صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم
در پیشبرد اهداف آموزش عالی
صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی
قبل از پرداختن به مفاهیم "صف" و "ستاد" و تشریح موقعیت سازمانی هر یک لازم است که مفاهیم "قدرت" و "اختیار" تعریف شوند تا ضمن پی بردن به وجوه تمایز بین این دو مفهوم، انواع قدرت نیز شناخته شوند.
قدرت و اختیار
قدرت را میتوان توانایی اشخاص یا گروهها در اثر نهادن بر عقاید و ارزشهای فکری اشخاص یا گروههای دیگر، یا وادار کردن آنها به انجام اعمال خاص و یا بازداشتن آنها از انجام کاری تعریف کرد.
اختیار، بشتر اثر سازمانی دارد و به قدرت و صلاحیت شغلی افراد مربوط میشود. به این ترتیب اختیار را میتوان قدرتی شغلی تعریف کرد که با استفاده از آن، شاغل (البته تا زمانی که در آن شغل انجام وظیفه می کند)، میتواند از طریق اعمال نظر در تصمیم گیریها، در سرنوشت دیگران اثر بگذارد. بنابراین اختیار نیز نوعی قدرت است اما قدرتی که پایگاه سازمانی دارد یعنی قدرتی است که از شغل و موقع و مقام سازانی سرچشمه میگیرد.
مفاهیم صف و ستاد
با وجود اهمیتی که روابط صف و ستاد در زندگی سازمان دارد هنوز برخی از مدیران استنباط روشنی از مفاهیم صف و ستاد ندارند و گاهی این دو را با هم اشتباه می کنند بنابراین لازم است که این دو مفهوم دقیقاً تعریف و شناخته شوند. بنا بر نظریه ای که به طور وسیعی در مدیریت پذیرفته شده است "صف" به واحدها یا نقش هایی اطلاق میشود که مستقیماً برای تامین هدفهای موسسه فعالیت می کنند و در این زمینه مسئولیت مستقیم دارد. در حالی که "ستاد" به واحدها یا نقش هایی دلالت دارد که مستقیماً در جهت تامین هدفهای موسسه فعالیت ندارند، لکن به واحدهای صفی کمک می کنند تا بتوانند به نحو موثری انجام وظیفه کنند و از عهده تامین هدفهای موسسه برآیند.
از مطالب فوق معلوم میشود که ساده ترین طریق تشخیص فعالیت های صفی و ستادی در هر سازمان، توجه به "مستقیم" یا "غیرمستقیم" بودن کمکی است که این فعالیت ها در تامین هدفهای کلی موسسه دارند.
به عبارت دیگر، فعالیت های صفی شامل فعالیت هایی هستند که مستقیماً به تامین هدفهای کلی سازمانی کمک می کنند و فعالیت های ستادی آن گونه فعالیت هایی هستند که به طور غیرمستقیم به تامین هدفهای کلی سازمانی کمک می کنند.
طریق دیگری که برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی غالباً به کار می شود، توجه به چگونگی صدور دستور و اجرای آن در خط فرماندهی است. مدیران و مسئولین صف در خط فرماندهی قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولین را دارند و مسئولین مادون ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند. در حالی که مدیران و مسئولین ستاد در خط فرماندهی قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولین صف، حتی به مسئولین رده های پایین سازمانی را ندارند. واحدها و کارشناسان ستادی فقط میتوانند به مدیران صف نظر مشورتی بدهند و آنها را در انجام وظایف و مسئولیت هایشان یاری دهند. بدیهی است چنانچه لازم باشد طرحها و نظریات واحدهای ستادی توسط واحدهای صف به مورد اجرا گذارده شود، در این صورت واحدهای ستادی سعی می کنند ابتدا طرحها و ایده های موردنظر خود را به تصویب مقامات عالی سازمان برسانند و سپس مراتب را برای اجرا به واحدهای صف ابلاغ کنند. در سازمانهای نسبتاً کوچک که کلیه کارکنان زیر نظر یک نفر انجام وظیفه می کنند هر یک از آنان در خط فرماندهی قرار داشته و ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند این گونه سازمانها صرفا یک سازمان صف تلقی میشوند.
