بسم الله الرحمن الرحیم
مفاهیم قانونی بهداشت در عمل
واگذاری مستقیم مراقبت بیماران
مراجعه بیمار به یک موسسه،خود دلیلی بر تقبل اجازه دسترسی آن موسسه به اطلاعات وی می باشد.
این اجازه شامل دسترسی هر کسی به اطلاعات بهداشتی بیمار نیست
در صورتی که در داخل موسسه اطلاعات بیمار جهت درمان یا کمک به تشخیص مورد نیاز باشد، دیگر نیازی به کسب اجازه مجدد از بیمار نیست
در صورت نیاز دیگر موسسات به اطلاعات مراقبتی مستقیم بیمار مثل موسسات پرستاری یا یک بیمارستان دیگرکه معمولاً بین بیمار و آن موسسه موافقتنامه ای جهت انتقال وجود دارد جهت انتقال اطلاعات کسب اجازه از بیمار لازم نیست.
در صورت عدم توافقنامه اجازه مکتوب بیمار جهت واگذاری اطلاعات به سایر موسسات ضروری است مگر اینک بیمار در حالت اورژانس باشد(سطح پائین هوشیاری)
واگذاری اطلاعات برای پایش یا بهبود کیفیت
از آنجائیکه پرونده ابزاری مناسب جهت این کار هستند مساله واگذاری اطلاعات در این حیطه مطرح است
مدیریت کیفیت یک استفاده غیرشخصی از اطلاعات است
اعضا کمیته علاقمند به دانستن اینکه کدام بیمار؟ نیستند بلکه به کیفیت خدمت ارائه شده می اندیشند
پذیرش تمامی درخواستهای مدیران کیفیت پذیرفته شده نیست و فقط آن درخواستهایی که در چهارچوب وظایفشان در قبال پاسخگویی به تضمین کیفیت است، محدود می شود.
واگذاری اطلاعات به منظور اهداف آموزشی
اطلاعات بهداشتی یک ابزار ارزشمند جهت آموزش در حرف پزشکی و کارمندان قانونی می باشد
دانشجویان بایستی حتماً توافقنامه رعایت محرمانگی اطلاعات را امضا نمایند
در استفاده از این اطلاعات جهت آموزش نباید قسمت مشخصات هویتی بیماران مشخص باشد مگر این که اجازه بیمار کسب شده باشد
بایستی روشهایی برای رسیدگی به صحت وسقم درخواست دانشجویان فراهم شود که معمولاً تائید سوپروایزر آموزشی یا استاد مربوطه است.
واگذاری اطلاعات به منظور اهداف تحقیقاتی
موارد استفاده تحقیقاتی شبیه موارد واگذاری اطلاعات به منظر آموزش است.
محققین معمولاً نیازی به دانستن نام بیماران ندارند مگر در موارد گروههای کنترل جمعیت شناسی
بایستی سیاستهایی جهت دسترسی به اطلاعات بیماران در موسسه تعریف شود
به عنوان مثال بعضی از موسسات یک گروه برای بررسی پروژه های محققین از نظر اهداف و روش پژوهش برای دسترسی به اطلاعات هویتی بیمار مورد بررسی قرار می دهند
بعضی موسسات نیازمند انجام جمع آوری همه داده ها در همان بخش HIM و خارج نکردن اصل پرونده یا کپی از بخش است
واگذاری اطلاعات به منظوراهداف مدیریتی
فعالیتهای داخلی که عملکرد روزانه موسسه را ساپورت می کند و از طرف دیگر با مراقبت مستقیم بیمار، حسابداری و مدیریت کیفیت ارتباط دارد را شامل می شود
به عوان مثال ممکن است اطلاعات خاصی از یک بیمار برای رسیدگی به یک شکایت لازم باشد یا وکلای قانونی موسسه برای دفاع از موسسه نیاز به یک پرونده داشته باشند، دسترسی به این موارد بدون اجازه بیمار مشکلی ندارد
تمامی این درخواستها باید از کنال بخش HIM انجام و پیگیری گردد
