به نام خدا
عنوان: مفاهیم اصول سرپرستی
1
تعریف مدیریت
مدیریت، فرایند به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول، صورت می گیرد.
2
مدیر کیست؟
طبق مشهورترین و ساده ترین تعریف ، مدیر کسی است که کارها را به بهترین نحو ممکن ، با دیگران و از طریق دیگران انجام می دهد.
3
4
سرپرستی:
یکی از چالش برانگیز ترین حوزه های مدیریتی سازمان است.
باید با مدیران و روسا
با کارکنان و زیردستان
ارتباط داشته باشد . و در نتیجه مسئولیت بسیاری در قبال آنها و سازمان دارد.
5
مفهوم سرپرستی supervision:
از نظر لغوی از دو واژه بینایی visionو بزرگ super گرفته شده
در فرهنگ فارسی: سرپرستی مترادف با رئیس و به معنای مواظبت و نگهداری اشخاص، اشیاء، و سازمان و موسسه می باشد.
در فرهنگ امریکایی سرپرست به عنوان ”فرد پیشرو“ و انگلیسی ها به عنوان ”مسئول“ معرفی میکنند.
در واقع سرپرست به کسی اطلاق میشود که: مسئولیت هدایت و اداره دیگران را عهده دار است و از طریق برقراری ارتباط ، فعالیتهای سازمان را به وسیله زیردستان انجام میدهد.
6
سرپرست فردی است که به طور مستقیم مسئولیت هدایت کار و فعالیت کارکنان و زیردستان را به عهده دارد.
مفاهیم مشترک:
سرپرست چندین کارگر یا کارمند دارد که به او گزارش میدهند.
کار سرپرست از طریق افراد زیر مجموعه انجام میگیرد.
تلاش سرپرست در جهت تحقق اهداف و دستیابی به شاخص های عملکردی میباشد که از طریق مدیران بالا تعیین میشود.
نوع فعالیت سرپرست اجرایی و عملیاتی است.
7
تعریف سازمان:
یک نهاد اجتماعی است،
که از مجموعه ای از افراد و اجزا تشکیل یافته،
که با هم درارتباط و تعامل بوده،
و به سمت هدفی معین درحرکت باشند.
هر سازمان یا نهاد اجتماعی برای نیل به هدف خاصی طراحی شده، که با توجه به ساختارش برای رسیدن به آن هدف خاص نیازمند نوعی رهبری و یا مدیریت است.
8
تعریف مدیریت: (وظایف مدیریت)
” فرآیند به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در
برنامه ریزی،
سازماندهی،
(بسیج منابع و امکانات)،
هدایت،
و کنترل است
برای دستیابی به اهداف سازمانی و براساس نظام ارزشی مورد قبول سازمان (اساسنامه)”.
9
سوال: مدیریت علم است یا هنر؟
تا چه حد علمی است ؟
دانش مدیریت را چگونه باید کسب کرد؟
اساسا دو روش برای فراگیری و یادگیری دانش مدیریت وجود دارد.
اول از طریق آموزش و یادگیری،
دوم ضمن انجام کار و کسب تجربه.
بدیهی است بخشی از دانش مدیریت را میتوان از طریق "آموزش" فراگرفت ولی بخش دیگر را باید "ضمن کار" آموخت.
بخشی که با آموزش فراگرفته میشود، "علم مدیریت" ،
و بخش دیگر که موجب به کار بستن آن علوم و اندوخته ها درشرایط گوناگون میشود، "هنر مدیریت" نامیده میشود.
بدین ترتیب میتوان گفت مدیریت ترکیبی است از دانستن(علم) و توانستن(هنر).
10
اهمیت مدیریت درسازمانها:؟؟؟؟؟
بعضی معتقدند:کارکنان هر سازمانی خود قادرند وظایف مدیریت را انجام دهند و به مدیریت جدا و مستقلی نیاز ندارند.
از طرف دیگر:
علت موفقیت و یا شکست نهادها را در تفاوت مدیریت آنها می دانند
عضو حیاتبخش هر سازمانی مدیریت آن است.
وظیفه اصلی مدیران، در تمام سطوح و درهمه واحدهای مختلف بازرگانی، صنعتی و اداری، طراحی و نگهداری محیطی است که درآن اعضا بتوانند به طور گروهی با یکدیگر کارکنند و به اهداف تعیین شده سازمانی برسند.