راه دیگر برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی توجه به "ماهیت" فعالیت های مزبور است. فعالیت های صفی "ماهیت اجرایی" دارند و شامل وظایف، مسئولیت ها و کارهایی میشود که مستقیما در امر تولید (کالا یا خدمات) فعالیت دارند. در حالی که فعالیت های ستادی جنبه اجرایی ندارند و "ماهیت آنها مشورتی و کمکی" است. فعالیت های ستادی ماهیتاً به صورت تحقیق برررسی، ارائه طرح، برنامه ریزی، سازماندهی، کارگزینی هماهنگی، نوآوری و کنترل به ظهور می رسد.
هم چنین امور مالی، امور حقوقی، و امور مربوط به طراحی و اجرای سیستم های داده پردازی (سیستم های کامپیوتری) از جمله فعالیت هایی هستند که ماهیت ستادی دارند.
مشاغل صفی از حیث "منشا قدرت" نیز مشاغل ستادی تفاوت دارند. مدیران صف دارای اختیارات رسمی و قانونی هستند و میتوانند برای دیگران تکلیف تعیین کنند. این مدیران هم چنین به سبب روابط مبتنی بر سلسله مراتب رئیس و مرئوسی، تا حد قابل توجهی از قدرت پاداش و قدرت تنبیه نیز برخوردارند. در حالی که مدیران و کارشناسان ستادی از اختیارات رسمی و قدرت قانونی که به موجب آن بتوانند برای دیگران تکلیف تعیین کنند برخوردار نیستند و انتظار نمی رود که قدرت پاداش و تنبیه نیز داشته باشند و در مقابل آنها از قدرت تخصص بهره مندند
انواع ستاد
ستاد را میتوان از یک نظر بر دو نوع "ستاد شخصی" و "ستاد تخصصی" تقسیم کرد. "ستاد شخصی" مستقیما به مدیر مربوط گزارش می کند و او را در انجام وظایف و مسئولیت هایش یاری میدهد. در این مورد، مدیر علیرغم کمکی که از جانب ستاد شخصی خود دریافت می کند نسبت به انجام وظایف و مسئولیت های محوله مسئول است. "ستاد تخصصی" همان طور که از نام آن پیداست، عهده دار کارهای تخصصی است که به داشتن مهارتها و دانش نیاز دارد که مدیران صف غالباً فاید آن هستند. از آن جایی که عملیات "ستاد تخصصی" را معمولاً نمی توان به واحدهای صف محول کرد، بنابراین این گونه فعالیت ها بدون دخالت دادن مدیران صف، به صورت کامل به واحدهای ستادی واگذار میشوند و به این ترتیب "ستاد تخصصی" مسئول انجام آنها میشود. "ستاد شخصی" خدمات وسیع و گسترده ای را انجام می دهد، ولی این خدمات منحصراً به یک فرد یا یک اداره ارائه میشود. از سوی دیگر "ستاد تخصصی" معمولاً خدمات خود را به یک زمینه تخصصی معین محدود می کند، اما این خدمات را به طور وسیع و گسترده ای در اختیار همگان قرار میدهد و به کلیه واحدهای سازمان، خدمات و نظر مشورتی خود را ارائه می کند.
ستاد را از نظر دیگر میتوان به سه نوع ذیل تفکیک کرد:
1- ستاد عمومی
2- ستاد فنی (ستاد تخصصی)
3- ستاد هماهنگ کننده و یاری دهنده
ستاد عمومی
ستاد عمومی شامل کارشناسانی میشود که عمدتاً روی برنامه ها و خط مشی های و طرح های کلی سازمان کار می کنند. این کارشناسان معمولاً از لحاظ سازمان به بالاترین مقاذم نزدیکند ولی ممکن است وظایف ستاد عمومی در سطوح پایین تر سازمانی نیز موجود باشد.
هم چنین ممکن است ستاد عمومی به صورت یک کمیته یا یک اداره به وجود آید.
