اصول مذاکرات در پروژه ها
1
منابع
مقدمه …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3
مذاکره چیست ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. 4
مراحل فرایند مذاکره …………………………………………………………………………………………………………………………….. 5
انواع مذاکره ……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 8
مهارت های مذاکره ………………………………………………………………………………………………………………………………. 11
مذاکره غیرحرفه ای بدون استفاده از اصول مذاکره ……………………………………………………………………………… 24
عوامل تخریب کننده مذاکرات حرفه ای ……………………………………………………………………………………………… 25
منابع ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 26
2
به نام خدا
مقدمه:
در لغت نامه، مذاکره به معنای بحث و گفت وگو معنا شده است اما در دنیای حرفه ای و در زندگی اجتماعی امروز ما، مذاکره می تواند معنایی تخصصی تر و متفاوت تر داشته باشد؛ معنایی که اگر به درستی قوانین و اصول آن را یاد بگیریم، می توانیم در هر جایگاهی برای رسیدن به اهداف خود، از آن استفاده کنیم
اصول و فنون مذاکره یکی از مهارت های مهم برای موفقیت در کار و زندگی است. به عنوان فروشنده و خریدار، در جایگاه مدیر یا کارمند، در نقش مادر و پدر و همسر و فرزند، هنگام آموزش دیدن و آموزش دادن و به عنوان سیاستمدار و سیاستگذار به فن مذاکره نیاز داریم.
3
مذاکره چیست؟
مذاکره، نوعی بحث است که برای حل و فصل اختلافات و دستیابی به توافق، بین دو یا چند طرف صورت می گیرد. به طور کلی مذاکره جایی به سازش منجر می شود که هر طرف به نفع طرفین دیگر، امتیازاتی را اعطا کند.
در تعریف امروزی، مذاکره زمانی انجام می شود که حداقل دو فرد برای رسیدن به هدفی با یکدیگر به تعامل بپردازند. بنابراین نمی توان آن را یک سخنرانی یک طرفه دانست. بلکه فرایندی تعاملی است و می تواند منجر به نتیجه برد – باخت یا برد – برد و حتی باخت – باخت شود.
مذاکرات اغلب در محیط کار انجام می شوند و ممکن است بین همکاران، بخش های مختلف یا بین کارمند و کارفرما اتفاق بیفتند.
مذاکره یکی از مهم ترین کارها در تجارت است که تاثیر غیرقابل انکاری بر کسب وکارها دارد.
4
مراحل فرایند مذاکره
مذاکره می تواند در محیط های مختلف و با هدف های متنوعی انجام شود. اما منظور از یک مذاکره حرفه ای، مذاکره ای است که در محیط کسب وکار با هدف شرایط شغلی و تجاری انجام می شود. مراحل فرایند مذاکره را می توانیم مانند یک گفت وگوی موثر بدانیم:
۱. موضوع و اهداف خود را از آن مشخص کنید
اگر به موضوع مذاکره تسلط کافی داشته باشید و بدانید که به دنبال گرفتن چه منفعت هایی هستید، بهتر می توانید سناریوی مذاکره را مدیریت کنید. تعیین اهداف به شما کمک می کند تا استراتژی تان را مشخص کنید و بر اساس آن پیش بروید.
5
۲. تحقیق کنید
شرایط احتمالی برد و باخت (برای هر دو طرف) را در نظر بگیرید، درباره موضوع و فرد مقابلتان تحقیق کنید، ببینید چه چیزهایی برای او ارزشمند و چه چیزهایی خط قرمز است. داشتن اطلاعات در فرایند مذاکره می تواند به کمک شما بیاید و قدرت مذاکره تان را بیشتر کند.
3. برای گفت وگوی موثر تلاش کنید
در فرایند مذاکره برای داشتن یک گفت وگوی موثر بر پایه اعتماد، تلاش کنید. جنبه های انسانی همراه با اعتماد و همدلی می توانند به شما در برقراری یک رابطه حرفه ای اما دوستانه کمک کنند. در مذاکره قاطع باشید اما فراموش نکنید که هیچ مذاکره ای با خشونت به نتیجه نمی رسد!
۴. پیشنهادات را بررسی و نتیجه را مشخص کنید
زود نتیجه گیری نکنید و پیشنهادات را به سرعت نپذیرید. در فرایند مذاکره باید صبور باشید. پیشنهادات را بررسی کنید، سوالات خود را بپرسید و بعد از اطمینان یافتن، نتیجه را مشخص کنید.
