به نام خدا
1
بررسی و کنترل فرمها، جا و مکان و روشهای بایگانی سیستم ها
آشنایی با نحوه بررسی و کنترل فرمها
2
هدف کلی
سیستم و نگرش سیستمی- سیستم چیست؟
سیستم مجموعه ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده از نظم و سازمان خاصی پیروی می نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت می کند.سیستم ها بی شمار هستند. برخی از نمونه های سیتم عبارت است از:
ملکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی؛ منظومه های کیهانی؛ نظامهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی؛ سیستم اطلاعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی، آموزشی، تامین اجتماعی، خدمات درمانی، ارتباط جمعی، حسابداری، بایگانی، نظام حقوق و دستمزد، باز نشستگی، ارزشیابی کارکنان و کنترل؛ خطی که با آن می نویسیم زبانی که با آن تکلم می کنیم و…….در این مقاله، مفاهیم نظام و سیستم، مترادف گرفته شده اند.
3
درونداد
درونداد ها یا داده ها عبارت اند از:کلیه آنچه که به نحوی وارد سیستم می شود و تحرک و فعایت سیستم را سبب میگردد.
فرایند تبدیل (میانداد)
دروندادی که به سیستم وارد می شود، طبق برنامه سیستم، در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرد.
مثال: در نظام دانشگاهی، دانشجو که یکی از داده های سیستم است، در فرآیند تبدیل قرار می گیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه ها و مطالب علمی آشنا می شود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید.
برونداد:
داده هایی که در فرآیند تیدیل قرار می گیرند، طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است، به صورت کالا یا خدمت، از سیستم به محیط صادر می شوند. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق و پژوهش، برخی از ستاده های نظام دانشگاهی هستند.
4
سیستم چیست ؟
سیستم مجموعه ای است که از اجزاءبه هم وابسته که وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدید را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند
5
6
تعریف سیستم
لفظ سیستم به مجموعه ای از عناصر اطلاق می شود که ورودی های مشخصی را دریافت نموده و سپس روی آن ها پردازش انجام داده و در نهایت خروجی های معینی را تولید می کند. سیستم مجموعه ای است از چندین جزء وابسته به هم که در جهت حصول هدف های خاص در تعامل با یکدیگر هستند.
در فرهنگ انگلیسی «آکسفورد» یک سیستم به عنوان مجموعه یا گروهی از اشیاء مرتبط یا غیرمرتبط، به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند و یا ترکیب کلی اجزاء که بر حسب طرح یا برنامه ای نظام یافته باشد تعریف شده است. به همین ترتیب فرهنگ زبان انگلیسی «رندوم هاس» این تعریف را برای سیستم ارایه داده است: «مجموعه منظم و قابل درکی از حقایق، اصول، نظریه ها و امثال آن ها در زمینه ی خاصی از دانش یا اندیشه».
7
یک سیستم همواره دارای هدفی مشخص است و به صورت مجزا وجود ندارد. همانطور که هر سیستمی دارای سیتستم های ساده تری می باشد، خود نیز زیرسیستمی از یک سیستم پیچیده تر می باشد. یک سیستم با هدف خاص که در آن تقسیم کار، ارتباطات و کنترل وجود داشته باشد را «سازمان» گویند.
دیدگاه سیستمی، به نقل از کتاب «روابط صنعتی» بررسی پدیده ها از طریق در نظر گرفتن کل پدیده است. منظور از کل، مجموعه ای است که از به هم پیوستگی یکسری اجزاء که کم و بیش با هم مرتبط هستند و کلیت پدیده را به وجود می آورند می باشد. به طوری که مشهود است این نحوه دید، سنتز جدیدی است از روش های قیاسی و استقرایی، که محاسن هر یک را داراست و فاقد عیوب هر دوی آن ها است. توضیح اینکه در منطق سه نوع حجت وجود دارد: قیاس (Deduction)، استقراء (Induction) و تمثیل (Example). استقراء یعنی قریه به قریه گشتن و در منطق از جزء به کل رسیدن است و قیاس عکس آن.
