موضوع : روشهای نوین بایگانی
هدف : آشنایی با روشهای جدید بایگانی
ساعت آموزش : 16 ساعت
تاریخ برگزاری : 9/9/1390
دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی همدان
فهرست
PACS
پایگاههای داده و بانکهای اطلاعاتی
HISارتباط این سیستم با
نتیجه گیری
عوامل موثر بر نگهداری مدارک پزشکی در بایگانی
انواع مدلهای بایگانی
سیستم بایگانی ریلی
سیستم بایگانی ریلی دیجیتال
سیستم بایگانی گردان اداری
میکرو فیلم سیستم بایگانی
دستگاه تهیه و نمایش میکروفیلم
تولید میکروفیلم به روش اپتیکال
تولید میکروفیلم به روش دیجیتال
برخی مزایای استفاده از نسخه های دیجیتال
اسکن نمودن مدارک ، بایگانی به روش میکروکپی ، میکروفیش بایگانی به روش
روشهای جدید بایگانی و بایگانی PACS
محسن فضلی نادر سیفی
PACS
Picture Archiving and Communication System
سیستم بایگانی و ارتباط تصاویر پزشکی
امروزه باپیشرفت فناوری اطلاعات در علوم پزشکی و شبکه های کامپیوتری ، دیگر نیازی به کلیشه های قدیمی برای گرفتن تصاویر رادیولوژی و صرف هزینه خرید و نگهداری این فیلمها احساس نمی شود. چرا که سیستمی بنام سیستم ارتباط و بایگانی تصویری یا (PACS (Picture Archiving and Communication System ، امکان انتقال ، ذخیره ، بازیابی و نمایش تصاویر پزشکی در نقاط مختلف را ایجاد کرده است . دستگاههای تصویر برداری ، یک شبکه کامپیوتری ، پایگاه های داده یا بانک اطلاعاتی و ایستگاههای نمایش تصویریا Client ها ، چهار جزء اصلی تشکیل دهنده یک سیستم PACS بیمارستانی می باشند. سیستم PACS می تواند تصاویر حاصل از روشهای مختلف تصویربرداری تشخیصی مانند MRI ، CT.SCAN ، سونوگرافی ، رادیوگرافی ، آنژیوگرافی ، پزشکی هسته ای و… را به صورت تصاویر دیجیتالی ذخیره و بازخوانی کند. این سیستم امکان کمک به پزشکان دور از مرکز درمانی را از طریق تله رادیولوژی فراهم می کند تا از متخصصین متبحر لیکن دورتر در تشخیص و درمان استفاده شود. با کاهش هزینه های ذخیره سازی که به صورت الکترونیکی انجام می شود (نسبت به بایگانی های فیلم و کلیشه )، کمک شایانی به مدیریت بیمارستانی می کند. با ارسال تصاویر از طریق شبکه، زمان دستیابی پزشک معالج به نتیجه تصویر برداری را به حداقل رسانده است.
مقدمه
تصویر برداری از اندامها و ارگانهای بدن در تشخیص بیماری به پزشکان کمک شایانی می کند تا در تصمیم گیری نوع درمان بیماران موفق عمل کنند. تصمیم برای درمان با مشاهده تغییرات حاصل شده در عضو بدن ، با تصمیمی که بر اساس علائم و اظهارات بیمار گرفته می شود بسیار متفاوت خواهد بود. بویژه در بیماریهای استخوانی و تومورها حائز اهمیت می باشد. بنابراین کیفیت تصویرگرفته شده ، تعداد تصاویر ، ابعاد تصاویر ، سرعت انتقال تصاویر برای پزشک معالج و نوع بایگانی تصاویر برای دسترسی سریع و مجدد ، همه فاکتورهای مهمی هستند که در تصویربرداری پزشکی مد نظر بوده اند. با ظهور تجهیزات پزشکی دیجیتال و پیشرفته و نیز گرایش عرصه علوم پزشکی به جنبش نرم افزاری ، همچنین لزوم تلاش بیمارستانها بسوی یکپارچه سازی اطلاعات بهداشتی و درمانی در بیمارستانهای کشور ، بخشهای پاراکلینیکی بیمارستانها بویژه تصویر برداری پزشکی برای کمک به تشخیص رادیولوژیستها و درمان متخصصین