پاورپوینت سازماندهی و رهبری

1

سازماندهی و رهبری
2

3
طراحی ساختار سازمانی
تعاریف و مفاهیم
ابعاد سازمان
روشهای طراحی سازمان

4
تعاریف و مفاهیم
تاریخچه طراحی سازمان
مبانی طراحی سازمان
اهمیت سازماندهی و طراحی سازمان
تعریف ساختار سازمانی
عوامل موثر بر شکل گیری ساختار سازمانی
تعریف سازماندهی
فرآیند سازماندهی رسمی
نمودار سازمانی و اطلاعات حاصل از آن
اطلاعات حاصل از راهنمای سازمان
واحدهای ستادی
موضوعات قابل توجه در تقسیم کار عمودی
عوامل موثر در تعیین ارتفاع سازمان
گرایش های جدید سازماندهی

5
تاریخچه طراحی سازمان
ساختار بوروکراتیک
ساختار ارگانیک
مقایسه دو نوع ساختار
اختیار
قواعد و رویه های جاری
حیطه کنترل
تخصص

6
مبانی طراحی سازمان
بر مبنای فرآیند
استفاده بهینه از منابع، افزایش مهارتها، سهولت در سنجش نتایج
بر مبنای هدف
رضایت مشتری، پرورش مدیران، هماهنگی بیشتر
بر مبنای فرآیند و هدف (الگوی خزانه ای)
سازمان در محیطی متحول وپیچیده فعال است (دانشگاه ها- تولیدات متنوع)

7
اهمیت سازماندهی و طراحی سازمان
میزان انعطاف پذیری سازمان در مقابل تحولات محیطی
تعیین کننده محدوده وظایف مدیریت
تعیین کننده شیوه های ایجاد هماهنگی، کنترل و برنامه ریزی
تعیین کننده نحوه بکارگیری منابع و امکانات سازمان
تعیین کننده ساختار بورکراسی سازمان

8
تعریف ساختار سازمانی
ساختار سازمانی شیوه ای است که بوسیله آن فعالیت های سازمانی برای کسب اهداف آن تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می شوند.
سازمانها ساختارهایی را بوجود می آورند تا فعالیت های عوامل انجام کار را هماهنگ نموده و اعضاء را کنترل کنند.
ساختار سازمانی بیانگر نمودار سازمانی و یک نماد قابل رویت از کل فعالیت ها و فرآیندهای سازمان است.

9
عوامل موثر بر شکل گیری ساختار سازمانی
راهبردها و استراتژی ها (تدافعی، تهاجمی، انفعالی و یاتک محصولی، انبوه و پیوسته)
فنآوری (دانش، تجهیزات و فرآیندهای مورد استفاده)
محیط (عمومی و خصوصی، و یا آرام و پر تلاطم)
اندازه سازمان و چرخه حیات
قدرت و توان کنترل
منابع انسانی ( مهارت وتخصص، خلاقیت و نوآوری، تمایلات و انتظارات)
وسعت جغرافیائی (شعب محلی، منطقه ای و کشوری)
رویه های انجام کار ( متمرکز و غیر متمرکز، نوع وظایف)
الگوی ارتباطات(مجاری ارتباطات اصلی و فرعی، رسمی و غیر رسمی)

10
تعریف سازماندهی
تقسیم کار میان افراد و بخش ها و ایجاد هماهنگی بین آنها برای کسب اهداف

11
فرآیند سازماندهی رسمی
مرحله اول – تقسیم کل سازمان به چند بخش عمده (تقسیم بندی افقی)
طراحی ادارات، واحدهای پشتیبانی و وظایف اصلی سازمان
مرحله دوم – ایجاد ارتباط میان سطوح سازمانی (تقسیم بندی عمودی)
ارایه طرح سلسله مراتب سازمانی
تعیین حوزه سرپرستی افراد
تنظیم روابط رییس و زیردست
تعیین نوع وحدود اختیارات
تنظیم روابط صف وستاد
تعیین میزان تمرکز وعدم تمرکز

