به نام ایزد دانا
وظایف و نقشهای سرپرستی
سرفصل مطالب
مفهوم سرپرست و سرپرستی
نقش و جایگاه سرپرست
مسئولیتهای سرپرست
ویژگی های کار سرپرست
ویژگی های ارتباطی سرپرست
وظایف سرپرست
مهارتهای ضروری برای سرپرست
عوامل تاثیرگذار بر توقعات افراد
اصول ایجاد رابطه خوب با دیگران
روشهای شناسایی و حل مشکل
ویژگی های یک سرپرست موفق
شیوه های بهبود روش کار در سازمانها
نقش روابط انسانی در بهبود روش کار
اصول اساسی مدیریت
جلسه نخست
1390/07/04
مفهوم سرپرست و سرپرستی
رده های مختلف مدیریت در هر سازمان به نوعی سرپرستی عده ای را بر عهده دارند. به معنایی دیگر تمام افرادی که اقتدار دارند و کار دیگران را کنترل می کنند، بدون توجه به بالا و پایین بودن موقعیت آنها در سلسله مراتب قدرت در سازمان سرپرست شناخته می شود و رسماً بر کار دیگران نظارت می کنند. برای ارائه تعریف سرپرست و تعیین جایگاه او ابتدا باید رده های مختلف مدیریت در سازمان مورد بررسی قرار گیرد تا موقعیت سرپرستان در سازمان روشن شود. در یک سازمان بطور کلی سه رده (سطح) مدیریتی وجود دارد:
رده مدیران عملیاتی
رده مدیران میانی
رده مدیران عالی (ارشد) سازمان
مفهوم سرپرست و سرپرستی
سرپرست یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را برعهده دارد.
نقش و جایگاه سرپرست
برای سرپرستی تنها دانش کار کافی نیست، آشنایی نظری با کار و دانش مهارت فنی شرط لازم برای سرپرستی است. سرپرست باید ضمن داشتن تسلط بر کار، روش های کار، طرز کار ماشینها و ابزار و وسایل را بشناسد، انتظارات زیردستان و مدیران را بداند و میزان اختیارات و مسئولیت های خویش را تشخیص دهد، اما مهمترین انتظار از وی این است که موجب بر انگیختن افراد شود.
مسئولیتهای سرپرست
مسئولیت در برابر افراد زبردست- آموزش ، حفاظت در برابر خطرات ، هدایت و راهنمایی افراد، ایجاد نظم و هماهنگی ، رهبری کار گروهی، ایجاد انگیزه تغییر و تحول و…
مسئولیت در برابر بالا دستان- ارائه گزارش کار به مدیران مافوق، ایجاد هماهنگی، پیشبرد کار و …
مسئولیت در برابر سایر سرپرستان – ایجاد ارتباط و هماهنگی
مسئولیت در برابر کار- کمیت (مقدار) کار، کیفیت (مرغوبیت) کار و رعایت استانداردهای زمانی کار.
مسئولیت در برابر محیط کار- ایجاد نظم و ترتیب ، نگهداری و کاربرد صحیح ماشین آلات، نظافت محل کار و …
مسئولیتهای سرپرست
بنابراین در یک دسته بندی کلی می توانیم مسئولیتهای سرپرست را به صورت زیر برشماریم:
برنامه ریزی اجرایی کار
تهیه گزارش های کار(روزانه ، هفتگی و ماهانه)
تعیین نیاز و برنامه ریزی آموزشی کارکنان
رسیدگی به مشکلات کارکنان
تعیین میزان اختیار و مسئولیت هر یک از کارکنان
تقسیم کار بین افراد
تفهیم قوانین، مقررات و هدفهای سازمان برای کارکنان
بهبود روش کار
اعمال اصول ایمنی و بهداشت در محیط کار و نظارت بر اجرای آن
آگاهی از استانداردهای عملیاتی کار
ویژگیهای کار سرپرست
کار سرپرست کاری جمعی است و گروهی و با کار فردی کارکنان متفاوت است
برای شناخت ویژگی های کار سرپرست می توان کار فردی دیگران را با کار سرپرست مقایسه کرد.