گامهای اساسی در استفاده ازفناوری اطلاعات برداشته است. بی شک تلاشهای مهندسین نرم افزار و سخت افزار ، تحلیلگران سیستمها ، و کارشناسان علوم پزشکی در این پیشرفتها چشمگیر بوده است. بسیاری از روشهای تصویربرداری جدید از جمله رادیوگرافی ، سونوگرافی و CT.SCAN دیجیتالی شده اند. سیستم ارتباط و بایگانی پزشکی (PACS) ، از پیشرفته ترین سیستمها در این عرصه بشمار می رود. برای اولین بار در سال 1982 در کنفرانس تصویربرداری پزشکی (IEEE)، سیستمی معرفی گردید که امکان ذخیره، نمایش و انتقال تصاویر و اطلاعات دیگر را انجام می داد، این سیستم در همان سال از سوی انجمن رادیولوژی امریکا تایید شد و در سال ۱۹۸۴ نیز در اروپا مورد توجه کنگره رادیولوژی اروپا (ECR) قرار گرفت. این سیستم PACS نامیده شد. سیستم بایگانی و بازیافت تصویری مبتنی بر رایانه که می تواند تصاویر حاصل از روشهای مختلف تصویربرداری تشخیصی را به صورت تصاویر دیجیتالی ذخیره و بازخوانی کند . این سیستم متشکل از ایستگاه های نمایشی و ویرایشی تصاویر دیجیتالی در شبکه های داخلی در بیمارستان یا حتی خارج از بیمارستان است که دسترسی پزشک به تصاویر ذخیره شده و در نتیجه کاهش وابستگی پزشک به متخصصان رادیولوژی را فراهم می کند.
سیستم PACS
در این مبحث، ابتدا به هدف استفاده از سیستم PACS اشاره کرده سپس مقایسه ای بین این سیستم با روشهای تصویر برداری آنالوگ انجام داده ایم. اجزای تشکیل دهنده سیستم و ساختار آن را تشریح کرده ، مزایای آن را برشمرده ایم و نهایتا به نتیجه حاصل پرداخته ایم.
هدف استفاده از PACS
مشکلات فراوان در سیستم تصویربرداری کلیشه ای وجود دارد که علاوه بر نارضایتی پزشکان و رادیولوژیست ها و نیز بیمار به خاطر کیفیت ، کمیت و نیاز به تکرار تصاویر، مدیریت بیمارستان را از نظر هزینه و حفظ و نگهداری فیلمها به چالش کشیده لذا هدف اصلی استفاده از سیستم PACS ، ارتقای بازده موثر کاری در کنار قابلیت های تشخیصی پزشکان است. استفاده از استانداردهای روز در نگهداری و انتقال تصاویر نیز از اهداف مهم بشمار می رود. همچنین هزینه خریداری و نگهداری ایمن فیلمها از نظر مدیریتی قابل ملاحظه می باشد. تکنولوژی سیستم تصویربرداری پزشکی، در کنار دستگاه تصویر برداری، از تعدادی رایانه تحت یک شبکه تشکیل شده که به طور اختصاصی برای ذخیره، بازیابی، توزیع و نشان دادن تصاویر استفاده می شود. در واقع تصاویر پزشکی در یک استاندارد یا قالب (Format) مستقل ذخیره می شوند DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine) مهمترین قالب آن می باشد. بیشترین تصاویری که از طریق PACS آرشیو و طبقه بندی می شوند، تصاویر اولتراسوند، MRI، ،CT، اندوسکوپی، ماموگرافی و اشعه ایکس هستند . این سیستم در واقع جایگزین hard-copy مانند بایگانی فیلم های رادیولوژی برای مدیریت تصاویر پزشکی که در طول زمان ممکن است خراب شوند، می شوند و توانایی ها و قابلیت های سیستم های رایج را بالا می برد. ازطرفی هزینه سرسام آور فیلمهای رادیولوژی و نیز نگهداری آنها همیشه از مهمترین مشکلات مدیران بیمارستانها بوده است .بنابراین PACS می تواند با حذف فیلم هزینه خریداری را کم کند و با ایجاد آرشیو الکترونیکی بایگانی فیزیکی را حذف نماید.
