به نام خدا
عنوان: فرایند انتخاب
مقدمه
انتخاب صحیح کارکنان از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا انتخاب غلط یا نابجا، یعنی انتخاب کسانی که توانایی و شایستگی انجام دادن کار را ندارند یا کسانی که بعد از مدتی سازمان را ترک می کنند، هزینه های سنگینی به سازمان تحمیل می کند. تصمیم گیری درباره انتخاب افراد می تواند به چهار نتیجه منجر گردد:
رد فرد انتخاب فرد
خوب
بد
تصمیم گیری درباره فرد
تصمیم گیری درباره فرد
مشکلات ناشی از انتخاب غلط
سازمان باید هزینه های سنگینی برای آموزش و تربیت کارمند متحمل شود.
بی لیاقتی کارمند معمولاً خساراتی را برای سازمان به بار می آورد.
ناتوانی کارمند در انجام دادن وظایف محول، باعث کاهش درآمد یا افزایش هزینه ها می گردد.
اخراج کارمندان ضعیف و همچنین یافتن جانشین برای آنها یا کارمندانی که سازمان را ترک می کنند نیاز به هزینه دارد.
بی ارتباطی برخی عوامل با شغل
جنسیت
اصل و نسب
تجرد و تاهل
نقص عضو
مذهب
نژاد
سن
وضعیت جسمی
گذشته فرد
تجربه و سابقه کار
تحصیلات
مراحل مختلف فرایند انتخاب
مصاحبه مقدمات ( غربال اولیه)؛
2. تکمیل فرم درخواست کار؛
3. برگزاری آزمونهای استخدامی؛
4. مصاحبه جامع (تخصصی)؛
5. بررسی سوابق متقاضی؛
6. معاینه پزشکی؛
7. تصمیم گیری نهایی.
1. مصاحبه مقدماتی ( غربال اولیه)
مصاحبه مقدماتی فرصت مناسبی برای مسئولان سازمان به وجود می آورد تا اطلاعات بیشتر و دقیقتری درباره ماهیت و محتوای شغل در اختیار متقاضیان قرار دهند. تشریح جزئیات شغل، تصویر روشنی از آن برای متقاضیان ترسیم می کند تا چنانچه خواهان شغلی با چنین ویژگیهایی نباشند، یا خود را واجد شرایط برای احراز آن نیابند، داوطلبانه خود را کنار بکشند.
موضوع دیگری که در این مرحله باید روشن شود، جزئیات حقوق و مزایایی است که در صورت استخدام متقاضی به او پرداخت خواهد شد.
2. تکمیل فرم درخواست کار
بعد از مصاحبه مقدماتی به متقاضیان باقیمانده، فرم درخواست کار داده می شود تا به سوالات مندرج در آن پاسخ دهند. در صورت طراحی صحیح، این فرم می تواند ابزار بسیار باارزشی برای پیش بینی عملکرد متقاضیان در شغل باشد. با طرح سوالات بجا و کسب اطلاعات موردنیاز می توان با ضریب اطمینان بالایی، میزان موفقیت فرد را در شغل و همچنین احتمال ماندن در سازمان یا ترک آن را بعد از استخدام داوطلب پیش بینی کرد.
3. برگزاری آزمونهای استخدامی
آزمونهای استخدامی یکی از مهمترین و باارزشترین ابزاری هستند که می توانند در خدمت مسئولان سازمان قرار گیرند و تحقیقاتی که در این زمینه انجام گرفته نشان می دهد که این آزمونها، به شرط دارا بودن روایی، نقش مهمی در تعیین میزان شایستگی فرد ایفا می کنند. استفاده از این آزمونها تابع اندازه ( بزرگی و کوچکی) سازمان است. معمولاً سازمانهای بزرگ و متوسط بیشتر از سازمانهای کوچک از آزمونهای استخدامی استفاده می کنند و بدین منظور کادر ثابتی از متخصصان و کارشناسان را در استخدام خود دارند.
4. مصاحبه جامع (تخصصی)
در این مرحله با کسانی که مراحل قبلی را با موفقیت گذرانده باشند، مصاحبه جامعی به عمل می آید. مصاحبه معمولاً به وسیله متخصصان امور پرسنلی، مدیران کل در سازمان، سرپرست مستقیم فرد، یا گروهی متشکل از افراد مذکور انجام می گیرد.
