پیاده سازی ارگونومی در محیط اداری

بسم الله الرحمن الرحیم

پیاده سازی ارگونومی در محیط اداری

Office Ergonomics
اولین گام در پیاده سازی ارگونومی در محیط اداری، آنالیز کاری است که انجام می شود.

آنالیز کامل، به یافتن علل دقیق مشکلات و بکار بستن راه حلهای مناسب کمک می کند.

در اکثر موارد، مشکلات موجود به کمک کارکنان و منابع محلی قابل حل خواهد بود.

Office Ergonomics
ارگونومی با بسیاری از موضوعات سر و کار دارد. ارگونومی از کارمند و ایستگاه کارش شروع می شود و به کل قسمت یا سازمان تسری می یابد.

بسیاری از عوامل سازمانی و محیطی، همچنین انتخاب و خرید مبلمان اداری تحت کنترل مدیریت است.

از طرفی بسیاری از عوامل مرتبط با آرایش محیط کار و عادات کاری در کنترل کارمندان است. تمرکز ارگونومی همیشه بر طراحی برای انسان است.

انسان دارای ویژگیهای منحصر بفردی است که بعضی از این ویژگیها مانند سن و قد قابل تغییر نیستند اما بعضی از این ویژگیها مانند آموزش و تجربه قابل دستکاری اند.

آنالیز محیط کار
آنالیز محیط کار اولین گام در جهت حذف علل بالقوه اختلالات اسکلتی عضلانی است.

آنالیز شغل نشان می دهد که هر کارمند روزانه چه کارهایی انجام می دهد. این امر با شرح وظایف شغلی که الزامات را بیان می کند متفاوت است زیرا در آنالیز شغلی اطلاعاتی در باره نحوه انجام کار جمع آوری می شود.

لازم است کارمندان در آنالیز شغل دخیل باشند زیرا آنان بهترین منبع اطلاعات در مورد فعالیتهای روزمره و مشکلات ناشی از آن هستند.

آنالیز محیط کار

آنالیز محیط کار
آنالیز ایستگاه کار: اجزای فیزیکی ایستگاه کار مثل موقعیت مانیتور، صفحه کلید، سطح کار و صندلی.

آنالیز محیطی: روشنایی، درخشندگی، دما، رطوبت، صدا و سایر عواملی که راحتی افراد را متاثر می سازد.

آنالیز سازمانی: مسئولیتها، برنامه کار، اضافه کاری و سایر جنبه هایی که شرایط کار خوانده می شوند. این عوامل خارج از کنترل کارمندان بوده و دارای بیشترین تاثیر بر ریسک فاکتورهایی از قبیل تکرار، کار استاتیک و زمان مواجهه است.

مراحل آنالیز اولیه محیط کار
1-با کارمندان صحبت کنید تا دریابید آیا در کارهایی که انجام می دهند تکرار، کار استاتیک، پوسچرهای نامناسب یا سایر ریسک فاکتورها وجود دارد حتی اگر آنان تجربه ناراحتی یا علائم آسیب را در طول کار ندارند.

2- کارمندان را در حین انجام کار مشاهده کنید تا ریسک فاکتورها و علل آنها مشخص شود. همزمان عوامل موجود در ایستگاه کار، محیط و سازمان که می توانند ریسک فاکتور ایجاد نمایند را ثبت کنید.

3- در صورت وجود ریسک فاکتورها، راه حل های فوری و دراز مدت را با کارمندان در میان بگذارید. تغییرات فوری را در مورد مشکلات ساده مثل ارتفاع مانیتور یا محل قرارگیری ماوس اجراکنید.

مراحل آنالیز جامع محیط کار
1-با کارمندان صحبت کنید. دلیل انجام آنالیز را برای آنان توضیح دهید و شرایطی را ایجاد کنید که آنان قادر به پاسخگویی راحت به سوالات باشند. ببینید آنها دقیقا چه کارهایی را انجام می دهند و مشکلات، ناراحتی ها و علائم آسیب را در آنان ثبت نمایید.

