به نام خدا سیستم های اطلاعاتی حسابداری
فصل سیزدهم چرخه مخارج : خرید و پرداختهای نقدی دکتر کامیابی
گردآورنده: سحر اشجار
چرخه مخارج: یک مجموعه عملیات تکراری وعملیات پردازش داده های مربوط به خرید کالا وخدمات وپرداخت بهای آنهاست. این فصل برخرید مواد اولیه و کالای تکمیل شده وملزومات وخدمات تاکید دارد. درچرخه مخارج مبادله اصلی اطلاعات برون سازمانی با فروشندگان است. این فصل سه هدف اصلی سیستم اطلاعاتی حسابداری را توضیح می دهد: 1 … تشریح فعالیت های اساسی تجاری انجام شده در چرخه مخارج و چگونگی گرداوری و پردازش داده های این فعالیت ها در سیستم اطلاعاتی حسابداری. 2… تشریح اهداف کنترلهای اصلی در چرخه مخارج وچگونگی طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری برای مقابله با تهدیدهای پیشروی فعالیتهای تجاری چرخه مخارج. 3… تشریح تصمیمات کلیدی مورد نیاز چرخه مخارج
چرخه مخارج
چرخه درامد
کنترل موجودی کالا
دایره های مختلف
چرخه تولید
فروشندگان
دفتر روزنامه و سیستم گزارشگری
کالا و خدمات
صورتحساب ها
سفارشهای خرید
پرداختها
داده های خرید و پرداخت
رسید کالا
درخواست های مواد اولیه
رسید کالا
درخواست های خرید
رسید کالا
درخواستهای خرید
رسید کالا
سفارش های فاقد مشتری
فعالیتهای چرخه مخارج: یکی از وظایف اساسی سیستم اطلاعاتی حسابداری پشتیبانی اثر بخش از عملکرد فعالیتهای تجاری شرکت از طریق پردازش کارامد داده های معاملات و رویدادهای تجاری آن است. پنج فعالیت اساسی در چرخه مخارج : 1.. درخواست خرید کالا 2.. سفارش کالا 3.. دریافت کالا 4.. تصویب صورتحساب خرید 5.. پرداخت بهای کالای خریداری شده ادامه این بخش چگونگی گرداوری و پردازش داده های هر یک از فعالیتهای اصلی چرخه مخارج را توسط سیستم اطلاعاتی حسابداری توضیح میدهد.
درخواست کالا: اولین فعالیت اصلی تجاری در چرخه مخارج ، درخواست خرید کالا یا ملزومات است. چه چیزی ، چه موقع و چه میزان خریداری شود، از جمله تصمیمات کلیدی ومهم در این فرایند است. روشهای سنتی کنترل موجودی کالا : نگهداری مواد وکالا به اندازه کافی به نحوی که اگر فروشندگان مواد اولیه در تامین مواد اولیه مورد نیاز شرکت تاخیر داشته، یا مصرف مواد بیش از حد انتظار باشد ، فرایند تولید بدون وقفه ادامه یابد. این روش سنتی معمولا مقدار سفارش اقتصادی نامیده میشود زیرا بر اساس محاسبه میزان بهینه سفارشی است که درآن، مجموع هزینه های سفارش ، انبارداری و نگهداری و هزینه فقدان موجودی مواد وکالا در حداقل ممکن است.
روشهای مختلف کنترل موجودی : غالباٌ کاربرد روش سنتی منجربه افزایش قابل توجه در هزینه نگهداری موجودی مواد وکالا میشود. یک روش برای مدیریت موجودی مواد وکالابرنامه ریزی تقاضای مواد اولیه است این روش برای حداقل کردن مواد وکالای مورد نیاز ، به جای پیشبینی نیازها بر برنامه ریزی تولید تاکید میکند. در این روش عدم اطمینان و ابهام در مورد زمان نیاز به مواد اولیه کاهش می یابد در نتیجه موجودی مواد و کالای کمتری نگهداری میشود. روش دیگر سیستم بهنگام موجودی کالا است : این روش سعی می کند هزینه نگهداری وهزینه فقدان موجودی را حذف یا حداقل کند در این روش مواد، قطعات وملزومات به جای حمل در انباشته های بزرگ و نگهداری انها در یک انبار مرکزی برای مصرف اینده ، به تناوب ودر انباشته های کوچک برای جایی که انها را درخواست کرده ، ودر زمانی که آنها نیاز دارند ارسال میشوند.