ستاد فنی (ستاد تخصصی)
ویژگی اصلی ستاد فنی، تخصص است. کارشناسان ستاد فنی دارای دانش و مهارتهایی هستند که در نوع خود منحصر به فرد است. بیشتر سازمانها، به ویژه سازمانهایی که فرآیند تولیدشان متکی به پیشرفتهای علمی، حرفه ای و تکنولوژیکی است به موازات توسعه و گسترش فعالیت هایشان، ایجاد یک واحد تخصصی تحقیق و توسعه را مفید تشخیص داده اند. بنابراین یک موسسه تولید کننده اتومبیل نسبت به ایجاد واحد طرح ریزی بدنه اتومبیل اقدام می کند، وزارت آموزش و پرورش از خدمات تخصصی و فنی واحدی که مسئول تجدیدنظر در کتب درسی و بهبود و ارتقای سطح اطلاعات دانش آموزان در مقاطع مختلف تحصیلی است سود می جوید. ستادهای فنی معمولاً مساعی خود را مصروف تحقیق، توسعه، آموزش و ارائه نظریات مشورتی می کنند. ضمناً بعضی اوقات نیز مسئولیت نظارت تخصصی به آنها محول میشود. وجه تمایز ستاد فنی نسبت به سایر ستادها در این است که اولاً: دارای تخصص و مهارت هایی است که واحدهای فنی و ستادهای دیگر فاقد آن هستند و ثانیاً: ماموریت اساسی آن گسترش و نقش دانش تخصصی مربوط به سازمان صف است.
ستاد هماهنگی کننده و یاری دهنده
ستادهای هماهنگی کننده و یاری دهنده اساساً در زمینه های "کنترل مدیریت"، "ساخت سازمانی"، "بودجه حسابداری"، "امور پرسنلی"، "روابط صنعتی"، "تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها" و امثال اینها فعالیت دارند.
فعالیت های دیگری که ارتباط نزدیک با فعالیت های فوق دارد شامل یک سلسله فعالیت هایی میشود که اصطلاحاً به آنها فعالیت های کمکی و یا خدماتی و یا تاسیساتی می گویند. این نوع خدمات ستادی یاری دهنده شامل نگهداری و اداره امور اموال و ساختمانها و تاسیسات، انبارداری، تدارکات، بیمه، حمل و نقل و تامین وسایل نقلیه و امثال اینها میشود. عامل مشترکی که هم در فعالیت های هماهنگ کننده و هم در خدمات کمکی و یاری دهنده وجود دارد، این است که معمولاً هر دو دسته از فعالیت ها به شکل متمرکز انجام میشود. با وجود این گاهی به سبب بعد مسافت و لزوم رساندن خدمات به مناطق مختلف جغرافیایی، لازم میشود که فعالیت های ستادی فوق به صورت غیرمتمرکز ارائه شود. در این گونه موارد معمولاً در هر یک از واحدهای سازمانی مستقر در منطقه، ستادهای فرعی ایجاد میشوند. واحدهای مزبور گرچه از لحاظ سازمانی زیر نظر مدیر منطقه انجام وظیفه می کنند، ولی از لحاظ روش انجام کار و کمیت و کیفیت خدمات، تابع خط مشی ها و دستورالعمل هایی هستند که از سوی ستادهای اصلی مستقر در مرکز تعیین میشوند.
مزایای ستاد
استفاده از ستاد مزایای زیادی دارد که به مهمترین آنها در این جا اشاره میشود:
1- ارائه نظریات مشورتی درباره عملیات- امروزه استفاده از نظریات مشورتی متخصصین واجد شرایط در زمینه های مختلف عملیات سازمان، آن قدر اهمیت یافته است که نمی توان آن را به هیچ وجه نادیده گرفت. اهمیت این امر، به ویژه در موسساتی که عملیات آنها پیچیده تر است، بیشتر دیده میشود.
2- اطلاعات و دانش تخصصی در زمینه های مختلف- در موقعیت هایی که مدیران اجرایی به هنگام تصمیم گیری، نیاز به دانش تخصصی در زمینه های اقتصادی، فنی، سیاسی، حقوقی و اجتماعی پیدا می کنند اهمیت نظریات مشورتی ستاد آشکارتر میشود. به علاوه، در مواردی که به دانش تخصصی در سطح بالا نیاز باشد، به برخی از متخصصین اختیار (اختیار مبتنی بر تخصص) داده میشود تا از طرف روسایشان تصمیم گیری کنند.
