گامهای اجرایی حسابداری تعهدی در سال مالی 1389
گام اول: بستن مانده حسابهای سال1388 بطور موقت و تولید سند افتتاحیه مانده حسابها در سال 1389 در نرم افزار نظام نوین مالی
مانده حسابهای دائم و انتظامی از تراز حسابهای پایان سال 1388 نقدی استخراج و آنرا به سرفصل های حسابداری تعهدی تبدیل کنید (آنالیز مانده حسابها ی ستاد از تراز نقدی در پایان سال1388)
اقلام ثبت شده در کاربرگ توسط امور مالی ستاد کنترل و پس از امضا توسط رئیس مالی واحد تابعه از سوی مدیریت مالی ستاد نیز امضا شود.
سرفصلهای تعهدی شده مانده حسابها باید در سیستم نظام نوین مالی هر واحد جداگانه درج شود برای این منظور باید مانده حسابهای مذکور در قسمت مدیریت مالی//تنظیم اسناد حسابداری//تنظیم سند ثبت و سند حسابداری را پس از بررسی ، نهایی و در صورت لزوم برای واحد بالادستی ارسال کنند.
در این حالت مانده حسابهای سال 1388 در نرم افزار نظام نوین مالی ایجاد و در صورت بستن موقت مانده حسابها امکان شروع عملیات سال 1389 فراهم می گردد.بدیهی است از آنجایی که در روش نقدی مانده حسابهای واحد تابعه در حسابهای ستاد عمل شده و می شود لذا باید اولاٌ مانده حسابهای واحدهای تابعه از حسابهای ستاد خارج و ثانیاً با مانده حسابهای واحدهای تابعه مطابقت و مغایرات احتمالی شناسایی و برطرف گردد در هر صورت مانده حسابهای نقدی ستاد بدلیل حسابرسی شده ملاک عمل می باشد.
بستن موقت مانده حسابها
مانده حسابهای ایجاد شده در سیستم در سال 1388- برای این منظور فقط کافی است در قسمت مدیریت مالی//بخش دفترداری//بستن مانده حسابها//اختتامیه و افتتاحیه موقت را فعال نمود در این صورت سیستم بطور خودکار:
1 – مانده حسابهای دائم و کنترلی را به سند اختتامیه می بندد.
2- سال مالی 1389 را در سیستم ایجاد می کند.
3- سند افتتاحیه سال 1389 را بطور خودکار و با شماره(1) در سیستم تولید و نشان می دهد.این سند قابل حذف و یا ویرایش نیست.
4- این امکان را در سیستم فراهم می کند که تا نهایی نشدن بستن مانده حسابها بطور همزمان در دو سال مالی 1388 و1389 بتوان اسناد حسابداری را صادر نمود.
توجه:چنانچه در سال مالی 1388 سندی صادر شود ، برای اصلاح سند افتتاحیه سال 1389 باید ابشن اختتامیه/ افتتاحیه موقت را مجدداً فعال نمود سیستم بطور خودکار سند افتتاحیه را اصلاح می کند.
چنانچه در ستاد یا واحدهای تابعه برای آموزش یا تست سیستم اسناد حسابداری در نرم افزار صادر شده این اسناد باید طی سند اصلاحی از طریق معکوس کردن تراز حسابها از سیستم حذف شود.
برای نهایی کردن مانده حسابهای سال 1388 در ستاد و واحدهای تابعه می بایست پس از اطمینان از صحت مانده حسابها و ارسال تمام اسناد حسابداری واحدهای تابعه آبشن اختتامیه/ افتتاحیه نهایی را فعال نمود در این حالت مانده حسابهای سال 1388 بسته شده و امکان صدور سند حسابداری جدیدی در سال مالی مذکور وجود ندارد.