تفاوت عمده بین این دو روش در برنامه ریزی تولید است . انتخاب یکی از این روشها به محصولاتی بستگی دارد که شرکت می فروشد . سیستم برنامه ریزی تقاضای مواد اولیه برای محصولاتی مانند کالاهای مصرفی که الگوی تقاضای آنها قابل پیش بینی است کارآمدتر است. سیستم بهنگام موجودی برای محصولاتی مانند لباسهای شیک ، که تقاضا برای انها به طور دقیق قابل پیش بینی نیست سودمند است.
اسناد، مدارک و روشها (درخواست کالا): صرف نظر از این که چه کسی درخواست خرید مواد یا ملزومات را می دهد معمولا نیاز به خرید کالا یا ملزومات، منشا ایجاد درخواست یک خرید است. درخواست خرید: سندی که درخواست کننده ، محل تحویل ، تاریخ نیاز به کالا ، کد کالا ، شرح کالا ، مقدار ،قیمت هر قلم و فروشنده پیشنهادی را تعیین می کند
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعات (درخواست کالا): یک روش برای افزایش کارایی به کارگیری سیستم ثبت مستقیم داده است. مستند سازی الکترونیکی زمان لازم برای پردازش داده های درخواست خرید وهزینه های ذخیره سازی داده ها را کاهش می دهد. همچنین طراحی واجرای کنترلهای ویرایش مناسب میتواند دقت وصحت داده ها واطلاعات را افزایش دهد. فن اوری کدهای میله ای ، نگهداری اطلاعات دقیق ثبتهای دایمی موجودی کالا را آسان میکند. خط های چاپی در کدهای میله ای حاوی اطلاعاتی مانند کد اقلام ، محل، ب ت و قیمت است. کدهای میله ای نه تنها زمان وهزینه نگهداری موجودی کالا را کاهش میدهد بلکه خطاهای ثبت داده ها در سیستم را به طور واقعی حذف میکند.
سفارش کالا: دومین فعالیت اصلی در چرخه مخارج شرکت سفارش دادن خرید مواد و ملزومات است. فعالیت خرید معمولا توسط مامور خرید در دایره خرید انجام میشود. تصمیمات کلیدی(سفارش کالا): انتخاب فروشنده مهمترین تصمیم عملیاتی در فعالیت خرید است. هنگام اتخاذ این تصمیم باید به عوامل زیر توجه کرد: قیمت – کیفیت کالا – اطمینان از تحویل کالا درمورد کیفیت واطمینان از تحویل ، اعتماد به فروشنده بویژه در سیستم بهنگام موجودی بسیا مهم است. زیرا تاخیر در تحویل یا تحویل مواد و قطعات با کیفیت پایین وخراب میتواند منجر به توقف کامل سیستم تولید شود. در ضمن عملکرد وسوابق فروشنده باید ردیابی و به صورت ادواری ارزیابی شود، تا ضرورت تغییر یا عدم تغییر مشتری مشخص شود.
اسناد و مدارک وروشها(سفارش کالا): دریافت درخواست خرید کالا نقطه شروع فرایند سفارش مواد و ملزومات است. اصلی ترین سند ومدرک ایجاد شده دراین فرایند ، سفارش خرید است. سفارش خرید سندی است که به موجب ان به طور رسمی از یک فروشنده درخواست میشود کالای معینی را به قیمت تعیین شده فروخته و ارسال کند.همچنین سند مزبور تعهد پرداخت بهای خرید است ، وهنگام پذیرش آن توسط فروشنده یک قرارداد تلقی میشود.
