پاورپوینت سیستم حسابداری دستی در اصول حسابداری

سیستم حسابداری دستی
به یک سیستم حسابداری که در آن رویدادهای مالی به کمک کاغذ و قلم و توسط نیروی انسانی پردازش در سیستم عامل می گردد سیستم حسابداری دستی می گویند .

سیستم حسابداری دستی و مفاهیم دفاتر روزنامه و معین در دوران نه چندان دور ( قبل از استفاده از استفاده از وسایل مکانیکی و الکترونیکی ) و حتی در سالهای اخیر توانسته است نیازهای اطلاعات مالی موسسات متوسط و بزرگ را به خوبی مرتفع نماید . گذشته از آنسیستمهای مکانیکی و رایانهی که فعلا در موسسات مختلف استفاده می شود بر پایه تجارب و نتایج حاصل از سیستمهای وسیعتر دستی متکی بوده و سیستم حسابداری دستی می تواند راهنما و مبنای مناسبی برای طرح و اجرای سایر سیستمهای حسابداری باشد .

مقدمه
تاکید بر سیستم حسابداری دستی بر این اساس است که این سیستم و مفاهیم دفاتر روزانه و معین در دوران نه چندان دور( قبل از کاربرد وسایل مکانیکی و کامپیوتری) و حتی در سال های اخیر توانسته است نیازهای اطلاعات مالی مسسات متوسط و بزرگ را بخوبی مرتفع کند. گذشته ازآن سیستمهای مکانیکی و کامپیوتری که فعلا در موسسات مختلف به کار می روند متکی بر تجارب و نتایج حاصل از سیستمهای وسیع تر دستی اندو دانستن حسابداری دستی به طور کامل می تواند مبنای مناسبی برای طرح و اجرای سایر سیستمهای حسابداری باشد.
در موسسات بزرگ برای پردازش رویدادهای مالی زیادی که دارند دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل کافی نیست و برای افزایش سیستم حسابداری دستی از دفاتر روزنامه اختصاصی، چند ستونی یا ترکیبی و دفاتر معین استفاده می شود.

تاکید بر سیستم حسابداری دستی بر این اساس است که این سیستم و مفاهیم دفاتر روزنامه و معین در دوران نه چندان دوروحتی درسالهای اخیرتوانسته است نیازهای اطلاعات مالی موسسات متوسط و بزرگ را به خوبی مرتفع نماید.

دفاتر روزنامه اختصاصی:
در سیستم حسابداری دستی موسسا ت بزرگ هر رویداد مالی یا در دفترروزنامه عمومی و یا در یک دفترروزنامه اختصاصی که برای ثبت و پردازش نوع خاصی از رویدادهای مالی پیش بینی شده است ثبت می گردند .

برای رویدادهای مالی تکراری میتوان ازیک دفترروزنامه اختصاصی استفاده نمود . تسریع در ثبت بخشی از رویدادهای مالی خاص در دفتر روزنامه اختصاصی و میزان زمان صرفه جوئی شده برای نقل به حسابهای معین ودفترکل از موارد استفاده دفتر روزنامه اختصاصی است.

اکثررویدا د های مالی (حدود 90 تا 95 درصد ) که در موسسات بزرگ به تعداد زیادی واقع می شوند شامل چهار نوع رویداد مالی زیر است که برای ثبت هر یک ازآنها دفترروزنامه اختصاصی مورد نیازمی باشد:

نوع رویدادهای مالی دفتر روزنامه اختصاصی
فروش نسیه دفتر روزنامه فروش
خرید نسیه دفتر روزنامه خرید
دریافتهای نقدی دفترروزنامه دریافتهای نقدی
پرداختهای نقدی دفترروزنامه پرداختهای نقدی

مزایای دفتر روزنامه فروش:
یکی از مزایای دفتر روزنامه فروش آن است که هر رویداد مالی فروش نسیه در یک سطر ثبت می شود در حالی که همین رویداد مالی در دفتر روزنامه عمومی حداقل در سه سطر ثبت می گردد.

مانده حساب کنترل حسابهای دریافتنی در دفتر کل در پایان ماه بایستی مساوی حاصل جمع مانده حسابهای تمام مشتریان در دفترمعین حسابهای دریافتنی باشد.

