به نام خدا
عنوان: فرایند آموزش کارکنان
مقدمه
برای نیل به اهداف، هر سازمانی، چه کوچک و چه بزرگ، باید کادری از نیروهای لایق و کارآمد در اختیار داشته باشد. دبستان، دبیرستان و دانشگاه، نظامی برای تربیت و آموزش دانش و معلوماتی است که افراد را برای ورود به اجتماع و خدمت موثر آماده می سازد. ولی افرادی که به استخدام سازمان درمی آیند، علاوه بر این معلومات، به آموزش تخصصی و حرفه ای نیز نیاز دارند تا دانش فنی و مهارتهای لازم را برای انجام شایسته وظایف محول به دست آورند. این آموزشها به کارکنان کمک می کند تا نقش فعالتر و موثرتری در نیل به اهداف سازمان ایفا کنند.
مزایای آموزش
1. هیچ کس در بدو ورود به سازمان با تمام جنبه ها و زیر و بمهای شغل خود آشنا نیست و باید مدت زمانی بگذرد تا هر کس کار خود را بخوبی یاد بگیرد. برگزاری دوره های آموزشی با سرپرستی مربیان کارآزموده و با تجربه، زمان یادگیری را به حداقل می رساند و باعث افزایش بازده کارکنان می گردد.
2. آموزش، خاص افراد تازه وارد نیست، بلکه برای کارکنان با سابقه و با تجربه نیز باید بنا به ضرورت، دوره هایی ترتیب داد تا در سمتی که انجام وظیفه می نمایند، حداکثر کارایی و اثربخشی را داشته باشند.
3. یکی از اهداف اولیه در هر دوره آموزشی، ایجاد طرز فکر صحیح نسبت به کار و سازمان است.
4. آموزش کارکنان به حل مشکلات عملیاتی کمک می کند.
5. آموزش کارکنان فعلی، روش موثری برای تامین نیروی انسانی مورد نیاز سازمان است.
6. آموزش برای کارکنان بسیار مفید است؛ زیرا هرچه کارمند سطح دانش فنی و مهارتهای شغلی خود را بالاتر ببرد، به همان اندازه به ارزش وی در بازار کار و در نتیجه به توانایی او در کسب درآمد بیشتر، افزوده خواهد شد.
مسئولیت طراحی و اجرای برنامه های آموزشی به عهده کیست؟
در سازمانهای کوچک، وظیفه آموزش کارکنان به عهده مسئول یا سرپرست مستقیم آنهاست و معمولاً به شکل آموزش ضمن خدمت برگزار می گردد. در سازمانهای کوچک معمولاً اداره امور کارکنان یا معاونت نیروی انسانی، به صورت واحد مستقل و جداگانه ای وجود ندارد یا اگر هم وجود داشته باشد، تقسیم وظایف در آن در حدی نیست که بخش خاصی، فقط به طراحی و اجرای دوره های آموزشی اختصاص یافته باشد. ولی در سازمانهای بزگ، غالباً یکی از واحدهای اداره امور کارکنان به آموزش و تربیت نیروی انسانی اختصاص می یابد.
وظایف واحد آموزش اداره امور کارکنان
تعیین نیازهای آموزشی
تعیین اهداف و سیاستهای آموزشی
تهیه کتابها، مجلات، مقالات و ابزار و وسایل سمعی و بصری ای که در دوره های آموزشی مورد استفاده قرار می گیرند.
انتخاب مدرسان، مربیان و سخنرانان مناسب و حائز شرایط برای ارائه مطالب.
کنترل و هماهنگ کردن فعالیتهای مختلف آموزشی و نظارت بر آنها.
ارزیابی دوره های آموزشی.
روشهای تعیین نیازهای آموزشی
مطالعه مسائل مربوط به تولید و بهره وری؛
نظرخواهی از مدیران، سرپرستان و کارکنان؛
مطالعه پروژه هایی که سازمان برای آینده طراحی نموده است؛
تجزه و تحلیل شغل، مطالعه، بررسی و ارزیابی عملکرد شاغل در شغل و برگزاری آزمونهای مختلف؛
ارزیابی عملکرد کارکنان.
