وجه نقد
وجه نقد از منابع مهم و حیاتی هر واحد اقتصادی است،زیرا معرف قدرت خرید عمومی و وسیله اصلی مبادلات اقتصادی است. واحدهای انتفاعی منابع مورد نیاز خود را به طور عمده در ازای پرداخت وجه نقد تحصیل میآنند و تولیدات خود را نیز در قبال وجه نقد به فروش میرسانند. درآمدها براساس وجه نقدی انتظار میرود از محل فروش و انجام خدمات دریافت گردند اندازه گیری می شوند و هزینه ها برحسب وجه نقد تعهد، پرداخت و در صورتهای مالی منعکس میگردد. سود سهام نیز براساس وجه نقد به سهامداران پرداخت می شود. همچنین در حسابداری آثار اندازه گیریها، مبتنی بر جریان وجه نقد در گذشته، حال یا آینده است. به طور خلاصه میتوان گفت رویدادهای مالی با وجه نقد مربوطند و سر فصلهای حساب در حسابداری نیز به نحوی از انحاء با وجه نقد ارتباط دارند.
یکی ازوظایف بسیارمهم مدیران مالی،پیش بینی جریانات مناسب ورود و خروج نقد است. به عبارتی تنظیم برنامه نقد(بودجه نقدی) از مهمترین وظایف در فرایند مدیریت مالی است.
مقدمه:
یکی از هدفهای مهم سیستم کنترل داخلی ٬ محافظت از داراییهای موسسه و جلوگیری از اتلاف ٬سوء استفاده ٬ یا تقلب است .
رویدادهای مالی
رویدادهای مالی رویدادهایی هستند که بر یک یا چند عنصر از عناصر معادله حسابداری تاثیر بگذارند. عناصر معادله حسابداری عبارتند از : دارایی ، بدهی و سرمایه یا حقوق صاحبان سهام.
بنابراین هر رویدادی در شرکت که بر دارایی ، بدهی و یا سرمایه تاثیر بگذارد و باعث افزایش و یا کاهش حداقل یکی از این عناصر شود رویداد مالی به حساب می آید. امروزه رویدادهای مالی را در نرم افزار حسابداری ثبت می کنند و برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری ثبت می شود.
برای اینکه بدانیم چه مواردی باعث تغییر در دارایی شرکت ها می شوند ابتدا بایستی ببینیم که چه چیزهایی دارایی یک شرکت محسوب می شوند. دارایی های شرکت ها به دو دسته دارایی های جاری و دارایی های بلند مدت تقسیم می شوند.
دارایی های شرکت
موجودی نقد و بانک یکی از دارایی های جاری شرکت ها است. موجودی نقد از مهمترین دارایی های شرکت به حساب می آیند. موجودی نقد معمولا خود به سه قسمت تقسیم می شود. پول نقد موجود در حسابداری بانکی شرکت ، پول نقد موجود در صندوق و پول نقد موجود نزد تنخواه. معمولا در نرم افزار حسابداری ، قسمتی با عنوان خزانه داری وجود دارد که عهده دار ثبت و مدیریت این قسمت از اطلاعات شرکت است.
حسابهای دریافتنی
حسابهای دریافتنی همان طلبی است که از مشتریان داریم. این نیز یکی از دارایی های جاری شرکت محسوب می شود. مانده این حساب بسیار مهم است . در این زمینه مقاله دیگری در همین سایت وجود دارد که می توانید آنرا با استفاده از لینک زیر ببینید. در نرم افزار حسابداری در قسمت گزارش ترازها مانده این حساب همیشه باید بدهکار باشد.
اسناد دریافتی
اسناد دریافتی همان چکهایی هستند که از دیگران دریافت کرده ایم ولی هنوز سررسید نشده اند. این اسناد دریافتی نیز جزء دارایی های جاری شرکت محسوب می شوند. ثبت و مدیریت اطلاعات مربوط به اسناد دریافتی نیز مربوط به نرم افزار خزانه داری می باشد.