ویژگیهای کار سرپرست
ویژگیهای ارتباطی سرپرست
همکاران خود را خوب می شناسد و به تفاوتهای آنها توجه می نماید.
ارتباط میان افراد گروه همکاران را درک کرده ، تحلیل می کند و به انگیزه رفتارهای فردی، گروهی و اجتماعی می پردازد.
ابعاد کار را به روشنی می شناسد و در تقسیم کار با توجه به خصوصیات فردی کارکنان عمل می نماید.
هدف ها، امکانات و روشها را به خوبی می شناسد.
از حس تعلق سازمانی برخوردار است و در ارتباط با سازمانهای دیگر خود را نماینده سازمان خویش می داند.
اصل تغییر و تحول در محیط پیرامون خود و افراد را به عنوان واقعیتی انکار ناپذیر می داند.
کار خود را دوست دارد و از انجام آن لذت می برد.
وظایف سرپرست
– سرپرست در محدوده اختیارات و مسئولیتهای خود عمل می کند نه فراتر از آن.
– سرپرست لازم است هدفهای سازمان را بشناسد و نقش خود را در راه یابی به هدف ها بیابد. تدوین برنامه اجرایی برای رسیدن به اهداف سازمان از جمله وظائف سرپرست است که بهتر است با همکاری کارکنان تهیه شود. درک درست برنامه بوسیله کارکنان به اجرای بهتر آن کمک می کند.
– ایجاد هماهنگی میان واحد خود و سایر واحدها از وظائف سرپرست می باشد.
– سرپرست باید توانایی بهبود روش و تغییرپذیری در قسمت خود را داشته باشد.
– تامین و تدارک ابزار کار و آماده سازی محیط کار برای کارکنان وظیفه سرپرست می باشد.
– ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از وظایف مهم سرپرست می باشد معیارهای ارزیابی باید برای سرپرست و کارکنان روشن و قابل قبول باشد.
– محدوده عملکرد افراد باید روشن و مشخص باشد.
– زمان بندی کارها و تعیین اهداف جزئی برای هر فرد از وظائف سرپرست می باشد.
– تهیه برنامه آموزشی براساس نیازهای افراد و اجرای آن از وظائف سرپرست می باشد.
– نظارت و مراقبت مستمر و غیر مستقیم از جمله وظائف مدیریت می باشد . نظارت بهتر است به گونه ای باشد که روحیه خود کنترلی را در افراد تقویت کند.
– سرپرست باید معیارهای مناسبی برای تشویق ، پاداش ، جایزه ، جریمه و تنبیه داشته باشد.
– واگذاری بخشی از اختیارات به افرادی که آمادگی و شایستگی پذیرش آن را دارند، یکی از وظایف سرپرست می باشد.
– ایجاد ارتباط مناسب با کارکنان از وظایف سرپرست می باشد.
– سرپرست، الگوی رفتاری مطلوب برای کارکنان ارائه می دهد.
مهارتهای ضروری برای سرپرست
مهارت در رهبری اثر بخش افراد
مهارت در آموزش افراد (آموزش موثر)
مهارت در حفظ و نگهداری افراد در برابر خطرهای محیط کار(ایمنی و بهداشت کار)
مهارت در بهبود کار(بهبود روش)
وظایف سرپرست
– سرپرست در محدوده اختیارات و مسئولیتهای خود عمل می کند نه فراتر از آن.
– سرپرست لازم است هدفهای سازمان را بشناسد و نقش خود را در راه یابی به هدف ها بیابد. تدوین برنامه اجرایی برای رسیدن به اهداف سازمان از جمله وظائف سرپرست است که بهتر است با همکاری کارکنان تهیه شود. درک درست برنامه بوسیله کارکنان به اجرای بهتر آن کمک می کند.