نظریه های یادگیری
رفتار انسان تابع آموخته های اوست و اگر یادگیری را پایه و اساس آموزش بدانیم، نخست باید مشخص کنیم که انسان چگونه می آموزد تا بتوانیم برنامه های آموزشی را طوری طراحی نماییم که یادگیری را برای او موثرتر و آسانتر سازد. از میان نظریه های یادگیری، نظریه رفتاری، نظریه یادگیری اجتماعی و نظریه شناختی، بیشترین تاثیر را در طراحی و اجرای برنامه های آموزشی داشته اند.
نظریه یادگیری رفتاری
بنا بر این نظریه، تجربه یعنی آزمایش و خطا، پایه و اساس یادگیری است. بدین ترتیب که انسان در مقابل موقعیتهایی که با آن روبه رو می گردد، از خود واکنشهایی نشان می دهد. حرکت یا واکنشی که نتیجه مثبت داده و مشکل را حل نموده است در ذهن او باقی می ماند و دوباره در رویارویی با همان مشکل تکرار می شود. ولی عکس العمل یا رفتاری که بی نتیجه و بی اثر بوده، مشکل را حل نکرده باشد، به دست فراموشی سپرده می شود و تکرار نمی گردد.
نکات مهم در طراحی برنامه های آموزشی بر اساس نظریه رفتاری
1. برنامه های آموزشی به بخشها و اجزای کوچکتر تقسیم شود. یعنی آنچه می خواهیم فرد بیاموزد، لازم است کم کم به او بیاموزیم.
2. آموزش نباید به ارائه مجموعه ای از نظریات انتزاعی منحصر شود؛ بلکه باید توام با آزمایشها و تجربیات عملی باشد.
3. باید به فردی که آموزش می بیند فرصت داده شود تا مهارتهایی را که می آموزد، تمرین کند.
4. فرد باید آنقدر مهارتهایی را که آموخته است، تکرار کند که عمل به آن به صورت عادت درآید و حالت غریزی به خود بگیرد.
نطریه یادگیری اجتماعی
در نظریه یادگیری اجتماعی این فرضیه مطرح می شود که همان طور که یادگیری می تواند ناشی از تجربه مستقیم فرد باشد، می تواند از مشاهده عمل دیگران و نتایج حاصل از آن نیز ناشی شود. به عبارت دیگر، بر طبق این نظریه، یادگیری ناشی از تعامل و اثرگذاری متقابل و دائم میان فرد و محیط اجتماعی است. بنا بر این نظریه، تغییرات رفتاری ناشی از یادگیری بستگی به این دارد که
1) آیا آنچه تعلیم داده می شود برای فرد مهم است؟
2) آیا فرد معتقد است مطالبی که می آموزد، مفید است؟
3) آیا فرد معتقد است توانایی آن را دارد که به آنچه می آموزد عمل کند؟
نکات مهم در طراحی برنامه های آموزشی بر اساس نظریه یادگیری اجتماعی
باید برای کارآموز یک الگوی مناسب انتخاب کرد و او را در موقعیتی قرار داد که شاهد پاداش گرفتن الگو به خاطر رفتار مطلوبش باشد.
باید کاری کرد تا کارآموز اعتماد به نفس پیدا کند.
باید کارآموز را متقاعد نمود که آنچه می آموزد، مهم است و عمل به آن نتایج سودمندی برای او دربر خواهد داشت.
نظریه شناختی
اساس نظریه شناختی را قانون تعادل روانی تشکیل می دهد. بنابراین قانون، هر انسانی در تلاش است تا کل وجود او از نظامی متعادل و پایدار برخوردار باشد. ولی یادگیری یعنی مواجه شدن با آنچه تابه حال ناشناخته بوده است، تعادل فرد را برهم زده، زمینه ایجاد تعادلی جدید را در او فراهم می کند. پس در نظریه شناختی، یادگیری فرایندی است که باعث فروپاشیدگی تعادل فعلی فرد می شود و او می کوشد تا به یک تعادل روانی تازه دست پیدا کند.
نکات مهم در طراحی برنامه های آموزشی بر اساس نظریه یادگیری شناختی
باید تفاوتهای موجود میان گروههای مختلف را در سازمان در نظر گرفت و برای آموزش آنها، برنامه های مناسبی طراحی نمود.
به تفاوتهای انفرادی میان کارکنان توجه داشت و سعی کرد در حد امکان روشی را که آسانتر است و فرد ترجیح می دهد، برای آموزش او انتخاب نمود.
فرایند آموزش منطقی باشد؛ یعنی باید هدف از آموزش کاملاً برای فرد روشن باشد.
