1
عنوان:
نقش مدیریت خرید و تدارکات در یک سازمان بازرگانی و تولیدی
اهمیت خرید در سازمانها
خرید یکی از قدیمی ترین فعالیت های بشری به شمار می آید. از زمانی که بشر محصولات خود را با دیگران مبادله می کرده، در عمل، خرید به نوعی در جریان بوده است. افراد، سازمانها و یا کشورها به این جهت خرید می نمایند که بتوانند نیازمندیهای خود را مرتفع نموده و از مطلوبیت حاصل از ابتیاع و مصرف کالاها و خدمات برخوردار گردند.
هدف غایی سازمانهای بازرگانی و تولیدی – صنعتی سودآوری است. جهت نیل به این هدف ، از فعالیتهای اصلی بخشهای خرید مالی ، پرسنلی ، تعمیر ونگهداری و خلاقیت و توزیع بهره گرفته می شود. بخش خرید دارای ارتباطی مستمر و دایمی با سایر بخشها نظیر بخش تولید و مهندسی ، بازاریابی و مالی و انبارها می باشد.
سودآوری سازمان
سودآوری سازمان مستلزم بهره گیری از ترکیب بهینه ای از 5 عامل زیر می باشد.
ماشین (Machine)
نیروی انسانی (Man Power)
مواد (Material)
پول یا سرمایه (Money)
مدیریت (Management)
اهداف بخش خرید
هدف اصلی مدیریت خرید عبارت است از تصمیم گیری نظام مند برای یافتن پاسخهای مفید و موثر در تعیین آمیزه خرید( موضوع خرید، منبع خرید، زمان خرید، مقدار خرید، کیفیت خرید، قیمت خرید و …)
اهم اهداف بخش خرید
1. حمایت از بخشهای عملیاتی سازمان از طریق برقراری جریان مداوم و منظم مواد و خدمات؛
2. شناسایی و تعیین جایگزینهایی مطمئن برای کالاها و مواد مصرفی توسط سازمان؛
3. برقراری ارتباطی مداوم و مناسب با فروشندگان و تامن کنندگان منابع جهت بر خورداری از حمایت آنها در مواقع ریسکی و مخاطره آمیز و عادی؛
4. برقراری هماهنگی کامل با سایر بخشهای سازمان
5. کمک به بهبود و توسعه سیاستها و روشهایی که نیل به اهداف سازمان را با نازلترین هزینه و بالاترین حد کارایی و اثربخشب (کارآمدی) میسر نماید؛
6. تربیت کارکنانی ماهر و شایسته و متخصص در امر تهیه منابع مورد نیاز سازمان؛
7. به حداقل رساندن زیان ناشی از فساد و از مدافتادگی و سرقت موجودیها در موسسه؛
8. انجام خرید عاقلانه و رقابتی.
پنج اصل مورد توجه در خرید عاقلانه و رقابتی
کیفیت مناسب (Right Quality)
مقدار مناسب (Right Quantity)
قیمت مناسب(Right Price)
منبع مناسب (Right Source)
زمان مناسب (Right Time)
منبع مناسب برای خرید
منبع مناسب به معنی خرید از فروشندگانی مطمئن، متعهد و وفادار و توانمند می باشد. با بررسی موقعیت مالی و فنی، شرایط تحویل کالا و سوابق شرکتهای عرضه کننده می توان به مقایسه تامین کنندگان منابع و انتخاب بهترین منبع اقدام نمود.
جهت انتخاب بهترین منابع، رعایت و توجه به موارد زیر موثر خواهد بود:
1. بررسی استانداردها و مشخصات تولیدی و عرضه کنندگان؛
2. بررسی تاریخچه، نظام اداری و فعالیت های تولیدی گذشته و حال عرضه کنندگان؛
3. توانمندی تولیدی و توزیعی عرضه کنندگان در رساندن به موقع نیازمندیها به خریداران.
4. عملکرد عرضه کنندگان در قبال اعتصابات و مشکلات و بحرانهای انسانی – اجتماعی- سیاسی.
5. شخصیت مدیران و تصمیم گیرندگان شرکتهای عرضه کننده و فروشنده
6. محل فعالیت عرضه کنندگان، ظرفیت تولید، تولید واقعی و انواع محصولات آنها.
