به نام خدا
سیستم حقوق و دستمزد در اصول حسابداری
2
تعریف سیستم حقوق و دستمزد:
سیستم حقوق و دستمزد مجموعه ای از اجزاء به هم پیوسته در داخل یک موسسه است که داده های مربوط به سهم نیروی کار در تولید محصولات و یا ارائه خدمات را به صورتها و اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می کند.
4
حقوق:
در قسمت حقوق برای هر کارمند اضافات و کسورات تعلق می گیرد.
اضافات حقوق یا حقوق متعلقه عبارتند از:
حقوق مبنا، فوق العاده، شغل، بن لباس، شرایط محیط کار فوق العاده محل خدمت، هزینه اولاد، فوق العاده جذب، کار حد اقل دریافتی، محدودیت از مطب، حق مسکن، بیمه 20 درصد، بیمه عمر، صندوق پس انداز، بیمه جانبازی، فوق العاده ویژه.
کسورات، عبارتند از:
مالیات ، بیمه عمر، بیمه حقوق 27 درصد، بازنشستگی جاری سرانه تعهدی، حسن انجام کار، وام صندوق ، آتیه سازان صندوق پس انداز.
اضافه کار:
تا سقفی مبلغ پرداخت می شود و حد اکثر آن 135 ساعت می باشد که سرپرستان یا مدیران بالا به آنها تعلق می گیرد.
محاسبه نرخ یک ساعت اضافه کار:
+ فوق العاده جذب+ حد اقل دریافتی+ فوق العاده شغل+ حقوق= فرمول اضافه کار
برجستگی + حق مسئولیت
27% × (اولاد+عائله بندی)- کلیه جمع حکم حقوقی= فرمول بیمه
10% × 1900000+( اولاد+ عائله بندی) – کلیه جمه حکم حقوقی= فرمول مالیات
اهمیت سیستم حقوق و دستمزد:
هزینه حقوق و دستمزد نشان دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات و یکی ازمهمترین هزینه های عملیاتی اغلب موسسات است.
محاسبه و پرداخت مناسب حقوق و دستمزد یکی از عوامل موثردرایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان وکارفرما می باشد.
7
سیستم حقوق و دستمزد:
در سیستم حقوق و دستمزد بعلت تراکم و استمرار اطلاعات ، نحوه پردازش اطلاعات و اهمیت سرعت و صحت آن از اتوماسیون استفاده می شود.
اطلاعاتی نظیرنرخ ساعتی و یا روزانه حقوق و دستمزد که ممکن است برای مدت مدیدی تغییر نکند و همچنین برنامه های نظیر نحوه محاسبه کسورات مالیات و حق بیمه صندوق تامین اجتماعی که در طول سال قوانین آن ثابت می باشد را بهتراست درحافظه کامپیوتر ذخیره نموده .
با استفاده از این اطلاعات می توان محاسباتی مانند حقوق و دستمزد ناخالص، کسورات، تعیین حقوق و دستمزد خالص و بروز در آوردن سابقه هر کارمند و کارگر رابه طور الکترونیکی انجام داد.
اهمیت سیستم:
از آنجایی که هزینه حقوق و دستمزد خارج مربوط به آن در حد بالایی از هزینه های هر موسسه را تشکیل می دهد ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق ودستمزد بعمل می آید.
از سویی دیگر سیستم حقوق و دستمزد باید بنحوی طراحی شود که اطلاعات لازم را بسرعت گرد آوری کسورات لازم را محاسبه و رقم خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان را محاسبه نموده و تدابیر مناسبی برای جلوگیری از پرداخت بع افراد واهی و سایر انواع سوء استفاده فراهم نماید.
برای رعایت قانون ، کار فرما موظف است اطلاعات لازم در مورد کارکنان و میزان حقوق و مزایای آنان را به مراجع ذیصلاح ارسال نماید.