– ایجاد هماهنگی میان واحد خود و سایر واحدها از وظائف سرپرست می باشد.
– سرپرست باید توانایی بهبود روش و تغییرپذیری در قسمت خود را داشته باشد.
– تامین و تدارک ابزار کار و آماده سازی محیط کار برای کارکنان وظیفه سرپرست می باشد.
– ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از وظایف مهم سرپرست می باشد معیارهای ارزیابی باید برای سرپرست و کارکنان روشن و قابل قبول باشد.
– محدوده عملکرد افراد باید روشن و مشخص باشد.
– زمان بندی کارها و تعیین اهداف جزئی برای هر فرد از وظائف سرپرست می باشد.
– تهیه برنامه آموزشی براساس نیازهای افراد و اجرای آن از وظائف سرپرست می باشد.
– نظارت و مراقبت مستمر و غیر مستقیم از جمله وظائف مدیریت می باشد . نظارت بهتر است به گونه ای باشد که روحیه خود کنترلی را در افراد تقویت کند.
– سرپرست باید معیارهای مناسبی برای تشویق ، پاداش ، جایزه ، جریمه و تنبیه داشته باشد.
– واگذاری بخشی از اختیارات به افرادی که آمادگی و شایستگی پذیرش آن را دارند، یکی از وظایف سرپرست می باشد.
– ایجاد ارتباط مناسب با کارکنان از وظایف سرپرست می باشد.
– سرپرست، الگوی رفتاری مطلوب برای کارکنان ارائه می دهد.
مهارتهای ضروری برای سرپرست
مهارت در رهبری اثر بخش افراد
مهارت در آموزش افراد (آموزش موثر)
مهارت در حفظ و نگهداری افراد در برابر خطرهای محیط کار(ایمنی و بهداشت کار)
مهارت در بهبود کار(بهبود روش)
عوامل تاثیرگذار بر توقعات افراد
واقعیت این است که توقعات اساسی در همه انسانها مشترک است ولی میزان یا شدت توقعات در افراد یکسان نیست در هر موقعیت و شرایطی یک یا چند انتظار اهمیت بیشتری پیدا می کنند و عواملی موجب می شوند که گرایش ما نسبت به یک انتظار کمتر یا بیشتر شود.
اما…
چه عواملی موجب تاثیرگذاری و تغییر انتظارات ما می شوند؟
عوامل تاثیرگذار بر توقعات افراد
سن
اعتقاد و باور
سابقه و تجربه
سبک مدیریت سازمان
هوش و استعداد
تحصیلات و تخصص
نوع شخصیت
وضع جسمانی
جامعه
موقعیت اجتماعی
تربیت
خانواده
جنسیت
فرهنگ
نوع و شرایط کار
اصول ایجاد رابطه خوب با دیگران
اصل اول- با افراد طبق خصوصیات فردی آنها رفتار کنید.
اصل دوم- افراد را از وضعیت کاریشان آگاه کنید.
اصل سوم- افراد را بموقع و به شکل مناسب تشویق کنید.
اصل چهارم- از تغییرات ناگهانی دوری کنید و قبل از ایجاد، افراد را آگاه کنید.
اصل پنجم- از استعداد و توانایی افراد به بهترین شکل استفاده کنید.
روشهای شناسایی و حل مشکل
مرحله اول- حقایق را پیدا کنید
1-1 سوابق مشکل
1-2 با افراد آگاه گفتگو کنید. شرایط گفتگوی هدفدار:
1-2-1 انتخاب موقع مناسب
1-2-2 انتخاب مکان مناسب
1-2-3 موضوع گفتگو باید از پیش تعیین شود
1-2-4 هدف گفتگو فراموش نشود
1-2-5 ایجاد جو صداقت و صمیمیت
1-2-6 گوش دادن موثر
1-2-7 تشویق فرد به گفتگو
1-2-8 پیشگیری از ایجاد سدهای ارتباطی
1-2-9 مرور و نتیجه گیری اهداف گفتگو
روشهای شناسایی و حل مشکل
مرحله اول- حقایق را پیدا کنید
1-3 به مقررات و رسوم محل توجه کنید
1-4 به نظریات و احساسات افراد پی ببرید.
