به نام خدا
اصول سازماندهی در مدیریت سازمانی
سازماندهی:
فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت اهداف مشترک.
ساختار سازماندهی
با توجه تقسیم بندی سازمان ها از نظر سازمان دهی به سازمان های بروکراتیک و ادهوکراسی و مزایا و معایب هر یک از این ساختار ها، ما به دنبال بهترین شیوه سازماندهی می باشیم، که این امر تنها با مطالعه تمامی ویژگی های هر یک از انواع سازماندهی امکان پذیر است، تا بتوان با پیاده سازی شیوه برگزیده که تلفیقی از تمامی ویژگی های ممتاز ساختار های گوناگون است، ساختار مناسب سازمان های ایده آل را بنا کنیم.
اصلی ترین و بهترین ویژگی ساختار های بروکراتیک سلسله مراتب آنها می باشد، ولی به دلیل تشریفات بی جا باعث کاهش اختیارات کارکنان سازمان می شود، که این امر موجب کاهش بروز استعداد ها و یکنواختی در سازمان می گردد.
فرماندهی
مدیریت سازمان های ایده آل و مسئولیت هدایت و نظارت بر عهده مدیریت ارشد است، از جمله وظایف دیگر مدیریت ارشد که در راس سلسله مراتب است و مدیریت تمامی واحد ها را بر عهده دارد، مسئولیت تعیین خط مش های کلی سازمان، رهبری و هدایت کلیه واحد ها در راستای تحقق اهداف بر عهده می باشد
سازماندهی
سازماندهی، عمل بازآرایی اجزاء است که بر اساس یک یا چند قاعده صورت می گیرد.در مدیریت، سازماندهی را فرایندی می دانند که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش می شود
سازماندهی در حکم فرایندی است که به صورت پیوسته و مستمر ادامه دارد و حیات سازمانی به اطمینان از وجود ساختاری که اثربخشی و کارایی را حاصل گرداند، بستگی خواهد داشت.در واقع سازماندهی شامل وظایفی است که باید اجرا شود، تشخیص کسانی است که باید اجرا کنند، چگونگی گروه بندی وظایف و تعیین کسانی است که باید گزارش دهند یا گزارش بگیرند
این فرایند شامل سه مرحله زیر است:
طراحی و تعریف کارها و فعالیت های ضروری
دسته بندی فعالیت ها بر حسب مشاغل و منصب های سازمانی تعریف شده
برقراری رابطه میان مشاغل و منصب های سازمانی، برای کسب اهداف مشترک
تعریف ساختار سازمانی:
چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیتهای اعضای سازمانی آن را ایجاد می کنند.
اهداف ساختار سازمانی:
1)جهت دادن اطلاعات به سوی مدیران مربوط
2)توزیع اختیار برای تصمیم گیری به طور موثر
3)تعیین و کنترل روابط میان واحدهای کاری
انواع ساختار سازمانی
ساختار رسمی
ساختار غیررسمی
ساختار رسمی را مسئولان به طور قانونی بنیان و تصویب می کنند و در ان تعداد مشاغل و حدود وظایف و اختیارات و چگونگی اجرای ان ها مشخص می شود.
ساختار رسمی:
ویژگی های ساختار رسمی:
1) حالت آرمانی دارند.
2) دارای ماهیت غیر شخصی می باشد.
3) روابط سازمانی به طور مکتوب و به کمک نمودار با دقت زیاد برای کارکنان تشریح می شود.
بعد از اینکه ساختار رسمی ایجاد شد سازمان غیر رسمی به طور طبیعی در چار چوب آن پدید می اید.سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل و تحکیم می کند یا ان را گسترش می دهد.
ساختار غیر رسمی
ویژگی های ساختار غیررسمی:
1) بیانگر حالت واقعی است.
2) ماهیت سازمان غیر رسمی شخصی است.
3) مدیر روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می دهد.