ارتباط بخش خرید با سایر بخشهای سازمان
سازمانهای امروزی سیستمهایی تکامل یافته، باز و متشکل از اجزا و بخشهایی به هم مرتبط و وابسته می باشند به نحوی که هر گونه تغییری در فعالیت یک جزء آن ممکن است بر فعالیت های سایر اجزای آن موثر واقع گردد. اجزای سیستم سازمان بخشهایی نظیر بخش مالی، بخش تعمیر و نگهداری، بخش انبارها، بخش تولید و بخش بازاریابی را شامل می شود. هر یک از بخشهای سازمان از اطلاعاتی برخوردار است که آن اطلاعات به نوعی بر عملکرد بخش خرید موثر واقع می گردد.
اطلاعات مرتبط با بخش خرید
اطلاعات بیرون از سازمان که به بخش خرید می رسد؛
اطلاعاتی که از بخشهای دیگر درون سازمان به بخش خرید می رسد؛
اطلاعاتی که از بخش خرید به سایر بخشهای سازمان ارائه می شود.
اهم اطلاعاتی که از بیرون از سازمان به بخش خرید می رسد
اطلاعاتی از امکانات تولیدی فروشندگان و عرضه کنندگان منابع؛
اطلاعاتی از منابع مختلف تامین کننده و جایگزینهای منابع؛
اطالعاتی از شرایط عمومی بازار و وضعیت مواد اولیه در آن؛
اطلاعاتی از امکانات حمل ونقل و هزینه های منربوط به آن؛
اطلاعاتی از محصولات جدید و رقیب در بازارها؛
اطلاعاتی از شرایط القتصادی- اجتماعی- سیاسی و کارگری.
اهم اطلاعاتی که از بخشهای درون سازمان به بخش خرید می رسد
اطلاعاتی از میران موجودی و فضای موجود در انبارهای سازمان؛
اطلاعاتی از وضعیت نقدینگی سازمان و روند تغییر آن؛
اطلاعاتی از ضوابط داخلی سازمان در خصوص تهیه مواد قطعات و نیازمندیها؛
اطلاعاتی از امکانات و توانمندیهای حمل ونقل داخلی سازمان؛
اطلاعاتی از سیاستها و خط مشی های مدیریت رده بالای سازمان.
اهم اطلاعاتی که از بخش خرید به سایر بخشهای سازمان ارائه می شود
1اطلاعاتی از شرایط اقتصادی بازار به کلیه بخشهای سازمان؛
2. اطلاعاتی از تامین مالی منابع موردنیاز به امور مالی؛
3. اطلاعاتی از مواد اولیه به حسابداری صنعتی؛
4. اطلاعاتی از منابع و قیمتها و شرایط و مشخصات آن به امور فنی.
5. اطلاعاتی از کیفیت مواد به امور تولید،
6. اطلاعاتی از قراردادها به امور حقوقی،
7. اطلاعاتی از سفارشات خرید به انبار،
8. اطلاعاتی از محصولات مشابه به قسمت فروش.
ارتباط بخشهای مختلف سازمان با بخش خرید
وظایف بخش خرید
اهم وظایف بخش خرید عبارت اند از:
نمایندگی سازمان در خصوص تهیه نیازمندیهای آن در چهارچوب محدودیتهای موجود؛
تشخیص صحیح، دقیق و به موقع نیازهای سایر بخشهای سازمان؛
بررسی و کسب اطلاعاتی جامع در خصوص تامین منابع؛
نمایندگانی شرکت دذر مذاکرات و انعقاد قراردادها و رفع دعواها؛
بررسی دقیق اطلاعات مربوط به قیمت، مقدار، زمان، کیفیت و منابع تدمین کننده نیازها جهت خریدی عاقلانه و رقابتی؛
بررسی شرایط و نحوه خرید و پرداخت و دریافت ضمانت نامه ها و موارد مرتبط با عملیات تهیه نیازمندیها؛
همکاری لازم در خصوص سیاستگذاری مناسب خرید و سایر سیاستهای کلان سازمان.
