبانی و مفاهیم اصلی مدیریت پروژه محور، مدیریت پروژه و فرآیندهای کلی دانش مدیریت پروژه با رویکردی سیستمی .

سرفصلهای کارگاه آموزشی
مدیریت پروژه محور بعنوان یک مزیت استراتژیک
پروژه و مدیریت پروژه
مدیریت پروژه محور
سازمان پروژه محور
مدیریت پروژه و حوزه‏ها و فرآیندهای آن
ایجاد و مدیریت تیم‏های پروژه
تکنیکها و ابزارهای مدیریت پروژه محور

مدیریت پروژه محور بعنوان یک مزیت استراتژیک
اگرچه از دیدگاه سنتی، تلقی از پروژه، پروژه‏های بزرگ نظیر نیروگاه، پالایشگاه، اتوبان و… می‏باشد ولی واقعیت این است که کارهای بسیاری نظیر توسعه و ساخت خط تولید یک محصول جدید، بهره‏گیری از یک تکنولوژی جدید، برگزاری دوره‏های جامع آموزشی ، تحقیق و توسعه و بهبود سازمانی تنها نمونه‏هایی از پروژه‏های واقعی می‏باشند که مدیران اجرایی در کارخانجات و موسسات تولیدی و خدماتی با آن روبرو می‏باشند.
از سوی دیگر امروزه مشتریان خواهان محصولات نو، بدیع و باارزش می‏باشند که بصورت کاملاً سفارشی ظاهر می‏گردد که به نوبه خود یک پروژه کوچک برای تولیدکننده می‏باشند. در این راستا، بکارگیری سیستم‏های تولید انعطاف‏پذیر، ساختارهای ارگانیک، کارگروهی، سیستم‏های تولید ناب و مدیریت پروژه محور مثالهایی از استراتژیهای اخذ شده برای کسب مزیت رقابتی به شمار می‏آید.

مدیریت پروژه محور، امروزه بعنوان یکی از مهارتهای کلیدی مدیران اجرایی، به شمار می آید.

سیر تاریخی سیستم های تولیدی

تعریف پروژه

یک پروژه، سعی و تلاش موقتی بکار گرفته شده در راه خلق یک محصول ، خدمت یا نتیجه منحصر بفرد می باشد. (PMBOK)

A Project is a Temporary Endeavor Undertaken to Create a Unique Product,Service,or Result.
پروژه و مدیریت پروژه

اجرایی : مانند پروژه اجرای نیروگاه ، پتروشیمی ، بیمارستان
مطالعاتی و تحقیقیاتی : مانند پروژه مطالعه توجیه اقتصادی سیکل ترکیبی کردن یک نیروگاه گازی
خدماتی : مانند طرح واکسیناسیون سرخجه و فلج اطفال
انواع پروژه ها
پروژه‏های عظیم (Mega Projects): مانند پروژه‏های بخش آب، انرژی، حمل و نقل، ارتباطات از راه دور
پروژه‏های معمولی: مانند پروژه‏های ساخت یا مهندسی، راه‏اندازی خط محصول جدید، انتقال تکنولوژی، تحقیق و توسعه
پروژه‏های شخصی: مانند تغییر محل زندگی، برگزاری مراسم جشن عروسی، رفتن به تعطیلات

تقاضای بازار: پروژه احداث خط تولید خودرو کم مصرف

نیاز سازمانی: پروژه برگزاری دوره جامع آموزش پرسنل

نیاز مشتری: پروژه احداث یک پست فشارقوی برای تامین برق یک شهرک صنعتی

پیشرفت فنی: تولید نسل جدید لپ تاب که سریعتر، سبک تر و ارزان تر می باشد( که از تحول فن آوری هارددیسک های جدید امکان پذیر شده است)

نیاز حقوقی: پروژه تعیین رهنمودهای کنترل سم برای یک تولیدکننده رنگ
ملاحظات استراتژیک اجرای پروژه‏ها

خصوصیات یک پروژه

مدیریت پروژه

الگوی سنتی
مدیریت پروژه

مدیریت زمان
مدیریت کیفیت
مدیریت هزینه

مدیریت زمان
مدیریت کیفیت
مدیریت هزینه
مدیریت ارتباطات
مدیریت دامنه
مدیریت منابع انسانی
مدیریت ریسک
مدیریت یکپارچگی
مدیریت تدارکات
الگوی نوین مدیریت پروژه

عوامل موفقیت پروژه
پروژه باید به اهداف تجاری مورد نظر دست یابد.
باید ایجادکننده سود مورد رضایت مالک باشد.
باید نیازهای مالک، بهره‏بردار و ذینفعان را تامین کند.
باید هدف تولید امکانات و تسهیلات را تامین کند.
به موقع، با بودجه مورد نظر و سطح مطلوب کیفی به اتمام برسد.
نیازهای تیم پروژه و حامیان مالی را تامین کند.
با حداقل تغییر و یا تغییرات اعمال شده مورد توافق طرفین باشد.
در فرهنگ سازمانی تغییر ناخواسته‏ای بودجود نیاورد.