8
از تعاریف فوق می توان نتیجه گرفت که برای شناخت سیستم ها در حالت کلی باید عناصر تشکیل دهنده و روابط بین آن ها را شناخت. در دیدگاه سیستمی رابطه ی بین دو جزء یا دو عنصر رابطه ی علت و معلولی تنها نیست بلکه ممکن است عملی دو جانبه باشد. رابطه ی تعاملی بین عناصر سیستم علاوه بر علت و معلول ممکن است رابطه ی زمانی، رابطه ی دو جانبه و رابطه ی بازخوردی هم باشد. اصولاً بین عناصر سیستم باید تناسبی برقرار باشد.
کل سیستم چیزی بالاتر از حاصل جمع عناصر آن است (5=2+2). کلیت سیستم دارای قابلیت های مازادی است که اجزاء آن جزء به جزء دارای آن قابلیت ها نیستند. در واقع سیستم ها دارای یک سلسله مراتب هستند، به طوری که مراحل بالاتر ویژگی های پیچیده تری را دارا است. شناخت کل بدون شناخت اجزاء و شناخت اجزاء بدون شناخت کل امکان پذیر نیست. سازمان سلسله ای از عناصر و اشخاص مرتبط است که یک واحد را به وجود می آورند. این واحد دارای قابلیت هایی است که هر یک از عناصر یا اشخاص مربوطه به تنهایی از آن ها برخودار نیست.
درجه پیچیدگی یک سیستم وابسته به تعداد عناصر سیستم و روابط بین آن ها است. اصولاً سیستم از لحاظ ساختاری شامل عناصر مرزی، عناصر داخلی، شبکه ارتباطی و بالاخره انباره ها جهت حفظ اطلاعات، محصولات، انرژی و هر چیز دیگری هستند. از لحاظ عملکرد سیستم ها، معمولاً جریانات داخل سیستم، مراکز تصمیم گیری، حلقه های بازخورد که تصمیم گیرندگان را زا خروجی های سیستم با خبر می کنند و بالاخره فرصت های زمانی که امکان بهبود کارایی سیستم را فراهم می کنند را باید مد نظر داشت.
9
هدفهای رفتاری
1- فرم را تعریف کنید
2- مبانی طبقه بندی فرمها را بیان کنید
3- دو فرم از فرمهای طبقه بندی شده بر حسب قلمرو استفاده را ذکر کنید
4- چهار فرم از فرمهای طبقه بندی شده برحسب کار و وظیفه را ذکر کنید
5- هدف از بررسی و کنترل فرمها را توضیح دهید
6- مراحل بررسی فرمهای سازمانی و ایجاد و بهبود آنها را نام ببرید
7- نکاتی که بایستی در کنترل فرم رعایت کرد رابیان کنید
10
تعریف فرم
فرم یکی از ابزارهای برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی به صورت مکتوب تهیه و تنظیم می شود.
11
انواع فرم
فرمها برحسب دو عامل ذیل دسته بندی می شوند :
1- قلمرواستفاده
2- کار و وظیفه ای که انجام می دهند.
12
1- انواع فرم برحسب قلمرو استفاده
الف – فرمهای داخلی: این فرمها در بخش کوچکی از سازمان استفاده می شوند .
ب – فرمهای استاندارد : این فرمها در کلیه قسمتهای سازمان استفاده می شوند. (مثل برگه مرخصی)
13
2- انواع فرم بر حسب کار و وظیفه ای که انجام می دهند
1- فرمهای پرسنلی
2- فرمهای مالی
3- فرمهای آموزشی
4- فرمهای تدارکاتی
5- فرمهای تعمیرات و نگهداری وسایل
6- فرمهای متفرقه
14
هدف از بررسی و کنترل فرم
هدف از بررسی و کنترل فرم طراحی ،اصلاح و بهبود فرمهای مورد نیاز سازمان و حذف فرمهای اضافی و تهیه فرمهای مورد نیاز با حد اکثر بازدهی و حد اقل هزینه می باشد .
15
مراحل بررسی و کنترل فرم
1- بررسی فرمهای موجود
2- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود
3- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز
16
1- بررسی فرمهای موجود
دراین مرحله آنالیست نمونه ای از فرمهای موجود سازمانی را جمع آوری و با دقت در شکل ظاهری آنها و موارد مندرج در آنها و همچنین ترتیب قرار گرفتن و نحوه تخصیص جا برای هر قسمت آن و نوع کاغذ و سایر مشخصات فرم را دقیقاً شناسایی می نماید .
17
2- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود
دراین مرحله آنالیست با تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود به بررسی نقایص،کاستی ها،ایرادات و نارسایی های فرمهای موجود می پردازد.