در مصاحبه جامع سعی می شود اطلاعاتی درباره متقاضی شغل کسب شود که نمی توان به وسیله فرم درخواست کار یا آزمونهای استخدامی به دست آورد. برای مثال در مصاحبه می توان با طرح سوالاتی به انگیزه واقعی فرد پی برد، او را تحت فشار قرار داد و عکس العمل او را سنجید و با ارزیابی رفتار و جنبه های مختلف شخصیتی، صلاحیت او را برای کار در سازمان تعیین کرد.
5. بررسی سوابق متقاضی
مرحله بعدی، بررسی سوابق و تعیین صحت اسناد و مدارکی است که فرد به سازمان تسلیم کرده است. صحبت با کارفرمایان قبلی متقاضی درباره میزان کارایی و تجربه هایی که کسب کرده، برقراری ارتباط با مراکز آموزش ای که متقاضی تحصیلات خود را در آنجا به پایان رشانده است و کسانی که وی را میشناسند یا معرف او بوده اند از جمله اقداماتی است که در این راستا انجام می گیرد.
6. معاینه پزشکی
معمولاً قبل از تصمیم گیری نهایی درباره متقاضی، از او معاینه پزشکی به عمل می آید. در این مرحله، کسانی که وضعیت جسمی مناسبی برای انجام کار نداشته باشند، حذف می گردند.
کارکنان سازمان اغلب تحت پوشش بیمه های مختلف از جمله بیمه درمانی و بیمه عمر قرار می گیرند. اگر سلامت جسمانی متقاضی در حداقل قابل قبولی برای بیمه شدن نباشد، معمولاً سازمان او را به عنوان کارمند نخواهد پذیرفت. با معاینه پزشکی، وضعیت جسمی متقاضی قبل از ورود به سازمان در پرونده او ثبت می گردد؛ در نتیجه، بعد از استخدام فرد در سازمان در صورت بروز بیماری به آسانی می توان تشخیص داد که این بیماری ناشی از کار در سازمان است یا خیر. بنابراین تعیین وضعیت جسمی فرد در بدو استخدام، از احتمال شکایت بر علیه سازمان و ادعای خسارت جلوگیری خواهد کرد.
7. تصمیم گیری نهایی
در این مرحله، سرپرست اداره ای که متقاضی در آنجا به کار مشغول خواهد شد، تصمیم نهایی را درباره متقاضی اتخاذ می کند. واگذاری تصمیم گیری نهایی برای استخدام یا عدم استخدام متقاضی به رئیس آینده او مورد توصیه صاحبنظران قرار گرفته است، زیرا اولاً این سرپرست است که باید بتواند با کارمند خود به آسانی کار کند و ثانیاً اگر عملکرد بعدی کارمند نشان دهد که در قضاوت و انتخاب اشتباه شده است، سرپرست نمی تواند کسی جز خود را مقصر بداند و چاره ای نخواهد داشت جز اینکه سعی کند با آموزش کارمند و پشتیبانی از او مشکلاتش را رفع کند.
عوامل موثر در پیش بینی صحیح عملکرد فرد در شغل
روشی که از آن برای گزینش کارکنان استفاده می شود باید توانایی پیش بینی صحیح عملکرد کارکنان را در بعد از انتخاب دارا باشد. به عبارت دیگر باید روشی را به کار گرفت که با استفاده از آن بتوان به درستی پیش بینی نمود که فرد در انجام شغل موفق خواهد بود و باید استخدام شود، یا برعکس فرد در انجام شغل موفق نخواهد بود و نباید او را استخدام کرد. هر آزمون، از جمله آزمونهایی که برای انتخاب و استخدام افراد به کار برده می شوند، باید دارای پایایی و روایی باشد تا قابل اعتماد بوده، راهنمای خوبی در تصمیم گیری های مسئولان سازمان باشد.
پایایی
یکی از شرایط مهم برای اینکه آزمون، وسیله مطمئن برای پیش بینی درجه موفقیت فرد در شغل باشد این است که قابل اعتماد و اطمینان و دارای ثبات باشد، یعنی با انجام آن آزمون، همیشه نتایح یکسانی به دست آید. پس پایایی آزمون، مقیاسی است که به وسیله آن، درجه اعتماد به نتایج حاصل از آن آزمون تعیین میگردد.