مقایسه PACS با سیستم کلیشه
در سیستم آنالوگ ، تصویر برداری از بیمار انجام و روی کلیشه های رادیولوژی چاپ می شود. رادیولوزیست کلیشه ها را مشاهده کرده و گزارشی از تشخیص خود را روی برگه کاغذ ثبت و به پزشک معالج ارسال می کند. گاهی کلیشه حاضر برای تشخیص نهائی کافی نبوده و کمکی به پزشک معالج نمی کند. برخی اوقات هم اتفاق می افتد که کلیشه بنا به دلایلی گم شده یا دچار مشکل فیزیکی می گردد که برای ادامه درمان باید تکرار شود. حال با توجه به ورود مقداری اشعه زیانبار در هر نوبت تصویر برداری به بدن بیمار و ایجاد عوارض متعدد ، تکرار تصویر برداری مشکلات خاص خود را دارد و اگر در این میان بیمار یک خانم حامله و یا یک کودک خردسال باشد مشکل عوارض بسیار حاد و خطر آفرین خواهد بود. چه بسا بخاط جلوگیری از ورود اشعه ایکس به بدن جنین در شکم مادر ، از انجام تصویربرداری از بدن مادر مصدوم صرف نظر شده و سلامت جسمی مادر به دلیل ناتوانی در تشخیص دچار بحران می شد اما در استفاده از سیستم آرشیو دیجیتالی ، مشکل وخطرات ناشی از پرتونگاری به بیمار نیز در نتیجه عدم لزوم تکرار پرتونگاری ، به مراتب ازبین خواهد رفت. یکی از سیستم هایی که از ۲۵ سال پیش استفاده از آن در اروپا و امریکا و چند سالی است در ایران آغاز شده است همین سیستم PACS می باشد که تمامی این مشکلات را مرتفع ساخته. با یک بار تصویر برداری از اعضای بدن بیمار چندین تصویر از بعدهای مختلف و با کیفیت مناسب گرفته شده و در هارد دیسک کامپیوتر ذخیره و بایگانی می شود. تصاویر در مانیتورهای Medical Diagnosis با کیفیت مناسب در معرض دید متخصصین رادیولوژی قرار می گیرد تا گزارش مناسب و کاملی تهیه نمایند. نسخه ای از تصاویر نیز به بیمار در یک CD تحویل می گردد تا در مواقع لزوم به پزشک معالج ارائه دهد. همچنین تصاویر گرفته شده و گزارش رادیولوژیست روی آن ، به شکل online در کمترین زمان ممکن از طریق شبکه در دسترس پزشک معالج در بخشهای بستری یا اتاق عمل می باشد.
اجزاء تشکیل دهنده یا ساختار یک سیستم PACS
این سیستم براساس ایده و روشهای جدید کامپیوتری بنا نهاده شده و متشکل از چهار جزء اساسی می باشد. هرکدام از این اجزاء با تجهیزات خاصی کار می کنند. این اجزاء عبارتند از:
دستگاههای تصویربرداری پزشکی
ایستگاههای کار(station)
شبکه کامپیوتری.
پایگاههای داده و بانکهای اطلاعاتی
این اجزاء در مجموع تشکیل یک سیستم را می دهند که وظیفه تصویربرداری ، ایجاد بانک اطلاعاتی ، جریان اطلاعات در شبکه و بایگانی تصاویر پزشکی را بر عهده دارند.
پایگاههای داده و بانکهای اطلاعاتی
نکته مهم در مورد سیستم PACS ، شبکه انتقال آن است که از یک Server مرکزی (که پایگاه داده ها را ذخیره می کند)، تشکیل شده است. این پایگاه حاوی اطلاعات تصاویری است که توسط دستگاههای تصویربرداری MRI ، CT.SCAN ، CR و … مرتبط با سیستم PACS ، گرفته شده و از طریق LAN (Local Area Network) یا WAN (Wide Area Natwork) روی Server ذخیره و در طول شبکه دریافت می شوند اطلاعات اصلی در Server در بانک اطلاعاتی وجود دارد. ساختار این بانک اطلاعاتی می تواند بصورت Access و SQL و … باشد. روی Serverتصاویر با فرمت خاص خود که مطابق با استاندارد DICOM می باشد و معمولا با نام تاریخ اخذ تصویر همراه با یک شماره پرونده بستری یا سرپائی بیمار ذخیره می شود. علاوه بر آن فایلهای مورد نیاز برای نرم افزار PACS PLUS نیز وجود خواهد داشت. از امکانات بانک اطلاعاتی مانند ایجاد Account برای کاربران مجاز نیز استفاده می شود.
