چرخه ی درآمد : فروش و دریافت های نقدی
سیستم های اطلاعاتی حسابداری
فعالیت های اصلی تجاری و فرآیند پردازش داده ها در چرخه ی درآمد
چگونگی تا ثیر پیشرفت فن آوری اطلاعات بر کارایی چرخه ی درآمد
مهم ترین تهدید های چرخه ی درآمد و راههای مقابله با این تهدید ها
تصمیمات کلیدی چرخه ی درآمد
مدل داده یی چرخه ی درآمد
اهداف فصل:
چرخه ی درآمد مجموعه ایی از فعالیت های تجاری متناوب و فرآیند پردازش اطلاعات مربوط به تهیه و ارائه کالا وخدمات مشتریان و دریافت وجوه حاصل از فروش این کالا و خدمات است.
چرخه هایی که گزارش اطلاعات داخلی آنها با چرخه ی درآمد در رابطه هستند:
1- چرخه ی تولید و مخارج برای شروع خرید یا تولید کالاهای اضافی برای تامین نیازهای مشتریان
2-چرخه ی حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی برای محاسبه کمیسیون و پاداش فروش
3-گزارشگری دفتر کل برای تهیه ی صورت های مالی و گزارش عملکرد
1- فعالیت های تجاری اصلی چرخه ی درآمد
2- تشریح اهداف کنترلی اصلی چرخه ی درآمد و تهدید ها
3-ارائه مدل سیستم اطلاعاتی حسابداری کارآمد
1- فعالیت های تجاری اصلی چرخه ی درآمد :
یکی از اهداف سیستم اطلاعاتی حسابداری چرخه ی درآمد پشتیبانی فعالیت های اصلی تجاری شرکت از طریق پردازش کارآمد و اثر بخش داده های معاملات و فعالیت های آن است
1-1- ثبت سفارش فروش کالا :
این مرحله شامل تمام فعالیت های مربوط به مشتری یابی و پردازش سفارش های مشتریان است که توسط دایره ی سفارش فروش انجام شده و سپس به معاونت بازاریابی گزارش می شود که سه فعالیت اصلی را در بر می گیرد:
سه وظیفه ی اصلی سیستم اطلاعاتی حسابداری چرخه ی درآمد:
1-1-1-پاسخ به درخواست اطلاعات مشتریان :
درخواست مشتری ممکن است به طور مستقیم توسط دایره ی سفارش فروش یا دایره ی خدمات پس از فروش دریافت شده و به معاونت بازار یابی گزارش شود پیشرفت فن آوری اطلاعات شیوه های مفید، اثر بخش و کارآمد نیز ارائه خدمات به مشتریان را فراهم می آورد.
2-1-1-تصویب اعتبار مشتری :
فروش های اعتباری(نسیه) باید قبل از انجام توسط یک مقام مجاز تصویب شوند. بررسی وضعیت اعتباری مشتریان با سابقه ی خوش حسابی در هر بار فروش ضرورتی ندارد بلکه دریافت کنندگان سفارش برای تصویب اعتبار مشتریان خوش حسابی که دارای بدهی سررسید گذشته نیستند مجوز عمومی دارند که بر مبنای تعیین یک سقف اعتبار برای هر مشتری بر مبنای سوابق فروش های نسیه و توان پرداخت وی انجام می شود.
3-1-1-بررسی موجودی کالای انبار :
موجودی انبار باید از نظر تعداد مورد بررسی قرار گیرد تا بتوان مشتری را در مورد وجود کالای مورد درخواست و تاریخ حمل و تحویل به وی آگاه ساخت بررسی مداوم موجودی انبار دارای اهمیت زیادی است زیرا هر گونه اشتباه در موجودی انبار و بهنگام نبودن آن موجب تاخیر در تحویل کالا و نارضایتی مشتری می شود.
در صورتی که مقدار موجودی انبار برای تحویل سفارش مشتری کافی باشد سفارش فروش انجام و به واحد های ارسال کالا، کنترل انبار و صدور صورتحساب اطلاع داده می شود
اگر مقدار موجودی انبار برای تحویل سفارش مشتری کافی نباشد یک سفارش فاقد موجودی برای آن دسته از کالاهایی که باید تولید یا خریداری شوند صادر می شود.
اسناد سوابق و روشها در ثبت فروش:
دریافت سفارش مشتری نقطه ی شروع فرآیند ثبت سفارش فروش و ایجاد اسناد و مدارک مختلف داخلی است.
