پاورپوینت سیستم مدیریت زیست محیطی

FRS
1
دوره آموزشی
سیستم مدیریت زیست محیطی
بر اساس استاندارد ISO 14001:1996

بخش اول : آشنایی با مفاهیم استاندارد
بخش دوم : تشریح الزامات استاندارد
بخش سوم : مستند سازی سیستم مدیریت

FRS
2
بخش اول

کلیات

FRS
3
تاریخچه ـ نقش محیط زیست
محیط زیست برای بشر 2 نقش عمده را ایفاء می نماید:

1- منبعی برای تامین منابع اولیه برای رشد و ادامه حیات بشر که شامل زمین، هوا، آب، انرژی، غذا و … می باشد.

2- مکانی برای دفع (دفن) مواد زائد تولید شده نظیر انواع آلاینده های جامد، مایع و گازی شکل که به عنوان محصولات فرعی فعالیتهای تولیدی هستند، می باشد.

FRS
4
تاریخچه ـ اقدامات مهم
تا قبل از استفاده گستره از منابع نفتی، کره زمین ظرفیت پالایش آلاینده های تولید شده بوسیله بشر را دارا بود.
سال 1964: کنفرانس اروپا در زمینه آلودگی هوا
سال 1968: عهدنامه کشورهای آفریقایی در مورد حفاظت ازمنابع طبیعی
سال 1972: کنفرانس استکهلم
تنها یک کره زمین وجود دارد
تشکیل UNEP

FRS
5
تاریخچه ـ اقدامات مهم (ادامه)
سال 1979: کنفرانس جهانی آب و هوا (ژنو)
سال 1980: کنفرانس بررسی علل گرم شدن کره زمین (اتریش)
سال 1989: کنفرانس هواشناسی تورنتو ـ حذف 20% از دی اکسید کربن تا سال 2000 میلادی
سال 1992: کنفرانس ریو

FRS
6
کنفرانس ریو
در ریو دوژانیرو برزیل برگزار شد.
حدود 150 مقام عالیرتبه از کشورهای جهان در آن شرکت داشتند.
بیانیه این کنفرانس با 27 اصل ـ منشور زمین
اصل 12 بیانیه ریو تاکید بر تدوین استانداردهای زیست محیطی

FRS
7
اصل 12 ریو
این اصل بر سه موضوع زیر تاکید دارد:

1-توسعه پایدار

2- تجارت آزاد جهانی

3- تدوین استانداردهای بین المللی

FRS
8
تدوین استانداردهای زیست محیطی
پس از کنفرانس ریو در سه حرکت متمایز از هم کار تدوین استانداردهای زیست محیطی شروع شد:
1- استاندارد BS 7750 توسط موسسه استاندارد انگلستان (1992) ـ این استاندارد در سال 1995 باطل اعلام شد و استاندارد ایزو 14001 جایگزین آن شد.
2- تدوین استاندارد EMAS ـ مختص کشورهای عضو اتحادیه اروپا
3- تدوین استانداردهای ایزو 14000 توسط سازمان جهانی ISO

FRS
9
سری استانداردهای ایزو 14000
ایزو 14001: الزامات همراه با راهنمای استاندارد

ایزو 14004: راهنما ی استقرار سیستم

ایزو 14040: ارزیابی چرخه حیات (LCA)

ایزو 14020: نشانه گذاری زیست محیطی (EL)

ایزو 14030: ارزیابی عملکرد زیست محیطی (EPE)

ایزو 14010: ممیزی زیست محیطی (EA)

ایزو 14050: اصطلاحات و تعاریف
ایزو 14060: جنبه های زیست محیطی دراستانداردهای محصول

FRS
10
مزایای استقرار استاندارد ایزو 14000
کاهش مصرف منابع

کاهش مصرف انرژی

افزایش بهره وری

اجتناب از وقوع یا محدود سازی وضعیتهای اضطراری

کاهش اثرات زیانبار فعالیتهای صنایع بر محیط زیست

تشویق به استفاده از انرژیهای تجدید پذیر

ایجاد بستر مناسب برای استفاده از موادی که اثرات سوء کمتری بر محیط زیست دارند.

FRS
11
الگوی سیستم مدیریت زیست محیطی بر مبنای استاندارد ISO 14001:1996

4-6- بازنگری مدیریت

4-2- تعریف خط مشی
زیست محیطی
بررسی اولیه
4-5- بررسی و اقدام اصلاحی
4-5-1- پایش‎و اندازه گیری
4-5-2-اقدام‎اصلاحی‎و پیشگیرانه
4-5-3- سوابق
4-5-4- ممیزی داخلی
4-4- اجرا و عملیات
4-4-1-‎ساختار‎سازمانی‎و‎مسئولیتها
4-4-2-‎آموزش،‎آگاهی‎و ‎صلاحیت
4-4-3- ارتباطات
4-4-4- مستندسازی
4-4-5- کنترل مدارک
4-4-6- کنترلهای عملیاتی
4-4-7- آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری
4-3- طرح ریزی
4-3-1-شناسایی‎و‎ارزیابی جنبه‎های زیست محیطی
4-3-2- قوانین و مقررات
4-3-3- اهداف کلان و خرد زیست محیطی
4-3-4-‎‎‎برنامه‎های‎زیست‎محیطی
بهبود مستمر