در موارد استفاده تجاری از اطلاعات بیماران بایستی تمهیداتی توسط متخصصین HIM اندیشیده شود تا از افشای اطلاعات از این طریق جلوگیری به عمل آید
واگذاری اطلاعات به منظوراهداف قراردادی
یکی از بیشترین موارد واگذاری اطلاعات از طریق موارد بیمه های مالی بیماران می باشد
مجوز بیمار در این زمینه و موارد شبیه آن، تحت قوانین پیشنهادی HIPAA می باشد
بعضی از موسسات این مشکل را با اخذ رضایت نامه از بیمار در فرایند درمان مبنی بر این که اطلاعات وی به شرکت بیمه وی ارسال می گردد، حل کرده اند
اگر یک بیمار نخواهد روش دیگری برای پرداخت صورتحساب انتخاب می کند
به عنوان مثال AHIMA راهنمایی را برای نوع پرداخت صورتحاب و واگذاری اطلاعات آنها دارد
واگذاری اطلاعات به وکلا
اجازه مکتوب از بیمار یا نماینده قانونی وی یا یک احضاریه معتبر برای واگذاری اطلاعات ضروری است
مشاورین حقوقی بیمارستان برای دسترسی به اطلاعات نیازی به رضایت نامه ندارند
بایستی رضایت نامه از نظر تاریخ، مطابقت امضاء و دسترسی به چه قسمت هایی از اطلاعات به دقت مورد بررسی قرار گیرند
واگذاری اطلاعات برای پرسنل و آژانس های قانونی
اطلاعات هویتی را می توان با ارائه کارت شناسایی در اختیار پلیس قرار داد ولی اطلاعات محرمانه بیمار را فقط با اجازه کتبی بیمار، موارد قانونی و احضاریه دادگاه به آنها واگذار نمود
در مواردی که پزشکی قانونی نیاز به دسترسی به اطلاعات پرونده بیماری پس از مرگ جهت روشن شدن موضوع نیاز به اجازه واگذاری از خویشاوندان و نماینده قانونی وی نمی باشد
واگذاری اطلاعات به اعضاء خانواده در مواردی که بیمار به سن قانونی نرسیده است
با توجه به حق طبیعی بیماران برای خصوصی نگهداشتن اطلاعاتشان حتی از خانواده هایشان در موارد فوق اجازه واگذاری اطلاعات به والدین و نمایندگان قانونی آنها بلامانع است
البته در مواردی که بیمار بدون درگیری تحت درمان قرار می گیرند و یا هنگامی که مراقبت از والدین سلب شده است، اجازه واگذاری به والدین و یا نمایندگان قانونی آنها را ندارند
در موارد طلاق و جدایی تصمیم واگذاری اطلاعات بر عهده والدی است که قیم کودک است و دیگری اجازه دسترسی به اطلاعات را ندارد مگر اینکه یکی از والدین این اجازه را در دادگاه داده باشد
در مورد کودکان بی سرپرست یا عدم صلاحیت والدین اجازه واگذاری اطلاعات فقط به سرپرستان جدید آنها امکانپذیر می باشد
واگذاری اطلاعات به اعضاء خانواده در موارد عدم کفایت یا عدم صلاحیت
در مورد افراد پیر ناتوان موسسه نمی تواند فرض بر این بگیرد که بیمار برای تصمیم گیری شرایط لازم را ندارد
شرایط خاص دارد که تشخیص عدم صلاحیت آن باید به صورت قانونی باشد
در مواردی که عدم صلاحیت موقتی است موسسه های مراقبت بهداشتی باید احساسات متداول، قضاوت خوب و بعضی از موانع در مشترک نمودن اعضاء خانواده در اطلاعات را در نظر داشت.البته با احتیاط و واگذاری نه همه اطلاعات با جزئیات
در موارد عدم صلاحیت مداوم و یا طولانی با تعیین یک محافظ قانونی به عنوان موکل از طریق روند دادگاه می باشد.
دسترسی بیماران به اطلاعات بهداشتی شخصی
سازمان مراقبت بهداشتی مالک فیزیکی پرونده است.