11
نقش های مختلف سرپرست
نظرات مختلفی در باره نقش موثر سرپرست در سازمانها وجود دارد:
سرپرستان عضو موثر سازمان درکادر مدیریت به شمار میآیند.
از نظر کارکنان نماینده مستقیم مدیریت عالی است و تامین کننده نظرات و اوامر مدیران مافوق می باشند.
یک واسطه بین توقعات و احتیاجات مدیریت عالی و کارکنان است.
به جای اینکه عضو کادر مدیریت به حساب آید او را متعلق به گروه کارکنان (نماینده کارکنان) میدانند. دراین موقعیت سرپرست به عنوان سخنگو و نماینده کارگران خواسته های آنها را برای مقامات بالا تشریح و طالب حقوق و منافع آنهاست و از کارگران حمایت میکند.
کارشناس روابط انسانی است. متخصص و مسئول حل و فصل مربوطه می باشد.
سرپرست فردی حاشیه نشین است که فقط عنوان سرپرستی را یدک میکشد و نه اختیاری به او داده شده ، و نه کارگران از او توقعی دارند.
به منظور بهبود موقعیت سرپرست درکارآیی موثر، باید کوشش شود که نقش اصلی او به صورت عضو موثر در کادر مدیریت درآید.
12
سطوح مدیریت:
مدیریت عالی
مدیریت میانی
مدیریت عملیاتی و سرپرستی
مدیران عالی
مدیران میانی
مدیران عملیاتی
قدرت سازمانی
تعداد کارکنان
13
مدیران عالی:
مسئول اداره کل سازمان هستند وعملکرد واحدهای عمده را ارزیابی می کنند
برنامه ریزی جامع و بلند مدت را انجام میدهند.
مدیریت این سطح را مدیر عامل، مدیر، رئیس، و امثال آن مینامند.
بیشتر وقت خود را صرف صحبت با مدیران عالی سایر موسسات و افراد خارج از سازمان میکنند.
مدیرانی که درنقشهای عملیاتی و میانی موفق بوده اند، معمولا میتوانند به مدیریت عالی راه یابند.
14
مدیران میانی:
پل ارتباطی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی که به طور مستقیم به مدیریت عالی گزارش میدهند.
خط مشی های ارائه شده توسط مدیران عالی را به اهداف ویژه و برنامه ها تبدیل و در اختیار مدیران عملیاتی قرار میدهند.
بیشتر وقت خود را صرف حضور در جلسه ها و تهیه گزارش ها و تحلیل داده ها میکنند.
برنامه ریزی کوتاه مدت و میان مدت طرح ریزی می کنند و برنامه های جامع تری برای اظهار نظر مدیران عالی آماده میسازند.
نسبت به مدیران عالی دارای فعالیت عملی بیشتر و فعالیت فکری کمتر هستند.
نسبت به مدیران عملیاتی دارای فعالیت عملی کمتر و فعالیت فکری بیشتر و کسل کننده تری هستند.
15
مدیران عملیاتی (سرپرستان):
مستقیما مسئول تولید کالا و خدمت هستند.
رئیس قسمت، سرپرست یا متصدی نامیده میشوند.
سرشان شلوغ است و اغلب مجبورند برای نظارت در رفت و امد باشند.
باید برای افراد تحت سرپرستی خود وظایف و برنامه های کاری خاصی تعیین کنند.
برنامه عملیاتی، تفصیلی و کوتاه مدت طرح ریزی میکنند.
وقت کمی صرف برنامه ریزی، گزارش نویسی، خواندن، اظهارنظر و بازبینی می کنند.
بیشتر وقتشان با کارگران صرف میشود . زمان کمی را با مدیران بالاتر یا افراد خارج از سازمان می گذرانند.
عامل اجرایی سازمان نیستند ولی با ایجاد هماهنگی و بهره گیری بیشتر از حداقل نیروی انسانی و امکانانت مادی، امور سازمانی رابه انجام میرسانند. (بسیج امکانات و منابع)
محیط کاری را مساعد میسازند تا رغبت و انگیزش کاری در نیروی انسانی به وجود آید.