FRS
12
بخش دوم

خط مشی زیست محیطی

FRS
13
4-2- خط مشی زیست محیطی
مدیریت رده بالا باید خط مشی زیست محیطی سازمان را تعریف و اطمینان حاصل نماید که این خط مشی:
الف ـ متناسب با ماهیت، وسعت و پیامدهای زیست محیطی فعالیتها، محصولات و خدمات آن باشد.
ب ـ شامل تعهد به بهبود مستمر و پیشگیری از آلودگی باشد.
ج ـ شامل تعهد به تبعیت از قوانین و مقررات زیست محیطی مربوطه و نیز الزامات دیگری که سازمان آنها را تقبل نموده است، باشد.
د ـ چارچوبی برای تعیین و بازنگری اهداف کلان و اهداف خرد زیست محیطی ارائه نماید.
ه ـ مدون، اجرا و برقرار نگهداشته شده و به کلیه کارکنان ابلاغ شده باشد.
و ـ برای عموم قابل دسترس باشد.

FRS
14
ویژگیهای خط مشی زیست محیطی
پایه و اساس سیستم است.

مختص همان سازمان است.

درج عبارتهای ”بهبود مستمر“ ، ”تعهد به تطابق با قوانین و مقررات“ و ”پیشگیری از آلودگی“ در آن الزامی است.

قابل فهم برای همه باشد.
موارد عنوان شده در آن باید در عمل قابل دفاع باشد.
یک سند پویا و زنده است.
خط مشی می تواند توسط مدیری امضاء شود که اختیارات کافی در تخصیص منابع لازم برای سیستم را دارا باشد.

FRS
15
آب
خاک
هوا
سه رکن اصلی استاندارد ایزو 14001

FRS
16
مراحل پیشگیری از آلودگی
Source Reduction
Recycling
Waste Management
Safe disposal

FRS
17
پیشگیری از آلودگی از دید استاندارد
استفاده از فرآیندها، روشهای کاری، مواد یا محصولاتی که موجب حذف، کاهش یا کنترل آلودگی می شود. مانند بازیافت مواد، تصفیه مواد، اصلاح و تغییر فرآیندها، طراحی مکانیزمهای کنترلی، استفاده بهینه از منابع و یا جایگزینی مواد (استفاده از سوختهای تمیزتر) می باشد.

FRS
18
بهبود مستمر
بهبود مستمر می تواند در‎قالب موارد زیر مورد توجه قرار‎گیرد:

1- سیستم های مدیریتی، نظیر اصلاح شرح وظایف و مسئولیتها.

2- فرآیندها، نظیر طراحی مجدد فرآیندها، استفاده از تکنولوژی‎های تمیزتر، کاهش ضایعات، افزایش بازده، کاهش مصرف انرژی.

3- محصولات، نظیر کاهش مصرف مواد اولیه، استفاده از مواد اولیه که اثرات زیست محیطی کمتری دارند.

4- منابع طبیعی، نظیر استفاده از انرژیهای تجدیدپذیر، بازیافت انرژی، استفاده از مواد تجدیدپذیر و مواد قابل بازیافت.

5-آموزش، نظیر آموزش کارکنان، مشتریان و پیمانکاران.

FRS
19
بخش سوم

شناسایی و ارزیابی جنبه های زیست محیطی

FRS
20
4-3-1- جنبه های زیست محیطی ـ متن استاندارد
سازمان باید روش یا روشهای اجرایی برای شناسایی جنبه های زیست محیطی فعالیتها، محصولات یا خدمات خود که می تواند آنها را کنترل کند و بتوان انتظار داشت که بر آنها تاثیرگذار باشد، به منظور تعیین آن جنبه هایی که پیامدهای بارزی بر محیط زیست داشته یا می توانند داشته باشند ایجاد نموده و برقرار نگهدارد. سازمان باید اطمینان حاصل نماید که جنبه های مربوط به این پیامدهای بارز در تعیین اهداف کلان زیست محیطی منظور شده است.
سازمان باید این اطلاعات را به روز نگهداری نماید.

FRS
21
الزامات خواسته شده در استاندارد
1- شناسایی جنبه های زیست محیطی

2- ارزیابی جنبه های زیست محیطی (پیامدهای بارز)

3- تقسیم بندی جنبه ها از دید کنترل و تاثیرگذاری (مستقیم و غیر مستقیم)

4- چگونگی کنترل جنبه های زیست محیطی بارز

5- نگهداری سوابق

6- به روز نگهداشتن جنبه ها

FRS
22
شناسایی جنبه‎های زیست محیطی
پیوست الف استاندارد ایزو 14001 تاکید دارد که در شناسایی جنبه های زیست محیطی موارد زیر مدنظر قرار گیرد:

1- نشر در هوا
2- رها شدن در آب
3- مدیریت پسماند
4- آلودگی زمین
5- استفاده از مواد خام و منابع طبیعی
6- سایر موارد زیست محیطی و موارد مربوط به جامعه

FRS
23
شناسایی جنبه های زیست محیطی (ادامه)
پیوست الف استاندارد ایزو 14001 تاکید دارد که برای شناسایی جنبه های زیست محیطی فعالیتها، خدمات و محصولات سازمان شرایط زیر در نظر گرفته شود :

1- شرایط عادی (نرمال) کار

2- شرایط غیر عادی (غیر نرمال) کار نظیر شرایط متوقف کردن و شروع کار، عدم آموزش پرسنل، عدم PM مناسب و …

3-شرایط اضطراری نظیر آتش سوزی، انفجار، سیل، نشت گاز سمی و …

FRS
24
کارگاه شماره 1
موضوع: شناسایی جنبه های زیست محیطی
مرجع: متن پیوست مستندات شرکت کنندگان
مدت زمان: 15 دقیقه برای هر گروه
نحوه ارائه: جنبه های زیست محیطی شناسایی شده توسط نماینده گروه ارائه شده و بقیه شرکت کنندگان نیز نظرات تکمیلی خود را ارائه می نمایند. در نهایت جمع بندی کلی توسط مدرس صورت می گیرد.