2-مدتی نحوه انجام کار آنان را مشاهده کنید تا ایده ای در باره عادات کاری شان بدست آورید. قبل از آنکه از آنان سوال کنید اجازه بدهید آنان کار معمول خود را انجام دهند. روی قسمتهایی از شغل که بیشترین مشکل و ناراحتی در آن اظهار می شود متمرکز شوید زیرا این نقاط اولویت کنترل دارند. در هر شغل ریسک فاکتورها را مشخص و شدت و فرکانس هر ریسک را ثبت نمایید.

3-با توجه به فعالیتهای مختلف شغلی که باید انجام گیرد ایستگاه کار، وسایل و تجهیزات و محیط را آنالیز نمایید. بر تطابق وسایل و محیط بر کارمند متمرکز شوید بجای آنکه انتظار داشته باشید آنان پوسچر و رفتارشان را با کار تطبیق دهند.

اجرای راه حلها

اجرای راه حلها
به هنگام آنالیز محیط کار شما ممکن است تعدادی راه حل فوری و آسان را در نظر گرفته باشید که بسهولت قابل اجراست و مزایای فوری برای کارمندان دارد.

بسیاری از این راه حلها، تغییراتی کوچک در ایستگاه کار از قبیل زیرپایی یا پایه مانیتور است که به کاهش مشکلات در حیطه پوسچرهای نامناسب و استاتیک کمک می کند.

بخشی از این تغییرات جزئی توسط خود کارمندان قابل اجراست. همچنین کارمندان می توانند پیشنهاداتی برای راه حلهای کم هزینه داشته باشند.

می توان از تغییرات ابتکاری بعضی از کارمندان در تلاش برای افزایش راحتی و آسان سازی شغل الگو گرفت و آن را به سایر کارمندان آموزش داد.

اجرای راه حلها
آرایش مبلمان اداری و سایر وسایل باید به گونه ای باشد که کارمندان امکان کار در این پوسچرها را داشته باشند. برای مثال مانیتور بمنظور حفظ وضعیت مناسب سر باید پائین تر از سطح چشم باشد.

صفحه کلید بمنظور حفظ وضعیت مستقیم مچ باید نزدیک به ارتفاع آرنج باشد. اگر نمی توانید مانیتور و صفحه کلید را به قدر کافی پایین بیاورید صندلی را بالا ببرید و زیرپایی برای استراحت پاها فراهم نمایید.

ترجیحا هر ایستگاه کار اداری باید برای یک فرد تنظیم شود زیرا فائق آمدن بر قواعد ارگونومیکی که در هر شرایطی و برای همه مناسب باشد تقریبا غیر ممکن است!

اجرای راه حلها
اگر آنالیز شغلی نشان می دهد که کارمندان در مکانهای دیگری علاوه بر ایستگاه کار کامپیوتری نیز کار می کنند این مناطق باید بطور جداگانه مورد آنالیز قرار گیرد.

کارکنان در صورتیکه شما آنان را با اصول ارگونومی آشنا کنید می توانند در اجرای بسیاری از راه حلها و رفع مشکلات کمک نمایند.

صندلی های قابل تنظیم
صندلی های قابل تنظیم برای کارمندانی که بخش قابل توجهی از کارشان را بصورت نشسته انجام می دهند توصیه می شود بویژه اگر آنان با کامپیوتر یا شغل کم تحرک دیگری سر وکار دارند.

این صندلیها باید برای کارمند امکان تغییر و تنوع پوسچر را در طول انجام کار فراهم نماید

طراحی اداره
چیدمان، اثاثیه و وسایل اداری باید جهت تعیین ریسکهای احتمالی اختلالات اسکلتی-عضلانی مورد بررسی قرار گیرند. برای مثال هنگام چیدن قفسه ها باید چیزهایی که بیشتر مورد استفاده هستند نزدیک تر قرارگیرند.

