تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها



فصل اول

مقدمه‏اى بر تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها

اهداف و موضوعات مورد بحث
در این فصل مباحث عمومى و مقدماتى تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها مورد بحث قرار مى‏گیرد. خواننده با مطالعه این فصل در مى‏یابد که اصولاً سیستم چیست، چه خصوصیاتى دارد، داراى چه ابعادى است، چه انواعى دارد، ضرورت توجه به سیستم چیست و تحلیلگر سیستم کیست.
همچنین در این فصل پس از ارائه یک طبقه بندى براى انواع سیستمها، سیستمهاى مورد نظر این کتاب را که سیستمهاى سازمانى- انسانى هستند مورد بحث قرار مى‏دهد و برخى از خصوصیات اینگونه سیستمها را برمى‏شمرد. سپس چگونگى پیدایش علم تجزیه و تحلیل سیستم و علومى که شالوده این علم را تشکیل دادند، مورد بررسى مختصر قرار مى‏گیرد. پس از آن مطالبى کلى و کلیدى پیرامون فعالیتهائى که در تجزیه و تحلیل سیستم انجام مى‏شود بیان شده و خواننده در مى‏یابد، اصولاً تجزیه و تحلیل سیستم چگونه انجام مى‏شود.
تفاوتهاى دیدگاهها از علم تجزیه و تحلیل و دیدگاه این کتاب از علم تجزیه و تحلیل سیستم و نیز ارتباط فراروند تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم با فراروند مهندسى نرم‏افزار، در ادامه مورد بحث قرار خواهد گرفت و مهندسین نرم‏افزار جایگاه خود را در برخورد با مطالب این کتاب در مى‏یابند.
در انتها نیز مهمترین خصوصیت تجزیه و تحلیل سیستم که رهیافتى بودن آن است مورد بحث قرار گرفته و اهدافى که از تجزیه و تحلیل سیستم دنبال مى‏شود به همراه مفاهیم تفکر سیستمى به طور مختصر بیان مى‏شود.
نکات قابل توجه براى یادگیرى
این فصل، دید اولیه و اساسى را به خواننده براى ورود به مباحث اصلى کتاب که در فصول آینده مطرح مى‏شود مى‏دهد و بسیارى از نکات کلیدى براى یادگیرى فصول آینده در این فصل مطرح مى‏شود. پیشنهاد مى‏شود که مطالعه این فصل با دقت کافى انجام شود.
بحث پیرامون چگونگى پیدایش این علم، براى درک بهتر خواننده از مطالب و پیدا کردن دید کافى براى مباحث بعدى است. به خاطر سپردن جزئیات این مباحث لزومى ندارد. اما خواننده باید کلیات را تشخیص دهد.

فهرست
1-1- سیستمها در محیط اطراف ما
2-1- انواع سیستمها، سیستمهاى سازمانى-انسانى
3-1- سیر تحول و پیدایش علم تجزیه و تحلیل سیستم
4-1- نگاهى کلى به فراروند تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم
5-1- دیدگاهها از علم تجزیه و تحلیل سیستم
6-1- رهیافتى بودن تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها
7-1- اهداف عمومى تجزیه و تحلیل سیستم
8-1- تفکر سیستمى
1-1- سیستمها در محیط اطراف ما
1-1-1- سیستم
سیستم کلمه‏اى است که براى گوش اغلب ما آشنا است. از این عبارت هر روزه استفاده مى‏کنیم و یا به نحو غیر مستقیم با آن سر و کار داریم. با نگاهى گذرا به محیط اطراف خود، سیستمهاى مختلفى را مشاهده مى‏کنید. وقتى از خانه بیرون مى‏روید و وارد خیابان مى‏شوید، در خیابان اتومبیل‏ها محدوده خاصى براى حرکت خود دارند و افراد پیاده نیز همینطور. اتومبیل‏ها در محدوده سواره رو از نیمه سمت راست مسیر حرکت مى‏کنند. بدین ترتیب تصادفى بین اتومبیل‏هائى که خلاف جهت یکدیگر حرکت مى‏کنند رخ نمى‏دهد. میانه خیابان با خط سفیدى مشخص شده است. این خط در حالتهاى ممتد یا مقطع ایجاد مى‏شود و هر کدام از این حالتها، معناى خاصى براى رانندگان دارند. افراد پیاده در پیاده‏روئى که معمولاً در دو حاشیه خیابان تعبیه شده حرکت مى‏کنند. محل تقاطع مسیر افراد پیاده با خیابان بصورت خط کشى شده مشخص و براى رانندگان و عابران معناى خاصى دارد. اتومبیل‏ها براى حرکت و توقف در خیابانها از مقررات خاصى تبعیت مى‏کنند. …
همه آنچه که گفته شد، از وجود سیستمى در مدیریت معابر و عابرین پیاده یا سواره حکایت مى‏کند. البته ما هر روزه با چنین سیستمى سروکار داریم، اما ممکن است با دید یک سیستم به آن نگاه نکنیم. اشتباه نکنید، این سیستم فقط مقررات راهنمائى و رانندگى نیست. بلکه این مقررات فقط بخشى از این سیستم را تشکیل مى‏دهد. عابرین، پلیس، اتومبیل‏ها، خیابانها، چراغهاى راهنمائى، تعاریف و پیش‏فرض‏ها، خطکشى‏ها و … اجزاء دیگر این سیستم را تشکیل مى‏دهند و وقتى همه اینها دست به دست هم دهند و همه اجزاء، وظایف خود را به خوبى انجام دهند، آنوقت مى‏گوئیم این شهر سیستم عبور و مرور مناسبى دارد.
از خیابان عبور مى‏کنید و براى دریافت حقوق خود وارد بانک مى‏شوید. در محوطه بانک چندین کارمند در محل‏هاى خاصى که طبق خصوصیات مشخص در کنار یکدیگر قرار گرفته حضور دارند. بر بالاى سر هر یک از کارمندان تابلوئى نصب شده و وظیفه هر یک را مشخص مى‏کند. هر یک از این کارکنان مشغول انجام دادن کار خاصى است. به باجه پس‏انداز مراجعه مى‏کنید و دفترچه خود را ارائه مى‏کنید. پس از رسیدن نوبت شما در صف انتظار، کارمند به مجموعه‏اى از کارت‏ها که در کنار وى طبق نظم بخصوصى (که شاید براى شما چندان مشخص نباشد) چیده شده است مراجعه و کارتى را خارج مى‏کند. سپس وى عملیاتى را روى کارت و دفترچه شما انجام داده و پس از پرسیدن مبلغى که مى‏خواهید دریافت کنید، برگه‏اى از دفترچه را؛وو به شما مى‏دهد تا امضاء کنید. سپس وى پس از انجام عملیاتى دیگر، دفترچه را در جعبه باجه کنارى (صندوق) قرار مى‏دهد و …
اینها هم همه نشانگر سیستم خاصى است که در بانک مورد نظر حکم‏فرما است. گاهى اوقات در مقایسه بین دو بانک مختلف، مى‏گوئید فلان بانک کار را سریعتر انجام مى‏دهد یا بهمان بانک بهتر است. معیار شما براى بهتر بودن یک بانک چیست؟ احتمالاً خواهید گفت، انجام سریع‏تر کار، ارائه خدمات بیشتر، نظم، احترام و ادب کارکنان و … اما در یک جمع بندى ممکن است به این نتیجه برسید که بانکى که سیستم بهترى داشته باشد، همه اینها را بدست خواهد آورد. پس بانکى بهتر است که داراى سیستم بهترى باشد.
2-1-1- سیستمهاى پیچیده‏تر و متشکل از زیر سیستمها
سیستم عبور و مرور و سیستم بانک سیستمهائى هستند که مکانیزم عملکرد آنها تا حد بسیار زیادى براى شما روشن است. اما شما ممکن است با سیستمهاى پیچیده ترى هم سروکار داشته باشید. بیائید به یک سفر شما با هواپیما نگاه کنیم.
فرض کنید قصد مسافرت دارید و مى‏خواهید از هواپیما براى مسافرت استفاده کنید. به دفتر مسافرتى خود مى‏روید و به کارمند مربوطه، زمان و مقصد سفر خود را اعلام مى‏کنید. وى با استفاده از کامپیوتر خود، نزدیک‏ترین زمان و مسیرهاى میانى را مشخص کرده و به شما اعلام مى‏کند. شما نیز یکى از پروازها را انتخاب کرده و وى بلیط این پرواز را با دریافت وجه مربوطه براى شما صادر مى‏کند. وى همچنین صدور بلیط شما را در سیستم کامپیوترى خود که وصل به سیستم کامپیوترى مرکزى هواپیمائى است، اعلام مى‏کند تا جاى شما در آن پرواز محفوظ بماند. در تاریخ مقرر به فرودگاه مى‏روید. ابتداى درب ورودى فرودگاه، کیف و ساک شما را در دستگاهى قرار داده و آنرا بازرسى مى‏کنند و شما را نیز مورد بازرسى بدنى قرار مى‏دهند. سپس به محل تحویل بار رفته از بین باجه‏هاى مختلف تحویل بار، شماره پرواز خود را در یکى از باجه‏ها شناسائى مى‏کنید و بلیط خود را به آن باجه ارائه کرده و بار خود را تحویل مى‏دهید. کارمندى که در آن باجه ایستاده است، تکه‏اى از یک برچسب را بر دسته ساک شما چسبانده و تکه دیگرى را بر روى بلیط شما مى‏چسباند. اگر دقت کنید، شماره روى هر دو تکه برچسب یکسان است. سپس وى ساک شما را روى ریلى که دهها ساک دیگر بر روى آن درحال حرکت است قرار داده و ساک از محوطه خارج مى‏شود. او به شما کارت پروازى مى‏دهد که با رنگ خاصى مشخص شده و شماره صندلى شما بر روى آن نوشته شده. شماره دیگرى نیز بر روى آن نوشته شده که شماره سریال کارت‏ها است. …
اگر بخواهیم به همین صورت تنها جزئیات سفر شما با هواپیما را شرح دهیم، سراسر این کتاب تنها به همین موضوع اختصاص پیدا خواهد کرد. همه این موارد نشان دهنده وجود زیر سیستمهاى مختلفى است که در یک فرودگاه، پرواز هواپیماها را پشتیبانى و مدیریت مى‏کند. به عبارت دیگر، سیستم فرودگاه و هواپیمائى، از چندین زیر سیستم مختلف ساده یا پیچیده تشکیل شده است. یک زیر سیستم وظیفه ذخیره جا و صدور بلیط را بر عهده دارد. زیر سیستم دیگر بازرسى و امنیت پرواز، دیگرى کنترل بلیط و صدور کارت پرواز، دیگرى جمع‏آورى، حمل و توزیع بار. برخى دیگر از این زیر سیستمها عبارتند از :
زیرسیستم نگهدارى تاسیسات فرودگاه.
زیرسیستم حمل و نقل مسافران در محوطه پرواز.
زیرسیستم نظافت محوطه فرودگاه.
زیرسیستم بازبینى فنى هواپیماها.
زیرسیستم تامین منابع و سوخت هواپیما.
زیرسیستم نظافت داخل هواپیما.
زیرسیستم تامین تغذیه پرواز مسافران.
زیرسیستم کنترل و هدایت پرواز (برج مراقبت).
زیرسیستم ایمنى باند پرواز.
زیرسیستم جلوگیرى از ورود پرندگان به باند پرواز.
….
تعداد این زیر سیستمها بسیار زیاد است. هر یک وظیفه خاصى را بر عهده دارد. اما نکته بسیار مهم در آن است که تمام این زیر سیستمها با نظم بسیار زیاد، با هم هماهنگ هستند. اگر از شما سئوال کنند که کدامیک از این زیر سیستمها داراى اهمیت زیادى است، ممکن است بگوئید زیرسیستم کنترل و هدایت پرواز (برج مراقبت). پاسخ شما درست است. زیرا جان همه سرنشینان، به هدایت درست این زیرسیستم بستگى دارد. اما باقى زیرسیستمها نیز اهمیت کمى ندارند. اگر یکى از زیر سیستمهاى به نظر کم اهمیت، مثلاً زیر سیستم حمل بار مسافران، دچار اشکال شود و کار خود را به خوبى انجام ندهد، فعالیت باقى زیر سیستمها نیز دچار اختلال مى‏شود. همه در هواپیما منتظر نشسته و همه چیز آماده است، بجز بار. بسیارى از اوقات تاخیرهائى که در پروازها بوجود مى‏آید، ناشى از تاخیر عملکرد یکى از این زیرسیستمهاى به ظاهر کم‏اهمیت است.
از طرف دیگر، در همان هنگامى که آن کارمند، بار شما را روى ریل قرار مى‏دهد، چندین ساک و چمدان و بسته دیگر نیز از باجه‏هائى که مقصد پرواز آنها شهر دیگرى است روى همان ریل قرار مى‏گیرد. تفکیک بسته‏ها چگونه انجام مى‏گیرد. چقدر عصبانى خواهید شد، اگر در مقصد اصفهان پیاده شده و متوجه شوید که ساک شما اشتباها به شیراز فرستاده شده است!
3-1-1- اهمیت سیستم
به نظر شما، آیا بدون وجود یک سیستم منظم، دقیق و حساب شده، مى‏توان یک فرودگاه را مدیریت نمود؟ فرض کنید که به شما سرمایه کافى براى تاسیس یک فرودگاه بین‏المللى را بدهند و بگویند هر کجا که خواستید این فرودگاه را بسازید و به هر گونه که خواستید سازماندهى کنید (البته فقط فرض کنید!). آیا با ساختن چند سالن و اسفالت کردن یک تکه زمین به عنوان باند و استخدام چند کارمند کار تمام مى‏شود؟ آیا اگر این فضا نیز ساخته شد و کارمندانى را استخدام کردید، مى‏توانید این کارمندان را سازماندهى کنید؟ مثلاً به ده‏نفر بگوئید شما بارها را حمل کنید، ده‏نفر دیگر را مامور امنیت کنید، بیست نفر را مامور برج مراقبت کنید و … من که حاضر به مسافرت از چنین فرودگاهى نخواهم بود، شما را نمى‏دانم! چون احتمال دارد که چند روز براى سوار شدن به هواپیما در این فرودگاه معطل بمانم و آخر سر بجاى جده، سر از آنکارا در بیاورم. تازه اگر هواپیما اشتباها وارد سالن ترانزیت نشود!
کجاى کار ایراد دارد؟ مگر فرودگاه شما ساختمان و باند و کارمند و تجهیزات ندارد؟ چرا دارد. مگر فرودگاه شما سرمایه کافى ندارد؟ چرا دارد. پس عیب کار از کجاست؟ حدس شما درست است، عدم ایجاد سیستم. شما همه چیز را فراهم کرده‏اید بجز سیستم. و بدون سیستم هیچکدام از این تجهیزات و پرسنل و ساختمان قابل استفاده نخواهد بود. حتى سیستم باید قبل از اینها تهیه شود. سیستم است که مشخص مى‏کند که باند چگونه باید باشد، سالنهاى ترانزیت و سالنهاى تعمیر هواپیما کجا باید باشند، مشخصات هر یک از سالنها چگونه باید باشد و … اشتباه نکنید، سیستم مهندسى راه و ساختمان نیست. مشخصات فنى باند و ساختانها توسط مهندسین راه و ساختمان تعیین مى‏شود، جهت باند توسط کارشناسان هواشناسى، عرض باند توسط کارشناسان هوافضا و … ولى اینکه باند و ساختمانها چه نسبتى به هم داشته باشند، کجا بنا شوند و امثال آن بر عهده یک کارشناس سیستم است. ممکن است مشخصات فنى باند و ساختمانها بسیار درست ایجاد شده باشد، اما براى عبور دادن مسافران و رسیدن به پارکینگ هواپیما مجبور شویم از باند عبور کنیم. یا اینکه براى بردن هواپیماها از پارکینگ به آشیانه و یا سالن تعمیرات، مجبور به عبور از جلو سالن ترانزیت و از داخل پارکینگ اتومبیل‏هاى مسافران باشیم. چقدر تعجب مى‏کنید اگر ببینید یک بوئینگ 747 در کنار اتومبیل شما در پارکینگ فرودگاه "پارک" شده باشد!
سازماندهى پرسنل، فعالیتها، زیر سیستمها و همه و همه اینها توسط ایجاد یک سیستم مناسب در چنین فرودگاهى انجام مى‏شود. سیستم، همه چیز یک فرودگاه و یک سازمان است. شاید در نظر اول زرق و برق تجهیزات، هواپیماها و سالن‏ها بیشتر به چشم آید تا سیستم. اما در اصل همه چیز در آن سیستم خلاصه مى‏شود. اگر سیستم فرودگاه از هم بپاشد، هیچیک از تجهیزات و سالن‏ها و … بکار نخواهد آمد. شما نیز در صورتى که بخواهید چنین فرودگاهى را بنا کنید، بهتر است ابتدا یک تیم تجزیه و تحلیل سیستم از افراد زبده را تشکیل داده و سیستم فرودگاه را تهیه کنید، سپس نسبت به خرید زمین و ساخت ساختمان آن اقدام کنید.
متاسفانه ممکن است با نقیض مطالبى که بیان شد نیز مواجه شوید. احتمالاً سازمانها و اداراتى را دیده‏اید که با روش ساخت همان فرودگاه مورد بحث، سازماندهى شده و مشغول به کار هستند. ارباب رجوع و مشترى سرگشته که در انتخاب سازمان یا اداره مربوطه اختیارى ندارد و به نوعى مجبور به مراجعه به آن سازمان است، بین اتاقها و میزها و طبقات مختلف سرگردان و اینطرف و آنطرف مى‏رود. کارمندان هم خود نمى‏دانند که چه باید بکنند، از وظایف و اختیارات خود به خوبى اطلاع ندارند و … همه اینها نشانه عدم وجود سیستم مناسب است. این سازمانها با تعیین یک مدیر و استخدام چند کارمند فعالیت خود را آغاز مى‏کنند و در همان ابتداى کار، مدیر هر کارمند را مامور انجام کارى مى‏کند و بدین ترتیب فعالیت سازمان، بدون هیچ بررسى و هیچ ارزیابى شروع مى‏شود و سالیان سال هم به همان وضع ادامه پیدا مى‏کند. در حین کار، هرکجا مشکلى پدیدار شد، با تغییر یک فرم یا ایجاد یک فرم دیگر مشکل را ظاهراً بر طرف مى‏کنند. در چنین سازمانهائى صدها فرم و برگه مختلف وجود دارد که برخى اوقات هیچیک از پرسنل نمى‏داند که یک فرم بخصوص چرا باید تکمیل شود، و از آن چه استفاده‏اى مى‏شود. بایگانى‏ها از انبوهى از فرم‏ها و پرونده‏هائى که هرگز خوانده نمى‏شود پر شده است. هر روزه ارباب رجوع‏هائى را مشاهده مى‏کنید که از این اتاق به آن اتاق سرگردانند و از انجام نشدن کار خود گلایه مى‏کنند. افرادى را مشاهده مى‏کنید که سالها است پیگیر انجام یک کار نه چندان پیچیده هستند. ممکن است فردى را مشاهده کنید که پیگیر پرونده‏اى که پدربزرگ وى تشکیل داده است باشد، و هنوز این پرونده به نتیجه نرسیده باشد. این یک شوخى نیست و مثالهاى واقعى از آن وجود دارد. همه این سختى کار و این چرخه‏هاى پایان ناپذیر و این هفت‏خوان‏ها را عادى، و جزء طبیعت کار ادارى مى‏دانند. اما در حقیقت چنین نیست. عدم وجود سیستم مناسب است که وضع را به چنین شکلى درآورده است. اهمیت ندادن به سیستم و گاه اصولاً عدم اطلاع از موجودیتى به نام سیستم، سازمان را گریبانگیر چنین مشکلاتى مى‏کند.