پس مراحل فرایند یک مذاکره حرفه ای و موفق از شناخت موضوع و تحقیق درباره آن شروع شده و بعد از داشتن یک گفت وگوی موثر و رسیدن به نتیجه، به پایان می رسد.
6
سبک مذاکره تان را از قبل مشخص کنید و همان اول کار سبک مذاکره طرف مقابل را بشناسید
همه ی افراد به یک شیوه ارتباط برقرار نمی کنند، پس طبیعی است که به یک شیوه هم مذاکره نکنند. این 5 روش مذاکره هم از همین تفاوت در نحوه برقراری ارتباط حاصل شده و در نوع خودش دسته بندی خوبی است:
7
انواع مذاکره :
سبک مذاکره رقابتی
یعنی من می بَرم، تو میبازی! این افراد هرکاری از دستشان بربیاید را برای رسیدن به خواسته هایشان می کنند؛ نتیجه گرا هستند و می خواهد خیلی سریع به نتیجه مد نظرشان برسند. وقتی از این سبک استفاده کنید که به دنبال رسیدن به یک توافق سریع و کوتاه مدت هستید، یا باید هرطور شده به هدفتان برسید.
سبک مذاکره تعاملی
برعکس حالت قبل است و می گوید هردویمان برنده می شویم. این سبک مذاکره تلاش می کند که طرفین به خواسته هایشان برسند و رابطه ی درستی ساخته شود. مذاکره کننده های تعاملی حاضرند زمان بگذارند و به دنبال راه حل های خلاقانه بگردند.
سبک مذاکره سازشی
مذاکره کننده های تازه کار معمولا مذاکره سازشی را با مذاکره تعاملی اشتباه می کنند. مذاکره سازشی یعنی اینکه من لزوما قرار نیست ببرم و تو هم لزوما قرار نیست ببری. ممکن است بعضی وقت ها ببازیم و این بخشی از روند مذاکره است.
8
مثلا فرض کنید من می خواهم خانه ام را رهن بدهم؛ طرف مقابل فکر می کند مقدار رهن بالاست و می گوید حاضر است 100 میلیون پول پیش و بقیه اش را ماهانه بدهد. در نهایت مذاکره مان اینطور به نتیجه می رسد که من از رهن کامل کوتاه می آیم و طرف مقابل را راضی می کنم که پولِ پیش بیشتری بدهد. در ظاهر هردویمان باخته ایم چون به چیزی که می خواستیم نرسیدیم، اما به ارزش مشترکی رسیدیم که برای جفتمان خوب است و کارمان را راه می اندازد.
سبک مذاکره اجتنابی
چنین افرادی به شدت از تنش دوری می کنند و همیشه در هاله ای از ابهام مذاکره می کنند. این سبک فقط برای مذاکرات کم ارزش مناسب است.
سبک مذاکره سازگاری
دقیقا برعکس سبک رقابتی است. مذاکره کننده ی سازگار می گوید: «من می بازم، تو برنده شو» این افراد به دنبال ایجاد رابطه ای دوستانه هستند و حاضرند برای ساختنش، مذاکره را ببازند. این افراد سفیر صلح هستند. اگر از همکارانشان بپرسید، همه دوستشان دارند چون خیلی مهربان اند. اما این خصوصیت برای مذاکره اصلا خوب نیست. اگر چنین مذاکره کنندگانی را در تیم تان دارید، فقط وقتی از آن ها استفاده کنید که به طرف دیگر ضرری وارد کرده اید و می خواهید رابطه تان را درست کنید.
9
10
مهارت های مذاکره:
وقت شناسی
سروقت حاضر شوید. از ابتدا نظم و وقت شناسی خود را به مشتری احتمالی خود نشان دهید.
به لباس پوشیدن خود اهمیت دهید
پوشیدن تی شرت و شلوارک در جلسه مذاکره ممکن است که برای بعضی از افراد مشکلی نداشته باشد. اما به احتمال زیاد تکنیکی نیست که بخواهید امتحان کنید. برای مذاکره کردن باید طوری در صحنه حاضر شوید که انگار یک مصاحبه شغلی دارید؛ با لباس های تمیز و مناسب.
زمانی که از لحاظ ظاهری از خود مطمئن باشید، اعتماد به نفس تان نیز در آن موقعیت افزایش پیدا می کند.
