1
عنوان:
چگونگی مذاکره با فروشندگان در مدیریت خرید
تعریف و هدف مذاکرات و معاملاتی که به مذاکره نیازمند ند
مذاکره به معنی گفتگو ، بحث یا چانه زنی جهت دستیابی به توافقی در معاملات بازرگانی می باشد که شامل مراحل برنامه ریزی ، ارزیابی و مرور و تجزیه و تحلیل می باشد که توسط خریدار و فروشنده به اجرا در می آید.
معاملاتی که نیازمند به برگزاری مذاکره می باشند عبارتند از:
1. زمانی که فرایند تولید عرضه کننده طولانی باشد.
2. زمانی که بخواهیم متغیرهایی نظیر خدمات ، کیفیت و قیمت را در شرایط خرید منظور نماییم.
3. برای خرید کالاهای صنعتی با قیمت بالا و کالاهای موضوع قرارداد دولتی ضروری است.
4. جهت اخذ تخفیف و سایر تسهیلات ضروری
5. زمانی که ریسک معامله و هزینه ها قابل پیش بینی نباشد.
6. در شرایطی که تغییرات شدید تکنولوژیکی وجود داشته باشد.
ارکان مذاکره
ارکان مذاکره از چهار عامل اساسی تشکیل می شودکه عبارتند از :
1 ) هدف مذاکره
2 ) روشهای برگزاری مذاکره
3 ) افراد و ویژگیها و توانمندیهای مذاکره کننده
4 ) اطلاعات لازم جهت برگزاری مذاکرات موفقیت آمیز
ویژگیهای لازم جهت موفقیت در مذاکرات
ویژگیهای لازم جهت موفقیت در مذاکرات عبارتند از :
علاقمندی به مردم ، مثبت بودن عملکردها
انعطاف پذیری ، تکامل گرایی و دوری از بلندپروازی
بیان موضوع با قاطعیت و صراحت و بدون ابهام
بکارگیری متقاعد کننده ترین جملات و کلمات و عبارات
برخورداری از قدرت تاثیر گذاری بر جلسه مذاکره
ده گام جهت برگزاری مذاکراتی موفق
1. ایجاد محیطی مناسب
2. انجام پژوهش و تحقیقاتی عمیق
3. تعیین جایگاه خود در حد مناسب
4. افتتاح مناسب جلسات مذاکره
5. گفتگوی مناسب ، هدفمند ، نظام مند
6. ارائه پیشنهادات ، راه حلها
7. جمع بندی و نتیجه گیری مناسب
8. ختم جلسه و تایید مطالب مطروحه
9. ارزیابی نقاط قوت و ضعف خود و طرف مقابل
10 سعی در تداوم ، رشد و پیشرفت توانمندی انجام مذاکرات
اقدامات و مراحل انجام کار در یک مذاکره
مراحل کلی مذاکرات از لحاظ مقاطع زمانی را می توان بشرح زیر تشریح نمود:
نقطه شروع مذاکره : این مرحله ، مرحله استدلال نامیده می شود و در آن ، هر طرف بر اساس مقاصد و خواسته های خود از زوایای متفاوت با طرف مقابل مذاکره را آغاز می نماید.
مراحل میانی : از نخستین اقدامات مدیر پس از شروع مذاکرات ، اظهار و ادراک می باشد که در جهت بیان و تفهیم موضوعات مورد علاقه دو طرف به یکدیگر به اجرا در می آید. پس از آن ، اعتبار و اطمینان جهت بیان نیازها و دلایل وجود چنین نیازهایی از سوی طرفین بیان می شود تا اعتبار و اطمینان طرف مقابل به دست می آید.
مرحله توافق نهایی یا انعقاد قرارداد : این مرحله ، مرحله نهایی و موفقیت آمیز مذاکره می باشد.