ساختار سیستم PACS
تجهیزات مدرن رادیولوژی، امروزه به طور مستقیم تصاویر بیماران را وارد سیستم PACS در قالب تعریف شده می کند. یک سیستم کامل PACS ، باید شامل یک نقطه دسترسی (Access Point) به تصاویر و اطلاعات همراه باشد. همچنین باید با سیستم های اطلاعاتی بیمارستانی دیگر (HIS)و بویژه به سیستم اطلاعاتی رادیولوژی (RIS) نیز مرتبط باشد.ارتباط PACS با RIS بسار حائز اهمیت است چرا که این دو سیستم ، مکمل هم در کامل نمودن سیستم مکانیزه کل بخش رادیولوژی می باشند. هرچه ارتباط میان سیستم های اطلاعاتی مختلف گسترده تر باشد، اطلاعات قوی تر و قابل اعتمادتر می شوند. به طور مثال، خطر ورود اشتباه اطلاعات بیماران را کم می کند، زیرا قالب استاندارد DICOM که برای این منظور به کار می رود، می تواند مشخصات بیمار را نیز دریافت کند. استاندارد DICOM یک استاندارد جهانی در انتقال تصاویر پزشکی است و سیستمهای مورد استفاده در بیمارستانها و مراکز بهداشتی مانند HIS و PACS باید از این استاندارد استفاده کنند تا فرمت تصاویر در نرم افزار مورد استفاده قابل فهم و استفاده باشد. سیستم PACS از نرم افزار PACS PLUS بهره می برد که از استانداردهای لازم برخوردار هست. زمانی که دریافت اطلاعات یک بیمار کامل شد، سیستم PACS ، داده های تصویری جاسازی شده را با فهرست سوابق برنامه ریزی شده روی شبکه، مقایسه می کند و در صورت وجود هرگونه تناقضی، آن را مشخص می کند. هر اطلاعاتی، تنها با مشخصات همان فرد، ذخیره می شود. وقتی رادیولوژیست، خواندن تصاویر بیمار مفروض را به پایان رساند، سیستم PACS، آن را به عنوان «خوانده شده»، علامتدار می کند که به این ترتیب از دوباره خوانی جلوگیری می شود. گزارش پزشک به عکس متصل شده و از طرف دیگر خط اتصال، دیده می شود. در بیشتر موارد سیستم PACS با سیستم اطلاعاتی بیمارستان (HIS) و سیستم اطلاعاتی رادیولوژی (RIS) مرتبط است تا برقراری ارتباط بین تصاویر با اطلاعات مربوط به بیماران و امکان استفاده از سیستم های تله رادیولوژی برای انتقال و دریافت تصاویر و اطلاعات بیمار از مناطق دور را تسهیل کند. همکاری این سیستم ها می تواند ارتباط بین بخشهای مختلف درمانی را بهبود بخشیده وکارایی و کیفیت مراقبت از بیمار در بیمارستان ها را افزایش دهد. سیستم های ذخیره و بازیابی تصویری به طور کلی از ابزارهای ارتباطی رایانه میزبان ، ابزارهای بایگانی تصویر و ایستگاه های نمایش که به شبکه ارتباطی متصل است ، تشکیل شده است. استفاده از سیستم های ذخیره و بازیابی تصویری تنها به تصویربرداری محدود نخواهد بود بلکه از سیستم هایی که براساس PACS عمل می کند در جراحی هم استفاده می شود و به این ترتیب شبکه های اطلاعاتی که معمولا از خطاها و اشتباهات کمتری برخوردار است ، راه اندازی می شود. یک PACS خوب کاملاً بطور قطعی، به رادیولوژیست اجازه میدهد تا تصاویر پی درپی را با کمترین حرکت و جنبش نسبت به حالتی که باید در ملاء عام نمونه های دقیق را مورد بررسی قرار دهد، بوسیله ابزارهای دیجیتالی که ازطریق صفحه کلید هدایت می شود و با انگشتان به اجرا در می آید تفسیر کند.