FRS
25
نمونه ای از فرم شناسایی جنبه های زیست محیطی
نحوه کنترل
م/ غ م
شرایط ایجاد
اثرزیست محیطی
جنبه زیست محیطی
ردیف
تهیه کننده: تائید کننده: تاریخ:

FRS
26
چرا ارزیابی زیست محیطی؟
اصولاً سازمان ها به دو دلیل عمده زیر نیازمند اتخاذ روشی برای ارزیابی جنبه های زیست محیطی شناسایی شده خود هست.
1- اگر همه جنبه ها را مهم تلقی کنند مثل آنست که هیچ جنبه ای مهم تلقی نشده است.
2- منابع مالی، فیزیکی و انسانی سازمانها محدود می باشد.

FRS
27
ارزیابی جنبه های زیست محیطی
هرچند که در مورد نحوه ارزیابی جنبه‎های زیست محیطی استاندارد ایزو 14001 سکوت اختیار کرده ولی در استاندارد ایزو 14004 به معیارهایی اشاره شده است. به هرصورت روشی که سازمان برای ارزیابی جنبه های زیست محیطی خود ارائه می دهد باید منطقی، قابل اجرا و قابل دفاع بوده و کلیه سوابق آن در هنگام ممیزی قابل ارائه باشد.

FRS
28
بخش چهارم

الزامات قانونی و دیگر الزامات

FRS
29
بند 4-3-2- الزامات قانونی و دیگر الزامات ـ متن استاندارد
سازمان باید روش اجرایی برای شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی و سایر الزاماتی که سازمان تقبل کرده است و قابل اعمال به جنبه های زیست محیطی فعالیتها، محصولات یا خدمات آن باشد، ایجاد کرده و برقرار نگهدارد.

FRS
30
نمونه هایی از قوانین و مقررات
الزاماتی که مختص یک فعالیت می باشد.

الزاماتی که مختص محصول یا خدمات ارائه شده توسط سازمان می باشد.

الزاماتی که مختص آن صنعت خاص می باشد.

قوانین و مقررات زیست محیطی.

مجوزها، گواهی ها و الزاماتی از این قبیل.

FRS
31
بخش پنجم

اهداف کلان و خرد زیست محیطی

FRS
32
بند 4-3-3 اهداف کلان و خرد زیست محیطی ـ متن استاندارد
سازمان باید اهداف کلان و اهداف خرد زیست محیطی مدونی، در هر بخش و سطحی در درون سازمان که مرتبط باشد، ایجاد کرده و برقرار نگهدارد.
سازمان هنگام تعیین و بازنگری اهداف کلان و خرد باید الزامات قانونی و سایر الزامات، جنبه های زیست محیطی بارز خود، گزینه‎های فن‎آوری و الزامات مالی و عملیاتی و بازرگانی خود و نظرات طرفهای ذینفع را در نظر بگیرد.
اهداف کلان و اهداف خرد باید با خط مشی زیست محیطی و از جمله تعهد به پیشگیری از آلودگی سازگار باشد.

FRS
33
نکاتی درباره اهداف کلان و خرد
1- اهداف کلان نباید بلند پروازانه باشند.
2- اهداف کلان می بایست حتی الامکان کمی باشد. مثال: 30% کاهش در مصرف آب
3- زمان شروع و زمان خاتمه تحقق هدف کلان باید مشخص باشد. مثال: 30% کاهش مصرف آب در طی سه سال از ابتدای سال 1381 تا پایان سال 1383.
4- مبنای زمانی که هدف کلان نسبت به آن سنجیده شده است مشخص گردد. مثال: 30% کاهش مصرف آب نسبت به سال 1380
5- به منظور معنی و مفهوم داشتن اهداف کلان، درصورت امکان شاخصی تعریف شود. مثال: 30% کاهش مصرف آب به ازای هر تن تولید
6- اهداف خرد بایست برگرفته از اهداف کلان بوده و واقع بینانه انتخاب شوند.
7- اهداف کلان و خرد بایستی به منظور ضمانت اجرایی توسط مدیریت ارشد سازمان تائید شوند.
8- برخی از اهداف کلان ممکن است فاقد اهداف خرد باشند.