این مدیران باید برنامه عملیاتی، تفصیلی و کوتاه مدت را طرح ریزی نمایند.
16
جایگاه سازمانی سرپرستی:
درتقسیم بندی مدیریت، جزء مدیران رده پایین سازمان میباشند.
از نظر جایگاه بین مدیریت و کارکنان قرار دارد.
برخلاف سایر رده های مدیریتی، تنها مدیری است که افراد غیر مدیر را اداره میکند.
عامل اجرایی امور سازمانی نیست، بلکه
نزدیکترین رده مدیریتی به اجرا و عملیات در انجام کارها و فعالیتها در کارگاه بوده و به مدیر میانی گزارش میدهد.
17
انواع مهارتها درسازمان
مدیران در هر سطح مدیریتی که باشند، باید به مهارتهای خاصی مجهز شوند. که عبارتند از:
مهارت ادرا کی: مهارتی است که درسطوح عالی سازمان به تدوین استراتژی، خط مشی، و راهبردهای آینده سازمان میپردازد. و توانایی تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسائل و تدوین برنامه مناسب برای حل آنها رابه مدیران میدهد.
18
مهارتهای تصمیم گیری: مدیران باید قادر باشند اطلاعات را تجزیه و تحلیل کرده ، تصمیمات صحیحی اتخاذ نمایند. مثلاً باید بتوانند: از بین 3 متقاضی شغل، فردی که از شرایط بهتری برخوردار است را انتخاب کنند.از بین دو پروژه ای که دردست اجراست، پروژه ای را که از نظر زمانی باید دراولویت اجرا قرارگیرد تشخیص دهد.
19
مهارت انسانی: مهارتی است که شامل نحوه برقراری ارتباط با دیگران، ایجاد انگیزه در افراد، درک شرایط و وضعیت آنها میباشد.
سرپرستان از مهارتهای انسانی خود برای راضی نگه داشتن مدیران رده های بالا، انگیزه دادن به کارکنان زیردست استفاده میکنند.
20
مهارت فنی
مهارتی است که به معنای توانایی به کاربردن ابزار، شیوه ها، و دانش مورد نیاز برای اجرای تصمیمات اخذ شده در رده های بالای مدیریت می باشد.
آنچه مسلم است همه سطوح مدیریت به همه مهارتها نیازمند میباشند ولی نسبت اهمیت هریک از انواع مهارتها در سطوح مختلف متفاوت است.
مهارت ادراکی و تصمیم گیری در سطوح مدیریت عالی از اهمیت بیشتری نسبت به سطوح دیگر برخوردار است. مدیران عالی که برنامه های بلند مدت سازمان را طرح ریزی میکنند، باید دارای این نوع مهارت باشند.
مهارت انسانی در همه سطوح مدیریت از یک نسبت برخوردار است.
مهارت فنی در سطوح مدیریت عملیاتی وسرپرستی اهمیت بالاتری نسبت به سطوح دیگر دارد.
21
22
انواع مهارتهای لازم در رابطه با سطوح مدیریت
تقسیم بندی مدیران از نظر سطح سازمانی
26
24
مهارتهای مورد نیاز سرپرستی:
مهارتهای ادراکی و تصمیم گیری برای مدیران عالی ضروری است
مهارت انسانی در همه سطوح اهمیت یکسانی دارد.
سرپرستان بیش از مدیران رده های بالا به مهارتهای فنی نیاز دارند.
25
وظایف سرپرست:
سرپرستان نیز همان وظایفی را که مدیران دیگر سازمان انجام میدهند وظایف زیر را به عهده دارند:
برنامه ریزی
سازماندهی
هدایت
هماهنگی
نظارت
26
برنامه ریزی، یعنی تعریف اهداف سازمان، تعیین راهبرد تحقق این اهداف و یش بینی فعالیتهای لازم برای نیل به هدف هاست.
سازماندهی: شامل تعیین وظایفی است که باید در سازمان اجرا شود، مشخص کردن افرادی است که باید آن وظایف را انجام دهند. و تعیین وظایفی که میتوانی باهم یک گروه شغلی را تشکیل دهد.
27
هدایت: در هر سازمانی افراد مختلفی کار میکنند. مدیر باید فعالیتهای این افراد را هدایت و آنها را راهنمایی کند.