4-1-1- مسئله پیچیدگى و نیاز به سیستم
سیستمهاى مختلف داراى پیچیدگى‏هاى مختلفى نیز هستند. سیستم عبور و مرور یک شهر بزرگ در مقایسه با سیستم عبور و مرور یک روستا بسیار پیچیده‏تر و داراى مشکلات بیشتر است. و همینطور سیستم کنترل فرودگاه و هواپیمائى، بسیار پیچیده‏تر از سیستم یک تعاونى اتوبوسرانى در یک شهرستان کوچک است. هر چه پیچیدگى سیستم افزایش پیدا مى‏کند، نیاز آن سازمان به سیستم منظم‏تر، منسجم‏تر و حساب شده‏تر بیشتر مى‏شود. به عبارت دیگر، وجود یک سیستم کارا و دقیق براى یک سازمان داراى ساختار پیچیده، اهمیت بسیار زیادترى از یک سازمان با ساختار ساده دارد.
5-1-1- تجزیه و تحلیل سیستم، تحلیلگر سیستم
قصد ما از بیان مطالب مطرح شده در این کتاب، آشنائى خواننده با فنونى است که چگونگى بررسى و ایجاد و سازماندهى یک سیستم صحیح را در یک سازمان مشخص مى‏کند. این فنون، فنون "تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم"، و شخصى که این فنون را بکار مى‏گیرد، "تحلیلگر سیستم" نامیده مى‏شوند. هدف یک تحلیلگر سیستم، بررسى و ایجاد سیستمى است که بتواند فعالیت یک سازمان را هدایت و سازماندهى کند. یک تحلیلگر سیستم یا یک سیستم جدید را براى سازمانى جدید (نظیر همان فرودگاه در دست ساخت)، ایجاد مى‏کند و یا سیستمى را که در یک سازمان در حال کار وجود دارد اصلاح کرده و سیستم مناسبى را جایگزین آن مى‏کند. در فصول آینده تعاریف دقیق‏ترى از سیستم و تحلیلگر سیستم ارائه خواهیم کرد.