4 مرحله پایه‏ای طول عمر پروژه

انتخاب پروژه ها برای اجرا با توجه به استراتژیهای سازمانی
مدیریت پروژه ها، پروگرام ها و پرتفولیو ها
ارزیابی مجدد پروژه ها
استفاده از ابزارها و فرایند های مدیریت پرتفولیو
استفاده از ابزارها و فرایند های مدیریت پروژه
استفاده از ابزارها و فرایند های مدیریت پرتفولیو
پروژه های جدید
مدیریت پروژه محور

تخصیص اولویت به کارهای توسعه و بهبود سازمانی
ایجاد یک پیمان بین مدیران وظیفه‏ای و پروژه‏ای
رسمی کردن نیازمندیهای منابع
مستندات ساده و شفاف
تطبیق رویکردهای سازمانی با مدیریت پروژه
آموزش و توسعه مهارتهای تمام پرسنل درگیر در پروژه (متناسب با وظیفه آنها)
اجرای مدیریت پروژه محور، یک پروژه PSO می‏باشد که 6 مرحله زیر را دارا می‏باشد:

شما همیشه نمی‏توانید در یک مرحله به اهداف خود برسید.
شما می‏بایست بصورت پیوسته برنامه خود را با تغییرات پیش آمده، منطبق نمایید.
جزئیات را نمی‏توانید برنامه‏ریزی کنید، ولی می‏توانید استراتژیها را برنامه‏ریزی نمایید.
زمان و هزینه را می‏بایست تخمین بزنید.
برنده، با صلاحیت‏ترین تیم بوده که بهترین برنامه استراتژیک را داشته و به بهترین نحوه به شرایط واقعی پاسخ داده است.
مدیریت پروژه شبیه قایق‏سواری است

پروژه‏های در مقابل عملیات

پروژه‏ها در مقابل عملیات

سلسه مراتب فرآیند برنامه‏ریزی کسب و کار

OPM is systematic management of projects, programs, and portfolios in alignment with strategic business goals

اولویت پروژه‏ها در برنامه کسب و کار، متناسب با منابع در دسترس
ارزیابی سرمایه‏گذاری (مطالعات امکان‏سنجی)
توجه به ریسکها و تجزیه و تحلیل آنها
قضاوتهای مدیریتی (ملاحظات اخلاقی، شهرت سازمان، اثر بر سایر فعالیتها و سایر پروژه‏های فعلی، نظرات شرکاء، اثرات زیست محیطی و ….)
در اولویت‏بندی پروژه‏ها، موضوعات زیر مد نظر قرار گیرد:
پروژه‏ها می‏بایست برعهده گرفته شود که:

ماموریتهای سازمان مولد (Parent org.) را تامین نماید.
به منظور دستیابی به اهداف رقابتی باشند.
درآمدهای لازم را در زمانهای پیش‏بینی شده داشته باشند.

سازمان پروژه، برای هماهنگ سازی مشارکت گروهی از افراد که فعالیتهایشان در راستای دستیابی به اهداف پروژه برنامه ریزی گردیده، بنا می گردد.

این هماهنگی نیاز به درک موارد زیر دارد:
ارتباطات موثر
روابط انسانی
همکاری گروهی (مشارکت)
پاسخگویی (که حاصل تفویض مسئولیت و اختیار می باشد)
چرخه عمر پروژه
محیط پروژه و تغییرات آن
فنون و ابزارهای مدیریت پروژه
سازمان پروژه محور

خصوصیات سازمان پروژه محور
سرعت تغییر و تحولات، محوریت سازمانها از ثبات و دائمی به موقت ، منعطف و پروژه
ساختار سلسله مراتب وظیفه ای به پروژه ای و ماتریسی
ذهنیت سلسله مراتبی به نقشهای متعدد ، رویکرد تیمی ، حل مساله ، خلاقیت ، رهبری
یکپارچگی سیستم ها در راستای تحقق اهداف پروژه ها با یکدیگر می باشند
مقاومت و تعارض

ساختارهای سازمانی
1- وظیفه‏ای
2- پروژه‏ای
3- ماتریسی
ماتریسی ضعیف: روسا مدیران وظیفه‏ای، تیم پروژه همه کارمند، یکی از کارمندها نقش هماهنگ‏کننده و یا تسریع‏کننده را برعهده دارد.
ماتریس متوازن: روسا مدیران وظیفه‏ای، یکی از اعضای تیم‏، مدیر پروژه است (که خود زیرنظر یکی از مدیران وظیفه‏ای است).
ماتریس قوی: روسا مدیران وظیفه‏ای و یکی پروژه‏ای، یکی از اعضای تیم که عضو دپارتمان پروژه‏ای است مسئولیت هماهنگی و تسریع‏کنندگی را برعهده دارد.
ارزیابی و ارتقاء کارشناسان با مدیران وظیفه‏ای
کارکرد و پرداخت توسط مدیر پروژه ای
4- سازمان ترکیبی: ماتریس قوی ولی یک کارمند از تیم که زیر نظر دپارتمان وظیفه‏ای است، همزمان مسئول هماهنگی پروژه B نیز می‏باشد.
توضیح:اگر شرکت پروژه‏های کوچک و بزرگ داشته باشد، بزرگتر در سطح افقی و کوچکتر توسط 2 کارشناس بصورت عمودی انجام می‏شود.ضمناً کارشناس بالاتر مسئول هماهنگی آنهاست.