بیماران با وجود تمام موانع اجازه مرور اطلاعات خود را دارند
بعضی محدودیتها برای این دسترسی در بعضی ایالتها تعریف شده است
بیمارستانها نباید جهت انجام درخواست بیماران مانع تراشی نمایند
متخصصین HIM بایستی اطمینان یابند که سیاست موسسه همگام با قوانین ایالتی و فدرال است
بعضی قوانین ایالتی دسترسی به پرونده های روانی را به شدت محدود می کنند
وقتی یک بیمار برای بیمه عمر،بیمه معلولیت یا پذیرش برای مدارس یا برنامه خاص اقدام می کند ممکن است شخص در خطر افشا اطلاعاتش باشد.
در مواردی که افراد تقاضای پرونده تولد خویش را برای اطلاعاتی در خصوص والدین اصلی خود دارند، قوانین مختلفی وجود دارد
در تعداد کمی از ایالت ها اجازه قبول برای دسترسی این پرونده ها را دارند
و بعضی ایالتها آن را محدود به اطلاعات هویتی می کنند
موارد دیگر واگذاری اطلاعات
یک بیماری که اجازه افشا اطلاعات وی را به دیگر قسمتهایی مثل بیمه ها می دهد کنترل این اطلاعات در خارج از موسسه مطرح می شود
گرچه سازمان مسئولیتی در قبال واگذاری و سوءاستفاده از اطلاعات در سطوح سوم را برعهده ندارد اما موظف به آگاه سازی آنها نسبت به افشاء اطلاعات هستند و معمولاً با عبارت استفاده مجدد ممنوع همراه است
یکی دیگر از موارد افشا اطلاعات در شورای اطلاعات پزشکی است این بانک داده شامل اطلاعات میلیونها فردی است که در بین هزاران عضو بیمه به اشتراک گذاشته است، هدف این بانک هشدار بیمه ای مربوط به تاریخ اعتبار بیمه نامه بیماران است.
موارد واگذاری مجدد اطلاعات
واگذاری اطلاعات در موارد بیرون سپاری خدمات نگهداری مربوط به فعالیتهایHIM
قراردادهای کپی پرونده ها و قراردادهای مربوط به میکروفیلم پرونده های قدیمی،عکسبرداری از پرونده های قدیمی به منظور دیجیتالی نمودن آنها برای ذخیره و انجام آوانویسی پزشکی از این موارد است.
گرچه این سرویسها همگی جنبه مالی دارند، استفاده از آنها خطرات افشاء اطلاعات را ممکن است در پی داشته باشد.
باید تمهیداتی جهت محرمانگی،امنیت و نگهداری اطلاعات بهداشتی در این موارد اتخاذ نمایند.
از بین بردن کپی پرونده ها در محل بیمارستان، در نظر گرفتن و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات در قرارداد فی مابین
واگذاری اطلاعات به رسانه های خبری
در سالهای گذشته موسسات وظیفه قانونی نسبت به اطلاعات واگذاری اطلاعات به رسانه های خبری را نداشت
حق محرمانگی اطلاعات نمی تواند مانعی برای انتشار اطلاعاتی که عمومی است باشد و موسسات در چنین مواقعی با رعایت حق اعتدال به واگذاری اطلاعات می پردازند
بعضی از رسانه های خبری سعی در بدست آوردن اطلاعات بهداشتی افراد مشهور را دارند، پرسنل حتی ممکن است در ازاء رشوه به افشاء اطلاعات بپردازند
سیاستهای موسسه بایستی به درستی مشخص باشدبه ویژه روندهای امنیتی برای حفظ محرمانگی اطلاعات بهداشتی این بیماران داشته باشند
بعضی موسسات از کد ویژه ای به جای نام آنها که تنها برای مدیر بخش HIM پزشک معالج و مدیر ارشد اجرایی معنی دار است استفاده می کند
بعضی از موسسات پرونده های چنین افرادی را از بایگانی معمولی یا سیستم کامپیوتری خارج می کنند و گزارشات اصلی را در یک فایل قفل شده در بخش HIM با دسترسی محدود نگهداری میکنند
