مدیریت و کنترل پروژه PROJECT MANAGEMENT
عناوین و سرفصل های مورد بحث :
اصول مدیریت و کنترل پروژه
معرفی روشهای برنامه ریزی شبکه
ساختار شبکه
نمودارهای گانت و شبکه های دارای مقیاس زمان
تخصیص منابع – تسطیح منابع
برآورد زمان پروژه
شبکه های پیش نیازی
شبکه های دارای زمان احتمالی
شبکه های دارای فعالیت احتمالی
کنترل هزینه
راه اندازی سیستمهای برنامه ریزی شبکه در سازمانها
منابع مورد استفاده :
PMBOK® 2004,(Project Management Body Of Knowledge), PMI
Project Management, A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Harold Kerzner, John Wiley & Sons Inc.
Project Management, KATHY SCHWALBE, 2003, THOMSON COURSE TECHNOLOGY
کتاب مدیریت و کنترل پروژه تالیف علی حاج شیر محمدی ، جهاد دانشگاهی دانشگاه اصفهان
کتاب کنترل پروژه تالیف مجید سبزه پرور ، انتشارات خانیران
فصل اول
اصول مدیریت و کنترل پروژه
اصول مدیریت و کنترل پروژه
تعریف پروژه
یک پروژه را می توان بصورت زیر تعریف نمود :
” مجموعه ای از فعالیتها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می گیرند.”
”پروژه به مجموعه ای از فعالیت ها با روابط وابستگی و زمان خاص که برای دستیابی به هدف مشخصی باید انجام شوند اطلاق می گردد“
بعبارت دیگر پروژه شامل فعالیتهایی می باشد که می بایست در تاریخهای معین , با هزینه هایی معین و با کیفیتی تعیین شده اجرا گردند تا هدف یا منظور پروژه تحقق یابد. ”
تعریف پروژه
پروژه ها ممکن است کارهایی باشند که انجام آنها در فواصل زمانی مشخص لازم می شود. مثلا بستن حساب های کارخانه در انتهای سال مالی ، تعمیرات اساسی یک پالایشگاه هر دو سال یکبار ، …… .
همینطور ممکن است پروژه ها شامل کارهایی باشند که فقط یک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت ، مثل پروژه های ساختمانی ، عمرانی ، توسعه سازمان ،پروژه های تحقیقاتی و یا ……. .
تعریف پروژه
با توجه به آنچه که گفته شده ، اموری نظیر تشکیل یک سمینار ، تالیف و یا انتشار یک کتاب ، راه اندازی یک کارخانه ، تولید یک محصول جدید ، اجرای یک برنامه فضایی ، انجام یک عمل جراحی پیوند قلب ، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت ، و هزاران امر دیگر که توسط انسان انجام می گیرند ، هر یک به خودی خود عبارت از یک پروژه می باشند.
Project Management Framework
Project Stakeholders
Stakeholders are the people involved in or affected by project activities.
Stakeholders include:
Project sponsor
Project manager
Project team
Support staff
Customers
Users
Suppliers
Opponents to the project
Sample Project Charter
Sample Project Charter (cont’d)
رسم نمودار شکست فعالیت ها یا WBS
منظور از نمودار WBS ، ساختار سلسله مراتبی فعالیت های یک پروژه می باشد. در این نمودار فعالیت های اصلی مورد نیاز جهت دستیابی به هدف پروژه مشخص شده و این فعالیت ها به فعالیت های جزیی تر تقسیم می گردند بگونه ای که ارتباط میان فعالیت ها بر اساس سلسله مراتب وابستگی میان فعالیت ها می باشد.
WBS : Work Breakdown Structure
رسم نمودار شکست فعالیت ها یا WBS
برای مثال فرض کنید در یک سفر طولانی باید از شهرهای مختلف عبور نماییم تا به مقصد مورد نظر خود برسیم. برای اینکار ابتدا به نقشه راههای کشور که شهرها ، جاده ها و راه های بین شهرها را نشان می دهد نیاز داشته و پس از آنکه به شهر مورد نظر رسیدیم ، نقشه مربوط به آن شهر را که بتواند مسیرهای داخلی شهر را با جزییات و دقت بیشتری برای ما توضیح دهد مورد نیاز خواهد بود . نهایتا پس از وارد شدن به ناحیه مورد نظر در آن شهر ، برای رسیدن به یک نقطه خاص در آن ناحیه نیاز به دانستن نقشه خیابانها و کوچه های آن ناحیه خواهیم داشت. جزئیات اخیر ، فقط در زمانی که به مقصد نهایی نزدیک می شویم مورد احتیاج خواهد بود.
