روش های نوین بایگانی وذخیره اطلاعات
*فهرست *روش های بایگانی *سیستم های بایگانی *روش های مرتب کردن اطلاعات *انواع قفسه *ذخیره اطلاعات *مدت زمان نگهداری اطلاعات درقالب های دفاتر واوراق و…
تعریف
بایگانی منبع اطلاعات برای تحقیق وحمایت ازخط مشی است
بایگانی مجموعه ای ازگزارشات می باشد،به ویژه گزارشات دارای اهمیت قانونی یااجتماعی که وروداطلاعات به طورمستمروبراساس موضوعات موردتوجه به آن ادامه پیدامی کند
بایگانی مهمترین فرم منابع اطلاعات بهداشتی هستندکه هم به شکل منبع اطلاعاتی مستقل ونیز به شکل وابسته به یکدیگر می توانندکارکنند
موارداستفاده ازبایگانی:
تحقیقات اپیدمیولوژیک
تحقیقات بهداشتی دیگر
نظارت
پشتیبانی ازخط مشی
تخصیص منابع وبرنامه ریزی مالی
روش های بایگانی
روش الفبایی
روش فونتیک
روش ساندکس
روش شماره گذاری سریال
روش شماره گذاری واحد
روش شماره گذاری سریال-واحد
روش شماره گذاری تامین اجتماعی
روش شماره گذاری خانوادگی
روش الفبایی :
بایگانی براساس نام است
مرتب کردن براساس نام فامیل ،نام
درمواقع یکسان بودن نام براساس تاریخ که تاریخ تولد یاتاریخ اولین مراجعه به بیمارستان می باشد
روش فونتیک
تقسیم بندی براساس حرف اول نام فامیل وسپس فایل براساس تلفظ انجام می شودمی شود
همه نامهای فامیل که یک نوع تلفظ می شود ولی دیکته متفاوت دارند باهم فایل می شود
مثال : ثوره – رضا
سوره – رضا
صوره – رضا
سباح – زینب
صباح – زینب
روش ساندکس
این روش براساس روش فونتیک ایجادشده
بوسیله رمینگتن راند گسترش یافته است
باتوجه به حروف صدادار که کد نمی گیرند بقیه حروف به 6 دسته تقسیم می شود
6 حرف کلیدی انتخاب شده وسایر حروف باآن مطابقت داده می شود
روش شماره گذاری سریال وبایگانی
اطلاعات یکسان درهرتعداد، شماره های متفاوت دارند
برای هرمراجعه یک شماره اختصاص می یابد
باتوجه به شماره ها فایل انجام می شود
روش شماره گذاری واحد
به هرموردباهرتعدادمراجعه یک شماره واحداختصاص می یابد
این شماره همیشه ثابت است
همه اطلاعات درخصوص یک موضوع تحت یک شماره نگهداری می شود
بازیابی اطلاعاتی که به صورت متمرکز است آسان ترمی باشد
روش شماره گذاری سریال-واحد
این روش ترکیبی ازشماره گذاری سریال وسیستم واحد می باشد
باهردفعه مراجعه بیمار یک شماره مجزا دریافت می دارد
درنهایت تمامی اطلاعات درشماره آخری ذخیره ونگهداری می شود
روش شماره گذاری تامین اجتماعی
درکشورهایی که شماره تامین اجتماعی وجوددارداستفاده می شود مانندآمریکا
برای بایگانی روش مناسبی نیست
هرشخص یک شماره تامین اجتماعی داردکه شماره هویتی بیماراست
به علت طولانی بودن شماره بروزاشتباه زیاداست خصوصا درسیستم دستی
برنامه ریزی برای واحد های بایگانی بااین شماره مشکل است به علت پربودن وخالی بودن بعضی فضاها
ادامه مطلب
برای توزیع مناسب دائما باید اطلاعات تغییریابد
بعضی افراد فاقدشماره اند مثل نوزادان درنتیجه شماره کاذب اختصاص یافته ودرنتیجه بعدها برای دریافت شماره اصلی به ناچار باید جابجایی صورت پذیرد
حسن روش این است که جهت بازیابی اطلاعات ضرورت مراجعه به قسمت های مختلف وجودندارد وبازیابی به سرعت انجام می شود
روش شماره گذاری خانوادگی
یک شماره واحد به اعضای یک خانواده اختصاص می یابد
بعداز شماره واحد شماره فرعی نشان دهنده آن فرد مذکور می باشد
همه اطلاعات دریک گروه است فقط پوشه ها متفاوت است
مثال: 01-123457 پدر
02- 123457 مادر
03-123457 بچه
سیستم های بایگانی
شماره ای مستقیم :
درسیستم مستقیم بایگانی اطلاعات دریک نظم زمانی (به صورت مسلسل درقفسه قرار می گیرد)
مثال :425264-425263-425262
سیستم ترمینال دیجیت
یک روش فایلینگ شماره ای که باعث می شود پرونده به طوریکنواخت درمحیط فایل توزیع می شود
دراین روش یک عدد6 یا7 رقمی استفاده می شودوبه سه بخش تقسیم می شود.