مراحل کامل مذاکره را می توان بشرح ذیل برشمرد :
1 ) برنامه ریزی قبل از تشکیل جلسات مذاکره
2 ) ایجاد محیط مناسب مذاکره : محیط مذاکره شامل ایجاد فضای مناسب ، انتخاب زمان مناسب و گزینش بهترین محل برای برگزاری مذاکره خواهد بود.
3 ) افتتاح جلسات :
3-1 ایجاد توافق : در ملاقات افرادی که قبلاً با آنها آشنا بوده ایم رفتار ، کلمات و جملات خاصی مورد استفاده قرار می گیرد که ممکن است متفاوت با آن در ملاقات با افراد تازه آشنا باشد.
3-2 زمینه های مشترک : مراحل اولیه جلسات ، موقعیت خوبی است تا از زندگی خصوصی طرف مقابل ، فعالیتهای اخیر کاری و تجاری در آخرین زمان قبل از ملاقات و… اطلاعات کافی حاصل نمود.
3-3 دستور کار مشترک : در جلساتی که اهداف مشترک است ، دستور کار مشترکی ممکن است مورد استفاده قرار بگیرد.
4 ) سخنگویی و شنیدن مطالب طرف مقابل :
باید سخنگویی و شنیدن مطالب طرف مقابل بنحوی صحیح و کامل و با صبوری و بردباری تمام انجام شود.
4-1 وضوح و روشنی در گفتار
4-2 ارائه رفتاری محکم و قاطع و منطقی و مستدل
4-3 مهارت در طرح سوال و ادامه مذاکره و تشخیص علائم
4-4 فراموش نکردن انعطاف پذیری در طول مذاکره
4-5 بهره گیری مناسب از زبان اشاره و کنترل آنها از جمله حرکات دست ، نگاه کردن و…
همیشه گفتن کلمه ( ما ) بهتر از کلمه ( من ) در مذاکرات است.
5 ) پیشنهاد کردن :
چگونگی تداوم مذاکرات را با مطرح نمون پیشنهادات زیر می توان بهبود بخشید :
5-1 زمان بندی پیشنهادات ارائه شده و ترغیب به ارائه پیشنهاد
5-2 ارائه بهترین راه با جملاتی شرطی و با روشی مناسب
5-3 دفاع از اصول اولیه مذاکرات و رفع عوامل بازدارنده
6 ) جمع بندی ، اختتام جلسه و توافقی مطلوب :
6-1 جمع بندی روند پیشرفت جلسه
6-2 طرح مجدد موضوعات قبلی برای نیل به توافق
6-3 اعطای امتیاز جهت پیشبرد در جهت توافق در موارد لازم
6-4 انتخاب سیاست مناسب
6-5 موافقت برای اعطای امتیاز و بهره گیری از روشهای مناسب
7 ) ارزیابی جلسات و تداوم رشد وپیشرفت :
موارد زیر را جهت دستیابی به مهراتهای مذاکره موفق باید طی نمود :
7-1 از هر فرصتی برای مذاکره بهره گیرید.
7-2 اطلاعات جدید روزنامه ها و مجلات بازرگانی و کتب و مقالات را مطالعه نمایید.
7-3 معاملات خو را مورد بازنگری دقیق قرار دهید.
7-4 در دوره های آموزشی شرکت نمایید.
یکی از جنبه های موثر شخصیتی افراد در مذاکرات ، بکارگیری روشهای مناسب در برقراری ارتباط است. یکی از روشهای مذاکره ، روش سلطه جویانه است. در این روش ، تلاش ما برای ترغیب دیگران نسبت به انجام کار و ارائه اطلاعات زیاد است. ویژگیهای شخص سلطه جوشامل موارد زیر است :
• همیشه حرف خود را می زند.
• ممکن است از بحث و جدل لذت ببرید.
• ممکن است افکار درونی خود را بدون در نظر گرفتن شرایط بیان نماید.
• غالباً حرف خود را تکرار می کند.