با ظاهر آراسته ومنظم درجلسه حضور پیدا کنید. به این ترتیب، اولین ذهنیتی که از شما در ذهن طرف مقابل ایجاد میشود ذهنیت مناسبی خواهد بود.
11
مهارت گوش دادن فعال را یاد بگیرید
مذاکره فقط خوب صحبت کردن نیست، بلکه باید به درستی گوش کنید تا بتوانید انتظارات و احساسات فرد مقابلتان را درک کنید.
به این ترتیب نه تنها پیام را به درستی متوجه می شوید، بلکه می توانید ارتباط موثرتری برقرار کنید. گوش دادن فعال به عنوان یکی از اصول مذاکره حرفه ای شما را توانمند می کند تا نتیجه مذاکره را همان طور که مدنظرتان است پیش ببرید.
گوش دادن به دیگران و حفظ ارتباط چشمی یکی از نشانه های احترام است. پس سعی کنید همیشه این نکته کلیدی را رعایت کنید. اینطوری دست کم حتی اگر مذاکره با شکست رو به رو شود، خاطره ای خوش از خودتان برجای می گذارید.
بدون آن که کلام طرف مقابل راقطع کنیم بگذاریم او حرفش را تمام و کمال بزند فرض نکنیم همه آن چه که میداند ومیخواهد بگوید ما میدانیم .
12
به زبان بدنتان توجه کنید
بعد از مهارت های سخن وری و گوش دادن فعال، این زبان بدن است که می تواند به شما در موفقیت مذاکره تان کمک کند.
هنگام صحبت کردن، تمرکزتان باید روی فرد مقابل باشد، از توجه به اطراف یا گوشی موبایلتان پرهیز کنید. این کار می تواند منجر به احساس بی احترامی در فرد مقابل شود.
همچنین وقتی او صحبت می کند، به چشم هایش نگاه کنید تا توجه خودتان را به حرف هایش نشان دهید.
به طورکلی رفتارهای بدن شما می تواند توجه یا عدم توجه و احساستان را منتقل کند. برای مثال دست به سینه شدن می تواند حالت تدافعی را منتقل کند و اینکه در مذاکره احساس امنیت نمی کنید.
خمیده بودن و تن صدای پایین هم می تواند قطعیت شما را زیر سوال ببرد و شما را مردد معرفی کند.
تکان دادن سر و کج کردن سر در فواصل زمانی معین، افراد را تشویق می کند تا نظرات خود را گسترش دهند و در عین حال نشان می دهند که شما علاقه مند به مذاکره هستید.
13
تن صدا
لحن و تُن صدای شما هیچ وقت نباید از حالت عادی بالاتر برود. بی شک در طول سخنرانی ها گاهی نیاز به استفاده از تُن بالا خواهد بود، اما در طول مذاکره اصلا لازم نیست خودتان را به آب و آتش بزنید.
هنگام مذاکره تلفنی، آهسته تر از حد معمول با ایده ها یا درخواست های جدید موافقت کنید. همیشه می توانید وقتی در ازای مقداری ارزش «بله» بگویید، مجددا تماس بگیرید و مذاکره کنید.
14
دقت به جزئیات
هنگامی که برای یک قرارداد شغلی تجاری مذاکره می کنید بسیار اهمیت دارد که توجه خود را متمرکز کرده و به جزئیات بیشتر دقت کنید.
هیچ چیز را از قلم نیاندازید و در مورد هرآنچه در ذهنتان ابهام ایجاد می کند سوال بپرسید.
بسیاری از شکست ها در معاملات زمانی اتفاق می افتند که افراد برداشت مشترکی از یک موضوع ندارند و در عین حال به ابهامات توجه نکرده و سادگی از آن ها رد می شوند.
یک معامله زمانی موفق است که با موفقیت اجرا شود. این زمانی اتفاق می افتد که همه گزینه ها بررسی شوند تا همه احساس رضایت کنند.
15
تسلط بر هیجانات
یکی از مسائل بسیار مهم در شکل گیری یک مذاکره حرفه ای این است که طرفین بر هیجانات خود مسلط باشند و بتوانند با تکیه بر نیروی عقل و منطق تصمیم بگیرند. چراکه وجود هیجانات شدید نظیر خشم، نفرت یا شرم در وجود انسان قدرت تصمیم گیری را مختل کرده و باعث می شود که او نتواند از تمام ظرفیت های ذهنی خود استفاده کند.
بهتر است زمانی را برای مذاکره انتخاب کنید که از نظر هیجانی وضعیت باثباتی داشته باشید.
