پاورپوینت مطالعه و طراحی نحوه استقرار کارکنان و مبلمان اداری

مطالعه و طراحی نحوه استقرار کارکنان و مبلمان اداری
1

2
1- اهمیت فضای اداری:
فضای اداری و نحوه استقرار کارکنان یکی از عوامل اساسی در کارآیی، تسریع در فرایندکار و کاهش نارضایتی کارکنان می باشد.

با توجه به اهمیت موضوع، در قانون برنامه سوم و چهارم توسعه جمهوری اسلامی ایران، بهره برداری مطلوب از فضا و ساختمانهای اداری دستگاههای دولتی مورد تاکید قرار گرفته و متعاقب آن در سال 1379 و 1383 ضوابط و استانداردهای فضای اداری با تصویب شورای عالی اداری به کلیه دستگاههای اجرایی کشور ابلاغ گردید.

3
مهمترین مولفه ها در طراحی، تخصیص و استقرار افراد و واحدها در فضای اداری موارد زیر می باشند:

1- رعایت استاندارد فضای تخصیص یافته به شاغلین با توجه به سبد ملزومات شغلی مورد نیاز
2- توجه به فرایند انجام کار (تسهیل در گردش کار) که موجب کاهش هزینه های اداری میگردد.
3- ارگونومی (نور، تهویه، صدا و ..)

4
اصول و ضوابط طراحی فضا و ساختمانهای اداری
1- شرایط فیزیکی محیط کار :
توجه به شرایط فیزیکی محیط کار، یکی از عوامل موثر در ایجاد روحیه مناسب برای کارکنان در سازمان هاو شرکتها می باشد که علاوه بر آنکه بازده کار را افزایش می دهد و از عوامل نگهدارنده نیروی انسانی محسوب می گردد.علاوه بر مسائل مربوط به استقرار کارکنان، تجهیزات و مبلمان اداری، عواملی نظیر نور، تهویه و سر و صدا نیز جزئی از شرائط فیزیکی محیط کار بشمار می آیند.

5
2- فضای باز اداری :
در کارهایی که به شکل فرآیندی انجام می شود استقرار افراد در فضای باز و در کنار یکدیگر موجب تسریع در گردش کار و زمان انجام عملیات می گردد ضمن آنکه موجبات صرفه جویی فضای ناشی از سطح اشغال شده دیوارها می گردد.

در فضای باز اداری نور و تهویه به علت نبودن موانع، بهتر فراهم می گردد و امکان نظارت و کنترل مدیران بر کار کارکنان را تسهیل می بخشد .

یکی از مزایای اصلی فضای باز اداری قابلیت انعطاف و تغییر در آن است. بررسی های انجام شده در کشور آمریکا نشان می دهد که در یک دوره 5 الی 10 ساله در حدود 50 درصد فضای اداری تغییر می یابد و هزینه بسیار گزافی را برای سازمان ها و شرکتها بدنبال دارد ولی در سازمان ها و شرکتهایی که از فضای بازاداری استفاده شده است این هزینه ها تا یکدهم کاهش یافته اند .

6
3- نقش فرایند کار در فضا سازی اداری
در هر نوع آرایش فضای اداری (Lay-Out) ارتباط میان کارکنان و واحدها عنصر تعیین کننده است.

4- ضوابط ناظر بر بهره برداری مطلوب از فضا و ساختمان های اداری
شورایعالی اداری ضوابط ناظر بر بهره برداری مطلوب از ساختمان های اداری و تخصیص مناسب فضای اداری را تصویب و ابلاغ نمود. اجرای مصوبه شماره 431/013ط مورخ 15/12/1379 برای کلیه دستگاه های اجرایی الزامی است. در سال 1383 نیز شورای عالی اداری مجدداَ ضوابط ساختمانهای اداری دستگاه های اجرایی را تصویب و ابلاغ نمود. ضوابط تخصیص بهینه فضای اداری دستگاههای دولتی بشرح زیر می باشد.