موجودی مواد و کالا
یکی دیگر از دارایی های جاری شرکت همان موجودی مواد و کالا است. این نوع دارایی برای شرکت های بازرگانی و تولیدی معنی دارد و شرکت های خدماتی معمولا موجودی مواد و کالا یا ندارند و یا اگر دارند ، مقدار آن ناچیز است. موجودی مواد و کالا ، از دارایی های استراتژیک محسوب می شوند. نرم افزار انبار که یکی از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه است وظیفه نگهداری و مدیریت اطلاعات موجودی کالا را بر عهده دارد.
اموال و اثاثه
از دیگر دارایی های شرکت ، اموال و دارایی ثابت می باشد. این اموال و دارایی ثابت جزء دارایی های بلند مدت حساب می شوند و در دسته دارایی های جاری به حساب نمی آیند. نرم افزار اموال و دارایی ثابت عهده دار ثبت و نگهداری اطلاعات این قسمت از دارایی ها می باشد.
زمین و ساختمان
اینها نیز جزء دارایی های بلند مدت شرکت ها هستند و جزء دارایی های غیر منقول به حساب می آیند. یعنی قابلیت انتقال از جایی به جای دیگر را ندارند. مثل میز و صندلی نیستند که راحت جابجا می شوند.
حالا که دارایی های شرکت شناخته شدند، می توان به راحتی رویدادها را بررسی کرد که آیا باعث افزایش و یا کاهش دارایی می شود . اگر باعث افزایش و یا کاهش دارایی شود ، رویداد مالی به حساب می آید و اگر نه ، آنوقت باید ببینیم که باعث افزایش و یا کاهش بدهی و سرمایه می شود یا نه.
در اینجا می توان به راحتی گفت که خرید یک دارایی یک رویداد مالی است زیرا باعث افزایش دارایی می شود . ما وقتی که چیزی می خریم ، یا اموال و اثاثه می خریم و یا مواد و کالا می خریم. به هر حال این خرید باعث افزایش دارایی ها شده و بنابراین یک رویداد مالی به حساب می آید و باید در نرم افزار حسابداری ثبت و در حسابها و صورتهای مالی منعکس شود.
فروش
فروش نیز یک رویداد مالی به حساب می آید زیرا بر دارایی ها تاثیر می گذارد و باعث کاهش یک دارایی و افزایش یک دارایی دیگر می شود. زمانی که جنسی را می فروشیم ، مواد و کالا کم می شود و حسابهای دریافتنی و یا اسناد دریافتی و یا موجودی نقد افزایش می یابد . بنابراین فروش هم یک رویداد مالی به حساب می آید.
مواردی که تا اینجا گفته شد ، تعریف رویداد مالی و شناخت بعضی از رویدادهای مالی بود. از اینجا به بعد تاثیر رویدادهای مالی روی معادله حسابداری را به طور مختصر بحث می کنیم. در فیلم های آموزشی نرم افزار حسابداری باتیز که در قسمت دانلودهای سایت قرار دارد این موضوع به طور تفصیل مورد بحث قرار گرفته است.
معادله حسابداری می گوید که دارایی برابر بدهی باضافه سرمایه. این معادله همیشه صادق است و ثبت هیچ رویدادمالی نباید این معادله را بر هم بزند. بنابراین رویدادمالی که باعث شود این معادله بر هم بخورد و قسمت دارایی بیشتر از بدهی باضافه سرمایه شود و یا برعکس ، اشتباه و یا ناقص است.
وجوه نقد:
وجوه نقد عبارت است از پول نقد بصورت سکه واسکناس وموجودی حسابهای جاری و هر نوع اوراق بهاداری که به جای پول در معاملات مورد قبول واقع شود.
گزارش گری وجوه نقد در ترازنامه:
در تراز نامه وجوه نقد به عنوان اولین قلم دارایی و مهمترین آنها نشان داده می شود.بستانکاران،سرمایه گذاران ، مسئولان بانکها و …استفاده کنندگان برون سازمانی صورتها وگزارشهای مالی هستند.
