کارت امتیاز متوازن (BSC)
نام دوره آموزشی : کارت امتیاز متوازن (BSC)
تاریخ دوره آموزشی : 11 آبان ماه 1388
شرکت کنندگان دردوره : کارشناسان دفتر برنامه ریزی وکنترل برنامه ها
منبع وماخذ مطالب آموزشی : جزوه آموزشی شرکت توف آکادمی ایران وآلمان
مفاهیم وتعاریف :
استراتژی:
استراتژی به زبان ساده مشخص کننده این است که به چه می خواهید برسید وچگونه می خواهید به آن برسید
برنامه ریزی استراتژیک :
فرایند مستمر ونظام مندی است که اعضاء سازمان را کمک می کند تا :
درتعیین اهدافی که به آینده مربوط می شود هرچه بهتر تصمیم گیری کند
چگونگی رسیدن به این اهداف را مشخص کند و
میزان حصول به این نتایج را مشخص کند
به زبان ساده برنامه ریزی استراتژیک به شما این اطمینان را می دهد که راهی که در پیش گرفته اید به همان جایی منتهی شود که می خواهید به آن برسید
مدیریت استراتژیک :
هنر وعلم تدوین ، اجرا وارزیابی تصمیمات همه جانبه به منظور توانمند سازی سازمان دردستیابی به اهداف مورد نظر.
استفاده از :
فرصتهای کلیدی محیط
کاهش مخاطرات ناشی از تهدیدات محیطی
تقویت نقاط قوت درون سازمان
فائق آمدن برنقاط ضعف درون سازمانی
نهایتا” حل مشکلات اساسی واستراتژیک سازمان ، بهبود عملکرد
وبرخورد موثربامحیطی که با تغییرات سریع مواجه می باشد
مفاهیم وتعاریف :
پنج گام فرایند مدیریت استراتژیک :
فرایند استراتژی :
ایجاد استراتژی
بیان اهداف استراتژیک
تعیین پروژه های استراتژیک وشاخصها
پیاده سازی مداوم اقدامات
پایش ونظارت براجرای این اقدامات وکارایی استراتژی
بازنگری استراتژی
محورهای استراتژیک :
بیانیه ماموریت (Mission Statement)
چشم انداز ( Vision)
بیانیه ارزشها (Values Statement)
اهداف (Objectives)
اهداف خرد ( Targets)
موانع پیاده سازی استراتژی :
مانع چشم انداز: عدم درک صحیح کارمندان ازچشم اندازواستراتژی سازمان
مانع کارکنان : بیشترسیستمهای انگیزشی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت تدوین شده واین به قیمت ازدست رفتن خلق ارزش بلند مدت برای سازمان تمام می شود
مانع منبع : بیشتر سازمانها فرایند های جداگانه برای برنامه ریزی بودجه واستراتژی دارندبنابراین منابع مالی وانسانی به اهداف کوتاه مدت گره می خورند نه به استراتژی بلند مدت
مانع مدیریت : مدیران بیشتر وقتشان رابه تحلیل نتایج مالی وجستجوی نقایص سپری می کننددرحالی که باید از نقصها برای اصلاح وخلق ارزش هم استفاده کنند
محدودیتهای شاخصهای مالی :
شاخصهای مالی تنها منعکس کننده یکسری نشانه درخصوص علل موثر اولیه هستنددرحالیکه دلایل برای مدیریت اهمیت دارند
بسیاری ازوقایع توسط شاخصهای مالی مشخص میشوند اما خیلی کلی ، خیلی دیروگاها”هرگز.
شاخصهای مالی قابلیت کمی در ایجاد انگیزش یا هدایت دردستیابی به اهداف در حوزه های عملیاتی دارند
تعیین اهداف زیرمجموعه های واحدهای سازمانی با شاخصهای مالی مشکل به نظر میرسد
شرکتهایی که سازمان خود را از طریق شاخصهای مالی مدیریت مینمایندهمانند راننده خودروئی هستند که شیشه جلوی خودرو رابخارگرفته وتنها از آینه های بغل برای راندن وهدایت خودرو استفاده می نمایند این شرکتها تنها میتوانند مطمئن باشند که هنوز در جاده هستند.
معیارهای سنجش عمدتا” کوتاه مدت وغیر استراتژیک هستند
ارزیابی هاعمدتا” یک بعدی است
درارزیابی هامتغییر های مهمی مانند کیفیت ،نوآوری ورضایت مشتریان لحاظ نمیگردد
درتطابق با واقعیتهای تجاری نیستند
قابلیت اندازه گیری فرایندهای ارزش افزاکه درچند واحدانجام میگیرد راندارند
تفکر بلند مدت رافدا می کند ( مثل کاهش هزینه های تحقیق وتوسعه)
محدودیتهای اندازه گیری مالی :
کارت امتیاز متوازن (BSC) چیست ؟ BSC : Balanced Scorecard
درسال 1990 کاپلان ونورتون درخصوص “ اندازه گیری عملکرد سازمانهای فردا “ با هدف توسعه یک مدل جدید که بتواند استاندارد عملکرد را به تصویر بکشد وپتانسیل آن بهتر از داده های عملکرد سنتی با شد ، مطالعاتی را انجام دادند که در نتیجه سیستمی متوازن با چهار وجه (منظر) مالی ، مشتری ، فرایندهای کسب وکار داخلی ویادگیری ورشد بنا نهاده شد که کارت امتیاز متوازن نام گرفت .