تکنیکهای مذاکره
1 ) سازماندهی مطالب و موضوعات
2 ) آشنایی با اتحادیه های کارگری
3 ) اطمینان یافتن از اختیارات طرف مقابل
4 ) حفظ و نگهداری ابتکار عمل
5 ) تغییر جهت دادن و بکارگیری موضع در جای مناسب
6 ) ارائه سوالات به نحوی منظم
7 ) شنونده خوبی بون و رعایت ملاحظه کرن فروشنده
8 ) درک این نکته که ( هر که ماهرتر نفعش بیشتر )
گروهی دیگر فنون مذاکره زیر را پیشنهاد نموده اند :
الف ) مرحله آماده شدن :
1. اهداف چانه زنی خود را به سه دسته دلخواه ( بالاترین دست آورد ممکن ) ، دست آورد پایین و منصفانه دسته بندی نماید.
2. مجموعه امتیازات قابل جانشینی را بررسی کنید.
3. خواسته های طرف مقابل و امتیازاتی را که می توانید اعطا نمایید را ارزیابی کنید.
4. راهبرد و روشهای مورد نظر خود را برای مراحل آغازین تا گامهای بعدی مشخص نمایید.
5. اطلاعات سودمند و واقعیتهایی که پشتیبان خواسته های شماست را گرد آوری نمایید.
6. نمونه ای از اسناد مورد نیاز همانند پیمان نامه های استاندارد و نظایر آن را از قبل آماه نمایید.
7. تیمی حداقل 2 تا 3 نفره را برای مذاکره آماده نمایید.
ب ) مرحله آغازین :
در مرحله آغازین فنونی خاص باید بکار گرفته میشوند. اهم این فنون عبارتند از :
1. واقعگرایانه و با آرامی مذاکره را آغاز نمایید.
2. با طرف مقابل همتای خود اقدام به چالش نمایید.
3. به سخنان طرف مقابل خوب گوش داده و رفتار او را دقیقاً تحت نظر بگیرید و نقاط قوت و ضعفش را ارزیابی کنید.
4. در این مرحله هیچگونه امتیازی ندهید.
پ ) در مرحله چانه زنی :
هدف شما کمترنمودن فاصله میان پیشنهادهای اولیه خود و طرف مقابل می باشد.
1. همواره پیشنهادات مشروط بدهید.
2. همواره از کل خواسته ها گفتگو نمایید و از نشانه ها و اشاره ها سریعاً نتیجه را حدس بزنید.
ت ) پایان گفتگو :
زمان و چگونگی ختم مذاکره به ارزیابی شما از مواضع طرف مقابل بستگی دارد. پایان گفتگو ممکن است به یکی از صورتهای زیر تحقق یابد :
1. حاظر به اعطای امتیازی در برابر توافق نهایی بشوید.
2. مرحله ای شدن و بخش بندیهای الزامی همراه با توافق را بپذیرید.
3. آنچه در گفتگوهای گذشته بوده را خلاصه نموده و امتیازات اعطا شده را برجسته کنید.
4. از طریق تهدید می توانید به اقدامی که ممکن است در پی رد پیشنهاد شما بیاید ، برطرف مقابل اعمال فشار نمایید.
5. دست کم دو راه حل پیش پای طرف مقابل قرار دهید.
برانگیختن رفتار انسانی :
طبق نظریه آبراهام مازلو ، انسان دارای هفت دسته نیاز می باشد که به ترتیب اهمیت عبارتند از : نیازهای فیزیولوژیک، نیازهای ایمنی و مصونیت ، نیازهای دوست داشتن و وابستگی ، نیاز به خودبینی ، نیاز به واقعیت وجود خود را تحقق بخشیدن ، نیاز به دانش و ادراک و نیازهای مربوط به زیبایی. مذاکره گر باید شناخت جامعی از نیازهای انگیزشی مهم رقیب داشته باشد تا بتواند پیشنهادات خود را در قالبی که به ظاهر در جهت رفع نیاز رقیب است ارائه دهد.
زبان اشاره : درک عمیق هنر زبان خانی اشاره ای یا ارتباطی غیر زبانی وسیله موثری در جهت شناخت نیازهای انگیزشی رقیب به شمار خواهد آمد.