رسم نمودار شکست فعالیت ها یا WBS
در یک پروژه نیز که تعداد فعالیت های لازم برای دست یابی به هدف نسبتا زیاد است ، به کمک روش سلسله مراتبی فوق ، ابتدا یک شبکه مادر برای فعالیت های اصلی پروژه تعریف شده و سپس هر یک از فعالیت های اصلی به فعالیت های جزیی تر شکسته می شوند که حاصل نمودار شکست فعالیت ها یا WBS خواهد بود.
Level 0
Level 1
Level 2
Level 3
Level 0
Level 1
Level 2
Level 3
نمودار WBS
الف- تهیه WBS براساس مراحل اجرای پروژه
ب- تهیه WBS براساس فرآیند مونتاژ محصول نهایی
ج- تهیه WBS براساس واحدهای اجرایی انجام دهنده پروژه
نمودار WBS
تهیه WBS براساس مراحل اجرای پروژه
نمودار WBS
تهیه WBS براساس فرآیند مونتاژ محصول نهایی
نمودار WBS
تهیه WBS براساس واحدهای اجرایی انجام دهنده پروژه
دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان
دوره زمانی یک پروژه از لحظه ای که موضوع اجرای آن ، به صورت یک نظریه ، در فکر پایه گذاری می شود ، تا آن لحظه که پروژه تکمیل شده و هدف نهایی آن حاصل می گردد ، می توان به چند مرحله متمایز تقسیم نمود. تقسیم بندی دوره زمانی یک پروژه به مراحل مختلف ، عموما بستگی به نوع و طبیعت پروژه هایی که برنامه ریزی می شوند نداشته و این تقسیم بندی معمولا بر اساس نوع و خصوصیات فعالیت های لازم در هر یک از مراحل اجرای پروژه انجام می گیرد.
دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان
به طور عام در هر پروژه ، چهار مرحله ( فاز ) متفاوت و متمایز ، قابل تعریف می باشد. این چهار مرحله عبارتند از :
مرحله 1 – مرحله نظری
مرحله 2 – مرحله طرح و برنامه ریزی
مرحله 3 – مرحله اجرا
مرحله 4 – مرحله پایانی ( اختتام )
زمان
فاز یک
فاز دو
فاز سه
فاز چهار
دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان
دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان
در نمودار اسلاید قبل ، چهار مرحله مختلف یک پروژه نشان داده شده است.
طول مستطیل ها نشان دهنده زمان های نسبی برای اجرای فازهای پروژه می باشد. طول مستطیل ها در مواردی می تواند نشانگر سایر عوامل ، نظیر بودجه یا نیروی انسانی برای اجرای مراحل مختلف باشد. بدیهی است که زمان های لازم در فازهای مختلف یک پروژه ، بستگی به طبیعت و خصوصیات پروژه داشته و آنچه که در نمودار اسلاید قبل نشان داده شده است دارای عمومیت نیست. همان گونه که در شکل اسلاید قبل نشان داده شده است ، هر یک از مراحل پروژه اندکی زودتر از تکمیل فاز پیشین خود آغاز شده اند.
فاز یک یا مرحله نظری طرح :
نقطه آغازین یک پروژه با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص یا یک موسسه و سازمان ایجاد می شود.
در این مرحله طرح از نظر امکان پیاده سازی مورد بررسی قرار می گیرد ( ارزیابی طرح از نظر فنی ، اقتصادی و مالی )
انواع گزینه های ممکن برای اجرای طرح نظیر مکان اجرای طرح ، تکنولوژی اجرای طرح و ………. مورد ارزیابی و بررسی قرار می گیرند.
فعالیت های اولیه طراحی در این مرحله برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه ها بوده و شامل جزئیات نمی باشد.
پروژه احداث یک ساختمان :
توضیح نظرات و خواسته های صاحب کار برای مشاور طرح.