ارزیابی متوازن روشی است که درآن استراتژی سازمان به یک سری شاخصهای عملکرد قابل اندازه گیری تبدیل شده وازطریق اجرای آن ،سیستمی برای سنجش تحقق استراتژی ومدیریت استراتژیک ایجاد می شود.
کارت امتیاز متوازن یک سیستم مدیریتی است (تنها یک سیستم اندازه گیری نیست ) که سازمان را قادر می سازد چشم انداز و استراتژی سازمان را شفاف و آنها را به اقدامات اجرایی تبدیل نماید.
کارت امتیاز متوازن یک مجموعه به دقت جمع آوری شده از اندازه هایی است که از استراتژی سازمان مشتق می شوند .
کاپلان کاربرد کارت امتیاز متوازن را در سه محور زیر می داند :سیستم اندازه گیری ، سیستم مدیریت استراتژیک و ابزار ارتباط
ویژگی های کارت امتیاز متوازن :
غلبه برمانع چشم انداز از طریق ترجمه ی استراتژی : کارت امتیاز متوازن از طریق شاخصها ، اهداف واقدامات ،درک مشترکی از استراتژی هادر داخل سازمان ایجاد مینماید
غلبه برمانع کارکنان : کارت امتیاز متوازن در سازمان به کارکنان نشان می دهد که فعالیتهای روزمره آنها به چه ترتیب به استراتژی های سازمان مرتبط می باشند.
غلبه برمانع منبع : افراد ومنابع مالی لازم برای رسیدن به اهداف کارت امتیاز متوازن باید اساس توسعه سالانه فرایند بودجه گذاری راتشکیل دهد
غلبه برمانع مدیریت : مدیران باید زمان خودرابه جای صرفا”یافتن تغییرات ونقصها ، صرف پرسش ویادگیری درمورد استراتژی سازمان کنند
مقصود اصلی BSC :
درBSC چهارجنبه (پرسپکتیو ) مدیریت در اتصال یکدیگرند:
اهداف مالی
مشتریان
فرایندهای داخلی کسب وکار
یادگیری ورشد
بغیر از جنبه های مالی بسته به نوع سازمان جنبه های دیگر راهم می توان انتخاب نمود از جمله :
ایمنی کار ومحیط کار
مسئولیتها اموراجتماعی
شراکتهای خارجی
مقصود اصلی BSC ، جاری سازی ماموریت واستراتژی از طریق اهداف وشاخصهای کمی وکیفی می باشد
نتایج BSC در قالب یک طرح گرافیکی از موارد مذکور نمایان می شود
ارتباط علت ومعلولی واهمیت آن :
درحین تعریف اهداف استراتژیک درهریک از چهار جنبه باید توجه داشت که متناسب باهم ودر یک رابطه علت ومعلولی باشند که بتوان آنچه راکه مورد انتظار است نمایان ساخت .در سازمانهای خدماتی ودولتی این مسئله به این صورت است که چنانچه بتوان منابع موجود رابه نحواحسن مدیریت نمود(مالی)مطمئنا”سیستمهاوافراد مناسبی دراختیار دارید(یادگیری ورشد)،این مسئله باعث ایجاد خدمات مناسب وباارزش (فرایندهای داخلی )میگردد وبدنبال آن نیاز عموم برآورده میگردد(مشتری)
چیزی که واقعا” کارت امتیاز متوازن را ازدیدگاه سیستمهای مدیریت عملکرد جدامیکند توجه به روابط علت ومعلول است.اندازه گیری های کارت امتیاز متوازن در زنجیره علت ومعلول به هم مرتبط می شوند
کارت امتیاز متوازن کمک می کند تا:
اول از ارتباطات علت ومعلولی در مفروضاتی که براساس آنهااستراتژی بناشده است ، اطمینان حاصل شود
دوم توانایی نیل به اهداف تایید یا رد شود و
سوم ،همه توان ونیروی موسسه درراستای تحقق استراتژی سازمان همسوگردد
نقشه استراتژی ( (Strategy Map
نقشه های استراتژی سازمانها را قادر می سازد تا اهداف ،ابتکارات ، بازارهای هدف ، معیارهای عملکرد وارتباطات میان اجزای استراتژی خود را به وضوح وبا زبانی ساده توصیف کنند بنابراین میتوان گفت :
نقشه استراتژی به شما می گوید کجا می خواهید بروید.
کارت امتیاز متوازن اینکه چگونه به آنجا برسید را روشن می نماید .
گزارش حاصل از آن نیز به شما می گوید که عملکرد شما در هر مرحله از فرایند چگونه بوده است .
