به نام خدا
عنوان: تجزیه و تحلیل شغل
مقدمه
سازمان در تعریف، سیتمی عقلایی است که در آن گروهی از افراد برای رسیدن به اهدافی مشترک و از پیش تعیین شده آگاهانه و به طور منظم با یکدیگر مشارکت می کنند. سازمان زمانی ایجاد میگردد که رسیدن به هدف، از عهده یک فرد بتنهایی خارج باشد؛ پس پایه و اساس سازمان در مجموع، وظایفی است که به وسیله اعضای آن انجام می گیرد. بدیهی است که این وظایف باید متناسب با یکدیگر، دارای هماهنگی و در جهت رسیدن به اهداف سازمان باشند. بنابرابن، تجزیه و تحلیل و شناخت مشاغل در سازمان، بخش مهمی از وظایف مدیریت منابع انسانی محسوب می شود.
تعریف تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل فرایندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هریک از مشاغل در سازمان بررسی می گردد و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و گزارش می شود. با تجزیه و تحلیل شغل معلوم می شود هر شغل چه وظایفی را شامل می شود و برای احراز و انجام شایسته آن چه مهارتها، دانشها و توانایی های لازم است. بنا به تعریف دیگری، تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیتهای شغل، رابطه شغل با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن و شرایط کار است.
مراحل تجزیه و تحلیل شغل
مرحله اول: بررسی کلی سازمان به منظور تعیین مطابقت مشاغل با بافت و اهداف آن
مرحله دوم: تعیین اینکه از اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل چگونه استفاده خواهد شد.
مرحله سوم: انتخاب نمونه هایی از مشاغل برای مطالعه و تجزیه و تحلیل.
مرحله چهارم: به دست آوردن اطلاعات لازم با استفاده از روشهای مختلف تجزیه و تحلیل مشاغل.
مرحله پنجم: تنظیم شرح شغل
مرحله ششم: تنظیم شرایط احراز شغل
مرحله هفتم: طراحی شغل با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل ششگانه قبل به دست آمده است.
مرحله هشتم: ارزیابی طراحی شغل و انجام دادن اصلاحات لازم در صورت نیاز.
روشهای تجزیه و تحلیل شغل
1. مشاهده مستقیم: مشاهده مستقیم کار روشی است که می توان برای مطالعه و تجزیه و تحلیل مشاغل نسبتاً ساده از آن استفاده کرد. در این روش، تحلیلگر، اجزای کار به وسیله شاغل یا شاغلان کار را تحت نظر می گیرد و با یادداشتهایی که برمی دارد، طریقه انجام دادن آن را شرح می دهد.
2. مصاحبه: در این روش تحلیلگر با کسانی که اطلاعاتی درباره شغل دارند، ارتباط برقرار می کند و طی جلساتی اطلاعاتی لازم را جمع آوری می نماید. مصاحبه به صورت آزاد یا بسته برگزار می شود. مصاحبه آزاد چارچوب یا محتوای مشخص و از پیش تعیین شده ای ندارد و جو مصاحبه و رابطه ای که میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود می آید، مسیر و شکل آن را تعیین می کند. بر خلاف مصاحبه آزاد، چارچوب مصاحبه بسته یا به قولی مصاحبه منظم، کاملاً معلوم است و سوالات از قبل تعیین شده اند. مصاحبه گر بر اساس فهرستی که دارد، هر یک از سوالات را به ترتیب مطرح می کند.
3. پرسشنامه: پرسشنامه هایی که برای تجزیه و تحلیل شغل طراحی می شوند بین چهار تا شش صفحه بوده، شامل هر دو نوع سوالات عینی( سوالاتی که احتیاج به تحلیل ندارند) و قضاوتی ( سوالاتی که باید مورد تحلیل قرار گیرند) هستند.
4. مصاحبه گروهی: مصاحبه گروهی شبیه به مصاحبه انفرادی است با این تفاوت که به جای مصاحبه با یک نفر، با همه کسانی که دارای مشاغل یکسانی هستند به طور همزمان مصاحبه می شود. اطلاعاتی که از این طریق به دست می آید، دقیقتر و کاملتر از اطلاعاتی است که از مصاحبه انفرادی به دست می آید. با این حال، هنگامی که عده ای از متصدیان مشاغل به عنوان یک گروه در مقابل تحلیلگر قرار می گیرند، پویایی گروه، هنجارهای گروه و مسائلی از این قبیل که معمولاً با عضوشدن در گروه توام می باشد ممکن است سودمندی و اثربخشی این روش را کاهش دهد.
5. نشست متخصصان: در این روش جلساتی تشکیل می شود و از کسانی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارند، دعوت و نظرخواهی می شود. در این جلسات، سرپرستان و متخصصان ویژگیها و مشخصات شغل را برای تحلیلگران تشریح می کنند.