مزایای استفاده از سیستمPACS
با بهره برداری از این سیستم مشکلات مرتبط با تصویربرداری مرتفع می شود. بایگانی و ذخیره فیلمها در انبارهای مخصوص نیاز به فضای فیزیکی مخصوص دارد. این فضا باید دارای نور مناسب و غیر مضر برای فیلمها و دما و حرارت مناسب باشد. سیستم ایمنی مناسب نیز برای جلوگیری از آتش سوزی و از بین رفتن فیلمها باید در نظر گرفته شود. گم شدن فیلمها یا خراب شدن آنها و نیاز به درخواست مجدد فیلم از طرف پزشک معالج یا نیاز به این فیلمها برای آموزش دانشجویان علوم پزشکی از مشکلات سیستم کلیشه ای می باشد. از طرفی حجم و هزینه بالای فیلمها همواره مدیران را نگران می کند. سیستم PACS با الکترونیکی نمودن تصاویر ، سیستم Film Lessرا معرفی و از این مشکلات جلوگیری می نماید. یکی از دغدغه های مدیران بیمارستان هزینه مادی و معنوی حضور رادیولوژیست ها در بیمارستان ، در ساعات غیر اداری می باشد که به شکل آنکالی انجام می گیرد. در مواقع اورژانس و یا قبل از عمل جراحی حتی در نیمه شب ، از بیمار تصاویری اسکن شده و باید توسط متخصص رادیولوژی تفسیر شود. برای این کار یا باید با پزشک متخصص رادیولوژی تماس گرفته شود تا در همان موقع در بیمارستان حضور یابد . یا اینکه فیلم های گرافی توسط فردی به منزل رادیولوژیست ارسال شود و فرد مذکور منتظر بماند تا رادیولوژیست تفسیر خود را ریپورت کرده و توسط آن فرد به بیمارستان عودت داده شود. در این مدت پزشک معالج و تیم جراحی در انتظار هستند و گاهی مشکلاتی در تاخیر عمل برای بیمار پیش می آید که تبعات قانونی هم دارد. سیستم PACS این مشکل را حل نموده و فقط به رادیولوژیست تلفنی اطلاع داده می شود تا ایشان در منزل خود از طریق خط اینترنت وارد سیستم بیمارستان شده و از روی مانیتور خود تصاویر مربوطه را مشاهده و حتی با ابزار نرم افزار PACS PLUS روی تصویر مانور داده و یافته های خود را تایپ کند. در کمترین زمان ممکن پزشک معالج در اتاق عمل یا اورژانس ریپورت را مشاهده و با توجه به تشخیص حاصل به درمان یا عمل می پردازند. سیستم PACS امکان آموزش از راه دور یا تشخیص از طریق اینترنت و تلویزیون را فراهم می سازد و به پزشکان کمک می کند که در هر کجای کره خاکی که باشند، هم زمان به اطلاعات مشابه و به روز شده دست یابند که در اصطلاح، تله رادیولوژی نامیده می شود. سیستم های PACS، با کاهش هزینه های ذخیره سازی که به صورت الکترونیکی انجام می شود (نسبت به بایگانی های فیلم)، مزایای زیادی دارند[6]. بااستفاده از سیستم های انفورماتیک تصویربرداری PACS می توانیم تصاویر رادیولوژی را بایگانی و از آن برای ارسال تصاویر به هر نقطه ای از دنیا استفاده کنیم بنابراین باید از سیستم هایی استفاده کنیم که در آنها خروجی تصویر به صورت دیجیتال است. گسترش استفاده از سیستم PACS از بزرگ شدن مراکز و جای گیری بیشتر بایگانی فیلم ها جلوگیری می کند که این مزیت، به نفع مراکز کوچک است. تهیه تصویر روی CD یا DVD و ارائه آن به بیمار ، کمک می کند تا بیمار ادامه درمان خود را به مراکز دیگری ببرد و این درحالی است که حمل و نگهداری فیلم و کلیشه برای بیمار بسیار مشکل می باشد و گاهی مفقود یا مخدوش شدن فیلم اتفاق می افتد. گاهی اتفاق می افتد که برای درمان بیمار از مشاوره متخصصی در خارج از کشور استفاده می شود . تله رادیولوژی و سیستم PACS تصاویر را سریع و در بهترین حالت ممکن در اختیار متخصص مربوطه در آنسوی کشور قرار داده و روند بهبود بیماری را بهتر می کند. در واقع با پیشرفت علم پزشکی و تجهیزات وابسته به آن که هر کدام دنیایی از تصاویر را ایجاد می کنند، نیاز به سیستم هایی مانند PACS کاملا احساس می شود تا به اقتصاد دنیای پزشکی نیز کمک رساند. از طرفی، تشخیص سریع تر و دقیق تر بیماری را امکان پذیر می سازد و در وقت و هزینه، صرفه جویی بسیاری می کند. در واقع هدف اصلی استفاده از سیستم PACS ، ارتقای بازده موثر کاری در کنار قابلیت های تشخیصی پزشکان است. بعبارتی مکانیزه کردن فرایند تصویربرداری از خرید امکانات اولیه تا رضایت بیمار ، پزشکان و کارکنان می باشد.