2-1- انواع سیستمها، سیستمهاى سازمانى-انسانى
1-2-1- تنوع سیستمها
سیستمها محدود به سیستمهائى که در سازمانها و فرودگاهها وجود دارند نمى‏شود.
اتومبیل شما سیستم کامل و پیچیده‏اى است. این سیستم از زیر سیستمهاى مختلفى تشکیل مى‏شود. یک زیر سیستم وظیفه سوخت‏رسانى را برعهده دارد، زیر سیستم‏دیگر برق را به موتور مى‏رساند. زیر سیستم دیگر عمل احتراق را کنترل مى‏کند. یک زیر سیستم تهویه هواى داخل اتاق را کنترل مى‏کند و …
به بدن خود نگاه کنید. بدن شما یک سیستم بسیار پیچیده است و از زیر سیستمهاى پیچیده دیگرى تشکیل مى‏شود. زیر سیستم جریان خون، زیر سیستم تنفس، زیر سیستم اعصاب، زیر سیستم کنترل حرکت، زیر سیستم بینائى و …. همه اینها در کنار یکدیگر، بعلاوه روح، انسان را تشکیل مى‏دهند.
چرخه حیات طبیعت، حرکت روز و شب و تولد و مرگ موجودات زنده و حرکت چرخه اکوسیستم، ارتباط گیاهان و جانواران و نقش هر یک از آنان در این چرخه، همه نشان از وجود سیستمى بسیار دقیق و منظم را مى‏دهد. خداوند حکیم در کتاب مبین انسان را به تعقل در آن (و کشف سیستم و پدید آورنده آن) دعوت مى‏کند :
"ان فى خلق السموات و الارض و اختلاف الیل و النهار و الفلک التى تجرى فى‏البحر بما ینفع الناس و ما انزل الله من السماء من ماء فاحیا به الارض بعد موتها و بث فیها من کل دابه و تصریف الریاح و السحاب المسخر بین السماء و الارض لایات لقوم یعقلون"
{P – سوره مبارکه بقره، آیه 164. همچنین ببینید : آل عمران 190، انعام 73، یونس 3، هود 7، انبیاء3، فرقان 2، عنکبوت 44، روم 8. P}
"محققا در آفرینش آسمانها و زمین، و آمد و شد شب و روز، و کشتیهائى که در دریا به سود مردم در حرکتند، و آبى که خداوند از آسمان نازل کرده، و با آن زمین را پس از مرگ زنده نموده، و انواع جنبندگان را در آن گسترده، و در تغییر مسیر بادها و ابرهائى که میان زمین و آسمان مسخرند، نشانه‏هائى است براى مردمى که عقل دارند و مى‏اندیشند."
کهکشانها و کل جهان خلقت، بیانگر سیستم بسیار عظیمى است که بصورت منظم و کاملا دقیق و حساب شده و تابع قوانین و مقررات خاص ایجاد شده است. نظریه انبساط و انقباض جهان حاکى از سیستمى است که کل جهان و کهکشانها را از یک ماده اولیه خلق و منبسط نمود، و زمانى این انبساط معکوس گردیده و انقباض آغاز مى‏شود و کل جهان به سمت همان ماده اولیه باز مى‏گردد :
"یوم نطوى السماء کطى السجل للکتب کما بدانا اول خلق نعیده وعدا علینا انا کنا فاعلین"
{P – انبیاء P 104}
"در آن روز که آسمان را چون طومارى در هم مى‏پیچیم، همان گونه که آفرینش آن را آغاز کردیم، آن‏را باز مى‏گردانیم، این وعده‏اى است بر ما و قطعاً آنرا انجام خواهیم داد."
خانواده شما نیز داراى سیستم خاصى است. این سیستم نمونه یک سیستم اجتماعى است. روابط بین افراد، وظایف هر یک، مقررات و آئین‏نامه‏هاى ننوشته ولى درحال اجرا، بعلاوه اعضاء خانواده این سیستم را تشکیل مى‏دهند.
آموزش در یک دانشگاه از طریق یک سیستم انجام مى‏شود، روالهاى ثبت‏نام، انتخاب واحد، حذف و اضافه و فارغ التحصیلى، از جمله روالها و زیر سیستمهاى این سیستم هستند.
حتى گداها هم براى خود سیستم خاصى دارند. اگر شخصى بدون در نظر گرفتن این سیستم، و تنها با پوشیدن یک لباس ژنده و کثیف به گدائى بپردازد، احتمالاً کتک سختى از سایر گدایان منطقه خواهد خورد! وى باید تابع سیستم آنها باشد.
پس هر چیز از کل جهان هستى گرفته تا یک سلول، از سیستم یک کشور و دولت گرفته تا سیستم یک باجه پستى با یک نفر کارمند و از سیستم اجتماعى جهان گرفته تا سیستم خانواده شما، همه داراى یک سیستم هستند. حتى آن سازمانى که بحث آن شد و آن فرودگاه تازه ساز نیز داراى سیستم است. منتهى سیستم آن به نحو مطلوب و حساب شده ایجاد نشده است. ما در میان میلیاردها و یا بى‏نهایت سیستم قرار گرفته‏ایم.
2-2-1- طبقه بندى سیستمها
سیستمها داراى انواع متفاوتى هستند، یک طبقه بندى از سیستمها مى‏تواند به شکل زیر باشد :
{P – البته طبقه بندى ارائه شده، فقط براى درک بهتر مفاهیمى است که قصد انتقال آن را داریم. در این مورد تاکنون هیچ طبقه‏بندى جامعى که همه آنرا به صورت قطعى پذیرفته باشند ارائه نشده است (یا حداقل نویسنده از وجود آن اطلاعى ندارد). طبقه‏بندى‏هاى دیگرى هم در این زمینه به نظر نویسنده مى‏رسد که شاید از برخى موارد کاملتر و جامعتر از این طبقه‏بندى باشد، اما طرح آنها ما را از بحث اصلى دور خواهد ساخت. P}
سیستمهاى طبیعى (مثل سیستمهاى بیولوژیک و اکولوژیکى و کهکشانها).
سیستمهاى مصنوعى (ابزارها، پل‏ها، سیستمهاى سازمانها، سیستمهاى ریاضى)
سیستمهاى سخت‏افزارى
{P – با سیستمهاى سخت‏افزارى و نرم‏افزارى کامپیوترى اشتباه نشود. سخت‏افزار در بعد کلى آن شامل تجهیزات و لوازم داراى بعد فیزیکى مى‏شود و نرم‏افزار، شامل مستندات، نوشته‏ها، روابط، مقررات، برنامه‏ها و امثال آن مى‏گردد. P}
سیستمهاى الکتریکى – مکانیکى (موتور اتومبیل).
سیستمهاى الکترونیکى (رادیو).
سیستمهاى تاسیسات.
سیستمهاى ساختمانى (معمارى و راه‏وساختمان).
…
سیستمهاى نرم‏افزارى
سیستمهاى اجتماعى (خانواده، فرهنگ‏اجتماع، ارتباطات‏اجتماعى و…).
سیستمهاى سازمانهاى انسانى
سیستمهاى مدیریت کلان (دولتى، قوانین، برنامه‏ریزى‏ملى، …).
سیستمهاى مدیریت خرد (اداره، شرکت، موسسه، سیستمهاى انسان – ماشین
و صنعتى).
…
با دقت به این طبقه بندى ارائه شده، تا حد زیادى جایگاه سیستمهاى مورد بحث در این کتاب مشخص مى‏شود. بحث ما در این کتاب نه در مورد سیستمهاى مکانیکى است و نه در تجزیه و تحلیل سیستمهاى اجتماعى. ما در مورد سیستمهائى صحبت خواهیم کرد که در یک سازمان متشکل از عوامل انسانى مورد استفاده قرار مى‏گیرد. سازمانهاى متشکل از عوامل انسانى، سازمانهائى هستند که انسانها و روابط بین آنها مهمترین عناصر سازمان و سیستم را تشکیل مى‏دهند. این سازمانها مى‏توانند یک سازمان ادارى، یک شرکت یا موسسه تجارى و حتى یک مجموعه نظامى باشند.
در چنین سیستمهائى دو عنصر داراى اهمیت است و سیستم بر محور این دو عنصر شکل مى‏گیرد، سازمان و انسان. این سیستمها از دیدگاه خارجى با سازمانى مواجه هستند که هدف سیستم، رساندن این سازمان به اهداف خود مى‏باشد. به عبارت دیگر هدف سیستم در هدف سازمان خلاصه مى‏شود. از طرفى دیگر این سیستمها با انسانها سروکار دارند و مهمترین موجودیت و پرتنش‏ترین و پیچیده‏ترین عنصرى که سیستم با آن مواجه است انسانها هستند. در یک اتومبیل انسان به عنوان راننده نقشى اساسى دارد. ولى نقش انسان در این اتومبیل در مقایسه با یک سازمان ادارى با 50 نفر پرسنل چندان زیاد نیست. در اتومبیل کلیه فعالیتهاى سیستمها بصورت مکانیکى والکتریکى کنترل مى‏شود و راننده تنها با گرداندن فرمان و فشار روى پدالهاى گاز و ترمز آنرا هدایت مى‏کند. امادر یک سازمان با 50 نفر پرسنل، کلیه فعالیتها به واکنش‏هاى افراد مختلف وابسته است و افراد هستند که فعالیت سازمان را انجام مى‏دهند.
به همین دلیل سیستمهائى که در این کتاب مورد بحث قرار مى‏گیرد را سیستمهاى سازمانى – انسانى مى‏نامیم. این سیستمها داراى خصوصیاتى هستند که در طول این کتاب بتدریج با این خصوصیات آشنائى بیشترى پیدا مى‏کنیم.
3-2-1- واکنش انسانها در پذیرش تغییرات در سیستمها
یکى از مهمترین خصوصیات سیستمهاى سازمانى – انسانى که این سیستمها را از سایر سیستمها متمایز مى‏کند، واکنش انسانها در پذیرش تغییرات است. آیا هیچگاه اتومبیل را دیده‏اید که وقتى لاستیک آنرا تعویض مى‏کنید به شما اعتراض کند و بگوید "من فقط با همان لاستیک سابق کار مى‏کنم!"؟ یا وقتى بخواهید رنگ آنرا تغییر دهید به شما اعتراض کند؟ قطعاً اینطور نیست، مگر آنکه خیالاتى شده باشید. اما سیستمهائى که با انسانها سروکار دارند چنین مشکلى را دارند. بسیارى از انسانها با تغییرات مقابله مى‏کنند و پذیرش روشهاى نو و کنار گذاشتن روشهاى قدیمى، از نظر آنان خطائى است که جوانان همواره مرتکب مى‏شوند. این‏کار از نظر آنان شکستن سنت‏هاى پیشینیان و افرادى است که از نظر آنان پیراهن بیشترى در این کار پاره کرده‏اند. این مقابله همواره وجود داشته است.
"آیا آمده‏اى تا ما را از آنچه پیشینیان را بر آن یافتیم منصرف کنى؟"
{P – یونس P 78}
"مى‏گویند : "آنچه از پدران خود یافته‏ایم ما را بس است"، آیا اگر پدران آنها چیزى نمى‏دانستند و هدایت نیافته بودند (،باز از آنان پیروى مى‏کنند)؟"
{P – مائده P 104}
از طرف دیگر انسانها بر خلاف ادوات مکانیکى و الکترونیکى که تطابق با محیط چندان مفهومى براى آنها ندارد، با محیط اطراف خود خو گرفته و خود را با آن تطبیق مى‏دهند. نمى‏توان انسانى را که به زندگى در یک روستاى خوش آب و هوا عادت کرده، بطور ناگهانى به شهرى شلوغ و پر سروصدا بیاورید تا در آنجا ساکن شود. همانطور که نمى‏توان یک شهرنشین را که به امکانات و سروصداى شهر عادت کرده براى زندگى به روستا ببرید. به همین دلیل نیز افرادى که در یک سیستم قدیمى و معیوب و کند، سالیان درازى فعالیت کرده‏اند، به سادگى سیستمى پرزرق و برق و پر تحرک را که از ادوات و تجهیزات جدیدى استفاده مى‏کند نمى‏پذیرند. و بزرگترین مشکل یک تحلیلگر سیستم همین موضوع است. آنها از برخورد با سیستم جدید واهمه دارند، و این ترس ممکن است منجر به درگیر شدن با تحلیلگر و مقابله با فعالیتهاى وى نیز بشود. بدین لحاظ تحلیلگر سیستم، نه تنها باید در زمینه سیستم مسلط باشد و بتواند سیستم را بطور مناسب بررسى و طراحى کند، بلکه باید بتواند به گونه‏اى با افراد و انسانها برخورد نماید که اعتماد آنها جلب شده و بتواند این واهمه از تغییر را از بین ببرد. یک تحلیلگر مانند پزشکى است که با برخورد روانشناسانه و دوستانه، نه تنها بیمار خود را راضى مى‏کند که زیر تیغ تیز جراحى وى قرار گیرد، بلکه بیمار از انجام این عمل و اینکه توسط چنین پزشکى مورد جراحى قرار گرفته احساس خشنودى مى‏کند. همانطور که آن پزشک تنها بر ساختمان بدن و بیماریهاى آن تسلط ندارد، بلکه روحیات بیمار خود را نیز مد نظر داشته و به آن اهمیت کافى مى‏دهد، تحلیلگر نیز باید علاوه بر تسلط کافى به سیستم و چگونگى طراحى آن، چگونگى برخورد با انسانها را به نحو مطلوب بداند و خصوصیات آنها را به خوبى بشناسد. تحلیلگرى که همچون برخى پزشکان با چند دستیار گردن کلفت، بر سر بیمار بدبخت ریخته و دست و پاى او را گرفته و وى را براى عمل جراحى بیهوش کنند، هرگز موفق نخواهد شد تا سیستم یک سازمان را مورد اصلاح قرار دهد.
3-1- سیر تحول و پیدایش علم تجزیه و تحلیل سیستم
با رشد قدرت تفکر و سازماندهى انسان، در طى قرون متمادى، شناخت انسان نسبت به روش انجام فعالیتها و سازماندهى، روز به روز بیشتر شد. در طى گذر انسان از عصر شکار که در آن مدیریت مبتنى بر قدرت مستقیم و آمرانه بود، به عصر کشاورزى، عصر صنعتى و سپس عصر فراصنعتى که بتدریج مدیریت تخصصى جاى اعمال قدرت مستقیم را گرفت و اهمیت دانش بتدریج افزایش یافته و اهمیت مهارت بازو وفعالیتهاى دستى کاهش پیدا کرد، علم سیستم به عنوان یکى از مبانى این تحولات، رشد چشمگیرى پیدا کرد (شکل 1-1). در این میان مدیریت با گذر از روشهاى آمرانه در سطوح خانواده و سپس تشکیلات قبیله‏اى و تشکیلات حکومتى، به روشهاى مبتنى بر تخصص و دانش در مدیریت و سازماندهى اقتصادى و ادارى دست یافت (شکل 2-1).
منسیوس نویسنده چینى در 500 ق‏م معتقد بود بکار بردن سیستم و استفاده از متدولوژى صحیح و ایجاد مدلهاى منظم، لازمه مدیریت است [م‏ک‏م75]. یونانیان باستان جزئیات کار را مورد مطالعه قرار دادند و از آن براى افزایش کارائى بوسیله موسیقى‏هاى ریتم‏دار استفاده مى‏کردند. برنامه‏ریزى در عهد قدیم و سازماندهى، نشاندهنده وجود اعتقاد به ماهیت سیستم بوده است. هر چند که در آن زمان روشهاى کلاسیک و مدونى براى سازماندهى بوجود نیامده بود، و مطالعه‏اى بر چگونگى انجام فعالیتها و چگونگى سازماندهى انجام نشده بود، ولى این موضوع به معناى عدم وجود سیستم و عدم سازماندهى نبود. سازمانهاى تجارى در دنیاى قدیم و اداره آنها همه نشان از بکارگیرى و آشنائى با سیستم بود. حرکت‏هاى عظیمى که در دنیاى قدیم انجام شده است، بدون ایجاد سیستم بسیار منظم و ایجاد سازمانى عظیم عملى نبوده است. مواردى چون ساخت اهرام مصر، و لشگرکشى کوروش با چند میلیون سرباز، با در نظر گرفتن دانش و تجهیزات و وسائل آن موقع یک اعجاز به حساب مى‏آید. تصور آنکه با آن سطح از دانش و ملزومات، چنین کارى در امروز انجام شود، براى مدیران و فرماندهان ارشد امروزى بسیار مشکل است.