نظرخواهی از کارکنان قبل از ایجاد تغییرات یا خرید وسایل منجر به ایجاد محیطی کارآمدتر و کاهش ریسک خواهد گردید. چیدمان مبلمان اداری می تواند باندازه نوع آن با اهمیت باشد.
بدیهی است چیزهایی که بیشتر مورد استفاده هستند باید در محدوده دسترسی آسان قرارگیرند

طراحی اداره
کارمندان دوست دارند تا حدی بر آرایش محیط کارشان کنترل داشته باشند و قادرند بسیاری از تغییرات لازم را انجام دهند. نمونه ای از ایستگاه کار طراحی شده برای اپراتور پذیرش و حسابدار در شکل زیر آورده شده است:

بلند کردن و حمل بار
اگر چه بلند کردن مکرر بارهای سنگین در بیشتر ادارات رایج نیست اما توجه به این موضوع صرف نظر از اینکه کار در کجا انجام می شود اجتناب ناپذیر است. روشی که مواد نگهداری و حمل می شوند می تواند ریسک آسیب ایجاد نماید. بلند کردن و حمل بار باعث آسیب کمر، شانه و بازو می شود. این آسیبها یک سوم تمام آسیبهای محیط اداری را تشکیل می دهد و بنابراین باید در آنالیز محیط کار مدنظر قرار گیرند.

پیشگیری از خستگی بینایی
تقریبا نیمی از کاربران کامپیوتر از علائم ناراحتی چشمی (Eye Strain) رنج می برند. در واقع ناراحتی چشمی شایعتر از اختلالات اسکلتی-عضلانی است. تحقیقات نشان داده است که کار با کامپیوتر اثرات دائمی بر بینایی ندارد.

ناراحتی چشمی باعث کاهش عملکرد و افزایش خطا می شود. علل اصلی ناراحتی چشمی روشنایی و خیرگی است. علل دیگر شامل اختلافات فردی در بینایی، سطح مهارت در اجرای فعالیتهای شغلی و نحوه تنظیم ایستگاه کار است.

پیشگیری از خستگی بینایی

آنالیز محیطی

محیط اطراف ایستگاه کار باندازه خود ایستگاه کار بر راحتی و عملکرد تاثیرگذار است. محیط اداری باید دارای روشنایی مناسب بدون درخشندگی و خیرگی، دارای رطوبت و گرمای مطلوب و همچنین ساکت جهت تمرکز و فاقد ازدحام باشد.

آنالیز محیطی-روشنایی

روشنایی می تواند اثر قابل ملاحظه ای بر راحتی و عملکرد داشته باشد. در کار با مانیتور، نور شدید بویژه اگر باعث خیرگی شود موجب ناراحتی چشمی می گردد. در کارهای خواندنی و نوشتاری، روشنایی کم باعث ناراحتی چشمی می شود. همچنین جو افسردگی را بر محیط کار حاکم می کند.

آنالیز محیطی-روشنایی

آنالیز محیطی-روشنایی
روشنایی مورد نیاز در کار با کامپیوتر باید کمتر از میزان روشنایی لازم برای خواندن کتاب یا هرمتن نوشته شده روی کاغذ باشد. این اختلاف ناشی از این واقعیت است که مانیتورهای کامپیوتر از خود نور ساطع می کنند در حالیکه کاغذ منعکس کننده نوری است که از محیط دریافت می کند.

بمنظور پیشگیری از ناراحتی چشمی در کار با کامپیوتر لازم است روشنایی محیط باندازه نوری باشد که از صفحه مانیتور ساطع می شود. پنجره یا منابع نوری درخشنده در پشت یا کنار مانیتور می تواند باندازه خیرگی مانیتور ناراحت کننده باشد.

چیدمان مناسب مانیتور نسبت به پنجره

استانداردهای روشنایی

کار دائمی با کامپیوتر 500-300 لوکس

کار با کامپیوتر و اسناد کاغذی 750-500 لوکس

کار با اسناد کاغذی 1000-750 لوکس

گرما و رطوبت
گرما و رطوبت نیز همانند روشنایی نه تنها بر راحتی بلکه بر بهره وری کارکنان اثر می گذارد.
بیشتر کارهای اداری در حالت نشسته انجام می شود و انسان در فعالیتهای فیزیکی سطح پایین در مقایسه با شرایط فعال معمولا دماهای محیطی بالاتر را ترجیح می دهد. در ادارات هنگامی که تعداد زیادی وسایل تولید کننده حرارت با هم در یکجا جمع شوند هوا بسیار گرم خواهد شد.
میزان رطوبت نیز در احساس راحتی و سلامت نقش دارد. رطوبت کم باعث خشکی پوست و رطوبت زیاد باعث احساس خفگی می شود و موجب می شود دما بالاتر از مقدار واقعی احساس شود.