FRS
34
مثالی از یک هدف کلان و اهداف خرد آن
شرکت کالبه در نظر دارد در طی سالهای 1381 تا 1383 به مقدار 30% در مصرف انرژی صرفه جویی نماید. سال مبناء، سال 1380 بوده و شاخص هدف کلان، Kwh می باشد.
تن محصول
اهداف خرد این شرکت به شرح زیر می باشند:
1- 12% صرفه جویی درطی سال 1381
2- 10% صرفه جویی در طی سال 1382
3- 8% صرفه جویی در طی سال 1383

FRS
35
بخش ششم

برنامه های زیست محیطی

FRS
36
بند 4-3-4 برنامه های زیست محیطی ـ متن استاندارد
سازمان باید برنامه یا برنامه هایی برای دستیابی به اهداف کلان و اهداف خرد ایجاد کرده و برقرار نگهدارد که باید شامل موارد زیر باشد:
الف ـ تعیین مسئولیتها برای دستیابی به اهداف کلان و اهداف خرد در هر بخش و سطحی از سازمان که مربوط باشد.
ب ـ نحوه و زمان بندی دستیابی به آنها
اگر پروژه ای به پیشرفتهای جدید و به فعالیتها، محصولات یا خدمات جدید یا تغییر یافته ای مربوط باشد، برنامه یا برنامه ها باید هر جا که لازم است اصلاح شوند تا نسبت به اعمال مدیریت زیست محیطی در مورد اینگونه پروژه ها اطمینان حاصل شود.

FRS
37
برخی نکات درباره برنامه های زیست محیطی
1- به منظور تحقق برنامه های زیست محیطی، هر برنامه می بایست شامل، مراحل اجرای برنامه، زمان شروع، زمان خاتمه، مسئول اجرا، (مسئول پیگیری) و مراحل پایش برنامه و منابع مورد نیاز باشد.
2- بهتر است که هر برنامه زیست محیطی از طریق کد گذاری با اهداف کلان و خرد مربوطه، ارتباط داشته باشد.
3- منابع مورد نیاز می تواند مواردی نظیر منابع فیزیکی، مالی، تخصصی و تجهیزاتی باشد.
4- به محض تغییر در محصولات، فرآیندها، تجهیزات، قوانین و مقررات می بایست برنامه ها مورد بازنگری قرار گیرند.

FRS
38
کارگاه شماره 2
موضوع: تدوین اهداف کلان، خرد و برنامه های زیست محیطی برای شرکت FRS
مدت زمان: 30 دقیقه

FRS
39
بخش هفتم

ساختار و مسئولیت

FRS
40
بند 4-4-1- ساختار و مسئولیت ـ متن استاندارد
وظایف، مسئولیتها و اختیارات باید تعیین، مدون و ابلاغ شوند تا مدیریت زیست محیطی موثر تسهیل شود.
مدیریت باید منابع ضروری را برای اجرا و کنترل سیستم مدیریت زیست محیطی فراهم نماید. این منابع شامل منابع انسانی و مهارتهای تخصصی، فن آوری و منابع مالی می گردد.
مدیریت رده بالا سازمان باید نماینده یا نمایندگان مدیریت مشخصی را منصوب نماید که صرف نظر از سایر مسئولیتها، باید دارای وظایف، مسئولیتها و اختیارات معینی برای موارد زیر باشند:
الف ـ حصول اطمینان از اینکه الزامات مدیرت زیست محیطی بر طبق این استاندارد تعیین، اجرا و حفظ می شود.
ب ـ گزارش دهی در مورد عملکرد سیستم مدیریت زیست محیطی به مدیریت رده بالا به منظور بازنگری و به عنوان پایه ای برای بهبود سیستم مدیریت زیست محیطی.

FRS
41
موارد مهم در بند 4-4-1
1- تعیین مسئولیتها، وظایف و اختیارات پرسنل (مثلاً تدوین شرح شغل ها).
2- ابلاغ موارد فوق به پرسنل.
3- تامین منابع ضروری نظیر منابع انسانی، مالی، تجهیزاتی و تکنولوژیکی با رویکرد جهت دهی منابع موجود و استفاده از ظرفیتهای خالی.
4- تعیین یک یا چند نماینده مدیریت.
5- جهت پوشش دادن به الزامات این بند می توان از ماتریس وظایف و مسئولیتها سود جست.

FRS
42
بخش هشتم

آموزش، آگاهی و صلاحیت

FRS
43
بند 4-2-2- آموزش، آگاهی و صلاحیت ـ متن استاندارد
سازمان باید نیازهای آموزشی را مشخص کند و باید مقرر نماید تمام کارکنانی که کار آنها ممکن است پیامد بارزی بر محیط زیست داشته باشد، آموزشهای مناسب را دیده باشند.

سازمان باید روشهای اجرایی ایجاد کرده و برقرار نگهدارد که کارکنان یا اعضای خود را در هر بخش و سطح مربوطه از موارد زیر آگاه نماید:

FRS
44
بند 4-2-2- آموزش، آگاهی و صلاحیت ـ متن استاندارد (ادامه)
الف ـ اهمیت انطباق با خط مشی و روشهای اجرایی زیست محیطی، با الزامات سیستم مدیریت زیست‎محیطی.
ب ـ پیامدهای زیست‎محیطی بارز اعم از بالفعل یا بالقوه حاصل از فعالیتهای کاری آنان و منافع زیست‎محیطی ناشی از عملکرد بهبود یافته افراد.
ج ـ نقش و مسئولیت های خود در حصول انطباق با خط مشی و روشهای اجرایی زیست محیطی و با الزامات سیستم مدیریت زیست‎محیطی و از جمله با الزامات آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری.
د ـ عواقب بالقوه عدول از روشهای اجرایی عملیاتی مشخص شده.
افراد انجام دهنده وظایفی که می تواند باعث پیامدهای زیست‎محیطی بارز بشود باید، از لحاظ تحصیلات، آموزش و یا تجربه مناسب، واجد صلاحیت باشند.