7
1-4-تعاریف فضاهای ساختمان اداری
کلیه فضاهای یک ساختمان اداری در 5 گروه به شرح زیر طبقه بندی
می شوند.
گروه 1 (فضاهای اصلی)
به فضاهایی اطلاق می گردد که فعالیت اداری مستقیماَ در آنها انجام می شود .
گروه 2 (فضاهای وابسته)
فضاهایی اطلاق می گردد که برای تسهیل و خدمات رسانی انجام کار پیش بینی شده و در کنار فضاهای گروه یک شکل می گیرند. مانند: سالن اجتماعات ، کتابخانه، کلاسهای آموزشی ، مرکز تلفن، اطلاعات ، نگهبانی، مراکز رایانه، تکثیر، بایگانی راکد و موارد مشابه

8
گروه 3 (فضاهای رفاهی)
منظور فضاهایی هستند که برای تامین رفاه کارکنان و مراجعین در ساختمان اداری پیش بینی شده و در کنار فضاهای گروه 1 و 2 شکل می گیرند، مانند: نمازخانه،غذاخوری،آبدارخانه،فروشگاه تعاونی،مرکزکمکهای اولیه، سرویسهای بهداشتی

گروه 4 (فضاهای پشتیبانی)
منظور فضاهایی هستند که برای پشتیبانی فعالیتها و خدمات اداری پیش بنی شده و به طور غیرمستقیم در کنار فضاهای گروه 1، 2 و 3 شکل می گیرند، مانند: تعمیرگاه لوازم، تعمیرگاه خودرو، انبارها، رختکن و اتاق کارکنان خدمات، پارکینگ ، تاسیسات مرکزی و کنترل آن در طبقات.

گروه 5 (فضاهای گردش)
منظور فضاهایی هستند که برای ارتباط بین فضاهای یاد شده و سطوح زیر ساخت (دیوارها و ستونها) پیش بینی می شوند و عبارتند از :

الف) گردش افقی در طبقات
مانند: ورودی ها، راهروها، فضاهای مکث و تقسیم، بعلاوه سطوح زیرساخت (دیوارها و ستونها) در طبقات و مسیرهای (Risers) تاسیساتی .

ب) گردش عمودی بین طبقات
مانند: پله های ارتباطی طبقات، آسانسورها، بالابرها، پله های فرار، پاگردها، شیب روها(Ramps) و موارد مشابه .
9

سرانه خالص زیر بنــــا

= سرانه خالص زیربنا

سهم هر نفر از جمعیت اداری از مجموع سطوح زیربنای خالص گروه های1 تا 4

سرانه ناخالص زیربنــــا

= سرانه ناخالص زیربنا

برابر است با سهم هر نفر از جمعیت اداری از مجموع سطوح زیربنای ناخالص (گروه های 5 گانه)
زیربنای خالص ساختمان
تعداد شاغلین

زیربنای ناخالص ساختمان
تعداد شاغلین
10

2-4- جدول تبدیل رده بندی شغلی به رده بندی معماری
11

3-4- جدول سرانه های مبنا در گروه 1 (فضاهای اصلی)
12

3-4- جدول سرانه های مبنا در گروه 1 (فضاهای اصلی)
13

4-4- جدول سرانه های مبنا در گروه2 (فضاهای وابسته)
14

5-4- جدول سرانه های مبنا در گروه3 (فضاهای رفاهی)
15

6-4- جدول سرانه های مبنا در گروه4 (فضاهای پشتیبانی)
16

7-4- جدول سطوح مبنا در گروه 5 (فضاهای گردش)
17

9-4- شاخصهای کنترل محاسبه سطوح
بمنظور کنترل برنامه ریزی انجام شده مطابق این دستورالعمل ، لازم است شاخصهای زیر مبنای مقایسه قرار گیرند .
الف – کارآیی ساختمان (بهره برداری مفید ساختمان)
عبارتست از نسبت زیربنای خالص ساختمان به زیربنای کل آن، این شاخص از تکنولوژی ساخت، نحوه ترکیب فضاها. نحوه راهبری و … تاثیر می پذیرد . مقدار تعیین شده برای شاخص “ کارآیی ساختمان“ در این دستورالعمل حداقل 65% می باشد .

= کارایی ساختمان

سطح زیربنای خالص
سطح زیربنای کل ساختمان
> 65%
18

ب- بهره برداری مفید اداری
عبارتست از نسبت زیربنای فضاهای اصلی (گروه 1) به زیربنای کل ساختمان، این شاخص علاوه بر عوامل مندرج در بند (5-2-1) از عوامل دیگری چون : سیستمها و روشهای اداری ، نحوه استفاده از فضاهای جنبی ، تجهیزات و تکنولوژی اداری تاثیر می پذیرد. مقدار تعیین شده برای “شاخص بهره برداری مفید ” در این دستور العمل حداقل 40% می باشد .