حفظ نوسانات روحی : نوسانات وتغییرات زیادی ممکن است در طول مذاکره به وجود آید که بر تنظیم قیمت مذاکره کننده تاثیر قابل ملاحظه ای خواهد داشت.
بکارگیر نیروهای فردی در مذاکره : مذاکره کننده خلاق همیشه نیروهای فردی موثر در مذاکره با رقیب خود را در سراسر جلسات مورد مطالعه و ارزیابی قرار می دهد.
هدایت امواج موزون مذاکره : یکی از مسائل این است که اگر مذاکرات پرتلاش بر سر قیمت برای مدتی معقول ادامه یابد ولی به چندین بن بست موقت برسد، تاثیر بسیار مایوس کننده ای را بر جای خواهد گذاشت.
تاکتیکهای مذاکره
1. ایجاد وقفه در مذاکره : گاهاً ناچار می گردید تا به منظور دستیابی به هدفی خاص و یا برای اخذ پذیرش رقیبان نسبت به آن هدف ، وقفه ای در مذاکره ایجاد نمایید.
2. اقدام به حمله : حمله کردن به معنای گرفتن نیروی حرکت و ایجاد مانع برای رقیب به منظور عدم دستیابی به اهدافش می باشد.
3. حمله غافلگیرانه : می توان از غافلگیری طرف بهره جسته و برای نیل به بهترین نتیجه عمداً حمله نمود.
4. تاکتیک ( معامله انجام نمی شود) : این تاکتیک شامل اقداماتی متهورانه است که برای قراردان معامله در جایگاهی برتر طرح ریزی می شود.
5. عبور از مانع با یک پرش : این تاکتیک لزوماً روش دستیابی به هدف و یا حفظ نیرو جهت مذاکره می باشد. بدین وسیله شما رقیب را وادار می کنید که اهدافتان را جداگانه رد یا با آنها موافقت نماید.
6. در اختیار گرفتن کنترل جلسه : تنظیم دستور جلسه موجب تعیین اولیتها و اهداف و در دست گرفتن کنترل جلسه و برهم زدن تعادل رقبا به عنوان روشی غیر مستقیم می باشد.
7. نقض مفاد قرارداد : جهت تغییر استانداردهای قرارداد به طوری که اجرای آن برای هر دو طرف آسانتر شود مورد استفاده قرار می گیرد.
روشهای مذاکره
1. روش مذاکره ملایم
2. روش مذاکره خشن
3. روش مذاکره منطقی یا اصولی
بررسی تطبیقی سبکهای مذاکره در جهان
سبک مذاکره در هر کشوری از ویژگیهای فرهنگی موجود در آن کشور تاثیر می پذیرد و لذا به تعداد فرهنگهای گوناگون ، سبکهای مذاکره وجود دارد. با این جود به چند مورد از طبقه بندیهای بسیار کلی که در این زمینه ارائه شده است اشاره می گردد.
1. سبک کل گرا در مقابل سبک مرحله به مرحله : در سبک کل گرا ، مذاکره کننده دارای دیدی کلان نسبت به موضوع بوده و می کوشد تا موضوع را به صورت یک کل منسجم در نظر آورد.
2. سبک مصالحه در مقابل مواجهه : در سبک مصالحه یا سازگاری ، طرفین مذاکره سعی دارند تا ارتباط میان خود را به نحوی تنظیم کنند که به تضاد مواجهه منجر نشود. در مجموع ، برای هماهنگی سازش با طرف مقابل ، ارزش زیادی قائلند.
3. سبک اغواگرایانه : در این سبک ، طرفین مذاکره سعی می کنند چهارچوب یکدیگر را شناسایی نموده و با ارائه اطلاعات ، پذیرفتن اشتباه و گاه ابراز سخنانی اغواکننده و خوشایند طرف مقابل ، حریف را به نظریات خود ترغیب کنند.