مهارت های کسب و کار
مفاهیم بنیادی
سازمان و نیاز به مدیریت
همه سازمانها رسمی یا غیر رسمی، از افرادی تشکیل می شوند که گرد هم می آیند و گروه تشکیل می دهند، زیرا آنان منافع خود را در این می بینند که همکاری کنند و در جهت تامین یک هدف مشترک به پیش روند.
.بنابراین، هدف یا مقصود یکی از ارکان رسمی هر سازمان است.
هدف ها متفاوتند، مثل پیروزی در یک مسابقه، سرگرم کردن مردم یا به فروش رساندن یک محصول، ولی هیچ سازمانی بدون داشتن هدف نمی تواند دلیلی برای وجود و ادامه حیات داشته باشد.
همچنین هر سازمانی برای تامین هدف های خود دارای یک روش است که آن را برنامه می نامد. امکان دارد برنامه ساخت و تبلیغ یک محصول باشد.
تعریف مدیریت
مدیریت، فراگرد(فرایند) به کار گیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل عملیات است که برای دست یابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول، صورت می گیرد.
تعریف مذکور پنج قضیه اساسی ذیل را که زیربنای مفاهیم کلی نظری و عملی مدیریت است در بر دارد:
مدیریت یک فراگرد است . هر فراگرد دارای هدف، ساختار و نتیجه است.
مفهوم نهفته مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است.
مدیریت موثر، تصمیمهای مناسبی می گیرد و به نتایج مطلوبی دست می یابد.
مدیریت کارآ، به تخصیص و مصرف مدبرانه منابع اطلاق می گردد.
مدیریت بر فعالیتهای هدفدار تمرکز دارد.
مدیریت سازمان
مدیریت عبارت است از عملی که به صورت آگاهانه و مستمر انجام می شود و به سازمان شکل می دهد.
هر سازمان دارای افرادی است که جهت کمک در راه تامین این هدفها مسئولیتهایی را می پذیرند.این افراد را مدیر می نامند. این مدیران(مربیان، رهبران ،مدیران فروش) بیش از دیگران در سازمان به چشم می آیند، ولی بدون وجود یک مدیریت اثربخش، احتمالاً سازمان با شکست مواجه خواهد شد.
مدیریت به منزله علم، هنر و حرفه
علم مدیریت: آن بخش از مدیریت که از طریق آموزش فرا گرفته می شود را علم دانستن گویند.
هنر مدیریت: آن بخش از مدیریت که از طریق کسب تجارب فراگرفته می شود را علم توانستن گویند.
پیتر دراکر: عضو اصلی و حیات بخش هر سازمان مدیریت آن است.
هارولد کونتز:مهمترین زمینه فعالیتی انسان، مدیریت می باشد.
هارولد کونتز: مهمترین وظیفه همه مدیران ، طراحی محیطی است که اعضاء بتوانند با فعالیت گروهی به اهداف معین دست یابند.
فرایند مدیریت
مدیریت عبارت است از فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و اعمال کنترل بر تلاشها و کارهای اعضای سازمان و نیز استفاده نمودن از منابع سازمانی برای دستیابی به هدفهای اعلان شده سازمان.
فرآیند عبارت است از شیوه ای منظم (سیستماتیک) برای انجام دادن کارها. ما مدیریت را یک فرآیند نامیده ایم، زیرا می خواهیم بر این نکته تاکید کنیم که همه مدیران صرف نظر از میزان مهارت، استعداد یا توانایی خود، برای رسیدن به هدفهای مورد نظر، فعالیتها و کارهای مشخصی را که رابطه متقابل یا تعامل با هم دارند را انجام می دهند.
برنامه ریزی
برنامه ریزی بدین معنی است که مدیر از قبل درباره هدف ها و اقدامات مورد نظر می اندیشد و کارها یا اقدامات وی بر اساس یک روش، برنامه یا منطق، و نه بر اساس نوعی هوس قرار دارد.
در برنامه ریزی نخستین گام عبارت است از تعیین و گزینش هدفهای سازمان،آنگاه هدفهای هر یک از واحدهای سازمانی و بخش ها تعیین می شود.سازمان، پس از تعیین هدفها، برنامه ها یا طرحهایی را به روش منظم (سیستماتیک)تهیه می کند و درصدد تامین آنها برمی آید.
. بدیهی است، در گزینش و تعداد هدفها و نیز تدوین طرحها یا برنامه ها، مدیر باید امکان پذیر بودن و قابل قبول بودن آنها را (از نظر مدیران و کارکنان) مورد توجه قرار دهد.
سازمان دهی
سازمان دهی عبارت است از فرایند تنظیم و تخصیص دادن کارها، اختیارات سازمانی و منابع بین اعضاء، به گونه ای که آنها بتوانند به هدفهای سازمان دست یابند.
بدیهی است هدفهای گوناگون نیاز به ساختارهای متفاوت دارند. برای مثال، سازمانی که هدف آن تولید نرم افزارهای رایانه ای است باید ساختاری متفاوت از کارخانه ای داشته باشد که مواد غذایی تولید می کند.