بخش اول : یعنی دورقم آخرازسمت راست
بخش دوم : ارقام وسط (2 رقم )
بخش سوم : 2 یا 3 رقم آخر سمت چپ
12 13 14
رقم اول وسط آخر
ادامه مطلب
به یک فضای اولیه 100 قسمتی نیاز می باشد
درزمان فایل اطلاعات ابتدا به ارقام تبدیل می شود
مثال :84-37-04
ابتدا 84 را پیدا می کنیم
بعد به دنبال 2 رقم وسط می گردیم
درنهایت براساس 2 یا 3 رقم آخر اطلاعات رافایل می کنیم
ادامه
محاسن این روش
اطلاعات به طور مساوی در100 قسمت تقسیم می شود
فقط هر100 موردجدید درقسمت اولیه موردنظرفایل می شود
تجمع افراد برای سرچ موضوع یامطلب دریک قسمت فایل به حداقل می رسد
اشتباه درفایل به حداقل می رسد
آموزش این سیستم به افرادبسیارسخت است
ادامه
مثال:
84-37-04
84-37-03
84-37-02
84-37-01
سیستم میدل دیجیت
این سیستم ازنظرتقسیم ارقام شبیه ترمینال دیجیت است
تفاوت باروش قبل فقط درتعیین ارقام اول ،دوم وسوم می باشد
مثال :
ارقام سوم اول دوم
23 89 04
96-78-56
97-78-56
روش های مرتب کردن اطلاعات
تنظیم اطلاعات براساس منبع ایجاد اطلاعات
دراین روش اطلاعات براساس بخش ایجادکننده وتاریخ مرتب می شود
مقایسه تمامی مشکلات وموارد به راحتی ممکن نیست
روش تنظیم اطلاعات براساس مسائل یاروش
دردهه 1960توسط Lawrence Weed ارائه شده است
برای ارزیابی وبرنامه ریزی روش منظمی رادنبال می کند
اطلاعات به صورت یکپارچه وپویا درمعرض دیداست
باتوجه به داده ها فهرستی ازمشکلات تهیه می شود
موضوعات شماره گذاری می شوند(موضوعات متفاوت شماره های متفاوت می گیرند)
ادامه
کاربرد فهرست:
کشف مشکلات
ذکرمشکلات
ارتباط مناسب با افرادمرتبط باموضوع
بیان وضعیت مشکل
تائیدشرایط
روش تنظیم اطلاعات براساس زمان
تمام اطلاعات براساس تاریخ مرتب شده واطلاعات مربوط به یک تاریخ دریک جا قرار می گیرد
بایگانی ریلی مکانیکی
بایگانی ریلی مکانیکی
بایگانی ریلی مکانیکی
بایگانی ریلی مکانیکی
بایگانی ریلی مکانیکی
سیستم ریلی مکانیکی
دراین سیستم راهروهای اضافی راحذف کرده
فقط یک راهروموردنیاز است
افزایش ظرفیت بایگانی تا80%
قفسه روی ریل قرارداردوبافرمان حرکت می کند
کاربرد:
مراکز بایگانی، فرهنگی، اطلاعاتی، آموزشی و کتابخانه ای کلیه سازمانها نهادها و دانشگاها و بیمارستانها و شرکتها با حجم بایگانی بالا
سیستم ریلی مکانیک
باتوجه به حرکت قفسه ها توسط فرمان :
1- نیروی بدنی فراوان جهت چرخاندن قفسه موردنیاز است
2- حرکت مکانیکی کابین ها دردرازمدت عوارضی رادرمچ هاوکتف دست برای کاربران به همراه خواهدداشت
بایگانی ریلی الکترومکانیکی
بایگانی ریلی الکترومکانیکی
بایگانی ریلی الکترومکانیکی
