روش اجرائی طرح تجاری
1-هدف و دامنه کاربرد :
ارائه رویه ای جهت تشریح نحوه اصلاح بازنگری و تعیین مسئولیتهای طرح تجاری بلند مدت و کوتاه مدت مدیریت ارشد , مدیران اجرائی و بخصوص مدیر فرش و واحد فروش سازمان می باشد .
2-مسئولیت :
مسئولیت اجرای این روش بر عهده مدیریت سازمان می باشد .
3- شرح روش :
طرح تجاری (BUSINESS PLAN) : برای بقاء و پیشرفت در بازارهای جهانی باید برای فعالیت تجاری هدف وجود داشته باشد و برای رسیدن به این هدف راهکارهای لازم مشخص می شود که به این راهکارها طرح تجاری می گویند
اهداف طرح تجاری بلند مدت : این اهداف شامل اهدافی است که سه ساله یا بیشتر به طول می انجامد .
1-3- دلایل تهیه طرح تجاری:
الف: میزان دارائی یا سرمایه گذاری خارجی مورد نیاز را در هنگام لزوم مشخص می کند
ب: توانائی مدیریت ارشد در مدیریت طرح تجاری بهبود می یابد و به این ترتیب قادر خواهد بود انرژی خود را برای انحرافات از برنامه قبل از وقوع شرایط بحرانی متمرکز کند.
ج: روحیه واقع پردازی و آینده نگری را در وجود مدیریت ارشد و مدیران اجرائی پرورش می دهد .
د: به تعیین و تشخیص مشتریان، محدوده بازار، استراتژی قیمت گذاری، نحوه رقابت و همکاری در شرایط سخت کمک می کند .
ه: در صورتیکه در مقاطع سازمانی یک طرح تجاری توسط مدیریت ارشد سازمان به روز شود، تجارت ، پول و اعتبار شرکت حفظ خواهد شد .
و: با داشتن طرح تجاری رویدادها و بحرانها کمتر می توانند باعث تغییر مسیر از اهداف تجاری شوند .
ز: موقعیت مناسب و مساعد برای شرکت بوجود می آورد تا سازمان دارای مشتریانی وفادار شده و جذب مشتریان توسط رقبا دشوارتر می شود .
ح: با داشتن یک طرح تجاری مناسب می توان نیازمندی های یک آینده موفق را با واقعیت های موجود کنونی مقایسه کرد و میزان تغییرات موردنیاز شرکت را تجزیه و تحلیل کرد .
ط: نیازهای فعلی و آینده مشتریان تامین شده جهت نائل شدن به یک موقعیت برتر رقابتی تلاش می گردد.
2-3 – استفاده از داده ها :
همه مدیران اجرائی در به روز کردن اطلاعات و ارائه پیشنهادات در رابطه با طرح تجاری سهیم هستند . مدیران اجرائی و مخصوصا مدیریت بازرگانی شرکت مسئولیت جستجوی اطلاعات در مورد فروش ، رقابت ، نیازها و توقعات مشتری و ارتقاء و تعالی سازمان را به عهده دارند . این اطلاعات در فرم اهداف و برنامه های مدیران اجرائی به شمارهF0101 ثبت می گردد که به عنوان ورودی جلسات بازنگری مدیریت در نظر گرفته می شود .
3-3-محتویات طرح تجاری :
یک طرح تجاری شامل اهداف کوتاه مدت تجاری و اهداف بلند مدت تجاری می باشند و باید در برگیرنده موارد زیر باشد :
1-3-3-فهرست محتویات
2-3-3-خلاصه اجرائی :
که شامل چهارچوب های کلی تجاری باشد که به صورت خلاصه بوده و در برگیرنده آرمانها ، رسالات ، محدوده بازار، حد توان سازمان و نکات برجسته شرکت باشد .
4-3-3- مشخصات شرکت :
در این بخش کلیه مشخصات شامل آدرس دقیق ، نوع ثبت ، مکانها ی شرکت ، پرسنل ، اعضاء هیئت مدیره ، مدیر عامل، نوع مشتریان ، قراردادها و ……… ذکر می گردد .
5-3-3-محصول:
در این قسمت مشخصات محصول بیان می گردد که شامل تعریف ویژگیها. فرمت ها. معایب نوع بسته بندی و استفاده کنندگان محصول می باشد .