سطر اول :حسابهای دریافتنی (بدهکاران)به صورت بدهکار
سطر دوم :حساب فروش بصورت بستانکار
سطر سوم :شرح کافی برای این رویداد مالی

تمام حسابهای دریافتنی (بدهکاران) و حسابهای پرداختنی (بستانکاران)در دفترمعین حسابهای دریافتنی و دفتر معین حسابهای پرداختنی که حسابهای آن براساس حروف الفبای نام هر یک از بدهکاران و بستانکاران تفکیک گردیده ، نگهداری می شود .

حسابهای کنترل در دفتر کل و دفاتر معین :
برای داشتن اطلاعات دقیق و جداگانه از هر یک از بدهکاران در برخی ازموسسات برای هر یک ازبدهکاران حساب جداگانه ای دردفترکل افتتاح میشود . با توجه به حجم زیاد اطلاعات نمی توان حسابهای زیادی را دریک دفتر کل نگهداری نمود.

درپایان ماه دفترروزنامه فروش جمع زده می شود وجمع فروش نسیه ثبت شده درروزنامه فروش در ستون بدهکار حساب کنترل حسابهای دریافتنی و ستون بستانکار حساب فروش در دفتر کل ثبت می گردد.

دفتر روزنامه خرید:
در پایان ماه دفتر روزنامه خرید جمع زده شده و جمع خریدهای نسیه به دو حساب دفتر کل بشرح زیرانتقال می یابد:
1- به ستون بدهکار حساب خرید.
2- به ستون بستانکار حساب کنترل ،حسابهای پرداختنی.

ستونهای بدهکار:
-1 صندوق: چون تمام رویدادهای مالی که نقدا وصول می گردند، در دفترروزنامه دریافتهای نقدی ثبت می شوند.
2- تخفیفات نقدی فروش: برای انباشت تمام تخفیفات نقدی فروش در طی ماه مورد استفاده قرار میگیرد.
3- سایرحسابها: برای ثبت بدهکار سایر حسابها به جز حسابهای صندوق و تخفیفات نقدی فروش بکارمی رود.

ستونهای بستانکار :
1-حسابهای دریافتنی: مبالغ نقدی دریافت شده از هریک از مشتریان (بدهکاران) در این ستون ثبت می گردد.
2-فروش: در این ستون تمام فروشهای نقدی انجام شده طی ماه انباشته شده و جمع این ستون در پایان ماه به بستانکار حساب فروش در دفتر کل منتقل می شود .

3-سایرحسابها :این ستون برای ثبت بستانکاروصولی نقدی به غیرازحسابهای دریافتنی و فروش ، مورد استفاده قرار می گیرد .

دفتر روزنامه دریافتهای نقدی :
کلیه رویدادهای مالی که نقدا وصول می شوند در دفتر روزنامه دریافتهای نقدی،ثبت می گردند مثلا کلیه فروشهای نقدی کالا در دفترروزنامه ثبت می شوند . جمع فروشهای نقدی به بستانکارحساب فروش دردفترکل منتقل می گردد.

دفتر روزنامه پرداختهای نقدی:
تمام رویدادهای مالی ای که به صورت نقد پرداخت می شوند در این دفتر روزنامه اختصاصی ثبت می شوند. پرداختهای نقدی بابت هزینه های عملیاتی ٬ خریدهای نقدی کالاوپرداختهای نقدی به فروشندگان ازجمله این رویدادهای مالی اند.

دفترروزنامه عمومی:
مواردی از قبیل برگشت از خرید و تخفیفات که بطور نقد وصول نمی شوند ، برگشت از فروش و تخفیفات که نقدا پرداخت نمی گردند وخرید و فروش دارائیهای ثابت بطور نسیه ، از جمله رویدادهای مالی هستند که دردفترروزنامه عمومی ثبت می شوند.

حسابهای دفاتر معین:
حسابهای دفتر معین حسابهای دریافتنی دارای سه ستون برای ثبت مبالغ است . ستون بدهکار ٬ ستون بستانکار و ستون مانده بدهی هر مشتری را به روز نشان می دهد.

حسابهای دفتر کل:
حسابهای دفاتر کل و دفاتر معین نشان دهنده انتقالات انجام شده به این حسابهااز دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی است .ارتباط منطقی بر قرار شده بین دفاتر معین ٬دفتر کل و دفاتر روزنامه در ستونهای عطف منعکس می شود.