کنترل های ویرایشی که برای حصول اطمینان از صحت داده های وارد شده به سیستم اجرا میشود:
1-کنترل اعتبار شماره حساب مشتری و شماره اقلام موجودی کالا
2-کنترل داده ی اضافی شماره ی حساب های مشتریان نام مشتریان شماره و شرح اقلام
3- کنترل فیلد برای حصول اطمینان از این که تنها داده های عددی در فیلد های عددی وارد شدند.
4- آزمون معقولانه بودن برای اثبات صحت مقادیر سفارش داده شده
5- کنترل های دامنه در تاریخ سفارش و تحویل آن به منظور ارزیابی امکان انجام یا عدم انجام آن
6-آزمون کامل بودن برای اطمینان از کامل بودن و مربوط بودن داده ها
سفارش کالاهایی که آزمون های مزبور در مورد آنها انجام شده و مورد خاصی مشاهده نمی شود معتبر و صحیح هستند اما سفارش هایی که انجام آزمون های مزبور نشان دهنده ی وجود اشتباهات در آن هاست در گزارشی به نام گزارش اشتباهات و یا استثناها ارائه می شود.
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات در ثبت سفارش فروش :
اشتباهات ایجاد شده در سفارش مشتریان تا زمانی که سفارش ها وارد سیستم نشده اند کشف نمیشوند در این حالت مشتری مجبور است دوباره تماس بگیرد و اطلاعات صحیح را دریافت کند فرآیند تصویب اعتبار مشتری نیز در این روش مستلزم صرف وقت زیاد است.فن آوری اطلاعاتی برای بهبود خدمات به مشتریان و پاسخگویی بموقع به تقاضای مشتریان به کار می رود.
2-1-حمل کالا:
مرحله ی دوم چرخه ی درآمد تکمیل سفارش های مشتریان و ارسال کالای درخواست شده است کارگران انبار مسئولیت تکمیل سفارش های مشتریان را از طریق انتقال اقلام موجودی کالا طبق برگ خروج کالا به عهده دارند دایره ی ترخیص کالا متصدی تحویل کالا به مشتریان است در نهایت عملکرد هر دو دایره به مدیر تولید گزارش می شود.
یک تصمیم کلیدی که ضروری است هنگام تکمیل و ارسال سفارش مشتری گرفته شود انتخاب نحوه ی حمل کالا برای مشتری است که بسیاری از شرکت ها برای حمل کالای خود برای مشتریان کامیون های باری فراهم می کنند.
اسناد و مدارک در مورد حمل کالا:
برگ خروج کالا ارائه شده توسط سیستم ثبت فروش موجب اجرای فرآیند حمل می شود کارگران دایره ی انبار از اطلاعات برگ خروج کالا برای شناسایی اقلامی که باید تحویل داده شوند استفاده می کنند مقادیر کالایی که باید از انبار خارج شوند در برگ خروج کالا از انبار علامت زده میشوند سپس برگ خروج کالا به همراه کالای مورد نظر برای دایره ی حمل کالا ارسال می شود.پس از شمارش کالای ترخیص شده توسط کارمند دایره ی حمل، شماره ی سفارش فروش، شماره ی اقلام کالا و مقادیر آنها توسط پایانه های رایا نه ایی به طور مستقیم ثبت زده می شوند.
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعاتی در مورد حمل کالا:
سیستم های خودکار انبار داری نه تنها در بسیاری از هزینه ها صرفه جویی کرده و کارایی مدیریت موجودی کالای شرکت را افزایش می دهد بلکه می تواند منجر به افزایش کیفیت پاسخگویی در مورد حمل کالا برای مشتریان شود. سیستم های ارتباطات پیشرفته می توانند اطلاعات بموقع از وضعیت حمل کالا را فراهم کنند علاوه بر این سیستم های مزبور می توانند برای مشتریان ارزش افزوده ایجاد کند.
3-1- صورتحساب فروش و حساب های دریافتنی :
مرحله ی سوم چرخه ی درآمد، صدور صورتحساب است دو فعالیت در مرحله ی چرخه ی درآمد، صدور صورتحساب برای مشتری و نگهداری حساب های مشتری است. فعالیت های مزبور توسط دوایر صورتحساب فروش و حساب های دریافتنی انجام میشود گزارش این فعالیت ها به رئیس حسابداری ودر نهایت به مدیر مالی شرکت ارائه می شود.