پنج نسخه از سفارش خرید برای بررسی وتصویب برای مدیر دایره خرید ارسال میشود. پس از امضای سفارش خرید نسخه اصلی برای فروشنده فرستاده میشود. نسخه دوم برای دایره رسید کالا ، نسخه سوم برای دایره حسابهای پرداختنی ، نسخه چهارم برای دایره درخواست کننده ونسخه پنجم به درخواست خرید ضمیمه و به ترتیب شماره سریال سفارش خرید، درفایل باز سفارشهای خرید دایره ی خرید بایگانی میشود.
فرصتهای استفاده از فن اوری اطلاعاتی (سفارش کالا): محرک هزینه اصلی در فعالیت خرید تعداد سفارشهای پردازش شده است. بنابراین برای افزایش اثر بخشی مراحل فعالیت خرید باید تعداد سفارشهای پردازش شده را کاهش داد. یک راه برای بهبود فرایند خرید استفاده از مبادله الکترونیکی داده است. مبادله الکترونیکی داده با حذف نیاز به کارکنان اداری برای چاپ وارسال اسناد کاغذی ،هزینه ها را کاهش میدهد. همچنین ،سیستم مزبور زمان بین اعلان سفارش دوباره ی یک قلم کالا ودریافت آن را کاهش میدهد در نتیجه ریسک کمبود مواد اولیه وتوقف تولید را کاهش داده و موجب افزایش سوداوری شرکت می شود.
علاوه بر این بهبود فرایند خرید ملزومات نیز مهم است. این خریدها معمولا جزیی بوده ومقدارشان نیز کم است یکی از روشهای مناسب برای پردازش خرید ملزومات استفاده از کارت خرید است. که نه تنها موجب کاهش هزینه ها و افزایش کارایی میشود بلکه در پیشگیری از تقلب کارکنان نیز کمک می کند. اینترنت نیز روشی دیگر برای افزایش کارایی ،اثر بخشی و خودکار کردن فرایند پردازش ملزومات وسایر اقلام غیر موجودی کالاست. که با استفاده از نرم افزارهایی که برای فهرست کردن همه فروشندگان مجاز محصولات مختلف وجود دارد، قابل استفاده است.
رسیدو انبار کردن کالا: سومین فعالیت اصلی در چرخه مخارج ، رسید و انبار کردن کالاهای سفارش شده است. دایره رسید کالا مسئولیت پذیرش و دریافت محموله های فروشندگان را به عهده دارد. دایره رسید کالا زیر مجموعه مدیر انبار است و به او گزارش می کند. دایره نگهداری کالا مسئولیت انبار کردن و نگهداری کالا را به عهده دارد. اطلاعات رسید کالای سفارش داده شده باید برای بهنگام کردن مانده ی موجودی های شرکت به دایره کنترل موجودی ارسال شود
اولین تصمیم بر اساس اطلاعات دریافتی از دایره خرید کالا گرفته می شود. به این معنی که وجود یک سفارش خرید معتبر ، نشان می دهد که محموله باید پذیرفته شود. این تصمیم بسیار مهم است زیرا پذیرش و دریافت کالای سفارش نشده باعث اتلاف وقت و فضای نگهداری اقلامی می شود که باید برگشت داده شوند. بررسی و تایید کالای حمل شده بسیار مهم است زیرا شرکت باید مطمئن شود تنها بهای کالای واقعی دریافت شده را پرداخت کرده است. شرکتها باید الزام هایی را برای شمارش صحیح ودقیق تمام محموله های دریافتی توسط کارکنان دایره رسید کالا تعیین کند. یکی از ابزارهای موثر ، الزام کارکنان به ثبت دقیق مقادیر کالای دریافت شده و امضای گزارش رسید کالا است ، که موجب تعهد کاری بیشتر می شود.