انواع نمودار سازمانی:
1) نمودارهای هرمی
2) نمودارهای افقی
3) نمودارهای دایره ای
مدیر رستوران
سر پیشخدمت
مهماندار
سرآشپز
سرپرست کمک
پیشخدمتها
پیشخدمت 4
کمک پیشخدمت1
کمک پیشخدمت 2
آشپز 1
آشپز 2
آشپز 3
پیشخدمت 1
پیشخدمت 2
پیشخدمت 3
نمودار هرمی سازمانی یک رستوران کوچک
هیئت مدیره
مدیر عامل
مدیر روابط صنعتی
امور اداری
مدیر بازاریابی
مدیر تولید
مدیر مالی
مهندسی صنعتی
مدیر عملیاتی
مدیر حفاظت و نگهداری
مهندسی برق
مهندسی مکانیک
نمودار سازمانی افقی
مهندسی صنعتی
مدیر عملیاتی
مدیر حفاظت و نگهداری
مدیر فروش
مدیر تبلیغات
مدیر خدمات برای مشتری
مدیر آموزش
مدیر کیفیت و استمرار
مدیر ایمنی
مدیر تولید
مدیر بازاریابی
مدیر مالی
مدیر روابط صنعتی
امور اداری
مدیر عمومی
نمودار سازمانی دایره ای
کاربرد نمودارها:
1) نمودارهای سازمانی تصویر خلاصه ای از ساختار هر سازمان است.
2) نمودارها نشان دهنده کانون توجه هر سازمان است.
3) از نمودارها به عنوان راهنمایی برای کارشکافی، تنظیم شرح و مشخصات مشاغل، ارزیابی مشاغل، تعیین مشخصات مدیریت سازمان و نیازهای آموزشی استفاده می کنند.
4) راهنمای افراد خارج از سازمان هستند که می خواهند با سازمان ارتباط برقرار کنند.
محدودیتهای نمودار سازمانی:
1) نمودارهای سازمانی الگویی ایستا از فرآیند و موقعیتهای پویا ارائه می دهند.
2) نمودارها فقط ساختار رسمی هر سازمان را نشان می دهند.
3) نمودارها معمولا در برابر تغییرات سازمانی کهنه و منسوخ می شوند.
4) روابط رسمی و مجاری ارتباطی که در نمودارها نشان داده می شوند غالبا مانع پیدایش روابط و مجاری ارتباط غیر رسمی می شوند.
تعریف واحدسازی:
واحدسازی ترتیبی است که در آن مشاغل و فعالیتها در گروههای منطقی دسته بندی و هر گروه در بخش و واحد بزرگتری ترکیب می شود تا کل سازمان را شکل دهند.
انواع واحدسازی سازمانی
واحدسازی سنتی
الگوهای جدید واحدسازی
وظیفه ای
محصول
منطقه ای
مشتری
فرآیند تولید
پروژه ای
ماتریسی
ادهوکراسی
واحدسازی وظیفه ای:
اساسی برای گروه بندی مشاغلی است که با یک وظیفه سازمانی یا مهارت تخصصی مرتبط اند مانند:
بازاریابی
امور مالی
عملیات
منابع انسانی
معادن منطقه شمالی
مدیر کل امور مالی
مدیر کل بازاریابی
مدیر کل تولید
واحدسازی بر اساس وظیفه
مزایا واحدسازی بر اساس وظیفه:
1) روشی منطقی و اثبات شده در طول زمان.
2) بهترین راه ایجاد اطمینان است.
3) از اصل تخصص پیروی می کند.
4) آموزش را آسان می کند.
5) وسایلی را برای کنترل شدید در سطح بالای سازمان تدارک می بیند.
معایب واحدسازی بر اساس وظیفه:
1) واحدسازی وظیفه ای بر هدفهای کلی سازمان تمرکز دارد.
2) تطبیق سریع سازمان را با تغییرات محیطی دشوار می کند.
3) موجب محدود شدن تخصصها می شود.
واحدسازی بر اساس محصول:
در این واحدسازی مشاغل بر طبق کالاها و خدماتی که ارائه می دهند گروه بندی می شوند.