گام دوم: تکمیل سند افتتاحیه مانده حسابهای سال 1389
برای این منظور باید مانده حسابهای بدهکاران، بستانکاران، موجودی کالا، اموال و… در پایان سال1388 بطور جداگانه در واحدهای تابعه و ستاد شناسایی و بترتیب ذیل برای آنها سند حسابداری صادر شود.
1- سند حسابداری مربوط به مانده بدهی یا طلب واحد تابعه و ستاد بر اساس مدارک مثبته طبق کاربرگ پیوست .
2-سند حسابداری موجودی کالای ابتدای دوره (لیست انبار گردانی پایان سال 1388 که قیمت گذاری شده باشد.)
3-سند حسابداری اموال ابتدای دوره (لیست صورتبرداری شده اموال در پایان سال1388 که قیمت گذاری شده باشد)
4-اسناد حسابداری مربوطه به هزینه های تعلق گرفته پرداخت نشده(مانند کارانه سه ماهه آخر سال 1388 پرسنل یا هزینه های آب و برق و تلفن و… )، ذخیره سنوات خدوت و…
5-برای مانده حسابهای پیش پرداخت و علی الحساب پایان سال 88 نیز باید ذخیره لازم در حسابها منظور گردد.
6- اقلام جمع آوری شده در کاربرگ ها توسط امور مالی ستاد کنترل و توسط رئیس مالی واحد تابعه و مدیریت مالی ستاد امضا می شود. بدیهی است تصویر مدارک مثبته می بایست ضمیمه این اسناد گردد.
اقلام بدهکاران و بستانکاران
اقلام مندرج در کاربرگهای فوق باید در نرم افزار ستاد و هر واحد تابعه جداگانه درج شودبرای این منظور مانده حسابهای مذکور باید در قسمت مدیریت مالی/دفترداری/اطلاعات ابتدای دوره با توجه به ماهیت آن(دارایی جاری، بدهی جاری) ثبت و نهایتاً برای صدور سند حسابداری آن گزینه ”تکمیل سند افتتاحیه“ را فعال نمود. سند حسابداری صادره پس از کنترلهای لازم باید نهایی گردد.
نکته: ویرایش کالا و معرفی کالای جدید فقط در نرم افزار ستاد امکان پذیر می باشد.
موجودی کالای ابتدای دوره از روی لیست انبارگردانی پایان سال 1388
درج کد محلی کالا در نرم افزار( در قسمت مدیریت کالا و خدمات/نگهداری کالا/اطلاعات پایه/معرفی کد محلی کالا) از روی لیست انبار گردانی
درج مقدار/تعداد کالا در سیستم( در قسمت مدیریت کالا و خدمات/نگهداری کالا/رسید کالا/ایجاد سوابق کالا) از روی لیست انبارگردانی
نرخ گذاری لیست کالا در سیستم( در قسمت مدیریت مالی/حسابداری کالا اموال و خدمات/قیمت گذاری کالا/رسید ابتدای دوره)
صدور سند حسابداری خودکار رسید ابتدای دوره ( در قسمت مدیریت مالی /حسابداری کالا اموال و خدمات/رسیدهای آماده ثبت)
مشاهده و تایید سند حسابداری صادره( در قسمت مدیریت مالی/تنظیم اسناد حسابداری /تایید پیش نویس) سپس نهایی کردن سند مذکور
اموال ابتدای دوره
1-درج مشخصات اموال صورت برداری شده طبق کاربرگ مربوطه در سیستم از منوی:
( مدیریت مالی/حسابداری کالااموال و خدمات/کارت اموال/اموال ابتدای دوره)
2- صدور سند حسابداری خودکار برای اموال وارد شده در سیستم از منوی:
( مدیریت مالی/ حسابداری کالا اموال و خدمات/صدور اسناد حسابداری / سوابق داراییها)
3- سند حسابداری صادره به بخش رسیدگی ارسال می شود.