ارتباط این سیستم با HIS
این سیستم نیز همانند بسیاری از برنامه های اقماری HIS باید قابلیت اتصال به آن را داشته باشد تا در خدمت پزشکان و تیم پزشکی در بیمارستان قرار گیرد. در این یکپارچه سازی سیستم PACS اطلاعات هویتی و شماره پرونده بیمار را از HIS دریافت کرده و ذخیره می نماید تا برای تیم پزشکی قابل تشخیص باشد.
نتیجه گیری
تصویر برداری دیجیتالی موقعیت خارق العاده ای داشته و بر بسیاری از موانع اولیه مثل کارهای صنعتی ناکافی، تنگنای تولید، قیمت فوق العاده بویژه فیلم و میل کم مشتریان غلبه کرده است. افزایش تصاویر بایگانی و سیستمهای ارتباطی ( PACS ) محرکی برای پذیرش تکنولوژی دیجیتالی تکمیلی که در نصف کردن قیمتها و افزایش کیفیت تصاویر موثر خواهد بود می باشد وبه راحتی می تواند جایگزین فیلم در تصویربرداری شود. همین طور تاخیر زمانی و ناکارآمدی ذاتی در تولید فیلم را حذف کرده و به بیمارستان اجازه می دهد تا در فضا و کارکنان رادیولوژی صرفه جویی کند. مشکلات تاخیر در گزارش رادیولوژیست روی فیلمها علاوه بر ایجاد تاخیر در تشخیص پزشک و درمان بیمار ، موجب تاخیر در پرداخت هزینه از طرف سازمانهای بیمه نیز می شود که سیستم PACS این مشکلات را حل می نماید. اخذ رضایت تیم تشخیص و درمان پزشکی ، بیمار و سازمانهای ذیربط ، مدیریت هزینه های مالی و انسانی و روی آوردن به سیستمهای مکانیزه همه عواملی هستند که امروزه مدیران بیمارستانها و حتی مراکز کوچک را به چالش کشیده و استفاده از سیستم PACS را یک ضرورت اجتناب ناپذیر نموده است.