6. ثبت وقایع: در این روش از متصدی شغل خواسته می شود که فعالیتهای روزانه خود را یادداشت کند. ثبت وقایع بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کار است؛ زیرا کار به وسیله انجام دهنده آن و آنگونه که واقعاً انجام می گیرد شرح داده می شود.
رابطه میان تجزیه و تحلیل شغل، شرح شغل و شرایط احراز شغل
تنظیم شرح شغل
در شرح شغل توضیح داده می شود که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام می دهد. معمولاً هر شرح شغل شامل اطلاعاتی به شرح زیر است:
1. شناسنامه شغل: شامل عنوان شغل، کد(شماره پست سازمانی)، نویسنده شرح شغل، تاریخ، تصویب کننده، جایگاه شغل در سلسله مراتب سازمانی، عنوان سرپرست مستقیم شاغل، پایه و رتبه شغل، حداکثر و حداقل حقوق.
2. خلاصه شغل
3. ارتباطات اداری
4. شرح وظایف و مسئولیتها
5. اختیارات
6. معیار عملکرد: منظور از معیار عملکرد، فهرستی از ظوابط و موازینی است که انتظار می رود با رعایت آن، متصدی شغل وظایف و مسئولیتهای اصلی خود را آن طور که در شرح شغل آمده است، بدرستی انجام دهد و به وسیله آن بتوان عملکرد واقعی وی را ارزیابی کرد.
7. محیط و شرایط کار
تنظیم شرایط احراز شغل
بعد از تشریح ماهیت و ویژگی های شغل، قدم بعدی تعیین خصوصیات، تجربیات و مهارتهایی است که متصدی شغل باید داشته باشد. بنابراین به منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل بدقت مورد مطالعه قرار گیرد. فرم احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمندیابی است و مشخص میکند در جستجوی چه نوع کارمندی با چه خصوصیاتی باشیم و از طرف دیگر، چون در آن صفات و خصوصیاتی که دارابودنشان ضروری و مهم شناخته شده اند، تشریح شده است.
کاربرد تجزیه و تحلیل شغل
1. کارمندیابی
2. انتخاب و انتصاب
3. آموزش
4. ایمنی
5. ارزیابی عملکرد
6. حقوق و دستمزد
7. طراحی شغل
تجزیه و تحلیل شغل بر عهده کیست؟
کسی که کار تجزیه و تحلیل مشاغل را انجام می دهد باید با خصوصیات کارکنان، مشاغلی که در سازمان وجود دارد، گردش کار در سازمان و ماهیت و ویژگیهای سازمان آشنایی داشته باشد.
تجزیه و تحلیل شغل را می توان یا به عنوان وظیفه ای در اداره امور پرسنل یا به عنوان زیرمجموعه ای، در اداره مهندسی صنایع سازمان جای داد.
مشکلات تجزیه و تحلیل شغل
1. واکنش کارکنان: طبیعی است که کارکنان در برابر هر پدیده جدید و ناشناخته ای که برای آنها قابل فهم نیست، واکنش نشان دهند. بنابراین، قبل از اقدام به تجزیه و تحلیل شغل باید هدف از آن را خیلی صریح و بدون هیچگونه ابهامی برای متصدی شغل تشریح نمود.
2. کاستیهای فرایند تجزیه و تحلیل شغل: ممکن است که در نتیجه تجزیه و تحلیل شغل، تصویر مبهمی از شغل ارائه گردد. علت این است که افراد مختلف، از دیدگاه های مختلف به یک شغل نگاه می کنند و از آن برداشت متفاوتی دارند؛ در نتیجه، گاهی به سوالاتی درباره وظایف یک شغل پاسخهای متفاوت یا حتی متناقضی داده می شود.
طراحی شغل
تجزیه و تحلیل شغل نهایتاً به طراحی شغل منجر می گردد. اطلاعات به دست آمده از مطالعه شغل ممکن است حاکی از مشکلات و کاستی هایی باشد که ضرورت تجدید نظر و طراحی دوباره آن را ایجاب نماید.
برای طراحی مشاغل روش واحدی که همواره بتوان از آن استفاده کرد وجود ندارد و در شرایط و موقعیتهای مختلف، طرحها و الگوهای متفاوتی به کار برده می شود؛ ولی معمولاً از چهار روش استفاده می شود:
1. روش مدیریت علمی
2. روش انگیزشی
3. روش سیستمی
4. روش مبتنی بر ویژگی های عامل انسانی.
روش مدیریت علمی
رایجترین شیوه برای طراحی مشاغل، روش مدیریت علمی است که تیلور آن را پیشنهاد کرده است. تیلور معتقد بود که تقسیم کار بر اساس تخصص باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد؛ زیرا تنها از این راه است که کارکنان، بیشترین بازدهی را خواهند داشت. نکات زیر از جمله نکاتی است که تیلور در طراحی مشاغل مورد توجه قرار می داد:
شغل باید به وظایف و مسئولیتهایی محدود شود که بتوان به بهترین وجه از عهده آنها برآمد.