هم چنین در طول مذاکره نیز باید تلاش کنید به خاطر رد شدن خواسته ها یا شنیدن مخالفت ها به سادگی از کوره در نروید و بر احساساتتان مسلط باشید.
16
برخورداری از قدرت "نه" گفتن
اگر فرد منفعلی باشید و در برابر درخواست های غیر معقول فرد مقابل نتوانید به درستی از حقوق خود دفاع کنید بدیهی است که در اکثر مذاکرات خود با شکست رو به رو می شوید. در نتیجه بسیار اهمیت دارد که با مهارت جرات مندی آشنا باشید و بتوانید نه گفتن قاطع را تمرین نمایید.
افرادی که در این زمینه توانمندی بالایی دارند بدون توهین به فرد مقابل یا رنجاندن او می توانند پیشنهاداتش را رد کرده و از خواسته ها و شرایط خود سخن بگویند.
17
با استراتژی وارد جلسه مذاکره شوید
تحقیق کردن یکی از مراحل مذاکره است که باید در آن از ارزش ها و خواسته های فرد مقابل آگاه شوید، اهداف و اولویت های خود را مشخص کنید و با آمادگی وارد جلسه مذاکره شوید. اینجاست که باید یک استراتژی و در صورت لزوم یک نقشه دوم هم آماده کنید.
اگر با یک استراتژی و سناریوی مشخص وارد جلسه مذاکره شوید، احتمال بردتان بیشتر است؛ اگر هم که نقشه اولتان با شکست مواجه شد، به سراغ نقشه دوم بروید. همیشه سعی کنید قدم های بعدی را پیش بینی و برای همه چیز آماده باشید. درنتیجه می توانید با اعتماد به نفس بیشتری، جلسه را مدیریت کنید.
18
استفاده از هوش هیجانی
در لحظات مذاکره گاهی خود را در جای فرد مقابل بگذارید و حدس بزنید برای رسیدن به چه شرایطی تلاش می کند و از مطرح شدن ایده های شما چه احساسی دارد.
اگر شما نتوانید فرد مقابل، افکار و احساسات او را درک کنید هرگز یک ارتباط انسانی عمیق و موثر شکل نمی گیرد و دستاوردهای مذاکره نیز نتایج پایداری در پی نخواهد داشت.
اعتماد به نفس داشته باشید
درخواست شرایط یا خواسته مطلوبتان می تواند چالش برانگیز باشد، اما هر مذاکره موفقی به اعتماد به نفس نیاز دارد. اگر اعتماد به نفس داشته باشید، طرفین دیگر، مزایای مذاکره با شما را بیشتر باور می کنند.
مایل به سازش باشید
بدون سازش، دستیابی به توافق تقریبا غیرممکن است. قبل از مذاکره، از مواردی که درباره آنها می توانید سازش کنید و مواردی که حاضر به سازش درموردشان نیستید، آگاه باشید.
19
به منصفانه بودن پیشنهادات توجه کنید
برای تقویت مهارت مذاکره، باید به منصفانه بودن پیشنهادات توجه کنید. تلاش برای انجام هر معامله قانونی و عادلانه ای، بسیاری از تصمیمات ما را در مذاکره شکل می دهد.
اگر احساس می کنید که طرف مقابل از شما سوءاستفاده می کند، می توانید پیشنهادش را رد کنید. برای موفقیت در مذاکره، باید پیشنهادهایی را ارائه دهید که دیگران آنها را قانونی و منصفانه بدانند.
برای بهبود مهارت مذاکره، رابطه دوستانه ای برقرار کنید
برای داشتن مذاکره موفق، نه تنها باید هدف خود را بدانید، بلکه درک خواسته و نیازهای طرف مقابل نیز بسیار مهم است.
برای دستیابی به توافق، برقراری رابطه دوستانه ضروری است. این کار می تواند تنش و استرس مذاکره را کم کند.
با احترام گذاشتن به طرف مذاکره و استفاده از مهارت های گوش دادن فعال، می توانید رابطه دوستانه ای برقرار کنید.
20
پیشنهادات چندگانه ای ارائه دهید
با ارائه چندین پیشنهاد به طور هم زمان، می توانید در زمان مذاکره صرفه جویی کنید. با این کار احتمال اینکه حداقل درمورد یکی از خواسته ها به توافق برسید، بیشتر می شود.
