آشنایی با نکات مهم هنگام نگارش E-Mail
نگارش نامه های الکترونیکی، همانند نگارش نامه های عادی، قوانین و قواعد خاصی دارد که با رعایت این قوانین و آداب نگارش، دریافت کنندگان نامه ها به سهولت از منظور و هدف نامه ها آگاه می شوند با بعضی از این قواعد و قوانین آشنا می شویم.
1- درج دقیق موضوع نامه- همواره در قسمت subject نامه موضوع نامه را به صورت دقیق درج کنید.
2- استفاده از غلط یاب املایی (Spelling)- همیشه باید توجه داشته باشیم که نامه هیچ گونه غلظ املایی نداشته باشد.
3- اختصار در پاسخ به نامه ها- بعضی از افراد مایلند که نامه را خیلی سریع بخوانند و اگر نامه شما خیلی بلند باشد ممکن است گیرنده به قسمت های مهم نامه شما توجه نکند.
4- توجه به گیرنده نامه- به گیرنده نامه ها توجه داشته باشیم که الفاظ دوستانه را با اداری و تجاری اشتباه ننویسیم.
5- حفظ نامه های محرمانه- اگر برای شخصی نامه ای خصوصی نوشتیم در پایان نامه قید شود که نامه را به کس دیگری ارسال نکند.
ملاحظات امنیتی
مهمترین معایب پست الکترونیک عبارتند از:
امکان ارسال ویروس کامپیوتری به همراه نامه ها برای افراد و انتشار سریع ویروس در دنیا
امکان کلاهبرداری اینترنتی با ارسال نامه های فریبنده
امکان ارسال نامه های تبلیغاتی و مزاحم برای افراد (Spam)
در هنگام استفاده از پست الکترونیک به نکات امنیتی زیر توجه کنید:
1- آدرس Email خود را در اختیار هر سایتی قرار ندهید.
2- نامه های مشکوک را باز نکنید.
3- ضمیمه نامه های مشکوک را باز نکنید.
4- استفاده از آخرین نسخه نرم افزار Outlook Express
5- به روز کردن نرم افزار ضد ویروس
استفاده از راهنما (Help)
نرم افزار Outlook Express مانند همه نرم افزارهای دیگر منوی راهنما را در نوار منوی خود در نظر گرفته است تا کاربران این نرم افزار بتوانند در مورد نحوه کار با نرم افزار از این قسمت استفاده نمایند.
فهرست مطالب و ایندکس
جهت مشاهده فهرست مطالب و ایندکس راهنمای Outlook Express به صورت زیر عمل می کنیم:
1- در پنجره اصلی Outlook Express کلید F1 را فشار می دهیم یا از منوی Help گزینه contents and index را انتخاب می کنیم.
2- در پنجره ظاهر شده و در سربرگ contexts لیستی از سرفصل های راهنما با آیکن ؟؟ نمایش داده شده است. با کلیک بر روی هر سر فصل آیکن کتاب بسته به صورت یک کتاب باز تغییر کرده و لیستی از مطالب آن سر فصل را نمایش می دهد.
3- با کلیک برروی هر مطلب در پنجره سمت راست محتوای آن مطلب نمایش داده می شود.
4- در سربرگ Index لیستی از عبارات به کاربرده شده در Help به ترتیب نام نمایش داده می شوند که با انتخاب هر عبارت صفحات و موضوعات مربوط به آن عبارت نمایش داده می شود.
5- در سربرگ searcl می توان یک عبارت دلخواه وارد کرد و این عبارت را در سراسر راهنما جستجو کرد و لیستی از صفحاتی که این کلمه در آن آمده را مشاهده کرد.