بایستی متخصصین HIM با مشاورین حقوقی سازمان، مدیریت خطر استرتژی را برای چنین پرونده هایی داشته باشند
مراحل افشا در فرایندهای قانونی
ثبت بر طبق سیاست بیمارستان
تعیین این که پرونده بیمار سرپائی یا اورژانسی است و در کجا نگهداری میشود
یافتن پرونده بیمار
بررسی پرونده به منظور اطمینان از کامل بودن آن
آشنا شدن پرسنل با محتویات پرونده هرگاه به جایگاه شهود احضار شود
خواندن پرونده برای اطمینان از این که به ضرر بیمارستان یا پزشک نباشد، درغیر این صورت پزشک و مدیر بیمارستان را مطلع نماید
تهیه اوراق یا گزارشهای خاص درخواست شده در احضاریه
خارج کردن اوراق کپی شده نسخه های دوم گزارشهای بیمه مگر این که دادگاه درخواست آنها را نیز داده باشد
شمارش همه اوراق ثبت شده از دو طرف و ثبت آن رو پوشه پرونده
تهیه یک کپی از پرونده یا از پرونده میکروفیلم شده و نگهداری در بایگانی
تهیه فهرست کاملی از محتویات پرونده در دو نسخه که یکی باید در بیمارستان برای استناد باقی بماند
ثبت نوع و تعداد اوراق پزشکی و تعداد صفحات در دفتر مکاتبات، اگر پرونده ای به دادگاه احضار شود که صاحب آن اصلاً در بیمارستان پرونده ای ندارد مسئول بخش HIM باید روی احضاریه عبارت پرونده ندارد را ثبت کرده و احتمالاً برای ادای شهادت در آینده منتظر بماند
نباید مکاتبات مربوط به دادگاهها را در موسسه مراقبت بهداشتی معطل نمود و بایستی در چنین موارد مشاور حقوقی را سریعاً در جریان نهاد و مدیران را نیز به عواقب کار آشنا نمود
اگر به عنوان شاهد در دادگاه حضور پیدا کنند باید نکات ذیل را در نظر داشته باشند:
در مورد کورس نرمال کاری برای مستندسازی و نگهداری پرونده و سیاستها و رویه ها به کارگرفته شده مورد سوال واقع خواهند شد
مودب و صادق باشند
از جایگاه شهود برای نشان دادن معلومات خود استفاده نکنید چیزی که شما فکر می کنید درست است ممکن است کاملاً برعکس باشد
وقتی جواب یک سوال را نمی دانید به سادگی پاسخهای نمی دانم یا من صلاحیت لازم برای پاسخ به این سوال را ندارم اعلام کنید
ابزارهای امنیت اطلاعات برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز
اشخاص کنجکاو، هکرهای کامپیوتری، پزشکان رقیب
از طریق سیاستها و رویه های تعریف شده، برنامه ریزی فضا و تسهیلات، طراحی و انتخاب سیستمهای اطلاعاتی، آموزش کارکنان و دیگر ابزارها به حفظ محرمانگی کمک می کنند
دیل میلر کارشناس امنیت سیستم اطلاعاتی عقیده دارد که سیاستهای امنیت اطلاعات بایستی بر مبنای عملکرد شغلی در دسترسی اطلاعات تعریف شود
آموزش پرسنل یکی از موارد مهم امنیتی است
قفل کردن فضای بایگانی پرونده
رعایت استانداردهای تعیین شده توسط HCFA
وظیفه فراهم آوردن مراقبتی که استانداردهای حرفه ای را برآورده کند
برای پذیرفته شدن شکایت قصور یا اقدام بد پزشکی بایستی داری عناصر ذیل باشد:
وظیفه
نقض عهد
علت احتمالی
ضرر یا صدمات
وظیفه فراهم آوردن رضایت آگاهانه برای درمان
فراهم آوردن یک رضایت عمومی برای درمان
وظیفه جراح یا پزشک معالج برای فراهم کردن یک رضایت آگاهانه جدا قبل از انجام عمل جراحی یا اقدامات درمانی تهاجمی
رضایت آگاهانه باید توسط خود شخص انجام دهنده اقدام یا سوپروایزر انجام گیرد