= بهره برداری مفید اداری
سطح زیربنای فضای اداری
سطح زیربنای کل ساختمان
> 40%
19

ج – توزیع مناسب فضاها
عبارتست از نسبت سطح زیربنای هر یک از فضاهای اصلی، وابسته اصلی، رفاهی، پشتیبانی به مجموع آنها (زیربنای خالص) که مقدار آن برای هر یک از فضاهای مذکور در این دستور العمل به نسبتهای زیر می باشد :
سطح زیربنای فضای اداری
سطح زیربنای خالص
> 60%
سطح زیربنای اصلی و وابسته
سطح زیربنای خالص
> 70%
سطح زیربنای فضاهای رفاهی
سطح زیربنای خالص
> 10%
سطح زیربنای فضاهای پشتیبانی
سطح زیربنای خالص
> 20%
توزیع فضاهای پشتیبانی
توزیع فضاهای اصلی و وابسته
توزیع فضاهای رفاهی
توزیع فضاهای اصلی
20

فضای تخصیص یافته به کارکنان و واحدها بر اساس استاندارد

مجموع فضای اصلی تخصیص یافته به کارکنان و مدیران شرکت بر اساس استاندارد و ضوابط موجود2730مترمربع می باشد(بدون احتساب فضای مدیریت دیسپاچینگ)
چنانچه فضاهای وابسته، رفاهی، پشتیبانی و گردش به آن اضافه شود، مجموع فضای مورد نیاز برای استقرار پرسنل و واحدهای شرکت برق منطقه ای خراسان در ساختمان جدید حدود 5460مترمربع خواهد بود(15 متر به ازای هر نفر).

21

مجموع فضای ساختمان جدید حدود 503/12متر مربع است. در اینصورت فضای موجود 2/2 برابر فضای مورد نیاز می باشد، لیکن از مجموع فضای موجود 3928 مترمربع(حدود یک سوم) به زیرزمین اختصاص دارد که این فضا بدلیل نداشتن نور آفتاب قابلیت اسکان پرسنل برای انجام کارهای اداری و تخصصی شرکت را ندارد و فقط پرسنل فروشگاه، رانندگان و نگهبانان و تعمیرکاران را می توان در آن اسکان داد. بنابر این با کسر فضای مذکور فضای باقیمانده برای استقرار پرسنل شرکت 8575متر مربع بوده و براین اساس فضای موجود 5/1 برابر فضای مورد نیاز می باشد.

در عین حال حدود 90% فضای طبقه همکف(2573 متر مربع، حدودیک پنجم) به سالن آمفی تئاتر(اجتماعات)، نمازخانه، دیسپاچینگ و لابی اختصاص یافته که با کسر فضای مذکور، فضای باقیمانده برای استقرار پرسنل شرکت حدود 6260متر مربع بوده و براین اساس فضای موجود 1/1 برابر فضای مورد نیاز می باشد. در اینصورت فضای موجود برای استقرار مدیران و کارکنان تقریبا برابر استاندارد است.
22

فضای تخصیص یافته به واحدها
عنوان واحد : حوزه مدیرعامل و دفتر هیات مدیره مدیرعامل و حسابرسی داخلی
23

فضای تخصیص یافته به واحدها
عنوان واحد : دفتر روابط عمومی
24

فضای تخصیص یافته به واحدها
عنوان واحد : دفتر حراست و امور محرمانه
25

فضای تخصیص یافته به واحدها
عنوان واحد : دفتر حقوقی و رسیدگی به شکایات
26

فضای تخصیص یافته به واحدها
عنوان واحد : معاونت منابع انسانی
27

فضای تخصیص یافته به واحدها
عنوان واحد : دفتر سازماندهی و بهبود روش ها
28

 چیدمان واحدها براساس ماهیت و فرایندکار
مهمترین مولفه ها در چیدمان واحدها در فضای اداری و ساختمان شرکت برق منطقه ای خراسان موارد زیر می باشند:
توجه به فرایند و ارتباط کاری واحدها در جهت تسهیل و کاهش هزینه های اداری
واحدهای مطالعاتی و برنامه ریزی که تعداد مراجعین آنها کم و در مقابل نیاز به تمرکز دارند در طبقات فوقانی ساختمان و در قسمتهایی که سر و صدای کمتری دارد استقرار یابند.
واحدهای اجرایی که تعداد مراجعین آنها زیاد می باشد در طبقات پایین و همکف ساختمان و در فضای باز استقرار یابند. بدین ترتیب میزان استفاده از آسانسورها نیز کاهش می یابد.
29