ذینفعان پروژه (Project Stakeholders)
به کلیه افراد و یا سازمانهایی که فعالانه در امور پروژه درگیر هستند، یا علایق آنها ممکن است بر اجرا یا تکمیل پروژه تاثیر مثبت یا منفی بگذارد، ذینفعان پروژه اطلاق می‏گردد. این افراد همچنین ممکن است با هدف تاثیرگذاری بر پروژه و نتایج حاصل از آن، از قدرت یا نفوذ خود استفاده کنند.
تیم پروژه باید ذینفعان را شناسایی و نیازها و خواسته‏های آنان را تعیین کرده و سپس در راستای حصول اطمینان از موفقیت پروژه، خواسته‏های یاد شده را مدیریت و تحت تاثیر خود قرار دهد.

مدیریت پروژه سازمانی
1- مدیریت نظام‏مند پروژه‏، برنامه‏ها و سبد پروژه‏ها در راستای حصول اهداف کلان استراتژیک سازمان است.

2- بکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و شیوه‏ها در فعالیتهای سازمانی و پروژه‏ای برای دستیابی به اهداف یک سازمان از طریق پروژه‏هاست.

3- مزیتی استراتژیک در یک اقتصاد رقابتی است.

( Portfolio سبد پروژه (
پورتفولیو (سبد پروژه‏ها):
مجموعه‏ای از پروژه‏ها، برنامه‏ها و سایر کارهایی است که به منظور تسهیل مدیریت موثر آنها برای دستیابی به اهداف کلان واستراتژیک گروه‏بندی می‏شود.

مدیریت پورتفولیو:
مدیریت متمرکز یک یا چند پورتفولیو است و شناسایی، اولویت‏بندی، تصویب، مدیریت و کنترل پروژه‏ها، طرحها و سایر امور مرتبط را به منظور دستیابی به اهداف استراتژیک تجاری در بر می‏گیرد.

(Programطرح (
طرح:
گروهی از پروژه‏های مرتبط است که بطور هماهنگ مدیریت می‏شوند تا منافع و اعمال کنترلی بدست آید که در صورت مدیریت مجزای آنها فراهم نمی‏شود.

مدیریت طرح:
مدیریت متمرکز و هماهنگ یک برنامه به منظور دستیابی به اهداف و مزایای استراتژیک یک برنامه است.

PMO
واحدی سازمانی است که مسئول مرکزیت بخشیدن و هماهنگ کردن مدیریت پروژه‏های تحت امر است.

خصوصیات و وظایف PMO:
تسطیح و تسهیم منابع بین پروژه
شناسایی و بهبود روش‏ها، تجربیات و استانداردها
مدیریت پیکربندی مرکزی برای تمام پروژه‏ها
مدیریت ابزارهای پروژه مانند نرم‏افزارهای PM
ارشاد و راهنمایی مدیران پروژه‏ها
نظارت مرکزی بر زمان‏بندی و بودجه‏بندی
هماهنگی مرکزی ارتباطات درون پروژه
مدیریت ریسکهای کلی
ارائه گزارشات تلفیقی
مبادله سیاستها و استراتژیهای پروژه

Project Management Institute
 
انجمن مدیریت پروژه آمریکا ( PMI ) ، در سال 1969 با هدف جمع آوری سوابق و تجربیات محیطهای مختلف مدیریتی و مستند سازی تجربیات در قالب استاندارد تاسیس شده است .
این انجمن در سال 1996 کتاب :
A Guide To the Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)
را به عنوان مرجعی برای شناسایی و بهبود محدوده های مختلف مدیریت پروژه ارائه نمود و در سال 2000 ، 2004 و 2008 به ترتیب ویرایشهای دوم ، سوم و چهارم این کتاب را در اختیار علاقمندان قرار داد . این انجمن در حال حاضر بالغ بر 270,000 عضو داشته و علاوه بر نشر دانش مدیریت پروژه و استانداردسازی تجربیات ، اقدام به ارائه گواهینامه های حرفه ای دانش مدیریت پروژه (PMP) می نماید .
 
آدرس وب سایت این انجمن بشرح زیر می باشد :

WWW.PMI.ORG

فرآیندهای پروژه
فرآیند عبارتست از مجموعه ای از فعالیتهای مرتبط به هم یا موثر بر یکدیگر که ورودیها را به خروجیها تبدیل می نماید.

فرآیندهای پروژه ای معمولا به دو دسته زیر تقسیم می گردند:
فرآیندهای مدیریت پروژه ای : که با توصیف و سازماندهی کار پروژه به انجام می رسند.
فرآیندهای محصولی : که منتج به تولید محصول پروژه می گردند .

