دانشگاه بین المللی منطقه آزاد تجاری و صنعتی چابهار
موضوع:
بررسی انواع سازماندهی
از دیدگاه مدیریت و جایگاه آموزش عالی در آن
نام استاد:
جناب آقای دکتر میرزایی
نام دانشجو:
ایوب امیری
پاییز 1387
بررسی انواع سازماندهی از دیدگاه مدیریت و جایگاه آموزش عالی در آن
الف- مبانی طبقه بندی وظایف
گروه بندی فعالیت ها و افراد در ادارات، توسعه و گسترش سازمانها را به طور نامحدود امکان پذیر کرده است. اما ادارات با توجه به الگوی اساسی که برای گروه بندی فعالیت های آنها به کار می رود با هم تفاوت دارند که در این جا ماهیت الگوها را بررسی می کنیم:
قبل از هر چیز، باید تاکید کرد که در سازماندهی هیچ طریقی به عنوان بهترین راه وجود ندارد که در تمام سازمانها یا موقعیت های عملی باشد. الگویی که برای سازماندهی به کار می رود به موقعیت ها و هم چنین به اعتقادات مدیران بستگی دارد که تصور می کنند الگوی خاصی در وضعیت یا موقعیت معینی، آنها را یاری خواهد داد.
طرح کلاسیک سازماندهی از زمانی که مدیریت به عنوان یک رشته در دانشگاه ها مورد توجه واقع داشته وجود داشته است و دانشمندان چون "هانری فایول" "فردریک تیلور"، "لیندال ارویک" و "ماکس وبر" از آن هواداری کرده اند. طرح کلاسیک عبارت است از یک ساخت سازمانی دارای نظام سلسله مراتب رئیس و مرئوسی به شکل هرم که در واقع سیستم پیچیده ای از مکانیزمهای مختلف، قوانین، مقررات و روشها است. این سیستم ماهیتاً دارای نظم و انضباط است و مسئولیت های افراد بر حسب مقامشان در سلسله مراتب سازمانی معین شده است.
این نگرش مکانیکی است به سازماندهی، به این سبب که جنبه های انسانی را نادیده می گیرد، به وسیله دانشمندان علوم رفتاری مورد انتقاد قرار گرفته است. هواداران این طرز فکر باشد "التون مایر" و "ماری پارکر فالت" "چستر بارنارد" و "داگلاس مک گریکور" توصیه می کنند که باید بر سلسله مراتب تاکید کمتری گذاشته شود و توجه بیشتری به اشتراک مساعی مسئولین سطوح پایین سازمانی در فرآیند تصمیم گیری معطوف شود.
در سالهای اخیر، نوع جدیدی از سازماندهی موردنظر قرار گرفته است که در آن حداقل، تقسیم وظایف به طور رسمی دیده میشود و پیشتر ماهیت غیررسمی دارد این نوع سازماندهی به عنوان "ساخت ارگانیک" شناخته شده است. وبر بر سلسله مراتب کمتر تاکید می کند و مشکل گشایی را مورد توجه قرار میدهد. در حالی که ساخت "بوروکراتیک"، کلاسیک ممکن است در شرایط ثبات مناسب باشد ساخت "ارگانیک" در هنگام رویارویی با تغییرات محیطی و تکنولوژیکی و حالات پویایی معقول به نظر می رسد. ویژگیهای اساسی ساخت سازمان "ارگانیکی" عبارتند از:
1- وجود اختیارات غیرمتمرکز
2- قوانین و مقررات کمتر
3- غیررسمی بودن تعاریف مشاغل
4- تاکید پیشتر روی قابلیت انعطاف
5- تطبیق با محیط
6- شبکه ارتباطات شخصی و غیررسمی
و هم چنین توجه پیشتر به خود کنترلی به جای اعمال کنترل از طریق سلسله مراتب.