شاغل باید فنون و مهارت های خاص هر شغل را آموخته باشد.
ابزار و وسایل کار باید در دسترس کارکنان قرار داده شود، طوری که از تعداد حرکات غیرضروری کاسته شود.
روش انگیزشی
بر اساس روش انگیزشی، مشاغل باید به گونه ای طراحی شود که باعث رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان گردد.روش انگیزشی بر اساس نظریه های زیر پیشنهاد شده است:
نظریه دوعاملی هرزبرگ
نظریه فعال سازی
نظریه ویژگی های شغل
نظریه دوعاملی هرزبرگ
در این نظریه، هرزبرگ از دو عامل بهداشتی و تنگیزش صحبت مب کند و معتقد است در حالی که فقدان عوامل بهداشتی باعث شکایت و نارضایتی می شود، وجود آنها تاثیری در رضایت یا ایجاد انگیزه ندارد.اما وجود عوامل انگیزشی که به ماهیت کار برمیگردد باعث رضایت شغلی و ایجاد انگیزه می گردد. بر اساس اسن نظریه روشهایی برای طراحی شغل، تحت عنوان کلی غنی سازی شغل به اجرا در می آید و با تفویض اختیاراتی به کارکنان، وظایفی که معمولاً بر عهئه سرپرستان است به ایشان واگذار می گردد. در این روشها معمولاً بدون اینکه تغییری در محتوای شغل داده شود، کارکنان، مسئول برنامه ریزی برای کار خویش و نظارت بر فرایند کار می شوند و در نتیجه مسئولیت آنها در قبال کار مشخصتر می گردد.
نظریه فعال سازی
طرفداران این نظریه معتقدند که باید با ایجاد تنوع در کار و کاهش خستگی، کارکنان را فعال کرد. بنا براین نظریه، تمرکز و دقت انسان در مقابل محرکهای تکراری و یکنواخت، کاهش و در مقابل محرکهای متنوع و غیریکنواخت افزایش می یابد.بنابراین، وظایف ساده و تکراری که معمولاً حاصل تجربه کار به کوچکترین جزء هستند، موجب کسالت و بی علاقگی فرد می گردند.
گردش شغل یکی از روشهایی است که به این منظور به کار گرفته می شود. در این روش، به جای اینکه فردی به طور دائم، مامور و مسئول کار بخصوصی باشد، مجموعه ای از وظایف مختلف و متنوع را انجام می دهد.
نظریه ویژگی های شغل
در نظریه ویژگی شغل ابعاد پنجگانه ای برای کار در نظر گرفته می شود که هر یک از این ابعاد پنجگانه باعث پیدایش یک حالت بخصوص در کارکنان می گردد که این حالت خود به نتیجه خاصی منجر می شود.
نظریه ویژگی های شغل
روش سیستمی
منظور از روش سیستمی این است که به جای طراحی تک تک مشاغل، سیستم کار به نحوی طراحی شود که ابعاد اجتماعی و فنی کار، مکمل یکدیگر باشند. در روش سیستمی که از نظر کارکنان، سرپرستان، مدیران و مسئولان سازمان و هر کس دیگری که به نحوی در نتایج حاصل از کار ذی نفع می باشد، بررسی می شود و تاثیر فعالیت و عملکرد هر یک از این گروهها در فرایند کار مورد بحث و تبادل قرار می گیرد.
بر اساس اطلاعاتی که از این طریق جمع آوری می شود، سیستم کار طوری طراحی می گردد که هم نیازهای انسانی و اجتماعی کارکنان برآورده شود و هم ضرورتهای فنی کار انجام گیرد.
روش مبتنی بر ویژگی های عامل انسانی
در این روش ابزار، وسایل، تجهیزات و شرایط کار طوری طراحی می شود که حداکثر کارایی بدست آیدو به بهداشت و ایمنی کار و همچنین رضایت کارکنان بیفزاید.
به عبارت دیگر هدف این است که کار مطابق با ویژگی های عامل انسانی طراحی شود.
طراحی شغل بر این اساس به دو روش مجزا از یکدیگر تقسیم شده است. در روش اول، شغل بر اساس ویژگیهای زیستی و جسمی انسان طراحی می شود. در این روش که ارگونومیکز، به معنی سازگاری کار با وضعیت فیزیکی افراد، خوانده شده است، سعی می شود با طراحی صحیح کار از بروز عوارض فیزیولوژیکی منفی که معمولاً در نتیجه انجام غلط کار در کارکنان به وجود می آید، جلوگیری گردد.
در روش دوم که روش ادراکی – حرکتی خوانده شده است، پیامدهای روانی تماس انسان با ماشین آلات، ابزار و وسایل و سایر عوامل در محیط کار و چگونگی تاثیرشان بر عملکرد کارکنان، مورد توجه قرار می گیرد.