در ایران طبق قانون مالیات بر درآمد کار فرما موظف است اسامی کارکنان و مشخصات آنهارا به حوزه های مالیاتی محل ارسال و مالیات متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید.
بعلاوه طبق قوانین تامین اجتماعی لازم است هر ماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد آنها طی لیستی به ادارات تامین اجتماعی محل تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حسابهای مخصوص واریز گردد.
حقوق و مزایای کارکنان
آنچه در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری ، مدیران یا ارائه کنندگان خدمات مشابه به طور ماهانه به آنها پرداخت می گردد« حقوق» و پرداختی به کارگران ( ساده یا ماهر) اصطلاحاً دستمزد نامیده می شود که بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.1
معمولاً علاوه بر حقوق و دستمزد ثابت مزایای دیگر از جمله فوق العاده، پاداش، سهم از سود واحد وغیره به کارکنان پرداخت می گردد.
که این مزایا بطور مستمر و زمانی نیز به طور غیر مستمر پرداخت می گردند. مزایای فوق ممکن است بصورت نقدی یا غیر نقدی به کارکنان تعلق گیرد.
نرخ سود و دستمزد معمولاً از طریق توافق بین کارکنان و کارفرما تعیین می شود . این نرخ مربوط به ساعات عادی وو قانونی می باشد .
کسورات حقوق و مزایا
به مجموع حقوق و مزایای هر یک از کارکنان در دوره ای که لیست حقوق و دستمزد تهیه می گردد حقوق و مزایای ناخالص گویند.
از حقوق و مزایای ناخالص ابتدا کسورات قانونی( شامل بیمه و مالیات) و کسورات اختیاری(مانند قسط وام ، مساعده و …)کسر و مانده قابل پرداخت به هر یک از کارکنان که مبلغ خالص قابل پرداخت نام دارد محاسبه می گردد.
حق بیمه
طبق قوانین سازمان تامین اجتماعی هر کارفرما باید ماهانه درصد معینی از حقوق و مزایای هر یک از کارکنان خود را بعنوان حق بیمه سهم کارمند کسر و به همراه حق بیمه سهم کارفرما حد اکثر تا پایان ماه بعد به حسابهای مربوط واریز و ماهانه فهرست کاملی از مشخصات حقوق بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها به ادارات تامین اجتماعی محل ارسال نمایند.
مالیات
کارفرمایان باید هر ماهه مالیات حقوق هر یک از کارکنان خود را طبق جداول مالیاتی محاسبه و از حقوق آنها کسر نموده و حد اکثر ظزف 30 روز ، وجوه کسر شده را به حساب بانکی مخصوص واریز و فهرستی مشتمل بر نام و نشانی حقوق بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها به حوزه مالیاتی محل ارائه دهند.
سایر کسورات
علاوه بر کسورات قانونی ممکن است مبالغ دیگری بابت اقساط وام،مساعده دریافتی و… از حقوق و مزایای هر یک از حقوق بگیران کسر گردد.
این کسورات اغلب به طور غیر مستمر می باشند اگر چه ممکن است حسب مورد مدت مدیدی از حقوق کارمند کسر گردد(مانند اقساط وام های بلند مدت).
مبلغ قابل پرداخت به کارکنان
برای محاسبه مبلغ خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان لازم است از جمع حقوق و مزایای هر یک از آنها مجموع کسورات قانونی و اختیاری کسر گردد.برای روشن شدن موضوع به مثال زیر توجه کنید:
آقای مرادی کارمند شرکت الوند در هر هفته باید 40 ساعت ( ساعات عادی) کار کند. نرخ دستمزد در این شرکت از قرار هر ساعت 1500 ریال می باشد.
فرض کنید آقای مرادی در هفته گذشته 50 ساعت کار کرده باشد و نرخ هر ساعت اضافه کار از قرار 140 درصد نرخ هر ساعت کار عادی باشد. سایر اطلاعات به شرح زیر است:
نرخ مالیات20%، نرخ بیمه اجتماعی سهم کارمند7%،قسط وام آقای مرادی 5000ریال می باشد.