صورتحساب فروش، مشتریان را از مبلغی که باید پرداخت کنند و محل پرداخت آن آگاه می سازد. گاهی اوقات پس از به نتیجه نرسیدن تلاش های شرکت برای وصول مطالبات، ضروری است حساب مشتری مربوط به عنوان یک حساب غیر قابل وصول حذف شود در این حالت مدیر دایره ی اعتبارات اعلامیه ی بستانکار برای مجاز کردن حذف حساب مشتری صادر میکند بر خلاف حالت برگشت کالا و تخفیفات ناشی از معیوب بودن کالا در اینجا نسخه ایی از اعلامیه ی مزبور برای مشتری ارسال نمی شود.
انواع سیستم های صدور صورتحساب :
1-سیستم پس فاکتور :
صورتحساب فروش که پس از دریافت یک نسخه از بارنامه از دایره ی ترابری صادر می شود در این سیستم صورتحساب پس از تایید حمل و ارسال کالا صادر می شود و در شرکت های تولیدی کاربرد دارد زیرا اغلب بین دریافت سفارش و حمل وتحویل کالا فاصله ی زمانی وجود دارد.
2-سیستم پیش فاکتور :
در این حالت صورتحساب به محض تصویب سفارش تهیه می شود اما فرستاده نمیشود در این زمان فایل های موجودی کالا حساب های دریافتنی و دفتر کل بهنگام میشوند سیستم های پیش فاکتور نیاز به برخی اسناد و مدارک را از بین می برد ودر شرکت هایی که از سیستم پستی سفارش استفاده میکنند بکار می رود.
روش های نگهداری حساب های دریافتنی :
1- روش مانده ی انفرادی صورتحساب فروش:
در این روش مشتریان بدهی خود را طبق هر صورتحساب فروش پرداخت می کنند دو نسخه از صورتحساب فروش برای مشتری ارسال شده و از وی درخواست می شود یک نسخه را به همراه وجه پرداختی برگرداند این نسخه یک سند چرخشی به نام فرم تایید پرداخت است
2- روش مانده ی تجمعی صورتحساب :
در این روش مشتریان به جای پرداخت مبلغ هر صورتحساب فروش مبلغ مندرج در صورتحساب ماهیانه را پرداخت می کنند فرم تایید پرداخت به جای کنترل یک صورتحساب فروش خاص برای کنترل مانده ی کل حساب بکار می رود .
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات در مورد صورتحساب ها:
پردازش دسته یی صورتحساب های فروش می تواند به دو دلیل مشکلات گردش نقدینگی برای شرکت به وجود بیاورد
دلیل اول :وجود فاصله وتاخیر بین زمان حمل کالا و زمان صدور صورتحساب فروش است که از طریق انتخاب سیستم پردازش مستقیم صورتحساب و صدور صورتحساب فروش به محض رویت اعلامیه ی حمل کالای سفارش شده از طرف دایره ی حمل کالا قابل حل است.
دلیل دوم:هنگامی که صورتحساب فروش از طریق پست عادی ارسال می شود یک تاخیر اضافی چند روزه بوجود می آید که این مشکل نیز با استفاده از روش مبادله ی الکترونیکی داد ه ها برای صورتحساب برطرف می شود.
4-1-وصول مطالبات:
مرحله ی چهارم چرخه ی درآمد دریافت وجوه نقد از مشتریان است دو دایره در این مرحله مشارکت دارند
صندوقدار کسی که وجوه پرداختی مشتریان را کنترل و به حساب بانک شرکت واریز کرده و به رئیس حسابداری گزارش می کند و دایره ی حساب های دریافتنی حساب های مشتریان را بابت وجوه دریافتی بستانکار کرده و به مدیر مالی شرکت گزارش می کند .
کنترل : اهداف، تهدید ها و روش ها :
فراهم کردن کنترل های کافی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف زیر است:
کلیه ی معاملات شرکت دارای مجوز صحیح هستند.
تمام معاملات ثبت شده معتبر هستند.
تمام معاملات به درستی ثبت شده اند.
دارایی ها در مقابل سرقت و استفاده نا صحیح محافظت می شوند.
فعالیت تجاری شرکت به شیوه ی کارآمد انجام می شوند.
1-2-ثبت سفارش فروش :
هدف اصلی ثبت سفارش فروش پردازش کارآمد سفارش های مشتریان است
1-1-2-تهدید اول-فروش به مشتریان با اعتبار نامطلوب:
تهدید عمده در مرحله ی پذیرش سفارش مشتری احتمال انجام فروش های نسیه یی است که بعداً بهای آن غیر قابل وصول باشد این تهدید را می توان با الزامی کردن گرفتن مجوز های لازم برای هر فروش نسیه از بین برد.
2-2-حمل کالا برای مشتری :
هدف اصلی مرحله ی حمل کالا اطمینان از حمل وتوزیع صحیح وکارآمد کالا به مشتریان است.