توجه استفاده کنندگان ازصورتها وگزارشهای مالی به وجوه نقد معلول علتهای زیر است:
1-حساب وجوه نقد از پر گردش ترین و فعالترین حسابهای دفاتر موسسات مختلف است.
2-وجوه نقد ، نقد ترین و دردسترس ترین دارایی موسسه است که هر لحظه می توان آن را به دیگر دارایی ها تبدیل و یا صرف پرداخت بدهیها یا هزینه ها نمود.
3- طی دوره مالی، وجوه نقد به دفعات به انواع داراییها یا هزینه ها تبدیل می شود و درادامه به وجوه نقد.
4- موجودی وجوه نقد از مهمترین عوامل تشکیل دهنده صورت نسبت جاری و آنی است و استفاده کنندگان برون سازمانی صورتها و گزارش های مالی از موسسه توجه خاصی به این دو برای حفظ منافع و رسیدن به طلبشان نشان می دهند.
مسئولیت های مدیریت وجوه نقد :
مدیریت موثر و کارآمد وجوه نقد شامل رعایت سیاستهای خط مشی های زیر است :
1- تامین دقت و صحت عملیات حسابداری در یافتها و پرداختهای نقدی و مانده وجوه نقد .
2- ممانعت از خسارات ناشی از تقلب ، اختلاس ، سوء استفاده و سرقت وجوه نقد .
3- نگهداری مبالغ کافی وجوه نقد برای اقلامی که لزوما بایستی به صورت نقدی پرداخت شوند ، به علاوه یک مانده معقول برای نیاز های ضروری به وجوه نقد .
4- سرمایه گذاری وجوه نقد بلا استفاده .
مبانی اعمال کنترل داخلی وجوه نقد:
وجوه نقد به علت سهولت جابجایی و مطلوبیت فراوانی که نزدهمه دارد٬بیش ازسایرداراییها در معرض سرقت ٬ سوء استفاده و اختلاس است .
عمده عملیات برای کنترل داخلی بر وجوه نقد:
1-تنظیم فهرست دریافتهای نقدی روزانه برای کنترل و منظور کردن در حسابهای مربوط
2-واریز دریافتهای روزانه به حساب جاری موسسه نزد بانک
دریافتهای نقدی:
دریافت های نقدی روزانه در موسسات ، عمدتاً شامل دریافت های نقدی از بدهکاران بابت مطالبات موسسه و دریافت های نقدی بابت فروش نقدی می باشد .
استفاده از صندوق فروش اطمینان بیشتری از صحت جمع فروش نقدی روزانه ایجاد خواهد کرد.
استفاده از برگ فروش نقدی:
در بعضی موسسات برای کنترل دریافتهای نقدی حاصل از فروش نقدی روزانه از برگ فروش نقدی استفاده می- کنند.جمع برگهای فروش نقدی به عنوان مدارک اولیه ثبت رویدادهای مالی نقدی مورد استفاده قرار می گیرد.
استفاده از برگ دریافت صندوق:
در موسسات عمده فروشی و یا موسساتی که به فروش کالاهای گران قیمت اشتغال دارند برای کنترل دریافتهای نقدی ٬ ضمن تنظیم صورت حساب فروش ٬ازبرگ دریافت صندوق که نشان دهنده وصول وجه صورت حساب است ٬ استفاده می کنند.
وجوه نقد دریافتی از صندوق:
در برخی ازموسسات قسمتی ازدریافتهای نقدی از مشتریان یا بدهکاران به صورت چک یا وجوه نقدی است که معمولا طی نامه ای توسط اداره پست و یا نامه رسانهای مشتریان و بدهکاران به موسسه واصل می شود.
کسور و اضافات صندوق :
گاهی حتی پس از کنترل موثر بر وجوه نقد ، امکان دارد اشتباهاتی در دریافتها ویا پرداختهای نقدی به وجود بیاید به همین منظور حسابی در دفتر کل به نام حساب کسور و اضافات صندوق افتتاح می شودواختلافات ناشی از شمارش وجوه نقد در این حساب ثبت می شود .