در هر حال مدیران با توجه به شرایط و عوامل مختلف و بنا به اعتقادات و ارزشهای شخصی، از چارچوب سازمانی متفاوت برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می کنند.
نمودار سازمانی
سلسله مراتب سازمانی به صورت رسمی توسط نموداری مشخص می گردد که هم واحدهای تابعه سازمان را نشان نمی دهد و هم خطوط و مجاری ارتباطات و مسئولیت را تعبیر می نماید.
انواع سازماندهی
1- سازماندهی بر مبنای تعداد
طبقه بندی وظایف بر مبنای تعداد روش مهمی بود که در عشایر و قبایل و ارتش ها به کار می رفت. با وجود این که به سرعت از موارد استفاده این روش کاسته شده است، هنوز هم کاربردهای خاصی دارد. در این نوع سازماندهی اشخاصی که وظایف یکسانی را انجام می دهند، زیرنظر یک مدیر انجام وظیفه می کنند و این که افراد چه کاری باید انجام دهند و با چه وسیله ای کار کنند اهمیت ندارد و اهمیت آن صرفاً در تعداد افرادی است که زیر نظر یک فرمانده مشغول کارند. اهمیت این روش در طول قرون گذشته کاهش یافته است. یکی از دلایل کم شدن اهمیت آن توسعه تکنولوژی و به تبع آن نیاز به تخصص و مهارتهای گوناگون است. دلیل دوم این که گروههای تشکیل شده از پرسنل متخصص، غالباً کارآمدتر از آنهایی هستند که بر مبنای تعداد، سازمان داده شده اند. بالاخره سازماندهی بر حسب تعداد، فقط در پایین ترین سطوح سازمانی کاربرد دارد.
سازماندهی بر حسب زمان
یکی از قدیمی ترین صورتهای سازماندهی، گروه بندی فعالیت ها بر حسب زمان است که در سطوح پایین سازمان به کار می رود. استفاده از نوبت کاری در بسیاری از موسسات به دلایل اقتصادی، فنی و غیره در مواردی که روزهای کار معمولی کافی نیست. نمونه های این نوع سازماندهی را در بسیاری از موسسات نظیر بیمارستانها، سازمانهای نظامی، فرودگاهها، مخابرات، آتش نشانی و بعضی از کارخانه ها میتوان مشاهده کرد.
اولین فایده سازماندهی به شیوه مزبور این است که ارائه خدمات یا تولید کادر تنها به ساعت کار روزانه محدود نمیشود و غالباً در تمام ساعت شبانه روز ادامه دارد. دوم این که امکان ادامه کار را در فرآیندهای غیرقابل توقف (مانند صنایع فولاد و خدمات انتظامی) تامین می کند و بالاخره امکان کار کردن برای افرادی که در هنگام روز نمی توانند کار کنند (مانند دانشجویان) را فراهم می کند.
سازماندهی بر حسب زمان، معایبی نیز در بر دارد. اولاً در هنگام شب ممکن است نظارت موثر اعمال نشود. ثانیاً برای کسانی که نوبت کارشان پیوسته از روز به شب تغییر می یابد، خستگی میآورد. ثالثاً، تغییر نوبت کار ممکن است مشکلاتی در هماهنگی و ارتباطات ایجاد می کند. به عنوان نمونه، در بیمارستانها پرستاران در نوبت کاریهای مختلف احتمال دارد با مسایل خاص هر بیمار آشنایی کافی نداشته باشند، یا در کارخانه کارگر نوبت شب ممکن است ماشینی را که در نوبت روز هم مورد استفاده قرار می گیرد، تمیز نکرده باشد. رابعاً، پرداخت فوق العاده نوبت کاری، هزینه عرضه خدمت یا تولید کالا را افزایش میدهد.
سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص
سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص، دربرگیرنده وظایفی است که یک موسسه نوعاً انجام میدهد. در این نوع سازماندهی تمام کارکنانی که عملیات مشابهی انجام می دهند، در یک قسمت متمرکز میشوند و زیر نظر یک مدیر کار می کنند به عبارت دیگر در ساختار سازمانی بر حسب وظیفه، واحدها به نحوی از یکدیگر جدا میشوند که هر یک وظایف و مسئولیت های غیرمشابهی با دیگری داشته باشد، فی المثل، در یک موسسه تولیدی این امر به این معنی است که امور مهندسی، تولید و فروش به واحدهای مجزایی تخصیص یافته است که هر یک در ارتباط با هدف موسسه، وظایف خاصی را دنبال می کند.
در یک دانشکده علوم بازرگانی، سازماندهی بر حسب تخصص، ایجاد گروههایی نظیر حسابداری، امور مالی، بازاریابی و مدیریت را ایجاب می کند علاوه بر این واحدهایی مانند امور اقتصادی، امور بانکی و امور اداری و سازمان یک بانک مرکزی منعکس کننده سازماندهی بر حسب تخصص یا وظیفه است.
بر این نوع سازماندهی مزایای چندی مترتب است. مهمترین حسن روش مزبور این است که زمینه ای را فراهم میآورد تا از پیشرفت های فنی و حرفه ای حداکثر استفاده به عمل آید و اصل تخصص و تقسیم کار به نحو بهتری اجرا شود به علاوه در این نوع سازماندهی میتوان اطمینان یافت که مدیران عالیرتبه سازمان به فعالیت های اساسی موسسه توجه می کنند و مدیران مسئول اجرای عملیات را مورد حمایت قرار می دهند.
حمایت مدیران از فعالیت های اساسی موسسه مانع از آن میشود که کارکنان متخصص ستاد، نظرات خود را به مدیران صف تحمیل کنند و استقلال و آزادی عمل آنان را به خطر اندازند. مضافاً این که سازماندهی برحسب تخصص سبب میشود که در استفاده از وسایل و ماشین آلات تمرکز یافته مربوط به یک نوع فعالیت صرفه جویی به عمل آید. و بالاخره این نوع سازماندهی زمینه مساعدی برای اعمال کنترل و نظارت به وجود میآورد.
سازماندهی بر حسب تخصص یا وظیفه علی رغم محاسن فوق، معایبی نیز دارد. در سازمانهای بزرگ که این نوع سازماندهی وجود دارد به سبب تمرکز امور، عملیات به کندی صورت میگیرد. هم چنین به واسطه تفکیک عملیات تخصصی در مراحل مختلف و توالی آنها، گاهی از یک مرحله تا مرحله دیگر، مشکلاتی پدید میآید. به علاوه به این سبب که حدود فعالیت ها به نوع تخصص بستگی دارد در عمل ابداع و ابتکار چندانی به وجود نمی آید.
سازماندهی بر حسب مناطق جغرافیایی
سازماندهی بر حسب محل عملیات یا مناطق جغرافیایی، در موسساتی که حوزه عملیاتی وسیع دارند معمول است در این نوع سازماندهی، فعالیت هایی که در حوزه جغرافیایی مشخص جریان دارد (یا باید انجام شود) گروه بندی میشود و مسئولیت آن به یک مدیر واگذار میشود.
سازماندهی بر حسب مناطق جغرافیایی برای موسساتی که قلمرو وسیعی دارند یا فعالیت های آنها به علت طبیعی یا جغرافیایی پراکنده است مناسب است. در بخش عمومی، بسیاری از واحدهای دولت مانند شهرداریها کلانتری ها، وزارتخانه ها، بانکها و دادگاهها بر حسب مناطق جغرافیایی سازماندهی شده اند تا خدمات مشابهی را به جامعه عرضه کنند.