3- فرصت تفکر و تحقیق- یکی دیگر از مزایای مهم ستاد، فرصتی است که به کارشناسان ستادی برای تفکر و جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات داده میشود. زیرا معمولاً مدیران مافوق آنها به علت مشغله زیاد و درگیری با عملیات اجرایی، خود فرصت چنین تفکر و تحقیقی را پیدا نمی کنند. به ندرت یک مدیر اجرایی به ویژه در سطوح بالای سازمان، فرصت پیدا می کند که به تفکر و تحقیق، درحدی که کارشناسان ستادی او انجام می دهند، بپردازد.
بنابراین نه تنها ستاد، مدیران صفی را در انجام موفقیت آمیز عملیاتشان یاری می دهد، بلکه با پیچیده تر شدن مسایل و مشکلات، تجزیه و تحلیل ها و نظریات مشورتی ستاد ضرورت و اهمیت بیشتر می یابد.
روابط بین صف و ستاد:
یکی از مسائل عمده ای که همواره در سازمانها به عنوان یک مشکل برای مدیران مطرح است روابط بین صف و ستاد و اختلافاتی است که در این روابط بوجود میآید. دلایل این اختلاف متعدد است ولی اهم آنها به این شرح است:
1- نبودن حدود مشخص روشن برای وظایف هر یک از مدیران صف و ستاد
2- عدم اطلاعات مدیران صف و ستاد از وظائف یکدیگر
3- اختیارات زیاد واحدهای صف که باعث میشود در مقابل ایده ها و طرحهایی که از طرف واحدهای ستاد برای تغییر ارائه میشود مقاومت نمایند.
4- ارائه نکردن اطلاعات کافی و مستدل از طرف واحدهای ستاد به مدیران صف به منظور توجیه و متقاعد کردن آنها
5- احراز مسئولیت های صف و ستاد توسط افرادی که صلاحیت های کافی ندارند.
بهبود روابط صف و ستاد
میتوان در این خصوص بحث مفیدی انجام داد و آن این است که نقش ستاد باید در ارائه کمک حتی به همه سطوح مدیریت باشد. نخستین شرط برای انجام این کار آن است که این طرز فکر را که اختیارات و مسئولیت باید مساوی باشد را کنار بگذاریم. در گروه صف و ستاد وابستگی متقابل دارند و از این رو ستاد در همه سطوح مدیریت باید به عنوان مسئول شناخته شود. متقابلاً ستاد نیز باید اطلاعات خود را به جای بالاترین سطح به مدیر اجرایی مربوط ارائه نماید تا مورد استفاده قرار گیرد و در حقیقت سازمان تا حدی به خود مدیریتی برسد متخصصان در دو حالت مشکلات کمتری در روابط خود با مدیران پیدا می کنند. یکی حالتی است که متخصص به عنوان کارمند صف است و زیر نظر مستقیم مدیر صف کار می کند و فاصله مکانی نیز با مدیر صف ندارد و دیگری حالتی است که متخصصان در قسمت دیگری جدا از مدیران کار می کنند. در هیچ یک از این دو حالت قدرت مدیران به خاطر نیروهای متخصص محدود نمیشود. البته در حالت دوم مدیران با آن که نیاز بیشتری به نیروهای متخصص در ستاد دارند استفاده کمتری از آن به عمل می آورند.
با توجه به توضیحات گفته شده میتوان موارد زیر را به طور فهرست وار به منظور بهبود روابط صف و ستاد مطرح کرد:
1- در انتخاب افراد صف و ستاد (مدیران و متخصصان) دقت کافی به عمل آید تا شایستگی و صلاحیت های لازم را داشته باشند.
2- حدود وظایف و اختیارات واحدها و مدیران صف و ستاد به صورت هر چه دقیق تر و روشن تر تعیین و مشخص گردد.
3- وظایف تکراری که میتواند زمینه تداخل اختیارات و وظایف را فراهم آورد و مدیریت را مختل سازد حذف گردد.
4- کوشش شود تا مدیران صف و ستاد با وظایف خود و طرف مقابل آشنایی کامل داشته باشند و در رعایت حفظ حدود این وظایف بکوشند.