1-2-2-تهدید دوم-حمل اشتباه کالا برای مشتری :
اشتباهات حمل کالا را می توان با تطبیق اطلاعات نسخه ی سفارش فروش ارسال شده برای دایره ی حمل کالا با اطلاعات برگ خروج کالای ارسالی از دایره ی انبار مشخص و برطرف کرد .
2-2-2-تهدید سوم-سرقت موجودی کالا :
روش های کنترلی سرقت موجودی کالا:
1-موجودی کالا باید در یک مکان امن نگهداری شود و دسترسی فیزیکی به آنها محدود شود.
2-تمام نقل و انتقال داخلی موجودی کالا در شرکت مستند شود .
3-2-صدور صورتحساب فروش :
هدف اصلی این مرحله تنظیم سریع و دقیق صورتحساب فروش برای تمام فروش هاست.
1-3-2-تهدید چهارم-عدم صدور صورتحساب برای مشتریان:
این تهدید با تفکیک وظایف حمل کالا و صدور صورتحساب فروش کاهش می یابد.
2-3-2-تهدید پنجم-اشتباه در صدور صورتحساب :
با بازیابی مناسب داده ها و اطلاعات از فایل اصلی موجودی های کالا می توان از اشتباهات قیمت گذاری اجتناب کرد.اشتباهات مقادیر کالا ی حمل شده را می توان با مقایسه ی مقادیر مندرج در بارنامه با مقادیر سفارش فروش تعیین کرد.
4-2-وصول مطالبات:
هدف اصلی این بخش حفاظت از وجوه واریزی مشتریان به حساب شرکت و بستانکار کردن صحیح حساب های مشتریان است.
1-4-2-تهدید ششم-سرقت وجوه نقد:
1- دریافت وجه نقد یا چک و ثبت آنها در حساب مشتریان
2- دریافت وجه نقد یا چک و تصویب اعلامیه ی بستانکار برای حساب مشتری
3- صدور اعلامیه ی بستانکار و نگهداری حساب های مشتری
2-4-2-تهدید هفتم- اشتباهات انتقال مبالغ در زمان بهنگام کردن حساب های دریافتنی:
انتقال اشتباه مبالغ را می توان با مغایرت گیری نتایج پردازش داده ها با
داد ه های وارده وستاده کشف کرد.
5-2- کنترل های عمومی:
1-5-2-تهدید هشتم- از دست دادن داده ها و اطلاعات حساب های مشتریان:
تهیه ی دو نسخه ی پشتیبان از فایل های مهم مانند فایل اصلی حساب های دریافتنی و نگهداری یکی از آنها در سایت رایانه ای شرکت و دیگری خارج از سایت مزبور احتمال از دست دادن داده ها را کاهش می دهد.
2-5-2-تهدید نهم-عملکرد ضعیف چرخه ی درآمد :
تهیه وبررسی گزارش های عملکرد مبنایی را برای ارزیابی اثر بخشی و کارایی فعالیت های چرخه ی درآمد و کاهش دادن تهدید های عملکرد آن را فراهم می کند.ارزیابی عملکرد از طریق گزارش های تجزیه و تحلیل سود آوری مشتری کانال های توزیع محصول و… امکان پذیر است.
3- ارائه مدل سیستم اطلاعاتی و مدل داده یی:
اطلاعات مالی و عملیاتی هر دو برای مدیریت فعالیت های چرخه ی درآمد و ارزیابی آن لازم است سیستم اطلاعاتی بر مبنای مدل داده یی منابع ،
رویدادها و کارگزاران انواع تجزیه و تحلیل های ممکن را ارائه می کند در سیستم مزبور امکان ارتباط دادن داده های داخلی با انواع مختلف اطلاعات برون سازمانی آسان تر خواهد بود.مهمتر این که تصمیم گیرندگان می توانند به آسانی با زبان های جستجوی ساده همه ی اطلاعات مزبور را از سیستم بازیابی و مورد استفاده قرار دهند.
فعالیت های تجاری چرخه درآمد
ثبت سفارش فروش
حمل کالا
صدور صورتحساب
دریافت وجوه
صندوقدار
دایره حسابهای دریافتنی
پاسخ به درخواست مشتری
بررسی و تصویب اعتبار
بررسی موجودی انبار
نگهداری حسابهای مشتری
صدور صورتحساب
دایره صدور
صورتحساب فروش
دایره حسابهای دریافتنی
با تشکر از استاد محترم جناب آقای دکترکامیابی و شما دوستان
تهیه شده توسط:
وحید حق نژاد