این نوع طبقه بندی محاسن زیادی دارد اول این که تشریک مساعی محلی را در تصمیم گیریها تشویق می کند و باعث بهبود در هماهنگی فعالیت های محلی میشود. دوم این که امکان استخدام افراد محلی افزایش می یابد و این گونه افراد وقت کمتری را در ایاب و ذهاب مصرف می نمایند و نرخ حقوق و دستمزد آنها معمولاً کمتر است. سوم این که ارتباط متقابل با مردم محل توسعه پیدا می کند و زمینه رشد و شکوفایی محلی بیشتر میشود مثلا وقتی آموزش عالی براساس منطقه ای سازماندهی می گردد و سعی میشود که در عمل، دانشگاه ها و یا مراکز آموزش عالی مربوط نصب گردد و ضمن تحقق موارد نامبرده کار و فعالیت نیز در آن محل توسعه پیدا کند و زمینه آموزش بیشتر برای مردم محل فراهم گردد.
از نارسائیهای این نوع طبقه بندی یکی کمبود نیروهای متخصص و مدیران کارآمد است که شکلی از محدودیت برای این نوع تقسیم کار به شمار می رود. دوم تکرار برخی از خدمات در مناطق مختلف میباشد که در هر حال موسسه مربوط آن خدمات را در مرکز نیز خواهد داشت و باعث افزایش هزینه ها می گردد. سوم این که کار کنترل مدیریت در رده های بالا دشوار میشود و لازم است اهرمهای کنترل قوی تر یا هزینه های بیشتر توسط مدیریت به کار گرفته شود.
طبقه بندی براساس محصول
طبقه بندی فعالیت ها بر مبنای محصول یا خط محصول در موسسات و سازمانهای بزرگ که دارای خط محصولات متعدد می باشند از دیرباز رایج بوده است. این نوع طبقه بندی یک فرآیند تکاملی به حساب میآید زیرا موسسه یا شرکت هنگامی که رشد می کند، مدیریت های تولید، فروش، خدمات و مهندسی با حجم عظیمی از محصول روبرو می گردند و استاندارد حیطه مدیریت مانع افزایش بیش از حد تعداد مدیران مستقیم می گردد. در این حالت گروه بندی براساس محصول یا خط محصول ضرورت پیدا می کند. در این نوع تقسیم کار مدیر هر قسمت که محصول خاصی را تولید می کند دارای اختیارات وسیعی است که امر فروش، تولید، کارگزینی و غیره توس او اداره می گردد. مانند محصولات متعلق به صنایع ملی شده که هر یک دارای کارخانه ای مستقل یا واحدهای تحت امر خود میباشد.
از محسنات طبقه بندی بر حسب محصول یا خط محصول این است که استفاده بهتر از سرمایه تخصیص داده شده برای آن محصول را ممکن می سازد، از تخصص ها و مهارتهای پرسنل حداکثر استفاده به عمل میآید و به ایجاد نوعی خاص از هماهنگی کمک می کند وقتی که یک فرد با دانش و اطلاعات لازم مسئولیت فروش مربوط به یک کالا را به عهده میگیرد بیشتر و بهتر میتواند از تخصص و اطلاعات خود بهره مند شود و زمان بندی بهتری را برای مشتری پیش بینی نماید. ضمناً میتواند مسئولیت سود یک کالا یا یک نوع خدمات در همان حیطه کاری متوجه مدیر محصول کند. نارسائیهای این نوع طبقه بندی شبیه نارسائیهای طبقه بندی محصول است که عبارت است از الزام به استخدام افراد بیشتر با توانایی های لازم در مدیریت، و تحمل هزینه بیشتر به خاطر تکرار خدمت و فعالیت های مشابه.