حوزه مدیرعامل
با توجه به وظایف و ماهیت کاری بیشترین ارتباط شاغلین حوزه مدیرعامل بشرح زیر می باشد:
مدیرعامل
الف – اشخاص و واحدهای داخل شرکت
رئیس دفتر (کلیه ارتباطات، هماهنگی ها و پیگیری های مدیرعامل)
مدیر دفتر مدیرعامل (هماهنگی ها و پیگیری ها و پشتیبانی حوزه مدیرعامل)
قائم مقام (جهت هماهنگی امور اجرایی شرکت و تصمیم گیری)
اعضای هیات مدیره (جهت تصمیم گیری در نحوه اداره شرکت)
5- مشاورین (جهت مشورت ارجاع برخی کارها و تهیه گزارشات مورد نیاز)
6- مدیر حراست (جهت هماهنگی امور حراست شرکت)
7- مدیر حقوقی و رسیدگی به شکایات (جهت اعلام نظر و رسیدگی به امور قراردادها، دعاوی و شکایات)
ب – اشخاص و واحدهای خارج شرکت
1- مدیران و مسئولین وزارت نیرو و شرکت مادر تخصصی
2- مدیران و مسئولین استان خراسان رضوی
3- پیمانکاران و مشاورین شرکت
30

قائم مقام
بیشترین ارتباط با قائم مقام جهت هماهنگی در مدیریت شرکت با مدیرعامل است و در بقیه موارد مشابه مدیرعامل می باشد.

مشاورین
بیشترین ارتباط مشاورین با مدیرعامل و دفتر مدیرعامل می باشد.
31

2- دفتر هیات مدیره، مدیرعامل و حسابرسی داخلی
وظایف و فعالیت های این دفتر به 2 بخش زیر قابل تفکیک است:
الف – امور ارتباطات، هماهنگی ها، پشتیبانی مدیرعامل و اعضای هیات مدیره که توسط مدیر دفتر، رئیس دفتر ، مسئول دفتر و کارشناسان هیات مدیره پیگیری می شود.
ب – امور حسابرسی داخلی
بیشترین ارتباط این بخش (بلحاظ نظارت بر عملیات مالی شرکت) با مدیریت امور مالی می باشد و بدین لحاظ این بخش می تواند در مجاورت مدیریت امور مالی استقرار یابند. از سوی دیگر با توجه به اینکه واحد حسابرسی داخلی باید گزارشات حسابرسی خود را به هیات مدیره ارائه نمایند می تواند در فضای مجاور محل استقرار مدیرعامل و اعضای هیات مدیره استقرار یابد.
32

3- دفتر روابط عمومی
نحوه چیدمان دفتر روابط عمومی با توجه به نوع فعالیت های آن به شرح زیر قابل تفکیک است:
الف – در مجاورت مدیرعامل:
برای پشتیبانی مراسم و تشریفات و برگزاری جلسات با مدیران عالی استان در کشور
برای ارتباط رسانه ها و ملاقات های ویژه با مدیرعامل
برای فعالیت های تبلیغاتی شرکت که با جضور مدیرعامل شرکت انجام می شود (نظیر بازدید آغاز یا بهره برداری از طرح ها و پروژه های شرکت)
برای ارائه گزارش در مورد عملکرد واحدها و دیدگاه های ذینفعان داخلی و خارجی شرکت
ب – در مجاورت درب ورودی ساختمان
برای پاسخگویی و اطلاع رسانی به مراجعین به شرکت، پژوهشگران، دانشجویان و …
ج – در مجاورت سالن اجتماعات
برای برگزاری مراسم
33