FRS
45
چه افرادی نیازمند آموزش می باشند؟
1- کارکنان پیمانکارانی که در سایت حضور دارند.

2- افراد تازه استخدام شده.

3- افراد که به پستهای جدید منتقل شده اند.

4- افرادی که فعالیت آنها اثر زیست محیطی بارز دارد.

5- افرادی که تجهیزات جدیدی را برای انجام کارها به خدمت گرفته اند.

6- افرادی که نحوه انجام فعالیتشان بواسطه تغییر نوع فرآیند، تغییر پیدا کرده است.

7- افرادی که نحوه انجام فعالیتشان بواسطه تغییر‎ در قوانین و مقررات، می بایست اصلاح شود.

8- افرادی که نحوه عملکرد آنها رضایت بخش نیست.

FRS
46
بخش نهم

ارتباطات

FRS
47
بند 4-4-3- ارتباطات ـ متن استاندارد
سازمان باید با توجه به جنبه‎های زیست‎محیطی و سیستم مدیریت زیست محیطی خود روشهای اجرایی برای موارد زیر ایجاد کرده و برقرار نگهدارد:
الف ـ ارتباطات بین سطوح و بخشهای مختلف در درون سازمان.
ب ـ دریافت، مدون کردن و پاسخگویی به اطلاعات واصله از طرفهای ذینفع بیرون از سازمان .
سازمان باید فرآیندهایی برای ارتباطات با بیرون سازمان در خصوص جنبه های زیست محیطی بارز در نظر گرفته و تصمیمات خود را ثبت کند.

FRS
48
ارتباطات (ادامه)
1- ارتباطات درون سازمانی
مکانیزمی برای برقراری ارتباطات درون سازمانی طراحی کنید. بدین منظور می توانید از ابزارهایی نظیر روزنامه دیواری، خبرنامه داخلی، صندوق پیشنهادات، تابلوهای دیواری و … استفاده کنید. هم چنین مسئولیت تمامی افراد درگیر در مکانیزم فوق را تعریف کنید.
2- ارتباطات برون سازمانی
مکانیزمی برای دریافت، ثبت، پیگیری و پاسخگویی به کلیه ارتباطی که از بیرون سازمان انجام می گیرد، طراحی کنید. هم چنین لازم است که ارتباطات سازمان با مخاطبان برون سازمانی

FRS
49
ارتباطات (ادامه)
نظیر همسایگان، سازمانهای محلی، پیمانکاران، نهادهای قانون گذار و نیز نهادهای درگیر در شرایط اضطراری نظیر اورژانس، آتش نشانی و … کاملاً تعریف شود.
برای برقراری ارتباطات برون سازمانی می توانید از ابزارهایی نظیر گزارشات سالیانه، انتشارات انجمنهای صنعتی، جراید و رسانه های جمعی، تبلیغات و … استفاده کنید.

3- اطمینان حاصل کنید ارتباطات همواره دو طرفه بوده و موثر می باشد.

FRS
50
بخش دهم

مستندسازی و کنترل مستندات

FRS
51
بند 4-4-4- مستندسازی ـ متن استاندارد
سازمان باید برای موارد زیر اصلاحات را برروی کاغذ یا به صورت الکترونیکی ایجاد نموده و برقرار نگهدارد:

الف ـ تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت و روابط متقابل بین آنها

ب ـ رجوع دادن به مستندات مرتبط

FRS
52
چه مستنداتی مورد نیاز است؟
در استاندارد ایزو 14000، حداقل مستندات مورد نیاز با عبارت:
“The organization shall establish documented procedure.”
مشخص شده است.

حجم مستندات یک سازمان تابعی از بزرگی سازمان، پیچیدگی فرآیندها و سطح تحصیلات پرسنل می باشد.

FRS
53
بند 4-4-5- کنترل مدارک ـ متن استاندارد
سازمان باید روش های اجرایی برای کنترل تمام مدارک موردنیاز این استاندارد ایجاد نموده و برقرار نگهدارد تا اطمینان حاصل کند که:

الف ـ محل مدارک معلوم است.

ب ـ مدارک بطور ادواری بازنگری و درصورت لزوم تجدیدنظر می‎شوند و مناسب بودن آنها مورد تائید افراد مجاز قرار می گیرد.

ج ـ نسخه‎های جاری مدارک مربوطه در تمام محلهایی که عملیات اساسی برای کارکرد موثر سیستم مدیریت زیست محیطی در آنها انجام می گیرد در دسترس می باشند.

FRS
54
بند 4-4-5- کنترل مدارک ـ متن استاندارد (ادامه)
د ـ مدارک منسوخ به موقع از تمام محلهای صدور و محلهای استفاده آنها خارج می شوند، یا به طریق دیگری از عدم استفاده ناخواسته آنها اطمینان حاصل می گردد.

ر ـ تمام مدارک منسوخ از نظر قانونی و یا حفظ دانش نگهداری می شوند به نحو مناسبی مشخص می گردند.