نمونه ای از نقشه استراتژی
تعادل درکارت امتیاز متوازن
مفهوم تعادل ،مفهوم مرکزی کارت امتیاز متوازن است که خصوصا” با سه ناحیه در ارتباط است :
تعادل میان شاخصهای مالی وغیرمالی
تعادل میان اعضای داخلی وخارجی سازمان
تعادل میان شاخصهای تاخیروپیشرو عملکرد
انواع متفاوت اهداف
یک هدف میتواند به صورت یک بیان کمی از اندازه گیری عملکرد برای نقطه ای از آینده تعریف شود دراین قسمت سه نوع از اهدافی که شما میتوانید به کار بگیرید معرفی می کنیم :
اهداف بلند مدت
اهداف میان مدت
اهداف کوتاه مدت (اهداف جزئی )
آیا تمام سه هدف ضروری است
همه شاخصهای کارت امتیاز متوازن در ارتباط با اهداف بلند مدت نیستند شماباید سعی کنید اهداف میان مدت برای هرشاخص تان تهیه نمایید این اهداف هنگامی که شما کارت امتیاز متوازن را به فرایند بودجه گذاری سازمانتان مرتبط می کنید ،نقش مهمی را بازی می کنند همچنین اهداف جزئی نیز باید قسمتی از کارت امتیاز شما را تشکیل دهند
تعریف شاخصهای عملکردی
شاخصهای عملکرد ،اطلاعات ، داده های قابل سنجشی هستند که به صورت خلاصه وفشرده شما را درخصوص شرایط موجود ،بهبود ونیز درباره نقاط قوت وضعف یک سازمان مطلع می سازند .
آنها ابزاری ضروری وواجب برای برنامه ریزی ، تصمیم گیری ومدیریت هستند.
شاخصهای عملکرد نتیجه اندازه گیری هستند که شاخصهای کلیدی ،اندازه های کلیدی وداده های کلیدی نامیده می شوند.
مشخصات شاخصها
برای هرشاخص شناسنامه ای باقید مشخصات زیر درنظر گرفته میشود:
عنوان – مقصود – درارتباط با
هدف – فرمول – بازه زمانی اندازه گیری
بازه زمانی بازنگری – چه کسی اندازه گیری می کند
منبع اطلاعات پایه
چه کسی از این شاخص استفاده می کند
با این اطلاعات چکار می کند
چه کسی بااین اطلاعات کار می کند
ملاحظات وپیشنهادات
تعداد شاخصها در کارت امتیاز متوازن
کلید تشخیص تعداد شاخص های عملکرد ، اطمینان از توصیف کافی استراتژی درخلال چهار جنبه کارت امتیاز است .برای رسیدن به استراتژی نیاز به ترکیب کافی از شاخصهای اساسی Lag وLead دارد بعضی اهداف عملکردی نیاز به بیشتر از یک اندازه گیری دارند درنتیجه شما می توانید به سرعت تا20شاخص یابیشتر رابرای آن هدف داشته باشید.
تعداد شاخصهای زیر درکارت امتیاز متوازن سطح بالا مورد انتظار است :
جنبه مالی : سه یاچهار شاخص
جنبه مشتری : 5تا 8 شاخص ،جنبه مشتری معمولا” تعداد زیادی از شاخصهای Lead رادربرمی گیرد
جنبه فرایندداخلی : 5تا10 شاخص
جنبه یادگیری ورشد کارمند : 3تا6شاخص
مراحل تکوین وپیاده سازی استراتژی ها به کمک BSC
ماموریت ،چشم انداز وارزشهاراایجاد، به روز یاکنترل نمایید
الزامات محیطی ونقاط قوت وضعف سازمان رامشخص نمایید
موارد استراتژیک برجسته رانام برده واهداف مهم استراتژیک رابیان دارید
ساختارهدف رابه صورت یک نقشه استراتژیک باابعاد وجنبه هایBSC نشان دهید
شاخصهای عملکرد ، مقادیر هدف واقدامات اجرایی را به نقشه استراتژیک ارجاع دهید
منابع مورد نیاز برای اقدامات برنامه ریزی شده را برآورد نمایید وامکان تحقق بخشیدن به استراتژی رابررسی نمایید
چنانچه استراتژی به حد کافی واقع بینانه نمی باشد آنرا مجددا” بررسی ،تجدید ویابه گونه ای دیگر بیان کنید
مسئولیتها وتناوب پایش وکنترل راتعریف ومشخص نمایید
پروژه های استراتژیک را آغاز نمایید ،مراقب هماهنگی های پروژه باشید.
شاخصها ومقادیر عملکرد مهم رابه صورت ماهانه وبهبود پیشرفت پروژه راطبق برنامه (حداقل 3ماه یکبار) پایش نمایید .درصورت بروز مشکلات اقدامات اصلاحی رااجرا نمایید
استراتژی را حداقل یکبار درسال بازنگری نمایید
کل کار راهرسال تکرار کنید .موفقیت ها راجشن بگیرید
عملکردهای برجسته مورد قدردانی قرار گیرند
پایان