4- دفتر حراست و امور محرمانه
نحوه چیدمان دفتر حراست و امور محرمانه با توجه به وظایف و فعالیت های آن بشرح زیر قابل تفکیک است:
الف – در مجاورت درب ورودی ساختمان:
برای کنترل ورود و خروج مراجعین و کارکنان و وسائل و تجهیزات (بخشی از وظایف حفاظت فیزیکی و حراست پرسنلی) و نظارت بر کار نگهبانان شرکت
ب – در مجاورت دبیرخانه مرکزی شرکت:
برای دریافت و صدور مکاتبات محرمانه شرکت
ج – در مجاورت مدیرعامل:
برای هماهنگی امور حراستی شرکت و ارائه گزارشات محرمانه به مدیرعامل شرکت
34

5- دفتر حقوقی و رسیدگی به شکایات
چیدمان دفتر حقوقی و رسیدگی به شکایات با توجه به وظایف محوله بشرح زیر قابل تفکیک است:
الف – در مجاورت معاونت مالی و پشتیبانی:
بلحاظ هماهنگی و تنظیم وتایید قراردادهای شرکت با اشخاص حقیقی و حقوقی
ب – در مجاورت مدیرعامل:
برای ارائه مشاوره حقوقی به مدیرعامل در زمینه های قراردادها، تعهدات و دعاوی شرکت
ج – در مجاورت درب ورودی ساختمان:
برای پاسخگویی به شکایات اشخاص حقوقی و حقیقی خارج شرکت
35

6- معاونین شرکت
الگوی چیدمان معاونین شرکت شامل: معاونت منابع انسانی، معاونت طرح و توسعه، معاونت بهره برداری، معاونت مالی و پشتیبانی و معاونت برنامه ریزی و تحقیقات با توجه به وظایف ذیربط بشرح زیر قابل انتخاب است:
الف: در مجاورت مدیران واحدهای تابعه
از آنجا که نظارت و هدایت واحدهای تابعه بلحاظ لزوم برگزاری جلسات موردی و ادواری بامدیران تابعه و ارجاع و امضاء برخی نامه ها و مکاتبات موجب تسهیل و تسریع در فرآیند کار می گردد. البته با وجود سیستم اتوماسیون اداری (کارتابل الکترونیک) ارجاع و امضاء مکاتبات نیازی به ارتباط فیزیکی نزدیک ندارد.
36

ب: در مجاورت مدیرعامل و سایر معاونین
یکی از کارکردهای مهم معاونین هماهنگی فعالیت های بخش ذیربط با سایر بخش های شرکت می باشد که این امر از طریق برگزاری جلسات شورای معاونین (با حضور یا بدون حضور مدیرعامل) انجام می پذیرد. بدین لحاظ استقرار معاونین در مجاورت یکدیگر (سالن جلسات شورای معاونین) و مدیرعامل موجب تسریع و تسهیل در هماهنگی و تصمیم گیری ههای عالی شرکت می گردد.
37

7- دفتر سازماندهی و بهبود روش ها
ماهیت وظایف این دفتر غالباً مطالعاتی و برنامه ریزی است. در عین حال در ارتباط با امور سازماندهی حسب درخواست و مکاتبات واحدها (بویژه دفاتر تابعه معاونت منابع انسانی) برای تغییرات تشکیلاتی (در مورد تغییر و جابجایی عناوین پست های سازمانی) دارای فعالیت اجرایی می باشد که البته این مکاتبات می تواند از طریق اتوماسیون اداری انجام پذیرد. بنابراین بلحاظ مطالعاتی بودن غالب وظایف دفتر بهتر است در طبقات بالاتر ساختمان باشد تا سر و صدای مراجعین موجب عدم تمرکز پرسنل دفتر نگردد.
38

8- دفتر برنامه ریزی منابع انسانی و آموزش
ماهیت وظایف این دفتر نیز غالباً مطالعاتی و آموزشی است. در عین حال در ارتباط با امور آموزش حسب درخواست و مکاتبات واحدها برای برگزاری دوره های آموزشی دارای ماهیت اجرایی است. بنابراین چنانچه برگزاری دوره های آموزشی در خارج از شرکت انجام می گردد بهتر است دفتر مذکور در طبقات فوقانی ساختمان استقرار یابد و در صورتی که کلاس های آموزشی در داخل ساختمان شرکت برگزار می شود، بهتر است (بلحاظ سروصدا پیرامون کلاس ها در طبقات پایین تر استقرار یابد)
39