سیستم الکترومکانیکی
قفسه روی ریل قرارداردوتوسط پنل الکترونیکی حرکت می کند
باسیستم الکترونیکی تعبیه شده انر‍‍‍‍‍‍ژی کمتری جهت حرکت لازم است
قابلیت کنترل ازراه دوررادارامی باسد
کاربرد:
مانند سیستم مکانیکی است
بایگانی اتوماتیک
سیستم اتوماتیک
تمام مزایای سیستم های قبلی رادارد
قابلیت نصب به رایانه دارد
قابلیت جابجایی همزمان چند قفسه
دارای سیستم امنیتی می باشد(سنسورامنیتی )
دارا بودن قابلیت استپ
قفسه مشبک پیچ و مهره ای
قفسه مشبک پیچ و مهره ای
یکی از رایج ترین انواع قفسه بندی انباری است
برای نگهداری بارهای سبک و کم حجم که با دست جا به جا می شوند به کار می رود و تا چهار طبقه قابل اجرا می باشد.
قفسه مشبک پیچ و مهره ای
کاربرد
برای نگهداری و دسته بندی ملزومات، ابزار، قطعات یدکی و غیره در انبارها، فروشگاه ها و مراکز آموزشی و اداری
بایگانی ثابت کتابخانه ای
بایگانی ثابت کتابخانه ای
بایگانی ثابت کتابخانه ای
سیستم قفسه بندی(کمد) ثابت جهت نگهداری انواع اسناد و مدارک و کتاب و کالاهای ویترینی و انباری به طور متداول استفاده می گردد
کاربرد
مخازن آرشیو، انبار قطعات و کالا، داروخانه ها و منازل
قفسه بندی کانتی
قفسه بندی کانتی
معرفی
جهت بارهای شاخه ای نظیر لوله ، پروفیل و … مورد استفاده قرار می گیرد. این نوع قفسه بندی جهت نگهداری اجناس شاخه ای طراحی و تولید می گردد.
کاربرد
· میزان تحمل بار هر طبقه از قفسه بندی با توجه به نیاز مشتری تعیین می گردد .
· این نوع قفسه دارای یک استند اصلی در کف می باشد که به وسیله بیس پلیت مخصوص و رول بولت هیلتی به زمین متصل می گردد و تنظیم فواصل بازوها در هر زمانی که نیاز باشد به راحتی انجام می گیرد .
· این نوع قفسه بندی به صورت یکطرفه برای کنار دیوارها و دوطرفه برای وسط سالن تولید می گردد .
· ارتفاع کانتی لور با توجه به ارتفاع مکان مورد استفاده و حداکثر بالابری لیفتراک های موجود تعیین می گردد .
· قفسه بندی کانتی لور با توجه به بارگذاری شاخه ای عمدتاً در بلوکهایی با طول 6 متر تولید ونصب می گردد .
· این نوع قفسه بندی می تواند برای بارگذاری دستی و یا ماشینی ( لیفتراک ) طراحی و تولید گردد .
· رنگ کلیه اجزاء فریم ها با فام آبی و بازوها و رابط ها با فام زرد آلکید آمید مایع بوده و در صورت درخواست مشتری با توجه به شرایط آب و هوائی با پوشش رنگ پودر یا گالوانیزه گرم نیز قابل تحویل می باشد
قفسه بندی راک
قفسه بندی راک
قفسه بندی راک
قفسه بندی راک
معرفی
این قفسه بندی برای بارهایی است که با پالت نگهداری و توسط لیفتراک جابجا می شوند.