فرآیندها با یکدیگر همپوشانی و تعامل دارند.

فرآیند به عنوان یک سیستم
ابزارها و تکنیک ها
مدارک
مستندات
نتایج
مدارک
مستندات
نتایج

فرآیند تهیه و مبادله موافقتنامه
فرآیند تهیه و مبادله موافقتنامه
قانون بودجه

بودجه مصوب

قراردادهای منعقده

برنامه های زمانبندی

بخشنامه های سازمان
مدیریت و برنامه ریزی کشور

پیشرفت پروژه های طرح
موافقتنامه / اصلاحیه

اعتبار مصوب

ابلاغ تخصیص اعتبار

نمونه هایی از فرآیندهای مورد استفاده در سازمانهای پروژه محور
1- فرآیند برنامه ریزی استراتژیک

2- فرآیند طراحی و مهندسی

3- فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه

4- فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه

5- فرآیند مدیریت منابع اطلاعاتی

6- فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه

7- فرآیند تامین تجهیزات و خدمات

نمونه هایی از روشهای اجرایی مورد استفاده در سازمانهای پروژه محور
1- روش اجرایی کنترل طراحی و مطالعات

2- روش اجرایی کنترل مستندات

3- روش اجرایی تامین نیروی انسانی

4- روش اجرایی کنترل تجهیزات آزمایش ، بازرسی و کالیبراسیون

5- روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

6- روش اجرایی خرید ( تدارکات )

7- روش اجرایی آموزش

8- روش اجرایی حمل و ترخیص کالا و تجهیزات

9- روش اجرایی تهیه و تنظیم بودجه

10- روش اجرایی تهیه و مبادله موافقتنامه

11- روش اجرایی تخصیص اعتبار

12- روش اجرایی تحویل طرح

و …

نمونه هایی از دستورالعمل های مورد استفاده در سازمان های پروژه محور
1- دستورالعمل کدگذاری اسناد

2- دستورالعمل تشکیل جلسات کمیته فنی

3- دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران دست دوم

4- دستورالعمل تهیه گزارشات

5- دستورالعمل تهیه WBS

6- دستورالعمل برگزاری جلسات

7- دستورالعمل تهیه صورتجلسات

8- دستورالعمل تهیه و ارائه گزارش ماموریت خارج از کشور

9- دستورالعمل نظارت کارگاهی

10- دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان

11- دستورالعمل تحویل موقت

12- دستورالعمل تحویل دائم
و …

فرآیند خرید ( تدارکات )
1- روش اجرایی اعلام نیاز از پروژه ها به واحد قراردادها

2- روش اجرایی تعیین منابع خرید توسط واحد قراردادها

3- روش اجرایی برگزاری مناقصه
1-3- دستورالعمل برنامه ریزی مناقصه
2-3- دستورالعمل تهیه و تنظیم اسناد مناقصه
3-3- دستورالعمل فراخوان
4-3- دستورالعمل جمع آوری و نگهداری پیشنهادات مالی و فنی
5-3- دستورالعمل تمدید زمان مناقصه

4- روش اجرایی ارزیابی و انتخاب فروشنده واجد شرایط

5- روش اجرایی درخواست صدور چک از واحد مالی

6- روش اجرایی خرید

7- روش اجرایی مکتوب نمودن اطلاعات خرید

 1.     فرآیندهای آغازین
تشخیص، تدوین و ارائه مراحل و فعالیتهای لازم برای شروع پروژه می باشد. مجموعه اقدامات لازم در سازماندهی کار و منابع کاری برای شروع هر یک از مراحل پروژه می باشد.بنابراین به طور خلاصه می توان گفت پروژه یا یک فاز پروژه را تعریف و تایید می‏کند.

 2.     فرآیندهای برنامه ریزی
تهیه و ارائه برنامه اجرای فعالیتهای مشخص و انتخاب راهکار بهینه برای کسب نتایج موفقیت آمیز و ایفای کامل تعهدات می باشد.به عبارت دیگربه تعریف و پالایش اهداف، اقدامات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف و نیز دامنه پروژه می‏پردازد.
 
 

گروه های فرآیندی پنج گانه

3.     فرآیندهای اجرایی
مجموعه عملیات هماهنگی بین کلیه ارکان اجرایی پروژه مطابق برنامه می باشد. به عبارت دیگر به ایجاد هماهنگی بین افراد و منابع جهت اجرای برنامه مدیریت پروژه ( PMP) می‏پردازد.

 
4.     فرآیندهای پایش و کنترلی
مجموعه فعالیتهای کسب اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه می باشد. در این فرآیندها برای جبران خطاهای احتمالی از تکنیکهای ارزیابی عملکرد، اندازه گیری پیشرفت و انجام اقدامات اصلاحی در مواقع ضروری استفاده می شود.
 