تطبیق دفاتر معین با حساب های کنترل :
برای اطمینان از صحت انتقالات انجام شده از دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به دفترکل و دفاتر معین ، تراز آزمایشی به عنوان ستاده سیستم حسابداری تهیه می شود.

تغییرات در دفاتر روزنامه اختصاصی:
ازنکات اساسی در طراحی دفاتر روزنامه اختصاصی صرفه جویی در زمان ثبت رویداد مالی و فراهم نمودن تقسیم کار بین دو یا چند کارمند حسابداری است ، که دفتر روزنامه اختصاصی برای آن نوع رویداد مالی طراحی شده است.

تراز آزمایشی اهداف زیر را تامین می کند :
1-تساوی ثبت و انتقال بدهکار و بستانکار
2-تساوی حاصل جمع مانده های حساب های دفاترمعین با مانده های حساب های کنترل مربوطه درکل
3-تهیه اطلاعات ، به عنوان بازخوربرای انجام اصلاحات لازم در سیستم حسابداری

دفترروزنامه برگشت ازخرید وتخفیفات :
1-انتقال اقلام ثبت شده در دفترروزنامه به حساب هر یک ازفروشندگان دردفتر معین حساب های پرداختنی ،علامت () درستون نشان دهنده انجام انتقال ها است.
2-انتقال جمع ستون مبلغ دفتر روزنامه به حساب برگشت ازخرید و تخفیفات و حساب های پرداختنی دردفترکل.

دفتر روزنامه برگشت از فروش و تخفیفات :
1-انتقال اقلام ثبت شده در دفترروزنامه به حساب هریک ازمشتریان دردفترمعین حساب های دریافتنی،علامت () در ستون عطف مبین انجام این انتقال ها است.
2-انتقال جمع ستون مبلغ دفتر روزنامه به حساب برگشت از فروش و تخفیفات و حساب های دریافتنی در دفتر کل.

دفاتر روزنامه چند ستونی :
موسساتی که تعداد کارکنان و حجم رویدادهای مالی به اندازه ای نیست که بتوان کار ثبت دفاترروزنامه عمومی و اختصاصی را بین کارمندان تقسیم نمود ، برای کارآیی سیستم حسابداری ، بجای استفاده از دفاترروزنامه عمومی واختصاصی،ازدفترروزنامه چند ستونی استفاده می شود.

دفترروزنامه چند ستونی دارای چندین ستون است که تمام رویداد های مالی (برون سازمانی و درون سازمانی) یک موسسه در آن ثبت می گردند. دفتر روزنامه سه ستونی در کشورمان رایج است.

دفتر روزنامه ترکیبی:
موسسات تجاری و خدماتی و غیرانتفاعی که چند نوع رویداد مالی به تکرار زیادی واقع شده ، از دفتر روزنامه ترکیبی برای ثبت رویدادهای مالی استفاده می شود . دفتر ترکیبی ازدفترروزنامه عمومی و دفترروزنامه اختصاصی است .

دفتر روزنامه ترکیبی رویدادهای برون سازمانی عملیات اصلاح و بستن حسابها (رویدادهای مالی درون سازمانی) درآن ثبت می گردند.

تغییرات در دفتر روزنامه ترکیبی :
براساس نیاز موسسات ٬می توان دفتر روزنامه ترکیبی را در شکلهای دیگر و با ستونهای متعدد به عنوان اجزای سیستم های حسابداری طراحی کرد . دفتر روزنامه ترکیبی به هر شکلی که باشد ٬ عملیات ثبت و استفاده از آن مشابه دفتر روزنامه ترکیبی است.

دفترروزنامه ترکیبی فروش و دریافتهای نقدی :
ترکیبی از دفاتر روزنامه اختصاصی فروش و دریافتهای نقدی می باشدوغالبا درموسساتی که وظایف ثبت فروشهای نسیه و ثبت دریافتهای نقدی ، تفکیک نشده بکار گرفته می شود.

دفتر روزنامه ترکیبی خرید و پرداخت های نقدی :
ترکیبی از دفاتر روزنامه اختصاصی خرید و پرداخت های نقدی می باشدوغالبا درموسساتی که وظایف ثبت خریدهای نسیه و ثبت پرداختهای نقدی ، تفکیک نشده بکارگرفته می شود.

منبع
اصول حسابداری 2 تالیف دکتر یحیی یگانه