6-3-3-جایگاه بازار:
در این بخش مکانها ی فروش محصولات شرح داده می شود .
7-3-3-گنجایش بازار /کشش بازار :
با توجه به جایگاه بازار تعریف شده ظرفیت بازارهای تعریفی شرح داده شود در صورتیکه محصول سابقه فروش داشته باشد این سوابق در بازارهای مختلف بیان می گردد میزان کاهش یا افزایش تقاضای بازار در سالهای آینده نیز از نکات مهم است که در این بخش براورد می گردد.
8-3-3-رقبا:
در این بخش رقبای شناخته شده و اصلی معرفی می شوند این معرفی باید شامل میزان تولیدات مکانهای عرضه تولیدات و میزان ان قیمت فروش محصول در صد در اختیار داشتن بازارهای فعلی مزایا و معایب محصول هر یک از رقبا باشد .
9-3-3-برنامه فروش :
در این بخش برنامه فروش محصولات شرح داده می شود که شامل موارد ذیل خواهد بود .
-نحوه فروش ( پیش فروش – فروش آنی و……)
-استراتژی فروش (ابزار فروش کارکنان فروش – نمایندگی ها و حمایت های مورد نیاز )
-قیمت گذاری
-نحوه تبلیغا ت و مقاطع زمانی
-نحوه گارانتی
-نحوه شناسائی مشتریان
1-3-3- پیش بینی های فروش :
در این بخش با توجه به مکانهای بازار برای طرح تجاری کوتاه مدت در مقاطع ماهیانه یا سه ماهه و برای طرح تجاری بلند مدت درمقاطع شش ماهه یا سالیانه فروش محصولات پیش بینی می گردد .
1-3-3- اطلاعات بازار : در این بخش منابع اطلاعات بازار، مقاطع زمانی جمع آوری اطلاعات ، نحوه بررسی جمع بندی و گزارش دهی اطلاعات بیان می شود .
12-3-3- مخاطرات تجاری :
در این بخش احتمالات زیان در تجارت و خطرات تجاری از جنبه های مختلف مورد بررسی قرار می گیرد . احتمالات زیان در تجارت ، معمولا شامل عوامل بحرانی خارجی درونی می باشد و هر مدیری هنگام برنامه ریزی طوری تصمیم گیری می نماید که مخاطرات آن کمتر و در صورت بروز تحت کنترل باشد . به منظور کنترل این مخاطرات ابتدا باید مخاطرات شناسائی شود سپس اثر شدت آنها به صورت درصدی تعیین می شود و بعد از آن راهکارهای چگونگی مخاطرات مشخص گردد .
13-3-3- توسعه محصول :
در این بخش طرحهای توسعه محصول بیان می گردد این طرحها معمولا شامل بهینه سازی طراحی ، ساختن نمونه محصول ، انجام آزمایشات لازم ، اعمال اصلاحات لازم و تکرار سه بند فوق، تهیه نقشه های معتبر ، برآورد هزینه های تولیدی تهیه تجهیزات لازم تولید و اندازه گیری مواد اولیه مورد نیاز ، نیروی انسانی مورد نیاز ، فضای لازم برای تولید ، انبارش مواد اولیه محصول
14-3-3- تولید :
در این بخش موضوعات مربوط به تولید محصول شرح داده می شود که شامل خلاصه ای از فرآیند تولید (که خیلی تکنیکی نباشد )
نیازمندیهای مربوط به فضای تولید
ماشین آلات و تجهیزات
مواد اولیه ( سهولت دسترسی – میزان – نوع – کیفیت و منابع تهیه آن)
پرسنل مورد نیاز برای تولید ( تمام وقت – نیمه وقت – سطح و میزان مهارت و آموزش های مورد نیاز )
15-3-3- قیمت محصول :
در این بخش موضوعات مربوط به نحوه تعیین قیمت محصول بایستی به روشنی بر حسب تولید میزان مشخصی از محصول به عنوان مثال 100 عدد مشخص گردد .
16-3-3- سودمندی :
در این بخش سود حاصله از فروش یک محصول بیان می گردد که عموماً شامل قیمت خالص فروش , قیمت تمام شده سود حاصله از فروش , و درصد سود نسبت به قیمت فروش می باشد .