مدیر تولید
میزهای آشپزخانه
تخت خواب
صندلیهای تخت خواب
واحدسازی بر اساس محصول
مزایای واحدسازی بر اساس محصول:
1) از سرمایه تخصیص داده شده برای محصولی خاص بهتر استفاده می شود.
2) از تخصصها و مهارتهای نیروی انسانی حداکثر استفاده به عمل می آید.
3) هماهنگی میان فعالیتهای وظیفه ای را بهبود می بخشد.
4) زمینه آموزش را برای مدیران فراهم می کند.
5) موجب تنوع تولید کالا و بهبود ارائه خدمات می شود.
معایب واحدسازی بر اساس محصول:
1) استخدام افراد بیشتری با تواناییهای لازم در مدیریت را الزامی می کند.
2) به دلیل تکرار خدمات و فعالیتهای مشابه در واحدهای مختلف هزینه بیشتری را به سازمان تحمیل می کند.
3) مدیریت عالی سازمان به دشواری می تواند کنترل لازم را اعمال کند.
4) مشتری برای خرید چند نوع کالا مجبور است به واحدهای مختلف سازمان مراجعه کند.
5) کارکنان ممکن است آنچنان بر محصول خود تمرکز یابند که فعالیتهای وسیع سازمان را فراموش کنند.
واحدسازی جغرافیایی یا منطقه ای:
منابع بر اساس مکانی که قرار است کار سازمان در آنجا اجرا شود یا حوزه بازار منطقه ای که نظام مدیریت در آن فعالیت دارد واحدسازی می شود.
رئیس
معادن منطقه شرقی
معادن منطقه شمالی
معادن منطقه غربی
واحدسازی جغرافیایی یا منطقه ای
مزایای واحدسازی جغرافیایی:
1) تشریک مساعی محلی را در تصمیم گیریها تشویق می کند.
2) امکان استخدام افراد محلی را افزایش می دهد.
3) ارتباط متقابل با مردم محل توسعه پیدا می کند.
4) امکان پاسخگویی سریع و کارآمد به شرایط محلی در محلهای مختلف فراهم می شود.
5) توانایی اداره کارآامد و موثر عملیات پراکنده در حوزه ای وسیع ایجاد می شود.
معایب واحدسازی منطقه ای یا جغرافیایی:
1) کمبود نیروهای متخصص و کارآمد که ممکن است رشد سازمان را محدود سازد.
2) تکرار برخی خدمات در مناطق مختلف.
3) مدیریت عالی سازمان به دشواری می تواند کنترل لازم را اعمال کند.
4) مناطق جغرافیایی گوناگون را به دشواری می توان هماهنگ کرد.
واحدسازی بر اساس مشتری:
عامل کلیدی در دسته بندی فعالیتها در این نوع واحدسازی مشتری یا ارباب رجوع است.
مدیر فروش
نمایندگیهای فروش برا ی کالاهای بازرگانی
نمایندگیهای فروش برا ی کالاهای خانگی
نمایندگیهای فروش برا ی کالاهای آموزشی
واحدسازی بر اساس مشتری
مزایای واحدسازی بر اساس مشتری:
1) به مزایای اقتصادی دست می یابد.
2) فناوری تخصصی را به کار می برد.
3) مهارتهای ویژه را بهبود می بخشد.
معایب واحدسازی بر اساس مشتری:
1) ممکن است هماهنگی عملیات را برای پاسخ به تقاضاهای مشتریان مشکل کند.
2) به مدیران و کارکنان ماهر در رابطه با مشکلات مشتریان نیاز دارد.
3) ممکن است نتواند گروههای مشتریان را همواره خوب تعریف کند.
واحدسازی بر اساس فرآیند تولید:
بر فرآیند تولید کالا و خدمات تاکید دارد و بر طبق مراحل اصلی فرآیندی که برای تولید محصول و خدمات به کار رفته است.
مدیر تولید
واحد رنگ زدن
واحد چسباندن
واحد سمباده زدن
واحد بریدن چوبها
واحدسازی براساس فرآیند تولید
مزایای واحدسازی براساس فرآیند تولید:
1) به مزایای اقتصادی دست می یابد.