4- لیست اموالی که وارد شده است از منوی ذیل قابل مشاهده می باشد:
مدیریت مالی/حسابداری کالا اموال و خدمات/گزارش های اموال/ لیست کل اموال
توجه: بدلیل حجم بالای تعداد اموال بهتر است پس از وارد کردن تمام اموال و کنترل اقلام وارد شده در سیستم نسبت به صدور سند حسابداری آن بطور یکجا اقدام گردد.
گام سوم:استقرار تشکیلات جدید و تغییر رویکرد و تنظیم تفاهم نامه تخصیص اعتبار
با توجه به نهادینه شدن اجرای حسابداری تعهدی در واحدهای تابعه و ستاد بمنظور اقدامات اولیه جهت دستیابی به قیمت تمام شده خدمات ارائه شده ضروری است فهرست حسابها و مراکز هزینه در سازمان مرکزی و واحدهای تابعه یکسان و یکنواخت باشند لیکن باید سیستم های مالی هر یک از واحدها بصورت مستقل فعالیت نمایند. بطوریکه اسناد حسابداری مربوط به فعالیتهای واحدهای تابعه طی دوره مالی و در زمان وقوع رویداد در نظام نوین مالی واحد ذیربط ثبت شود در این صورت اطلاعات ثبت شده در سیستم مکانیزه حسابداری هر واحد شامل اطلاعات مالی مربوط به فعالیتهای همان واحد خواهد بود.اما می بایست اسناد حسابداری واحدهای تابعه بطور خودکار و لحظه ای برای امور مالی ستاد ارسال گردند تا پس از بررسیهای لازم و اطمینان از صحت آنها طی سند حسابداری جداگانه با سرفصل های تفکیک شده یا تجمیعی در نرم افزار نظام نوین مالی ستاد بطور خودکار ثبت گردد. در این زمان اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری مالی ستاد به تفکیک شامل فعالیتهای اختصاصی ستاد و فعالیتهای کل دانشگاه خواهد بود و بر اساس آن گزارشهای مالی مورد نیاز از سیستم قابل استخراج می باشد لذا ضروری است رویکرد دانشگاه از پرداخت و تسویه تنخواه پرداختی به واحدهای تابعه به تنظیم تفاهم نامه بین ستاد و واحدهای تابعه جهت تخصیص اعتبار در ابتدای سال مالی تغییر یافته و تامین اعتبار قبل از خرج و در محل واحد صورت گیرد.
با عنایت به مراتب فوق اقدامات مشروح ذیل جهت تسریع در اجرای حسابداری تعهدی در سال 1389 ضروری است:
ابلاغ لیست مراکز هزینه به واحدهای عملیاتی از جمله انبار جهت اطلاع و استفاده در اسناد هزینه( دستورالعمل 4)
تغییر رویکرد امور مالی ستاد از شیوه“ پرداخت تنخواه“ به تخصیص و ارسال اعتبار . برای این منظور فرم متحدالشکلی از طرف وزارت متبوع تدوین گشته و در سایت دفتر برنامه ریزی منابع مالی و بودجه قرار گرفته است ضمناً واحدهای تابعه می توانند با فرم درخواست وجه اعتبار از ستاد درخواست وجه نمایند.
استقرار تشکیلات مورد نیاز جهت اجرای حسابداری تعهدی در امور مالی ( اداره حسابداری منابع و تامین اعتبار – اداره حسابداری کال، اموال و خدمات- اداره بررسی و نظارت مالی-اداره پرداخت های پرسنلی) تا زمان تصویب با صدور ابلاغ انشایی
در تشکیلات مورد نیاز انجام فعالیتها و فرآیندهای همگن با توجه به زمان وقوع و لزوم رعایت فرض تعهدی یک اداره را تشکیل می دهند. بطوریکه کلیه امور مربوط به جمع آوری طبقه بندی و ثبت رویدادهای مالی به تفکیک تامین اعتبار و پرداختهای نقدی در اداره حسابداری منابع و تامین اعتبار و اقلام خریداری و تحویلی به انبارها و شناسایی تعهدات هزینه ای و سرمایه ای و… در اداره حسابداری کالا اموال و خدمات انجام می گیرد. رسیدگی به اسناد حسابداری ستاد و نظارت مالی بر عملیات واحدهای تابعه نیز در اداره بررسی و نظارت مالی انجام می گیرد محاسبه حقوق و مزایای کارکنان و بازنشستگان نیز در حسابداری پرسنلی صورت می گیرد اقدامات مربوط به محاسبات قیمت تمام شده خدمات ارائه شده و تهیه و تنظیم انواع گزارشهای مدیریتی در حوزه معاونت حسابداری مدیریت صورت می گیرد.