12
فرآیند سازماندهی رسمی(ادامه)
مرحله سوم – مرتبط ساختن سلسله مراتب سازمانی (ترکیب افقی)
تدوین راهنمای سازمان
تعیین وظایف تخصصی
تدوین رویه های کاری
تشکیل گروه های کاری دایمی و شوراها
تشکیل گروه های کاری موقت
مرحله چهارم – جایایی کارکنان و تثبیت نیروها
تقسیم کار بین افراد وشرایط احراز هر شغل
شرح مشخصات هر شغل
تدوین مقررات و قوانین موجود

13
نمودار سازمانی و اطلاعات حاصل از آن
مهمترین ابزار رسمی کردن سازمان نمودار سازمانی و راهنمای سازمان است:
تعیین کننده روابط رسمی و گزارش کلیدی در سازمان
نشان دهنده سطوح و سلسه مراتب اداری و حیطه نظارت مدیران
نشانگر گروه بندی یا تقسیم بندی کل واحدهای سازمانی
بیانگر سیستم های هماهنگ کننده و یکپارچه کننده واحدها
تضمین کننده وجود ارتباطات موثر در سطح سازمان
تقسیم کار، منصب ها و مسئولیت های کاری افراد
روابط سرپرستی (رئیس و مرئوس)
واحدهای فرعی عمده (تحت نظارت مدیر)
سطوح مدیریت عمودی

یک نمونه از نمودار سازمانی:
14
مدیر تدارکا ت

15
اطلاعات حاصل از راهنمای سازمان
معرف وضعیت رسمی سازمان است و توسط مدیران میانی تدوین می شود. شامل:
اهداف سازمانی
خط مشی ها و رویه ها
نمودارها
شرح وظایف مدیران اجرائی اصلی
رهنمودهای مورد نیاز مدیران اجرائی

16
واحدهای ستادی
انواع واحدهای ستادی
(شخصی، عمومی_شخصی، عمومی، عمومی_تخصصی)

دلایل ایجاد واحدهای ستادی
(نیاز بخشهای عملیاتی به پشتیبانی-پیچیدگی فراگردها، فناوری..)

مزایای ایجاد واحدهای ستادی
(صرفه جویی ناشی از تمرکز- ارتقای سطح مهارت کارکنان)

معایب ایجاد واحدهای ستادی
(کاهش اقتدار واحدهای صف- امکان سوءاستفاده از قدرت- احتمال ناهماهنگی در واحدها)

17
موضوعات قابل توجه در تقسیم کار عمودی
تعداد سطوح سازمانی
حیطه نظارت
درجه تمرکز
مرتفع شکل هرم سازمانی مسطح
کم سرعت تصمیم گیری زیاد
زیاد تعداد سطوح تصمیم گیری کم
کم وسعت حیطه نظارت زیاد

18
عوامل موثر در تعیین ارتفاع سازمان
معمولا هرچه سازمان بزرگترباشد ارتفاع آن بیشتر است.(حداکثر 7 سطح)
افزایش توان مدیران، ارتفاع سازمانی را کاهش می دهد.
کارکنان ناتوان، تنبل و غیرقابل اعتماد ارتفاع سازمانی را افزایش می دهد.
تمایل به افزایش قدرت و تمرکز تصمیم مدیران ارتفاع سازمان را افزایش می دهد.
رضایت شغلی مدیران در ساختار های بلند بدلیل وجود فرصت های ارتقاء بیشتر است.