صدا
صدا در ادارات معمولا به حدی نمی رسد که برای شنوایی زیان آور باشد اما می تواند بعنوان عامل حواس پرتی، مخل عملکرد و بهره وری باشد.
مطالعات نشان داده اند هنگامی که کارمندان کار فکری انجام می دهند صدا بیشتر مختل کننده کار است.
در حالیکه می توان صدا را با صداسنجاندازه گرفت، روش ساده تر استفاده از قضاوت افراد در مورد میزان صدا
در محیط اداری است.
نظر کارمندان را در باره صدای محیط جویا شوید.آیا صدا در ارتباطات آنان تداخل ایجاد می کند و باعث حواس پرتی می شود.

استانداردهای صدا در محیط اداری
Open Office: حد اکثر 60 دسی بل متوسط 40-30 دسی بل
Private Office: حداکثر 55 دسی بل متوسط 35-30 دسی بل

Chair
General Design
Easy to adjust
5-leg base — stability
Swivel and wheels — ease of reaching & getting in & out

95-120°
Seat Pan
Backrest
Arm Rests
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Chair Design
Seat Pan:
Slightly concave
Softly padded
Rounded, waterfall edge- reduce edge compression

95-120°
Seat Pan
Backrest
Arm Rests
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Chair Design
Foot rest
only if necessary
should be big & solid
Backrest:
Supports entire back: head-lumbar ~ 85 cm
Relieve spinal and muscle load

95-120°
Seat Pan
Backrest
Arm Rests
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Adjust the chair
Seat Height:
Feet flat on floor
Knee should be at 90°
Armrests:
Supports upper extremity
Adjustable vertically and horizontally
Vertically for shoulders
Horizontally to keep elbows in

95-120°
Seat Pan
Backrest
Arm Rests
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Keyboard and mouse
Vertical Position
As low as possible
Arms parallel
g-h key height = elbow height
mouse and keyboard at the same height
larger surfaces are better than trays
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Keyboard and mouse
Horizontal Position
Keyboard: Directly in front of worker
Mouse: Right or left of keyboard
Mouse: Directly in front (mouse intensive tasks)
Trays can limit horizontal adjustments
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Keyboard and mouse
Angle
Keyboard: Flat or negative sloped
Keep wrists straight or slightly flexed
Wrist pad
Flat
Wrist pad
Negative slope
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

Monitor Positioning
Vertically adjustable
Top of screen not to exceed the operator’s eye level (preferably 1-2 inches below eye level)
Viewing angle 15°- 30° W/R to horizontal
Horizontally adjustable
Directly in front
18-24” distance
Same for document holder
15°- 30°
18-24”
Source: Jack Dennerlein
Harvard School of Public Health

آموزش
تجربه نشان داده است که خرید مبلمان اداری ناراحتی و
ریسک آسیب را کاهش نمی دهد.اغلب کارمندان از مبلمان جدید بطور صحیح تنظیم نمی کنند زیرا در مورد پوسچر مناسب آموزشهای لازم را ندیده اند.

همچنین بدرستی نمی دانند که مکانیسمهای تنظیم چگونه کار می کند. کارمندان ممکن است ندانند که مبلمان آنان قابل تنظیم است و در همان وضعیتی که به آنان تحویل شده است از آن استفاده کنند.

آموزش
کارمندان ممکن است احساس کنند پوسچر خوب، استراحتهای کوتاه و عادات مناسب کاری مهم نیستند. بنابراین آموزش عواقب احتمالی عدم تغییر ایستگاه کار و روشهای کار ضروری است.

با آموزش کارمندان و سرپرستان در موضوعات ارگونومی، زمان مورد نیاز جهت انجام آنالیز و اجرای راه حلها کاهش می یابد.

هدف برنامه آموزشی، آماده کردن کارمندان جهت پذیرش مسئولیت در راستای سلامت شان است. باید به آنان ابزارهای مناسب برای پیدا کردن مشکلات و حل آنها ارائه شود.