سازماندهی بر حسب پروژه
سازماندهی بر حسب پروژه تمهید موقتی است که به علت نیاز به برنامه ریزیهای وسیع و تحقیقات ضرورت ایجاد هماهنگی میان فعالیت های تخصصی گوناگون مورد استفاده قرار میگیرد. این نوع سازماندهی بیشتر در صنایه نظامی و شرکت های مقاطعه کاری که اجرای پروژه های خاصی را عهده دار میشوند، سایر موسسات صنعتی و مالی در بخش خصوصی و هم چنین در سازمانهای دولتی برای بعضی از طرحهای بهداشتی، رفاهی، آموزشی، آبرسانی و امثال اینها کاربرد دارد. سازماندهی بر حسب پروژه با ترکیب سازمانی به شیوه کلاسیک تفاوت دارد. در این نوع سازماندهی نحوه ارتباطات به طور عمودی و افقی جریان می یابد در حالی که در سازمان کلاسیک ارتباطات به طور عمودی صورت میگیرد. به علاوه سازماندهی بر حسب پروژه یک تمهید موقت است و تا زمانی ادامه دارد که پروژه پایان نیافته است در صورتی که سازمانهای متداول معمولاً عمر طولانی دارند.
سازماندهی بر حسب پروژه به دلیل زیر مورد توجه و عمل قرار گرفته است:
الف- پروژه ها، هدفهای غایی، مشخص و معین دارند.
ب- فعالیت های مدیران و سرپرستان منحصراً در جهت انجام پروژه ها صورت میگیرد.
ج- وابستگی فعالیت های مربوط به انجام پروژه ها غالباً زیاد است.
سازمان ماتریسی
روش دیگر سازماندهی، سازمان ماتریسی یا شبکه ای است. همانطور که سازمان پروژه ای با ساختار سازمان سنتی همراه است. این نوع سازماندهی نیز با ترکیب سازمانی سنتی شکل میگیرد. به عبارت دیگر جوهر و عصاره سازمان ماتریسی معمولاً تلفیقی از سازماندهی موجب پروژه و سازماندهی بر حسب تخصیص یا وظیفه است. این نوع سازماندهی غالباً در امور ساختمانی (مانند ساختن یک پل) صنایع فضایی (مانند طرح ریزی یک ماهواره) استقرار سیستم های داده پروازی الکترونیکی یا در موسساتی دیده میشود که به امور مشاهده اشتغال دارند و تخصص حرفه ای آنها کار گروهی روی پروژه را ایجاب می کند.
اگرچه سازمان ماتریسی در واقع ترکیبی از سازمان بر حسب پروژه و سازمان بر حسب وظیفه یا تخصص است. لکن اصول سازمانی سنتی در این نوع سازماندهی نادیده گرفته میشود و اصل سلسله مراتب و وحدت فرماندهی آشکارا نقض میشود. به علاوه، مفهوم ماتریسی با ترتیبات معمولی صف و ستاد مطابقت ندارد. تضاد و برخورد آشکارا در سازمان های ماتریسی پدید میآید. علاوه بر وجود تضاد و برخورد، سازمان ماتریسی تشکیل گروههای غیررسمی و توسعه و پیشرفت روابط رئیس و مرئوسی را تشویق نمی کند.
در برابر این معایب، محاسن چندی برای این نوع سازماندهی که می کوشد تا بهترین مزایای سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص و سازماندهی بر حسب پروژه را با هم تلفیق کند وجود دارد این محاسن عبارتند از:
الف- برای اداره پروژه تعیین یک فرد به عنوان مسئول اصلی ضرورت دارد.
ب- استفاده از نیروی انسانی به سبب وجود متخصصین ذخیره در سازمان وظیفه ای یا تخصصی، قابلیت انعطاف دارد.
ج- دانش تخصصی برای تمام برنامه ها به طور مساوی وجود دارد. به عبارت دیگر دانش و تجربه را میتوان از یک پروژه به پروژه دیگر انتقال داد.
د- وقتی که به علت پایان یافتن پروژه به وجود نیروی انسانی نیاز نباشد، افراد مزبور جای خود را در سازمان وظیفه ای یا تخصصی حفظ می کنند.