کاربرد
انبارهای مواد و کالا و قطعات یدکی کارگاه و سالنهای تولید سردخانه ها
ذخیره اطلاعات
باتوجه به افزایش حجم بایگانی ومشکل فضا سیستم های زیر جهت ذخیره ونگهداری اطلاعات درنظر گرفته شده است
رسانه های مغناطیسی
دیسک گردان
هارددیسک یادیسک سخت
دیسک یافلاپی یادیسک انعطاف پذیر
نوارمغناطیسی
دیسک فشرده (دیسک نوری )
رسانه های ریزتصویر(1- میکروایمیج2-میکروفیلم رولی3-میکروفیش4- ژاکت فیلم5-بازیابی کامپیوتری به صورت رول فیلم6-بازیابی کامپیوتری به صورت ژاکت فیلم7-اولترافیش8-CIM(وروداطلاعات به کامپیوترازطریق میکروفیلم)9- COM(فن آوری ثبت اطلاعات کامپیوترروی میکروفیلم،این سیستم قادراست دریک ساعت 30000 صفحه راتبدیل به میکروفیلم کند 10- T.E.Pاین سیستم قابلیت تغییر برروی فیلم رادارامی باشد که یکی ازپیشرفته ترین شیوه های میکروفیلم است
مدت زمان نگهداری
مدت زمان نگهداری دفاتر ، فیلم ها ولام های آزمایشگاهی :
دفترگزارش سوپروایزر بیمارستان های سراسر کشور پس از15 سال انتقال می یابد .
دفاترگزارش بخش بیمارستان های سراسر کشور پس از2 سال امحا می شود.
دفترثبت پذیرش آزمایشگاه ها ی تشخیص طبی سراسرکشور یکسال پس ازاستخراج اطلاعات لازم امحا می شود .
دفترثبت بخش آزمایشگاه های تشخیص طبی سراسرکشور یکسال پس ازاستخراج اطلاعات لازم امحا می شود .
دفاتردارویی داروخانه های بیمارستان ها ومراکز بهداشتی ودرمانی ومدارک مربوط به آنان 3 سال پس از انبارگردانی وتائید آن امحا می شود .
دفاتر ویزیت پزشکان دربیمارستان ها پس از2 سال امحا می شود .
دفترتحویل دارو به بخش های بیمارستان پس از5 سال امحامی شود .
دفترپلمب شده داروها ی مخدرداروخانه بیمارستان های سراسرکشور درصورت ثبت اطلاعات دفاتر پلمب شده داروهای مخدرداروخانه بیمارستان های سراسرکشور دررایانه امحا آن 3سال پس ازتکمیل هردفتر وتائید اداره نظارت برموادمخدردانشگاه مربوطه بلامانع است .
دفاتر راهنمای پذیرش پاتولوژی به مدت یکسال نگهداری می شوند.
مدت زمان نگهداری گرافی ها :
فیلم های رادیوگرافی بیماران عادی 10 سال پس ازتاریخ تهیه فیلم امحا می شود .
فیلم های رادیوگرافی آموزشی 15 سال پس ازتاریخ تهیه فیلم امحامی شود.
مدت زمان نگهداری لام ها وبلوک های آزمایش :
کلیه لا مهای پاتولوژی حداقل به مدت 20 سال درآزمایشگاهها نگهداری شود.
کلیه لامهای سیتولوژی مثبت به مدت 20 سال ولامهای سیتولوژی روتین اعم ازمدیکال وواژینال به مدت 2 ماه
کلیه جواب سیتولوژی مثبت برای همیشه وجواب های غیر مثبت به مدت 2 سال نگهداری می شوند .
کلیه بلوک های پاتولوژی به مدت 15 سال دربایگانی نگهداری وپس ازآن چنانچه مراکزعلمی جمع آوری بلوک ها درکشور تشکیل گریده بود به آن مرکز منتقل ودرصورت عدم تشکیل این مراکزبه دلخواه در آزمایشگاههای پاتولوژی نگهداری یاامحاشود .