17-3-3- نیازهای مالی :
در این بخش با توجه به طرح تجاری بلند مدت و کوتاه مدت به ترتیب مقاطع سالیانه و سه ماهه تشریح می گردد که عموما موارد زیر را شامل می شود .
هزینه های توسعه و بهبود محصول
هزینه های تولید
هزینه های بازاریابی و فروش
هزینه های اداری
مجموع نیاز های مالی
18-3-3-بیان درآمدها :
در این بخش با توجه به طرح تجاری در مقاطع سالیانه یا سه ماهه تشریح می گردد که عموماً شامل موارد زیر می باشد
میزان فروش
هزینه های فروش
سود حاصله (ناخالص )
هزینه های اداری و سربار
هزینه های مهندسی ( شامل توسعه محصول )
سود خالص
19-3-3 طرحهای گردش پول نقد :
در این بخش برای یکسال به تفکیک چهار فصل و برای سالهای بعد به تفکیک شش ماه یا یکسال طرحهای گردش پول نقد بیان می گردد که شامل رقم های مربوطه به فروش پولهای دریافتی و مجموع هزینه های اداری ، مهندسی ، تولید ، فروش و بازاریابی می باشد
20-3-3- مسائل ایمنی و زیست محیطی :
در این بخش با توجه به ماهیت و نوع تولید محصولات مسائل ایمنی تولید ، جنبه های زیست محیطی و الزامات قانونی محیطی و الزامات قانونی محیط زیست شرح داده می شود .
4-3-ابلاغ طرح تجاری:
پس از تهیه طرح تجاری سازمان مدیریت ارشد سازمان با توجه به برنامه های بلند مدت سازمان, خط مشی کیفیت به شماره M0101 را تکمیل و به کارکنان ابلاغ می نماید .
5-3-به روز آوری طرح تجاری از طریق منابع خارجی:
طرح تجاری تهیه شده بر مبنای بازار ( فروش ) طرح ریزی شده است ، مدیریت بازرگانی بطور مرتب از طریق منابع اطلاعاتی ، سمینارها و …. اطلاعات روز دنیا در رابطه با روش های رایج و متداول تجاری پیگیری می نماید و با استفاده از تکنیک BENCHMARKING (مقایسه با بهترین ها) و نیازهای مشتریان طرح تجاری سازمان را به روز می نماید .
6-3-تعیین اهداف کوتاه مدت :
با توجه به اهداف و برنامه های بیان شده در طرح تجاری و اهداف و برنامه های مدیران اجرائی فرم F0101 د رجلسات
بازنگری مدیریت اهداف کوتاه مدت تعیین و طی فرم اهداف کوتاه مدت سازمان به شماره F0102ثبت می گردد . مدیران
هر یک از واحدها نقش افراد و پرسنل واحد را در فرم مذکور ثبت و در معرض دید قرار می دهد . جهت رسیدن به این اهداف ، تاریخ شروع ، پایان ، مسئول پیگیری و منابعی که مورد نیاز می باشد استخراج می گردد مراحل رسیدن به
هریک از اهداف طی گانت چارت ترسیمی به مسئول پیگیری آن تحویل داده می شود مسئولیت ترسیم گانت چارت با
نماینده مدیریت می باشد . ( نرم افزار MSP )
مسئول پیگیری هر هدف ، مسئولین انجام رادر هر مرحله مشخص و اقدامات لازم را به آنها ابلاغ می نماید . نمانیده مدیریت هر سه ماه مطابق گانت چارت ترسیمی اقدام به گزارش گیری از پیشرفت اهداف می نماید . این گزارش طی فرم گزارش دستیابی به اهداف سازمان به شماره F0103 به مدیریت ارشد سازمان ارسال می گردد .
در صورت مشاهده هر گونه نامنطبقی اصلاحات یا اقدامات اصلاحی مورد نظر مطابق روش اجرایی مربوطه صورت می گیرد
7-3- به روز آوری طرح تجاری از طریق منابع داخلی :
طرح تجاری و اهداف کوتاه مدت سازمان با توجه به گزارشات دستیابی به اهداف و برنامه های مدیران اجرائی و اطلاعات بازار در جلسات بازنگری مدیریت توسط مدیریت سازمان به روز می گردد .
پس از به روزآوری طرح تجاری خط مشی کیفیت سازمان نیز بازنگری ودرصورت نیاز ویرایش می شود .