1-3-1- نظریه مدیریت علمى
سیستم خط تولید در اولین بار در کارخانه کشتى‏سازى ونیز تشکیل شد. آنها سیستم انباردارى خاصى را ایجاد نمودند و ساخت وسائل و قطعات کشتى به صورت استاندارد در آمد. به صورتى که این قطعات در ساخت تمام کشتى‏هاى مشابه مورد استفاده قرار مى‏گرفت و این شاید اولین حرکت در جهت ایجاد یک استاندارد بود. از 1800 به بعد عواملى نظیر افزایش راندمان و کاهش هزینه و … در انقلاب صنعتى، باعث شد تا نیاز به مدیریت علمى و شناخت سیستمها ایجاد شود و دانشمندان مختلفى از جمله تیلور، دستورالعملهائى را براى این موارد ابداع نمایند. باید سرعت کار ماشینها با نوع کارى که بوسیله آنها انجام مى‏شود، هماهنگ باشد. براى این منظور، هر قسمت از کار به اجزاء کوچکتر تقسیم مى‏شد و هر جزء توسط یک شخص معین یا ابزار یا ماشین مخصوص انجام مى‏شد. به این ترتیب استانداردهائى براى تعیین زمان انجام هر کار بوجود آمد. نظریه مدیریت علمى تیلور در 1878 شکل گرفت و کامل شد. تیلور متوجه شد، وظیفه مشخصى براى مدیریت کارخانه‏هاى صنعتى وجود ندارد و روشى خاص براى تشویق کارگران به منظور افزایش کارائى دستگاههاى صنعتى موجود نیست. مدیران براى حل مسائل و مشکلات روزانه، یا طرح برنامه‏هاى آینده، از یک روش منظم و سیستماتیک علمى، تبعیت نمى‏کنند و براى تعیین روش صحیح کار، تشخیص وسایل و ابزارهاى کار و استاندارد زمان انجام کار، معیار و ضابطه‏اى وجود ندارد. همه اینها منجر به پدید آمدن مدیریت علمى شد. در یک جمع بندى اصول و مکانیزم مدیریت علمى و روش اعمال این مدیریت را مى‏توان در موارد زیر دانست :
مطالعه و تفکیک اجزاى مختلف و تعیین بهترین و کوتاهترین روش انجام کار و تحقیق و تجزیه و تحلیل مداوم.
استاندارد و یکنواخت‏کردن ابزار کار و تهیه دستورالعملها.
انتخاب دقیق و آموزش صحیح کارکنان.
ایجاد محیط مناسب براى همکارى کارکنان.
برقرارى سیستم امنیت شغلى و حقوقى براى کارکنان.
تقسیم مساوى و هماهنگ کار.
ضرورت اعمال سرپرستى تخصصى.
ایجاد سیستم منظم برنامه‏ریزى.
ایجاد ضوابط کنترل.
نکته بسیار مهم در روشهاى تیلور آن بود که توجه، بیشتر به جنبه‏هاى فیزیکى و مکانیکى بود و به جنبه‏هاى انسانى کمتر توجه مى‏شد. این موضوع بخصوص در بکارگیرى این روشها (که امروزه تحت عنوان روشهاى کلاسیک شناخته مى‏شود) در سازمانهاى انسانى و ادارات و حتى در صنایع مشکلاتى را ایجاد مى‏کرد.
[م‏ک‏م75]
2-3-1- نظریه عمومى سیستمها
{P – P General Systems Theory}
به موازات پیدایش نظریه مدیریت علمى، افزایش اطلاعات دانشمندان در علوم فیزیک، زیست‏شناسى و علوم طبیعى و …، بتدریج آنان را از وجود رابطه‏اى بین علوم مختلف آگاه نمود و دانشمندان متوجه شدند که مسائل مورد بحث در حوزه‏هاى گوناگون علمى از نظر ماهیت به یکدیگر شباهت دارند و بیشتر پدیده‏هاى علمى، از ویژگیهاى مشترک و نظام‏مند برخوردارند.
"و هو الذى انشاکم من نفس واحده فمستقر و مستودع قد فصلنا الایات لقوم یفقهون"
{P – انعام P 98}
"او کسى است که شما را از یک نفس آفرید، بعضى پایدار و بعضى ناپایدار، ما آیات خود را براى کسانى که مى‏فهمند تشریح نمودیم."
و
"ما خلقکم و لا بعثکم الا کنفس واحده ان الله سمیع بصیر"
{P – لقمان 28 ، همینطور نگاه کنید به آیات : لقمان 29، قمر 50ù49، صافات P 4}
" آفرینش و برانگیختن شما همانند یک فرد بیش نیست، خداوند شنوا و بینا است."
بدین ترتیب، ایده تفکر سیستمى و نظریه عمومى سیستمها شکل گرفت. بر طبق این نظریه، دیدگاه کسى که یک سیستم را مورد بررسى و تفکر قرار مى‏دهد بر مبانى زیر استوار است [رض‏ع76] :
1- تصور ارگانیک. یعنى به هر موجودى با شکل و دید یک سازمان و ارگانیسم نگاه کند. با چنین دیدى یک اتومبیل تنها یک وسیله نیست. بلکه ساختارى است از زیر سیستمها و اجزاء مختلف که یک کل را تشکیل مى‏دهد.
2- کل نگرى. به جاى توجه به تک‏تک اجزاء پدیده، بر کلیت آن و جمع‏بندى اجزاء مرتبط با یکدیگر متمرکز مى‏شود.
3- مدلسازى. یعنى متفکر سیستمى سعى مى‏کند به جاى شکستن کل به اجزاء، ادراک خود را از یک پدیده واقعى، بر مدلى از آن که خود یک پدیده واقعى است منطبق کند.
4- بهبود شناخت. یک متفکر سیستمى سعى مى‏کند، شناخت خود را از سیستم بهتر کند.
هدف نظریه عمومى سیستمها، کشف قوانین و نظم ذاتى انواع پدیده‏ها است. نظریه عمومى سیستمها مى‏تواند تعمیمى جامع براى بررسى یک سازمان از دیدگاه سیستمى باشد. یعنى مى‏توان یک سازمان را با در نظر گرفتن ویژگى‏هاى عمومى یک سیستم در نظریه عمومى سیستمها مورد بررسى قرار داد. ویژگى‏هاى عمومى یک سیستم از این دیدگاه عبارتند از [رض‏ع76] :
1- به هم پیوستگى و وابستگى اجزاء، ویژگیها، رخدادها و مانند آن. سیستم از مجموعه‏اى از عناصر به هم پیوسته و بعضاً وابسته به هم تشکیل مى‏شود. مثلاً یک اتومبیل، از پمپ‏بنزین، بدنه‏موتور، سیلندرها، سوپاپ‏ها و … و رخدادهائى نظیر احتراق، دوران، مکش و … تشکیل مى‏گردد که همه این عناصر و رخدادها و ویژگیها با هم در ارتباطند و برخى از آنها به برخى دیگر وابستگى دارند.
2- کل گرائى. همه عناصر سیستم با هم در مجموع یک سیستم را تشکیل مى‏دهند و نمى‏توان اجزاء را به تنهائى و جداى از کل در نظر گرفت. در همان اتومبیل نمى‏توان سیستم سوخت‏رسانى را جدا کرد و مورد آزمایش قرار داد. عملکرد سیستم سوخت‏رسانى جداى از موتور معنائى ندارد.
3- هدف جوئى. تمام عناصر و فعالیتها در تعامل با یکدیگر به سمت یک هدف مشخص حرکت مى‏کنند. همه عناصر یک اتومبیل براى ایجاد حرکت و حمل بار یا مسافر فعالیت مى‏کنند.
4- ورودیها و خروجیها. هر سیستم داراى ورودیهائى است و خروجیهائى را نیز ایجاد مى‏کند. ورودیهاى اتومبیل مى‏تواند بنزین، روغن، فرمانهاى راننده و خروجیهاى آن دود، حرارت و حرکت باشد.
5- تبدیل. سیستم ورودیها را به خروجیها تبدیل مى‏کند. سوخت در اتومبیل به دود و حرکت تبدیل مى‏شود.
6- مقابله با بى‏نظمى و کهولت (آنتروپى). هر سیستم به صورت معمول به سمت بى‏نظمى و از هم پاشیدگى و در نهایت مرگ پیش مى‏رود. سیستم باید بتواند براى جلوگیرى از مرگ، این بى‏نظمى را مهار کند. حرارت در موتور اتومبیل دائماً افزایش پیدا مى‏کند و سیستم خنک کننده‏اى باید این افزایش حرارت را کنترل کند. همچنین استهلاک لوازم باید با نگهدارى و تعمیرات کنترل شود.
7- تنظیم. ارتباط اجزاء و فعالیت اجزاء در ارتباط با یکدیگر، باید به گونه مناسب تنظیم شود تا سیستم به اهداف خود برسد. پمپ بنزین و کاربوراتور باید تنظیم شود تا موتور به شکل مناسبى کار کند.
8- سلسله مراتب. هر سیستم از زیر سیستمهائى تشکیل مى‏شود و هر زیر سیستم خود یک سیستم محسوب مى‏شود و از زیر سیستمهاى دیگرى تشکیل مى‏شود. اتومبیل از اتاق، شاسى، موتور و چرخها تشکیل مى‏شود و موتور از … .
9- جداسازى. وظایف بر حسب اجزاء تشکیل دهنده قابل تفکیک و جداسازى است. اجزاء مربوط به کولر اتومبیل باید قابل تفکیک از اجزاء مربوط به سیستم برق‏رسانى باشد چون هر یک وظایف مختلفى دارند.
10- هم‏پایانى. همه سیستم به سمت پایان واحد حرکت مى‏کند و از روشهاى متفاوتى مى‏توان به یک پایان واحد رسید :
"الله الذى رفع السموات بغیر عمد ترونها ثم استوى على العرش و سخر الشمس و القمر کل یجرى لاجل مسمى یدبر الامر یفصل الایات لعلکم بلقاء ربکم توقنون"
{P – رعد P 2}
"خدا همان کسى است که آسمانها را بدون ستونهائى که براى شما دیدنى باشد برافراشت، سپس بر عرش استیلا گرفت و خورشید و ماه را مسخر ساخت، همه تا به سمت پایان مشخصى حرکت دارند، کارها را او تدبیر مى‏کند، آیات را تشریح مى‏نماید، شاید به لقاى پروردگارتان یقین پیدا کنید."
نظریه عمومى سیستمها را مى‏توان در این نکته خلاصه کرد که "کل" یا "سازمان" چیزى بیش از مجموع عناصر آن است.
3-3-1- مهندسى سیستم و علم تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها
ایجاد سازمانهاى بزرگتر با تکنولوژى جدید باعث شد تا سرعت افزایش نیازهاى سازمانى به مراتب بیشتر از سرعت افزایش منابع شود. بدین ترتیب فاصله بین منابع و احتیاجات، روز به روز بیشتر شده و هر روزه اهمیت اختصاص منابع موجود نسبت به نیازها بیشتر مى‏شود. باید منابعى نظیر بودجه، نیروى انسانى، تسهیلات و امثال آن را سازماندهى و در جهت تحقق بخشیدن به هدف‏هاى سازمان از آنها بهره‏بردارى کرد. بدین ترتیب در اداره امور سازمانها، تنها انجام دادن وظایف مدیریت کافى نیست. از این رو تکنیکها و روشهائى از جمله تجزیه و تحلیل سیستمها مورد استفاده قرار گرفت.
به موازات پیدایش نظریه مدیریت علمى و نظریه عمومى سیستمها، در اواسط دهه 1940، نظریه سیستمها (با نظریه عمومى سیستمها اشتباه نشود) شکل گرفت. در واقع این نظریه تاثیر{P – P System Theory}
بسیار زیادى از نظریه مدیریت علمى و نظریه عمومى سیستمها گرفته و ضمناً از زمینه‏ها و علوم مختلف دیگرى نیز بهره جسته بود. به عبارت دیگر با تلفیق نظریه مدیریت علمى، نظریه عمومى سیستمها و علوم گوناگون دیگر، نظریه سیستمها شکل گرفت. این نظریه، توجه خود را معطوف بر سیستمهاى سازمانهاى ادارى و انسانى مى‏کند و در بررسى این سیستمها، بر اطلاعاتى که از راه تحقیق تجربى بدست مى‏آید اهمیت خاصى قائل مى‏شود. این نظریه سازمان را مجموعه‏اى از عوامل زیر مى‏داند :
1- نیروى انسانى
2- ترکیب رسمى سازمان
3- سازمان غیر رسمى
4- نقشهائى که هر یک از افراد بر عهده دارد.
5- محیط کار.
نظریه سیستمها، شالوده علم "تجزیه و تحلیل سیستم" را تشکیل داد. سپس با اضافه‏شدن روشهاى طراحى از علوم دیگر، بخصوص از علم سایبرنتیک و علم کامپیوتر به این علم، علم "تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم" و "مهندسى سیستم" شکل گرفت (شکل 3-1).
{P – علم تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم علم جوانى است. نویسنده، مع‏الوصف مطالعه منابع متعدد، اظهار نظر قطعى و یقینى را نسبت به چگونگى پیدایش این علم نمى‏کند. در کتب مختلف، اظهار نظرهاى بعضاً متناقضى نسبت به این موضوع مى‏شود. آنچه در اینجا مطرح مى‏شود، جمع‏بندى است که نویسنده به آن رسیده و این جمع‏بندى تنها در سطح آشنائى دانشجویان با خود این علم و بکارگیرى و استفاده از آن است و نه بررسى جنبه‏هاى تاریخى آن (حتى برخى از کتب، تعاریف متناقضى از خود این علم دارند). ما در اینجا تنها سعى داریم، خواننده کتاب را با ماهیت و کاربرد این علم آشنا کنیم. موارد ذکر شده به عنوان یک استناد تاریخى مطرح نمى‏شود، زیرا نویسنده دانش کافى در ابعاد تاریخى آن ندارد و لزومى به تحقیق بیشتر نیز احساس نمى‏شود. P}
عوامل پدید آمدن این علم را مى‏توان در مجموع در موارد زیر دانست :
افزایش پیچیدگى سیستمهاى فنى.
افزایش و فشرده شدن رقابت در تجارت.
افزایش میزان سرمایه در پروژه‏ها و ایجاد پروژه‏هاى عظیم.
افزایش پیچیدگى محاسبات و کاربردها با پیدایش کامپیوتر.

علم "تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم"، چگونگى مطالعه و طراحى سیستم مبتنى بر روشهاى علمى را بر ما روشن مى‏سازد.
{P – از این پس ممکن است براى اختصار در متن عبارت "تجزیه و تحلیل سیستم" بکار رود که منظور همان "تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم" است. P}
هرچند که این علم به نوعى از علم نظریه مدیریت علمى، مشتق شده است، اما داراى تفاوتهاى اساسى با آن مى‏باشد. روشهاى کلاسیک نظریه مدیریت علمى در این علم، جاى خود را به روشهائى انعطاف‏پذیر و مبتنى بر خصوصیات محیطى و عوامل انسانى داد. این علم بر برقرارى ارتباط مناسب و تطابق با محیط تاکید بسیارى دارد و واقعیتها را داراى اهمیت بسیارى مى‏داند. در تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمهاى انسانى، لزوم ایجاد جو تفاهم و همکارى صمیمانه، شرط اساسى عملکرد یک سیستم مناسب تلقى مى‏شود.
در واقع علم مهندسى سیستم و تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها، به واقع تلفیقى است از علومى نظیر (شکل 5-1ù4-1) :
مدیریت (چگونگى هدایت و اداره یک سیستم)
سیستمها (نظریه عمومى سیستمها)
کامپیوتر (چگونگى دریافت و پردازش و مدیریت اطلاعات)
طراحى (چگونگى سازماندهى عناصر در کنار هم براى رسیدن به هدف مطلوب)
روانشناسى (شناسائى و چگونگى برخورد با عوامل انسانى و افراد)
جامعه شناسى (شناسائى و چگونگى برخورد با عوامل اجتماعى)
سایر علوم مرتبط با زمینه سیستم مورد نظر.
4-1- نگاهى کلى به فراروند تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم
ممکن است این ابهام براى شما ایجاد شده باشد که اصلاً این تجزیه و تحلیل سیستم که ما دائماً از آن صحبت مى‏کنیم چیست؟ بالاخره کجا از خود آن صحبت مى‏کنیم؟ چگونه انجام مى‏شود؟
در یک توضیح بسیار مختصر، در فراروند تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم یک سازمان، معمولاً 4 مرحله زیر رخ مى‏دهد (شکل 6-1) :
1- سازمان مشکلاتى را احساس مى‏کند و نیاز مى‏داند تا سیستم سازمان مورد تجزیه و تحلیل و اصلاحات واقع شود. از همین رو از یک تحلیلگر سیستم (یا یک تیم تجزیه و تحلیل سیستم) مى‏خواهد تا این کار را در سازمان انجام دهد.