مدت زمان نگهداری نسخ وقبوض :
نسخ دفترچه خدمات درمانی شامل نسخ سفیدمخصوص داروخانه ،آزمایشکاه ،رادیولوژی ونسخ زردمخصوص پزشکان درسراسرکشورپس ازتسویه حساب مراجع قانونی مالی ورسیدگی دیوان محاسبات به اسنادهزینه آن باید امحاگردد.
نسخه دوم نتایج آزمایشگاهی نمونه موادافیونی مکشوفه پس ازیک سال امحا گردد.
نسخه داروهای مخدربیمارستان های سراسرکشور ( نسخه داروخانه) 2 سال پس ازتائیداداره کل نظارت برمواد مخدرامحا شود.
قبوض درمانی ونسخ دارویی مخصوص بیمارستان ها ودرمانگاهها 2 سال بعدازتحویل دارو ازداروخانه امحاگردد.
قبض وفاکتورانبارداروهای مخدربیمارستان های سراسرکشور(نسخه داروخانه ) پس از3 سال امحا می شود .
مدت زمان نگهداری پرونده ها وفرم های بالینی :
پرونده بیماران یستری 15 سال پس ازترخیص بیمار امحا شود.
پرونده پزشکی بیماران عادی واورژانس سراسرکشورکه مسئله خاصی هم ندارند 3 سال پس ازترخیص بیماران ازاورژانس امحامی شود .
پرونده بیماران عادی سرپایی درمانگاههای سراسرکشور5 سال پس ازتاریخ آخرین مراجعه امحا شود.
پرونده بیماران کاتاراکتی بیمارستان های سراسرکشور 5 سال پس ازآخرین مراجعه بیماروامحاآنها مشروط به نگهداری پرونده های مثتثنی شده بلامانع است .
پرونده مجروحین جنگی ، بیماران مبتلا به سوختگی ، بیماران قلبی وبیماران اعصاب وروان باید حداقل به مدت 25 سال دربایگانی فعال نگهداری شود.
ادامه
برگ درخواست آزمایش به مدت 10 سال نگهداری شود.
# درخواست بانک خون به مدت 2 سال نگهداری شود.
# کلیه تصاویر جواب پاتولوژی برای همیشه نگهداری شود.
# مدارک مواد مخدردربخش برای 5 سال نگهداری شود.
# مدارک مربوط به تولد ومرگ(گواهی) برای همیشه نگهداری شوند.
مدارکی که برای 1 سال نگهداری می شوند :
@ اطلاعات آماری پذیرش ها وترخیص ها
@ سرویس های پزشکی وجراحی
@ گزارش های 3 ماهه و6 ماهه
@ برگه های پذیرش وترخیص روزانه
@ سری مدارک کهنه وقدیمی
@ درجه حرارت
@ گزارش های شبانه روزی
مدارکی که برای 2 سال نگهداری می شوند :
# برگه های ساعت کارکارمندان
# برگه های مرخصی ، غیبت
# مدارک پرسنل مسئول
# کارت های مربوط به درخواست رادیولوژی
# گزارشات آزمایشگاه
# کارت اهداخون
مدارکی که برای 7 سال نگهداری می شوند :
@ مراسلات عمومی
@ لغزش وخطای آمبولانس
@ گزارش حوادث ( بیمارستان وشاهدان حادثه )
@ دسته رسیدهای 2 نسخه ای بیماران
@ سری مدارک دارایی ولباس های بیماران
@ درخواست خریدها
مدارکی که برای 10 سال نگهداری می شوند :
# مدارک پاداش ها وبدهی ها
# مدارک چارت بیماران بستری
# مدارک چارت بیماران سرپایی
مدارکی که برای همیشه نگهداری می شود :
@ گزارش حوادث کارکنان
@ مدارک پرسنلی کارکنان
@ مدارک سلامتی
باتشکر
دانستن به تنهایی کافی نیست ، دانسته هارابایدبه کاربست
خواستن به تنهایی کافی نیست ، خواسته هارابایدعمل کرد
( گوته)