پیشرفت در آموزش باید ترتیبی منظم داشته باشد؛ یعنی باید آنچه می خواهیم بیاموزیم به بخشهای مختلف تقسیم نموده، نخست اجزای ساده تر و در نهایت کلیت پیچیده ای را که در اثر ترکیب این اجزا به وجود می آید آموزش دهیم.
به کارآموز مرتباً بازخور داد تا او در جریان چگونگی پیشرفتش قرار گیرد.
مراحل مختلف فرایند آموزش
آموزش فرایندی است که از پنج مرحله تشکیل شده است:
1. تشخیص نیازهای آموزشی؛
2. تعیین اهداف آموزشی؛
3. انتخاب روش آموزش؛
4. برنامه ریزی برای برگزاری دوره آموزشی؛
5. ارزیابی دوره آموزشی.
مرحله اول: تشخیص نیازهای آموزشی
معمولاً با بررسی سازمان، شغل و کارمند، نیازهای آموزشی شناسایی و تعیین می شوند.
بررسی سازمان: با بررسی سازمان، نخست دانش و مهارتهایی که برای نیل به اهداف کوتاه مدت و درازمدت ضروری است، معلوم و معین می گردند. سپس مشخص می شود که آیا این دانشها و مهارتها در داخل سازمان وجود دارد یا باید در خارج از سازمان جستجو شود.
بررسی ( تجزیه و تحلیل) شغل: تجزیه و تحلیلی که به منظور کسب اطلاعات برای تعیین نیازهای آموزشبی به عمل می آید، باید شامل موارد زیر باشد:
جزئیات وظایف و عناصر تشکیل دهنده شغل
استاندادهای عملکرد در شغل
روشهایی که متصدی شغل برای انجام وظایف و مسئولیتهای خود به کار می گیرد.
چگونگی آموزش این روشها به متصدی شغل
بررسی کارمند: با بررسی کارمند، دانش، مهارت و توانایی او تعیین و ارزیابی می شود.
مرحله دوم: تعیین اهداف آموزشی
هدف از برگزاری هر دوره آموزشی در نهایت، افزایش کارایی عمومی در سازمان از طریق بالابردن کیفیت کار نیروی انسانی شاغل در آن می باشد. بنابراین اهداف دوره های آموزشی معمولاً بر حسب رفتار و عملکردی که کارمند باید بعد از طی دوره از خود نشان دهد، معین می گردند.
کارشناسان و صاحبنظران امور آموزشی معتقدند که اهداف باید کاملاً صریح و روشن بوده، طوری تعیین شده باشند که بتوانند به سه سوال اصلی زیر پاسخ دهند:
1. کارمند چه چیزی را یاد می گیرد؟
2. چه شرایطی باید وجود داشته باشد تا کارمند بتواند به آنچه که آموخته است عمل کند؟
3. استاندارد عملکرد چیست؟ یعنی، آنچه که کارآموز آموخته است در چه سطحی باید انجام دهد تا قابل قبول باشد.
مرحله سوم: انتخاب روش آموزش
به طور کلی روشهای آموزشی را می توان به سه گروه اصلی تقسیم نمود:
گروه اول: روشهایی که منظور از آنها دادن اطلاعات است؛
گروه دوم: روشهای شبیه سازی؛
گروه سوم: روشهای ضمن خدمت.
روشهایی که منظور از آنها دادن اطلاعات است.
سخنرانی: متداولترین روش آموزشی، سخنرانی و ارائه مطالب به صورت شفاهی است. در جلسه یا جلسات سخنرانی، مطالبی که باید آموخته شود به وسیله متخصص یا کارشناس برای کارکنان ارائه می گردد.
سمینار: در حالی که در سخنرانی، حضار شنونده اند و سخنران، متکلم وحده است، در سمینارها، کارآموزان به مشارکت در مباحث و تبادل نظر میان خود و معلم، تشویق می شوند. پس در این روش آموزشی، معلم به جای اینکه فقط خود صحبت نماید، نقش راهنمایی را پیدا می کند که وظیفه اولیه او هدایت مباحث جمعی به سوی هدف نهایی، که آموختن مطالب است، می باشد.
روشهای شبیه سازی
در این مجموعه از روشهای آموزشی، کارآموز در شبیهی از دنیای واقعی که به طور مصنوعی ساخته شده است، قرار می گیرد تا با شناخت آن، برای رویارویی و ورود به دنیای واقعی، آماده باشد.