9- دفتر مدیریت استراتژیک و بهره وری
کلیه وظایف دفتر دارای ماهیت مطالعاتی و برنامه ریزی است بنابراین بهتر است در طبقات فوقانی ساختمان مستقر گردد تا سر و صدای مراجعین موجب عدم تمرکز پرسنل دفتر نگردد.
40

10- امور کارکنان و رفاه
ماهیت وظایف و فعالیت های این واحد کاملاً اجرایی است و خدمات گیرندگان آن شامل کلیه پرسنل شرکت برق منطقه ای خراسان می باشد. بدین لحاظ استقرار در طبقات پایین و فضای باز اداری برای این واحدها پیشنهاد می گردد. بدیهی است فروشگاه شرکت می تواند در طبق زیرزمین (که در حال حاضر نیز برای آن فضایی در نظر گرفته شده است) مستقر گردد.
41

11- امور مالی و ذیحسابی
ماهیت وظایف این واحد نیز کاملاً اجرایی است و به لحاظ ویژگی کار استقرار این واحد در طبقات پایین به صورت فضای باز اداری پیشنهاد می گردد. همچنین طراحی گیشه برای پاسخگویی به مراجعین موجب تسریع در کار و در عین حال جلوگیری از اختلال در روند اجرایی امور مالی شرکت می گردد. بیشترین ارتباط امور مالی و ذیحسابی که می تواند مبنای استقرار واحد مذکور باشد بشرح زیر است:
42

1- امور تدارکات و قراردادها ( در ارتباط با پرداخت تنخواه گردان، تدارکات و قراردادهای شرکت)
2- امور کارکنان و رفاه (در ارتباط با پرداخت حقوق و مزایا و امور رفاهی پرسنل شرکت)
3- معاونت بهره برداری در ارتباط با امور مالی و پشتیبانی معاونت بهره برداری
4- پیمانکاران و مشاوران طرف قرارداد با شرکت در ارتباط با پرداخت خدمات آنها براساس قرارداد
5- دفتر بودجه در ارتباط با هماهنگی پرداخت اعتبارات جاری و سرمایه ای
43

12- امور ارتباطات و قراردادها
کلیه فعالیت های امور تدارکات و قراردادها ماهیت اجرایی دارد و به لحاظ ماهیت کار، پیشنهاد می گردد استقرار واحد مذکور در طبقه پایین و در فضای باز طراحی گردد. بیشترین ارتباط واحد تدارکات و قراردادها که مبنای چیدمان آن می باشد با واحدهای زیر است:
1- امور مالی و ذیحسابی، در راتباط با پرداخت تنخواه گردان و تسویه حساب ها ، کدگذاری و تحویل اموال
2- پیمانکاران ، مشاوران و فروشندگان و تامین کنندگان کالا و خدمات پشتیبانی شرکت (طرف قرارداد)
3- انبار شرکت، جهت تحویل کالاهای خریداری شده
4- امور نظارت بر خدمات عمومی جهت تامین و تحویل کالاهای موردنیاز این واحد
5- سایر واحدها جهت خرید برخی کاالاها و خدمات (نظیر: بلیط مسافرت و ارز)
44

13- اداره نظارت بر خدمات عمومی
کلیه فعالیت های اداره نظارت بر خدمات عمومی، ماهیت اجرایی دارد و به لحاظ ماهیت کار، استقرار واحد مذکور در طبقه همکف یا زیرزمین و در فضای باز اداری در نظر گرفته شود. بیشترین ارتباط این واحد که مبنای چیدمان آن خواهد بود شامل موارد زیر می باشد:
انبار شرکت به منظور نظارت بر اداره آن
واحد نقلیه (رانندگان) به منظور نظارت بر حسن اجرای فعالیت های این قسمت
واحد تاسیسات و خدمات ساختمان به منظور نظارت بر حسن انجام کار واحد مذکور
45

14- دفتر برنامه ریزی فنی و برآورد بار
وظایف این دفتر دارای ماهیت مطالعاتی و برنامه ریزی (راهبردی) است و بدین لحاظ محل استقرار دفتر بهتر است در طبقات فوقانی (دور از سر و صدا و مراجعین) باشد.