آزمونهایی که سازمان از آنها برای سنجش کفایت و لیاقت افراد برای احراز مشاغل استفاده می کند باید در هر بار استفاده، نتیجه یکسانی داشته باشد. پس یک آزمون به شرط ثابت بودن صفتی که اندازه گیری میشود، هنگامی قابل اعتماد به شمار می آید که استفاده از آن در طول زمان، نتایج یکسان یا مشابهی به دست دهد.
روشهای تعیین و سنجش پایایی
برای سنجش و تعیین پایایی آزمون از سه روش استفاده می شود:
1. تکرار آزمون: آزمون اول، برای بار دوم به همان گروه از متقاضیان شغل داده می شود و درجه همبستگی میان نتایج آزمون اول و دوم تعیین می شود.
2. روش معادل سازی: برای تعیین پایایی آزمون به وسیله این روش، دو آزمون مختلف که شبیه به یکدیگرند، ولی یکسان نیستند از کارکنان به عمل می آید و سپس ضریب همبستگی میان نتایج حاصل از آنها معین میشود.
3. روش دونیم سازی: آزمون به دو قسمت تقسیم می گردد و درجه همبستگی میان نتایج حاصل از هر قسمت، تعیین می شود. امتحان در یک نوبت و در یک جلسه به عمل می آید، بدین ترتیب، اولاً آزمون هزینه کمتری خواهد داشت و ثانیاً چون فاصله ای میان دو نیمه امتحان وجود ندارد، سطج دانش و اطلاعات فرد تغییر نخواهد کرد.
روایی
اگر پایایی آزمون پایین باشد، روایی آن نیز پایین خواهد بود؛ ولی تنها به صرف اینکه آزمون، پایایی دارد، نمی توان مطمئن بود که دارای روایی نیز هست. یک آزمون هنگامی دارایی روایی است که بتواند چیزی که قصد سنجیدنش را دارد، بدرستی بسنجد.
انواع روایی
1. روایی محتوا: یک آزمون هنگامی دارای روایی محتواست که نمونه واقعی شغل و کیفیات آن باشد. در آزمون، از فرد خواسته می شود بعضی از وظایف خاصی را که در شغل وجود دارد، عملاً انجام دهد، یا از او امتحان کتبی به عمل می آید که در آن سوالاتی مرتبط با شغل طرح گردیده است و با پاسخ به آنها، دانش فرد در این باره ارزیابی می شود.
2. روایی پیش بینی: منظور از روایی پیش بینی، قدرت آزمون در پیش بینی صحیح عملکرد متقاضی است. یعنی آزمونی که برای تصمیم گیری درباره انتخاب و استخدام گرفته می شود، هنگامی دارای روایی پیش بینی خواهد بود که بدرستی افراد لایق را از نالایق تشخیص دهد و موفقیت یا عدم موفقیت هز یک را در انجام شغل پیش بینی کند تا تصمیمی که مسئولان سازمان بر این اساس اتخاذ می کنند، صحیح و بجا باشد.
3. روایی موازی: در این روش، روایی آزمون با استفاده از کارکنان فعلی تعیین می گردد. روش کار بدین شکل است که سوالات آزمون به کارکنانی که در استخدام سازمان هستند، داده می شود و نتایج حاصل از آن با ارزیابیهایی که در گذشته از عملکرد آنها به عمل آمده است، مقایسه و از نظر آماری تجزیه و تحلیل می گردد تا وجود هرگونه رابطه ای میان نتایج آزمون و عملکرد واقعی کارکنان معین شود.
حفظ کارکنان
دقت در انتخاب و صرف وقت و هزینه بسیار، کار بیهوده ای خواهد بود اگر افراد توانمندی که بدین ترتیب، شناسایی، انتخاب و استخدام می شوند، پس از مدتی سازمان را ترک گویند. بنابراین بخشی از فرایند انتخاب را باید به مساله ترک و استعفای افراد از سازمان و تلاش برای جلوگیری یا کاستن از آن تخصیص داد.
در این راستا توصیه شده است اطلاعاتی که متقاضی شغل ضمن فرایند انتخاب و مراجعات خود، از سازمان و شغل به دست می آورد، بر مبنای واقعیت باشد تا توقعاتی غیرمنطقی در او به وجود نیاید. هر قدر برداشتهای فرد با واقعیات شغل انطباق بیشتری داشته باشد، به همان اندازه احتمال ماندن فرد در سازمان افزایش می یابد.