در پایان روز کسری واضافات صندوق بایستی به حساب کسور و اضافات صندوق منتقل شود و اختلاف ناشی از شمارش وجوه نقد در این حساب ثبت گردد.
تقسیم دقیق وظایف:
عدم تفکیک دقیق وظایف در مورد وجوه نقد می تواند شرایط را برای سوء استفاده احتمالی فراهم کند.
1- فروش نقدی روزانه را در دفاتر موسسه ثبت نکند
2- کل فروش نسیه و نقد روزانه را در دفاتر ثبت کند ولی به طور ساختگی یک مبلغ دیگر ثبت نماید.
پرداختهای نقدی :
اغلب موارد سوءاستفاده در وجوه نقد ناشی از سوء استفاده درپرداختهای نقدی است بنابراین کنترل داخلی موثر بر پرداختهای نقدی مهمتر از کنترل داخلی بر دریافتهای نقدی بوده بخش اصلی کنترل وجوه نقد محسوب می شود .
حساب جاری بانک :
برای اعمال کنترل داخلی موثر بر وجوه نقد ، موسسات مختلف چند حساب جاری در یک یا چند بانک افتتاح و کلیه دریافتهای نقدی را به آنها واریز می کنند و تمام پرداختهای نقدی را با صدور چک از طریق همین حسابها انجام می دهند .
صدور چک :
چک نوشته ای است که دارنده حساب جاری به بانک دستور می دهد که مبلغ مشخصی را به خود وی و یا به هر شخص حقیقی و حقوقی دیگری بپردازد .
هر برگ چک به غیر ازشماره پیاپی ومحل نوشتن تاریخ صدور چک دارای چهاربخش متمایزکه به صورت زیر است :
1- بانک وشعبه ای که بایستی مبلغ چک را پرداخت کند
2- مبلغ چک
3- شخص یا موسسه ای که بایستی مبلغ چک به وی پرداخت شود .
4- صادر کننده چک که چک را امضا می نماید.
صورت حساب بانک:
به طور معمول بانکها در پایان هر ماه و یا در مواقعی که دارنده حساب جاری درخواست نماید برای صورت حساب ارسال می کند .
صورت حساب بانکی معمولاً دارای این ستونها است :
1-ستون تاریخ 2- شماره سند 3- کد 4- بدهکار5- بستانکار 6-ستون مانده
تطبیق دفاترحساب جاری با صورت حساب ارسالی بانک:
منظور از تطبیق صورت حساب ارسالی بانک با دفاتر دارنده حساب جاری ،حصول اطمینان از مطابقت میزان موجودی نقدی نزد بانک و در دفاتر موسسه می باشد .
معمولاً مانده حساب جاری در دفاتر دارنده حساب جاری و صورت حساب ارسالی به دلایل زیربا یکدیگر مطابقت نخواهند داشت:
الف ـ مبالغی که در دفاتر دارنده حساب جاری در حساب بانک ثبت شده ولی درصورتحساب بانک منعکس نیست.
1- چکهای معوق 2- سپرده های بین راهی 3- چکهای لاوصول
ب ـ مبالغی که در صورت حساب بانک ثبت گردیده ولی در دفاتر موسسه دارنده حساب جاری ثبت نشده است.
این اقلام شامل موارد زیر است :
1- وجوه واریز شده به حساب جاری نزد بانک توسط دیگران .
2- کارمزد خدمات و سایر هزینه های بانکی .
3- واخواست اسناد تجاری تنزیل شده .
صورت مغایرات بانکی :
صورت مغایرات بانکی عبارت ازصورتی است که موارد اختلاف بین مانده صورت حساب ارسالی بانک و مانده حساب بانک در دفاتر موسسه دارنده حساب جاری را در زمان معینی نشان می دهد .