2- تحلیلگر با حضور در سازمان، وضعیت سیستم موجود را مورد بررسى قرار داده و مسائل و مشکلات آن را مشخص مى‏کند. سپس وى این مشکلات و مسائل را به سازمان منعکس مى‏کند. سازمان با بررسى گزارش تحلیلگر، در صورتى که با انجام اصلاح کوچکى، بتواند آن مشکلات را برطرف کند، اینکار را مى‏کند. اما اگر مشکلات کارى بیش از یک اصلاح کوچک نیاز داشته باشد از تحلیلگر مى‏خواهد تا سیستم جدیدى را طراحى کند و به جاى سیستم قبلى نصب کند.
3- تحلیلگر با بررسى جوانب و مطالعه کافى، سیستم جدیدى را طراحى مى‏کند و پس از کنترل و در نظر گرفتن مسائل مختلف، آنرا به سازمان ارائه مى‏دهد. سازمان با بررسى و احتمالاً اعمال نظر در طراحى ارائه شده توسط تحلیلگر، با پیاده کردن آن طراحى در سازمان موافقت مى‏کند.
4- تحلیلگر کمک مى‏کند تا طراحى سیستم ارائه شده، با مشارکت پرسنل، در سازمان پیاده شود و با انجام شیوه‏هاى مناسب، سیستم جدید جایگزین سیستم قدیمى در سازمان گردد.
مثلاً فرض کنید لوله‏کشى خانه قدیمى شما دچار مشکلاتى شده است. لوله‏ها دچار پوسیدگى و ترکیدگى شده‏اند و هر چند وقت یکبار، مجبور به کندن دیوارها و تعویض لوله‏ها هستید. از یک لوله‏کش مى‏خواهید مسئله را بررسى کند. وى تمام لوله‏ها را در کل خانه شما بررسى مى‏کند و اعلام مى‏کند که تقریباً تمام لوله‏ها پوسیده است. و با تعویض یک یا دو لوله، مشکل بر طرف نمى‏شود. باید لوله کشى تماما دوباره انجام شود و چون هزینه کندن و تعویض لوله‏ها زیاد است، بهتر است که لوله کشى با حفظ زیبائى از رو انجام شود. شما پس از اطمینان از صحت گفته وى، به او مى‏گوئید مسیرلوله‏ها و هزینه‏هایش را مشخص کند. او به طراحى مسیر لوله‏ها مى‏پردازد و به شما مسیر لوله‏ها را روى کاغذ و همینطور در محل نشان مى‏دهد. شما در یکى دو مورد اصلاحاتى را در مسیر لوله‏ها اعمال مى‏کنید. مثلاً در یک مورد که وى قصد دارد لوله‏اى را از دیوار اتاق پذیرائى شما عبور دهد، شما ترجیح مى‏دهید که اینکار از پشت دیوار ساختمان انجام شود، حتى اگر مصرف لوله بیشتر شود. سپس با انجام کار موافقت مى‏کنید. وى لوله‏ها و لوازم را تهیه کرده و یک روز صبح به منزل شما آمده و کار را شروع مى‏کند و لوله کشى جدید را انجام مى‏دهد.
این تنها مختصرى از فراروند تجزیه و تحلیل سیستم بود. در طول این کتاب، چگونگى انجام این فراروند، به همراه طرح جزئیات مفصلاً مورد بحث قرار خواهد گرفت.
5-1- دیدگاهها از علم تجزیه و تحلیل سیستم
سیستم موجودیتى است که تمام علوم مختلف، به نوعى با آن سروکار دارند. در اغلب علوم، بخصوص علوم مهندسى، تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم، یکى از مباحث کلیدى را تشکیل مى‏دهد. همین موضوع موجب شده تا در هر یک از این علوم، مباحث تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم،

بصورت اختصاصى براى همان علم شکل گرفته و کتب متفاوتى با نام واحد "تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم" ایجاد شود. خواننده با نگاهى به هر یک از این کتب، آنها را ماهیتا متفاوت مى‏بیند (همانند تفاوت یک کتاب فیزیک با یک کتاب ادبیات). (شکل 7-1).
حتى در زمینه سیستمهاى سازمانى – انسانى نیز کتبى مشاهده مى‏شود که هر یک دیدگاه خاصى به این علم دارند :
یکى به جنبه‏هاى تئورى سیستم تکیه مى‏کند و یکى به جنبه‏هاى کاربردى سیستم.
یکى به عوامل انسانى توجه بیشترى دارد و دیگرى به عوامل صنعتى.
یکى به دیدگاههاى ریاضى و فلسفى و دیدگاه دیگر به طبقه‏بندى‏ها.
یکى بر سیستمهاى دستى توجه بیشترى دارد، یکى بر سیستمهاى مکانیزه.
حال دیدگاه ما از علم تجزیه و تحلیل سیستم چیست؟ این سئوالى است که احتمالاً هم‏اکنون براى شما ایجاد شده است.
با توجه به اینکه وظیفه تجزیه و تحلیل سیستمهاى سازمانى و ادارى، در حال حاضر بر عهده مهندسان نرم‏افزار نهاده مى‏شود، مخاطبین این کتاب، بیشتر مهندسین نرم‏افزار هستند.
ما در این کتاب :
از وارد شدن بیش‏از حد به علم و تئورى سیستمها خوددارى مى‏کنیم.
بر جنبه‏هاى عملى تکیه مى‏کنیم.
درباره تجزیه و تحلیل سیستمهاى سازمانى، ادارى و عملیاتى بحث مى‏کنیم.
جنبه‏هاى مکانیزاسیون را با اهمیت تلقى مى‏کنیم.
احتمال استفاده از سیستمهاى مکانیزه را زیاد تصور مى‏کنیم.
سعى در هماهنگى بین علم مهندسى نرم‏افزار و تجزیه‏وتحلیل سیستم داریم و به مخاطبین چگونگى تطابق را بین این دو علم مى‏آموزیم.
محیط سیستمهاى ادارى – عملیاتى ایران مورد توجه است.
نکته بسیار مهمى که در اینجا لازم است مورد توجه قرار گیرد، آنست که علم تجزیه و تحلیل سیستم، بر خلاف آنچه که بسیارى افراد تصور مى‏کنند، جزئى از علم مدیریت نیست. مدیریت علم هدایت و اجرا است حال آنکه تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم یک علم مهندسى است. مخلوط کردن وظیفه مدیریت و دو فراروند تجزیه و تحلیل سیستم و برنامه‏ریزى، اشتباه بزرگى است. اصولاً افراد متفاوتى باید انجام‏دهنده هر یک از این وظایف باشند. ماهیت اینها نیز با یکدیگر متفاوت است. مدیریت، فن راندن و هدایت اتومبیل است و تجزیه و تحلیل سیستم، فن طراحى و تعمیر اتومبیل.
{P – در موارد متعدد، در کشورهاى عقب‏افتاده و در حال توسعه، در قوانین و برنامه‏ریزى‏هاى دولتى، وظیفه اصلاح سیستمهاى ادارى به مدیران واگذار مى‏شود (از جمله در مقررات سازمان امور ادارى و استخدامى کشور). یکى از عوامل مهم وضع نابسامان سیستمهاى ادارى در این کشورها همین موضوع است. P}
تجزیه و تحلیل سیستم، جزء علم کامپیوتر هم نیست. تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم علم مستقلى است. هر چند که با علوم متعددى ارتباط دارد.
{P – جا دارد ایجاد رشته مستقلى نیز براى آن مورد توجه قرار گیرد. P}
رابطه علم مهندسى نرم‏افزار و علم تجزیه و تحلیل سیستمها
علم مهندسى نرم‏افزار، یک نظام مهندسى براى طراحى و توسعه سیستمهاى نرم‏افزارى بزرگ است. یکى از مهمترین موارد کاربرد این علم در ایجاد سیستمهاى کامپیوترى در سازمانها و ادارات و موسسات تجارى است. یک مهندس نرم‏افزار براى برقرارى ارتباط بین علم مهندسى نرم‏افزار و محیط واقعى کاربردى (مثلاً یک سازمان)، نیاز به این علم دارد (شکل 8-1). در واقع یک تحلیلگر سیستم با سازمان ارتباط بر قرار کرده و سیستم آن را طراحى مى‏کند و وى ارتباط مهندس نرم‏افزار را با سازمان برقرار مى‏کند. یعنى تحلیلگر سیستم است که خواسته‏ها و نیازهاى اولیه سیستم نرم‏افزارى را در اختیار مهندس نرم‏افزار قرار مى‏دهد و این دو با هم به طرح نیازها و خواسته‏هاى دقیق سیستم پرداخته و سپس مهندس نرم‏افزار به طراحى و ایجاد سیستم نرم‏افزارى مبادرت مى‏کند (شکل 9-1). در واقع دو علم مهندسى نرم‏افزار و تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها در موارد متعدد داراى نقطه اشتراک هستند. بسیارى از فعالیتها در مهندسى نرم‏افزار، همان فعالیتها و مباحث در تجزیه و تحلیل سیستمها هستند (شکل 10-1). درک خواسته‏ها، تعیین مشخصات سیستم، طراحى و … همه در هر دو علم مطرح مى‏شوند. با این تفاوت که فعالیت تحلیلگر سیستم به محدوده سیستم کامپیوترى محدود نمى‏شود و کل سیستم سازمان و بخشهاى دستى سیستم را نیز شامل مى‏شود و فعالیت و دانش مهندس‏نرم‏افزار، منحصر به سیستم کامپیوترى و مکانیزه است. از طرف دیگر روشهاى درک خواسته‏ها و نیازهاى سیستم مکانیزه توسط مهندس نرم‏افزار عمیق‏تر از تحلیلگر سیستم است. تحلیلگر سیستم در این زمینه داراى یک دانش عمومى است و مهندس نرم‏افزار داراى دانش اختصاصى.
با توجه به اینکه در حال حاضر، رشته انحصارى براى تجزیه و تحلیل سیستم در کشورهاى در حال توسعه وجود ندارد، وظیفه تحلیلگر سیستم به مهندس نرم‏افزار داده مى‏شود. یعنى مهندس نرم‏افزار علاوه بر دانش زمینه مربوطه، باید به دانش تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم نیز تسلط پیدا کرده و هر دو وظیفه را بر عهده بگیرد. باتوجه به موارد اشتراک این دو علم و نزدیکى مباحث و مفاهیم، این عمل، کار بسیار مشکلى نیست.