5.    فرآیندهای اختتامی
مجموعه فعالیتهای مطابقت مراحل اجرا شده و اهداف از پیش تعیین شده پروژه می باشد . پذیرش محصول، خدمت یا نتیجه بدست آمده را رسمیت می‏بخشد و پروژه یا یک فاز پروژه را به پایان می‏برد .

گروه های فرایندی در پروژه

Project Management Knowledge Areas

دانشهای 9 گانه (محدوده های) مدیریت پروژه
 
1.   مدیریت یکپارچگی پروژه
مدیریت یکپارچگی مجموعه فرآیندهای لازم، برای کسب اطمینان از هماهنگی کافی بین کلیه ارکان اجرایی پروژه می باشد. وظیفه اصلی مدیریت یکپارچگی پروژه انطباق هر چه بیشتر نیازها با انتظارات متولیان، از طریق همسو سازی اهداف و موقعیت های اجرایی پروژه با یکدیگر است.
  
 2.   مدیریت دامنه پروژه
مدیریت دامنه پروژه، مجموع فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از توجه به فعالیتهای پروژه بصورت جامع و مانع می باشد. بطوریکه با تحقق آنها، هدف پروژه با موفقیت کامل قابل حصول می باشد.

 3.   مدیریت زمان پروژه
مدیریت زمان، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه در مدت زمان مصوب می باشد.

4.   مدیریت هزینه پروژه
مدیریت هزینه، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب می‏باشد.
 
5.   مدیریت کیفیت پروژه
مدیریت کیفیت، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از انجام رضایت بخش و مورد قبول تعهدات پروژه می باشد. مدیریت کیفیت پروژه شامل کلیه فعالیتهای مدیریتی لازم برای تعیین اهداف، خط مشی ها و تضمین های کیفی پروژه می باشد. این فعالیتها طی یک سیستم یکپارچه کیفیت و در قالب برنامه ریزی کیفیت، کنترل کیفیت، اطمینان کیفیت و بهبود کیفیت به انجام می‏رسند.
 
6.  مدیریت منابع انسانی پروژه
مدیریت منابع انسانی، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز برای استفاده موثر از نیروهای درگیر در اجرای پروژه اعم از متولیان، دست اندرکاران، تضمین کنندگان، کارشناسان و سایرین می‏باشد.
 

7. مدیریت ارتباطات پروژه
مدیریت ارتباطات، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تولید، جمع آوری، دسته بندی، ذخیره و توزیع اطلاعات پروژه (مطابق ویژگیهای هر یک) در زمان مقرر و بطور مناسب می باشد. فرآیند مدیریت ارتباطات بدون تحقق یک نوع ارتباط لازم و کافی بین نیروهای کاری، اندیشه ها و اطلاعات میسر نیست.

 8.  مدیریت ریسک پروژه
مدیریت ریسک، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و واکنش در مقابل ریسک پروژه، به منظور بیشینه نمودن نتایج وقایع مثبت و کمیته نمودن پیامدهای وقایع ناگوار است.
 
9. مدیریت تامین ( تدارکات ) پروژه
مدیریت تدارکات پروژه، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت تامین کالا و خدمات مورد نیاز از خارج سازمان اجرائی پروژه می باشد.

Project Scope Management
مدیریت دامنه پروژه
مدیریت دامنه پروژه ، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از توجه به فعالیت های پروژه به صورت جامع و مانع می باشد بطوریکه با تحقق اهداف آنها هدف پروژه با موفقیت کامل قابل حصول می باشد .

فرآیندها :
2- تعیین دامنه
3- تهیه WBS
4- پذیره گذاری (ممیزی)دامنه
5- کنترل دامنه
Project Scope Management
مدیریت دامنه پروژه
تدوین دامنه پروژه بعنوان مبنایی برای تصمیمات پروژه در آینده
تفکیک اهداف و نتایج اصلی و عمده پروژه به اهداف کوچکتر برای افزایش مدیریت بر اجزای کار
بررسی و پذیرش رسمی دامنه پروژه
پایش وضعیت و مدیریت تغییرات دامنه
1- گردآوری نیازها
تعیین و مستندسازی ویژگی ها و مشخصات پروژه، محصول و عملکردهای موردنیاز برای تامین نیازها و انتظارات ذینفعان

مدیریت زمان پروژه
Project Time Management
مدیریت زمان پروژه ، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه در مدت زمان مصوب می باشد .

مدیریت زمان پروژه
Project Time Management
1- تعریف فعالیتها
2- شناسایی توالی فعالیتها
4- برآورد مدت زمان فعالیتها
5- زمان بندی
6- کنترل زمان بندی
شناسایی فعالیتهای ویژه ای که برای رسیدن به اهداف گوناگون پروژه می بایست انجام شوند
شناسایی ، تعیین و تدوین وابستگی و ارتباط بین فعالیتها
برآورد تعداد دوره های زمانی لازم برای انجام هر یک از فعالیت ها
تجزیه و تحلیل وابستگی فعالیت ها ، مدت و منابع مورد نیاز هر یک از آنها برای ایجاد زمانبندی پروژه
پایش وضعیت پروژه ، بهنگام سازی زمانبندی و کنترل تغییرات زمانبندی پروژه
3- برآورد منابع فعالیتها
تعیین نوع و مقدار منابع ( شامل نیروی انسانی ، تجهیزات ، ماشین آلات و مواد ) مورد نیاز برای انجام فعالیت ها
فرآیندها :

روشهای تهیه برنامه زمانبندی

A Gantt Chart of a Sample Project

مدیریت هزینه پروژه
Project Cost Management
مدیریت هزینه پروژه ، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب می باشد .