2) فناوری تخصصی را بکار می برد.
3) مهارتهای ویژه را بهبود می بخشد.
معایب واحدسازی براساس فرآیند تولید:
1) هماهنگی واحدها دشوار است.
2) مسئولیت سوددهی با مدیران سطح بالای سازمان است.
3) این شیوه برای پرورش مدیران عمومی نامناسب است.
پیش دانسته های الگوهای جدید واحدسازی:
واحد صف:
واحدهایی که وظایف آنها به طور مستقیم در تامین هدفهای سازمان موثر است.
واحد ستاد:
واحدهایی که وظایف آنها به طور غیرمستقیم در تامین هدفهای سازمان موثر است .
مدیر عامل
ستاد متمرکز:مدیران حقوقی،
منابع انسانی،امور مالی
معاون عملیاتی آسیایی
معاون عملیاتی اروپایی
معاون عملیاتی آمریکای جنوبی
معاون عملیاتی آمریکای شمالی
وظایف صف و ستاد در یک سازمان
انواع ستاد:
1)ستاد عمومی
2)ستاد شخصی
3)ستاد تخصصی
اختیارات ستاد تخصصی:
1)مشورتی
2)خدماتی
3)نظارتی
4)وظیفه ای
واحدسازی بر مبنای پروژه:
در سازمانهایی که هدف و ماموریت آنها را می توان در قالب پروژه ها و برنامه های نسبتا مستقلی اجرا کرد، این ساختار سازمانی قابل استفاده است.
مدیر سازمان
پروژه الف
پروژه ب
برنامه ریزی
امور حقوقی
تحقیقات
کنترل کیفی
برنامه ریزی
امور حقوقی
تحقیقات
کنترل کیفی
امور فنی
امور تولید
بازاریابی
تدارکات
امور فنی
امور تولید
بازاریابی
تدارکات
واحدسازی بر مبنای پروژه
سازمان ماتریسی و خزانه ای:
سازمان برمبنای وظیفه و سازمان برمبنای پروژه با هم سازمان ماتریسی را بوجود می آورند.
در ساختار ماتریسی نیروهای متخصص سازمان در خزانه های تخصصی قرار می گیرند.
مدیر سازمان
خزانه تولید
خزانه فنی مهندسی
خزانه فراردادها
خزانه تحقیقات
گروه تولید
گروه فنی مهندسی
گروه قراردادها
گروه تحقیقات
مدیر پروژه الف
گروه تولید
گروه فنی مهندسی
گروه قراردادها
گروه تحقیقات
مدیر پروژه ب
سازمان ماتریسی یا خزانه ای
ساختار سازمانی موقتی ویژه(ادهوکراسی)
سازمانها ویژه و موقت، برخلاف سازمانهای بوروکراتیک،کمتر به ضوابط و قواعد سازمان تاکید دارند و برای نیل به هدفهای ویژه ای تشکیل می شوند.
برنامه ریزی
سازماندهی
رهبری
کنترل
(نظارت)
جامع،مفصل،غالبا بلند مدت خط مشها،رویه ها،قوانین و مقررات آشکار و واضح اند
عمومی،غالبا کوتاه مدت،بسیاری از موقعیتها،برنامه ریزی و دسته بندی نشده÷ اند
رسمی،مسئولیتهای شخصی مشخص،غالبا بر حسب وظیفه سازماندهی شده و غالبا متمرکزند
غالبا غیررسمی،اغلب مسئولیتها به طور مبهم تعریف شده،غالبا بر حسب محصول یا مشتری سازماندهی شده و غالبا غیر متمرکزند
غالبا مستقیم
غالبا سرپرستی نزدیک
غالبا مشارکتی
غالبا سرپرستی عمومی
کنترل جامع
غالبا متمایل به روشها
غالبا کنترلهای کم یا عمومی
غالبا متمایل به نتیجه
بوروکراسی
ادهوکراسی
مقایسه خصوصیات نظامهای بوروکراتیک و ادهوکراتیک
حیطه نظارت:
شامل عده افراد و تعداد واحدهایی است که به طور مستقیم به یک مدیر گزارش می دهند.