بعضى از کتب مهندسى نرم‏افزار، تجزیه و تحلیل سیستم را بخشى از مهندسى نرم‏افزار مى‏دانند. بعضى از کتب تجزیه و تحلیل سیستم هم مهندسى نرم‏افزار را بخشى از خود مى‏دانند. هیچکدام از این دیدها درست به نظر نمى‏رسد. این دو علم از یکدیگر متفاوتند، هر چند که نقاط اشتراکى بین این دو وجود دارد. در فصل دهم این کتاب، توضیحات دیگرى را پیرامون تطابق فعالیتهاى تجزیه و تحلیل سیستم با فعالیتهاى مهندسى نرم‏افزار بیان مى‏کنیم.
6-1- رهیافتى بودن تجزیه و تحلیل و طراحى سیستمها
برخى از فراروندها روال و روشهاى کاملا مشخصى دارند. دستورالعمل خاصى براى انجام چنین فراروندهائى وجود دارد و یادگیرى آن تنها در به خاطر سپردن این دستورالعمل است. مثلاً آشپزى از این نوع فراروندها محسوب مى‏شود. با مخلوط کردن چند ماده به شیوه مشخص و مقدار مشخص، یک نوع غذا مثلاً سالاد الویه آماده مى‏شود. در واقع اگر مواد شما سالم و به اندازه باشد و روش کار را نیز درست انجام دهید، هیچ جاى نگرانى براى خراب شدن آن وجود ندارد. اما تجزیه و تحلیل سیستم چنین نیست. تجزیه و تحلیل سیستم یک فعالیت نسبتاً رهیافتى است. همانطور که شما{P – P Heuristic}
نمى‏توانید با یک دستورالعمل، روش کشیدن یک تابلوى نقاشى با ارزش را بیان کنید، هیچ روش، فن، ابزار یا رموز سحر آمیزى به صورت دستورالعمل براى تجزیه و تحلیل سیستم وجود ندارد. البته همانطور که در نقاشى مى‏توان طریقه کشیدن یک تابلوى رنگ و روغن و استفاده از رنگها و نکاتى در ترکیب رنگها و امثال آن را بیان کرد، ما نیز نکاتى را در تجزیه و تحلیل سیستم بیان مى‏کنیم. اما هیچ تضمینى وجود ندارد که انجام دهنده این نکات حتماً سیستم بسیار خوبى را ایجاد کند. اگر کسى یک کتاب راهنماى نقاشى را در دست گرفت و شروع به کار کرد، نمى‏تواند انتظار داشته باشد که حتماً یک پیکاسو یا رامبراند از آب در آید. و در صورتى که چنین نشد به آن نویسنده بدبخت کتاب بدوبیراه بگوید. تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم مانند نقاشى و مانند برنامه‏نویسى، یک هنر{P – امیدوارم خواننده محترم منظور نویسنده این کتاب را درک کرده باشد! P}
است. مطالبى که در کتب تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم بیان مى‏شود، تنها رهنمودهائى است براى انجام کار. اما این رهنمودها باید با قدرت خلاقیت تحلیلگر جمع شود تا بتواند کار مناسب و هنرمندانه‏اى را ارائه کند. البته قطعاً از همه انتظار آن نیست که به یک پیکاسو تبدیل شوند. اما هر کس با بکارگیرى خلاقیت خود و یادگیرى نکات مطرح شده، مى‏تواند کار قابل قبولى را ارائه کند. در این کتاب اشکال مختلف سیستمها و حالت‏هاى مختلف مشکل مورد بحث قرار مى‏گیرد و راه‏حل‏هاى مختلف مطرح مى‏شود. اما این تحلیلگر است که باید با توجه به شرایط مسئله، راه‏حلى مناسب را انتخاب کرده و یا ایجاد کند.
البته در بعضى از کتب، راه‏حل‏هاى کلیشه‏اى و دستورالعمل‏هاى ثابتى نیز ارائه مى‏شود. حتى برخى موارد، استانداردهاى مختلفى براى تجزیه و تحلیل سیستم ایجاد شده است. مثلاً فرم‏هائى ایجاد شده که تحلیلگر با در دست گرفتن این فرم‏ها و پرکردن آنها، و مرحله به مرحله پاسخ دادن به سئوالات فرم‏ها، کار تجزیه و تحلیل را جلو مى‏برد. با توجه به تجربیات بدست آمده، اینگونه روشها کارائى لازم را دارا نیستند. روش‏هاى کلیشه‏اى، جامعیت ندارند و در عمل با مشکل مواجه مى‏شوند. بخصوص که اکثر روشهاى مطرح شده در این کتب، با توجه به سیستمها و سازمانهاى موجود در برخى از کشورهاى خاص مطرح مى‏شود که هیچگونه شباهتى با سیستمها و سازمانهاى کشورهاى درحال توسعه ندارند. تحلیلگر در استفاده از این دستورالعملها، در تطابق بین موضوع دستورالعمل و سازمانى که مقابل روى وى است باز مى‏ماند. حتى دستورالعمل‏هائى هم که در برخى کشورهاى درحال توسعه نوشته شده، به نوعى کپى بردارى از همان دستورالعملهاى خارجى بوده و قابل استفاده نمى‏باشند. در این کتاب ما سعى بر آن داریم تا خواننده را با ابعاد مختلف مسائل و مشکلات سیستم آشنا کنیم تا وى خود بتواند با تصمیم‏گیرى مناسب، تجزیه و تحلیل سیستم را انجام دهد. به عبارت دیگر ما بیشتر سعى بر انتقال فرادانش داریم تا بیان دستورالعمل یا کلیشه‏اى خاص. بدین ترتیب خواننده قادر خواهد{P – P MetaKnowledge}
بود تا در شرایط مختلف و سیستمهاى مختلف از دانش خود استفاده کند و با تغییر مختصرى در صورت مسئله سازمان مربوطه، و متفاوت شدن آن از کلیشه‏هائى که فرا گرفته، از کار و تصمیم‏گیرى باز نماند.
7-1- اهداف عمومى تجزیه و تحلیل سیستم
برخى از اهدافى که از انجام فراروند تجزیه و تحلیل سیستم به دنبال آن هستیم عبارتند از:
دستیابى مناسب به اطلاعات. اطلاعات شالوده سازمانهاى جدید را تشکیل مى‏دهد. محور همه فعالیتها بر اطلاعات بنا شده است. تجزیه و تحلیل سیستم تلاشى است براى آنکه اطلاعات درست در زمان درست و با هزینه مناسب به افراد برسد.
بهبود کیفیت تصمیم‏گیرى. تصمیم‏گیرى فراروندى بسیار پیچیده است. زمانى تصمیم‏گیرى به نحو مطلوبى انجام مى‏شود که اطلاعات، ابزار و شرایط مناسب براى تصمیم‏گیرى وجود داشته باشد.
افزایش ظرفیت پردازش سازمان.
کاهش زمان انجام فعالیتها.
انجام کارهائى که قبلاً غیر ممکن بوده است. مثلاً ارائه آمارها و گزارشها و انجام ارزیابى‏هائى که انجام آنها در سیستم قبلى اصولاً عملى نبوده است.
کاهش هزینه‏ها.
بهبود کیفیت فعالیتها.
کاهش هزینه‏هاى اجتماع و بهبود وضع اجتماعى. ممکن است اصلاح سیستم یک سازمان مستقیماً بهبودى را براى خود سازمان مورد نظر ایجاد نکند. بلکه این بهبود در شرایط عمومى و وضع اجتماعى ایجاد شود.
…
اما در یک جمع بندى، هدف تجزیه و تحلیل سیستم، ایجاد یک "سیستم خوب" است. یک سیستم خوب سیستمى است که عوامل و شرایط و عناصر آن به نحو مطلوب عمل مى‏کنند و همه چیز در جاى خودش باشد. یک سیستم خوب سیستمى است که داراى "نظم" باشد. نظم یعنى آنکه هر چیز در جاى خودش باشد، و براى تعیین جایگاه و حد هر چیز نیز دلیل خاصى وجود داشته باشد. یعنى در یک سیستم خوب تمام عناصر و اجزاء و ارتباطات آنها بر اساس قاعده‏اى منطقى و عقلانى باشد. یک سیستم خوب منجر به ایجاد "چرخه بازخورد مثبت" مى‏شود. وقتى یک سیستم خوب کارکند، کارکنان و ارباب رجوع از آن راضى باشند، فعالیت به صورت منظم انجام شود و همه چیز در جاى خود باشد، افراد سعى مى‏کنند تا با سیستم بهتر برخورد کنند، از آن بهتر نگهدارى کنند و این خود به بهبود عملکرد سیستم منجر مى‏شود (شکل 11-1). این چرخه همچنان ادامه پیدا مى‏کند و هر چه بیشتر مى‏گذرد، عملکرد سیستم نیز بهتر مى‏شود. وقتى یک اتومبیل خوب دارید، دائماً از آن مراقبت مى‏کنید، تجهیزات جدید بر روى آن وصل مى‏کنید، خرابى‏هاى آن را بر طرف مى‏کنید و با آن با ملاحظه رفتار مى‏کنید. در نتیجه این اتومبیل به شما سرویس خوبى ارائه مى‏کند و رضایت شما از آن بیشتر مى‏شود. وقتى یک سازمان خوب دارید، این سازمان به مشتریان و کارکنان سرویس خوبى ارائه مى‏کند و همه از آن راضى هستند. بنابراین اگر مشکلى در سازمان پیش آید، همه با جان و دل در رفع آن مى‏کوشند. بنابراین وضع سازمان روز به روز بهتر و سرویس آن بهتر مى‏شود.
در مقابل یک سیستم خوب، "سیستم بد" وجود دارد. سیستم بد سیستمى است که معیوب است. شما را دچار مشکل مى‏کند. کار با آن سخت است. گرفتارى ایجاد مى‏کند. نظم ندارد. یعنى معلوم نیست که هر عنصر به چه دلیل باید اینطور باشد و چرا جایش اینجاست. تازه عنصر الان سرجایش هم نیست. نه سرجایش هست و نه جایش جاى درست و طبق منطق است. وقتى سیستم بد کار کند، داراى اشکال باشد و کارکنان و ارباب رجوع را به زحمت بیاندازد، افراد به آن اهمیت نمى‏دهند، حتى گاهى