موانع زبان، معلولیت شنوایی،مشکلات گفتاری یا دیگر مسائل را نام برد
در بعضی وضعیتها نیازی به رضایت آگاهانه نیست به طور مثال
در فوریتهای پزشکی
وضعیت هایی که بیمار خود نیازی به آگاهی بیشتر نمی بیند
قبلاً آن درمان درمان راتجربه کرده و بیمار نیازی به آگاهی بیشتر نمی بیند
در چنین وضعیتهایی ثبت دلیل این که چرا بیمار نیاز به رضایت آگاهانه نداشته است ضروری است
در مواردی که محیط نامناسب موسسه درمانی باعث آسیب به بیمار یا مراجعه کننده گردد مسئولیت صدمه وارده بر عهده موسسه است مثل لیز خوردن در بخش یا افتادن از تخت X-Ray و موارد شبیه این
ولی اگر صدمه بر اثر بی توجهی خود بیمار یا مراجعه کننده باشد مسئولیتی بر عهده موسسه نمی باشد
در مواردی که فرد خرابکاری با یک گان وارد بخش اورژانس شده و شروع به آتش زدن و کشتن بیماران و ژرسنل نماید مسئولیتی بر عهده موسسه نیست
در کل این برای تعیین این که موسسه در وظیفه فوق کم کاری کرده یا خیر بستگی به شرایطی دارد که آن واقعه رخ داده است و حداقل انتظارات عمومی شامل برآوردن موارد ذیل است:
برآورده کردن موارد ایمنی و شرایط ساختمانی بر اساس استانداردها
فراهم آوردن آموزش خاص برای کارمندان
اطمینان از این که تجهیزات و موارد استفاده شده برای بیماران تمیز و دارای عملکرد خوب است
وظیفه فراهم آوردن یک محیط امن برای بیماران و مراجعه کنندگان
وظیفه نظارت بر فعالیت کارمندان و کارکنان حرفه ای
یک موسسه مراقبتی می تواند به دلیل کوتاهی کارمندان خود در انجام وظایف آسیبهایی برای بیماران بدنبال داشته باشد. که تحت نظریه Respondeat superior با آن برخورد می شود.
بطور مثال اگر یک کارمند عضو یک گروه بزرگ پزشکی اطلاعات محرمانه را غیر مقتضی فاش نماید مسئولیت آن متوجه تمام گروه است.
کارفرمایان مسئولیت آموزش کارمندانشان را برای انجام صحیح وظایفشان دارند.بطوریکه از عواقب افشای اطلاعات آگاهی داشته باشند.
حتی بعضی از موسسات کارمندان را به منظور حفظ محرمانگی اطلاعات و پیروی از سیاستهای معمولی موسسه موظف به امضاء قراردادی در این خصوص می نمایند.
منابع قانونی برای متخصصین HIM
آشنایی با آیین نامه ها تنها انتظاری نیست که ازمتخصصین HIM می رود. انتظار می رود که با جنبه های اساسی قانون آشنا باشند. و همچنین با روند جلوگیری از مشکلات قانونی را برای موسسه ، بخش HIM و کارکنان حرفه ای آگاه باشند.
درموسسات بزرگ تر مدیریت خطر ، مشاوره در منزل ، وکلای خارجی می توانند به متخصصین HIM در پیدا کردن جوابها و توسعه سیاستها ، رویه ها و سیستم امنیتی کمک کنند.
صرف نظر از این مجموعه ، منابع خارجی مهم دیگری نیز جهت این امر در ذیل آمده است:
ژورنال AHIMA و دیگر ژورنالهای تخصصی و خبرنامه
مرکز منابع بنیاد تحقیقات و آموزش AHIMA (FORE)
انجمنهای ایالتی HIM و یا هر راهنمای قانونی که ممکن است نیاز ما را برآورده کند.
خبرنامه های مراکز قانونی و مشاورین ارباب رجوع ها
انجمنهای بیمارستانی ایالتی یا دیگر گروههای صنعت مراقبت بهداشتی که پرسنل خود را ر مسایل پزشکی قانونی بروز می نمایند.
کارمند کنترل خسارات
کتابخانه های مرجع (عمومی و تخصصی)
دفتر ثبت فدرال
همکاران HIM در موسسات مراقبت بهداشتی محلی که معمولا تمایل به اشتراک اطلاعات دارند.