صورت مغایرات بانکی حداقل ماهی یکبار و در مواقع ضروری دیگر تهیه می گردد. با تنظیم صورت مغایرات بانکی می توان به علل بروز اختلاف بین صورت حساب ارسالی بانک و دفاتر موسسه پی برد.
تهیه صورت مغایرات بانکی :
در روش تعیین مانده واقعی مانده صحیح بانک در تاریخ تهیه صورت مغایرات تعیین می گردد لذا این روش می تواند مبنای مناسبی برای انجام اصلاحات لازم در دفاتر موسسه دارنده حساب جاری واقع شود.
موسسه بازرگانی سپهر
صورت مغایرت حساب جاری
X2/ 11/ 30
موجودی حساب جاری موسسه X اضافه می شود:
وجوه واریزی به دیگرانX
کسر می شود:
کارمزدو سایر هزینه های بانکیX
سفته واخواستی،چکهای لاوصولX
(X)
افزایش)کاهش(خالصX
نتیجه:مانده وافعی حساب جاری در A X2/11/30
موجودی حساب جاری طبق صورتX
حساب ارسالی بانک
اضافه می شود:
سپرده بین راهیX
کسر می شود (X) :
افزایش )کاهش ( خالص X
نتیجه : مانده واقعی حساب جاری در A X2/11/30
اصلاح دفاتر موسسه پس از تهیه صورت مغایرت بانکی : با تنظیم صورت مغایرات بانکی متوجه می شویم که مانده واقعی حساب جاری در تاریخ تهیه صورت مغایرات بانکی با هیچ یک ازمانده های منعکس در دفاتر موسسه و صورت حساب بانک مطابقت ندارد .
اضافه برداشت از حساب جاری بانکی:
براساس توافقی که بانکها با موسسات معتبر در قبال اخذ وثایق لازم منعقد می کنند این موسسات مجاز می باشند که در مواقع ضروری تا میزان معینی چک بیش از موجودی خود نزد بانک صادر نمایند.
میزان تنخواه گردان:
میزان تنخواه گردان معمولاً مبلغی ثابت و از پیش تعیین شده است . و در فواصل زمانی کوتاه معمولاً هفتگی یا ماهانه با صدور چک به اندازه هزینه های انجام شده به میزان قبلی تجدید می گردد.
سیستم سند هزینه:
در موسسات بزرگ یکی ازروشهای موثر کنترل داخلی پرداختهای نقدی ستفاده ازسیستم سند هزینه برای پرداخت- های نقدی است . سند هزینه قبل ازصدور چک بایستی به تایید و تصویب مدیر یا مدیران مسئول برسد.
تنظیم سند هزینه:
سند هزینه توسط مدیرمالی موسسه بررسی می گردد تا از اعمال کنترلهای لازم در واقعی بودن آن اطمینان حاصل شود. پس از کنترل مدیر مالی سند هزینه تنظیم شده در دفتری که دفتر اسناد هزینه نام دارد ثبت شده وسپس پرداخت می گردد.
دفتر اسناد هزینه:
برای ثبت اسناد هزینه ، به ترتیب ، شماره سند هزینه ، تاریخ تنظیم آن ، نام بستانکاران ومبلغ سند درج می گردد.
در برخی از موسسات ازدفتر اسناد هزینه با دفتر روزنامه اختصاصی پرداختهای نقدی به صورت ترکیبی استفاده می شود.
دفتر صدور چک:
شکل ساده ای ازدفترروزنامه اختصاصی پرداختهای نقدی است.
موسساتی که ازسیستم سند هزینه برای کنترل پرداختهای نقدی استفاده می کنند چکهای مربوطه به هر سند هزینه زمانی صادر می شود که اسناد هزینه مورد تصویب واقع شده و در دفتر اسناد هزینه ثبت شود.
دفتر صدور چک دارای ستونهای متعدد برای درج شماره و تاریخ چک صادر شده نام دریافت کننده ، شماره سند هزینه، تخفیفات نقدی و حساب بانک می باشد.
منبع
اصول حسابداری 2 تالیف دکتر یحیی یگانه
با تشکر از توجه شما