مراحل کلی خرید
بررسی خصوصیات کالا(Material Specification)
بررسی قیمت و ارزش کالا (value Analysis)
بررسی تامین کننده کالا (Supply or Market Analysis)
مذاکره با فروشندگان کالا (Negotiation)
تشریفات خرید و عقد قرارداد (Contract)
بررسی و تضمین کیفیت کالا (Quality Assurance)
حمل و تحویل کالا (Transportation and Delivery)
گامهای اصلی در فرایند خرید خارجی
بررسی نیازمندیها و برنامه ریزی جهت رفع آنها،
بررسی راه حلهای متعدد رفع نیازمندیها نظیر خرید، ساخت، اجاره و …،
تعیین سیاستهای خرید در خصوص اخذ قیمت و توافق
برقراری تماس با فروشندگان و دریافت استعلام یا پیشنهادیه از آنها،
اخذ پیش فاکتور از فروشندگان،
اخذ مجوزهای لازم از سازمانهای ذیربط داخلی طبق آیین نامه قانون صادرات و واردات سال،
تخصیص ارز، تایید تهیه و توزیع و سایر مراکز ذیربط،
بیمه کردن کالا، تخصیص ارز و گشایش اعتبار و دریافت اسناد حمل طبق توافقات،
ارسال کالا و دریافت آن از سوی خریدار،
تحویل، ترخیص و حمل کالا به سازمان.
تعیین سیاستهای خرید در خصوص اخذ قیمت و توافق
استعلام بها بدون اخذ ضمانت نامه تثبیت قیمت،
مناقصه آزاد از طریق روزنامه های کثیر الانتشار و یا بدون ضمانت نامه،
مناقصه محدود باسازمانیهایی خاص؛ و یا بدون ضمانت نامه،
مذاکره و تماس حضوری، تماس تلفنی و نظایر آن،
روش تلفیقی یا مرکب.
انواع سیستمهای خرید
خریدهای برنامه ریزی شده و خریدهای اضطراری
خریدهای متمرکز و غیرمتمرکز
خریدهای جزئی، خریدهای متوسط و خریدهای عمده.
1. خریدهای برنامه ریزی شده و خریدهای اضطراری
خریدهای سالیانه معمولاً پیش ینی و برنامه ریزی می شند. این گونه خریدها با تکمیل فرم اعلام نیازمندیها توسط درخواست کنندگان ، تائید آنها و بازبینی انبار و اولویت بندی نیازمندیها ، برنامه ریزی می گردند.
این خرید طی تشریفات خاص و از محل تنخواه گردان سازمانها و توسط بخشهای مختلف آن بعمل می آید.
2. خریدهای متمرکز و غیر متمرکز
انتخاب یکی از دو نوع خرید به خط مشی و سیاست مدیریت هر سازمان و وظایف سازمان مرتبط می باشد. این خط مشی با توجه به امکان پذیری برنامه ریزی خرید نیازمندیها ، مبلغ خرید کالاها و امکان برقراری ارتباطی منظم و پایدار با تامین کنندگان و توان مالی موسسه خریدار و سایر ترجیحات مدیریتی تعیین می گردد.
3. خریهای جزئی ، خریدهای متوسط و خریدهای عمده
خریدهای جزئی، مبالغ معین و ناچیزی را به خود اختصاص می دهند. در این روش،مامور خرید قادر به تهیه کالا به کمترین بهای ممکن می باشد و در خرید متوسط که از مبالغ بالاتری برخوردارند، تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی یا سازمان ضرورت می یابد. در خریدهای عمده علاوه بر تایید کارپرداز و بالاترین مقام سازمان، انتشار آگهی مناقصه عمومی یا محدود نیز ضرورت دارد.
نقشها و وظایف بخش خرید و تدارکات
نقشها و وظایف بخش خرید و تدارکات را می توان به سه دسته زیر تقسیم نمود :
1. سیاست گذاری خرید: سیاستهای خرید، قواعد اجرای وظایف خرید را تعیین می نمایند.
2. منبع یابی خرید: منبع یابی خرید همانا یافتن عرضه کنندگانی است که قادر به براورده نمودن نیازهای سازمان به کالاها و خدملات می باشند.
3. خرید: با بررسی میزان مصرف کالاهای موردنیازف تعیین میزان سفارش در هر بار، تعیین فواصل زمانی میان دو سفارش با توجه به قیمت خرید، تحقیقات و هزینه های حمل و نگهداری، بهترین سیستم خرید تعیین می شود.