هماهنگی : فرآیند تلفیق و یکپارچه نمودن فعالیتهای واحدهای مجزا از یکدیگر برای پیگیری کارآمد هدفهای سازمانی
نظارت و کنترل: مدیران برای اطمینان از اجرای درست و به موقع همه کارها باید عملکرد سازمان را ارزیابی کند و اگر انحرافی مشاده نمود آن را اصلاح کند.
28
مسئولیتهای سرپرست:
اختیارات سرپرستان از کارکنان معمولی بیشتر و مسئولیت آنها نیز مضاعف می باشد که این مسئولیتها عبارتند از:
مسئولیت دربرابر افراد زیردست: از لحاظ انظباط، ایمنی، هدایت، راهنمایی، رفاه، آموزش، رهبری کارگروهی، ایجاد انگیزه تغییر و تحول، و….
مسئولیت دربرابر بالادستان: ارائه گزارش کار به مدیران مافوق، ایجاد هماهنگی، کنترل پیشبرد کار، و…
مسئولیت دربرابر کار: از لحاظ کمیت و کیفیت، هزینه های آن، رعایت استانداردهای زمانی کار، و….
مسئولیت دربرابر محیط کار: ایجاد نظم و ترتیب، نگهداری و کاربرد صحیح ماشین آلات، نظافت محل کار، و…….
29
ویژگیهای یک سرپرست موفق
مهارتهای ارتباطی
وفاداری
عدالت
توانایی تفویض اختیار
علاقه به شغل
نگرش مثبت
30
مکاتب مدیریت:
سرپرست تازه کاری که مراتب کارمندی را طی کرده و در پست سرپرستی به فعالیت خود در سازمان ادامه میدهد باید برای اینکه به یک مدیر شایسته تبدیل شود در پی کسب اطلاع و راهنمایی در اصول مقدماتی مدیریت بر آید.
باید با مطالعه نظریه ها و مکاتب مختلف مدیریتی ، مناسب ترین سبک را انتخاب و مفهوم بسیاری از عوامل را با اجرای آن در حوزه عمل درک کند تا بتواندتوانایی های مدیریتی را در خود پرورش دهد.
به همین منظور مکاتب مدیریت به طور مختصر مور بررسی قرار میگیرد:
31
نظریه کلاسیک:
در این مدیریت انسان وسیله و ابزاری است در خدمت تحقق هدفهای سازمان و کیه فعالیتها به منظور افزایش کارآیی، اثر بخشی، بهره وری، رشد وتوسعه سازمانی برنامه ریزی میشود.
مدیریت کلاسیک به دو دسته تقسیم میشود:
دسته اول مدیریت علمی: (نظریه تیلور): این نظریه جنبه های مختلف رابطه بین ماشین –کارگر راتعریف میکند.
چهار اصل اساسی نظریه تیلور:
استفاده از روش علمی برای انجام هر یک از اجزای تشکیل دهنده کار به جای روشهای غیر علمی
انتخاب کارکنان بر اساس شایستگی و ضوابط علمی، آموزش و تربیت آنان برای انجام وظایف خود.
ایجادانگیزه از طریق پاداش مالی
همکاری صمیمانه مدیر با کارکنان و تقسیم مساوی کار و مسئولیت بین مدیر و کارکنان به طوری که هر یک کاری را که بیشتر مناسب آنهاست به عهده بگیرند.
32
دسته دوم: مدیریت اداری و مدیریت بوروکراسی
مدیریت اداری: (نظریه فایول) بر خلاف نظریه تیلور که بر سطح عملیاتی متمرکز بود این نظریه برسطح مدیریت در راس سلسله مراتب سازمانی توجه دارد و برای قابلیتها، توانایی ها، و خصایص مدیران و وظایف آنها اهمیت خاصی قائل است. فایول فعالیت اداری را شامل پنج وظیفه برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، هماهنگی، و نظارت میداند که این اصول به اصول مدیریت فایول معروف است.
مدیریت بوروکراسی: (نظریه ماکس وبر) به معنی اداره و کنترل مطلوب سازمانهای رسمی و پیچیده، برمبنای اختیارات قانونی و معقول، جهت کارایی و بهره وری بیشتر سازمانی است. این نظریه ویژگیهایی نظیر تقسیم کار، حاکمیت مقررات و قوانین، غیر شخصی بودن، رعایت سلسله مراتب، ضبط و نگهداری سوابق تصمیمات و اقدامات، و استخدام براساس توانایی و دانش فنی است.