مدیریت هزینه پروژه
Project Cost Management
1- برآورد هزینه ها
2- بودجه بندی
3- کنترل هزینه
بدست آوردن برآوردی از منابع مالی مورد نیاز برای پایان فعالیت های پروژه
تخصیص و تسهیم کل هزینه برآوردی به هر یک از فعالیت ها و بسته های کاری جهت تصویب خط مبنای هزینه
پایش وضعیت پروژه برای بهنگام سازی بودجه پروژه و کنترل تغییرات بودجه مصوب
فرآیندها :

مدیریت کیفیت پروژه
Project Quality Management
مدیریت کیفیت پروژه ، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از انجام رضایت بخش و مورد قبول تعهدات پروژه می باشد .
مدیریت کیفیت پروژه ، شامل کلیه فعالیتهای مدیریتی لازم برای تعیین اهداف ، خط مشی ها و تضمین های کیفی پروژه می باشد .

مدیریت کیفیت پروژه
Project Quality Management
1- برنامه ریزی کیفیت
2- تضمین کیفیت
3- کنترل کیفیت
شناسایی و مستندسازی کیفیت استاندارد مناسب برای پروژه و تعیین چگونگی تحقق رضایت بخش آنها
ارزیابی کارکرد پروژه و کیفیت نیازمندیهای پروژه به گونه ای مداوم و مطابق استاندارد کیفیت
پایش و ضبط نتایج، ارزیابی عملکرد و بررسی ویژه هریک از اهداف پروژه و تعیین میزان انطباق آنها با استاندارد کیفیت مصوب و نیز تعیین راههای رفع علل عملکرد های غیر منطبق با استاندار کیفیت مصوب
فرآیندها :

5 عنصر دستیابی به کیفیت پروژه

مدیریت منابع انسانی پروژه
Project Human Resource Management
مدیریت منابع انسانی پروژه ، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز برای استفاده موثر از نیروهای درگیر در اجرای پروژه اعم از متولیان ، تضمین کنندگان ، کارشناسان و سایرین می باشد .

مدیریت منابع انسانی پروژه
Project Human Resource Management
1- برنامه ریزی منابع انسانی
2- جذب تیم پروژه
4- مدیریت تیم پروژه
شناسایی و مستندسازی واگذاری مسئولیت و اعطای اختیارات ، تعریف ارتباطات و مهارتهای مورد نیاز و تدوین برنامه مدیریت منابع انسانی
بکارگیری و گمارش نیروی انسانی مورد نیاز از پرسنل موجود مورد تایید و یا از خارج از پروژه در قالب تیم های پروژه
توسعه شایستگی، مهارتها، تعاملات تیمی و توانایی های فردی و گروهی جهت بهبود و بالابردن کارایی پروژه
3- بهبود و توسعه تیم پروژه
فرآیندها :
نظارت بر کارایی و اثربخشی گروههای کاری،ارائه فیدبکهای لازم به تیمها،حل تعارضات و مدیریت تغییرات

مدیریت ارتباطات پروژه
Project Communications Management
مدیریت ارتباطات پروژه ، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تولید ، گردآوری ، دسته بندی ، ذخیره و پخش اطلاعات پروژه ( مطابق ویژگیهای هر یک ) در زمان مقرر و بطور مناسب می باشد .

مدیریت ارتباطات پروژه
Project Communications Management
2- برنامه ریزی ارتباطات
3- پخش اطلاعات
5- گزارش عملکرد
4- مدیریت انتظارات ذینفعان
تعیین و شناسایی ذینفعان، افراد و سازمانهای اثرگذار و اثرپذیر، مستندسازی ارتباطات و انتظارات آنان و میزان اثرگذاری آنان بر موفقیت پروژه
تهیه و توزیع به موقع اطلاعات مناسب مورد نیاز هر یک از ذینفعان
ایجاد ارتباط و کار با ذینفعان برای رفع نیازهایشان (برقراری ارتبطات لازم با متولیان به منظور قانع نمودن آنها از نیازها و پیشرفتهای پروژه)
فرآیندها :
جمع آوری و توزیع اطلاعات عملکرد شامل گزارشهای وضعیت موجود، اندازه گیری پیشرفت و پیش بینی ها
1- شناسایی ذینفعان
تعیین نیازهای اطلاعاتی ذینفعان و تعیین رویکرد ارتباطات

مدیریت ریسک پروژه
Project Risk Management
مدیریت ریسک ، فرآیند سیستماتیک شناسایی ، آنالیز و پاسخ به ریسک پروژه می باشد . هدف ازمدیریت ریسک بیشینه نمودن پیامدهای وقایع مثبت و کمینه نمودن پیامدهای وقایع ناگوار می باشد .