مدیر باید ساختار سازمان را مناسب هدف ها و منابع سازمان ایجاد نماید و این همان فرآیندی است که آن را طراحی سازمان می نامند.
رهبری
رهبری مستلزم راهنمایی، اعمال نفوذ و ایجاد انگیزه در کارکنان است، به گونه ای که آنها کارهای تخصصی و مورد نظر را انجام دهند.
در فعالیتهای رهبری توجه به بعد زمان و روابط انسانی از اهمیت زیادی برخوردار است. در واقع، رهبری در کانون روابط مدیران قرار دارد و آنها باید با افرادی که با آنها همکاری می کنند روابطی نیکو برقرار نمایند.
کنترل
سرانجام مدیر باید مطمئن شود، کارهایی را که اعضاء و کارکنان انجام می دهند به گونه ای است که سازمان را در جهت هدفهای مشخص و مورد نظر سوق می دهد.این کار را اعمال کنترل می نامند و یکی از وظایف اصلی مدیریت است.
کنترل دارای سه رکن اصلی است:
1-تعیین استانداردهایی از عملکرد؛
2-شیوه ای برای اندازه گیری عملکردهای جاری؛
3-مقایسه عملکردها با استانداردهای مشخص؛
4-سرانجام، اگر انحرافی مشاهده شد انجام دادن اقدامات اصلاحی.
اثربخشی و کارآیی
اثربخشی: ارزیابی کار یا میزان کسب هدف را نشان می دهد.
کارآیی: هزینه منابع صرف شده در فراگرد کسب هدف را نشان می دهد.
یکی از ارزشمندترین نویسندگان متون مدیریت، پیتر دراکر، دو واژه کارایی و اثربخشی را به کار برد که مبنای بسیاری از بحث ها قرار می گیرد. به گفته او کارایی یعنی انجام دادن کارها به نحو شایسته یا مناسب، و اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای شایسته و مناسب.
از سوی دیگر اثربخشی به گزینش هدف های مناسب مربوط می شود.مدیری که هدفی نامناسب انتخاب کند(برای مثال در آنجا که تقاضا برای خودروهای کوچک رو به افزایش است او خودروهای بزرگ تولید کند) بدون اثربخشی خواهد بود، حتی اگر خودروهای سواری بزرگی را که تولید می کند با بالاترین کارایی تولید شود.
طبقه بندی مدیران
هر مدیری با توجه به نوع کار، سطح سازمان و شرایط محیطی به درجاتی از مهارت های مدیریتی نیاز دارد.
صاحب نظران بر سه سطح ذیل برای طبقه بندی مدیران تاکید دارند:
1-سطح عملیاتی(سرپرستی) 2- سطح میانی 3- سطح عالی
سازمان چیست؟
سازمان پدیده ای اجتماعی به شمار می آید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتاً مشخصی بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی ، بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کند.
اجزاء تعریف سازمان
عبارت"به صورت آگاهانه هماهنگ شده"دلالت بر مدیریت دارد.
پدیده اجتماعی دال بر این معناست که سازمان از افراد و گروههایی که با هم در تعاملند، تشکیل شده است.
یک سازمان مرزهایی نسبتاً مشخص دارد .این مرزها به مرور زمان، می توانند تغییر کنند و ممکن است کاملاً واضح و روشن نباشد.اما به هر حال باید مرزهای مشخصی وجود داشته باشد تا بتوان اعضاء سازمان را از غیر اعضاء باز شناخت.چنین مرزهایی از طریق انعقاد قراردادهای رسمی و غیر رسمی بین اعضاء و سازمان صورت می گیرد.
نهایتاً اینکه سازمانها برای انجام امور به وجود آمده اند. این امور یا فعالیتها همان اهداف اند ، که دستیابی به آنها توسط یک فرد به تنهایی ، امکان پذیر نیست، یا اگر هم به وسیله یک فرد قابل حصول باشد ، حصول آن از طریق سازمان اثربخش تر است. نوعی توافق عمومی با رسالت سازمان کفایت می کند.
ساختار سازمان چیست؟
ساختار سازمان تصریح می کند که وظایف، چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و ساز و کارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند؟
عوامل تعیین کننده ساختار سازمانی عبارتند از : استراتژی، اندازه سازمان، تکنولوژی، محیط، قدرت-کنترل.
اجزاء ساختار سازمان عبارتند از: پیچیدگی، رسمیت، تمرکز
پیچیدگی حدود تفکیک درون سازمان را نشان می دهد.همچنین اشاره ای به تخصص گرایی، تقسیم کار، و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان دارد.
– رسمیت به حدی که یک سازمان برای جهت دهی به رفتار کارکنانش به قوانین و مقررات و رویه ها متکی است دلالت دارد.
– تمرکز به جاهایی که اختیار تصمیم گیری در آنجا متمرکز است اشاره دارد.