اگر طرف مقابل یکی از پیشنهادات شما را رد کند، می توانید از او بازخورد بگیرید و با بازنگری شرایط به توافقی برسید که خواسته های همه را برآورده کند.
مذاکره را شبیه سازی و تمرین کنید
یکی از بهترین راه ها برای تقویت مهارت مذاکره، از پیش تمرین کردن آنها است. تلاش کنید تا مذاکره را با دوست یا همکاری شبیه سازی کنید.
کمک بگیرید
اگر برای یک معامله بزرگ مذاکره می کنید، هیچ وقت خودتان را دانای کل تصور نکنید و از مشاوران و وکلای خبره کمک بگیرید. یادتان باشد هر چه حجم معامله بزرگتر باشد، احتمال به وجود آمدن مشکل در آینده بیشتر است.
21
قاطعیت در حین مذاکره
برای این که به شکل اصولی مذاکره کنید، باید قاطعیت نیز داشته باشید. این ذهنیت را از خود دور کنید که مذاکره به معنای از دست دادن چیزی است؛ به جای آن، در نظر بگیرید که این روند می تواند شما را به خواسته تان برساند.
اکنون یک مثال می زنیم تا توضیح دهیم اهمیت قاطعیت در مذاکره چیست. وقتی مدیر از شما می خواهد که در بخش دیگری نیز هم کاری داشته باشید و شما به واقع وقت آن را ندارید، فقط جواب بله یا خیر ندهید؛ در عوض، تلاش کنید که از فرصت مذاکره برای چنین موقعیتی استفاده کنید.
آیا این فرصت می تواند به توسعه ی مسیر شغلی شما کمک کند؟ اگر جواب شما مثبت است، بنابراین، احتمالا شما تمایل دارید که با پُست قبلی خود آن را معاوضه کنید یا درخواست می کنید که در راستای انجام این کار، دست یاری برای کمک به شما اضافه شود؛ حتی این شرایط موقعیتی برای شما پیش آورده است که درمورد وظایف شغلی، مسئولیت ها و نقش های خود در سازمان (که در شرح شغل بیان شده اند)، دوباره مذاکره کنید.
22
اغلب صحبت های خود را خلاصه کنید.
همیشه از طرف مقابل تشکر کنید.
هدف شماره یک در اطمینان از حفظ عزت نفس همه طرفین است.
هنگام مذاکره، خبرهای خوب را در تکه های مختلف گفتگو پخش کنید و یکباره خبر بد بدهید.
هم همیشه منطقی و صبور باشید و هم قاطعانه و مبتکر. محکم، منصف و حرفه ای باشید. در حین ایجاد روابط، مفروضات را به چالش بکشید و به سود متقابل فکر کنید.
آیا داستان یا شوخی تمیز و خنده دار دارید؟ در مذاکره آن ها را مطرح کنید. خنده انسان را آرام می کند. افراد آرام کمتر درگیری دارند و بله می گویند.
نتایج برد-برد پایدارترین نتایج مذاکرات است. از آنجایی که هر دو طرف از نتیجه راضی هستند، دلیل کمی برای عقب نشینی در زمان بعدی دارند. هر دو طرف انگیزه ای برای مذاکره مجدد با یکدیگر دارند و پایه و اساس یک رابطه کاری دوجانبه سودمند را بنا می کنند.
و در پایان اینکه دقت کنیم که در مذاکرات حساس وطولانی با مذاکره کنندگان خودمانی نشویم.
23
مذاکره غیرحرفه ای بدون استفاده از اصول مذاکره
منظور از مذاکره غیرحرفه ای، مذاکره ای است که در آن تاکتیک های غیراخلاقی برای فریب دادن یا آسیب رساندن به دیگران استفاده می شود و به دنبال اصول مذاکره حرفه ای نباشید.
مثال: استفاده کردن از یک عطر تند در جلسه ای که از بیماری آسم طرف مقابل اطلاع دارید، شاید غیرقانونی نباشد ولی علی رغم ایجاد تنش و از دست رفتن تمرکز طرف مقابل غیرحرفه ای و غیراخلاقی است.
24
عوامل تخریب کننده مذاکرات حرفه ای
استرس زیاد
خجالتی بودن
خشک و رسمی بودن
گاهی اعتمادبه نفس بیش از حد
25
منابع:
https://honarehzendegi.com/post/en/Professional-negotiation
https://careers.digikala.com/7155/
https://didar.me/effective-sales-negotiations-beginning/
https://modirno.org/marketing-and-sales-management/676/
26