عوامل موثر بر نگهداری مدارک پزشکی در بایگانی
1- میزان فضای موجود
2- میزان استفاده از پرونده ها برای تحقیق
3- میزان پرونده های مورد تقاضای پزشکی قانونی
4- نوع پرونده های (حاد، مزمن ، روانی و…)
5- هزینه امحاء
6- هزینه های تبدیل به میکروفیلم، میکروفیش و لیزرکارت
7- قوانین و مقررات کلی کشورها
8- میزان افزایش سالانه پرونده
انواع مدلهای بایگانی
سیستم قدیمی قفسه بندی :
از اولین روشهای بایگانی پرونده ها بوده و در حال حاضر به دلیل به صرفه بودن بسیار مرسوم می باشد
سیستم بایگانی ریلی
از سیستم های نوین بایگانی می باشد که از مزایای آن میتوان به صرفه جوئی در فضا و از معایب آن گران بودن آن است
سیستم بایگانی ریلی دیجیتال
از سیستم های بسیار جدید بایگانی می باشد که به دلیل هزینه و عدم در دسترس بودن این تکنولژی در کشور ما استفاده نمیشود . در این سیستم قفسه ها و ردیف ها بر اساس کنترل از راه دور توسط سیستم کامپیوتری کنترل میشود
سیستم بایگانی گردان اداری
این سیستم بیشتر جهت دبیرخانه ها و امور اداری مراکز دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار میگیرد
میکرو فیلم سیستم بایگانی
با توجه به اینکه یکی از وظایف مهم و اساسی این اداره ، حفظ و حراست اسناد و مدارک ارزشمند تاریخی ، سیاسی ، اجتماعی و… همچنین آماده سازی برای ارائه خدمات می باشد ، لذا ضرورت وجود یک سیستم پیشرفته که با شیوه تبادل اطلاعات در جهان امروزی هماهنگی داشته باشد ضروری بنظر می رسد . اداره میکروفرم و اسناد دیجیتال با استفاده از میکروگرافی بعنوان معتبرترین و مقبولترین روش نگهداری اسناد و اطلاعات شناخته شده است . عمر مفید میکروفیلم را بیش از 150 سال تخمین زده اند ، این امر نه تنها از ارزش و اعتبار آن نمی کاهد بلکه با پیشرفت روز افزون تجهیزات دیجیتالی و ارائه خدمات بهینه به اعتبار آن افزوده می شود نظر به اهمیت اسناد و حفظ و حراست آنها و ارائه اسناد به پژوهشگران ، سیستمهای میکروفیلم و میکرو فیش تهیه و فعالیت فیلمبرداری عملا از اواخر سال 1371 در این واحد آغاز شد و از جمله وظایف آن تهیه عکس ، میکروفیلم ، میکروفیش ، تهیه تصویراسناد و ارائه آنها به پژوهشگران و سایر مراجعه کنندگان است . بدین ترتیب بدون استفاده از اصل اسناد ، با دقت و سرعت بسیار ، تصویر اسناد مورد نیاز محققین در اختیارشان قرار می گیرد. انجام فعالیتهای تخصصی بر روی اسناد به دو بخش فیلمبرداری از اسناد برای تولید میکروفیلم و بخش تولید اسناد دیجیتالی تقسیم می شود.
دستگاه تهیه و نمایش میکروفیلم
تولید میکروفیلم به روش اپتیکال
در این مرحله از اسناد فیلمبرداری شده و پس از ظهور و کنترل و بازبینی دو نسخه پشتیبان از نسخه اصلی تهیه می شود که یکی در تالار پژوهش مورد استفاده محققین و پژوهشگران قرار می گیرد و دیگری در بخش میکروفیلم برای انجام درخواستهای مورد نیاز محققین بصورت پرینت و لوح فشرده نگهداری می شود . ضمناً نسخه اصلی میکروفیلم در مخازن ویژه نگهداری می شود تا در صورت نیاز (مانند از بین رفتن نسخه های پشتیبان) مورد استفاده قرار گیرد
تولید میکروفیلم به روش دیجیتال
در این مرحله توسط دستگاه اسکنر از اسناد نسخه دیجیتالی فراهم شده و سپس بوسیله دستگاه آرشیو رایتر، میکروفیلم تهیه می شود و بعنوان آرشیوی با ماندگاری در حدود150 سال در مخازن ویژه نگهداری می شوند تا در صورت نیاز مورد استفاده قرار گیرنددر بخش اسناد دیجیتالی، توسط اسکنر مخصوص از میکروفیلمها نیز اسکن تهیه می شود و در صورت نیاز به لوح فشرده تبدیل می گردد ، البته این کار زمانی صورت می گیرد که فقط میکروفیلمی از اسناد موجود باشد.
برخی مزایای استفاده از نسخه های دیجیتال
استفاده از اسناد بدون آسیب به اصل سند ، دسترسی آسان ، سریع و دقیق و تولید با کیفیت بالا و سرعت در تکثیر و ذخیره سازی مطمئن .
کاربرد در کتابخانه ها ، مراکز نگهداری اسناد، آرشیو عکس و میکروفیلم. دسترسی آسان و سریع به منابع میکروفیلم.