مدارک باید خوانا، تاریخ دار (با ذکر تاریخهای تجدید نظر آنها) و به راحتی قابل شناسایی باشند و به نحو منظمی نگهداری و برای دوره زمانی مشخص حفظ شوند. روشهای اجرایی و مسئولیتها در ارتباط با تهیه و تغییر انواع مختلف مدارک باید مشخص و برقرار نگهداری شوند.

FRS
55
بخش یازدهم

کنترل عملیات

FRS
56
بند 4-4-6- کنترل عملیات ـ متن استاندارد
سازمان باید عملیات و فعالیتهایی را که در ارتباط با جنبه های زیست محیطی بارز در راستای خط مشی، هداف کلان و اهداف خرد خود هستند مشخص نماید. سازمان باید این فعالیتها را که شامل نگهداری نیز هستند، به طرق زیر برنامه ریزی کند تا اطمینان حاصل نماید که تحت شرایط مشخص شده به انجام می‎رسند.

الف ـ ایجاد و برقراری روشهای اجرایی مدون برای پوشش دادن وضعیتهایی که نبود انها ممکن است منجر به انحراف از خط مشی و اهداف کلان و اهداف خرد زیست محیطی گردد.

FRS
57
بند 4-4-6- کنترل عملیات ـ متن استاندارد (ادامه)

ب ـ مشخص نمودن معیارهای عملیاتی در روش های اجرایی.

ج ـ ایجاد و برقراری روشهای اجرایی مرتبط با جنبه‎های زیست محیطی بارز و قابل شناسایی محصولات و خدمات مورد استفاده سازمان و ابلاغ روش های اجرایی و الزامات مربوطه به عرضه کنندگان و پیمانکاران.

FRS
58

سئوال: چه زمانی یک فعالیت نیازمند تدوین روش اجرایی یا دستورالعمل می باشد؟

جواب: هنگامی که نبودن روش اجرایی یا دستورالعمل مدون به انحراف از خط مشی، اهداف و برنامه های زیست محیطی شود.

FRS
59
نمونه هایی از عملیاتی که باید تحت کنترل باشند:

تحقیق، توسعه و عملیات طراحی و مهندسی

خرید

قراردادها

جابجایی و انبارش مواد اولیه، میانی و محصول

مکانیزمهای مربوط به تولید و نگهداری محصول

آزمایشگاهها

حمل و نقل

FRS
60
نمونه هایی از عملیاتی که باید تحت کنترل باشند (ادامه):

خدمات پس از فروش

بازاریابی و تبلیغات فروش

فعالیت پیمانکاران

نگهداری مخازن

تصفیه پساب

مدیریت دفع ضایعات

کارکرد دیگهای بخار

تعمیرات و نگهداری

FRS
61

سئوال: روشهای اجرایی تدوین‎شده باید دارای چه ویژگیهایی باشند؟

جواب: روش های اجرایی باید با توجه به:
اهمیت خطر زیست محیطی فعالیت مورد نظر
سطح تحصیلات و مهارت پرسنل مرتبط با فعالیت
پیچیدگی فرآیند مورد نظر
میزان کنترلهای اعمال شده فعلی

تدوین شده و در آنها شرایط نرمال کاربرد، شرایط غیرنرمال کاربرد و شرایط اضطراری در نظر گرفته شود.

FRS
62
بخش دوازدهم

آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری

FRS
63
بند 4-4-7- آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری ـ متن استاندارد
سازمان باید روشهای اجرایی را برای شناسایی احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعیتهای اضطراری و برای پیشگیری و کاهش پیامدهای زیست محیطی که ممکن است مرتبط با آنها باشند، ایجاد نموده و برقرار نگهدارد.
سازمان باید هر زمان که لازم باشد، روشهای اجرایی آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری خود را مورد بازنگری و تجدید نظر قرار دهد، خصوصاً پس از وقوع حوادث یا وضعیتهای اضطراری.
سازمان همچنین بایدبه طور ادواری هر وقت که امکان پذیر باشد این روش های اجرایی را به آزمایش بگذارد.

FRS
64
نکات برجسته :

1- شناسایی شرایط اضطراری

2- تدوین روشهای اجرایی برای هر کدام از شرایط اضطراری (Action plan)

3- انجام تمرینهای دوره ای

4- ثبت شرایط اضطراری

5- تجدید نظر در روشهای موجود به خصوص پس از وقوع حوادث

FRS
65
یک طرح مقابله (Action plan) می‎تواند شامل موارد زیر باشد:

1- تشریح وضعیت اضطراری

2- تعیین فردی که مسئولیت تام در شرایط اضطراری دارد.

3- جزئیات اقداماتی که باید صورت پذیرد.

4- مسئولیت، وظایف و حدود اختیارات افرادی که در شرایط اضطراری نقشی خاص را ایفا می کنند. نظیر کارکنان آتش نشانی، ….