15- دفتر تحقیقات کنترل کیفیت تجهیزات
هماهنگی، نظارت و هدایت فعالیت های تحقیقاتی شرکت بویژه در زمینه استانداردگذاری به عهده این دفتر می باشد، بنابراین فعالیت دفتر هم ماهیت برنامه ریزی و هم ماهیت اجرایی. جهت بررسی و تشکیل جلسات هماهنگی، تایید طرح های تحقیقاتی و بازرسی و کنترل کیفیت برق در شرکت های اقماری در این زمینه با اغلب واحدهای داخلی شرکت و همچنین مشاورین حقیقی و حقوقی خارج از شرکت در ارتباط است.
46

16- دفتر فناوری ارتباطات و مدیریت اطلاعات
فعالیت این دفتر هم دارای ماهیت برنامه ریزی مطالعاتی (در زمینه طراحی سیستم های اطلاعاتی و …) و هم دارای مااهیت اجرایی (در زمینه برگزاری دوره های آموزشی ICT و نظارت بر نصب و راه اندازی تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری و اداره کتابخانه شرکت) می باشد. محل استقرار کتابخانه (به لحاظ مراجعات افراد و وزن تجهیزات و کتاب ها بهتر است در طبقه همکف ساختمان جدید باشد. در خصصوص خدمات فناوری اطلاعات، این دفتر با تمامی واحدهای شرکت در ارتباط است. همچنین در خصوص هماهنگی اجرای دوره های ICT با دفتر برنامه ریزی منابع انسانی و آموزش شرکت های مهندسی و درخصوص طراحی و نصب سیستم ها و تجهیزات با شرکت های مهندسی مشاور انفورماتیک ارتباط دارد.
47

17- دفتر بودجه
فعالیت این دفتر غالباً دارای ماهیت برنامه ریزی و مطالعاتی (در زمینه مطالعات اقتصادی و تنظیم بودجه شرکت) و در زمینه پیگیری و هماهنگی با سازمان های ذیربط برای تصویب، مبادله ، موافقتنامه و تخصیص بودجه دارای ماهیت اجرایی است، بیشترین ارتباط دفتر بودجه ددر انجام وظایف محوله با واحدهای زیر می باشد:
1- استانداری (سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان) برای هماهنگی ، تصویب و تخصیص بودجه
2- امور مالی و ذیحسابی (هماهنگی تخصیص بودجه و استفاده از صورت های مالی)
3- معاونت برنامه ریزی و تحقیقات (هماهنگی تنظیم پیگیری بودجه شرکت)
48

18- دفتر خدمات مشترکین و مدیریت مصرف و وصول درآمد
وظایف این دفتر هم دارای ماهیت مطالعاتی و برنامه ریزی (مطالعه پیش بینی بار و انرژی موجود در مورد نیاز و تعداد مصرف و مطالعه در تنظیم آیین نامه ها و برنامه های بودجه تعرفه ها و وصول درآمد، …) و هم دارای ماهیت اجرایی (هماهنگی و برگزاری جلسات با مشترکین و ذینفعان و رسیدگی به درخواست ها و شکایات مشترکین و متقاضیان) می باشد. بیشترین ارتباط این دفتر در انجام وظاایف محوله با واحدهای زیر می باشد:
دفتر برنامه ریزی فنی و برآورد بار (به منظور برنامه ریزی انتقال و تولید)
امور مالی و ذیحسابی) به منظور نظارت بر وصول درآمد و فروش انرژی)
دفتر بودجه (به منظور پیش بینی درآمد شرکت در تنظیم بودجه)
شرکت های تولید و توزیع (به منظور تعیین تعرفه ها)
مشترکین و متقاضیان
49

19- دفتر مهندسی طرح ها
بیشتر وظایف دفتر مهندسی طرح ها دارای ماهیت اجرایی می باشد (در زمینه رسیدگی به اسناد فنی ارائه شده برای عقد قرارداد و صورت وضعیت پیمانکاران و مشاوران و کنترل کمی و کیفی پروژه ها و نتایج آزمایش های کارخانه ای و پشتیبانی فنی مهندسی طرح ها) و بخش محدودی دارای ماهیت اجرایی است. (در زمینه تهیه دستورالعمل های تنظیم مشخصات و اسناد فنی طرح ها) بیشترین ارتباط دفتر مهندسی طرح ها در انجام وظایفه با واحدهای زیر می باشد:
1- مجریان طرحها
2- پیمانکاران و مشاوران
50