لیست حقوق و دستمزد
لیست حقوق و دستمزد عبارت است از فرم چند ستونی که برای خلاصه کردن ، گرد آوری و سهولت گزارش اطلاعات مرتبط با حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد.
فرم و طرح از این لیست به تعداد و گروههای کارکنان، اطلاعات مندرج در آن و نحوه استفاده از ماشینها و ابزار مکانیکی و الکترونیکی بستگی دارد.
اطلاعات مندرج در این فرم عبارتند از: اطلاعات مربوط به مشخصات فردی کارمند،ساعات و نرخ دستمزد، مزایای مستمر و غیر مستمر،کسورات ونحوه تسهیم هزینه حقوق و دستمزد در صفحه بعد چاپ شده است.
لازم به ذکر است که مبنای تسهیم هزینه حقوق و دستمزد به دپارتمانهای مختلف شرکت،« کارت ساعت» کارکنان می باشد.
امروزه در اکثر شرکتها و ادارات ورود و خروج کارکنان بوسیله ماشین ساعت زن که برای همین منظور در قسمت ورودی ساختمان شرکت یا اداره نصب شده است کنترل می گردد.
کنترلهای داخلی سیستم حقوق و دستمزد
کنترلهای لازم در رابطه با سیستم حقوق و دستمزد به تعداد کارکنان واحد تجاری بستگی دارد. هر چه کارکنان موسسه بیشتر باشد افراد بیشتری برای کنترل هزینه حقوق مورد نیاز می باشد.
جهت کنترل و شناساسس دقیق حقوق و دستمزد ،کارت ساعت کار کارکنان متداولترین مدرک می باشد. حتی در برخی از واحد های تجاری که کارکنان زیادی دارند ،جهت کنترل بیشتر لازم است یکی از افراد نگهبان در کنار ساعت کارت زنی حضور داشته باشد.
کنترلهای لازم در هنگام تهیه لیست باید به نحوی باشد که حقوق و دستمزد به افراد واهی پرداخت نگردد. برای این منظور باید هنگام پرداخت کنترلهای بیشتر صورت گیرد.
یکی از شیوه های مناسب برای این امر گرفتن امضاء از هر یک از کارکنان به هنگام دریافت حقوق ویا فیش حقوقی می باشد.
فوق العاده شغل:
حقوق مبنا ضرب در درصد مورد نظر . پزشکان 170%
کارشناسان درمانی: 160% کارشناسان اداری 135%
فوق دیپلم: 130% فوق دیپلم گروه 12 به بالا 160% و…
محرومیت تسهیلات: 10 درصد حقوق مبناء
هزینه عائله مندی: سالانه تغییر می کند.
کسانیکه ازدواج می کنند به آنان تعلق نمی گیرد.( سرپرست خانواده)
کمک هزینه اولاد: سالانه تغییر می کند.
درموسسات وظایف ومسئولیتهای حقوق ودستمزد در دوایر زیر تقسیم شده است:
1ـ دایره کارگزینی 2ـ دایره ثبت اوقات کار 3ـ دایره حقوق و دستمزد 4ـ دایره پرداخت
کنترل داخلی موثر بر سیستم حقوق و دستمزد شامل تفکیک وظایف از یکدیگر، انجام وظایف توسط دوایر، به صورت جداگانه وعدم تداخل وظایف با یکدیگر است .
18
دایره کارگزینی:
وظیفه دایره کارگزینی تامین نیروی کار لازم برای قستمهای مختلف موسسات علاوه بر آن آئین نامه های استخدامی را تهیه و برنامه های آموزشی، شرح وظایف و ارزیابی مشاغل را انجام می دهد.
19
دایره ثبت اوقات کار:
نگهداری مدارکی که نشان دهنده اوقات کار هریک از کارکنان در دوره های مشخص هفتگی یا ماهانه باشد اولین و مهمترین مرحله از مراحل جمع آوری داده های مربوط به سیستم حقوق و دستمزد است.