بررسی شرایط شکل گیری و پیاده سازی نظرات صاحب کار.
بررسی گزینه های مختلف برای اجرای پروژه و بررسی نکات مثبت و منفی هر یک.
ارائه اطلاعات کلی در خصوص روشهای مختلف انجام پروژه بطوری که امکان تعریف مناسب پروژه وجود داشته ، حجم کارها و سطح منابع لازم قابل شناسایی باشند نظیر:
تعیین محل اجرای طرح
حجم کارها ( سطح زیربنا ، تعداد طبقات )
نوع اسکلت
برآورد منابع مالی ، نیروی انسانی ، مواد و مصالح و تجهیزات لازم
برنامه زمانبندی مراحل مختلف انجام کار
سوالات پاسخ داده شده در فاز یک:
1 – آیا نظریه ارزش اجرایی دارد ؟
2 – در صورتیکه جواب سوال 1 مثبت است ، چه گزینه هایی برای اجرا مناسب و منطقی به نظر می رسند ؟
3 – گزینه بهینه از میان گزینه های مناسب کدام است ؟
مرحله دوم یا مرحله طرح و برنامه ریزی :
در این مرحله امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشکیلات با مرحله اول تشابه زیادی دارد ، ولی امور طراحی و برنامه ریزی با دقت بیشتری اجرا شده و دارای جزئیات کاملتری می باشند.
مبادله اطلاعات میان فعالیت های مختلف و استخراج جزئیات کامل انجام پروژه
تهیه نقشه های اجرایی طرح
تهیه سیاست های پیمان ( سیاستها و روشهای مناسب برای قراردادهای اجرایی )
مرحله دوم یا مرحله طرح و برنامه ریزی :
تهیه برنامه زمانبندی انجام طرح بطور دقیق
تهیه اسناد پیمان ( نقشه های کامل ، برآوردها ، برنامه های زمانبندی اجرا و … ، تعیین پیمانکار )
طراح پروژه می بایست همراه و هماهنگ با طرح هسته اصلی سیستم امکانات پشتیبانی لازم برای سیستم را نیز طراحی نماید. ( امکانات لازم برای نگهداری و تعمیرات )
مرحله سوم یا مرحله اجرای طرح :
در این مرحله هدف این است که پیشرفت پروژه مطابق با برنامه ها و اصول و کیفیت های تعیین شده در فاز دوم به مرحله عمل درآیند.
در این مرحله عامل کنترل دارای نقش اساسی بوده و لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پیشرفت کارها ، و مقایسه مشخصه های مختلف کارهای اجرا شده با آنچه که برنامه ریزی شده است ، روند پیشرفت کارها و صرف هزینه و سایر منابع را کنترل نمود.
از وظایف اصلی این مرحله می توان به تهیه مواد و مصالح ، تامین تجهیزات ، استخدام نیروی کار متخصص در امور فنی ، مالی ، پرسنلی و ……… اشاره نمود.
ایجاد تغییرات لازم در طرح در فرایند اجرای آن
مرحله پایانی طرح :
تحویل پروژه و پیچیدگی های آن
تهیه مستندات تحویل پروژه
تهیه مستندات مربوط به نگهداری تجهیزات و پیاده سازی نظام بهینه نگهداری
Phases of the Traditional Project Life Cycle
Project Integration Management
سازمان یک پروژه
برای دست یابی به هدف یا منظور یک پروژه ، لازم است سازمانی برای اجرای فعالیت های لازم تشکیل گردد. این سازمان باید دارای منابع و امکانات کافی و مناسب برای اجرای پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده ها ( ورودی ها ) به سازمان وارد می شوند. سیاست ها ، روش ها و برنامه های اجرای کارها نیز جزئی از داده های ورودی به سازمان می باشند.
سازمان یک پروژه
امور مدیریت و کنترل ، عبارت از کاربرد صحیح و مناسب منابع و امکانات برای اجرای فعالیت ها به منظور دست یابی به اهداف پروژه می باشد. این منظور یا هدف نهایی عبارت از ستاده های ( خروجی های ) سازمان بوده و شامل عواملی است که سازمان برای دست یابی به آنها تشکیل شده و فعالیت های لازم را با کاربرد ورودی ها به اجرا درآورده است.