اسناد ، مدارک وروش ها (رسید و انبار): سند و مدرک اصلی مورد استفاده در سیستم دریافت کالا در چرخه مخارج گزارش رسید کالا است. گزارش رسید کالا جزئیات هر محموله را مستند می سازد
در هر یک از حالتهای زیر دایره خرید باید موضوع را با فروشنده حل کند : 1..رسید کالاهایی که مقدار آنها با سفارش داده شده تفاوت دارد. 2..رسید کالای اسیب دیده. 3..رسید کالایی که کیفیت لازم را ندارد ودر بازرسی مورد تایید قرار نگرفته است. معمولا فروشنده تعهد میکند که هرگونه مغایرت مقداری را در صورتحساب فروش اصلاح کند.
در مورد کالای اسیب دیده و با کیفیت پایین پس از موافقت فروشنده با برگشت کالا یا کاهش قیمت کالا ، سندی به نام اعلامیه بدهکار صادر می شود. یک نسخه از ان برای فروشنده ارسال میشود تا وی در پاسخ یک اعلامیه بستانکار صادر کند . نسخه دیگر اعلامیه بدهکار برای دایره حساب های پرداختنی برای اصلاح مانده بستانکاری حساب فروشنده فرستاده میشود . نسخه سوم به عنوان مجوز برگشت کالا به فروشنده به همراه کالا برای دایره حمل ارسال می شود.
شمارش وثبت کالاهای خریداری شده یک فعالیت پر زحمت و کاربر است. یک راه برای بهبود وافزایش کارایی ، ملزم کردن فروشندگان به استفاده از کدهای میله ای برای تمام محصولاتشان است. این کار باعث حذف اشتباهات ناشی از وارد کردن داده ها به سیستم می شود، همچنین زمان پردازش ترخیص و حمل کالا را کاهش میدهد. فن آوری ماهواره ای فرصت دیگری برای افزایش کارایی واثر بخشی حمل و نقل برون سازمانی کالا است. شرکتها می توانند مکان دقیق تمام محموله های ورودی را پی گیری واطمینان پیدا کنند که نیروی کافی برای تخلیه به موقع، در محل های مربوط وجود دارد.
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعاتی (رسید و انبار):
تصویب صورتحساب های مشتری: چهارمین فعالیت چرخه مخارج ، تصویب صورتحساب فروشنده برای پرداخت بهای آن است. این فرایند توسط دایره ی حساب های پرداختنی انجام می شود.دایره مزبور زیر مجموعه ی رئیس حسابداری است وبه وی گزارش می کند. فعالیت خرید هنگامی مجاز است که سفارش خرید صادر و دایره حساب های پرداختنی نیز تعهد پرداخت به فروشنده را ثبت کرده باشد.
تصمیمات کلیدی واطلاعات مورد نیاز(تصویب صورتحساب): به طور قانونی تعهد پرداخت زمانی ایجاد می شود که کالا، دریافت شده باشد. اما در عمل، شرکتها تنها بعد از رسید کالا و تصویب صورتحساب ، حسابهای پرداختنی را ثبت می کنند این تفاوت زمانی، به ثبتهای اصلاحی مناسب برای تهیه صورتهای مالی دقیق در پایان یک سال مالی نیازمند است.
اسناد ، مدارک و روشها (تصویب صورتحساب): دو روش برای پردازش صورتحساب های فروشندگان وجود دارد ، یکی سیستم بدون سند و دیگری سیستم سندی است. درسیستم سندی یک سند به نام سند پرداخت تهیه می شود که فروشنده ومبلغ خالص پرداختی پس از تخفیف را نشان می دهد . استفاده از سند پرداخت سه مزیت دارد: 1..تعداد چکهای صادره را کاهش می دهد. 2..میتواند برای ردیابی آسان تمام حسابهای پرداختنی دارای شماره سریال چاپی باشد. 3..تفکیک زمان تصویب صورتحساب را از زمان پرداخت بهای ان تسهیل می کند. کارمند دایره حسابهای پرداختنی ،اسناد پرداخت را به ترتیب تاریخ سررسید در فایل اسناد پرداخت نشده ذخیره می کند. اسناد پرداخت ومستندات مربوط که یک بسته نامیده می شود، قبل از سررسید برای پرداخت برای صندوقدار ارسال می شوند.