5- سعی شود تا مدیران صف و ستاد جلسات و برنامه های مشترک داشته باشند.
6- مدیران صف حتی الامکان ملزم به استفاده از نظرات و پیشنهادهای متخصصان واحدهای ستادی شوند.
7- از چرخش مشاغل به منظور آشنایی بیشتر مدیران صف و ستاد از کار و وظایف و مشکلات یکدیگر استفاده شود.
اهداف اساسی دانشگاه ها
از جمله اهداف مهم وزارت میتوان 1- رشد و اعتلای آموزش عالی و آموزش تخصصی دانشجویان و مقاطع بالاتر از دیپلم اشاره کرد که در واقع اصلی ترین هدف دانشگاه است. در کشور ما آموزش دانشجویان در مقاطع تخصصی بگونه ای که بتوانند در آینده مشاغل تخصصی مانند مشاغل فنی و مهندسی، حسابداری و علوم پایه را انجام دهند مهمترین اهداف دانشگاه ها است که در واقع جزء واحدهای صف هستند.
2- رشد و شکوفایی علم- نقش دانشگاهها در رشد علم را نمی توان انکار کرد. علاوه بر آموزش دانشجویان دانشگاه محلی برای تولید علم است. هزاران پایان نامه ای که تاکنون در مقاطع دکتری و یا فوق لیسانس نگاشته شده است دلیلی بر این مدعاست علاوه بر این اساتید نیز جز پژوهشگران و محققین کشور به شمار می آیند که خود میتوانند دارای پرونده ها و طرح های تخصصی باشند و تولیدات علمی داشته باشند.
3- پرورش استعدادها- دانشگاه علاوه بر آموزش دانشجویان میتواند محلی نیز برای پرورش استعداد دانشجویان باشد و علاوه بر این دانشجویان در زمینه های اجتماعی و روانی در دانشگاه تکامل یابند یعنی فردی که اکنون وارد دانشگاه شده است و فارغ التحصیل شده است مسلماً از لحاظ اجتماعی با 4 سال پیش و فردی که تازه در آموزش عالی پذیرفته شده بود فرق اساسی دارد.
حال ستاد آموزش عالی، یعنی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری میتواند یک ستاد تخصصی باشد که نقش مشورتی، برنامه ریزی و نظارتی را برای دانشگاهها انجام دهد وزارت علوم با استفاده از کارشناسان و نیروهای علمی فرد میتواند در زمینه توسعه رشته های علمی نظریات مشورتی را به دانشگاه ها ارائه کند علاوه بر آن نقش مهمی که ستاد وزارت علوم میتواند داشته باشد نقش نظارتی آن است. در واقع نظارت یکی از وظایف اصلی هر ستاد تخصصی است. یکی از روشهای نظارت، کنترل است یعنی اندازه گیری هدفهای از پیش تعیین شده در صف، باآنچه که تاکنون انجام شده است. وزارت علوم باید روشهای این اندازه گیری را بداند و آن را انجام دهد بهرحال چنانچه نظارت از وزارت علوم گرفته شود یعنی یکی از وظایف اصلی ستاد تخصصی را انجام نمی دهد. برای اندازه گیری و کنترل اهداف از پیش تعیین شده دانشگاهها میتواند از روشهای متعددی از جمله آمارهای فراسکاتی سود جست که به نوعی فعالیت های تحقیق و توسعه تجربی را اندازه گیری می کند.
بهرحال آنچه مسلم است و واحدهای صف باید آن را بپذیرند آن است که کارشناسان ستادی وظیفه کنترل و نظارت، مشورت و برنامه ریزی برای دانشگاه ها را بر عهده دارند هر چقدر هم که تفویض اختیار به صورتی صحیح انجام شده باشد نظارت و کنترل یکی از اهم اهداف وزارت علوم است.
منابع و مراجع:
1- اصول و مبانی مدیریت- دکتر عبدالله جاسبی
2- سازمان و مدیریت از تئوری تا عمل- دکتر مهدی ایران نژاد پاریزی- پرویز ساسان گهر
3- تئوری های سازمان و مدیریت- ترجمه و نگارش دکتر گوئل کهن
1
12