اوقات کارهائى را که به سادگى قابل انجام شدن‏است رها مى‏کنند. این باعث بدتر شدن اوضاع مى‏شود. سیستم هر روز بدتر و بدتر مى‏شود و "چرخه بازخورد منفى" ایجاد مى‏شود (شکل 12-1). وقتى یک اتومبیل کهنه و معیوب دارید، پس از چند بار تعمیر از تعمیر آن خسته مى‏شوید. دیگر آن را تعمیر نمى‏کنید. اگر یک پیچ آن بیافتد بایک سیم آن را وصل مى‏کنید. اگر بدنه آن به جائى برخورد کند، در پى تعمیر و رنگ آن بر نمى‏آئید. بر اثر این موضوع، نارضایتى شما از اتومبیل هر روز بیشتر و بیشتر مى‏شود. وضعیت اتومبیل هر روز بدتر و بدتر مى‏شود و اتومبیل در گرداب نابودى هر روز بیشتر فرو مى‏رود. یک سازمان بد، باعث ارائه سرویس بد به مشتریان مى‏شود. مشتریان و کارکنان در فکر اصلاح آن نیستند. سازمان گرفتار بوروکراسى و کاغذبازى مى‏شود. کاغذها بر روى هم انبار مى‏شوند. هر کسى سعى مى‏کند براى انجام شدن کارش قانون را نقض کند. اولین رشوه‏ها باعث مى‏شود تا وضع خدمات سیستم بدتر شود و رشوه بیشترى طلب مى‏شود. وضع سیستم هر روز خراب و خراب‏تر مى‏شود. در واقع اگر قانون درست وضع شود و سیستم درستى براى اجراى قانون وجود داشته باشد افراد میلى براى قانون شکنى نخواهند داشت. اشکال در قانون و سیستم‏است که افراد را به قانون شکنى متمایل و گاه مجبور مى‏کند. نکته مهم آن است که قانون به تنهائى براى بهبود وضع کافى نیست. قانون براى تحقق پیدا کردن، نیاز به سیستم دارد.
هدف تجزیه و تحلیل سیستم آن است که یک سیستم بد را به یک سیستم خوب تبدیل کند. اما معیارهاى یک سیستم خوب چیست؟
برخى از معیارهاى یک سیستم خوب
داراى نظم
اولین خصوصیت یک سیستم خوب، نظم است. هر چند که نظم در ماهیت و معناى یک سیستم مستتر است، و سیستم خود به معناى وجود نظم خاصى بین عناصر است، اما نظم فعالیتها در سیستمهاى مشابه قابل مقایسه و نسبى است. یعنى یک سیستم مى‏تواند داراى نظم بیشتر و سیستم دیگرى مى‏تواند داراى نظم کمترى باشد. نظم از دیدگاه نظرى به معناى قرارگرفتن عناصر و عوامل در جایگاه خود مى‏باشد، به صورتى که هر یک از عناصر، وظیفه مشخص و خصوصیات معینى را دارا باشد. مثلاً وقتى مى‏گوئید این اتاق داراى نظم است، یعنى هر چیز در جاى خودش قرار گرفته و انجام دادن یک کار خاص یا دستیابى به یک عنصر خاص به سادگى قابل انجام است.
نظم یک سیستم نیز داراى همین خصوصیت است. وقتى مى‏گوئید فلان سازمان داراى سیستم منظمى است، یعنى وقتى براى انجام دادن کارى به آن سازمان وارد مى‏شوید، به سادگى درمى‏یابید که کارتان را چگونه باید انجام دهید و چه افرادى با کار شما در ارتباط هستند. در مقابل این سیستم، اگر در سازمانى، هیچکس نمى‏داند که کار شما چگونه باید انجام شود، و همه در کار هم دخالت مى‏کنند، و یا اینکه اصلاً هیچکس مسئولیت کار شما را بر گردن نمى‏گیرد، و همه کارها مغشوش و بدون روال انجام مى‏شود، یک سیستم بدون نظم حکفرما است.
مستند سازى شده
یک سیستم باید در مستنداتى قابل استفاده و کارامد تشریح شده باشد و تمام خصوصیات سیستم در این مستندات روشن شده باشد. مستندات باید رویه‏ها و روال انجام کارها و خصوصیات و شرایطى را که کارها باید داشته باشد، کاملا مشخص کرده باشد و هیچ نکته ناگفته و مبهم در سیستم وجود نداشته باشد.
عدم اتکاء و وابستگى به فرد
یکى از بهترین روشهائى که بوسیله آن مى‏توان آزمایش نمود که یک سازمان، داراى سیستم صحیح و مناسبى است یا خیر، آن است که اگر تمام پرسنل سازمان را از آن خارج کرده و افراد جدیدى را با همان تعداد و همان تخصص و همان کارائى جایگزین کنیم، هیچ اشکالى در عملکرد سیستم ایجاد نشود و پس از مدتى کوتاه، افراد جایگزین شده، عملیات سیستم را دقیقاً به همان شکل قبلى، و با همان کیفیت و خصوصیات انجام دهند. لازمه چنین کارى وجود مستندات کافى در سیستم است، اما نباید مستندات را براى اینکار کافى دانست. چه بسا مستندات سیستم موجود است، اما امکان اجراى مستندات و رویه‏ها به دلیل ضعف سیستم طراحى شده و وابستگى آن به فرد یا افراد خاصى، وجود ندارد. وقتى در جنگ احد شایعه مى‏شود که پیامبر اکرم که صلوات خدا بر او باد کشته شد و همه مسلمانان فرار کردند، این آیه نازل شد :
"… افائن مات او قتل، انقلبتم على اعقابکم…"
{P – آل عمران P 144}
"… آیا اگر پیامبر بمیرد و یا کشته شود، به عقب و جاهلیت برمى‏گردید؟…"
این آیه بر آن دلالت مى‏کند که سیستم نباید به شخص وابستگى داشته باشد. اتکاء به تخصص
یک سیستم خوب سیستمى است که در آن کارها مبتنى بر تخصص انجام شود. این یعنى در انجام هر کارى در سیستم، جنبه‏هاى علمى و تخصصى آن کار در نظر گرفته شود. این موضوع از ساده‏ترین کارها تا پیچیده‏ترین کارها باید رعایت شود. مثلاً در یک سازمان نباید طراحى یک فرم فقط با مشخص کردن چند عنصر و نوشتن و تایپ کردن فرم و چاپ آن صورت گیرد، بلکه باید کار کارشناسانه و علمى انجام شود. مثلاً مشخص شود که چه عناصرى باید در فرم قرار گیرند؟، دلیل و لزوم ذکر تک‏تک عناصر چیست و با حذف هر یک از عناصر و فیلدهاى فرم چه اتفاقى مى‏افتد؟، دلیل عدم ذکر برخى عناصر دیگر چیست و چرا نباید در فرم ذکر شوند؟، فیلدهاى فرم چگونه و با چه ترتیبى باید در فرم ذکر شوند؟، چه توضیحاتى باید در فرم داده شود؟، فرم چگونه و طى چه مراحلى و توسط چه افرادى تکمیل شود؟، روال بایگانى فرم چگونه باید باشد؟، چگونه به فرم‏هاى بایگانى شده مى‏توان دست یافت؟، کاغذ فرم از چه جنسى باید باشد؟(ضخیم، نازک، ضد آب، نسوز،$ – باتوجه به کاربرد)، فرم داراى چند نسخه باشد؟ و … . همه اینها کار تخصصى و علمى بر طراحى یک فرم است. حتى کارهائى که به نظر چندان تخصصى نیستند نیز از این قاعده مستثنى نیستند. مثلاً در تعیین نوع و خصوصیات سرو غذا در رستوران یک اداره، باید مشخص شود که چه نوع غذائى به کارکنان داده شود تا کارایى آنها بیشتر و خواب آلودگى پس از صرف غذا کمتر شود. نباید تنها میزان بودجه اداره مشخص کننده نوع غذا باشد و مثلاً یک اداره ثروتمند هر روز چلوکباب یا مرغ سرو کند. ممکن است غذاهاى ارزانترى هم یافت شوند که هوشیارى و فعالیت کارکنان را افزایش دهند. اعلام نظر در مورد نوع غذا و زمان و چگونگى سرو آن باید توسط یک متخصص تغذیه و پس از یک بررسى علمى انجام شود، نه توسط آشپز یا مسئول واحد مالى سازمان.
سازمان یک سیستم باید به گونه‏اى باشد که کلیه فعالیتها را به سمت تخصصى شدن سوق دهد.
امکان ارزیابى سیستم
یک سیستم خوب باید قابل ارزیابى باشد. براى قابل ارزیابى بودن یک سیستم باید نقطه مطلوب سیستم تعریف شده باشد. یعنى مشخص باشد که کارها به چه شکل باید انجام شود و هر کار توسط چه کسانى و به چه مدت باید صورت گیرد. به عبارت دیگر، لیست کلیه فعالیتهائى که در سیستم انجام مى‏شود و زمان و خصوصیات انجام آن و مدت و هزینه‏اى را که به خود اختصاص مى‏دهد مشخص شده باشد.
وقتى وضعیت و معیارهاى خاصى براى ارزیابى عملکرد یک سیستم وجود داشته باشد، مى‏توان به عملکرد سیستم نمره داد. یعنى مشخص کرد که آیا این سیستم دارد خوب کار مى‏کند؟، آیا کارها سروقت و در مدت تعیین شده انجام مى‏شوند؟، و آیا کیفیت و کمیت لازم را دارند؟
کارائى و بهره‏ورى
کارائى و بازدهى یک سیستم به طور ساده یعنى "صرف منابع کمتر براى انجام کار با کمیت و کیفیت بیشتر". سیستمى داراى کارائى مناسب است که با استفاده از روشهاى شناخته شده و موجود و تجهیزات و لوازم در دسترس، نتوان بیش از مقدار کارى که هم اکنون انجام مى‏شود از سیستم خروجى گرفت، و هزینه و منابع و افراد کمترى را به کار گمارد. علاوه بر آن، یک سیستم باید بتواند از منابع موجود حداکثر استفاده را کرده و در جهت افزایش خروجى بکوشد. در مقابل وقتى بتوان در یک سیستم، بخشى از پرسنل را حذف نمود و بخشى از هزینه‏ها را کاهش داد، بدون آنکه کار و خروجى نهایى سیستم کاهش پیدا کند (چه از بعد کیفیت و چه از بعد کمیت) و یا اینکه بتوان بدون افزایش پرسنل یا منابع، میزان کار انجام شده را افزایش داد، معلوم است که سیستم داراى ضعف است و ما داراى سیستم بدى هستیم0 این آزمایش نیز به عنوان یک آزمایش بسیار خوب، در تمیز سیستمهاى بد از خوب قابل استفاده است.
مبتنى بر استاندارد
فعالیتهاى یک سیستم باید مبتنى بر یک استاندارد انجام شود. استاندارد باید در ابعاد مختلف عملکرد سیستم تبعیت شود. از استاندارد فرم‏ها و ابزارهاى کار گرفته تا استاندارد رویه‏ها و روش‏ها. مثلاً نباید یک بخش از سازمان با یک روش به انجام کارى مبادرت کند و بخش دیگر با روش دیگرى همان کار را انجام دهد. یا فرم‏هاى موجود در بخشهاى مختلف یک سازمان با فرم‏هاى مربوط به همان موضوع در بخش دیگر متفاوت باشند. باید توجه داشته باشیم که استاندارد، علاوه بر سازگار سازى، به عنوان معیار کیفیت نیز شناخته مى‏شود. یعنى اگر کارها بر طبق رویه استاندارد انجام شوند، مى‏توان کیفیت کار را مورد بررسى قرار داد و مشخص نمود که هر کار باید داراى چه سطحى از کیفیت باشد. هر دو خصوصیت استاندارد به طرز ظریفى در این آیه کریمه بیان شده است :
"ءارباب متفرقون خیر ام الله الواحد القهار"
{P – یوسف P 39}
" آیا خدایان پراکنده بهترند یا خداوند یکتاى پیروز."
اول پرهیز از پراکندگى و لزوم وحدانیت، و دوم کیفیت (قهار – پیروز) آن عنصر واحد.
8-1- تفکر سیستمى
صرفنظر از شیوه‏ها و ابزارهاى مختلف انجام تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم، تحلیلگر سیستم باید از شیوه تفکر سیستمى بهره ببرد.
هر کسى در برخورد با پدیده‏هاى اطراف خود و براى شناسائى و درک این پدیده‏ها، از روش و شیوه‏هاى خاصى استفاده مى‏کند. شیوه برخورد یک فرد عادى و غیر متخصص با پدیده‏ها و درک وى با شیوه برخورد و درک یک متخصص و تحلیلگر متفاوت است. کسى که مى‏خواهد تحلیلگر خوبى باشد، قبل از آنکه مراحل و ابزارهاى تجزیه و تحلیل را بشناسد، باید بداند چگونه باید با محیط و پدیده‏هاى اطراف خود برخورد کرده و آنها را درک کند و چگونه بر آنها تفکر کند.
یک تحلیلگر سیستم چگونه باید به مسائل و پدیده‏ها بنگرد، و تفکر یک تحلیلگر باید داراى چه خصوصیاتى باشد؟ پاسخ این سئوال، مشخص کننده خصوصیات تفکر سیستمى است (چهار خصوصیت اول به عنوان مبانى تفکر سیستمى محسوب مى‏شوند که قبلاً نیز از آنان صحبت شد) :
1- تصور ارگانیک
تحلیلگر به هر موجود با دید یک سیستم نگاه مى‏کند. یک درخت، یک دستگاه تلویزیون، یک جامعه، یک سازمان و $ همه از دید تحلیلگر یک سیستم هستند. سیستمهائى که داراى عناصر و اجزائى هستند که با هم مرتبطند و یک مجموعه سازمان یافته را تشکیل مى‏دهند. هر موجود داراى سازماندهى و سیستم درونى است.
2- کل نگرى و وحدت
یک سمفونى از هزاران نت و هارمونى تشکیل گردیده که به نحوى با هم ترکیب مى‏گردند. هر یک از این نت‏ها و آواها و هارمونى‏ها به تنهائى مفهوم خاصى را تداعى نمى‏کند و داراى زیبائى نیست. بلکه ترکیب آنها با یکدیگر است که سمفونى زیبا و گوشنوازى را مى‏سازد. وقتى به یک سمفونى گوش مى‏کنید، بر نوت‏ها تمرکز نمى‏کنید، بلکه مجموعه سمفونى را مورد توجه قرار مى‏دهید. کسى که در هنگام نواخته شدن سمفونى به نوت‏ها و آواها متمرکز شود، زیبائى و کل سمفونى را درک نخواهد کرد. در تفکر بر یک سیستم نیز به سیستم باید به عنوان یک کل و یک عنصر واحد توجه شود و نه تعداد زیادى عناصر مختلف و داراى کثرت. بدین ترتیب درک تحلیلگر از سیستم به رفتار کلى سیستم منعطف مى‏شود.
3- مدلسازى
بسیارى از اوقات، استفاده از یک مدل، درک یک پدیده را آسان‏تر مى‏کند. همانطور که ما براى تشریح برخى از مفاهیم از مثال استفاده مى‏کنیم (از جمله در موارد متعدد در همین کتاب)، کسى که در حال تفکر بر یک سیستم است نیز سعى مى‏کند تا مثالها و مدلهائى را بیابد تا بتواند بر اساس آن مثالها و مدلها، ابعاد و خصوصیات مسئله و سیستم را بهتر بشناسد.
"و لقد ضربنا للناس فى هذا القر آن من کل مثل لعلهم یتذکرون"
{P – زمر 27 – همچنین ببینید : اسراء 89 ، کهف 54 ، روم 58. P}
"و ما در این قر آن هرگونه مثال براى مردم آوردیم، شاید تا متذکر شوند"
4- بهبود شناخت
یکى از مهمترین تفاوت‏هاى تفکر یک شخص روشمند و یک شخص غیر روشمند آنست که شخص روشمند، قبل از استنتاج و نتیجه‏گیرى، سعى مى‏کند تا شناخت خود را از سیستم و عوامل و محیط آن کاملتر کند تا استنتاج وى مبتنى بر شواهد و دلایل بهترى باشد. وقتى یک فرد عامى راجع به یک سرقت نظر مى‏دهد، بلافاصله به بیان احتمالات و حدسهاى خود پرداخته و با بررسى ذهنى این حدسها، نتیجه‏گیرى سریعى کرده و بلافاصله با چوب و چماق به جان متهم بیچاره و از همه‏جا بیخبر مى‏افتد! اما یک کاراگاه خبره و روشمند، به بررسى موشکافانه عوامل پرداخته و سعى مى‏کند تا تمام خصوصیات و شرایط و عوامل محیطى مسئله را کاملا شناسائى کند، و تنها پس از حاصل آمدن دلایل و مدارک قطعى به اظهار نظر مى‏پردازد. یک تحلیلگر سیستم نیز باید قبل از هر اظهار نظر، نتیجه‏گیرى و اتخاذ تدبیر در مورد سیستم، شناخت خود را از سیستم و ابعاد آن کامل کند.
5- دقت
شناخت تحلیلگر از موجودیت‏ها و پدیده‏ها باید نسبتاً دقیق باشد. یک متفکر سیستمى همواره سعى مى کند تا دقت کافى در شناخت سیستم و عوامل آن داشته باشد تا نتیجه‏گیرى حاصله نیز در حد کفایت با حقیقت مطلوب تطابق داشته باشد. عبارات "نسبتاً" و "کفایت"به این معنا است که دقت بیش از اندازه نه تنها مفید نیست، بلکه استنتاج را مشکل مى‏کند. مثلاً اگر دوستى آدرس منزل خود را چنین به شما بدهد که : از مرکز میدان آزادى در جهت شمال به مسافت 562 متر، سپس با زاویه 23 درجه و با شیب 7 درجه به مسافت 24 متر حرکت کنید و $ این یک آدرس دقیق است، ولى احتمالاً منظور وى آن خواهد بود که هرگز هوس نکنید که به منزل من بیائید! در صورتى که با ذکر آدرس خیابانها و کوچه و پلاک که البته به اندازه آدرس قبلى دقیق نیست، به سادگى مى‏توانید شام را مهمان دوستتان باشید. حتى در محاسبات مهندسى نیز دقت بیش از اندازه کار را مشکل مى‏کند و گرد کردن ارقام تا تقریب خاصى براى همین منظور انجام مى‏شود. البته دقت مى‏تواند در جنبه‏هاى مختلف سنجیده شود. مثلاً در همان مثال آدرس، آدرس دادن از طریق نام خیابان و پلاک نیز به نوعى مى‏تواند یک آدرس دقیق باشد. تحلیلگر در تکمیل شناخت خود از سیستم، با توجه به شرایط و خصوصیات مسئله،باید تشخیص دهد که دقت در شناخت تا چه حد مفید و ضرورى است.
6- نظم
فکر کردن بر مسئله باید منظم انجام شود. نظم در تفکر باعث مى‏شود تا دستیابى به نتیجه بهتر و سریعتر انجام شود. در حالیکه تفکر مغشوش و نامنظم، ما را به جائى نمى‏رساند و احتمالاً تنها یک تصادف ممکن است چنین تفکرى را به نتیجه برساند. همانطور که وقتى چیزى را در خانه گم مى‏کنید، جستجوى مغشوش و پراکنده روش مناسبى نیست و ممکن است بارها داخل یک گنجه را کنترل کنید، اما هرگز داخل یک کشو را نگردید. در حالیکه یک جستجوى منظم شما را به تمام مکانها در منزل راهنمائى مى‏کند.
7- سیستم تفکر
تفکر سیستمى باید توسط یک سیستم تفکر انجام شود. یعنى تحلیلگر در فکر کردن بر مسئله از شیوه‏هاى مشخص و قواعد و روشهاى مشخص استفاده کند. البته این موضوع به نوعى مکمل خصوصیت نظم در فکر کردن است. مثلاً یک ریاضى‏دان براى حل مسائل ریاضى، سیستمى متشکل از روش‏ها و ابزارها و شیوه‏هاى خاص خود را دارد و هر مسئله را مبتنى بر این سیستم حل مى‏کند. باید توجه کنیم که سیستم تفکر یک شیوه و ابزار نیست. ظاهراً از آلبرت اینشتنین چنین جمله‏اى نقل شده که : "حل هر مسئله جدید خصوصیات خاص و جدیدى دارد که با استفاده از ابزارها و شیوه‏هاى قدیمى قابل حل نیست". یعنى کسى که تنها از یک روش یا یک ابزار استفاده مى‏کند، نمى‏تواند کلیه مشکلات و مسائل را حل کند. اما یک سیستم تفکر مثلاً آن است که "ابتدا ابزارهاى مناسب براى حل مسئله را ایجاد کنید و سپس به حل مسئله بپردازید". این یک سیستم تفکر است و سیستم تفکر براى انجام تفکر سیستمى لازم و ضرورى است.
نکته جالب آن است که مغز انسان، و بخصوص انسانهاى متفکر، خود داراى سیستم خاصى براى تفکر است و شخص موفق شخصى است که سیستم تفکر مغزى خود را تا حدى بشناسد و آن را آزاد بگذارد و تنها در جهت هدایت آن سیستم بر آید و نه در جهت تغییر و مقابله یا رقابت با آن سیستم.
8- طبقه بندى تفکر
یک متفکر سیستمى باید افکار خود را طبقه بندى کند و در جهت سازماندهى آنها بر آید. این موضوع بعد دیگرى از نظم تفکر و سیستم تفکر است و این سه با هم سازماندهى تفکر را تشکیل مى‏دهند. افکار و موضوعات مختلف باید در بخشهاى مختلف طبقه‏بندى شوند تا با یکدیگر مخلوط نشوند و در جاى مناسب قابل استفاده باشند. نکته‏اى که لازم است تا مطرح شود آن است که تفکر تنها در مغز انجام نمى‏شود. به عبارت دیگر تحلیلگر معمولاً دانسته‏هاى خود را بر روى کاغذ منتقل مى‏کند تا در زمان مناسب آنرا در اختیار مغز قرار داده تا مورد پردازش قرار دهد. این یادداشت بردارى‏ها به طبقه‏بندى مفاهیم کمک مى‏کند. ما معمولاً اختیار آنرا نداریم که دانسته‏هاى مغزى خود را در مغز طبقه‏بندى کنیم (مگر در تعداد عناصر بسیار کم)، بلکه مغز خود این کار را انجام مى‏دهد و طبقه بندى مغز معمولاً تحت کنترل نیست. (البته وقتى که شخصى تمام ابعاد موضوعى را کاملا درک کند، طبقه‏بندى مغز با طبقه بندى ارادى وى نزدیک خواهد شد). از طرف دیگر، خود یادداشت‏ها هم باید داراى طبقه‏بندى مناسب باشد تا به نحو مناسب بتوان از آنها استفاده نمود.
9- مستدل
تحلیلگر باید در تفکر خود در پى علت و معلول بر آید و علت را از معلول تفکیک کند. نتیجه‏گیرى‏هاى تفکر باید کاملا مبتنى بر استدلالات عقلى و منطقى باشد و تحلیلگر باید بتواند براى هر گفته خود دلیل قابل قبولى بیاورد.
10- در موارد لزوم کمى و قابل ارزیابى
در برخى موارد، لازم است تا یک پدیده یا یک موضوع به صورت کمى قابل ارزیابى باشد. بنابر این تحلیلگر باید بتواند افکار و موضوعات کیفى را در موارد نیاز به موضوعات کمى تبدیل کند. مثلاً وقتى یک تحلیلگر مى‏خواهد روشى را براى انجام یک کار در سازمان پیشنهاد کند، باید بتواند میزان افزایش کارائى و بازدهى کار را بواسطه استفاده از این روش بیان کند.
11- تجزیه
در عین اینکه کل نگرى و وحدت در تفکر سیستمى به عنوان یک مبنا در نظر گرفته مى‏شود، تحلیلگر براى شناخت کافى و بررسى در برخى موارد، باید کل را به اجزاء تفکیک کرده و آنرا مورد موشکافى و بررسى قرار دهد.
خلاصه فصل
در محیط اطراف ما سیستمهاى مختلفى نظیر سیستم عبور و مرور شهرى، سیستم مدیریت بانک، سیستم هواپیمائى و مدیریت فرودگاه و … وجود دارند. برخى از سیستمها ساده‏تر و برخى پیچیده‏تر و متشکل از زیرسیستمهاى مختلفى هستند. سیستم براى سازماندهى فعالیت مجموعه‏اى از عناصر ایجاد مى‏شود. سیستمها تنها مقررات نیستند. بلکه شامل عناصر، رویه‏ها و ارتباطات بین عناصر نیز مى‏گردند.
بدون وجود سیستم مناسب در یک مجموعه، فعالیت تمام عناصر و اجزاء دچار مشکل مى‏شود و صرف هزینه و خرید تجهیزات پیشرفته به بهبود وضعیت کمکى نخواهد کرد. هر چه پیچیدگى سیستم بیشتر مى‏شود، نیاز سازمان به سیستم بهتر و کاملتر افزایش مى‏یابد.
تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم، فنونى است که چگونگى بررسى و ایجاد و سازماندهى یک سیستم صحیح را در یک سازمان مشخص مى‏کند. تحلیلگر سیستم شخصى است که این فنون را بکار مى‏گیرد. هدف یک تحلیلگر سیستم، مطالعه و ایجاد سیستمى است که بتواند فعالیت یک سازمان را هدایت و سازماندهى کند.
سیستمها داراى انواع مختلفى هستند. سیستمهاى بیولوژیکى، سیستمهاى مکانیکى، سیستم خلقت، سیستم خانواده، سیستم آموزش دانشگاه، سیستمهاى ادارى، سیستمهاى تجارى، سیستمهاى صنعتى و … همه از انواع مختلف سیستمها محسوب مى‏شوند.
در این کتاب در مورد سیستمهاى یک سازمان متشکل از عوامل انسانى بحث مى‏کنیم. سیستمهاى سازمانى – انسانى سیستمهائى هستند که سازمان و انسانها و روابط بین آنها، مهمترین عناصر سیستم را تشکیل مى‏دهند. این سیستمها در یک سازمان ادارى، یک شرکت یا موسسه تجارى و حتى یک مجموعه نظامى ایجاد مى‏شوند.
واکنش انسانها در پذیرش تغییرات، عامل تفاوت عمده بین سیستمهاى سازمانى-انسانى با سایر سیستمها است.بدین لحاظ تحلیلگر، در تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم باید بیش از همه چیز به این عامل توجه کند و خصوصیات و روحیات افراد را مد نظر داشته باشد.
علم مهندسى سیستم و تجزیه و تحلیل سیستم با پیدایش نظریه مدیریت علمى، و نظریه عمومى سیستمها و تکامل این دو نظریه و تلفیق آنها با هم و علوم مهندسى شکل گرفت. نظریه مدیریت علمى بر مطالعه شیوه‏هاى کار و چگونگى سازماندهى عناصر، افراد و کار در محیطهاى صنعتى شکل گرفت، ولى به جنبه‏هاى انسانى توجه کمترى نمود. نظریه عمومى سیستمها ابتدا از علوم بیولوژى و زیست‏شناسى وارد شد و سیستمها را با قوانینى مشابه در کل محیط خلقت شناسائى و مورد بررسى قرار داد.
علوم مختلف دیدگاههاى مختلفى از تجزیه و تحلیل سیستم دارند. مطالب این کتاب براى مطالعه و استفاده مهندسان نرم‏افزار و ایجاد توام سیستمهاى دستى و مکانیزه مناسب است. بسیارى از فعالیتها و زمینه‏هاى مهندسى نرم‏افزار و تجزیه و تحلیل سیستم مشترک است.
علم تجزیه و تحلیل سیستم یک علم رهیافتى است. یعنى مطالب بیان شده در این علم تنها رهنمودى است براى تحلیلگر براى انتخاب روش و ابزار مناسب، و تحلیلگر خود باید با استفاده از خلاقیت خود، چگونگى بکارگیرى این رهنمودها را دریابد و در محل مناسب بکارببندد.
هدف اصلى تجزیه و تحلیل سیستم، ایجاد یک "سیستم خوب" است. یک سیستم خوب سیستمى است که عوامل و شرایط و عناصر آن به نحو مطلوب عمل مى‏کنند و همه چیز در جاى خود قرار دارد. یک سیستم خوب منجر به ایجاد "چرخه بازخورد مثبت" شده و وضع سازمان هر روز بهتر مى‏شود. در حالیکه یک سیستم بد باعث ایجاد "چرخه بازخورد منفى" شده و وضع هر روز بدتر مى‏شود.
از معیارهاى یک سیستم خوب مى‏توان به نظم، مستندات، عدم اتکاء و وابستگى به فرد، اتکاء به تخصص، امکان ارزیابى سیستم، کارائى و بهره‏ورى و مبتنى بودن بر استاندارد را نام برد.
یک تحلیلگر سیستم براى فکر کردن بر ابعاد یک سیستم باید از شیوه‏هاى تفکر سیستمى بهره ببرد.
خصوصیات تفکر سیستمى در تصور ارگانیک، کل نگرى و وحدت، مدلسازى، بهبود شناخت، دقت، نظم، سیستم تفکر، طبقه بندى تفکر، مستدل بودن، در موارد لزوم کمى و قابل ارزیابى، و تجزیه خلاصه مى‏شود.
عبارات کلیدى
سیستم تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم
تحلیلگر سیستم نظریه مدیریت علمى
نظریه عمومى سیستمها نظریه سیستمها
مهندسى سیستم تفکر سیستمى