19
گرایش های جدید سازماندهی
کوتاه ساختن خط فرمان (حذف سطوح مدیریتی غیر ضروری)
کاهش وحدت فرماندهی (استفاده از تیم های ترکیبی و گروه های ضربت و ساختار های افقی تر)
گسترش حیطه کنترل و نظارت
اهتمام به توانمندسازی کارکنان و واگذاری اختیارات بیشتر
افزایش عدم تمرکز همراه با کنترل متمرکز (با استفاده از IT و MIS )
کاهش بخش های ستادی ( با استفاده از سیستم های جدید نظارتی و کنترلی و فناوری های نو راندمان این بخش ها افزایش می یابد)

20
ابعاد سازمانی
متغیرهای طراحی سازمان
ارتبا ط متغیرهای نظری با انواع ساختار
ارتباط متغیرهای عملی با انواع ساختار
تفاوت ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی
مراحل طراحی ساختار سازمانی
انواع ساختارهای عملی (بخش های پنج گانه سازماندهی)
انواع ساختارهای مکانیکی
انواع ساختارهای ارگانیکی
ویژگی های طرحهای سازمانی درچرخه حیات

21
متغیرهای طراحی سازمان
متغیرهای ساختاری

پیچیدگی
رسمیت
تمرکز

متغیرهای محتوائی

اهداف
استراتژیها
محیط
تکنولوژی
اندازه

متغیرهای محتوائی
اهداف واستراتژیها
( ثبات یا رشد / تدافعی، آینده نگر، تحلیل گر یا انفعالی و یا تک محصولی و چند محصولی)
محیط
( محیط عمومی و خصوصی تاثیرگذار )
تکنولوژی
محصولی و فرآیندی/ تکراری(انبوه و مستمر) یا غیر تکراری (سفارشی)
اندازه
(تعداد کارکنان و بزرکی سازمان تاثیر معنی داری بر تفکیک عمودی)
22

متغیرهای ساختاری
پیچیدگی(Specialization and Professionalism)
میزان تفکیک عمودی ، افقی و جغرافیایی، وتعداد متخصصین و فعا لیت های حرفه ای در سازمان
رسمیت(Formalization)
حد استاندارد شدن کارها و تعیین نقش کارکنان توسط اسناد ومدارک رسمی
تمرکز(Centralization)
تراکم قدرت در یک نقطه ویا میزان مشارکت افراد در تصمیم گیری (معمولا تصمیمات مالی و حقوقی بهتر است به صورت متمرکز انجام شود)
بعضا سلسله مراتب اختیارات(Hierarchy of authority) و نسبت های کارکنان (Personnel ratios) را نیز ابعاد ساختاری می دانند.
23

24
ارتباط متغیرهای نظری با انواع ساختار
مکانیکی ارگانیکی

25
انواع ساختارهای عملی
متخصصان
فنی
نیروهای
ستادی
مدیران
رده میانی
هسته عملیاتی
مدیریت عالی
دیوان سالار مکانیکی
(ساختار بخشی/)
ساختار ویژه سالار
دیوان سالار حرفه ای
(غیر متمرکز)
ساختار ساده
(متمرکز)
دیوان سالار
ماشینی/متخصص سالار

26
انواع ساختارهای مکانیکی
دیوان سالار حرفه ای
متخصصین در هسته عملباتی فعالند و کارهای خود را نیز استاندارد می کنند. (مثل بیمارستان ها، شرکت های طراحی-مهندسی و موزه ها)
دیوان سالار ماشینی
استانداردسازی و کنترل فرایندها از ویژگی های این نوع بوروکراسی است (مثل بانک ها، ادارات دولتی ومقررات رانندگی)
دیوان سالار بخشی(شعبه ای)
مجموعه ای از واحدهای مستقتل با ساختار بورکراسی ماشینی که فعالیت های آن از طریق دفاتر مرکزی هدایت میشود (فروشگاه های زنجیره ای)

27
دیوان سالار حرفه ای

28
دیوان سالار ماشینی

29
دیوان سالار بخشی

30
انواع ساختارهای ارگانیکی
ساختار ساده

ساختار ویژه سالار (ادهوکراسی)

31
ساختار ساده

32
ساختار ویژه سالار (ادهوکراسی)
رئیس
مدیر
هماهنگ
کننده
بخش 1
تخصصی
بخش 2
تخصصی
بخش 3
تخصصی
* توضیح: علامت معرف تیمها یا گروههای کاری است.