روشهای شناسایی و حل مشکل
آخرین نکته در مرحله اول:
هیچگاه هدف اصلی این مرحله که بدست آوردن اطلاعات صحیح است را از یاد نبرید
روشهای شناسایی و حل مشکل
مرحله دوم – اطلاعات را بسنجید و تصمیم بگیرید.
2-1 انتخاب راه حل از میان راه حلهای موجود
2-2 در نظر گرفتن سیاستهای سازمان- مهم
2-3 اقدام مناسب
ویژگیهای راه حل مناسب: سازگاری با سیاستهای سازمان، تاثیر مناسب روی فرد، تاثیر مناسب روی گروه، تاثیر مناسب روی بازده کار
2-4 اطلاعات بدست آمده را بهم ارتباط دهید.
2-5 تاثیر وقایع را روی یکدیگر در نظر بگیرید.
2-6 هدف را فراموش نکنید
روشهای شناسایی و حل مشکل
آخرین نکته در مرحله دوم:
دوری از شتابزدگی
روشهای شناسایی و حل مشکل
مرحله سوم- اجرای تصمیم
سوال 1: آیا باید به تنهایی اقدام کرد؟
سوال 2: آیا نیاز به کمک دارید؟
سوال 3: آیا لازم است که اقدام خود را به اطلاع مافوق خود برسانید؟
3-1 به دنبال زمان مناسب برای اقدام باشید.
روشهای شناسایی و حل مشکل
آخرین نکته در مرحله سوم:
مسئولیت حل مشکل به عهده سرپرست است و لاغیر
روشهای شناسایی و حل مشکل
مرحله چهارم- پیامدها را بررسی کنید.
سوال: پس از چه مدتی بررسی خواهید کرد؟
1-4 تغییرات در کار، رفتار و روابط افراد را در نظر داشته باشید
روشهای شناسایی و حل مشکل
آخرین نکته در مرحله چهارم:
اگر پیامدها مثبت و قابل قبول باشد می توان گفت … و در غیر اینصورت …
انواع مشکل
1- از نظر زمان وقوع
1-1 مشکلات آنی(لحظه ای): حادثه، خرابی بدون علت معین
1-2 مشکلات جاری: مرخصی کارمندی که به او نیاز است، کمبود مواد اولیه در انبار
1-3 مشکلات نهفته(پنهان): بی توجهی به استعداد کارکنان، انجام وظایف بدون آموزش
اگر به مشکلات جاری و نهفته توجهی نشود، به مشکل آنی تبدیل خواهد شد
2- از نظر کاربرد
2-1 مشکلات کیفیت کار: شکایات مشتری و نارضایتی کارکنان
2-2 مشکلات هزینه انجام کار: بالا بودن هزینه های تولید و سربار
2-3 مشکلات تحویل(انجام تعهدات):تاخیر در تحویل کالا یا خدمت، مشکلات سرمایه ای
انواع مشکل
1- از نظر زمان وقوع
1-1 مشکلات آنی(لحظه ای): حادثه، خرابی بدون علت معین
1-2 مشکلات جاری: مرخصی کارمندی که به او نیاز است، کمبود مواد اولیه در انبار
1-3 مشکلات نهفته(پنهان): بی توجهی به استعداد کارکنان، انجام وظایف بدون آموزش
اگر به مشکلات جاری و نهفته توجهی نشود، به مشکل آنی تبدیل خواهد شد
2- از نظر کاربرد
2-1 مشکلات کیفیت کار: شکایات مشتری و نارضایتی کارکنان
2-2 مشکلات هزینه انجام کار: بالا بودن هزینه های تولید و سربار
2-3 مشکلات تحویل(انجام تعهدات):تاخیر در تحویل کالا یا خدمت، مشکلات سرمایه ای