منابع
[م‏م‏ن75] – منصورکیا منصور – تجزیه‏وتحلیل سیستمها و روشها – انتشارات مروارید – 1375.
[ع‏رض76] – رضائیان على – تجزیه‏وتحلیل و طراحى سیستمها – سمت – 1376.
[ف‏ل‏ن70] – فیفنر جان .م، لین س اون – ترجمه تیمور کوشا – تجزیه و تحلیل سیستمهاى ادارى – انتشارات دانشگاه اصفهان – 1370.
[م‏ج‏ا77] – مجیدى اردوان – نقش اصلاح نظام ادارى و اطلاعاتى دستگاههاى دولتى در برنامه‏ریزى کشور – اولین همایش تدوین برنامه سوم توسعه کشور – سازمان برنامه و بودجه – 1377.
IRWIN – DESIGN METHODS & SYSTEM ANALYSIS – Whitten,Bentley,Barlow – [WBB90]
.1990 – TOPPAN
Fraser & Boyd – STRUCTURES SYSTEM DEVELOPMENT – Powers,Cheney,Crow – [PCC90]
.1990 –
Prentice – SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN -.Kendall Julie E ,.Kendall K.E – [KKJ92]
.1992 – Hall
John – concept,Methodologies and applicayion : Systems – .Wilson B – [WLB90]
.1990 – wiley
,McGraw-Hill – System theory – (Elijah).E ,Polak – .Lotfi Asker ,Zadeh – [ZAD69]
.(1969)

.1992 ,John Wiley – Systems engineering – .Andrew P ,Sage – [SAG92]
Fundamental principles of systems analysis – Ossenbruggen,Paul John – [OSS94]
.1994 ,Wiley – and decision-making
Modern systems – ,Valacich – .Joey F ,George – .Jeffrey A ,Hoffer – [HOF96]
.1996 ,.Benjamin/Cummings Pub – analysis and design
,McGraw-Hill – A professional's guide to systems analysis – .Martin E ,Modell – [MOD96]
.1996
a practitioner's approach : Software engineering – .Roger S ,Pressman – [PRE92]
.1992 ,McGraw-Hill –
.1992 – Addison-Wesley – Software engineering – .Ian ,Sommerville – [SOM92]
.1995 ,McGraw-Hill – Introduction to ergonomics – .S .Bridger,R – [BRI95]
,John Wiley – systems practice ,Systems thinking – Peter ,Checkland – [CHE89]
.1989
An introduction to general systems thinking – .Gerald M ,Weinberg – [WEI75]
.1975 ,John Wiley –
,Prentice-Hall – theory for the user : System identification – .Lennart ,Ljung – [LJU87]
.1987

پرسشها
1- خصوصیات یک سیستم چیست ؟
2- زیر سیستم چیست ؟
3- عوامل تمایز سیستمهاى سازمانى – انسانى با سایر سیستمها کدام است ؟
4- افزایش پیچیدگى، با نیاز و اهمیت سیستم چه ارتباطى دارد ؟
5- به نظر شما براى اینکه پرسنل یک سازمان، تغییرات را بپذیرند، چه اقداماتى مى‏تواند کمک کننده باشد؟
6- چه توجیهى در واگذارى وظیفه تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم به مهندسان نرم‏افزار وجود دارد ؟
7- نقطه عطف تبدیل چرخه بازخورد منفى به چرخه بازخورد مثبت چیست ؟
8- سازماندهى تفکر یعنى چه ؟
رهنمودهائى براى تمرین
1- سعى کنید تا 2 سیستم مختلف از سیستمهاى طبیعى، 2 سیستم مکانیکى، 2 سیستم سازمانى ادارى، 2 سیستم صنعتى و 2 سیستم تجارى واقعى را در محیط اطراف خود بشناسید و خصوصیات آنها را مورد بررسى قرارداده و بخشها، عناصر و فعالیتهاى آنها را لیست کنید.
2- با معیارهاى یک سیستم خوب، به بررسى و ارزیابى سیستمهاى سازمان ادارى و تجارى که در تمرین قبلى مشخص کرده‏اید بپردازید.
3- یک طبقه‏بندى جدید براى سیستمها ارائه کنید.
4- سعى کنید سیستم کار خودتان را بشناسید. فعالیتهائى که انجام مى‏دهید، طبقه بندى‏ها، برنامه‏ریزى‏ها و…..