اسکن نمودن مدارک بایگانی به روش
از روشهای جدید در بایگانی کردن مدارک پزشکی اسکن نمودن مدارک بیمار میباشد این روش بیشتر جهت اسنار بالای 15 سال مورد استفاده قرار میگیرد و جهت اسناد جاری و زیر 15 سال به دلیل مستندات و مسائل قانونی قابل استفاده نمی باشد اسکن نمودن مدارک امحایی بیشتر جهت بیمارستانهای آموزشی کاربرد دارد و بیشتر به این صورت اعمال میشود که 4 برگ اول و اصلی هر پرونده اسکن شده و در فایل های صد تایی ذخیره میشود از مزایای این کار نکهداری اصل عین سند میباشد که با گرفتن پرینت میسر میشود از معایب این کار میتوان به گران بودن دستگاه اسکن مخصوص بایگانی و وقت گیر بودن این عمل و خطر از بین رفتن این اطلاعات بر اثر عوامل مختلف می باشد امروزه بیشتر این کار از طریق قرارداد با شرکتهای اسکن مدارک اداری در سازمان ها صورت میگیرد و این کار هنوز در در بیمارستانها جا نیافتاده است
بایگانی به روش میکروکپی
برای بدست آوردن یک میکروکپی، هر سنندی را از قبیل نامه، پرونده ، عکس و غیره به وسیله دستگاه مخصوصی عکسبرداری میکنند. بعد از ظهور فیلم، تصویر نگاتیف بسیار کوچکی به دست میآید که با چشم غیرمسلح قابل دیدن نیست. بنابراین لازم است آنرا در دستگاه خواندن گذاشت و تصویر بزرگ شده را روی پرده یی منعکس ساخت. در اینجاست که اصل سند به طرزی کاملاً واضح و خوانا دوباره دربرابر چشم نمایان میشود.
همچنین می توان از نگاتیف مزبور در روی کاغذهای گوناگون عکاسی یک فتوکپی پزتیف تهیه کرد که در آن مطالب و طرح ها به رنگ سیاه در روی کاغذ سفید خواهد بود.
دستگاههای میکروکپی با وسایل مکانوگرافیک و الکترونیک میتوانند ترکیب شوند که بدین ترتیب تصاویر را بر روی نوارهای مغناطیسی ضبط میکنند و برروی صفحاتی مانند تلویزیون منعکس میسازند. در طبقه بندی و جستجوی مدارک پزشکی و اسناد از این راه استفاد میکنند.
میکروفیش
تهیه میکروفیش ها نیز در شکل های متفاوت انجام میگیرد که معمول ترین آنها بویین، شارژر، باند، میکروفیش و کارت پنجره یی است.
بوببین یا قرقره حاوی 30 متر فیلم است و در سه نوع مختلف تهیه میکند :
1 – سمپلکس Simplex یا پیست ساده، که در آن تمام عرض فیلم را سند اشغال میکند.
2 – دوئو Duo یا پیست دوبل، که در آن دو سند در کنار هم عرض فیلم را اشغال میکند. در عبور اول فیلم در دوربین نصف آن مورد استفاده قرار میگیرد و پس از تمام شدن و برگردانیدن فیلم در نصف دیگر عکس گرفته میشود.
3 – دوپلکس Duplex ، که در یکبار عبور فیلم پشت و روی سند در عرض آن کنار هم ضبط میشود.
باند یا میکروباند (در روی کاغذ) به طول های بسیار متفاوت مورد استفاده قرار میگیرد و قطعات آن عموماً در کیسه هایی از جنس تر آستات سلولز یا پلی استر نگهداری میشود.
باندهای Afnor ، فیلم های 35 میلی متری به طول 23 سانتی متر و دارای شش تصویر میباشد : یک تصویر عطف و پنج تصویر که هریک دو صفحه مدرک علمی است و بدین ترتیب حداکثر در هر باند10 تصویر جای میگیرد.
میکروفیش ها مخصوصاً برای اسناد و مدارک بزرگ، مانند نقشه ها و طرح های صنعتی، اختصاص یافته است. ضمناً از آنها برای ضبط تمام مدارک مربوط به یک موضوع معین در روی یک فیش واحد استفاد میکنند و بدین گونه میتوانند یک پرونده را در یکجا جمع کنند.
میکروفیش معمولاً در یک کارت سوراخ دار پنجره یی گنجانده میشود تا نشانه گذاری را برای انتخاب و ترکیب آن با یک سیستم الکترونیک امکان پذیر سازد.
یک «ژاکت» 20*10 سانتی متر تا 120 تصویر میتواند داشته باشد.