برخی از سوالاتی که در این مرحله بایستی پاسخشان مشخص گردند به شرح ذیل هستند.
1- چه فرمی مورد بررسی است؟
2- آیا کلیه نسخ این فرم ضروری است؟
3- آیا محتوای فرم برای کسانی که آن را بکار می برند واضح و قابل درک است؟
4- آیا اندازه فرم مناسب است ؟
5- آیا فرم اطلاعات مورد نیاز را تامین می کند؟
18
3- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز
دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعات مراحل قبل گامهای زیر را بر می دارد:
1- تعیین هدف فرم
2- تعیین عنوان فرم
3- تعیین شماره یا کد فرم
4- نظر خواهی از تکمیل کنندگان و استفاده کنندگان از فرم
5- تعیین اطلاعاتی که در فرم درج می شود
6- تهیه طرح فرم
7- استفاده آزمایشی از فرم در یک واحد نمونه
8- جرح و تعدیل فرم با استفاده موثر از باز خور
9- تهیه فرم نهایی
19
بررسی جاو مکان
20
هدفهای کلی
آشنایی با تکنیک بررسی جا ومکان کار
آگاهی از هدف بررسی
اطلاع از ملاحظاتی که در بررسی جا و مکان کار بایستی رعایت شوند
شناخت مراحل بررسی جاومکان
21
هدفهای رفتاری
1- بررسی جا و مکان را تعریف کنید
2- ضرورت برسی جا و مکان را بنویسید
3- هدف از بررسی جا و مکان راشرح دهید
4- نکاتی که در قرار دادن میزهای کار بایستی رعایت شود را بیان کنید
5- مراحل بررسی جا و مکان را بنویسید
22
تعریف بررسی جا و مکان
بررسی جا ومکان عبارت است از مطالعه چگونگی تخصیص مکان و فضای در دسترس به نیروی انسانی از یک طرف و وسایل و تجهیزات کاری از طرف دیگر
23
هدف از بررسی جا و مکان
1- تامین رضایت نیروی انسانی و توجه به رفاه و راحتی آنها در محیط کار
2- تسهیل سرپرستی و نظارت بر کار کارکنان
3- برقراری جریان و گردش کار بطور موثر و کارآمد
4- ایجاد تسریع در ارائه خدمات و کالاها به ارباب رجوع و تاثیر روانی مثبت بر آنها
5- صرفه جویی و ایجاد قابلیت انعطاف در مورد تغییرات و تحولات آینده
24
برخی از اصول و معیار های بررسی و تخصیص جا و مکان
1- مراقبت شود که هیچ بخش از مکان و فضای در دسترس هدر نرود.
2- واحد ها و افرادی که وظایفشان از نظر ماهیت با یکدیگر مرتبط و مشابه است نزدیک به هم قرار گیرند.
3- گردش کار حتی الامکان از یک محل شروع و به محل دیگر ختم شود و از تقاطع و رفت و برگشتهای غیر ضروری خوداری شود.
4- محل استقرار افراد و واحدها با ارباب رجوع زیاد نزدیک در ورودی تعیین شود.
5- واحدهایی که کارشان جنبه محرمانه دارد دورتر از محل رفت و آمد مشتریان باشند.
25
اشکال طراحی مسیر کار
الف)خط مستقیم ز)دایره یا بیضی
ب)خط منحنی یا نعلی شکل ح)مثلث
ج)خط شکسته و)چهار گوش
د)شکل «ال» ه)شکل«T»
26
مراحل بررسی جا ومکان
مرحله اول :بررسی جا ومکان در وضع موجود
مرحله دوم : تجزیه و تحلیل طرح جا و مکان کار
مرحله سوم : تهیه طرح جا و مکان
27
سیستم ها و روشهای بایگانی
28
هدفهای کلی
1- آشنایی با اهمیت بایگانی در سازمانها
2- آشنایی باانواع سیستم های بایگانی
3- آگاهی از اصول بایگانی
4- شناخت روشهای تنظیم اسناد
5- آشنایی با مراحل بررسی سیستم بایگانی
29
هدفهای رفتاری فصل نهم
1- بایگانی را تعریف نموده و اهمیت آن را توضیح دهید
2- سند،پرونده و آرشیو را تعریف کنید
3- انواع سیستم های بایگانی را نام برده و به اختصار توضیح دهید
4- اصولی را که بایستی در ایجاد سیستم بایگانی رعایت شوند ذکر کنید
5- روشهای تنظیم اسناد را برشمرده و آنها را توضیح دهید
6- مراحل بررسی سیستم بایگانی را بیان کنید
30
تعریف بایگانی
بایگانی عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه
31
وظیفه بایگانی
وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت .
32
تعریف سند
سند عبارت است از حقایق کتبی در خصوص وقایع و معاملات سازمان که ممکن است در فرمهای چاپی ،کارت ،اوراق،کاغذ یا کتاب منعکس شود . بنابراین هر شیءقابل استناد مثل نوارهای ضبط صوت ،فیلم ،میکروفیلم و …مادام که قابل استناد باشند سند محسوب می شوند .
33
تعریف پرونده
پرونده عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع ،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است .
34
تعریف آرشیو
آرشیو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری ،حقوقی ،مالی ،علمی ،تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند.
35
انواع سیستم بایگانی
1- سیستم متمرکز
2- سیستم غیرمتمرکز
3- سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی )
36
اصول بایگانی
1- آسان بودن
2- قابلیت اجرا
3- قابلیت انعطاف
4- دقت و سرعت
5- افراد با صلاحیت
6- نظم اصولی و منطقی
37
اصل آسان بودن
به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد .
38
اصل قابلیت اجرا
براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد .
39
اصل قابلیت انعطاف
به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی لازم را انجام داده باشد .
40
اصل دقت و سرعت
سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت ،امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند .
41
اصل افراد با صلاحیت
کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند .
42
اصل نظم اصولی و منطقی
در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها ،بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی شود .رعایت نکات زیر توصیه می شود :
الف- وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن
ب- رعایت تقدم و تاخر در شماره و تاریخ نامه ها
ج- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی
د- رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده
43
روشهای تنظیم اسناد
1- روش الفبایی
2- روش موضوعی
3- روش شماره ای
4- روش جغرافیایی
5- روش تاریخی
6- روش تلفیقی
44
مراحل بررسی سیستم بایگانی
1- بررسی بایگانی در وضع موجود
2- تجزیه و تحلیل وضع موجود و تعیین نارسایی ها و نقایص
3- اصلاح سیستم و ارائه وضع پیشنهادی
45
منبع
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خانم دکتر زاهدی
ابن خلدون، عبدالرحمن(۱۳۶۴). “مقدمه ابن خلدون”، ترجمه: گنابادی، م . پ، تهران: بنگاه ترجمه و نشر کتاب.
ایکاف، راسل(۱۳۸۸). بازآفرینی سازمان”، ترجمه: تقی ناصر شریعتی و همکاران. تهران: سازمان مدیریت صنعتی.
ایکاف، راسل(۱۳۸۰). “برنامه ریزی تعاملی”، ترجمه: خلیلی، س،تهران: نشر مرکز.
بینش، مسعود(۱۳۸۵). با اندیشمندان عرصه مدیریت. تهران: سازمان مدیریت صنعتی.
بینش، مسعود(۱۳۸۷). “فکر بهبود”، تهران: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.
پورتر، مایکل(۱۳۸۴). “استراتژی رقابتی”، ترجمه: مجیدی، ج و مهرپویا، ع، تهران: نشر رسا.
سنگه،پیتر(۱۳۷۵). “رقص تغییر”، ترجمه: مشایخی، ع و همکاران، تهران: آریانا.
سنگه،پیتر(۱۳۸۳). “پنجمین فرمان”، ترجمه: کمال هدایت، ح و روشن، م، تهران: آریانا.
قراچه داغی، جمشید(۱۳۸۹). “روش شناسی سیستم ها”، ترجمه: سلطانی و حقیقت ثابت.
کالینز، جیم(۱۳۸۶). “از خوب به عالی، ترجمه: سپهرپور، ن، تهران: پیک آوین.
مختاری، قاسم(۱۳۸۷). “مقدمه ای بر تفکر سیستمی”، ویرایش پنجم. تهران:
هریس، ریچارد(۱۳۸۹). “هنر برنامه ریزی کوانتمی”، ترجمه: بینش، م و مهذب، س،تهران: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.
46
با تشکر از توجه شما
47