20
کارت ساعت :
کارت ساعت محکم ترین و گویا ترین مدرک حضور کارکنان درمحل از ساعت ورود تا ساعت خروج است . کارت ساعت در دایره ثبت اوقات کار کنترل و جمع آوری می شود یک کارت ساعت تکمیل شده دهنده ساعت شروع وخاتمه کار کارکنان و اضافه کاری آنها است .
21
ماشین ساعت زن :
وسیله ای برای ثبت اوقات حضور کارکنان روی کارت ساعت است در یک سیستم مناسب یک شماره کارت ساعت به هر یک از کارکنان اختصاص داده می شود .
روش های دستی از دقت و صحت کارت ساعت و ماشین ساعت زن بر خوردار نیستند .
22
دایره حقوق و دستمزد:
محاسبه و تعیین حقوق و دستمزد ناخالص ، کسورات ، خالص دریافتی هر یک از کارکنان و تهیه وتنظیم لیست حقوق و دستمزد براساس کارتهای ارسال شده از دایره ثبت اوقات کار در دایره حقوق و دستمزد انجام می شود.
23
داده های دایره حقوق و دستمزد پس از پردازش ستاده ها شامل :
1- لیست حقوق و دستمزد به عنوان مدارک موسسسه برای ارسال به سازمان تامین اجتماعی و اداره مالیات وحقوق .
2- سوابق و محاسبات انفرادی درآمد و کسورات هر یک از کارکنان .
3- صدور چک حقوقی .
24
دایره پرداخت حقوق و دستمزد:
بهترین روش پرداخت حقوق ودستمزد پرداخت توسط چک از حساب جاری بانکی است . در این روش معادل جمع خالص قابل پرداخت لیست حقوق و دستمزد طی یک فقره چک از حساب جاری بانکی موسسه برداشت می شود .
25
حسابداری هزینه حقوق و دستمزد:
به غیر از دستمزد پایه (ثابت) که بر مبنای ساعات کارکرد یا میزان انجام کار و یا محصول تولید شده محاسبه می گردد هزینه حقوق و دستمزد شامل موارد دیگری از قبیل اضافه کاری پاداش افزایش عیدی و… نیز محاسبه می شود.
26
درآمد کارکنان:
انجام کار بیش از ساعات قانونی اضافه کار نام دارد . به موجب قانون کار ساعات کار کارگران به جز مواردی که قانون کار ذکر کرده است ، از 8 ساعت در روز و 44 ساعت در هفته نباید تجاوز کند .
27
پاداش:
یکی از موارد درآمد کارکنان که اغلب برای تشویق و افزایش کارایی کارکنان استفاده می شود پاداش است. میزان پاداش براساس افزایش تولید و میزان سود طی دوره مالی محاسبه می شود.
28
سود بر اساس موارد زیراست:
1ـ سود قبل از کسر مالیات بر درآمد و پاداش
2ـ سود قبل از کسر مالیات بر درآمد و پس از کسر پاداش
3- سود پس از کسر مالیات بر درآمد و قبل از کسر پاداش
4- سود پس از کسر مالیات بردرآمد و پاداش
29
کسور مربوط به درآمد کارکنان :
مجموع حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان قبل از پرداخت در دایره حقوق ودستمزد محاسبه وکسور مربوطه کسر ومبلغ خالص قابل پرداخت تعیین می شود کسورحقوق و دستمزد کارکنان شامل حق بیمه ، مالیات و سایرکسور می باشد.
30
حق بیمه سهم کارکنان:
کارفرمایان مکلفند ، حق بیمه سهم کارکنان را از مجموع حقوق و دستمزد ماهانه آنها کسروهمراه حق بیمه سهم خود به حساب بانکی سازمان تامین اجتماعی واریز نمایند.حدود
حداکثر حقوق و دستمزد ماهانه شامل کسر حق بیمه توسط سازمان تامین اجتماعی تعیین می گردد.