شرکتها با ملزم کردن فروشندگان به ارسال صورتحسابهای خودبه روش مبادله الکترونیکی داده، می توانند کارایی سیستم حسابهای پرداختنی خود را بهبود ببخشند. که با این کار در وقت صرفه جویی و هزینه اصلاح اشتباهات را کاهش می دهند. روش دیگر، حذف کامل صورتحساب فروشندگان است. این روش برای بیشتر درخواست خریدهای که شرکتها معمولا از قیمت آنها در زمان سفارش خرید اطلاع دارند به کار می رود . شاید بهترین فرصت برای افزایش کارایی حسابهای پرداختنی، درحوزه خریدهای غیر موجودی کالاست. استفاده از کارتهای خرید، ضرورت پردازش صدها صورتحساب فروش، با مبلغ کم را از بین می برد.
;فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات(تصویب صورتحساب)
پرداخت بهای کالا: آخرین فعالیت چرخه مخارج ، پرداخت بهای صورتحساب های فروش تصویب شده است. پرداخت بهای صورتحساب های مصوب ، پرداخت های نقدی نام دارد، که توسط صندوقدار انجام می شود. صندوقدار زیر مجموعه رئیس حسابداری است وبه او گزارش می کند.
تصمیمات کلیدی(پرداخت بهای کالا): یک تصمیم مهم در پردازش پرداخت های نقدی، استفاده ازمزایای تخفیفات نقدی پیشنهادی فروشندگان است. بودجه جریان نقدی کوتاه مدت برای این تصمیم گیری بسیار مفید است.
اسناد ، مدارک و روشها(پرداخت بهای کالا): صندوقدار بسته سند را از دایره حسابهای پرداختنی دریافت می کند و هر بسته سند را بررسی و مبلغ پرداختی ان را محاسبه و داده های پراخت نقدی را وارد سیستم می کند. سپس سیستم از فایل سند پرداخت برای بهنگام کردن فایل های حسابهای پرداختنی ، صورتحسابهای در جریان و دفتر کل استفاده می کند. پس از جمع زدن تمام صورتحسابهای هر مشتری برای هر فروشنده حواله پرداخت تنظیم می شود. سپس چکها و برگه های پرداخت، صادر می شوند. پس از پردازش تمام رویدادهای پرداخت، لیست پرداختهای مزبور چاپ و برای رئیس حسابداری فرستاده می شود. پس از امضا، صندوقدار چک ها و برگه های پرداخت را از طریق پست برای فروشندگان ارسال می کند.
فرصتهای استفاده از فن آوری اطلاعاتی(پرداخت بهای کالا) : استفاده از فن آوری اطلاعاتی برای انتقال الکترونیکی وجوه نقد به مشتریان ،به جای چک، باعث افزایش کارایی فرایند پرداختهای نقدی شرکت می شود. انتقال الکترونیکی وجوه ، صرفه جویی قابل ملاحظه ای در منابع شرکت به وجود می آورد. زیرا وقت و هزینه ای برای تنظیم ، صدور ، امضا و ارسال چک برای مشتریان و نگهداری چکهای باطل شده صرف نمی شود.
اهداف کنترلی ، تهدیدها و روش ها : دومین وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری مناسب، فراهم کردن کنترل های کافی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف زیر است : 1..تمام معاملات به نحو مناسب تصویب شده ، ودارای مجوزهای قانونی هستند. 2..تمام معاملات ثبت شده در سیستم حسابداری معتبر هستند. 3..تمام معاملات، معتبر، دارای مجوز و تصویب شده هستند و در سیستم حسابداری ثبت می شوند. 4..تمام معاملات به طور صحیح در سیستم حسابداری ثبت می شوند. 5..داراییها درمقابل سرقت یا از بین رفتن محافظت می شوند. 6..فعالیتهای تجاری شرکت به شیوه کارامد واثربخش انجام می شود.
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی:
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی
تهدیدهای چرخه مخارج ، اثار و روشهای کنترلی:
با تشکر از توجه شما