مدیریت ریسک پروژه
Project Risk Management
1- برنامه ریزی مدیریت ریسک
2 – شناسایی ریسک
3 – آنالیز کیفی ریسک
4- آنالیز کمی ریسک
5- برنامه ریزی واکنش به ریسک
6- کنترل و نظارت بر ریسکها
برنامه ریزی و تعیین اقدامات لازم جهت مدیریت ریسک فعالیتهای یک پروژه
تعیین ریسکهای احتمالی موثر بر پروزه و مستندسازی خصوصییات آنها
اولویت بندی ریسکها برای آنالیزهای بیشتر از طریق انجام آنالیز کیفی ریسکها بر مبنای میزان احتمال و میزان اثر گذاری آنان
آنالیز کمی اثر ریسکهای شناسایی شده بر اهداف پروژه
تهیه و تدوین روشها و تکنیکهایی برای افزایش فرصت ها و کاهش تهدیدهای ریسکها بر اهداف پروژه
اجرای برنامه های واکنش به ریسکهای پروژه، کنترل ریسکهای شناسایی شده ، شناسایی ریسکهای تاره و باقیمانده ، پیاده سازی برنامه های کاهش ریسک و ارزیابی اثر بخش بودن آنها در سرتاسر چرخه پروژه
فرآیندها :

ساختار شکست ریسک ها
براساس چرخه حیات

اجتناب از طریق تغییر در برنامه پروژه قابل حصول بوده و در نتیجه اهداف پروژه از نتایج احتمالی منفی مصون و محفوظ می ماند، برخی از روشهای اجتناب از ریسک عبارتند از:
تعیین دقیق نیازها، افزایش اطلاعات مورد نیاز، بهبود ارتباطات، استفاده از نظرات و آراء خبرگان، کاهش محدوده های کاری، کسر فعالیتهای با ریسک بالا، افزایش منابع و زمان کار، استفاده از رویکردهای شناخته شده و مجریان با سابقه و ………
واگذاری ریسک و مالکیت پاسخ آن به شخص ثالث و یا به بخشی دیگر از کار، انتقال ریسک می باشد.
مانند انواع ریسک انتقالی در قالب بیمه، ضمانت نامه گارانتی،قرارداد و ……..
اجتناب از ریسک (Avoidance)
انتقال ریسک (Transference)

درخواست تقلیل درجه احتمال وقوع ریسک و یا کسر پیامدهای خارج از حدود مورد انتظار می باشد.
انجام اقدامات پیشگیرانه برای کاهش احتمال وقوع رخدادهای ریسکی بسیار موثرتر از انجام اقدامات اصلاحی پس از وقوع آنها است. البته ضروری است هزینه های این اقدامات پیشگیرانه با درجه احتمال کسر رویدادهای ریسکی متناسب باشد.تجزیه و تفکیک اهداف اصلی به فرعی در پروژه، انتخاب راهکارهای مطمئن تر، انجام کار توسط مجریان با تجربه، کسر فواصل نتایج از جمله تکنیکهای کاهش احتمال می باشد.
قبول احتمال و اثر وقوع رویدادهای بالقوه مخاطره آمیز از ناحیه متولیان و مجریان پروژه آخرین راه برخورد با ریسک می باشد. اما این برخورد می تواند فعال و یا انفعالی باشد.
پذیرش فعال با تهیه و استقرار برنامه عقب نشینی و قبول تغییر بودجه، زمان و کیفیت اجرای فعالیتها و در نتیجه پذیرش نتایج کمتر انجام می شود.
معتدل کردن ریسک یا کاهش (Mitigation)
پذیرش (Acceptance)

مدیریت تامین پروژه
Project Procurement Management
مدیریت تامین پروژه ، فرآیند شناسایی و تعیین آن گروه از نیازهای پروژه است که با فراهم سازی کالا وخدمات از خارج سازمان اجرایی پروژه ، به طور مطلوبی قابل تامین می باشد .