31
مالیات حقوق و دستمزد:
مجموع حقوق ودستمزدکارکنان براساس قوانین و مقررات مالیاتی مشمول کسرمالیات بر درآمد حقوق می باشد. کار- فرمایان مکلفند که مالیات حقوق هر یک ازکارکنان را کسر و به حساب بانکی وزارت امور اقتصادی و دارایی تسلیم و رسید دریافت نمایند.
32
سایر کسور:
در موقع محاسبه حقوق و دستمزد به غیر از کسور قانونی مثل مالیات و حق بیمه و مبالغ دیگری نیز با توافق کارکنان ازجمع حقوق و دستمزد آنان کسر می گردد. این کسور شامل اقساط وام ضروری ، وام مسکن ،مساعده و موارد دیگری می باشد.
33
تعیین مبلغ خالص قابل پرداخت :
مبلغ خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان پس از کسر کسور قانونی و سایر کسور ذکر شده از جمع حقوق و دستمزد نا خالص آنان تعیین می شود .
34
مدارک سیستم حقوق و دستمزد:
در سیستمهای حقوق و دستمزد از فرمها و مدارک خاصی برای جمع آوری حقوق و دستمزد استفاده می شود . مانند
کارت ساعت به لیست حقوق ودستمزد،صورت حساب حقوق و دستمزد که استفاده می شود.
35
لیست حقوق و دستمزد:
لیست حقوق و دستمزد یک فرم چند ستونی است که اطلاعات مربوط به جمع ناخالص حقوق و دستمزد، کسور و خالص قابل پرداخت به تفکیک و در یک سطر آن ثبت و ارائه می گردد.
36
ثبت هزینه حقوق و دستمزد در دفاتر:
پس از تنظیم لیست حقوق و دستمزد جمع حقوق و دستمزد ناخالص به حسابهای هزینه حقوق ودستمزد بدهکارمی شود، و حسابهای کسور و حقوق و دستمزد پرداختنی بستانکار می گردد.
37
حق بیمه سهم کارفرما:
حق بیمه سهم کارفرما بخشی از هزینه های موسسه است که هنگام ثبت هزینه حقوق ودستمزد به بدهکارهزینه حقوق و دستمزد و به بستانکار حق بیمه پرداختی ثبت می گردد.
38
صورت حساب حقوق و دستمزد:
بر اساس اطلاعات مندرج در هر سطراز لیست حقوق و دستمزد که نشان دهنده جمع ناخالص حقوق و دستمزد ، کسور و مبلغ خالص قابل پرداخت به شکلهای مختلف تهیه وهنگام پرداخت به عنوان صورت حسابی که نشان دهنده چگونگی محاسبات حقوق و دستمزد است تحویل داده می – شود.
39
کارت مجموع درآمد کارکنان :
درکشور ما قوانین مالیاتی برمبنای درآمد سالانه افراد و موسسات و با اعمال نرخهای تصاعدی مالیاتی انجام می شود. نرخهای تصاعدی مالیات بردرآمد به گونه ای تعیین می شوند که با افزایش درآمد سالانه نرخهای مالیات بر درآمد نیز افزایش پیدا می کند.
40
تفاوت کارکنان و پیمانکاران :
خدمات دریافت شده از کارکنان به صورت موقت و یا دائم است ولی خدماتی که توسط مقاطعه کاران یا پیمانکاران مستقل ارائه می شود بر اساس قراردادهای خاص صورت می گیرد و با اتمام موضوع قرارداد رابطه کاری کار فرما و پیمانکار مستقل قطع می شود.
41
مبالغ پرداخت شده به پیمانکاران مستقل را معمولاً حق الزحمه ویا درمواردی حق المشاوره می گویند، در صورتی که می دانیم که مبالغ پرداختی به کارکنان موسسه حقوق و دستمزد نامیده می شود.
42
منبع
اصول حسابداری 2 تالیف دکتر یحیی یگانه
با تشکر از توجه شما