33
نظریه نئو کلاسیک یا روابط انسانی (نظریه التون میو)
این نظریه تاثیر روابط انسانی را در هر سازمان اثبات کرد و نشان داد عملکرد کارکنان بی شک به عوامل روان شناختی و اجتماعی، بیشتر از شرایط فیزیکی محل کار مربوط میشود.
در این نظریه انسان یک موجود عاطفی محسوب میشود و شیوه سرپرستی و مدیریت میتواند نقش مهمی در تقویت روحیه کارکنان و افزایش بهره وری داشته باشد.
بنابراین بر طبق این نظریه مدیران و سرپرستان بایدبه علم روان شناسی و جامعه شناسی آشنا باشند با بتوانند بهعلت رفتار کارکنان خود پی ببرند و با رعایت حرمت افراد و ایجاد رضایت خاطر، روحیه و انگیزه کار در آنها به وجود آورند.
34
نظریه های جدید
نظریه کمی : شامل سه شاخه علم مدیریت، پژوهش عملیاتی، وسیستمهای اطلاعاتی مدیریت است و به علوم و ریاضیات و آمار و مهندسی وابسته است. یک نگرش علمی برای حل مسائل مدیریتی دارد.
نظریه سیستمی : معتقد است تمامی عناصر و اجزای یک سازمانف بخشهایی از یک نظام یا سیستم به هم پیوستهاند. بنابراین هر اقدام مدیر در مورد یک عنصر، بر روی عناصر دیگر سازمان تاثیر خواهد گذاشت.
35
نظریه اقتضایی: این نظریه معتقد است مدیر باید امور را با توجه به موقعیت خاصی با آنها روبرو است انجام دهد. یعنی مدیر باید بتوانید به اقتضای موقعیت سازمان آمادگی رازم برای استفاده از یک یا چند روش را داشته باشد.
نظریه های J، A و Z
نظریه J: نظریه ژاپنی است و بر استخدام برای همه عمر، مسئولیت گروهی و تصمیم گیری مشارکتی توجه دارد.
نظریه A: نظریه امریکایی است و بر مسئولیت و تصمیم گیری فردی تاکید داشت و تعهدی برای استخدام بلند مدت افراد نداشت.
نظریه Z: ترکیبی است از نظریه های قبل و جبنه های مثبت هر دو نظریه را در بر دارد. یعنی تعهد برای همه عمر خدمتی ، و مسئولیت فردی و تصمیم گیری مشارکتی. ین نظریه معتقد است اندیشه های جدید ابتدا از سطوح پائین سازمان به بالا می آید و سپس به مدیران بالاتر میرسد و به این ترتیب همه کارکنان در فرآیند تصمیم گیری و اجرای آن دخالت دارند. همچنین کارکنان معمولا زندگی خود را با موسسه یاسازمانی میگذرانند که این امر امنیت خاطر و احساس تعلق انها را بیشتر میکند و در نتیجه وفاداری کارکنان نسبت به سازمان و سازگاری بااهداف موسسه را خواهد داشت.
36
نظریه z
خصوصیات سازمانهای نوع A (آمریکائی)
استخدام کوتاه مدت
تصمیم گیری فردی
مسئولیت فردی
ارزشیابی و ترفیع سریع
کنترل صریح و رسمی
روند شغلی تخصصی
توجه به نقش فرد در سازمان
خصوصیات سازمانهای نوع J(ژاپنی)
استخدام برای همه عمر
تصمیم گیری مشارکتی
مسئولیت گروهی
ارزشیابی و ترفیع کند
کنترل تلویحی و غیر رسمی
روند شغلی غیر تخصصی
توجه به همه جوانب زندگی شخصی
خصوصیات سازمانهای نوع Z
استخدام برای همه عمر خدمتی
تصمیم گیری مشارکتی
مسئولیت فردی
ارزشیابی و ترفیع کند
کنترل تلویحی غیررسمی با تدابیر رسمی صریح
روند شغلی تقریبا تخصصی شده
توجه همه جانبه به کارکنان
37