بررسی موارد خاص، ایفای نقش، تمرین شغل و بازیهای مدیریتی از جمله روشهایی هستند که در این گروه قرار می گیرند.
بررسی موارد خاص. در این روش، شرح مبسوطی از یک واقعه یا وضعیت خاص به کارآموز داده و از او خواسته می شود تا با تجزیه و تحلیل آن، مشکل را بیابد و برای رفع آن راهی را پیشنهاد نماید.
ایفای نقش. در این روش به هریک از اعضای گروه، نقش خاصی واگذار می شود که آن را بازی کنند. به وسیله این روش به کارکنان آموخته میشود که چگونه با یکدیگر رابطه برقرار نمایند و چگونه مسائلی را که معمولاً در ارتباطات انسانی به وجود میآید، حل نمایند. این روش همچنین در ایجاد بینش و نگرشی تازه در افراد بسیار موثر است.
تمرین شغل. آموزش از این طریق بدین شکل است که کارآموز نقش مدیری را به عهده می گیرد که باید در زمان و مهلتی معین، به نامه یا پرونده ای که به او داده می شود، رسیدگی کند و تصمیم مناسبی اتخاذ نماید. برای کارآموز مسائلی مطرح می شوند که انتظار می رود در ضمن انجام شغلش با آنها موتجه شود. هدف اصلی از این تمرینات، پرورش مهارت و قدرت تصمیم گیری کارآموز است، نه آموختن چیزهای تازه.
بازیهای مدیریتی. یکی از روشهای بسیار متداول و نسبتاً جدیدی که برای تربیت مدیر به کار گرفته میشود، بازیهای مدیریتی است. تاکنون بیش از هزار برنامه کامپیوتری برای آموزش کارمند یا تربیت مدیر نوشته شده است. در این برنامه ها، مدلی بر اساس فعالیتها و عملیات یک سازمان فرضی، طراحی و از کارآموزان خواسته می شود تا در نقش مدیران مسئول قرار بگیرند و با تصمیمات خود عملیات را هدایت و سازمان را اداره نمایند.
معمولاً کارآموز باید درباره مسائل گوناگون در حوزه های مختلف عملیاتی تصمیم گیری کند.برای مثال، تعیین سطح و حجم تولید، تصمیم گیری درباره تامین مالی از طریق استقراض یا از طریق صدور سهام و خریدن یا اجاره کردن ماشین آلات در هنگام سرمایه گذاریهای ثابت از جمله تصمیماتی است که به عهده او واگذار می شود.
روشهای ضمن خدمت
منظور از آموزش ضمن خدمت این است که به فرد در ضمن انجام کارآموزش داده شود. آموزش ضمن خدمت را متداولترین روش آموزشی ای دانسته اند که از مقبولیت بسیاری برخوردار است و نقش بسیار مهمی در آموزش مهارتهای لازم برای انجام شایسته کار به کارکنان ایفا می نماید.
این روش مناسبترین روش برای آموزش دانش و مهارتهایی است که می توان آنها را در زمانی نسبتاً کوتاه یاد گرفت. آموزش ضمن خدمت هنگامی بیشترین اثر و کارایی را دارد که لازم باشد یک یا تعداد معدودی کارآموز را در یک زمان و برای شغل مشخصی آموزش داد و تربیت کرد.
مراحل دوره های آموزش ضمن خدمت
مرحله اول: آماده سازی کارآموز؛
مرحله دوم: نشان دادن نحوه انجام کار به کارآموز؛
مرحله سوم: انجام آزمایشی کار به وسیله کارآموز؛
مرحله چهارم: پیگیری
مرحله چهارم. برنامه ریزی برای برگزاری دوره آموزشی
قبل از برگزاری دوره آموزشی باید درباره مسائلی از این قبیل تصمیمات لازم اتخاذ شده باشد:
معلمان یا مربیان که آموزشهای لازم را می دهند، چه کسانی خواهند بود؟
دوره در کجا برگزار می شود؟
تاریخ شروع و خاتمه دوره کی خواهد بود؟
مرحله پنجم. ارزیابی دوره آموزشی
معمولاً سودمندی و اثربخشی دوره های آموزشی بر اساس چهار معیار اصلی، ارزیابی و سنجیده می شوند که عبارت اند از:
رضایت کارآموزان از دوره؛
میزان یادگیری بر اثر شرکت در دوره؛
بررسی تغییر رفتار کارآموز؛
بررسی نتایج.