5- نحوه تخلیه افراد به محلهای امن

FRS
66
یک طرح مقابله (Action plan) می تواند شامل موارد زیر باشد:

6- نحوه برقراری ارتباط با مسئولین

7- نحوه برقراری ارتباط با سازمانهای مجاور و افراد جامعه

8- نحوه ایجاد و نگهداری سوابق مرتبط با حادثه

9- نحوه در دسترس بودن اطلاعات مورد نیاز در شرایط اضطراری
نظیر نقشه سایت، محل شیرهای آتش نشانی، شماره تلفنهای اضطراری اشخاص و سازمانها، …

10- لیست تجهیزات مورد نیاز برای مقابله با هر حادثه

11- مشخص نمودن راههای خروج در سایت

12- سیستم های هشدار دهنده

FRS
67
اطلاعات مندرج در MSDS ها

1- نام ماده شیمیایی

2- ترکیبات

3- خطرات ماده

4- کمکهای اولیه

5- اقدمات مورد نیاز درصورت آتش سوزی

6- اقدامات مورد نیاز درصورت نشت/ ریزش مواد

7- نحوه انبارش و جابجایی

8- وسایل حفاظت فردی

9- خواص فیزیکی و شیمیایی

10- میزان سمیت

11- نحوه دفع (دفن) ماده

FRS
68
بخش سیزدهم

پایش و اندازه گیری

FRS
69
بند 4-5-1- پایش و اندازه گیری ـ متن استاندارد
سازمان باید روشهای اجرایی مدون برای پایش و اندازه گیری مشخصه های کلیدی عملیات و فعالیتهای خود که امکان دارد پیامد بارزی بر محیط زیست داشته باشند ایجاد نموده و برقرار نگهدارد. این امر باید شامل ثبت اطلاعات برای ردگیری عملکرد و کنترلهای عملیاتی مربوطه و مطابقت با اهداف کلان و اهداف خرد زیست محیطی سازمان باشد.
تجهیزات پایش باید کالیبره و نگهداری شوند و سوابق این فرآیند باید بر طبق روش های اجرایی سازمان حفظ شوند.

FRS
70
نکاتی مفید برای تدوین روش اجرایی
قبل از تدوین روش اجرایی به سئوالات زیر پاسخ دهید:

چه اندازه گیریهایی باید صورت گیرد؟

از چه تجهیزاتی باید برای اندازه گیری استفاده شود؟

اندازه گیری ها توسط خود سازمان صورت می گیرد یا توسط دیگر ارگانهای خارج از سازمان؟

کالیبراسیون تجهیزات اندازه گیری چگونه باید انجام شود؟

فواصل زمانی بین اندازه گیریها چگونه باشد؟

از چه مکان یا نقاطی باید اندازه گیری صورت گیرد؟

FRS
71
نکاتی مفید برای تدوین روش اجرایی (ادامه)

پایش نتایج توسط چه کسی باید صورت گیرد؟

درصورت بروز عدم انطباق چه باید کرد؟

نحوه نگهداری سوابق باید چگونه باشد؟

روش پایش برنامه های زیست محیطی چگونه باید باشد؟

درصورت یافتن سئوالات فوق می توانید به تدین روش اجرایی اقدام کنید.

FRS
72
بخش چهاردهم

عدم انطباق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

FRS
73
بند 4-5-2- عدم انطباق و‎اقدامات اصلاحی‎و‎پیشگیرانه ـ متن استاندارد
سازمان باید روشهای اجرایی برای تعیین مسئولیتها و اختیارات برای پرداختن به عدم انطباقها و کاوش پیرامون آنها، اقدام به کاهش هرگونه پیامدهای حاصله و نیز برای شروع وتکمیل اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ایجاد نموده و برقرار نگهدارد.
هرگونه اقدام اصلاحی و پیشگیرانه که برای حذف علل بالفعل و بالقوه عدم انطباق ها انجام می گیرد باید متناسب با ابعاد مسئله بوده و هم ارز پیامد زیست محیطی حاصله باشد.
سازمان باید هرگونه تغییرات ناشی از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در روشهای اجرایی مدون را اعمال و ثبت نماید.

FRS
74
تعریف عدم انطباق در ایزو 1400
در ایزو 14000 تعریف دقیقی از عدم انطباق ارائه نشده است ولی کارشناسان بر روی تعریف زیر اتفاق نظر دارند:

” هر گونه انحراف از خط مشی، اهداف و برنامه‎های زیست محیطی“

FRS
75
مواردی که باید در تدوین روش اجرایی لحاظ شود عبارتند از:
1- شناسایی عدم انطباق

2- شناسایی علت عدم انطباق

3- مشخص کردن اقدام اصلاحی لازم و اجرای آن

4- اجرای کنترلهای ضروری یا ایجاد تغییر در آنها به منظور اجتناب از تکرار عدم انطباق

5- ثبت هر گونه تغییرات ناشی از اقدام اصلاحی در روشهای اجرایی مکتوب

FRS
76
بخش پانزدهم

سوابق

FRS
77
بند 4-5-3- سوابق ـ متن استاندارد
سازمان باید روشهای اجرایی برای شناسایی، نگهداری و تعیین تکلیف سوابق زیست محیطی ایجاد نموده و برقرار نگهدارد. این سوابق باید شامل سوابق آموزشی و نتایج ممیزیها و بازنگریها باشد.
سوابق زیست محیطی باید خوانا، قابل شناسایی و قابل ردیابی به فعالیتها، محصولات یا خدمات مربوطه باشند. سوابق زیست محیطی باید طوری بایگانی و نگهداری شوند که به سهولت قابل دستیابی باشند و از آسیب، خرابی یا نابودی محفوظ بمانند. مدت نگهداری آنها باید تعیین و ثبت شود.
سوابق باید متناسب با سیستم و سازمان نگهداری شوند تا انطباق با الزامات این استاندارد را اثبات نمایند.