ب- جایگاه آموزش عالی در چارچوب های سازمانی تعریف شده:
در قسمت قبل انواع مختلف سازماندهی از دیدگاه مدیریت تعریف بررسی و محاسن و معایب آن نیز گفته شد در این قسمت سعی می کنیم تا جایگاه آموزش عالی را در انواع مختلف سازماندهی پیدا کنیم. چنانچه تعاریف مختلف انواع سازماندهی گفته شده در قسمت الف را مورد بررسی قرار دهیم به راحتی مشخص خواهد که آموزش عالی کشور از نظر نوع سازماندهی در نوع سازماندهی در نوع سازماندهی بر حسب منطقه جغرافیایی قرار خواهد گرفت. دلیل این امر کاملاً روشن است. زیرا سازماندهی بر حسب مناطق جغرافیایی در موسساتی مورد استفاده قرار میگیرد که حوزه عملیاتی وسیع دارند و این تعریف در خصوص فعالیت های آموزش و پرورش و آموزش عالی کاملاً صدق می کند زیرا آموزش عالی به لحاظ نوع فعالیت آموزشی خود، باید فعالیت خود را در تمامی مناطق جغرافیایی تحت پوشش دولت و یا کشور گسترش دهد. همان گونه که گفته شد این نوع طبقه بندی دارای محاسن زیادی است و بخصوص سبب می گردد تا افراد در حالیکه مناطق کشور به آموزش عالی دسترسی یابند و بالاخص با نشر و گسترش آموزش عالی در اقصی نقاط کشور، فرهنگ و دانش نیز رشد و تعالی یابد و در یک جا متمرکز نشود. اما آنچه که اهمیت دارد آن است که از نارسائیهای ذکر شده در خصوص این نوع طبقه بندی این بود که در این نوع سازماندهی کمبود نیروهای متخصص و مدیران کارآمد نیز گریبانگیر سازمانی خواهد شد که از این نوع طبقه بندی استفاده می کند. کمبود افراد متخصص نیروهای پرتوان دانشگاهی در مناطق محروم، سبب خواهد شد تا آموزش عالی نتواند خدمات خود را به نحو احسن انجام دهد. بارها دیده شد که با مجوز شورای عالی گسترش آموزش عالی رشته و یا رشته هایی حتی در مناطق نزدیک مرکز (مانند اراک) تاسیس شده اند و با اعتراض شدید دانشجویان در خصوص آن که آن رشته فاقد اساتید لازم و آموزش دیده است روبرو شده است. و یا سطح علمی دانشگاههای مناطق محروم با دانشگاههای واقع در تهران و یا شهرهای بزرگ تفاوت محسوسی دارد. بهرحال آنچه مسلم است با توجه به آن که تاکید می گردد که آموزش عالی کشور اساساً باید مدیریت خود را بر حسب مناطق جغرافیایی پوشش دهد و نارسائی گفته شده یعنی کمبود نیروی متخصص و آموزش دیده هم یکی از معایب این نوع سازماندهی است که تنها محدود به آموزش عالی نیست و همان گونه که گفته شد هر سازمان یا نهادی که بخواهد این نوع سازماندهی را به کار گیرد به ناچار با آن روبرو خواهد شد بنابراین لازم است تا شورای گسترش آموزش عالی با توجه به این نکته در تاسیس رشته های جدید در کلیه مناطق تحت پوشش آموزش عالی دقت لازم را اعمال کند تا نارسائی ذکر شده یعنی کمبود نیروهای متخصص و آموزش دیده با شدت کمتری بروز کرده و اعتراض افراد پذیرفته شده و محلی نیز صددرصد کمتر خواهد شد.
منابع و مراجع:
1- اصول و مبانی مدیریت- دکتر عبدالله جاسبی
2- سازمان و مدیریت از تئوری تا عمل- دکتر مهدی ایران نژاد پاریزی- پرویز ساسان گهر
3- مبانی مدیریت- استفن رابینز و دیوید ای سنزو- ترجمه: سید محمد علی اعرابی
1
1