زنجیره فرماندهی بر دو اصل استوار است:
1) اصل وحدت فرماندهی
2) اصل سلسله مراتب
مدیر عامل
معاون
معاون
مدیر کل
مدیر کل
سرپرست
مدیرکل
زنجیره فرماندهی
عوامل موثر برحیطه نظارت:
1) پیچیدگی کار
2) استاندارد کردن کار
3) محل کار کارکنان
4) سطح مهارت
5) فعالیتهای غیرسرپرستی
6) اولویتهای شخصی
حیطه نظارت وسیع
حیطه نظارت محدود
تمرکز و عدم تمرکز:
تمرکز:
وقتی تحقق می یابد که اختیار در سطوح عالی مدیریت جمع شده و باقی مانده است.
عدم تمرکز:
یعنی واگذاری اختیار به سطوح پایین تر مدیریت.
درجات مختلف واگذاری اختیار
عدم واگذاری اختیار در سازمان
حداکثر واگذاری اختیار در سازمان
سازمان متمرکز
سازمان غیر متمرکز
درجات گوناگون تمرکز و عدم تمرکز
سازمانهای متمرکز و غیر متمرکز بر پیوستار واگذاری اختیار
عوامل موثر در غیرمتمرکز کردن سازمان:
1)اندازه فعلی سازمان
2)مشتریان سازمان
3)تجانس خط تولید سازمان
4)عرضه کنندگان کالاهای مورد نیاز سازمان
5)اتخاذ تصمیمات سریع
6)مطلوب بودن خلاقیت در سازمان
رابطه بلندی ساخت سازمانی،حیطه نظارت و درجه تمرکز
درجه تمرکز
بلندی ساخت سازمانی
حیطه نظارت
تعریف قدرت:
توانایی اعمال نفوذ بر دیگران، به طوری که رفتار آنان مطابق نظر صاحب قدرت تغییر کند.
منابع قدرت:
1)قدرت پاداش
2)قدرت قانونی
3)قدرت اجبار
4)قدرت تخصص
5)قدرت مرجع
تعریف اختیار:
حقی است که به پستی داده می شود تا فرد بتواند بر مبنای آن قوه تشخیص خود را برای اتخاذ تصمیماتی جهت تاثیر بر دیگران به کار بندد.
نظریه های اختیار:
1)نظریه کلاسیک اختیار
2)نظریه پذیرش اختیار
قانون اساسی حق مالکیت فردی و کنترل کسب و کار را تضمین می کند
مدیر دستورات را صادر می کند
دستورات اطاعت می شوند
نظریه کلاسیک
مدیر دستورات را صادر می کند
دریافت کننده پذیرش
دستور را مطالعه می کند
نمی پذیرد می پذیرد
نظریه پذیرش
اصول واگذاری اختیار:
1)واگذاری اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آنها.
2)واگذاری اختیار از واگذارنده اختیار سلب مسئولیت نمی کند.
3)واگذاری اختیار قابل فسخ است.
4)واگذاری اختیار باید با نظارت توام باشد.
5)تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود.
مزایای واگذاری اختیار:
1)مدیر فرصت بیشتری خواهد داشت تا به مسئولیتهای مهمتر خود در سطح عالی مدیریت بپردازد.
2)واگذاری اختیار موجب اتخاذ تصمیمهای معتبر می شود.
3)به تصمیم گیری سرعت می بخشد.
منابع
محمدی، علی (۱۳۸۵). سازمان و مدیریت. تهران، هادیان.
فیضی، طاهره (۱۳۸۳). مبانی سازمان و مدیریت. تهران،دانشگاه پیام نور
توکلی، عبدالله (۱۳۸۵). اصول و مبانی مدیریت. قم، زمزم هدایت.
احسان قشقایی جعفری.
برایسون ریچارد، برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان های عمومی، ترجمه دکتر مهدی خادمی و قربان ادبی،انتشارات آریانا، چاپ دوم تهران ۱۳۹۰
با تشکر از توجه شما