مدیریت تامین پروژه
Project Procurement Management
1- برنامه ریزی خریدها و مالکیتها
2- اجرا و هدایت تامین و تدارکات
مستندسازی تصمیمات خرید، رویکرد و تعیین منابع با لقوه تامین آنها
بدست آوردن پیشنهادات فنی – مالی سازندگان ، فروشندگان و تامین کنندگان اقلام موردنیاز پروژه ، انتخاب فروشندگان و عقد قراردادهای لازم
مدیریت ارتباطات بین سازمان اجرایی و فروشندگان ، سازندگان و تامین کنندگان کا لا و خدمات و پایش عملکردهاو ایجاد تغییرات و اصلاحات در صورت نیاز
تجزیه و تحلیل و رفع ابهامات باقی مانده ، تسویه و خاتمه قراردادها
فرآیندها :
3- اداره و نظارت بر تامین و تدارکات
4- اختتام تامین و تدارکات

روش های اجرای طرح ها
روش امانی ( خود اجرا )
دراین روش کارفرما با استفاده از نیروهای موجود خود بصورت تک عاملی و یا با استخدام افراد مورد نیاز اقدام به اجرای پروژه می کند.
روش پیمانکاری ( روش سه عاملی یا D.B.B ) :
کارفرما بعنوان عامل اصلی تامین کننده منابع مالی پروژه است و تامین مطالعات اولیه و طراحی به مشاور واگذار می شود و عملیات اجرایی پروژه نیز به پیمانکار اصلی یا عمومی سپرده می شود.
روش طرح و ساخت ( روش دو عاملی ) :
در روش D .B کارفرما با یک عامل بعنوان پیمانکار مواجه است و پیمانکار مسئولیت طراحی و اجرای موضوع پیمان را برعهده دارد.
روش کلید دردست ( Turn Key ) :
در این روش کارفرما بنا به تشخیص خود و احساس ضرورت بر مبنای ماهیت پروژه از یک مشاور و پیمانکار به طور یک جا استفاده می کند. (این روش به نوعی روش طرح و ساخت می باشد)
روش EPC :
در این روش کارفرما کار مشاور و پیمانکاری را به یک شرکت واگذار می نماید. در پروژه های EPC معمولا کارفرما می تواند طراحی پایه را در اختیار مشاور قرار دهد و مسئولیت طراحی تفصیلی و اجرا با پیمانکار باشد و یا مسئولیت طراحی پایه و تفصیلی و اجرا بطور یگ جا بر عهده پیمانکار باشد.

روش های اجرای طرح ها (ادامه)
روش مدیریت اجرا ( MC ) : در این روش که به عامل چهارم نیز مشهور است کارفرما با استفاده از خدمات مدیریت طرح تمام امور مربوط به پیشبرد طرح را به مدیریت طرح واگذار می کند که شامل طراحی و اجرا است. تهیه طرح اولیه و توجیه فنی و اقتصادی از مواردی است که مدیریت طرح در بدو امر به آن می پردازد و مدیریت طرح با توجه به ویژگی ها و مشخصات طرح و توانمندی و امکانات کارفرما موظف است بهترین گزینه چه به لحاظ فنی و اقتصادی و چه به لحاظ اجرایی را به کارفرما پیشنهاد کند و کارفرما را در انتخاب مشاور و پیمانکاران مورد نیاز و واجد صلاحیت یاری کند و مسئولیت هماهنگی ها و پیگیری های لازم را تا مرحله نهایی پروژه برعهده دارد. در این روش شرکت مدیریت طرح بعنوان بازوی اجرایی کارفرما و مورد اعتماد وی عمل خواهد کرد.

مدیریت یکپارچگی پروژه
Project Integration Management
مدیریت یکپارچگی ، مجموعه فرآیندهای لازم برای کسب اطمینان از هماهنگی کافی بین کلیه ارکان اجرایی پروژه می باشد .
وظیفه اصلی مدیریت یکپارچگی پروژه ، انطباق هر چه بیشتر نیازها با انتظارات متولیان از طریق همسو سازی اهداف و موقعیت های اجرایی پروژه با یکدیگر است . این مدیریت همچنین برای شناسایی ،تعریف،ترکیب ،متحد و هماهنگ نمودن فرآیندها و فعالیتهای مختلف مدیریت پروژه را در گروههای فرآیندی بر عهده دارد.

مدیریت یکپارچگی پروژه
Project Integration Management
فرآیندها :
2- تهیه برنامه مدیریت پروژه
3- اداره و مدیریت اجرای پروژه
5- کنترل یکپارچه تغییرات
جمع آوری و تدوین نتایج سایر فرآیندهای برنامه ریزی در یک مجموعه منسجم و متشکل
1- تهیه منشور پروژه
4- نظارت و کنترل کار پروژه
6- تکمیل پروژه یا مرحله
اجرای برنامه پروژه از طریق انجام فعالیتهای تعیین شده و مشخص
اتمام و اختتام رسمی کل پروژه یا هر فاز
تهیه سندی رسمی از اهداف،اختیارات،مجوزات،مصوبات،مفروضات و …
نظارت و کنترل بر فرآیندها به منظور حصول اطمینان از تحقق اهداف برنامه مدیریت پروژه
بازبینی ، تایید و کنترل کلیه تغییرات درخواستی

Select the right players
Complementary skill sets
Blend of technical and business
Align with WBS
Stages of Team Development
Forming
Storming
Norming
Performing
Mourning
ایجاد و مدیریت تیم های پروژه
نشانه های یک تیم موثر:
حضور و همراهی
وضوح اهداف
اثربخشی و کارایی
همبستگی قوی گروه

تکنیک ها و ابزارهای مدیریت پروژه محور

با سپاس از توجه شما