در روش حسابداری تعهدی عملیات حسابداری واحدهای تابعه در واحدهای تابعه بصورت کامل صورت می گیرد اما از طریق نرم افزار به اداره بررسی و نظارت مالی ستاد جهت کنترل ارسال می گردد.
گام چهارم: ثبت گردش موجودی کالا در نرم افزار نظام نوین مالی
با توجه به تغییر روش حسابداری و به منظور تسریع در طبقه بندی و ثبت کالای تحویلی به انبار (اعم از خرید یا…) در حسابها تحت عنوان موجودی کالا و متعاقباً ثبت مصرف آنها به تفکیک سرفصل هزینه و مراکز هزینه و همچنین افزایش کنترلهای داخلی ضروری است آمار و اطلاعات گردش کالا توسط مسئولین مربوطه در نرم افزار نظام نوین مالی ثبت شود برای این منظور می بایست:
1- تعداد /مقدار کالای خریداری شده در سیستم درج و قیمت گذاری گردد.
2-قیمت گذاری کالا باید توسط کارپرداز (نه انبار دار) صورت گیرد برای قیمت گذاری کالای خریداری و تحویلی به انبارها می بایست علاوه بر نرخ خرید (فاکتور) سایر هزینه ها از جمله عوارض قانونی، حمل و نقل، به قیمت تمام شده اضافه شود.
3-صدور اسناد حسابداری خرید کالا بصورت خودکار صورت گرفته و در مقابل بدهکار شدن حساب موجودی کالا به تفکیک طبقات کالا حساب کنترل خرید بستانکار می شود.
4- تعداد/مقدار کالای مصرف شده ( حواله های مصرف) می بایست با مشخص کردن تحویل گیرنده جهت شناسایی مرکز هزینه در سیستم درج گردد.
5- نرخ گذاری و صدور اسناد حسابداری حواله ها بصورت خودکار بوده و ارزشیابی به روش FIFO می باشد.
جزئیات ثبت گردش موجودی کالا در نرم افزار نظام نوین مالی
1)تحویل کالا به انبار توسط کارپرداز
1-1)درج مقدار /تعداد کالا توسط انباردار(مدیریت کالا و خدمات/نگهداری کالا/رسید کالا/ رسید خرید)
2-1)نرخ گذاری رسید کالا توسط کارپرداز(مدیریت کالا و خدمات/خرید کالا/نرخ گذاری /رسید خرید)
3-1)صدور سند حسابداری خودکار رسید قیمت گذاری شده (مدیریت مالی/حسابداری کالا و اموال/ صدوراسناد حسابداری / رسیدهای آماده ثبت)
4-1)مشاهده و تایید سند حسابداری صادره(مدیریت مالی/تنظیم اسناد حسابداری / تایید پیش نویس اسناد)
5-1)رسیدگی و نهایی کردن سند مذکور و ارسال آن به واحد بالا دستی در صورت لزوم
2) مصرف (تحویل) کالا از انبار:
1-2) درج تعداد/مقدار کالای خارج شده از انبار توسط انبار دار(مدیریت کالا و خدمات/نگهداری کالا/حواله مصرف)
2-2) در صورت کافی بودن موجودی کالا اطلاعات در سیستم ذخیره می گردد.