FRS
78
نکات مهم
در روش اجرایی باید به سئوالات زیر پاسخ داده شود:

1- چه سوابقی باید نگهداری شوند؟

2- چه کسانی باید این سوابق را نگهداری کنند؟

3- سوابق باید کجا نگهداری شوند؟

4- سوابق باید چگونه نگهداری شوند؟

5- مدت زمان نگهداری سوابق باید چقدر باشد؟

6- نحوه دسترسی به سوابق باید چگونه باشد؟

7- نحوه امحاء سوابق باید چگونه باشد؟

FRS
79
نمونه هایی از سوابق زیست محیطی

1- قوانین و مقررات و سایر الزامات زیست محیطی

2- مجوزها

3- سوابق آموزشی

4- اطلاعات مربوط به فرآیندها

5- اطلاعات مربوط به محصول

6- سوابق بازرسی، نگهداری و کالیبراسیون

7- اطلاعات مربوط به کنترل و پایش سیستم

FRS
80
نمونه هایی از سوابق زیست محیطی (ادامه)

8- اطلاعات مربوط به پیمانکاران

9- گزارش حوادث و آمادگی در شرایط اضطراری

10- شکایات

11- گزارش عدم انطباق ها

12- اطلاعات مربوط به جنبه های زیست محیطی بارز

13- نتایج ممیزیها

14- بازنگریهای مدیریت

FRS
81
بخش شانزدهم

ممیزی سیستم مدیریت زیست محیطی

FRS
82
بند 4-5-4- ممیزی سیستم مدیریت زیست محیطی ـ متن استاندارد
سازمان باید برنامه یا برنامه ها و روشهای اجرایی برای ممیزیهای ادواری سیستم مدیریت زیست محیطی که قرار است به اجرا درآید ایجاد نموده و برقرار نگهدارد تا:
الف ـ تعیین شود که آیا سیستم مدیریت زیست محیطی
1- با ترتیبات برنامه ریزی شده برای مدیریت زیست محیطی و از جمله الزامات این استاندارد مطابقت دارد یا نه؟
2- به درستی اجرا و نگهداری شده است یا نه؟

ب ـ اطلاعات مربوط به نتایج ممیزیها به مدیریت ارائه شود.
برنامه ریزی سازمان از جمله هر گونه زمان بندی باید مبنی بر اهمیت زیست محیطی فعالیت مربوطه و نتایج ممیزیهای قبلی باشد. روشهای اجرایی ممیزی برای اینکه جامع باشد باید دامنه شمول، دفعات و اسلوب ممیزی و نیز مسئولیت ها و الزامات را برای انجام ممیزی و گزارش نتایج در برگیرد.

FRS
83
مفاد یک روش اجرایی ممیزی داخلی

1- فعالیتها و محدوده هایی که در ممیزی می باید در نظر گرفته شوند.

2- دفعات ممیزی

3- مسئولیتهای مربوط به اداره و اجرای ممیزیها

4- گزارش کردن نتایج ممیزیها

5- صلاحیت ممیزین

6- چگونگی اجرای ممیزیها

7- استقلال ممیزین از واحدها ممیزی شونده

8- چک لیست ممیزی

FRS
84
کارگاه شماره 3

موضوع: تهیه چک لیست ممیزی

مرجع: 4 متن پیوست مستندات شرکت کنندگان

مدت زمان: 15 دقیقه برای هر گروه

نحوه ارائه: از هر گروه نماینده ایی، گزارش خود را ارائه می نماید و در حین ارائه گزارش هر گروه، دیگر شرکت کنندگان نیز نظرات خود را ارائه می نمایند. در نهایت مدرس به جمع بندی نظرات می پردازد.

FRS
85
بخش هفدهم

بازنگری مدیریت

FRS
86
بند 4-6- بازنگری مدیریت ـ متن استاندارد
مدیریت رده بالا سازمان باید در فواصلی که خود تعیین می نماید، سیستم زیست محیطی را بازنگری نماید تا از اقدام مناسب بودن، کافی بودن و موثر بودن آن اطمینان حاصل کند. فرآیند بازنگری مدیریت باید به نحوی باشد که اطمینان حاصل شود که اطلاعات لازم جمع آوری می گردد تا به مدیریت امکان دهد که این ارزیابی را بعمل آورد. این بازنگری باید مدون شود.
در پرتو نتایج ممیزی سیستم مدیریت زیست محیطی، تغییر شرایط و تعهد به بهبود مستمر، بازنگری مدیریت باید نیاز احتمالی به تغییرات خط مشی، اهداف کلان و سایر عناصر سیستم مدیریت زیست محیطی را مد نظر قرار دهد.

FRS
87
ورودی ‎های جلسه بازنگری مدیریت

1- نتایج ممیزی‎های داخلی
2- میزان تحقق اهداف و برنامه ها
3- شکایت مشتریان
4- گزارش حوادث زیست محیطی
5- پیگیری مصوبات جلسات قبل
6- تغییر در قوانین و مقررات
7- مناسب بودن خط مشی
8- سوابق اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
9- پیشرفتها در تکنولوژی
10- نظرات طرفهای ذینفع
11- گزارش اندازه گیریها

FRS
88
خروجی‎های جلسه بازنگری مدیریت

1- اقداماتی که باید انجام شود.

2- بهبود مستمر

FRS
89
مدل سیستم مدیریت زیست محیطی (PDCA)
Plan
Policy
Review
Implement
Check