سازمان یک پروژه
برای داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پیشرفت کارها ، و مقایسه بازده عملی سازمان با آنچه که برنامه ریزی شده ، و یا در چارچوب سیاست ها و خط مشی ها تبیین شده است ، لازم است اطلاعات مناسبی از نحوه پیشرفت کارها به مدیریت برسد. این اطلاعات می تواند نشان دهنده عواملی نظیر تاریخ های عملی اجرای مراحل مختلف کارها ، نیروی انسانی و هزینه صرف شده ، کیفیت کارهای انجام شده ، و یا سایر آگاهی های که می تواند مدیریت را در تصمیم گیری برای اجرای مراحل بعدی پروژه یاری نماید باشد.
سازمان یک پروژه
برای اینکه چنین اطلاعاتی ، به طور مرتب و به شکلی مناسب به مدیریت برسد ، تشکیل یک سیستم اطلاعات بازتابی1 ، به عنوان بخشی از سازمان پروژه ، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می باشد. سیستم اطلاعات بازتابی ، با برقراری یک کانال ارتباطی بین ستاده ها ( خروجی ها ) و مدیریت ، به طور مستمر ، اطلاعات لازم را از ستاده ها برداشت نموده و به مسئولین اجرای پروژه بازتاب می دهد.
1 : Project Information System
سازمان یک پروژه
مدیریت پروژه می تواند با تجزیه و تحلیل اطلاعات بازتابی ، پیشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات ومنابع را کنترل نموده و در موارد لازم ، نسبت به ایجاد تغییراتی جهت تصحیح و بهسازی سیاست ها ، روش ها و برنامه ها اقدام نماید ، و یا در خصوصیات سایر منابع و امکانات ، تغییراتی به وجود آورد. بدیهی است ایجاد تغییرات در داده ها ، یک کار مستمر و الزامی نبوده و در صورتی که قبل از اجرای پروژه ، برنامه ریزی ها با دقت کافی انجام گرفته باشند ، ممکن است انجام تغییرات در داده ها ، در میزانی اندک ، قابل اغماض باشد.
لزوم برنامه ریزی پروژه
انتظار می رود که هرگونه تاخیر در اتمام به موقع یک پروژه سبب افزایش هزینه های آن گردد. این افزایش می تواند دلایل متعددی داشته باشد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود :
1 – بخاطر ارزش زمانی پول و وجود تورم ، قدرت خرید بودجه در نظر گرفته برای پروژه کاهش می یابد.
2 – معطل ماندن منابع پروژه شامل نیروی انسانی و تجهیزات و عدم بکارگیری آنها در پروژه های دیگر سبب تحمیل هزینه بر صاحبان منابع می گردد.
لزوم برنامه ریزی پروژه
3 – تاخیر در رسیدن به مرحله سوددهی یا بهره برداری پروژه که به هزینه سود از دست رفته معروف است .
4 – از دست دادن بازار هدف و یا افزایش در هزینه های دست یابی به آن در صورت تاخیر در دست یابی به اهداف پروژه در زمان مشخص .
5 – افزایش هزینه هایی چون اجاره محل ، بیمه و انرژی که با طولانی شدن زمان پروژه افزایش می یابند.
وظایف مدیریت پروژه :
مدیریت پروژه به کار بستن دانش ، مهارت ها ، ابزارها و تکنیک های مرتبط با فعالیت های یک پروژه در جهت رسیدن به نیازهای آن می باشد.
به عبارت دیگر می توان وظایف اصلی مدیریت پروژه را ” ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات ، به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه ”دانست.
The Triple Constraint of Project Management
Successful project management means meeting all three goals (scope, time, and cost) – and satisfying the project’s sponsor!
مسئولیت های مدیریت
برنامه ریزی – برنامه بندی
سیستم های اطلاعات
تکنیکهای
CPM – PERT – GERT ….
کنترل
وظایف
وسایل
ضمن اجرا
قبل از اجرا
ریال
سازمان مدیریت و کنترل
اطلاعات
امور اجرایی
تصمیمات و راهنماییها
اطلاعات
برنامه ها
کارایی
بودجه
مقایسه پارامترهای برنامه ریزی شده با اطلاعات عملی