3-2) با توجه به تولید سند حسابداری خودکار حواله ها سند مربوطه در قسمت: مدیریت مالی/رسیدگی اسناد/کنترل اسناد حسابداری قابل مشاهده است.
نهایی کردن سند مذکور و ارسال آن به واحد بالادستی در صورت لزوم
گام پنجم: رعایت اصول و مفروضات حسابداری و دستورالعملهای نظام نوین مالی در خصوص تشخیص حساب ها برای صدور اسناد حسابداری به روش تعهدی
رعایت نکات ذیل در هنگام صدور اسناد حسابداری در واحدهای تابعه و ستاد ضروری است:
1- مفروضات حسابداری(فرض دوره مالی و…)
2- اصول و مبانی حسابداری تعهدی(اصل قیمت تمام شده،اصل تحقق درآمد)
3- رویه های حسابداری(روش ارزشیابی کالای مصرف شده)
4- تامین اعتبار قبل از خرج و صدور سند حسابداری تامین اعتبار بطور خودکار
5- تفکیک اقلام هزینه ای از موجودی کالا
6- استفاده از سرفصل موجودی کالا برای اقلام خریداری شده و تحویلی به انبارها
7- صدور اسناد حسابداری برای حواله های صادره
8- استفاده از حساب رابط برای ثبت عملیات فی مابین ستاد و واحدهای تابعه حسب مورد
9- ثبت خلاصه سند ماهانه در دفاتر رسمی ( در ستاد و واحدهای تابعه بصورت جداگانه)
10- ارسال اسناد حسابداری نهایی شده واحدهای تابعه به ستاد در مقاطع مشخص و توافق شده با ستاد
درآمدها
کلیه درآمدهای سنوات که در سال 1389 وصول شده یا می شود بدلیل فرض دوره مالی بعنوان وصول مطالبات شناسایی و از حساب بدهکاران (تکمیل سند افتتاحیه) برگشت می شود در صورت عدم شناسایی یا ثبت این درآمدها در سند حسابداری تکمیل سند افتتاحیه و رد صورت با اهمیت بودن مبلغ درآمد ابتدا می بایست مبلغ دریافتی در مقابل ایجاد بدهکاران به بستانکار کد حساب های 500103 یا500203 منظور و متقابلاً حساب بانک دریافت کننده بدهکار و حساب بدهکاران بستانکار می شود.
نسخ دریافتی از بیماران می بایست در حسابهای مربوطه ثبت و در صورت صدور و ارسال صورتحساب برای موسسات بیمه ای طرف قرارداد درآمد شناسایی و به ریز در حسابهای مربوطه ثبت شود.
هزینه ها
کلیه اسناد هزینه مربوط به سنوات قبل که بدلایل مختلف مدارک آن برای پرداخت در سال 1389 به امور مالی تحویل می گردد می بایست از حساب بستانکاران یا ذخیره برگشت شود در صورت عدم شناسایی یا ثبت این هزینه ها در سند حسابداری تکمیل سند افتتاحیه و در صورت با اهمیت بودن مبلغ هزینه ابتدا می بایست مبلغ هزینه به بدهکار کد حساب های 500103 یا500203 در مقابل بستانکاران منظور شده و هنگام پرداخت حساب بستانکاران بدهکار و حساب بانک بستانکار شود.
برای تمام حواله های صادره از انبارها باید ثبت های لازم در حسابها عمل شود.
تامین اعتبار
جهت تامین اعتبار قبل از خرج ضروری است برای تمام برگ درخواست های خرید کالا و خدمات با استفاده از گزینه“تامین اعتبار“ در سیستم سند حسابداری خودکار صادر گردد.
ذکر کد شناسه اعتبار بر روی مدارک تامین اعتبار شده ( درخواست خرید کالا یا خدمات) به موازات مهمور نمودن مدرک به مهر ” از برنامه…..تامین اعتبار شد“ ضروری است.
موفق باشید