20- مجریان طرح ها
ماهیت وظایف مجریان طرح ها غالباً اجرایی است (شناسایی و انتخاب مشاوران و پیمانکاران، نظارت بر نقشه ها و کار آنها، تایید و تصویب صورت وضعیت آنها و هماهنگی با دستگاه های اجرایی ذیربط) و براساس وظایف محوله بیشترین مجریان با اشخاص و واحدهای زیر می باشد:
پیمانکاران و مشاوران
دستگاه های اجرایی ذیربط (شرکت های توانیر، سانا، آب و فاضلاب، مخابرات، گاز، شهرداری و سازمان های توسعه برق ایران، نقشه برداری ، هواشناسی، دادگستری و راه و ترابری)
دفتر مهندسی طرح ها و معاونت طرح و توسعه
امور مالی و ذیحسابی
51

21- دفتر فنی تولید
وظایف این دفتر غالباً ماهیت برنامه ریزی دارد (تنظیم برنامه های بهینه سازی و تعمیرات واحدهای تولید) و بخشی از وظایف آن ماهیت اجرایی دارد (نظارت بر برنامه ریزی و راه اندازی و تحویل و تحول واحدهای نیروگاهی جدید)

22- دفتر فنی انتقال
وظایف دفتر فنی انتقال نیز غالباً ماهیت برنامه ریزی دارد (تنظیم برنامه های تعمیر و نگهداری شبکه انتقال و توزیع) و بخشی از وظایف آن ماهیت اجرایی دارد (نظارت بر برنامه ریزی، راه اندازی و تحویل و تحول پست ها و خطوط جدید).
52

23- دفتر بازار برق
وظایف دفتر بازار برق نیز غالباً ماهیت برنامه ریزی دارد (تدوین برنامه های حوزه بازار برق، خرید و فروش برق و خدمات انتقال و مشخصات فنی قراردادها) و بخشی از وظایف آن ماهیت اجرایی دارد. (هماهنگی با مدیریت شبکه، امور مالی و دفتر بودجه و نظارت بر ارتقاء عملیات بازار برق و خرید و فروش برق ، ….)
53

مفروضات الگوی پیشنهادی
مفروضات پیشنهادی برای چیدمان واحدها و پرسنل شرکت برق منطقه ای خراسان در ساختمان الهیه شامل موارد زیر می باشد:
1- توجه به ویژگی،فرایند و ارتباط کاری واحدها در استقرار آنان در طبقات ساختمان
2- واحدهای مطالعاتی و برنامه ریزی که تعداد مراجعین آنها کم و در مقابل نیاز به تمرکز دارند حتی المقدور در طبقات فوقانی ساختمان و در قسمتهایی که سر و صدای کمتری دارد استقرار یافته است.
3- واحدهای اجرایی که تعداد مراجعین آنها زیاد می باشد حتی المقدور در طبقات پایین و همکف ساختمان و در فضای باز استقرار یافته است.
54

مفروضات الگوی پیشنهادی
4- طراحی بگونه ای انجام شده تا حتی المقدور از تخریب دیوارها که موجب افزایش هزینه طراحی و چیدمان میگردد جلوگیری شود.
5- با توجه به متراژ، شکل هندسی طبقات و اتاق ها، محل ستون ها و سرویس های تعبیه شده محدودیت در چیدمان واحدها (میز کار، میز جلسات، کمدها و مبلمان مدیران و کارکنان) وجود دارد. بنابراین سرانه تخصیص یافته به برخی واحدها بیشتر و برخی واحدها کمتر است. در عین حال با توجه به محدودیت مذکور، نحوه چیدمان میزها در اتاقهای کارشناسی(رئیس گروهها،کارشناسان و کمک کارشناسان) ممکن است مطابق با سازماندهی مورد نظر نباشد.
55

 نقشه چیدمان الگوی پیشنهادی
در الگوی پیشنهادی، چیدمان واحدها با توجه به اصول، استانداردها، مفروضات و محدودیتها بشرح زیر می باشد:
1- حوزه مدیرعامل، دفتر مدیرعامل و هیات مدیره و روابط عمومی در طبقه ششم
2- کلیه معاونین در طبقه پنجم
3- واحدهای دارای ماهیت غالبا مطالعاتی و برنامه ریزی در طبقات چهارم و سوم
4- واحدهای دارای ماهیت غالبا اجرایی در طبقات دوم، اول و همکف
56

پایان
65