33
ارتباط متغیرهای عملی با انواع ساختار
مکانیکی ارگانیکی

34
روشهای طراحی سازمان (گروه بندی فعالیت های سازمان)
بر مبنای وظایف سازمان
بر مبنای محصولات و خدمات (برنامه ها)
بر مبنای فرآیندها (مراحل انجام کار)
بر مبنای نواحی و مناطق جغرافیائی
بر مبنای مشتریان و ارباب رجوع
بر مبنای بازار و مشتریان نهایی
بر مبنای زمان فعالیت (نوبتهای کاری)
بر مبنای برنامه و پروژه
بر منبای ماتریس خزانه ای
بر مبنای ساختارهای سازمانی

35
بر مبنای وظایف سازمان
مدیر اداره
کنترل وبازرسی

36
بر مبنای محصولات و خدمات
مدیریت تولید پنکه

37
بر مبنای فرآیندها (مراحل انجام کار)

38
بر مبنای نواحی و مناطق جغرافیایی

39
بر مبنای مشتریان و ارباب رجوع

40
بر مبنای بازار و مشتریان نهایی

41
بر مبنای زمان فعالیت (نوبت های کاری)
سرپرست نوبت سوم

42
بر مبنای برنامه و پروژه
مدیر عامل
رئیس دفتر
ستاد شخصی
ستاد وظیفه ای
معاون مهندسی
وطراحی
معاون ساخت
معاون حسابداری
معاون کنترل
کیفیت
مدیر پروژه ساخت موشک الف
مدیر پروژه ساخت موشک ب
مدیر پروژه ساخت هواپیمای الف
مدیر پروژه ساخت هواپیمای ب
مدیر پروژه ساخت هواپیمای ج
مهندسی وطراحی
مهندسی وطراحی
مهندسی وطراحی
مهندسی وطراحی
مهندسی وطراحی
ساخت
ساخت
ساخت
ساخت
ساخت
کنترل کیفیت
کنترل کیفیت
کنترل کیفیت
کنترل کیفیت
کنترل کیفیت
حسابداری
حسابداری
حسابداری
حسابداری
حسابداری

43
بر مبنای ماتریس خزانه ای
*توضیح: شماره داخل هر مربع بر تعداد افرادی که از هر گروه وظیفه ای برای فعالیت تحت نظر مدیر یک برنامه ، به محل انجام ماموریت اعزام میشوند ، دلالت دارد.در محوطه نقطه چین مجاور برنامه الف ،یک نفر از گروه“طراحی ومهندسی“ ، سه نفر از گروه ”تولیدوساخت و یک نفر از گروه ”کنترل کیفیت“ به طور موقت تحت نظر ”مدیربرنامه الف“ قرار میگیرند تا پس از انجام وظایف خود در برنامه الف ، به خزانه(گروه تخصصی) خود باز گردند.

44
بر مبنای ساختارهای سازمانی
بر مبنای گره های متداخل
بر مبنای تیمی و گروهی
بر مبنای شبکه ای و مجازی
بر مبنای دانش

45
مراحل طراحی ساختار سازمانی
ادراک طراح
بهره وری، نوآوری و کیفیت زندگی کاری
ابعاد سازمانی
انواع ساختارهای سازمانی
ساختار مناسب

46
تفاوت ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی
ساختار ارگانیکی
– پراکندگی در سطح افقی اندک
-همکاری در سطح افقی و عمودی
کارها چنان رسمی و استاندارد نبست
ارتباطات غیر رسمی
تصمیم گیری غیر متمرکز
ساختار مکانیکی

47
ویژگی های طرحهای سازمانی درچرخه حیات
طرح ساختار
مکانیکی
طرح ساختار
موازی
طرح ساختار
ارگانیکی

کتاب های مرجع
مبانی سازمان و مدیریت – دکتر علی رضائیان
تئوری سازمان(ساختار و طرح سازمانی)
نویسنده: Stiffen Rabins
ترجمه : الوانی و دانائی فر
3- Hampion etal, Organization Behavior and practice, 4th edition
4- Koonts H., Management, 8th edition
48